So erstellen Sie eine SharePoint-Online-Governance-Vorlage: Best Practices und essentielle Checkliste

Von Mirko Peters · 2026-10-16

Eine SharePoint-Online-Governance-Vorlage erstellen: Best Practices, Rollen, Berechtigungen und eine essentielle Checkliste für Microsoft-365-Administratoren.

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Wenn Sie eine SharePoint-Online-Governance-Vorlage erstellen möchten, die tatsächlich funktioniert, sind Sie hier richtig. Governance bedeutet nicht nur, ein paar Berechtigungen zu setzen und dann weiterzumachen. Es geht darum, Leitplanken aufzubauen, damit Ihre Microsoft-365-Umgebung sicher, compliant und übersichtlich bleibt, während Ihr Unternehmen wächst.

Dieser Leitfaden führt Sie durch praxisnahe Schritte und Best Practices für die Entwicklung eines Governance-Plans, von der Zuweisung von Verantwortlichkeiten bis zur Konfiguration der Sicherheit. Sie erhalten eine essentielle Checkliste und anschauliche Beispiele, mit denen Sie Ihre SharePoint-Websites und Microsoft Teams sicher im Griff behalten. Ob Sie Administrator oder IT-Verantwortlicher sind: Hier finden Sie, was Sie brauchen, um sichere Zusammenarbeit zu unterstützen, Wildwuchs zu vermeiden und Ihre Compliance-Pflichten zu erfüllen.

SharePoint-Governance und ihre entscheidende Rolle in Microsoft 365 verstehen

Governance klingt nach einem belasteten Begriff, bedeutet in der Welt von Microsoft 365 und SharePoint Online aber schlicht die Regeln und Prozesse, mit denen Sie Ihren digitalen Arbeitsbereich gesund halten. Es geht nicht darum, jeden Klick zu kontrollieren, sondern darum, eine Struktur zu schaffen, in der Menschen finden, was sie brauchen, sicher arbeiten und die Gesetze und Vorschriften einhalten, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Mit all den Möglichkeiten, Daten zu speichern, Dateien zu teilen sowie Websites und Teams anzulegen, kann es schnell unübersichtlich werden. Deshalb ist ein klar definierter Governance-Plan unverzichtbar und keine Option. In großen Umgebungen kann Unklarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist, zu verwaisten Dokumenten, Sicherheitslücken oder gescheiterten Audits führen. Auch in kleineren Organisationen richtet ein bisschen Chaos schnell großen Schaden an.

Ohne Struktur ist es leicht, einzelne Werkzeuge isoliert zu steuern – OneDrive hier, Teams dort –, ohne zu bedenken, wie alles zusammenhängt. Wie in dieser Diskussion zu Governance-Fehlern in Microsoft 365 hervorgehoben wird, erfordert echte Governance einen systemweiten Ansatz und keine Flickenteppich-Kontrollen.

Warum sollten Sie sich überhaupt um SharePoint-Governance kümmern? Die Antwort ist einfach: Eine starke Governance schützt Ihre Daten, hält Ihre Anwender produktiv und bewahrt Ihr Unternehmen vor Problemen. Richtlinien, Rollen und Lifecycle-Kontrollen sorgen dafür, dass Sie nicht hinterherlaufen müssen, wenn etwas durchs Raster fällt. Wie Sie sehen werden, ist dies kein einmaliges Projekt, sondern eine fortlaufende Praxis, die Menschen, Prozesse und die richtigen Werkzeuge einbezieht, wie in dieser Entlarvung der Governance-Illusion in Microsoft 365 erläutert wird.

Was ist SharePoint-Governance und warum ist sie wichtig

SharePoint-Governance ist die Gesamtheit aus Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessen, die festlegen, wie Ihr Unternehmen SharePoint Online verwaltet. Sie geht über die tägliche Administration hinaus: Governance legt die übergeordnete Strategie dafür fest, wie Daten organisiert, geschützt, geteilt und aufbewahrt werden.

Wirksame Governance stellt sicher, dass Anwender sicher zusammenarbeiten können, Daten vor versehentlichen Lecks geschützt sind und Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Ohne Governance-Plan riskieren Organisationen mit wachsendem digitalem Fußabdruck Compliance-Verstöße, Datenverluste, eine schlechte Benutzererfahrung und operative Probleme.

Zentrale Bausteine einer nachhaltigen Governance-Strategie

• Klare Richtlinien und Standards: Dokumentieren Sie Regeln zur Erstellung von Websites, zur Freigabe und zur Aufbewahrung von Daten, um im gesamten Unternehmen klare Erwartungen zu setzen.
• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Weisen Sie Verantwortung für Bereiche wie Inhaltsverwaltung, Sicherheit und Compliance zu, um Unklarheiten und Lücken zu vermeiden.
• Lifecycle-Management-Kontrollen: Richten Sie Prozesse für Bereitstellung, Überprüfung, Archivierung und Löschung von Websites ein, damit Ihre Umgebung gesund bleibt.
• Überprüfungs- und Durchsetzungsmechanismen: Überwachen Sie die Nutzung regelmäßig und setzen Sie Richtlinien mit periodischen Audits und automatisierten Prüfungen durch.

So erstellen Sie einen SharePoint-Governance-Plan: Schritt für Schritt

Einen SharePoint-Governance-Plan aufzusetzen kann einschüchternd wirken, doch im Kern geht es darum, bewusst vorzugehen: Wer hat das Sagen? Welche Regeln gelten für alle? Wie prüfen wir, ob diese Regeln eingehalten werden? Ihr Plan sollte zu Ihren Geschäftszielen, Compliance-Anforderungen und der täglichen Arbeitsweise Ihrer Teams passen.

Wirksame Governance beginnt immer bei den Menschen. Bilden Sie Ihr Governance-Team und stellen Sie sicher, dass jede wesentliche Rolle, von IT-Administratoren über Compliance-Beauftragte bis hin zu Fachverantwortlichen, klar definierte Aufgaben hat. So vermeiden Sie später Situationen, in denen sich niemand zuständig fühlt. Eindeutige Verantwortlichkeiten fördern die Akzeptanz von Richtlinien und die Rechenschaftspflicht.

Erstellen Sie als Nächstes Ihren dokumentierten Governance-Plan auf Basis einer Vorlage. Das ist keine Bürokratie. So gehen Entscheidungen nicht im E-Mail-Archiv eines Mitarbeiters verloren, wenn dieser das Unternehmen verlässt. Eine gute Vorlage hält Ihren Plan konsistent und umsetzbar, besonders wenn Ihre Microsoft-365-Umgebung komplexer wird oder neue gesetzliche Vorgaben hinzukommen.

Einen genaueren Blick auf die Verwaltung von Zugriffen und Besitzverhältnissen bietet der Leitfaden zu Datenzugriff und Governance in Microsoft 365. Er zeigt, wie Zugriffsberechtigungen und klar benannte Eigentümer zusammenwirken, damit Ihre Umgebung sicher und produktiv bleibt. Wer die Grundlagen von Anfang an richtig legt, schafft die Voraussetzungen für sichereres und einfacheres Teamwork.

Rollen und Zuständigkeiten für mehr Verantwortlichkeit festlegen

• Websitebesitzer: Verantwortlich für die tägliche Verwaltung, die Zugriffe und die Qualität der Inhalte auf bestimmten SharePoint-Websites.
• SharePoint-Administrator: Überwacht die technische Einrichtung, die Durchsetzung von Richtlinien und die Überwachung aller Websites.
• Compliance-Beauftragter: Stellt sicher, dass Aktivitäten den gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Compliance-Anforderungen entsprechen.
• Business-Stakeholder: Vertritt die geschäftlichen Anforderungen, genehmigt Richtlinien und setzt sich für die Anliegen der Benutzer ein.

Wenn Sie diese Rollen von Anfang an festlegen, entstehen keine Lücken in der Verantwortung, und Ihr technisches Team und die Geschäftsführung ziehen an einem Strang. Wie in dieser Podcastfolge zu Showback und Verantwortlichkeit besprochen, ist Transparenz ein guter Anfang. Echte Veränderungen setzen jedoch konkrete Besitzverhältnisse und operative Verantwortung durch.

Den Governance-Plan mit einer SharePoint-Governance-Vorlage strukturieren

1. Zweck und Geltungsbereich: Legen Sie klar fest, was der Plan abdeckt, etwa Websites, Daten, Freigaben und Weiteres.
2. Rollen und Zuständigkeiten: Listen Sie jede zentrale Rolle auf (Besitzer, Administrator, Compliance usw.) und erläutern Sie genau, was die jeweilige Person steuert.
3. Richtlinien und Standards: Nehmen Sie Regeln für die Erstellung, Benennung, Freigabe, Aufbewahrung und Klassifizierung von Websites sowie für externen Zugriff auf.
4. Lebenszyklusverwaltung: Dokumentieren Sie die Prozesse für Bereitstellung, Überprüfung, Archivierung und Löschung von Websites. Legen Sie für jeden Schritt klare Auslöser und Zeitpläne fest.
5. Überprüfung und Aktualisierung: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen des Plans, Audits und Kommunikationsregeln für Aktualisierungen.

Vorlagen finden Sie in Microsoft Learn oder in der offiziellen Microsoft-Dokumentation. Damit kommen Sie schnell voran. Passen Sie sie jedoch immer an Ihre konkrete Geschäftsumgebung an. Eine strukturierte Vorlage hält Richtlinien klar, Verantwortlichkeiten sichtbar und Überprüfungen auf Kurs.

Zentrale Governance-Entscheidungen für SharePoint-Websites und Microsoft Teams

Einer der schwierigsten Teile der Microsoft-365-Governance ist die Frage, wie neue Websites und Teams erstellt werden und wer bei deren Einrichtung mitentscheiden darf. Sollte jeder neue Arbeitsbereiche anlegen können, oder ist ein formaler Antrag mit Genehmigung erforderlich? Und wie sieht es mit Benennungskonventionen aus, und wer ist für die laufende Bereinigung verantwortlich?

Es geht dabei nicht nur um das Anlegen neuer Container. Administratoren müssen auch Entscheidungen zum Kanalzugriff in Teams treffen, etwa ob Freigabe- und private Kanäle erlaubt sind und wie sich das auf den SharePoint-Speicher und die Berechtigungen auswirkt. Bei der externen Freigabe beeinflusst jede Einstellung sowohl die Zusammenarbeit als auch die Sicherheit. Ein ausgewogenes Verhältnis ist daher entscheidend.

Wenn Sie mit wildem Wachstum bei Teams oder mit Schatten-IT zu kämpfen haben, sind Leitplanken für die Erstellung von Websites und Kanälen nicht nur sinnvoll, sondern notwendig. Das Governance-Playbook für Teams beschreibt, wie Automatisierung des Lebenszyklus und reibungsarme Durchsetzung Organisationen helfen, Probleme zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Sie benötigen sinnvolle Richtlinien und eine laufende Überwachung, um Fehler zu vermeiden. Wie bei den Werkzeugen zur Erkennung riskanter externer Freigaben gezeigt, lassen sich so Probleme erkennen, bevor sie zu einer Katastrophe werden. Die Grundlagen sind gelegt. Schauen wir uns nun die Entscheidungen an, mit denen alles sicher und reibungslos läuft.

Berechtigungen für SharePoint-Websites und die Erstellung von Teams verwalten

1. Erstellungsberechtigungen einschränken: Legen Sie fest, wer neue Websites oder Teams anlegen darf (z. B. nur Administratoren oder benannte Benutzer). So steuern Sie das Wachstum und setzen Standards durch.
2. Namenskonventionen: Verlangen Sie standardisierte Namen für Websites und Teams, damit sie eindeutig sind und sich leicht finden lassen, zum Beispiel nach dem Schema Abteilung-Projekt-Jahr.
3. Genehmigungsworkflows: Richten Sie für die Erstellung neuer Websites und Teams einen Antrags- und Genehmigungsprozess ein. Automatisierung hilft, den Prozess effizient und nachvollziehbar zu halten.
4. Bereitstellungsvorlagen: Verwenden Sie vorkonfigurierte Vorlagen, damit neue Websites und Teams von Beginn an den Richtlinien Ihrer Organisation entsprechen.

Strengere Kontrollen können spontane Zusammenarbeit zwar bremsen, sie verringern aber fast immer später Durcheinander, Verwirrung und Sicherheitsprobleme.

Freigegebene Kanäle und privaten Zugriff in Microsoft Teams steuern

Mit freigegebenen Kanälen in Microsoft Teams können Benutzer sicher mit Personen innerhalb und außerhalb der Organisation zusammenarbeiten, ohne den Mandanten zu wechseln. Private Kanäle bieten eingeschränkte Bereiche für vertrauliche Diskussionen und legen dafür eigene SharePoint-Websites für ihre Dateien an.

Im Rahmen der Governance müssen Sie festlegen, ob diese Funktionen erlaubt sind, wer sie erstellen darf und wie der Zugriff auf Inhalte überwacht wird. Diese Einstellungen betreffen nicht nur die Datenschutzgrenzen in Teams, sondern auch die Berechtigungen für die zugehörigen SharePoint-Bibliotheken. Beachten Sie, dass die Einstellungen im Teams Admin Center nur einen Teil des Bildes ausmachen. Übergeordnete Richtlinien in Tools wie Microsoft Entra ID steuern ebenfalls Zugriff und Compliance, wie in diesem Erklärartikel zur Governance im Teams Admin Center beschrieben.

Denken Sie daran: Governance ist hier ein fortlaufender Kreislauf und kein einmaliges „einrichten und vergessen“, wie in diesem Beitrag über die Illusion der Kontrolle bei der Teams-Governance betont wird.

Richtlinien für die sichere Deaktivierung externer Freigaben konfigurieren

1. Externe Freigabe dort deaktivieren, wo sie nicht benötigt wird: Deaktivieren Sie den externen Zugriff auf Website-, Team- oder Mandantenebene, wenn die Sensibilität der Daten hoch ist.
2. Bedingten Gastzugriff aktivieren: Wo Freigaben notwendig sind, verlangen Sie Begründungen, legen Ablaufdaten fest und überprüfen Gastberechtigungen regelmäßig.
3. Freigabeberichte überwachen: Nutzen Sie die integrierten Berichte von SharePoint und Microsoft 365, um unautorisierte oder riskante Freigaben rechtzeitig zu erkennen.
4. Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen: Planen Sie regelmäßige Prüfungen von Gast- und externen Benutzern ein und setzen Sie einen Offboarding-Prozess für nicht genutzte Konten durch, damit keine dauerhaften Risiken entstehen, wie in diesem Beitrag über die Gefahren von Gastkonten erläutert.
5. Schatten-IT eindämmen: Erkennen und steuern Sie nicht genehmigte Apps oder Dateifreigaben mit nativen Tools und Richtlinien, wie in diesem Leitfaden zum Management von Schatten-IT beschrieben.

Datenschutz und Lebenszyklusverwaltung für SharePoint-Inhalte

Wenn es einen Bereich gibt, in dem viel auf dem Spiel steht, dann ist es der Datenschutz und das Management des Informationslebenszyklus. Denken Sie an Aufbewahrungsregeln, DLP-Richtlinien und daran, wie Sie sensible Informationen in SharePoint-Inhalten absichern. Richtige Entscheidungen an dieser Stelle schützen Ihre Benutzer, ersparen Ihnen Ärger mit Prüfern und sichern die Geschäftskontinuität, wenn etwas schiefgeht.

Sie brauchen Strategien, die mehr leisten als „einrichten und vergessen“. Die Aufbewahrungsverwaltung benötigt ein System, das Ablauf, Archivierung und endgültige Löschung auf Basis von Compliance-Anforderungen und Geschäftsbedürfnissen steuert. Ebenso ist Data Loss Prevention (DLP) kein bloßes Schlagwort: Mit DLP schützen Sie Daten wie Finanzinformationen, personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse vor versehentlichem oder absichtlichem Abfluss.

Moderne SharePoint-Governance setzt auf einheitliche Werkzeuge wie Microsoft Purview, die Klassifizierung, Überwachung und Durchsetzung von Richtlinien einfacher und verlässlicher machen. Um die Anwendung von DLP für SharePoint und Power Platform genauer kennenzulernen, lesen Sie die praxisnahe Anleitung zu Data Loss Prevention in Microsoft 365.

Mit der richtigen Konfiguration können Sie das Risiko für Ihre Organisation deutlich senken, Dokumentenchaos vermeiden und Ihre sensibelsten Daten schützen. Schauen wir uns genau an, wie Sie diesen Schutz einrichten.

Aufbewahrungsrichtlinien und Lifecycle-Kontrollen einrichten

1. Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen: Definieren Sie Bezeichnungen für Inhaltstypen anhand der Compliance-Anforderungen, z. B. „Finanzunterlagen – 7 Jahre“.
2. Bezeichnungen auf Websites und Bibliotheken anwenden: Automatisieren Sie den Prozess, damit neue Inhalte, vorhandene Dateien und ganze Dokumentbibliotheken abgedeckt sind.
3. Automatisches Löschen bzw. Archivieren konfigurieren: Richten Sie Regeln ein, die Inhalte automatisch löschen oder archivieren, sobald die Aufbewahrungsfrist abläuft.
4. Überprüfungsauslöser einrichten: Verlangen Sie eine manuelle Prüfung vor dem endgültigen Löschen bei regulierten oder besonders kritischen Daten.
5. Compliance-Berichte überwachen: Prüfen Sie regelmäßig den Status der Richtlinien und die Überwachungsprotokolle, damit Sie für Audits oder Legal Holds gerüstet sind.

Data Loss Prevention für vertrauliche Inhalte durchsetzen

1. Grundlegende DLP-Richtlinien konfigurieren: Richten Sie Regeln ein, die vertrauliche Informationen – etwa Sozialversicherungsnummern oder Kreditkartendaten – auf SharePoint-Websites erkennen und entsprechend behandeln.
2. An geschäftliche Anforderungen anpassen: Erstellen Sie zusätzliche Richtlinien für branchenspezifische Datentypen (etwa aus dem Gesundheits- oder Rechtswesen).
3. Richtlinientreffer und Vorfälle überwachen: Nutzen Sie das Microsoft 365 Security & Compliance Center, um Richtlinienübereinstimmungen nachzuverfolgen und schnell zu handeln.
4. Benutzer benachrichtigen und schulen: Senden Sie Benachrichtigungen, wenn Benutzer eine Richtlinie auslösen, damit sie während der Arbeit Compliance-Regeln lernen.
5. Richtlinien regelmäßig überprüfen: Passen Sie sich neuen Bedrohungen und veränderten Geschäftsanforderungen an und arbeiten Sie eng mit den Sicherheits- und Compliance-Teams zusammen, um Lücken zu vermeiden. Einen Überblick über bewährte Methoden finden Sie in diesem Leitfaden zu DLP-Best-Practices.

Microsoft Purview und Überwachungsprotokolle für einheitliches Data Governance nutzen

Microsoft Purview bietet einen zentralen Ansatz, um Inhalte in SharePoint Online zu klassifizieren, zu schützen und zu überwachen. Mit Purview können Sie Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsbezeichnungen zuweisen, DLP-Richtlinien durchsetzen und eine Klassifizierung für strukturierte Überwachung einrichten.

Überwachungsprotokolle in Purview zeigen, wer auf Inhalte zugegriffen oder sie geändert hat, sie ermöglichen die Einsicht in den Freigabeverlauf und die Überwachung der Compliance in Ihrem gesamten Microsoft 365-Mandanten. Für Organisationen mit hohen regulatorischen Anforderungen ist dies ein bewährtes Mittel, um Prüfern das „Wer, Was, Wann und Wo“ der Datenverarbeitung nachzuweisen. Ausführliche Leitfäden zu fortgeschrittenen Purview-Strategien und zur Überwachung von Benutzeraktivitäten mit Purview helfen Ihnen, das volle Potenzial dieses Werkzeugs auszuschöpfen.

Governance umsetzen: Tools, Informationsarchitektur und laufendes Management

Einen Governance-Plan zu schreiben und Kästchen abzuhaken reicht nicht aus – Governance steht und fällt mit Ihren täglichen Prozessen. Hier kommen Ihre Informationsarchitektur, Ihre Metadatenstrategie und Ihre Admin-Werkzeuge zusammen, damit aus Theorie gelebte Praxis wird.

Ihre Struktur aus Websites und Bibliotheken sollte Inhalte logisch, auffindbar und sicher machen – nicht nur heute, sondern auch dann, wenn Ihre Organisation und Ihre Datenmengen stark wachsen. Metadaten – also Schlüsselwörter, Tags und Spaltenwerte – sind für Suche, Aufbewahrung und Berichterstattung im großen Maßstab unverzichtbar.

Microsoft 365 bietet eine Reihe integrierter Werkzeuge, um Richtlinien durchzusetzen, die Compliance zu überwachen und Governance-Aufgaben zu automatisieren. Regelmäßige Überprüfungen, Aufräumarbeiten und Audits verhindern, dass sich Dinge mit der Zeit verselbstständigen. Weitere Hinweise, wie Sie Disziplin durchsetzen und stille Fehler in SharePoint und Power Platform vermeiden, finden Sie in den Tipps aus dieser Episode zu den Grundlagen der SharePoint-Governance. Sie können Ihnen später viele Stunden und Kopfschmerzen ersparen.

Schauen wir uns die praktischen Ansätze und Werkzeuge an, mit denen Ihre Governance-Strategie Bestand hat.

Informationsarchitektur und verwaltete Metadaten gestalten

• Websitesammlungen nach Geschäftsbereich oder Funktion strukturieren: Das hält Inhalte organisiert und skaliert mit dem Wachstum der Teams.
• Bibliotheken für unterschiedliche Inhaltstypen nutzen: Das erleichtert Berechtigungen, Workflow-Automatisierung und Compliance.
• Verwaltete Metadaten und Taxonomie einführen: Vereinheitlicht die Kennzeichnung, sorgt für konsistente Suchergebnisse und unterstützt automatisierte Aufbewahrungs- oder DLP-Richtlinien.
• Dokumentvorlagen und Benennungsstandards einführen: Erleichtert das Ablegen, Wiederfinden und Prüfen von Dokumenten.

Native Governance-Werkzeuge von Microsoft 365 im SharePoint Admin Center nutzen

1. Steuerung der Websiteerstellung: Legen Sie fest, wer SharePoint-Websites und Microsoft Teams erstellen darf, und erzwingen Sie im SharePoint Admin Center Genehmigungsworkflows.
2. Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsbezeichnungen: Setzen Sie Microsoft Purview und die Tools im Compliance Center ein, um Inhalte zu klassifizieren und zu schützen.
3. Verwaltung von Berechtigungen: Nutzen Sie das Admin Center für eine granulare Zugriffssteuerung, Freigabeberichte und die Verwaltung externer Benutzer.
4. Überwachungsberichte: Prüfen Sie Aktivitätsprotokolle auf Benutzerverhalten, Freigabeereignisse und für Compliance-Prüfungen.
5. Integration mit Entra ID: Nutzen Sie Identitäts- und Conditional-Access-Richtlinien (erläutert in diesem Entra-ID-Sicherheitsleitfaden), um den Zugriff auf Microsoft 365 abzusichern.

Dauerhafte Governance mit Überwachung, Bereinigung und Audit-Protokollen etablieren

1. Regelmäßige Überprüfung der Audit-Protokolle: Prüfen Sie Aktivitätsprotokolle mindestens monatlich auf ungewöhnliche oder riskante Ereignisse.
2. Geplante Bereinigungsprüfungen: Archivieren oder löschen Sie jedes Quartal nicht genutzte Websites, Bibliotheken und verwaiste Inhalte.
3. Anpassung von Richtlinien und Schulung der Benutzer: Aktualisieren Sie Richtlinien, wenn sich gesetzliche Vorgaben oder Geschäftsanforderungen ändern, und informieren Sie alle Benutzer über Änderungen.
4. Prozesse nach dem Prinzip „Vertrauen, aber prüfen“: Implementieren Sie eine Vier-Augen-Prüfung oder automatisierte Verifizierung für risikoreiche Aktionen und schließen Sie so Lücken bei der Durchsetzung.

Denken Sie daran, wie in diesem Podcast zur Governance-Illusion betont: Echte Governance entsteht nicht automatisch. Sie ist eine konsequent gelebte Praxis, die Menschen, Richtlinien und regelmäßige Überprüfungen einbezieht. Ein Zero-Trust-Ansatz, wie er in Zero Trust by Design for Microsoft 365 beschrieben ist, kann Ihre Governance zusätzlich stärken und Ihnen helfen, Sicherheitsbedrohungen einen Schritt voraus zu sein.

Häufige Fragen: SharePoint Online Governance-Vorlagen und bewährte Methoden

Sie fragen sich, was in eine SharePoint-Governance-Vorlage gehört? Beginnen Sie mit den Grundlagen: Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten, legen Sie Anforderungen für die Bereitstellung von Websites fest, beschreiben Sie Benennungskonventionen und halten Sie Freigabe- und Zugriffsrichtlinien klar fest. Vergessen Sie nicht das Lebenszyklusmanagement, also Aufbewahrung, Archivierung und Website-Überprüfungen. Die besten Vorlagen enthalten außerdem Abschnitte zu Schulungen, Support-Ansprechpartnern und Links zu den relevanten Richtlinien.

Wie oft sollten Sie Ihren Governance-Plan überprüfen oder aktualisieren? Als Faustregel gilt mindestens einmal im Jahr. Häufiger ist sinnvoll, wenn Microsoft 365 größere Änderungen ausrollt oder Ihr Unternehmen schnell wächst. Eine jährliche Überprüfung verhindert, dass Ihre Vorlage zu einem digitalen Fossil wird. Machen Sie sie zu einem festen Bestandteil Ihres laufenden Managements.

Lassen sich Governance-Vorlagen anpassen? Unbedingt. Jede Organisation ist anders. Verwenden Sie Vorlagen daher als Ausgangspunkt und nicht als endgültige Vorgabe. Passen Sie die Abschnitte an Ihre Geschäftsstruktur, regulatorischen Anforderungen und Unternehmenskultur an. Für hybride Umgebungen benötigen Sie unter Umständen zusätzliche Regeln oder müssen neue KPIs einbinden, um Compliance und Akzeptanz zu messen.

Wie funktioniert Governance in hybriden Umgebungen? In hybriden Szenarien sollte Ihre Vorlage klar festhalten, wer für die Freigabe lokaler Inhalte verantwortlich ist, wer den hybriden Zugriff überwacht und wie Daten zwischen lokalen Websites und der Cloud fließen. Eine klare Dokumentation schließt diese Lücke und sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen, ob sie nun in der Cloud arbeiten oder im alten Serverraum.