Wie Copilot in Microsoft 365 auf Daten zugreift: Architektur, Sicherheit und Governance im Überblick

Von Mirko Peters · 2026-03-15 · Aktualisiert 2026-03-24

Erfahren Sie, wie Microsoft 365 Copilot Daten mit Datenschutz auf Unternehmensniveau nutzt. Hier erfahren Sie, wie Daten außerhalb Ihres Mandanten genutzt werden und wie Sie mit Microsoft 365 Copilot arbeiten.

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Wenn Sie wissen möchten, was hinter den Kulissen von Microsoft 365 Copilot passiert, sind Sie hier richtig. Copilot für Microsoft 365 beschränkt sich nicht darauf, schnelle Antworten zu liefern oder eine E-Mail zu entwerfen. Es handelt sich um einen komplexen KI-Assistenten, der auf die Daten Ihrer Organisation zugreift, mit mehreren Diensten zusammenarbeitet und dabei strenge Vorgaben zu Datensicherheit und Compliance einhält.

Es ist wichtig zu verstehen, wie die zugrunde liegende Architektur von Copilot funktioniert: wie er sich mit Ihren Daten verbindet, worauf er zugreifen darf und wie er alles abgeschottet hält. Angesichts des wachsenden Interesses an KI-gestützter Produktivität stellt das Verständnis dieser Wege sicher, dass Sie Copilot sicher in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Dieser Leitfaden erläutert die Datenintegration von Copilot, die Datenschutzfunktionen, die Berücksichtigung von Berechtigungen und die Steuerungsmöglichkeiten im Lebenszyklus. So wissen Sie genau, was Sie erwartet und worauf Sie achten sollten, bevor Sie Copilot an Ihre Benutzer ausrollen.

Dabei gehen wir auf wichtige Aspekte wie Compliance, Zugriffsrichtlinien, verantwortungsvolle KI-Praktiken und die Verarbeitung von Antworten und Interaktionen von Copilot ein. Am Ende sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Copilot in die übergreifende Informations-Governance und Digitalstrategie Ihres Unternehmens passt.

1. Abruf pro Anfrage statt Massenzugriff: Copilot indexiert Ihren gesamten Mandanten nicht in einem einzigen Repository. Stattdessen ruft er bei jeder Anfrage nur die relevanten Daten ab. So werden unnötige Offenlegungen von Dokumenten und Nachrichten minimiert.
2. Microsoft Graph als Torwächter: Copilot ruft Microsoft Graph-APIs auf, um Daten zu finden und abzurufen. Der Zugriff folgt daher denselben Berechtigungen und bedingten Zugriffsrichtlinien, die bereits für andere Microsoft 365-Apps gelten.
3. Berücksichtigt Berechtigungen und Kontext: Daten, die an Copilot zurückgegeben werden, werden nach Benutzerberechtigungen, Gruppenmitgliedschaften, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Freigabeeinstellungen gefiltert. Copilot kann keine Inhalte sehen, die ein Benutzer nicht anzeigen darf.
4. Abfragebasierte Relevanzmodelle laufen serverseitig: Relevanzbewertung und Abruf erfolgen auf Microsoft-Servern, bevor die generativen Antworten erstellt werden. Die Antworten von Copilot basieren daher auf vorgefilterten, sortierten Ergebnissen und nicht auf unverarbeiteten Inhaltsmengen.
5. Vorübergehende Verarbeitung durch LLMs mit Kontrollen: Inhalte, die zur Erstellung von Antworten verwendet werden, können von großen Sprachmodellen verarbeitet werden. Microsoft wendet jedoch Schutzmaßnahmen an (Isolationsgrenzen, Telemetrie-Steuerung und Aufbewahrungsgrenzen). Kunden können zudem strengere Modi für die Datenverarbeitung wählen.
6. Grenzen für Connector- und App-Daten gelten: Daten aus Connectoren oder Apps von Drittanbietern werden nur abgerufen, wenn der Connector konfiguriert und zugestimmt wurde. Copilot greift nicht automatisch auf alle integrierten Dienste zu, sondern benötigt dafür eine ausdrückliche Verbindung und Berechtigungen.
7. Nachvollziehbarkeit und Sichtbarkeit für Administratoren: Jeder Datenzugriff von Copilot wird protokolliert und lässt sich über die Überwachungs- und Compliance-Tools von Microsoft 365 einsehen. Administratoren können so nachvollziehen, auf welche Inhalte zugegriffen wurde und aus welchem Grund.

Die Architektur des Datenzugriffs von Microsoft 365 Copilot im Detail

Schauen wir uns zunächst an, wie Microsoft 365 Copilot auf die Daten Ihres Unternehmens zugreift. Grundsätzlich ist Copilot direkt in das Microsoft 365-Ökosystem eingebunden. Wenn Sie eine Anfrage stellen, etwa eine Zusammenfassung aktueller Teams-Besprechungen anfordern oder eine große Menge an E-Mails auswerten lassen, ruft Copilot die passenden Daten aus den passenden Quellen ab. Dabei werden stets Ihre bestehenden Berechtigungen berücksichtigt.

Das ist jedoch kein uneingeschränkter Zugriff. Copilot nutzt mehrere sorgfältig konzipierte Ebenen, darunter Connectoren und die Microsoft Graph-API, um Ihre Daten sicher weiterzuleiten. Man kann sich das wie die Verkabelung eines Büros mit dem Stromnetz vorstellen, nur dass in jedem Raum Sicherungsschalter und intelligente Zähler installiert sind. Jede Verbindung und jeder API-Aufruf unterliegt strikten Sicherheitsgrenzen, Richtlinien und Zugriffsregeln.

Hinter jeder Antwort von Copilot stehen Integrationsmodelle und richtlinienbasierte Steuerungen, die sicherstellen, dass die richtigen Daten an den richtigen Ort gelangen, ohne organisatorische Grenzen zu überschreiten. Diese Kontrollen sorgen dafür, dass Copilot nur auf Daten zugreift, zu denen Sie berechtigt sind, unabhängig davon, ob sich diese in SharePoint, OneDrive, Outlook oder einem System eines Drittanbieters befinden.

Die eigentliche Stärke der Architektur liegt darin, wie erweiterbar sie ist. Das Design von Copilot erlaubt neue Konnektoren und fortgeschrittene Integrationsszenarien. So können Organisationen ihre Datenanalysen ausbauen, ohne ihre Governance oder Sicherheit zu untergraben. Genau darauf gehen wir als Nächstes ein: Zuerst darauf, wie Konnektoren all diese beweglichen Teile zusammenbringen, und danach darauf, wie die Microsoft Graph API jede einzelne Transaktion untermauert.

Copilot-Konnektoren und Datenintegration verstehen

1. Copilot-Konnektoren fungieren als Brücken zwischen Copilot und verschiedenen Datenquellen in Microsoft 365.

• Stellen Sie sich Standardkonnektoren als Autobahnen vor, die Copilot mit wichtigen Zielen wie SharePoint, Exchange und Teams verbinden. Sie sind integriert und werden von Microsoft verwaltet.
• Galerie-Konnektoren erweitern die Reichweite von Copilot, indem sie sich mit Partnersystemen oder geprüften Drittanbieterlösungen verbinden. Sie bieten vorgefertigte Wege, um Geschäftsanwendungen, CRM-Systeme oder Dokumentenspeicher sicher einzubinden.
• Benutzerdefinierte Konnektoren bieten Organisationen maximale Flexibilität. Sie ermöglichen es Ihnen, Verbindungen zu Fachanwendungen oder älteren Datenspeichern aufzubauen, damit Copilot kontextbezogene Antworten auf Basis Ihrer eigenen Datensätze liefern kann.

1. Die Datenintegration über Konnektoren unterliegt immer den Richtlinien Ihrer Organisation. Copilot verlässt also nie den vorgegebenen Rahmen.

• Jeder Datenzugriff unterliegt den bestehenden rollenbasierten Zugriffssteuerungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Compliance-Richtlinien, die in Ihrem Mandanten definiert sind.
• Integrationstools unterstützen Datenzuordnung, Transformation und Maskierung, falls bestimmte Quellen zusätzliche Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen haben.

1. Praxisbeispiele für Konnektoren reichen von der Auswertung von HR-Daten für die Automatisierung des Onboardings über Finanzunterlagen für die Audit-Vorbereitung bis hin zur Anbindung externer Projektmanagement-Tools.

• Spezialisierte oder benutzerdefinierte Konnektoren kommen dann zum Einsatz, wenn Standardlösungen nicht ausreichen. Das ist etwa der Fall, wenn Sie Compliance-Protokolle zusammenführen, nischenhafte SaaS-Plattformen anbinden oder Berichte über föderierte Tochtergesellschaften hinweg automatisieren.

1. Sicherheit und Compliance sind fest in das Konnektor-Modell integriert.

• Jeder Zugriff durch Drittanbieter durchläuft Governance-Prüfungen, und jede Datenbewegung wird protokolliert, damit sie nachvollziehbar ist.
• Umfassende Governance-Strategien finden Sie beispielsweise in diesem Überblick zur Copilot-Governance-Richtlinie.

1. Erweiterbarkeit steht im Mittelpunkt der Konnektorstrategie. Neue Konnektoren und Integrationen lassen sich einführen, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Dabei bleibt die Compliance durch modellbasierte Kontrollen und ein verwaltetes Konnektor-Framework gewahrt.

Organisationen, die eine wiederholbare, governance-konforme Einführung von Copilot anstreben, profitieren von einem zentralen Ansatz wie einem Copilot Learning Center. So lassen sich Supportaufwand reduzieren und die Ausbreitung von Konnektoren steuern. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Microsoft Graph API: Die zentrale Datenbasis für Copilot

Die Microsoft Graph API ist das wichtigste Gateway, über das Copilot mit Microsoft-365-Daten interagiert. Sie ist eine sichere, einheitliche Schnittstelle, die Benutzer- und Organisationsdaten aus Diensten wie Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive und weiteren bereitstellt.

Wenn Sie Copilot einen Prompt geben, wendet sich Copilot an die Graph API. Diese prüft, auf welche Informationen Sie zugreifen dürfen. Die Graph API verschiebt Daten nicht einfach beliebig. Sie prüft, wer Sie sind und was Sie sehen dürfen, und liefert nur Elemente wie E-Mails, Besprechungen, Dokumente oder Teams-Chats zurück, die zu Ihren Berechtigungen passen.

Copilot nutzt die Authentifizierungs- und Autorisierungsebenen der Graph API, einschließlich Unterstützung für Multi-Faktor-Authentifizierung, bedingten Zugriff sowie delegierte und Anwendungsberechtigungen. Dieser strikte Aufbau stellt sicher, dass Copilot die bestehenden Zugriffsgrenzen der Organisation nie überschreitet.

Jeder Datenabruf erfolgt über eine dokumentierte, nachvollziehbare Anfrage. Administratoren können so genau nachvollziehen, welche Daten von wem und wann abgerufen wurden. Die API unterstützt granulare Berechtigungen, sodass Copilot nur die Daten abruft, die für Ihren Prompt notwendig sind, und niemals mehr. Außerdem profitiert Copilot von einer Synchronisation in Echtzeit oder nahezu Echtzeit. Antworten können so aktuelle Änderungen widerspiegeln, was den Anforderungen von Unternehmen an Geschwindigkeit und Genauigkeit gerecht wird.

Diese enge Integration in die bestehende Microsoft 365 Governance ist entscheidend. Wenn sich Ihre Berechtigungen oder Ihre Strategien zur Datenkennzeichnung auf Mandantenebene ändern, berücksichtigt Copilot diese Änderungen sofort, da er auf die Graph API angewiesen ist. Einen vertieften Einblick in das wichtige Gleichgewicht zwischen Eigentümerschaft und Zugriff in Copilot-Szenarien bietet dieser Überblick zur Microsoft 365 Governance.

Datensicherheit und Datenschutzstandards in Microsoft 365 Copilot

Datenschutz und Datensicherheit sind von Grund auf in Copilot integriert. Bevor Copilot überhaupt die Daten Ihrer Organisation verarbeitet, ist er bereits durch unternehmensweite Sicherheitskontrollen und leistungsstarke Datenschutzwerkzeuge eingebettet. Copilot wendet proaktiv den Defense-in-Depth-Ansatz von Microsoft an und stellt sicher, dass jede Datenanforderung sowohl verschlüsselt als auch lückenlos protokolliert wird.

Dabei geht es nicht nur um technische Verschlüsselung, sondern darum, dass Copilot auch in regulierten Umgebungen verlässlich arbeitet, in denen Datenschutz, Compliance und die Erkennung von schutzwürdigem Material eine zentrale Rolle spielen. Beim Abrufen, Verarbeiten und Zurückliefern von Informationen nutzt Copilot verschlüsselte Kanäle und strenge Zugriffskontrollen. Sensible Informationen werden genauer geprüft, unterstützt durch Funktionen wie richtlinienbasierten Zugriff, Vertraulichkeitsbezeichnungen und die dynamische Erkennung vertraulicher oder regulierter Daten.

Da Vorgaben wie die DSGVO und Anforderungen an die Datenresidenz immer komplexer werden, hält Copilot Schritt, indem er sowohl gesetzliche Verpflichtungen als auch die geografischen Standorte Ihrer Daten berücksichtigt. Wenn Copilot im Hintergrund mit Ihren Informationen arbeitet, müssen Sie also nicht befürchten, dass Daten unberechtigte Grenzen überschreiten oder aus regulatorischen Rahmenbedingungen herausfallen.

Jeder Schritt in Copilots Datenverarbeitung ist nachvollziehbar, durchsetzbar und mit den Compliance-Werkzeugen abgestimmt, denen Ihr IT-Team bereits vertraut. Wenn Sie für die Einführung von Copilot in Ihrer Umgebung verantwortlich sind, sollten Sie wissen, wie diese integrierten Kontrollen in der Praxis funktionieren, wie Copilot zertifizierte Compliance-Anforderungen unterstützt und welche prüfbaren Schutzmechanismen für Aufsichtsbehörden oder Sicherheitsteams zur Verfügung stehen. Eine Diskussion, die sich ganz auf die Absicherung der Berechtigungen von Copilot konzentriert, finden Sie in diesem Leitfaden zur Copilot-Sicherheit.

Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit in Copilot

1. Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung.

• Alle von Copilot verarbeiteten Informationen werden mit starken Protokollen verschlüsselt, sowohl während sie zwischen Diensten übertragen werden als auch wenn sie in den Rechenzentren von Microsoft gespeichert sind.
• Dazu gehören Chat-Prompts, E-Mails, Dokumente und die KI-generierten Ergebnisse, die Copilot für Benutzer erstellt.

1. Erkennung von schutzwürdigem Material und Durchsetzung von Vertraulichkeitsbezeichnungen.

• Copilot berücksichtigt direkt die Vertraulichkeitsbezeichnungen von Microsoft Purview, die vertrauliche oder regulierte Informationen kennzeichnen und schützen.
• Wenn ein Prompt oder ein Quelldokument schutzwürdige Inhalte enthält, wendet Copilot automatisch die passenden Kontrollen an. So sinkt das Risiko einer versehentlichen Offenlegung.

1. Richtlinienbasierter, rollenbasierter Zugriff.

• Copilot umgeht nie die DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) und Zugriffssteuerungen Ihres Mandanten, sondern setzt sie konsequent durch. Die Antworten werden so gefiltert, dass jeder Benutzer nur die Inhalte erhält, für die er freigegeben ist.
• Richtlinien-Engines liegen zwischen Copilot und Ihren zentralen Daten und bilden eine letzte Verteidigungslinie gegen die Überexposition sensibler Inhalte.

1. Kontinuierliche Überwachung und Bedrohungserkennung.

• Copilot nutzt Microsoft Defender, Purview und Sentinel für den Bedrohungsschutz und die Überwachung in Echtzeit. Verdächtige Aktivitäten werden automatisch markiert oder blockiert.
• Dadurch bleiben Benutzerinteraktionen auch dann geschützt, wenn jemand versucht, die Schutzmechanismen mit raffinierten Prompts oder durch Datenexfiltration zu umgehen.

1. Benutzerzentrierte Protokollierung und Transparenz.

• Jede Interaktion mit Copilot wird protokolliert und ist für spätere Prüfungen nachvollziehbar. Erfasst wird, wer was gefragt hat, wann und auf welche Daten zugegriffen wurde. Organisationen können so Probleme beheben oder die Einhaltung von Vorgaben bei Audits nachweisen.

Sie benötigen mehr Details zur Konfiguration von DLP und Purview für Copilot? Diese Einführung in DLP für Microsoft 365 bietet praxisnahe Anleitungen für IT-Teams. Praktische Hinweise, wie sich die Benutzererfahrung abriegeln lässt, ohne die Sicherheit zu vernachlässigen, finden Sie in diesem Leitfaden zur Microsoft 365 Sicherheit.

Copilot, regulatorische Compliance, Datenresidenz und die EU Data Boundary

• DSGVO und globale Compliance: Copilot ist darauf ausgelegt, Organisationen bei der Einhaltung wichtiger internationaler Vorschriften zu unterstützen, mit strengen Kontrollen für die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Verwaltung von Benutzerrechten.
• Datenresidenz und Datensouveränität: Copilot hält sich an Richtlinien zur Datenresidenz. Ihre Daten bleiben also in der gewählten geografischen Region. Das ist entscheidend für regulierte Branchen und multinationale Unternehmen.
• EU Data Boundary: Für Organisationen in der EU unterstützt Copilot die Zusagen von Microsoft zur EU Data Boundary. Daten werden streng innerhalb der EU-Rechtsräume verarbeitet und gespeichert, um regionale gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
• Prüfung und Dokumentation: Jede Copilot-Interaktion lässt sich anhand von Überwachungsprotokollen und Compliance-Dashboards überprüfen. So unterstützt sie die Transparenz in der Organisation, im Einklang mit den Best Practices für Compliance-Überwachung in Microsoft 365.
• Zertifizierte Compliance-Architektur: Copilot übernimmt das breite Spektrum an Compliance-Zertifizierungen und die Dokumentation von Microsoft 365. Organisationen können sich so auf die regulatorische Abdeckung verlassen.

Zugriffssteuerung und Berechtigungsverwaltung beim Datenzugriff von Copilot

Die Zugriffssteuerung ist das Rückgrat der Datenstrategie von Copilot. Greift Copilot auf Ihre Daten zu, gelten dieselben Berechtigungsregeln und Identitätsprüfungen, denen Ihre Organisation bei Microsoft 365 vertraut. Dabei handelt es sich nicht um eine Hintertür. Sie erhalten einen digitalen Assistenten, der genauso diszipliniert arbeitet wie Ihr strengster Administrator.

Identität steht im Mittelpunkt. Copilot ist für die Authentifizierung direkt in Microsoft Entra ID (Azure AD) eingebunden. Bevor Copilot überhaupt ein Dokument oder eine Unterhaltung betrachtet, prüft es, wer Sie sind, ob Ihr Gerät konform ist, welche bedingten Zugriffsrichtlinien gelten und ob Sie die letzte Überprüfung mit Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bestanden haben.

Die rollenbasierte Zugriffssteuerung spielt eine zentrale Rolle. Copilot berücksichtigt Ihre Rolle, Ihre Gruppenmitgliedschaften und Ihre zugewiesenen Berechtigungen. Daher liefert Copilot nur Informationen, die Sie ohnehin sehen dürfen, auch wenn Sie gezielt danach suchen. Administratoren erhalten mehrschichtige Transparenz und Werkzeuge, um Richtlinien durchzusetzen, Aktivitäten zu überwachen und festzulegen, wie und wann Copilot mit Ihrem Datenbestand interagiert.

Der praktische Nutzen liegt in einer konsistenten, berechenbaren Steuerung. Ist Ihre Compliance-Situation solide, gibt es keine bösen Überraschungen. Die Fallstricke zu weit gefasster Zugriffsrichtlinien behandelt die Diskussion zu Vertrauensproblemen bei bedingtem Zugriff: mehr zu Best Practices für bedingten Zugriff. Und wenn Sie Strategien für skalierbare Richtlinienkreisläufe in Entra ID suchen, lohnt sich ein Blick in diese Episode.

Bedingter Zugriff, Authentifizierung und Datenberechtigungen in Copilot

1. Jede Copilot-Sitzung beginnt mit Prüfungen des bedingten Zugriffs.

• Bevor Copilot eine Eingabe verarbeitet, bestätigt es Ihre Identität über Microsoft Entra ID. Dabei werden Gerätekonformität, Anmelderisiken, Benutzerstandort und weitere Faktoren bewertet.
• Richtlinien für bedingten Zugriff können den Zugriff auf Copilot zu bestimmten Zeiten, von bestimmten Geräten oder bei bestimmten Risikobewertungen einschränken. So gelangen sensible Antworten nicht in falsche Hände.

1. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) wird erzwungen.

• Verlangt Ihre Organisation MFA, sind Copilot-Funktionen erst nach erzwungenen Prüfungen verfügbar. Eine unsichere Sitzung bietet keine Abkürzung.
• Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass ein kompromittiertes Konto auf die leistungsstarken Datenzugriffswerkzeuge von Copilot zugreift.

1. Granulare, rollenbasierte Berechtigungen begrenzen den Datenzugriff.

• Copilot besitzt keinen Generalschlüssel. Die Antworten richten sich nach Ihren Benutzerberechtigungen, Rechten und Gruppenzuweisungen in Microsoft 365.
• Auch wenn ein Benutzer Copilot abfragen kann, erhält er keinen Zugriff auf Inhalte, die er in Outlook, Teams, SharePoint oder einem angebundenen System nicht ohnehin sehen darf.

1. Jede Transaktion ist nachvollziehbar.

• Alle Copilot-Interaktionen werden für spätere Prüfungen protokolliert. Ihr Sicherheitsteam kann so Probleme erkennen, verdächtigen Anfragen nachgehen und die Einhaltung von Vorgaben in Audits schnell nachweisen.

1. Zusätzliche Administratorsteuerung für erweiterten Schutz.

• Organisationen können Genehmigungs-Workflows und zeitlich begrenzte Berechtigungen einrichten oder für bestimmte Copilot-Funktionen eine Administratorzustimmung verlangen. Details dazu finden Sie in den Hinweisen zum Abwehren von OAuth-Zustimmungsangriffen.
• Granulare Dataverse-Sicherheit und Sicherheit auf Feldebene sowie eine automatisierte Verwaltung von Entra ID können Lücken beim externen Zugriff schließen. Mehr dazu in dieser Übersicht zur Dataverse-Sicherheit.

So verarbeitet Copilot Benutzeraufforderungen und Antwortdaten

• Wenn Sie eine Aufforderung eingeben, interpretiert Copilot Ihre Anfrage und ruft Daten mit Ihren Berechtigungen ab, niemals mehr, als Sie sehen dürfen.
• Benutzeraufforderungen und Copilot-Antworten sind in der Regel flüchtig. Sie werden im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht langfristig gespeichert, es sei denn, Ihre Organisation aktiviert die Überwachungsprotokollierung ausdrücklich.
• Kurzlebige Daten, etwa aktive Chatsitzungen oder der Aufforderungsverlauf, können für eine bessere Leistung kurz zwischengespeichert werden. Anschließend werden sie anhand der robusten Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien von Microsoft 365 gelöscht oder anonymisiert.
• Protokolle, die für Compliance oder Nachvollziehbarkeit aufbewahrt werden, unterliegen den Aufbewahrungseinstellungen Ihrer Organisation. Sie können bei Bedarf gelöscht werden und entsprechen den übergreifenden Datenschutzrichtlinien.
• Diese Schutzmaßnahmen stellen sicher, dass Ihre Unterhaltungen mit Copilot vertraulich bleiben und den Standards für den Datenschutz im Unternehmen entsprechen.

Verantwortungsvolle KI, Prompt Injection und Inhaltssicherheit in Copilot

Verantwortungsvolle KI ist für Copilot mehr als ein Schlagwort. Sie besteht aus lebendigen Regeln und bewährten Engineering-Praktiken. Copilot ist so konzipiert, dass es Ihre Daten und Ihr Unternehmen vor Fehlern, Missbrauch und gezielten Angriffen schützt. Da KI-Assistenten wie Copilot in Arbeitsumgebungen zentrale Bedeutung erlangen, stehen Vertrauen, Zuverlässigkeit und ethische Grenzen im Mittelpunkt.

Ein großes Risiko für KI-gestützte Systeme ist Prompt Injection. Dabei versuchen böswillige Nutzer, Antworten zu manipulieren oder vertrauliche Informationen abzugreifen. Copilot begegnet dem mit mehreren Sicherheitsebenen. Das System prüft laufend auf verdächtige Muster in Aufforderungen, gesperrte Begriffe und Verstöße gegen die Grenzen geschützter Inhalte. Fällt etwas auf, greifen die Schutzmechanismen von Copilot ein, blockieren den Vorgang oder markieren ihn.

Die Richtlinien- und Engineering-Ebenen arbeiten eng zusammen. Sie prüfen Inhalte automatisch und setzen Schutzvorgaben in Echtzeit durch. Damit ist es jedoch nicht getan: Laufende Überwachung, Audit-Prüfungen und regelmäßige Updates sorgen dafür, dass das Verhalten von Copilot nachvollziehbar bleibt und gegen neue Bedrohungen widerstandsfähig ist. Organisationen, die ihre KI-Bereitstellungen zukunftssicher gestalten möchten, können mit einem eigenen Governance-Gremium und Dashboards für verantwortungsvolle KI stillen Fehlern vorbeugen und die Compliance sicherstellen. Mehr dazu finden Sie in diesem Leitfaden zu Best Practices für die KI-Governance.

Befürchten Sie, dass Copilot zu einem Risiko durch „Schatten-IT“ wird? Strategische Kontrollen, Agent-Identitäten mit eng begrenztem Geltungsbereich und mehrschichtige Compliance-Schutzmaßnahmen spielen dabei eine Rolle, wie in den Empfehlungen hier beschrieben. Und wenn es um wichtige Compliance-Vorgaben wie das EU-KI-Gesetz geht, sind gute Governance-Gremien, wie hier besprochen, die letzte Verteidigungslinie gegen unkontrollierbares KI-Chaos.

Verantwortungsvolle KI umsetzen und sich gegen Prompt Injection schützen

• Echtzeitüberwachung von Aufforderungen und Abwehr von Injections.
• Copilot prüft Benutzereingaben in Echtzeit automatisch auf verdächtige Muster oder Versuche, Richtlinienkontrollen zu umgehen.
• Erkennt das System eine Prompt Injection oder ein Risiko durch geschützte Inhalte, werden Antworten gefiltert, blockiert oder zur Überprüfung markiert.
• Durchgehende Durchsetzung von KI-Richtlinien.
• Regeln für Inhaltssicherheit, die Vererbung von Vertraulichkeitsbezeichnungen und die Überwachungsprotokollierung werden standardmäßig durchgesetzt. So bleibt KI-generierte Ausgabe innerhalb der Compliance-Grenzen.
• Copilot-Notizbücher etwa gelten inzwischen als vollwertige Inhalte. Sie erhalten Bezeichnungen und Standardkontrollen, wie hier beschrieben.
• Proaktive Aufsicht und Überprüfung durch Administratoren.
• Administratoren können Copilot-Aktivitäten über eigene Dashboards und Überwachungsprotokolle überwachen. So lassen sich aufkommende Risiken erkennen oder verhindern, bevor sie eskalieren.
• Regelmäßige Überprüfungen und zeitlich begrenzte Aufbewahrungsrichtlinien schließen Lücken, in denen abgeleitete Inhalte zu einem Compliance-Problem werden könnten.
• Kontinuierliches Lernen und schnelle Updates.
• Die Modelle und Inhaltsfilter von Copilot werden laufend aktualisiert, damit sie neue Bedrohungen und Compliance-Anforderungen berücksichtigen, sobald diese auftreten.

Aufbewahrung, Löschung und Lebenszyklus von durch Copilot verarbeiteten Inhalten

Wenn Sie Ihre Daten übersichtlich und compliant halten möchten, ist es entscheidend, wie Copilot die von ihm erzeugten Inhalte verarbeitet und speichert. Wenn Sie Copilot Fragen stellen oder es bitten, Inhalte zusammenzufassen, zu analysieren oder zu entwerfen, verschwinden diese Interaktionen – die Prompts und die resultierenden Antworten – nicht einfach im Nichts. Diese Daten durchlaufen einen gesamten Lebenszyklus, vom Moment, in dem Sie auf „Senden“ klicken, bis zu ihrer Löschung (oder bis zur Aufbewahrung gemäß den Regeln Ihrer Organisation).

Standardmäßig hat Microsoft Copilot so entwickelt, dass nur die minimal notwendigen Informationen für die kürzestmögliche Zeit gespeichert werden. Die meisten Prompts und Antworten werden in Echtzeit verarbeitet und nicht dauerhaft aufbewahrt, es sei denn, sie sind mit Microsoft-365-Daten wie Chatprotokollen oder Dokumenten verknüpft. Gehen Sie aber nicht von einer automatischen Löschung aus: Alles, was gespeichert wird, unterliegt denselben Aufbewahrungs- und Compliance-Richtlinien, die in Ihrer Umgebung konfiguriert sind.

Organisationen mit strengen Governance-Anforderungen oder Branchen mit strengen Vorgaben wie der DSGVO erhalten zusätzliche Optionen. Sie können genau festlegen, wie lange Copilot Interaktionsdaten aufbewahrt, benutzerdefinierte Aufbewahrungsfristen festlegen oder sogar die Bereinigung von Daten automatisieren. So lässt sich die Einhaltung von Vorgaben leichter nachweisen und Audits sind einfacher zu bewältigen. Der Umgang von Copilot mit zwischengespeicherten Erkenntnissen und KI-generierten Ausschnitten wird ebenfalls sorgfältig kontrolliert und folgt den etablierten Datenlebenszyklus-Standards von Microsoft 365.

Die richtigen Werkzeuge für Nachverfolgung und Auditierung sind ebenso wichtig, besonders wenn Sie nachweisen müssen, wohin Daten gelangt sind oder wer auf welche Inhalte zugegriffen hat. Funktionen wie Microsoft Purview Audit helfen Organisationen, die Benutzeraktivitäten und KI-gestützten Inhalte im Blick zu behalten und den gesamten Datenweg – vom Prompt bis zur endgültigen Löschung – transparent und unter Kontrolle zu halten.

Häufige Fragen: Wie Microsoft 365 Copilot funktioniert und Datenschutz mit Microsoft Copilot

Wie greift Microsoft Copilot auf Daten in Microsoft 365 zu?

Microsoft Copilot greift über Microsoft-365-Dienste auf Daten zu, indem es authentifizierte Anfragen an Microsoft Graph und gegebenenfalls den semantischen Index für Copilot stellt. Copilot arbeitet innerhalb der Dienstgrenze von Microsoft 365 und fragt nur Daten innerhalb des Microsoft-365-Mandanten ab, auf die der Benutzer zugreifen darf. Dabei kombiniert es Signale aus Microsoft Teams, SharePoint, Exchange, OneDrive und anderen verbundenen Erfahrungen in Microsoft 365.

Kann Copilot auf externe Daten außerhalb des Microsoft-365-Mandanten zugreifen?

Copilot kann externe Daten nur verwenden, wenn Administratoren Connectors oder Integrationen aktivieren, die externe Inhalte in den Mandanten einbringen, zum Beispiel über Microsoft Graph Connectors oder externe Datenanbindungen von Drittanbietern. Daten, die außerhalb der Dienstgrenze von Microsoft 365 liegen, werden von Microsoft 365 Copilot nicht automatisch genutzt, es sei denn, sie werden über unterstützte Connectors oder APIs in den Mandanten übertragen.

Welche Rolle spielen Microsoft Graph und Microsoft Graph Connectors beim Zugriff von Copilot?

Auf Daten, die über Microsoft Graph abgerufen werden, greifen Copilot und Microsoft 365 Copilot in erster Linie zu, um Benutzer- und Organisationsdaten in Microsoft 365 abzurufen. Verwenden Sie Microsoft Graph Connectors, um externe Quellen im semantischen Index des Mandanten für Copilot zu indizieren, damit Copilot diese Informationen als Teil von Antworten abfragen kann. Werden keine Microsoft Graph Connectors verwendet, sieht Copilot diese externen Repositorys nicht.

Berücksichtigt Copilot die bestehenden rollenbasierten Zugriffe und Benutzerberechtigungen in Microsoft 365?

Ja. Copilot verwendet dasselbe Zugriffssteuerungsmodell wie andere Microsoft-365-Dienste: Ein Benutzer darf nur auf Daten zugreifen, für die er eine Berechtigung besitzt. Die vorhandenen rollenbasierten Zugriffe in Microsoft 365 und die im Microsoft 365 Admin Center durchgesetzten Einstellungen auf Mandantenebene bestimmen, welche Unternehmensdaten Copilot beim Erstellen von Antworten nutzen kann.

Wie verläuft der Datenfluss, wenn Copilot eine Antwort generiert?

Der Datenfluss beginnt mit einer Anfrage eines Benutzers an Copilot, zum Beispiel in Copilot Chat oder innerhalb von Microsoft Teams. Copilot fragt den semantischen Index für Copilot ab und ruft Microsoft Graph auf, um relevante Inhalte aus den Diensten von Microsoft 365 abzurufen. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb des Microsoft 365-Diensts. Copilot liefert Antworten, die persönliche und organisatorische Daten kombinieren, auf die der Benutzer zugreifen darf. Dabei halten die Verarbeitungsschritte die Compliance-Zusagen von Microsoft 365 ein.

Was ist mit Datenschutz, Compliance und Vorschriften wie der DSGVO?

Microsoft 365 Copilot und Microsoft halten die Compliance-Zusagen für Microsoft 365 ein, einschließlich der Unterstützung von Rahmenwerken wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Datenresidenz, Aufbewahrung, Überwachungsprotokolle und Administratorsteuerungen im Microsoft 365 Admin Center helfen Organisationen dabei, Benutzerdaten zu verwalten und gesetzliche und regulatorische Pflichten bei der Nutzung von Copilot-Funktionen zu erfüllen.

Können Administratoren Copilot-Funktionen wie Copilot Pro oder Copilot Chat steuern oder aktivieren?

Ja. Administratoren können Copilot, Copilot Pro und Copilot Chat im Microsoft 365 Admin Center über Richtlinien und Lizenzierung aktivieren. Sie legen fest, welche Benutzer Copilot verwenden dürfen, ob externe Datenquellen angebunden werden und wie verbundene Erfahrungen in Microsoft 365 innerhalb der Nutzungsbedingungen und Sicherheitsupdates der Organisation funktionieren.

Wie arbeitet Copilot mit Microsoft Teams und anderen Collaboration-Apps zusammen?

Copilot ist über Microsoft 365 hinweg integriert, auch in Microsoft Teams, und liefert kontextbezogene Unterstützung auf Basis von Benutzerdaten und Teaminhalten. Wird Copilot in Teams verwendet, respektiert er die Berechtigungen in Teams und die Dienstgrenze von Microsoft 365. Copilot greift daher nur auf Chats, Dateien und Kanalinhalte zu, für die der Benutzer autorisiert ist.

Ist der semantische Index für Copilot erforderlich, um Unternehmensinhalte zu nutzen?

Der semantische Index für Copilot verbessert die Relevanz, indem er Unternehmensinhalte für Abfragen in natürlicher Sprache indiziert. Copilot kann zwar direkt über Microsoft Graph auf Daten zugreifen. Wenn Administratoren diese Funktionen aktivieren, helfen der semantische Index und die Microsoft Graph-Connectors Copilot jedoch, Unternehmensdaten in Microsoft 365 effektiver zu finden und zusammenzufassen.

Werden Microsoft Graph-Daten und Telemetriedaten auch für andere Microsoft-Dienste verwendet?

Auf Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, greifen viele Dienste von Microsoft 365 zu, um vernetzte Erfahrungen in Microsoft 365 bereitzustellen. Telemetrie- und Nutzungsdaten von Microsoft Graph unterliegen den Datenschutz- und Compliance-Richtlinien von Microsoft. Daten aus Microsoft Graph, die nicht für Copilot vorgesehen sind, können jedoch ausgeschlossen werden. Copilot verwendet Microsoft Graph-Daten nur, wenn der Mandant den Zugriff aktiviert hat und der Benutzer berechtigt ist, auf diese Inhalte zuzugreifen.

Wie können sich Organisationen weiter informieren oder Anleitung zur Nutzung von Copilot mit Microsoft 365 erhalten?

Organisationen können Microsoft Learn und die Dokumentation des Microsoft 365 Admin Centers zurate ziehen. Dort finden sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aktivieren von Copilot und zur Nutzung der Microsoft Graph-Connectors, zum Verständnis des Datenschutzes und zum Konfigurieren vorhandener Microsoft 365-Einstellungen. Administratoren sollten die Compliance-Zusagen für Microsoft 365 prüfen und Richtlinien aktualisieren, bevor sie Copilot im gesamten Mandanten bereitstellen.