Copilot يرث فوضاك: تحديث Microsoft 365 للذكاء الاصطناعي مع Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot doesn’t arrive in a clean Microsoft 365 tenant. It arrives in an environment that organizations have been building for years — full of SharePoint sites, Teams, OneDrive content, duplicate documents, historic migrations, guest accounts, inconsistent permissions, forgotten workspaces, broken ownership models, and content nobody has reviewed in years.بالنسبة لإدارة Microsoft 365 التقليدية، ظل جزء كبير من هذا الدين التقني مخفيًا إلى حد ما. أما الذكاء الاصطناعي فيغيّر ذلك.

في هذه الحلقة من M365.FM، يتحدث Mirko Peters مع Richard Harbridge، خبير Microsoft MVP ومستشار في الصناعة لدى ShareGate، حول سبب ارتباط جاهزية الذكاء الاصطناعي جوهريًا بتحديث Microsoft 365 وحوكمته.
ويتجاوز الحوار سؤال كيفية نشر Copilot ليركز على سؤال أهم: ما نوع بيئة Microsoft 365 التي نمنح الذكاء الاصطناعي حق الوصول إليها فعليًا؟

Copilot لا يخلق الفوضى بل يضخمها

من الأفكار المحورية في هذا الحوار أن Microsoft Copilot ليس بالضرورة من يخلق مشكلات حوكمة جديدة كليًا. فالذكاء الاصطناعي يجعل المشكلات القائمة أكثر وضوحًا وأكبر أثرًا.
فقد راكمت المؤسسات على مدى سنوات قرارات تتعلق بالصلاحيات والمشاركة وإنشاء مساحات العمل والملكية والترحيل والوصول الخارجي والمحتوى غير النشط والتعاون.

يصف Richard هذا التراكم بمفهوم "الانتشار غير المنضبط" (Sprawl).
الانتشار في حد ذاته ليس سيئًا بالضرورة، إذ إن تزايد عدد Teams ومواقع SharePoint والموارد الأخرى قد يكون دليلًا على نجاح الناس في تبني Microsoft 365.
تبدأ المشكلة عندما ينمو هذا الانتشار أسرع من قدرة المؤسسة على إدارته.

تتحول الصلاحيات المؤقتة إلى دائمة. تبقى مساحات التعاون القديمة متاحة. تتغير الملكية. تتطور الهياكل التنظيمية. ويبقى المحتوى على الإنترنت طويلًا بعد أن يزول غرضه الأصلي.
ثم يعمل Copilot فوق هذه البيئة القائمة.

انتشار Microsoft 365 أوسع من Teams وSharePoint

عندما يسمع الناس عبارة "انتشار Microsoft 365"، يفكرون غالبًا فورًا في عدد كبير جدًا من Teams أو مواقع SharePoint.
لكن Richard يرى أن الانتشار متعدد الأبعاد.

يمكن للمؤسسات أن تعاني من انتشار مساحات العمل، وانتشار الصلاحيات والوصول، ومشكلات الملكية، والموارد غير النشطة، ومشكلات دورة الحياة، والتعقيد الإداري، وانتشار سياسات الوصول الشرطي، وبشكل متزايد انتشار التكاملات والموصلات.
ويضيف صعود الذكاء الاصطناعي بعدًا آخر.

تربط بيئات Microsoft 365 اليوم البيانات والتطبيقات وأنظمة الذكاء الاصطناعي والوكلاء معًا. لذلك تحتاج المؤسسات إلى التفكير في Microsoft 365 بوصفه نظامًا بيئيًا مترابطًا، لا مجرد مجموعة من أحمال العمل المنفصلة.
ولم تعد الحوكمة تُعامل بوصفها "حوكمة SharePoint" أو "حوكمة Teams" فقط.

فجوة الثقة في حوكمة Microsoft 365

يشارك Richard نتيجة لافتة بشكل خاص من أبحاث ShareGate.
يعبّر نسبة كبيرة جدًا من قادة تقنية المعلومات عن ثقة عالية في حوكمة Microsoft 365 الخاصة بهم. ومع ذلك، تفيد نسبة مهمة من المؤسسات نفسها بأن Copilot كشف محتوى كان من المفترض أن يكون المستخدمون غير قادرين على اكتشافه، أو يشتبهون في حدوث ذلك دون أن يعرفوا كيفية التحقق منه.

يخلق هذا تمييزًا مهمًا بين امتلاك ضوابط الحوكمة وبين وجود بيئة مُدارة بشكل مستمر.
فالسياسات وخيارات الإعداد وضوابط الإدارة وحدها لا تضمن أن المؤسسة تفهم حالتها الحالية في Microsoft 365.
ويمكن للذكاء الاصطناعي أن يكشف هذه الفجوة بسرعة كبيرة.

هل جعلت Microsoft التعاون سهلًا أكثر من اللازم؟

نجحت Microsoft Teams وSharePoint وOneDrive جزئيًا لأن Microsoft جعلت التعاون سهلًا للغاية.
لكن سهولة التعاون تجعل إنشاء المزيد من الموارد سهلًا أيضًا.

استجابت المؤسسات تقليديًا لذلك بتقييد إنشاء مساحات العمل. ويوضح Richard لماذا لا يحل ذلك المشكلة وحده.
فمساحة عمل أُنشئت اليوم قد تخدم غرضًا مختلفًا تمامًا بعد ستة أشهر أو سنة أو سنتين.
وقد يتغير مالكوها، وقد تعيد المؤسسة هيكلتها، وقد يكتمل المشروع، وقد يصبح المحتوى غير ذي صلة.
والأشخاص الذين فهموا في الأصل سبب وجود مساحة العمل قد يغادرون.

لذلك لا يمكن أن تتوقف الحوكمة عند مرحلة التوفير والإنشاء.
تحتاج المؤسسات إلى عمليات لدورة الحياة ومراجعات وشهادات إثبات وإشارات تحدد باستمرار ما إذا كانت الموارد لا تزال مناسبة.

يجب أن تصبح الحوكمة مستمرة

لا تكفي مشاريع التنظيف لمرة واحدة.
يمكن للمؤسسة أن تقضي أشهرًا في تنظيف بيئة Microsoft 365 قبل نشر Copilot، لكن من دون حوكمة مستمرة ستعود المشكلات نفسها تدريجيًا.

لذلك تحتاج المؤسسات إلى عمليات قابلة للتكرار تتعلق بالملكية والصلاحيات وعدم النشاط وإدارة دورة الحياة والأرشفة والإيقاف.
والهدف ليس القضاء على انتشار Microsoft 365 بالكامل.
بل تحويل الانتشار غير المُدار إلى انتشار مُدار.

من أين تبدأ المؤسسات قبل توسيع نطاق Copilot؟

تخيل مؤسسة تضم 10,000 موظف، وآلاف من Teams ومواقع SharePoint، وسنوات من المحتوى المتراكم، وصلاحيات غير متسقة.
من أين ينبغي أن تبدأ؟

يوصي Richard بالنظر إلى أنواع الانتشار المحددة وتحديد المواضع التي تحمل فيها المؤسسة أكبر قدر من المخاطر.
بالنسبة لشركة ما، قد يكون ذلك التحكم في الوصول والمشاركة المفرطة.
وبالنسبة لأخرى، قد يكون المحتوى غير النشط وإدارة دورة الحياة.
وفي مؤسسة ثالثة، قد تمثل الهويات ذات الامتيازات أو الإدارة الإدارية المشكلة الأكبر.

وبدلًا من التعامل مع حوكمة Microsoft 365 بوصفها مشروع تنظيف ضخمًا واحدًا، يمكن للمؤسسات تقسيم المشكلة إلى فئات قابلة للقياس، وإعطاء الأولوية للمجالات التي يكون التحسين فيها أكثر أهمية.

ينبغي أن يكون تبني Copilot قائمًا على الفرق

يتحدى الحوار أيضًا نموذجًا تقليديًا لتبني تقنيات Microsoft.
غالبًا ما تُنشر التقنيات الجديدة في المؤسسات من خلال "أبطال" موزعين في أقسام مختلفة.
ويرى Richard أن Copilot يستفيد أكثر من نموذج تبنٍّ يركز على الفريق.

فبدلًا من توزيع عدد قليل من التراخيص على أبطال غير مرتبطين ببعضهم عبر المؤسسة، يمكن للشركات أن تستفيد من تزويد الفرق بقدرات الذكاء الاصطناعي بشكل كامل، بحيث يتعلم الناس معًا، ويطورون ممارسات مشتركة، ويدمجون Copilot في سير العمل التعاوني.
فتبني الذكاء الاصطناعي لا يقتصر على منح الأفراد أداة إنتاجية إضافية، بل يغيّر طريقة عمل الفرق معًا.

جعل مخاطر Microsoft 365 قابلة للقياس

كثيرًا ما تواجه مبادرات الحوكمة صعوبة في إيصال قيمتها إلى قادة الأعمال، لأن قيمتها يصعب شرحها.
يستكشف الحوار Risk Radar من ShareGate، وهو مصمم لمساعدة المؤسسات على تقييم فئات مختلفة من انتشار Microsoft 365، ومقارنة مستوى النضج بالمعايير المرجعية، وفهم المجالات التي تستحق الاهتمام.

ومن الجوانب المهمة في هذا النهج ترجمة مخاطر الحوكمة إلى مصطلحات مالية.
فبدلًا من طلب الوقت والموارد من القيادة لأن "نحتاج إلى حوكمة أفضل"، يمكن لفرق تقنية المعلومات ربط التحسينات بالتكلفة المحتملة للمخاطر غير المُدارة.
وهذا يجعل تحديث Microsoft 365 وحوكمته أسهل في تقديمهما بوصفهما استثمارًا تجاريًا، لا مجرد مشروع إداري آخر لتقنية المعلومات.

وكلاء الذكاء الاصطناعي يجعلون الحوكمة أكثر أهمية

Copilot ليس إلا جزءًا من القصة.
وبينما تبدأ المؤسسات بإنشاء ونشر المزيد من وكلاء الذكاء الاصطناعي، تصبح الحوكمة أكثر تعقيدًا بكثير.
فيمكن للوكلاء أن يتغيروا بمرور الوقت، وأن يتفاعلوا مع الأدوات والبيانات والأنظمة الأخرى، وقد تصبح ملكيتهم غير واضحة، وقد تتطور صلاحياتهم، وسيتعين على المؤسسات في النهاية التعامل مع إدارة دورة حياة الوكلاء على نطاق واسع.

من يملك الوكيل؟
ومن يراجعه؟
ما الموارد التي يستطيع الوصول إليها؟
ماذا يحدث عندما يغادر مالكه الأصلي؟
ومتى ينبغي إيقاف الوكيل؟
ومتى ينبغي دمج عدة وكلاء معًا؟

تبدو هذه الأسئلة متشابهة بشكل لافت مع المشكلات التي تعيشها المؤسسات بالفعل مع Teams ومواقع SharePoint وغيرها من موارد Microsoft 365، باستثناء أن الذكاء الاصطناعي يزيد من السرعة والحجم معًا.