Microsoft 365 Copilot без хайпу: впровадження, управління та підготовка вашого тенанту з Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot може допомогти людям швидше знаходити інформацію та виконувати роботу, але його відповіді залежать від вмісту та дозволів, які вже існують у тенанті Microsoft 365 організації. У цьому епізоді подкасту M365 FM Мірко Пітерс розмовляє з Microsoft MVP Полом Кейзерсом, засновником KB Works, про практичну та відповідальну підготовку Microsoft 365 до використання Copilot. Вони виходять за межі демонстрацій і ліцензування та розглядають основи, які формують результати Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, якість даних, контроль доступу та управління. Copilot може зробити помітнішими наявні проблеми з доступом. Файли, до яких широко відкрито доступ, застарілі документи, старі версії та вміст із неясним власником можуть впливати на те, що співробітники можуть знайти. Пол пояснює, чому організаціям варто переглянути налаштування спільного доступу та з'ясувати, де існує чутливий або непотрібний доступ, перш ніж широко впроваджувати Copilot. Звіти про надмірний спільний доступ у SharePoint можуть допомогти виявити потенційні проблеми в SharePoint, Teams і OneDrive, однак організаціям все одно потрібно перевірити, чи є позначений спільний доступ доречним для їхнього бізнесу.

УПРАВЛІННЯ, УСПАДКОВАНІ ДАНІ ТА ЗАХИСТ ІНФОРМАЦІЇ
Розмова досліджує, як керувати багаторічним застарілим вмістом SharePoint. Старі проєктні файли може бути потрібно зберігати з юридичних або бізнесових причин, але це не завжди означає, що вони мають з'являтися в повсякденному пошуку чи результатах Copilot. Організації можуть розглянути архівування вмісту або обмеження доступу залежно від того, як часто він потрібен і як побудований тенант. Пол також наголошує на необхідності планувати резервне копіювання та відновлення Microsoft 365, зокрема як компанія може отримати свої дані, якщо змінить постачальника резервного копіювання. Microsoft Purview є частиною ширшої картини управління. Пол рекомендує переглянути мітки конфіденційності, перевірити, чи застосовуються вони послідовно, і розглянути автоматичне маркування там, де це доречно. Політики запобігання втраті даних (DLP) можуть допомогти захистити персональну та чутливу інформацію, а політики DLP у Power Automate потребують уваги, коли Copilot використовує конектори для роботи з такими сервісами, як Jira. Ці засоби контролю мають відповідати реальним потребам організації, адже глобальна компанія та мала фірма можуть потребувати різних політик.

СТРУКТУРА SHAREPOINT І ВПРОВАДЖЕННЯ COPILOT
Добра інформаційна архітектура залишається важливою, навіть коли ШІ стає кращим у розумінні природної мови. Пол розповідає про використання метаданих і типів вмісту, щоб інформацію було легше впорядковувати та знаходити, зберігаючи бібліотеки SharePoint практичними для співробітників. Його принцип: уникати надто глибокої структури папок і надмірної кількості полів метаданих, адже люди рідко підтримують систему, яка занадто складна. Copilot може допомогти запропонувати або заповнити інформацію, але організаціям усе одно потрібні чітка структура та надійний вміст. Впровадження Copilot також потребує постійної підтримки. Замість одного навчального заняття й очікування, що співробітники розберуться самі, організації можуть регулярно ділитися порадами, демонструвати корисні запити й агенти та допомагати командам вирішувати реальні щоденні труднощі. Пол рекомендує починати з роботи, яку люди справді виконують, а потім визначати, де Copilot міг би заощадити час або покращити результат. Плани впровадження слід адаптувати до розміру й робочих практик кожної організації, а не копіювати повністю з фреймворку, створеного для іншого середовища.

ЦІННІСТЬ ШІ, АГЕНТИ ТА ПРАКТИЧНИЙ ШЛЯХ ВПЕРЕД
Мірко та Пол також обговорюють, як організації можуть оцінювати цінність і вартість ШІ, як агенти дедалі частіше працюватимуть разом із співробітниками та чому адміністраторам потрібні способи виявляти й керувати агентами у своєму середовищі. Пол ділиться своєю концепцією Focus Week у Португалії, де команди присвячують окремий час роботі над викликами Microsoft 365, SharePoint, управління або Copilot поза звичними робочими перериваннями. Головна думка для ІТ-лідерів полягає в тому, що готовність до Copilot починається з розуміння тенанта Microsoft 365: хто має доступ до чого, як організована інформація, який вміст слід зберігати або виводити на поверхню та як співробітники навчатимуться використовувати ШІ у своїй роботі. Перегляньте налаштування спільного доступу, покращте управління інформацією та пов'яжіть впровадження з реальними бізнес-потребами, перш ніж розглядати Copilot просто як ще одну ліцензію для розгортання.

Станьте прихильником цього подкасту: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.