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Blog · Mirko Peters

Governance-Best-Practices für Viva Connections

Von · · Aktualisiert

Bauen Sie die Governance für Viva Connections auf Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Content-Lebenszyklus, Zielgruppensteuerung, Sicherheit, Barrierefreiheit, Analysen und benutzerdefinierte Erweiterungen auf.

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Cover: Govern SPFx Adaptive Card Extensions in Teams and Viva

Dieser Artikel ist Ihr umfassender Leitfaden für eine wirksame Governance in Microsoft Viva Connections. Wenn Sie Viva Connections einführen, reicht es nicht, den Schalter umzulegen und auf das Beste zu hoffen. Echte Governance verhindert, dass Sie in Schwierigkeiten geraten. Wir zeigen, was nötig ist, damit Ihre Daten geschützt bleiben, Ihre Richtlinien konsequent umgesetzt werden und Ihre Teams in dieselbe Richtung arbeiten. Mit Fokus auf Planung, Compliance und langfristige Aufsicht lernen Sie, das Mitarbeitererlebnis mit strengen Sicherheits- und regulatorischen Anforderungen in Einklang zu bringen, insbesondere hier in den USA. Bleiben Sie dran: Sie erhalten praxisnahe, am Menschen orientierte Strategien, mit denen Ihre Viva Connections-Umgebung erfolgreich wird. Ohne Rätselraten, dafür mit klaren Aussagen und konkreten Handlungsschritten.

Grundlagen der Governance für Viva Connections

Eine gute Governance für Viva Connections geht über Regelwerke und technische Checklisten hinaus. Es geht darum, ein System aufzubauen, das reibungslos läuft, die Privatsphäre respektiert und Sie auch einer Prüfung standhalten lässt. Der Kerngedanke lautet: Legen Sie solide Grundlagen, dann müssen Sie nicht jedes Mal improvisieren, wenn Ihre Organisation wächst, neue Mitarbeitende einstellt oder ihre Ausrichtung ändert.

Ein tragfähiges Governance-Framework für Viva Connections verbindet IT-Kontrollen mit der tatsächlichen Art, wie Ihre Mitarbeitenden zusammenarbeiten und kommunizieren. Dazu gehören grundlegende Regeln: wer was erstellen darf, wo Informationen abgelegt werden und wer die Verantwortung trägt, wenn etwas schiefgeht. Die neue Viva-Plattform wird direkt mit Ihrem Microsoft 365-Fundament verbunden. So erhalten Sie Compliance, Sicherheit und Benutzerverwaltung von Anfang an.

Wenn Sie Governance von Beginn an durchdacht angehen, erfüllen Sie nicht nur Compliance-Vorgaben auf dem Papier. Sie schaffen eine nachhaltige Plattform, der Teams vertrauen und die Führungskräfte überblicken können, ohne jedem über die Schulter zu schauen. Dieser einleitende Abschnitt legt die Basis für das Weitere: Wer die Grundlagen versteht, ist gut vorbereitet auf vertiefte, praxisnahe Themen, mit denen sich Governance im weiteren Verlauf der Organisationsentwicklung dauerhaft verankern lässt.

Was ist Viva Connections? Grundlagen der Governance verstehen

Microsoft Viva Connections ist ein anpassbares Einstiegsportal in den digitalen Arbeitsplatz. Es läuft innerhalb von Microsoft Teams und bündelt interne Neuigkeiten, Ressourcen und Community-Tools für Mitarbeitende. Ziel ist es, allen Beschäftigten, vom Produktionsbereich bis zur Geschäftsleitung, einen auf sie zugeschnittenen Startpunkt für ihren Arbeitstag zu bieten.

Governance ist von Anfang an entscheidend. Ohne sie riskieren Sie uneinheitliche Botschaften, Datenabflüsse und Nutzende, die auf Bereiche der Umgebung stoßen, die sie nicht sehen sollten. Das Viva Connections-Dashboard führt verschiedene Quellen zusammen, etwa Newsfeeds, Ressourcenseiten und benutzerdefinierte Apps. Dafür braucht es klare Steuerungsmechanismen, die festlegen, wer jeden Bereich verwaltet, bearbeitet oder veröffentlicht. Governance schützt Ihre Markenstimme, sichert die Einhaltung von Vorgaben und verringert die Gefahr von Informationswildwuchs und Verwirrung bei Mitarbeitenden.

Governance für Viva Connections an Microsoft 365 ausrichten

Viva Connections setzt direkt auf der Microsoft 365-Suite auf. Dadurch erbt es die zentralen Sicherheits-, Compliance- und Identitätskontrollen, die in Ihrem Microsoft 365-Mandanten und in Azure Active Directory (Azure AD) verwaltet werden. Dieses Design stellt sicher, dass Identitätsprüfung, Benutzerberechtigungen und Compliance-Richtlinien nicht nachträglich aufgesetzt werden, sondern von Beginn an integriert sind.

Wenn Sie mandantenweite Richtlinien in Microsoft 365 festlegen, steuern Sie alles: wer welchen Zugriff erhält und wie Daten geteilt oder aufbewahrt werden. Viva Connections respektiert diese Leitplanken. Ob es um Anforderungen an die Datenspeicherung in den USA geht oder um den Schutz sensibler Informationen: Sie erhalten eine zentrale, richtlinienbasierte Steuerung, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.

Wenn Sie die Governance-Frameworks von Microsoft nutzen, etwa Vertraulichkeitsbezeichnungen, DLP und bedingten Zugriff, wirken Ihre Richtlinien automatisch auf Viva Connections-Inhalte, Unterhaltungen und Ressourcen. Eine zentrale Governance in der Microsoft Cloud hält Ihren Ansatz konsistent, skalierbar und nachvollziehbar, während Ihre Organisation wächst. Das reduziert doppelte Konfigurationen und stärkt die Gewissheit, dass die relevanten Compliance- und Datenschutzstandards eingehalten werden, unabhängig davon, wie sich Ihre Viva-Umgebung weiterentwickelt.

Planung und Gestaltung eines governance-konformen Viva Connections-Erlebnisses

Wenn es darum geht, Viva Connections zu planen und einzuführen, ist Governance kein nachträglicher Gedanke. Sie ist die Grundlage für jedes Dashboard, jede Nachricht und jede Verbindung, die Ihre Mitarbeitenden nutzen. In dieser Phase geht es darum, allgemeine Governance-Prinzipien in konkrete, praktikable Schritte zu übersetzen, damit der Rollout ohne böse Überraschungen verläuft.

Wer Governance von Anfang an berücksichtigt, muss die Erwartungen der Nutzenden mit den Anforderungen der Compliance abwägen. So sehen Ihre Dashboards nicht nur gut aus, sondern lenken Menschen zur richtigen Zeit auf die richtigen Inhalte und halten vertrauliche Informationen geschützt. Dazu gehört, die SharePoint-Quellen auszuwählen und zu modernisieren, damit alles, was Sie in Viva einbinden, schlank, sicher und an Ihren Governance-Prioritäten ausgerichtet ist.

Mit diesem Ansatz sind Sie bereit, Richtlinien in reale Arbeitsabläufe zu übersetzen, die Projektverantwortung nach Abteilungen zuzuweisen und die Lücke zwischen der IT-Leitung und allen Teams, die Viva Connections nutzen, zu schließen. Als Nächstes erhalten Sie konkrete Schritte für die Erstellung eines Plans, für compliance-konforme Dashboards und für die Integration von SharePoint-Inhalten, ohne in die typischen Governance-Fallen zu tappen.

Viva Connections planen: Governance-Planungsprozess und Adoptionsplan

  1. Wichtige Stakeholder identifizieren:Beziehen Sie zu Beginn IT, Compliance-Beauftragte, HR, interne Kommunikation und Fachbereichsleitungen ein. Dieser bereichsübergreifende Ansatz stellt sicher, dass Entscheidungen sowohl technische als auch alltägliche Anforderungen der Nutzenden berücksichtigen. Niemand möchte eine Plattform, die nach dem Start ignoriert wird.
  2. Governance-Entscheidungskriterien festlegen:Legen Sie klare Kriterien fest: welche Inhalte und Funktionen ins Dashboard gelangen, was einer Genehmigung bedarf und was einen Richtlinienverstoß auslöst. Definieren Sie Ihre Risikotoleranz und Prioritäten frühzeitig, um später eine Blockade durch „Entscheidungen im Gremium“ zu vermeiden.
  3. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen (RACI-Modell):Nutzen Sie ein RACI-Diagramm (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), um festzulegen, wer welche Entscheidungen und Aufgaben in der Viva-Governance verantwortet. Ordnen Sie Rollen Abteilungen zu und nicht nur einzelnen Personen, damit Fluktuation oder Wachstum die Kontinuität nicht gefährden.
  4. Ressourcen planen:Planen Sie Budgets für Lizenzen, Supportstunden und Schulungen. Berücksichtigen Sie Zeit für laufende Richtlinienüberprüfungen. Vergessen Sie nicht den technischen Mehraufwand und die Kapazität der Wissensmanager für die fortlaufende Pflege der Dashboards.
  5. Adoptions- und Kommunikationsplan erstellen:Entwerfen Sie einen schrittweisen Plan für die Einführung von Viva Connections mit Change Management, Schulungen und Feedbackschleifen. Machen Sie Rollen sichtbar und Prozesse transparent, damit Nutzende wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Rückmeldungen wenden können.
  6. Alles dokumentieren und regelmäßig überprüfen:Führen Sie eine laufend aktualisierte Dokumentation der Governance-Entscheidungen, Richtlinien und Prozessverantwortlichen. Regelmäßige Dokumentation sorgt dafür, dass sich Ihr Governance-Modell an Geschäftswachstum, Fusionen oder veränderte Compliance-Anforderungen anpassen lässt.

Ihr Dashboard gestalten: Inhaltsplanung, Zielgruppenausrichtung und Governance

  1. Mit einer governance-konformen Inhaltsplanung beginnen:Legen Sie fest, welche Inhalte relevant und compliance-konform sind, und erstellen Sie Dashboards, die nur zeigen, was bestimmte Gruppen tatsächlich sehen müssen.
  2. Zielgruppenausrichtung nutzen:Verwenden Sie die Zielgruppenfunktionen von Microsoft 365, um Ansichten nach Standort, Abteilung oder Funktion zu segmentieren. So sind vertrauliche oder spezialisierte Inhalte nur für die richtige Zielgruppe sichtbar.
  3. Vorlagen und kontrollierten Zugriff einsetzen:Vorlagen sorgen für Einheitlichkeit, während Zugriffskontrollen sicherstellen, dass nur benannte Wissensmanager oder Inhaltsverantwortliche Dashboard-Widgets veröffentlichen oder bearbeiten können.
  4. Feedbackschleife einrichten:Integrieren Sie Prüfmechanismen für Endnutzende, mit denen veraltete oder fehlerhafte Inhalte gemeldet werden können. So bleiben Ihre Dashboards aktuell und Ihre Governance-Praxis nachvollziehbar und transparent.

SharePoint-Integration als optionale Ergänzung: Prüfen, priorisieren, modernisieren

  1. Vorhandene SharePoint-Inhalte bewerten:Prüfen Sie Ihre SharePoint-Online-Landschaft auf veraltete Websites, überholte Seiten und verwaiste Dokumentation, bevor Sie etwas in Viva Connections einbinden. Dieser Schritt vermeidet Wildwuchs und stellt die Einhaltung aktueller Aufbewahrungsrichtlinien sicher.
  2. Relevante und konforme Inhalte priorisieren:Legen Sie fest, welche Websites, Bibliotheken und Listen geschäftskritisch sind oder einen hohen Wert für die Mitarbeiterbindung haben, und priorisieren Sie moderne Inhalte mit aktuellen Metadaten und Klassifizierung. Schließen Sie ältere Inhalte, die Compliance-Risiken oder Ballast verursachen, aus oder archivieren Sie sie.
  3. SharePoint-Ressourcen modernisieren:Stellen Sie klassische Seiten auf moderne Erlebnisse um und richten Sie Dokumentvorlagen an Ihrem aktuellen Branding und Ihren Compliance-Standards aus. So können Sie Zielgruppenausrichtung, dynamische Inhalte und ein einfacheres Lebenszyklusmanagement nutzen.
  4. SharePoint-Governance-Kontrollen implementieren:Synchronisieren Sie SharePoint-Berechtigungen und Zugriffsüberprüfungen mit Ihren Microsoft 365-Richtlinien, um die versehentliche Offenlegung vertraulicher Daten zu verhindern. Verknüpfen Sie Ihre SharePoint-Governance-Regeln mit der Konfiguration des Viva-Dashboards, damit nichts durchs Raster fällt.
  5. Inhaltsprüfung und Aufbewahrung automatisieren:Richten Sie automatisierte Werkzeuge oder Richtlinien ein, die Alter, Nutzung und Compliance-Status von Inhalten in regelmäßigen Abständen prüfen. So verhindern Sie, dass veraltete oder nicht konforme Inhalte das Dashboard überladen, und stellen sicher, dass SharePoint im Governance-Modell Ihrer Viva Connections ein Vorteil und kein Risiko bleibt.

Zugriff, Identität und Compliance-Kontrollen für Viva Connections

Wer hineinkommt und was er dort tun darf, steht im Mittelpunkt jedes guten Governance-Konzepts. Bei Viva Connections bedeutet das, sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf die Plattform zugreifen, dort etwas beitragen oder sie verwalten können. Gerade dann, wenn es verlockend ist, Berechtigungen großzügig zu vergeben, nur damit alles reibungslos läuft.

Dieser Abschnitt behandelt die wichtigsten Kontrollen für die Verwaltung des Benutzerzugriffs, insbesondere wenn Gäste, externe Auftragnehmer oder Teams mit wechselnden Rollen beteiligt sind. Wenn Sie das richtig umsetzen, verhindern Sie unautorisierte Aktivitäten, erfüllen Compliance-Vorgaben und sorgen dafür, dass Ihr Auditteam am Quartalsende nicht unter Druck gerät.

Über den reinen Zugriff hinaus rückt die Datenkonformität in den Fokus. Von der Erkennung inaktiver Gastkonten bis zur Durchsetzung von Identitätsverwaltung und Freigabekontrollen benötigen Sie Werkzeuge und Strategien, die mit Ihrer wachsenden Belegschaft skalieren. Das Ziel ist klar: Insider-Bedrohungen reduzieren, Datenschutzgesetze einhalten und sicherstellen, dass jeder Benutzer und jedes geteilte Wissensdokument nachvollziehbar und erfasst ist.

Identitätsverwaltung für Gastzugriffe und Erkennung inaktiver Gastbenutzer

Datenkonformität und Verwaltung der Wissensfreigabe in Viva Connections

  1. Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien anwenden:Legen Sie DLP-Regeln fest, die Inhalte überwachen, die in Viva Connections erstellt oder freigegeben werden. Sie blockieren automatisch das Hochladen oder Freigeben sensibler Daten – etwa Sozialversicherungsnummern oder Finanzdaten – an nicht autorisierte Zielgruppen.
  2. Vertraulichkeitsbezeichnungen verwenden:Versehen Sie Dokumente und Seiten mit Bezeichnungen aus Microsoft Information Protection. Diese Bezeichnungen steuern, wie Inhalte verbreitet werden, verhindern unautorisierte Freigaben und unterstützen die Klassifizierung für regulatorische Compliance.
  3. Zugriffskontrollen und Einschränkungen der Auffindbarkeit aktivieren:Konfigurieren Sie Berechtigungen so, dass nur genehmigte Gruppen sensible Themen oder Neuigkeiten finden, anzeigen oder gemeinsam bearbeiten können. So stellen Sie die Einhaltung interner und gesetzlicher Datenschutzvorgaben sicher.
  4. Wissensfreigabe prüfen und nachverfolgen:Nutzen Sie Microsoft Purview (und integrierte Überwachungstools), um einen prüfbaren Nachweis darüber zu führen, wer auf Inhalte zugegriffen oder sie freigegeben hat. So wird das Compliance-Reporting unkompliziert und transparent.
  5. Richtliniendurchsetzung automatisieren:Setzen Sie Werkzeuge ein, die Zugriffsrechte und Aufbewahrungsrichtlinien automatisch anwenden oder entfernen, sobald Inhalte veralten oder sich Compliance-Anforderungen ändern. So verhindern Sie, dass die Compliance mit der Zeit schleichend abweicht.

Governance für Inhalte und Arbeitsbereiche in Viva Connections

Die Schleusen können schnell aufgehen, wenn jeder ein eigenes Team, Thema oder einen eigenen Bereich in Viva Connections haben möchte. Deshalb ist Governance für Inhalte und Arbeitsbereiche kein netter Zusatz, sondern Ihr Schutz gegen digitales Durcheinander, versehentliche Datenlecks und den gefürchteten Effekt „zu viele Köche“, der selbst die beste Plattform unbeherrschbar machen kann.

Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie festlegen, wer Themen erstellt, wer sie bearbeitet oder löscht, und wie Sie die Erstellung von Arbeitsbereichen und Gruppen begrenzen, damit keine doppelten Teams oder sich überschneidenden Communitys entstehen. Auf Namenskonventionen und Lebenszyklusrichtlinien zu achten ist entscheidend, damit alles auffindbar, sicher und aktuell bleibt, ohne jedes Quartal neue Probleme zu schaffen.

Wenn Sie sich am Anfang die Zeit nehmen, diese Richtlinien festzulegen – wer was darf, wann inaktive Inhalte archiviert werden und wer den Lebenszyklus der einzelnen Viva-Elemente verantwortet –, schaffen Sie die Grundlage für zielgerichtete, schlanke Zusammenarbeit. Gute Governance sorgt dafür, dass Menschen finden, was sie brauchen, nichts Sensibles nach außen dringt und jede Ressource tatsächlich einen Nutzen hat.

Festlegen, wer in Viva Themen erstellen und sehen kann (Wissensmanager)

Namenskonventionen für Arbeitsbereiche und Governance bei der Gruppenbereitstellung

Verwaltung inaktiver Inhalte und Zeitplanung des Zugriffslebenszyklus

Governance-Werkzeuge nutzen und die Akzeptanz dauerhaft sichern

Gute Governance ist kein „Einrichten und vergessen“. Sie brauchen Werkzeuge und feste Routinen, damit Richtlinien aktuell und relevant bleiben und fest in den Alltag eingebunden sind. Drittanbieter-Plattformen wie Rencore ermöglichen es, die Richtliniendurchsetzung zu zentralisieren, die Überwachung zu automatisieren und schnell zu reagieren, wenn etwas vom Kurs abweicht.

Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie diese Werkzeuge einführen, Schulungen für neue und erfahrene Nutzer aufbauen und ein Change Management einrichten, damit niemand von neuen Regeln überrascht wird. Es geht darum, Governance in Kultur und Arbeitsabläufe zu integrieren, damit Compliance nicht wie eine lästige Pflicht wirkt oder erst dann beachtet wird, wenn ein Problem auftritt.

Der Fokus liegt auf langfristigem Erfolg: Mit Adoptionsmetriken, regelmäßigem Feedback und routinemäßigen Überprüfungen sorgen Sie dafür, dass Ihr Governance-Konzept belastbar bleibt und sich an alle Veränderungen im Unternehmen anpassen lässt. So bleibt Ihre Viva Connections-Lösung nicht nur konform, sondern auch wertvoll und nutzbar für alle Beteiligten.

Mit Rencore Governance Richtlinien zentral verwalten und Viva Connections überwachen

Change-Management, Schulung und Adoption für den Erfolg von Governance

Governance-Kennzahlen, Feedback und Wartungsplanung

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Eine gute Governance für Viva Connections schützt das Mitarbeitererlebnis, indem sie Verantwortlichkeiten, Berechtigungen, Lebenszyklus und Änderungsentscheidungen klar regelt. Diese Folgen zeigen, wo Governance häufig scheitert:

Microsoft Viva Governance Compliance Microsoft 365 Microsoft Teams

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