Microsoft Copilot-Datenquellen im Überblick

Von Mirko Peters · 2026-03-21 · Aktualisiert 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot-Connector: Externe Datenquellen. Erweitern Sie Copilot um externe Daten! Binden Sie Wissensquellen an, um die Erfahrungen mit Microsoft Search und Copilot zu verbessern.

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Wenn Sie Microsoft Copilot evaluieren, ist die Frage, woher Copilot sein Wissen bezieht, schon die halbe Miete, damit das Tool wirklich nützlich wird. Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Datenquellen hinter Microsoft Copilot. Dabei geht es sowohl um die integrierten Verbindungen zu Microsoft 365 als auch um die wachsende Zahl an Integrationen von Drittanbietern.

Sie erfahren, wie Copilot geschäftliche Informationen aufruft, verarbeitet und absichert, egal ob sie in Ihren SharePoint-Websites, in Ihren Cloud-Dokumenten oder in angebundenen Geschäftsanwendungen wie Salesforce liegen. Wir betrachten sowohl die technischen Grundlagen als auch die Rolle von Governance und Datenschutz im Gesamtbild. Ob Sie Copilot zum ersten Mal einrichten oder nach bewährten Methoden suchen, um sensible Daten zu schützen: Hier finden Sie alles, was Sie für ein solides Verständnis brauchen.

• Copilot kann auch Inhalte von Drittanbietern über Microsoft-Anwendungen hinaus einbinden. Mit Copilot-Connectors holen Sie externe Systeme (CRM-Systeme, Dateispeicher, eigene Anwendungen) in dieselbe Wissensbasis, die auch die Microsoft Copilot-Datenquellen nutzt.
• Connectors erstellen sowohl Suchindizes als auch Vektor-Embeddings. Copilot indiziert also nicht nur Text, sondern erzeugt semantische Vektoren. So können Antworten auf Basis der Bedeutung generiert werden und nicht nur anhand von Schlüsselwörtern.
• Sicherheit und Compliance bleiben mit den Daten verbunden. Eingebundene Inhalte berücksichtigen Microsoft Purview-Richtlinien, Vertraulichkeitsbezeichnungen und die bestehenden Zugriffskontrollen von Microsoft 365. Abfragen liefern daher nur Ergebnisse, für die eine Berechtigung besteht.
• Inkrementelle Synchronisierung und Echtzeit-Updates werden unterstützt. Viele Connectors können Änderungen häufig übertragen oder webhookbasierte Benachrichtigungen nutzen, damit Copilot aktuelle Inhalte schnell erkennt.
• Sie können Connectors auf bestimmte Teams oder Ordner beschränken. Administratoren legen fest, welche Inhalte ein Connector bereitstellt (nach Website, Ordner oder Metadaten). So reduzieren Sie Störgeräusche und minimieren die Exposition.
• Private bzw. benutzerdefinierte Connectors sind möglich. Organisationen können eigene Connectors entwickeln (über Connector-Frameworks oder APIs), um proprietäre Schemata abzubilden und Daten vor der Aufnahme zu transformieren.
• Connector-Telemetrie unterstützt die Feinabstimmung von Relevanz und Governance. Nutzungsmetriken, Indexierungsstatus und Abfragesignale stehen zur Verfügung, damit Administratoren Quellen gezielt anpassen, Kosten steuern und die Antwortqualität mit der Zeit verbessern können.

Wissensquellen in Microsoft Copilot verstehen

Was Microsoft Copilot so leistungsstark macht, ist vor allem die große Vielfalt an Wissensquellen, auf die es zugreifen kann. Dabei handelt es sich nicht nur um „Dateien in einem Ordner“ oder Notizen im Posteingang. Gemeint sind E-Mails, Chats, Dokumente, Kalender und sogar gemeinsam bearbeitete Wikis, die zusammen als Grundlage für die Antworten von Copilot dienen. So entsteht ein Ökosystem, in dem Copilot verstreute Informationen miteinander verknüpfen und Erkenntnisse liefern kann, die sich manuell nur schwer finden lassen.

Halten Sie Copilot aber nicht für ein Werkzeug, das nur an der Oberfläche kratzt. Es greift sowohl auf strukturierte Daten (etwa Datenbanken und Listen) als auch auf unstrukturierte Inhalte (zum Beispiel Besprechungsnotizen, Chatverläufe und PowerPoint-Präsentationen) tief zu. Welche Daten Sie anbinden, beeinflusst direkt, wie gut Copilot den Kontext versteht und wie hilfreich seine Antworten sind. Zu wissen, was als Wissensquelle gilt und warum das wichtig ist, ist der erste Schritt, um Ihre Investition in Copilot optimal zu nutzen.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie genauer, welche konkreten Quellen Copilot erkennt und wie es dabei zentrale Plattformen von Microsoft 365 wie SharePoint und OneDrive nutzt. Auf dieser Grundlage können Sie Copilot so anbinden, steuern und optimieren, dass es sicher und zugleich intelligent arbeitet.

Unterstützte Wissensquellen für Microsoft 365 Copilot

• E-Mails und Anhänge: Copilot zieht Kontextinformationen aus E-Mails, einschließlich Unterhaltungen, archivierter Nachrichten und all der vergessenen Anhänge. Beispielsweise kann es einen wichtigen Vertrag im Posteingang finden und dessen Details zusammenfassen.
• Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, PDF): Ob in SharePoint, OneDrive oder Teams gespeichert: Copilot verarbeitet diese Dateien, um Fragen zu beantworten, neue Dokumente zu entwerfen oder Trends zu analysieren. Auch PDFs und cloudnative Dateien werden berücksichtigt.
• Chats und Unterhaltungen: Teams-Chats, Nachrichten und Besprechungstranskripte werden für Erkenntnisse und schnelle Referenzen indexiert. Wenn vor sechs Monaten in einem Gruppenchat eine Entscheidung getroffen wurde, kann Copilot sie mühelos wieder aufrufen.
• Kalender und Termine: Daten aus Outlook- und Teams-Kalendern helfen Copilot, Kontext, Fristen und Besprechungsverläufe zu erfassen. Das ist entscheidend für persönliche Erinnerungen oder wenn Sie nachvollziehen möchten, was im letzten Quartal besprochen wurde.
• Wikis und gemeinsame Arbeitsbereiche: Wissensdatenbanken, SharePoint-Websites und unternehmensweite Wikis sind eine wahre Fundgrube für interne Verweise und Verfahren. Copilot kann sie für das Onboarding, die Fehlerbehebung oder einfach zum Auffinden der HR-Richtlinie nutzen, die Sie immer wieder vergessen.
• Strukturierte Geschäftsdaten: Daten aus SharePoint-Listen sind zugänglich, Sie sollten jedoch auf Governance-Herausforderungen achten. Für komplexe, sensible oder langlebige Datensätze empfiehlt sich Microsoft Dataverse wegen seiner robusten Sicherheits-, Beziehungs- und Compliance-Kontrollen.
• Externe Datenquellen: Über Konnektoren und APIs greift Copilot auf Drittanbieter-Tools (etwa Salesforce oder Zendesk) und individuelle Geschäftssysteme zu. So schließt er Lücken und liefert ein ganzheitliches Bild. Ihre Copilot-Antworten werden dadurch umfassender und geschäftsnäher.

Durch die Integration dieser unterschiedlichen Informationsquellen unterstützt Copilot alles von der Inhaltszusammenfassung bis zur Geschäftsanalyse. Nutzer können so Zusammenhänge erkennen und Wissen erschließen, das früher in Silos eingeschlossen war.

Microsoft 365 als Informationsquelle: SharePoint und OneDrive

Das Kerngeschäft von Microsoft Copilot sind SharePoint und OneDrive. Diese Plattformen fungieren als zentrale Inhaltsspeicher für Organisationen und enthalten alles von Projektdokumenten und Berichten bis zu Verträgen und gemeinsam genutzten Tabellen. Wenn Copilot arbeitet, durchsucht er diese Repositorys, führt semantische Suchen aus und zeigt die relevantesten Informationen direkt in Ihrem Arbeitsfluss an.

SharePoint enthält häufig strukturierte Dokumente, Listen, unternehmensweite Wikis und sensible Datensätze. Die Integration mit Copilot ermöglicht die Echtzeitsuche, die Zusammenfassung von Dokumenten und die Synthese von Wissen aus all diesen Inhalten. OneDrive dient dagegen als privater Speicher für einzelne Dateien. Copilot kann persönliche Notizen, Entwürfe und Arbeitsdokumente aus OneDrive auf Basis der Berechtigungen des jeweiligen Nutzers indizieren, zusammenfassen und abrufen.

Sicherheit ist die Grundlage dieser Verbindungen. Copilot respektiert alle Berechtigungen, die für Nutzer und Gruppen bereits in SharePoint und OneDrive festgelegt sind. Wenn Sie eine Datei nicht direkt sehen können, kann Copilot sie ebenfalls nicht sehen, auch nicht mit KI-Unterstützung. So bleiben Geschäftsdaten geschützt, egal wie weit Ihre Automatisierung fortgeschritten ist.

Organisationen, die zuverlässige KI, Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung auf diesen Microsoft-365-Plattformen wollen, kommen ohne konsequente Governance nicht aus. Checklisten und betriebliche Vorgaben, wie sie in Ressourcen wie diesem Leitfaden zu SharePoint- und KI-Governance beschrieben sind, helfen dabei, stabile Umgebungen ohne stille Datenverluste oder Berechtigungsabweichungen zu betreiben.

Wie Microsoft Copilot Informationen verarbeitet und durchsucht

Sobald alle diese Datenquellen angebunden sind, entfaltet sich die eigentliche Stärke, wenn Microsoft Copilot Informationen zusammenführt. Es handelt sich nicht bloß um eine Stichwortsuche: Copilot erfasst die Absicht hinter Ihrer Frage, steuert eine Suche über unterschiedliche Quellen und verknüpft anschließend Kontext aus E-Mails, Dokumenten, Chats und weiteren Quellen zu fokussierten Antworten.

Dieser Abschnitt zeigt, was die KI von Copilot auszeichnet: generative Modelle, die auf Anfrage geschäftliche Erkenntnisse zusammenfassen, und eine semantische Suche, die Bedeutung statt bloßer Zeichenketten erfasst. Wer diesen Prozess versteht, kann Prompts gezielter formulieren, Workflows besser aufsetzen und Copilot so einsetzen, dass er wie ein echter Mitarbeiter antwortet und nicht wie ein einfaches Suchfeld.

Sie sehen, wie Copilot Struktur und Kontext Ihrer Daten aufnimmt: Beziehungen werden abgebildet, Relevanz gewichtet und Ergebnisse gerankt. So beruht jede Antwort auf echtem Kontext und nicht auf einer glücklichen Vermutung. Von der Interpretation der Anfrage bis zum Abruf der Informationen zeigen die folgenden Abschnitte, was die Verarbeitung und Suche von Copilot wirklich leistungsfähig macht.

Generative Antworten und Orchestrierung in Copilot

Microsoft Copilot stellt Antworten nicht einfach aus beliebigen Dateien zusammen. Er führt orchestrierte Wissenssuchen durch, das heißt, er durchsucht mehrere Quellen, analysiert den Kontext und erstellt dann eine Antwort, die genau auf Ihre Frage zugeschnitten ist. Stellen Sie sich das als einen schnellen Staffellauf vor, bei dem E-Mails, Dokumente und Chats genau die richtigen Informationen für Ihre Antwort weiterreichen.

So funktioniert es: Wenn Sie eine Frage stellen, ermittelt Copilot, welche Art von Informationen am relevantesten ist, etwa eine Zusammenfassung aus einem Besprechungsprotokoll oder eine Richtlinie aus einer Dokumentenbibliothek in SharePoint. Anschließend ruft er Inhalte aus diesen Quellen ab, gewichtet ihre Relevanz und formuliert mithilfe großer Sprachmodelle eine Antwort. Dieser mehrschichtige Ansatz geht weit über eine einfache Stichwortsuche hinaus.

Angenommen, Sie bereiten sich auf eine Verkaufspräsentation vor. Copilot kann automatisch aktuelle E-Mails von Kunden, Angebotsentwürfe aus Ihrem OneDrive und passende Verträge aus der SharePoint-Website Ihres Teams abrufen. Durch die Kombination dieser Kontexte erstellt Copilot Antworten oder Dokumententwürfe, die die aktuelle geschäftliche Realität widerspiegeln und nicht veraltete Informationen von gestern.

Diese Orchestrierung verändert vieles. Unternehmen können damit alles automatisieren, von Recherchezusammenfassungen bis zu Projektaktualisierungen. Manuelles Hin- und Herkopieren zwischen Anwendungen entfällt weitgehend, und die Genauigkeit KI-generierter Inhalte steigt. Erst wenn Workflows auf diesem Modell mit mehreren Quellen aufgebaut sind, entfaltet Copilot seinen vollen Nutzen.

Semantische Suche und Indizierung für relevante Ergebnisse

Die semantische Suche ist Copilots Trumpf. Statt einfache Schlüsselwörter abzugleichen, versteht sie die Bedeutung Ihrer Anfragen und erkennt Zusammenhänge, Beziehungen und Absichten. Alles, was Sie in Microsoft 365 speichern, ob strukturiert oder unstrukturiert, wird semantisch indiziert, damit Copilot beurteilen kann, wie relevant jeder Inhalt ist.

Mit der Modellierung der Nutzerabsicht im Kern hilft Copilot Anwendern, Informationen zu finden, von denen sie nicht einmal wussten, dass sie sie benötigen. Die kontextreichen, bedeutungsbasierten Ergebnisse sparen nicht nur Zeit, sondern liefern auch einen größeren geschäftlichen Nutzen, als klassische Suchverfahren je bieten könnten.

Connectoren und die Integration externer Daten in Copilot

Die Reichweite von Microsoft Copilot endet nicht bei Dokumenten und Chats innerhalb der Microsoft-365-Cloud Ihres Unternehmens. Seine Stärke zeigt sich vor allem dann, wenn er über Integrations-Plug-ins und Connectoren auf Daten externer Plattformen und Drittsysteme zugreifen kann. So kann er einheitliche Erkenntnisse liefern, die Ihr CRM, Ihren Service Desk und Ihre Projektwerkzeuge umfassen.

Ob SaaS-Plattformen wie Salesforce oder ältere Datenbanken: Die Strategie für die Datenintegration in Copilot zielt auf Flexibilität und Skalierbarkeit. Das ist wichtig, wenn Sie die KI-Antworten von Copilot mit externen Geschäftsdaten anreichern möchten. So bleiben Ihre Workflows nicht stehen, sobald Sie Informationen aus der Microsoft-Welt heraus benötigen.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie genau, wie Connector-Plug-ins funktionieren, welche Systeme derzeit unterstützt werden und wie sie alle Ihre Informationen unter einem Dach zusammenführen. Außerdem zeigen wir den Wert der plattformübergreifenden Datenorchestrierung. Copilot kann so Wissenslücken schließen, ohne Leistung oder Datensicherheit zu opfern.

Connector-Modelle und Integrations-Plug-ins

Microsoft Copilot nutzt Connectoren und Integrations-Plug-ins, um Daten aus einer Vielzahl von Systemen außerhalb der nativen Microsoft-365-Welt einzubinden. Bei diesen Connectoren handelt es sich um vorgefertigte oder benutzerdefinierte Erweiterungen, die auf externe SaaS-Plattformen, SQL-Datenbanken, ältere Fachanwendungen und sogar proprietäre Cloud-Dienste zugreifen.

Zu den Standard-Connector-Modellen gehören die Connectoren von Microsoft Power Platform, die von Haus aus mehr als 700 Systeme unterstützen. APIs und branchenübliche Protokolle stellen sichere, direkte Verbindungen zwischen Copilot und Plattformen wie Dynamics, SAP, SQL Server oder selbst entwickelten Anwendungen her.

Der eigentliche Vorteil? Sie müssen nicht jeden Datensatz nach Microsoft 365 spiegeln. Stattdessen können Connectoren Inhalte in Echtzeit abfragen, zusammenfassen und in Cloud-Umgebungen sowie einigen lokalen Umgebungen zusammenführen. Für komplexere Integrationen oder wenn einfachen Datenabfragen Workflow-Logik hinzugefügt werden soll, stehen außerdem Plug-ins zur Verfügung.

Indem Sie Copilot über diese Modelle erweitern, steigern Unternehmen die Leistungsfähigkeit ihrer KI, ohne alles von Grund auf neu zu entwickeln. Sicherheit und Governance bleiben dabei durch verbindungsbezogene Kontrollen und die Überwachung von Datenzugriffen gewahrt.

Salesforce, ServiceNow und Zendesk mit Copilot integrieren

1. Salesforce: Durch die Integration zeigt Copilot CRM-Datensätze, Kundennotizen und Vertriebserkenntnisse direkt in Microsoft 365-Apps an. Nutzer können so Angebote auf Basis aktueller Kundendaten entwerfen oder sich mit den neuesten Opportunity-Details auf Besprechungen vorbereiten, ohne Outlook oder Teams zu verlassen. Copilot kann außerdem Salesforce-Aktivitäten zusammenfassen und Berichte erstellen.
2. ServiceNow: Wenn Sie Ihre ITSM-Plattform anbinden, ruft Copilot Supporttickets, Wissensartikel und Change-Datensätze ab. Das ist für IT-Teams von unschätzbarem Wert, wenn sie schnell Kontext benötigen oder Mitarbeiteranfragen zu Systemen und Supporthistorie beantworten müssen. Das Ergebnis: schnellere Fehlerbehebung und eine zentrale Sicht auf alle IT-Prozesse.
3. Zendesk: Copilot kann Zendesk nach Kundenkonversationen, Lösungshistorien und offenen Tickets durchsuchen. Davon profitieren Supportmitarbeiter und Account Manager, die Kundenkontakte schnell zusammenfassen oder häufige Problemschwerpunkte erkennen müssen – und das alles in einer vertrauten Microsoft-Oberfläche.
4. Confluence und andere Plattformen: Die Integration von Content-Plattformen wie Confluence ermöglicht es Copilot, Lücken zwischen Projektdokumentation und Echtzeit-Zusammenarbeit zu schließen. Projektupdates, Besprechungsnotizen und Standardarbeitsanweisungen fließen so in die Copilot-Erfahrung ein und vereinfachen das Projektmanagement.

Jede Integration erfordert in der Regel die passenden administrativen Berechtigungen, einen unterstützten Connector und die Zuordnung von Benutzeridentitäten zwischen den Plattformen. Nach der Einrichtung fungiert Copilot als einheitliche Suchmaschine und Antwortengine. Das reduziert den Zeitaufwand für das Wechseln zwischen Apps deutlich und bietet einen vollständigen Überblick über Geschäftsdaten, egal wo Sie arbeiten.

Datenschutz und Authentifizierung in Copilot

Wenn Sie vertrauliche Geschäftsinformationen mit KI zusammenführen, rücken Datenschutz und Sicherheit an die erste Stelle. Der Datenzugriff von Copilot wird durch die Datenschutzkontrollen und Authentifizierungsstrategien von Microsoft 365 streng gesteuert. So erhalten nur die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Daten, ohne Abkürzungen und ohne versehentliche Überfreigaben.

Das ist mehr als eine reine Checkliste. Unternehmen müssen Compliance-Regeln durchsetzen, einen strikten Zugriffsschutz sicherstellen und externe Quellen ohne Angst vor Datenabfluss sicher anbinden. Sie werden sehen, wie Copilot Identität, Zugriffsrichtlinien und Anforderungen an den Inhaltsschutz berücksichtigt – unabhängig davon, ob native oder externe Quellen genutzt werden.

Hilfreiche Ressourcen sind dieser Leitfaden zu Copilot-Governance und DLP sowie praktische Anleitungen zur Einrichtung von Data Loss Prevention (DLP). Sie lohnen sich, wenn Sie die Compliance verbessern möchten, ohne die Produktivität unnötig auszubremsen.

Datenschutz, Schutzrichtlinien und Authentifizierungsmethoden

• Bedingter Zugriff: Steuern Sie genau, wer auf Copilot und die angebundenen Quellen zugreifen darf. Für einen sicheren und vorhersehbaren Zugriff ist es wichtig, zu weitreichende Ausnahmen zu vermeiden. Das wird hier zu Vertrauensproblemen bei Zugriffsrichtlinien ausführlich behandelt. Setzen Sie zusätzlich auf zeitlich begrenzte Ausnahmen und kontinuierliche Überwachung, um die Sicherheit zu maximieren.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Copilot verlangt, dass jeder Benutzer, der auf Geschäftsdaten zugreift, seine Identität per MFA bestätigt. Das bietet eine wichtige zusätzliche Schutzebene gegen unberechtigte Anmeldungen und Kontoübernahmen.
• Datenschutz-Richtlinieneinstellungen: Organisationsweite Einstellungen in Microsoft 365 erlauben Administratoren, Datenschutzregeln durchzusetzen, etwa KI-gestützte Antworten auf nicht sensible Inhalte zu beschränken oder festzulegen, welche Dateitypen Copilot zugreifen darf. Microsoft Purview und Defender unterstützen bei der Durchsetzung von Klassifizierung und Überwachung. Eine praxisnahe Anleitung finden Sie unter diesen Best Practices zur M365-Sicherheit.
• Benutzerbasierte Berechtigungen: Copilot berücksichtigt stets die Zugriffsrechte eines Benutzers. Selbst wenn das KI-Modell Zugriff auf riesige Datenbestände hat, zeigt es niemals Inhalte an, die Sie in SharePoint oder OneDrive persönlich nicht sehen können.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Überwachung: Daten im Ruhezustand und während der Übertragung werden verschlüsselt. Nutzen Sie Microsoft Sentinel und Purview Audit für die kontinuierliche Überwachung, um ungewöhnliche KI-Datennutzung nachzuverfolgen und mögliche Datenlecks zu erkennen (hier mehr erfahren).

Mit solchen mehrschichtigen Schutzmaßnahmen wird Copilot zum Verbündeten für Produktivität und Compliance. Unternehmen können so mit KI experimentieren, ohne neuen Risiken Tür und Tor zu öffnen.

Inhaltsmoderation und Governance-Kontrollen

Copilot geht über einfache Berechtigungen hinaus. Richtlinien zur Inhaltsmoderation und Governance-Kontrollen bieten ein Sicherheitsnetz für den verantwortungsvollen Einsatz von KI. Microsoft Purview ermöglicht beispielsweise automatisierte Kennzeichnung, Durchsetzung von DLP-Richtlinien und die kontinuierliche Überwachung, wie Copilot-Agents mit vertraulichen Inhalten interagieren. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, lesen Sie diese Tipps zur Agent-Governance mit Purview.

Automatisierte Werkzeuge können mögliche Datenlecks oder Richtlinienverletzungen markieren, während benutzerbezogene Governance-Funktionen eine feingranulare Zugriffskontrolle und Protokollierung unterstützen. Und das Ganze zusammengeführt? Eine wirksame Copilot-Governance verbindet vertragliche Regelungen, Lizenzierung und technische Kontrollen. So können Unternehmen die Einhaltung von Vorgaben zuverlässig durchsetzen, auch wenn sich die KI-Nutzung weiterentwickelt.

Dateien und Datenspeicher für Copilot verwalten

Im Hintergrund hängt die Fähigkeit von Copilot, schnelle und relevante Antworten zu liefern, stark davon ab, wie gut Ihre Dateien und Speicherorte organisiert sind. Ob Ihre Dokumente in SharePoint-Bibliotheken oder OneDrive-Ordnern liegen: Eine effiziente Dateiverwaltung und -verarbeitung erleichtert es Copilot erheblich, seine Stärken auszuspielen.

Speicherverwaltung bedeutet nicht, einfach alles in einen Cloud-Ordner zu werfen und auf das Beste zu hoffen. Datenstrukturierung, saubere Metadaten und Berechtigungsmodelle beeinflussen die Indizierung, die Verarbeitungsgeschwindigkeit und letztlich den Nutzen der Copilot-Antworten. Gut strukturierte Repositorys erleichtern das Auffinden von Inhalten und die Automatisierung von Workflows und reduzieren gleichzeitig Engpässe und Verarbeitungsverzögerungen.

Praxisnahe Leitfäden wie diese Checkliste zur SharePoint-Governance helfen dabei, stille Fehler durch unübersichtlichen Speicher zu vermeiden. Als Nächstes schauen wir uns an, wie Copilot SharePoint und OneDrive durchsucht, Dateien im Hintergrund verarbeitet und warum Ordnung auf Ihrer KI-Reise so wichtig ist.

Verarbeitung von Dateien in SharePoint und OneDrive im Detail

Wenn Copilot Dateien aus SharePoint oder OneDrive verarbeitet, werden nicht einfach nur die Inhalte abgerufen. Zuerst prüft Copilot die Benutzerberechtigungen, damit nur berechtigte Dokumente indiziert und abgerufen werden. Anschließend extrahiert es Metadaten wie Autor, Datum der letzten Änderung und Speicherort und verarbeitet das Dokument mit semantischer Indizierung für optimale Auffindbarkeit.

Angenommen, ein Benutzer fragt nach dem aktuellen Projektplan. Copilot sucht anhand der Abfrage nach passenden Dateien, prüft, wer die Datei besitzt und darauf zugreifen darf, und liefert Ergebnisse nur aus Speicherorten, die der Benutzer einsehen darf. In gut strukturierten Bibliotheken kann Copilot sogar auf Dokumentversionen verweisen oder zusammenhängende Dateien verknüpfen, um eine aussagekräftigere Antwort zu geben.

Organisierte Dokumentbibliotheken beschleunigen diesen Prozess. Gemeinsame Arbeitsbereiche mit klaren Ordnerhierarchien, einheitlichen Metadaten und indizierten Spalten machen die Suche von Copilot schneller und genauer. Bei teamorientierten Projekten profitieren durch gemeinsame Umgebungen alle und nicht nur einzelne Benutzer von kontextbezogenen Antworten.

SharePoint und OneDrive bieten außerdem Versionsverwaltung. Dadurch bleiben die Vorschläge von Copilot aktuell, und frühere Versionen bleiben erhalten, falls jemand frühere Projektstände oder Verträge noch einmal prüfen muss.

Unterstützte Dateitypen und Grenzen der Datenverarbeitung

• Unterstützte Dateitypen: Copilot liest die meisten gängigen Microsoft-365-Formate. Word, Excel, PowerPoint und PDFs werden für die Indizierung und das Abrufen von Informationen vollständig unterstützt.
• Datengröße und Grenzwerte: Große Dateien können Verarbeitungsgrenzen oder Zeitlimits unterliegen. Für eine optimale Leistung sollten Dateien möglichst unter 100 MB bleiben, wobei die Grenzwerte je nach Mandant und Arbeitslast variieren können.
• Nicht standardisierte Formate: Dateien wie Bilder oder Videos benötigen möglicherweise zusätzliche Konnektoren oder eine Metadatenzuordnung, bevor Copilot sie für Suche und Zusammenfassungen effektiv verarbeiten kann.
• Dokumente in verschachtelten Ordnern: Tief verschachtelte Strukturen können die Indizierung verlangsamen. Halten Sie Ordnerhierarchien flach und logisch gegliedert, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
• Stapelweises Hochladen und Verarbeiten: Das gleichzeitige Hochladen einer großen Menge kann vorübergehend zu Verzögerungen führen. Planen Sie gestaffelte Uploads, wenn Sie Inhalte in das Copilot-Ökosystem migrieren.

Datenquellen für eine bessere Copilot-Leistung optimieren

Copilot einzurichten ist nur der erste Schritt. Die Optimierung der Datenquellen macht aus einer einfachen KI einen geschäftlichen Vorteil. Je durchdachter Ihre Inhalte indiziert und verwaltet werden, desto schneller und präziser fallen die Antworten von Copilot aus. Wenn Sie die Indizierung feinabstimmen, veraltete Daten entfernen und Latenzen minimieren, erhalten Sie jedes Mal die aktuellsten Antworten.

IT-Administratoren und Datenarchitekten haben hier eine echte Chance: Messen Sie, welche Quellen einen Mehrwert liefern, überwachen Sie die Leistung und verbessern Sie das System laufend. Anders als bei einer typischen Dokumentenablage entsteht bei der Optimierung für Copilot eine intelligentere, dynamischere Wissensebene, die den aktuellen Stand Ihres Unternehmens tatsächlich widerspiegelt.

Wissensquellen für präzise Ergebnisse feinabstimmen

• Optimierung der Indizierung: Indizieren Sie Ihre Inhaltsspeicher regelmäßig neu, damit Copilot Änderungen erkennen, veraltete Daten entfernen und die Suchleistung hoch halten kann.
• Metadatenverwaltung: Verwenden Sie einheitliche, aussagekräftige Metadaten wie Themen-Tags, Eigentümer oder Prüfdaten, damit Copilot mehr Kontext für die Rangfolge der Antworten erhält.
• Kuratierte Datensätze: Legen Sie für wichtige Richtlinien, Vorlagen und Leitfäden Bibliotheken als „Quelle der Wahrheit“ fest. So wird Copilot nicht durch veraltete oder fragmentierte Kopien ausgebremst.
• Gewichtung von Inhalten: Weisen Sie maßgeblichen Quellen eine höhere Relevanz zu, etwa über benutzerdefinierte Rankingregeln oder die Abstimmung des KI-Modells.
• Aktualität der Daten: Entfernen oder archivieren Sie veraltete Datensätze automatisch, damit die Wissensbasis von Copilot sauber und aktuell bleibt.

Wirksamkeit der Datenquellen messen und überwachen

• Nutzungsanalysen: Erfassen Sie, welche Datenquellen tatsächlich abgefragt werden und Copilot-Antworten erzeugen. Achten Sie auf Speicherorte mit hoher Aktivität.
• Nutzerfeedback: Sammeln Sie Bewertungen und Kommentare zu den Antworten von Copilot, um blinde Flecken zu erkennen oder festzustellen, wo mehr Trainingsdaten nötig sind.
• Kennzahlen zum Beitrag der Quellen: Analysieren Sie, welche Datenbanken oder Inhaltstypen am häufigsten wertvolle Ergebnisse liefern, und optimieren Sie gezielt diese.
• Überwachung der Latenz: Behalten Sie die Antwortzeiten im Blick. Wenn Abfragen langsamer werden, prüfen Sie Speicherstruktur, Netzwerkleistung oder den Zustand der Konnektoren.
• Kontinuierlicher Verbesserungszyklus: Machen Sie die Überprüfung und Optimierung der Datenquellen zu einem festen Bestandteil der Copilot-Verwaltung. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Analysen, um Aktualisierungen und Training gezielt zu steuern.

  Checkliste: Datenquellen für Microsoft Copilot

  Nutzen Sie diese Checkliste, um Datenquellen für Microsoft Copilot zu planen, anzubinden, abzusichern und zu pflegen.

  • Erfassen Sie alle Datenquellen, die Microsoft Copilot nutzen soll (SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams, Dataverse, Azure Data Lake, SQL, externe Konnektoren).
  • Klassifizieren Sie die Daten nach Vertraulichkeit und geschäftlicher Bedeutung (öffentlich, intern, vertraulich, reguliert).
  • Prüfen Sie für jede Datenquelle die Anforderungen an Datenspeicherort und regionale Compliance.
  • Bestätigen Sie Lizenzierung und Funktionsverfügbarkeit für Copilot-Integrationen mit jeder Datenquelle.
  • Stellen Sie sicher, dass geeignete Konnektoren verfügbar und unterstützt sind (Microsoft-native, Graph API, Drittanbieter).
  • Konfigurieren Sie Authentifizierung und Identität für die Konnektoren (Azure AD, Dienstprinzipale, verwaltete Identitäten).
  • Vergeben Sie für den Zugriff von Copilot auf jede Datenquelle minimale Berechtigungen (Least Privilege).
  • Legen Sie Zeitpläne für Datenaufnahme und Indizierung sowie Richtlinien für inkrementelle Aktualisierungen fest.
  • Implementieren Sie Filter- und Bereichsregeln für Daten, um den Zugriff von Copilot auf relevante Inhalte zu begrenzen.
  • Wenden Sie bei Bedarf Data Loss Prevention (DLP), Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung an.
  • Überprüfen Sie Metadaten, Schemazuordnung und semantische Anreicherung für durchsuchbare Inhalte.
  • Testen Sie Copilot-Abfragen und -Antworten für jede Datenquelle auf Relevanz und Genauigkeit.
  • Überwachen Sie Nutzung, Zugriffsprotokolle und den Zustand des Index und richten Sie Warnmeldungen für Auffälligkeiten ein.
  • Definieren Sie Governance-Richtlinien für Aufbewahrung, Archivierung und Löschung im Copilot-Kontext.
  • Richten Sie einen Prüf- und Genehmigungsworkflow für das Hinzufügen neuer Datenquellen ein.
  • Dokumentieren Sie Konfigurationen der Datenquellen, Konnektoren, Berechtigungen und Betriebshandbücher.
  • Stellen Sie Benutzern Schulungen und Anleitungen zum Datenbereich von Copilot und zu sicheren Abfragen bereit.
  • Überprüfen und aktualisieren Sie die Checkliste und die Konfigurationen regelmäßig oder nach größeren Änderungen.

    Häufige Fragen: Copilot-Connector, Microsoft Graph und Copilot-Suche

    Welches sind die wichtigsten Datenquellen von Microsoft Copilot, und wie fließen sie in Copilot ein?

    Die Datenquellen von Microsoft Copilot umfassen Organisationsdaten aus Microsoft 365-Apps, externe Inhalte, die über Microsoft Graph-Connectors indexiert werden, vorkonfigurierte Connectors aus der Connectors-Galerie sowie benutzerdefinierte Connector-Integrationen. Die Daten werden über die Connectors-Übersicht und die Connectors-API in Microsoft eingebunden, in einen semantischen Index aufgenommen und anschließend über Microsoft Search an Copilot und die Suchfunktionen von Microsoft ausgegeben, um KI-gestützte Antworten zu ermöglichen. Dazu gehören Personendaten, Dokumente in SharePoint, Teams-Nachrichten, Dynamics 365-Datensätze und externe Elemente aus Drittanbietersystemen.

    Wie funktionieren Microsoft Graph-Connectors und die Synchronisierung von Graph-Connectors mit Copilot?

    Microsoft Graph-Connectors und synchronisierte Connectors binden externe Daten in Microsoft 365 ein, damit Microsoft Search und Copilot darauf zugreifen können. Connectors machen externe Inhalte für Copilot verfügbar, indem sie Inhalte in die Microsoft-Cloud übernehmen oder föderierte Connectors unterstützen. Sie werden im Microsoft 365 Admin Center oder über die Connectors-API konfiguriert. Synchronisierte Connectors halten Inhalte indexiert und aktuell, sodass die Copilot-Suche und Copilot-Chat zeitnahe Ergebnisse aus Unternehmensdaten liefern können.

    Wann sollten wir für Copilot einen benutzerdefinierten Connector statt eines vorkonfigurierten Connectors verwenden?

    Verwenden Sie vorkonfigurierte Connectors aus der Connectors-Galerie, wenn sie gängige Systeme abdecken, etwa Dateifreigaben, Inhaltsrepositories oder beliebte SaaS-Dienste. Sie vereinfachen die Einrichtung und sind durch den Connectors-Support abgedeckt. Wählen Sie einen benutzerdefinierten Connector, wenn Sie externe Daten oder spezielle Systeme integrieren müssen, domänenspezifische Schemas in den semantischen Index einbinden oder eine individuelle Authentifizierung umsetzen möchten. Diese Connectors entwickeln Sie häufig über die Connectors-API oder mit Copilot Studio, um Inhalte in Microsoft 365-Apps und Copilot-Erlebnisse zu überführen.

    Worin unterscheidet sich die Copilot-Suche von Microsoft Search, und wie arbeiten beide zusammen?

    Microsoft Search ist die zugrunde liegende Enterprise-Suchplattform. Sie indexiert Inhalte in einen semantischen Index und stellt die Suche in Microsoft 365 bereit. Die Copilot-Suche baut auf diesen indexierten Daten auf und nutzt generative KI, um aus Organisationsdaten und externen Elementen Antworten zusammenzufassen. In der Praxis konfigurieren Sie Connectors und Indexierung über Microsoft Search und verwenden Copilot sowie Copilot-Chat, um Suchergebnisse in kontextbezogene, dialogorientierte Antworten in Teams, SharePoint und anderen Microsoft 365-Anwendungen umzuwandeln.

    Welche Konfigurationsschritte sind erforderlich, um Unternehmensdaten anzubinden und den Datenzugriff für Copilot zu steuern?

    Um den Datenzugriff zu konfigurieren, verwenden Administratoren das Microsoft 365 Admin Center oder Microsoft Entra ID für Identitäts- und Zugriffskontrollen. Sie konfigurieren die Einstellungen der Graph-Connectors oder die Anmeldeinformationen benutzerdefinierter Connectors, richten die Indexierung und die Optionen des semantischen Index ein und wenden Sicherheitsupdates sowie Governance-Richtlinien an. Connectors lassen sich nach Mandant eingrenzen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Connectors-Support und Berechtigungen korrekt gesetzt sind, damit Copilot in Microsoft 365-Apps und Teams nur autorisierte Benutzer unterstützt.

    Wie behandelt Copilot Sicherheit, Compliance und Datenschutz für Organisationsdaten?

    Copilot berücksichtigt die Sicherheit der Microsoft-Cloud, den Datenstandort und die Compliance-Kontrollen. Daten, die über Microsoft Graph-Connectors indexiert werden, unterliegen weiterhin der Authentifizierung über Microsoft Entra ID, der rollenbasierten Zugriffssteuerung sowie denselben Aufbewahrungs- und Compliance-Richtlinien, die Sie in Microsoft 365 anwenden. Sicherheitsupdates und technische Supportinformationen finden Sie in Microsoft Learn und im Microsoft 365 Admin Center. Administratoren können steuern, welche Inhalte Copilot zur Verfügung stehen, um Risiken zu reduzieren und den sachgerechten Umgang mit Unternehmensdaten sicherzustellen.

    Kann Copilot auf Echtzeitdaten zugreifen, und wie unterstützen synchronisierte Connectors die Aktualität?

    Einige Connectors unterstützen eine nahezu echtzeitnahe Synchronisierung, sodass Daten schnell indexiert werden und Copilot aktuelle Informationen anzeigen kann. Die Connectors-Übersicht und die Dokumentation zu vorkonfigurierten Connectors beschreiben, wie Daten indexiert werden und wie Connectors Daten in Echtzeit unterstützen. Für Szenarien mit häufigen Aktualisierungen oder Streaming können Sie benutzerdefinierte Connectors und die Connectors-API nutzen, um Inhalte häufiger in Microsoft Search und den semantischen Index zu übertragen.

    Was ist Copilot Studio, und wie hilft es bei der Integration externer Inhalte in Copilot?

    Copilot Studio ist eine Entwicklungsumgebung, mit der Teams Copilot-Erlebnisse konfigurieren, testen und verwalten können. Dazu gehört, festzulegen, wie Inhalte aus Connectors in den semantischen Index übertragen werden, Copilot-Anwendungsfälle abzustimmen und benutzerdefinierte Connectors zu erstellen. Das Tool vereinfacht es, Inhalte in Microsoft 365 einzubinden, sich mit Datenquellen zu verbinden und spezialisierte Copilot-Erlebnisse für Teams, Microsoft-365-Apps und Dynamics 365 zu erstellen.

    Wo finden Administratoren und Entwickler zusätzliche Ressourcen, Support und Best Practices?

    Administratoren und Entwickler sollten Microsoft Learn für Lernprogramme, den Connectors-Katalog für vorgefertigte Optionen und das Microsoft 365 Admin Center für Konfiguration und Governance heranziehen. Für die erweiterte Integration lohnt sich ein Blick in die API-Dokumentation zu Connectors, die Leitfäden zu Copilot Studio und die technischen Supportkanäle. Weitere Ressourcen umfassen die Dokumentation zur Verwendung von Microsoft Graph Connectors, Best Practices für die Integration externer Daten sowie Leitfäden zum Schutz von Personendaten und anderen sensiblen Unternehmensdaten, wenn Sie Copilot- und Microsoft-Suchfunktionen aktivieren.