Wie Sie erfassen, was Ihre Mitarbeitenden in Microsoft 365 tatsächlich tun (statt dessen, was Sie vermuten)

Von Mirko Peters · 2026-03-25

Erfassen Sie, was Ihre Mitarbeitenden in Microsoft 365 tun, um tatsächliche Verhaltensweisen aufzudecken und die Zusammenarbeit mit Tools wie Teams und Planner zu verbessern.

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In einem digitalen Arbeitsumfeld ist es entscheidend, zu erfassen, was Ihre Mitarbeitenden tun, um ihre Aktivitäten wirklich zu verstehen. Viele Organisationen haben Annahmen über das Verhalten ihrer Teams, die jedoch oft von der Realität abweichen. Beispielsweise könnten Sie glauben, dass das Deaktivieren der externen Freigabe die Zusammenarbeit einschränkt, während Ihr Team stattdessen auf Teams-Chats ausweicht. Um diese Lücke zu schließen, können Sie verschiedene Werkzeuge innerhalb von Microsoft 365 nutzen, zum Beispiel:

• Outlook-Aufgaben
• Microsoft 365 Planner
• SharePoint-Aufgabenlisten
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Diese Werkzeuge helfen Ihnen, zu erfassen, was Ihre Mitarbeitenden tun, und einen Einblick in das tatsächliche Verhalten Ihres Teams zu gewinnen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Erfassung von Teamaktivitäten in Microsoft 365 hilft, tatsächliche Verhaltensweisen aufzudecken, und führt so zu besseren Entscheidungen.
• Identifizieren Sie Annahmezonen, um zu verstehen, wo sich Ihre Vorstellungen von der Werkzeugnutzung von der Realität unterscheiden.
• Nutzen Sie Überwachungsprotokolle, um Benutzerinteraktionen nachzuverfolgen und ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen, die auf Sicherheitsbedrohungen hindeuten können.
• Analysieren Sie das Verhältnis von erstellten zu genutzten Inhalten, um Ineffizienzen im Workflow Ihres Teams zu erkennen und die Produktivität zu steigern.
• Konzentrieren Sie sich auf Kennzahlen zur Zusammenarbeit, um zu verstehen, wie Teams interagieren, und die Kommunikation in Ihrer Organisation zu verbessern.
• Nutzen Sie Skills Copilot, um die Fähigkeiten der Mitarbeitenden auf ihre Rollen abzustimmen und so eine leistungsfähigere und produktivere Belegschaft zu fördern.
• Überprüfen und passen Sie Ihre Governance-Richtlinien regelmäßig an das tatsächliche Nutzerverhalten an, um Sicherheit und Zufriedenheit der Nutzer zu erhöhen.
• Implementieren Sie adaptive Governance-Praktiken, um die Compliance kontinuierlich zu verbessern und sich verändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Annahmezonen identifizieren

In Ihrer Microsoft-365-Umgebung haben Sie wahrscheinlich einige Annahmen darüber, wie Ihre Mitarbeitenden die verfügbaren Werkzeuge nutzen. Diese Annahmen können zu Missverständnissen über das tatsächliche Verhalten führen. Hier sind einige typische Annahmen, die Organisationen treffen:

1. Datenschutz: Viele Organisationen gehen davon aus, dass Microsoft 365 ihre Daten von sich aus schützt. Diese Annahme ist trügerisch. Die Plattform konzentriert sich zwar auf Verfügbarkeit, garantiert aber keine umfassende Datenwiederherstellung. Versehentliche Löschungen und Aufbewahrungsgrenzen können zu einem nicht umkehrbaren Datenverlust führen. Denken Sie daran: Datenschutz ist eine gemeinsame Verantwortung von Ihrer Organisation und der Technologie.

2. Kontrolle der externen Freigabe: Sie könnten meinen, dass das Deaktivieren der externen Freigabe die Zusammenarbeit einschränkt. Ihr Team findet jedoch möglicherweise alternative Wege, Informationen zu teilen, etwa über Teams-Chats oder private E-Mail-Konten. Dadurch können erhebliche Risiken entstehen.

3. Wildwuchs bei Teams: Organisationen gehen oft davon aus, dass sich Teams wirksam verwalten lassen, indem man die Anzahl der erstellten Kanäle und Teams kontrolliert. In der Praxis können Benutzer jedoch private Kanäle erstellen oder Teams duplizieren, was zu Verwirrung und Ineffizienz führt.

4. Vertraulichkeitsbezeichnungen: Sie könnten annehmen, dass das Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen Ihre Daten zuverlässig schützt. Wenn Benutzer diese Bezeichnungen jedoch nicht verstehen oder nicht korrekt anwenden, können vertrauliche Informationen dennoch offengelegt werden.

Diese Annahmezonen zu verstehen, ist entscheidend. So erkennen Sie, wo Ihre Vorstellungen möglicherweise nicht mit der Realität übereinstimmen.

Risiken der externen Freigabe

Bei der externen Freigabe unterschätzen Organisationen die damit verbundenen Risiken oft. Hier sind einige mögliche Fallstricke:

• Ungewollte Sichtbarkeit: Falsche Freigabeeinstellungen können Personen Zugriff gewähren, die dafür nicht vorgesehen sind.
• Höheres Risiko für Datenschutzverletzungen: Die unnötige Freigabe sensibler Daten erhöht das Risiko von Cyberangriffen.
• Geschwächte Sicherheitslage: Lockere Zugriffskontrollen schaffen Schwachstellen, sowohl für interne als auch für externe Bedrohungen.
• Auswirkungen auf KI-Tools: Tools wie Microsoft Copilot können sensible Daten anzeigen, die nicht für den öffentlichen Zugriff bestimmt sind.
• Interne und externe Risiken: Die Freigabe interner Daten an nicht berechtigte Mitarbeitende oder externe Parteien erhöht die Angriffsfläche.
• Verletzungen des Datenschutzes: Übermäßige Freigaben können die Privatsphäre von Personen verletzen, insbesondere wenn personenbezogene Informationen für Personen zugänglich werden, die keinen Zugriff haben sollten.
• Datenschutzverletzungen: Im schlimmsten Fall kann übermäßiges Teilen zu einer Datenpanne führen und vertrauliche oder als geheim eingestufte Informationen offenlegen.

Wenn Sie diese Annahmezonen erkennen, können Sie damit beginnen, abzubilden, was Ihre Mitarbeitenden in Microsoft 365 tatsächlich tun. Dieses Verständnis hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu Governance und Sicherheit zu treffen.

Reale Verhaltenssignale erfassen

Zu verstehen, wie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft-365-Tools arbeiten, ist für eine wirksame Governance unerlässlich. Sie erreichen dies, indem Sie reale Verhaltenssignale über Überwachungsprotokolle erfassen und Aktivitätsmuster analysieren.

Überwachungsprotokolle und Aktivitätsmuster

Überwachungsprotokolle in Microsoft 365 liefern umfassende Informationen über Benutzerinteraktionen. Diese Protokolle erfassen unter anderem folgende Aktivitäten:

• Anmeldeaktivitäten
• Dateizugriffe
• E-Mail-Interaktionen

Durch die Analyse dieser Protokolle können Sie Anomalien erkennen und Ereignisse miteinander korrelieren. Diese proaktive Überwachung hilft Ihnen, ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen, die auf Sicherheitsbedrohungen hindeuten können. Greift ein Benutzer beispielsweise außerhalb der regulären Arbeitszeiten auf sensible Dateien zu, könnte dies auf ein potenzielles Sicherheitsproblem hindeuten.

Hier sind einige zentrale Aktivitäten, die in den Überwachungsprotokollen von Microsoft 365 erfasst werden:

Wenn Sie diese Kategorien auswerten, gewinnen Sie Erkenntnisse darüber, wie Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 nutzen. Dieses Verständnis ermöglicht Ihnen fundierte Entscheidungen zu Governance und Sicherheit.

Verhältnis von Erstellung zu Nutzung

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Abbildung des Verhaltens ist die Analyse des Verhältnisses zwischen erstellten und genutzten Dokumenten und Tools. Möglicherweise stellen Sie fest, dass zwar viele Dateien erstellt, aber nicht alle aktiv genutzt werden. Diese Diskrepanz kann Ineffizienzen im Workflow Ihres Teams aufdecken.

Um diese Verhältnisse zu bewerten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellte Elemente erfassen: Erfassen Sie die Anzahl der Dateien, Aufgaben oder Projekte, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden.
2. Nutzung messen: Analysieren Sie, wie oft diese Elemente von Ihrem Team aufgerufen oder verwendet werden.
3. Verhältnisse berechnen: Teilen Sie die Anzahl der aktiven Elemente durch die Gesamtzahl der erstellten Elemente, um das Nutzungsverhältnis zu ermitteln.

Ein niedriges Nutzungsverhältnis deutet darauf hin, dass Ihre Mitarbeitenden bestimmten Tools oder Dokumenten keinen Mehrwert beimessen. Diese Erkenntnis kann Ihnen helfen, Ihre Microsoft-365-Umgebung so anzupassen, dass sie besser zu den Anforderungen Ihres Teams passt.

Wenn Sie diese realen Verhaltenssignale erfassen, gehen Sie über Annahmen hinaus und gewinnen ein klareres Bild davon, wie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft 365 arbeiten. Dieses Wissen hilft Ihnen, Ihre Governance-Strategien gezielt anzupassen.

Abbildung der Mitarbeiteraktivitäten

Fokus auf Zusammenarbeit

Um in Microsoft 365 wirksam abzubilden, was Ihre Mitarbeitenden tatsächlich tun, sollten Sie den Fokus auf die Zusammenarbeit legen. Wenn Sie verstehen, wie Ihre Teams miteinander interagieren, können Sie verborgene Muster erkennen, die die Produktivität steigern. Beginnen Sie mit der Analyse von Kalenderaktivitätsdaten. Diese Daten liefern Erkenntnisse zur Dauer und Häufigkeit von Besprechungen sowie zur Anzahl der Teilnehmenden. Indem Sie beobachten, wie oft sich Ihre Teams treffen und wie lange, erkennen Sie Trends in der Zusammenarbeit.

Untersuchen Sie als Nächstes die Kommunikationsmuster. Die Analyse des E-Mail-Volumens und der Antwortzeiten zeigt, wie Teams miteinander interagieren. Ein hohes E-Mail-Aufkommen kann auf mangelnde Klarheit in der Kommunikation hindeuten. Achten Sie außerdem auf Anzeichen für Multitasking. Wenn Sie beobachten, wie viele Anwendungen während einer Besprechung gleichzeitig genutzt werden, können Sie die Effizienz der Zusammenarbeit besser einschätzen.

Dies sind einige zentrale Kennzahlen, die Sie bei der Messung der Zusammenarbeit in Microsoft 365 berücksichtigen sollten:

Mit diesen Kennzahlen gewinnen Sie ein klareres Bild davon, wie Ihre Mitarbeitenden zusammenarbeiten. Auf dieser Grundlage können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um die Teamarbeit und Kommunikation zu verbessern.

Microsoft 365-Kompetenzen der Mitarbeitenden

Zum Abbilden der Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden gehört auch, die Microsoft 365-Kompetenzen zu verstehen, die für eine wirksame Zusammenarbeit nötig sind. Eine aktuelle Studie ergab, dass 47 % der HR-Verantwortlichen die Kompetenzen identifiziert haben, die für bestimmte Stellen erforderlich sind, aber nur 28 % diese Kompetenzen einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet haben. Diese Lücke zeigt, wie wichtig es ist, Kompetenzdaten mit den Rollen der Mitarbeitenden abzustimmen.

Sie können die Fähigkeiten Ihres Teams mit Werkzeugen wie Skills Copilot stärken. Ein Skills Copilot-Administrator bei EmX Works erklärt, dass sich Kompetenzen in nur drei Klicks direkt im Profil einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters hinzufügen lassen. Mit dieser Funktion verwalten Sie Rollen und Ziele nahtlos in Microsoft Teams. Skills Copilot bietet eine kontinuierlich aktualisierte Datenbank mit Kompetenzdefinitionen und KI-generierten Rollenbeschreibungen. Diese Ressource hilft Ihnen, benutzerdefinierte Rollen zu erstellen und Kompetenzen wirksam Schulungsinhalten zuzuordnen.

Damit Ihre Teams erfolgreich arbeiten, sollten Sie sich auf diese grundlegenden Microsoft 365-Kompetenzen konzentrieren:

• Microsoft Teams souverän für eine effiziente Kommunikation nutzen.
• OneDrive für eine wirksame gemeinsame Arbeit an Dokumenten einsetzen.
• Planner und Microsoft To Do für eine bessere Aufgabenkoordination nutzen.
• Besprechungen über die Outlook-Integration effizient organisieren.

Wenn Sie diese Kompetenzen Ihren Mitarbeitenden zuordnen, fördern Sie ein produktiveres Arbeitsumfeld. Dieser Ansatz verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern befähigt Ihre Mitarbeitenden auch, die Microsoft 365-Werkzeuge wirksam einzusetzen.

Lücken finden

Richtlinie vs. Realität

Das Erkennen von Lücken zwischen Ihren Richtlinien und dem tatsächlichen Verhalten Ihrer Mitarbeitenden ist entscheidend für ein wirksames Governance-Modell in Microsoft 365. Viele Organisationen erstellen Richtlinien mit den besten Absichten, doch diese spiegeln oft nicht wider, wie die Menschen die Werkzeuge tatsächlich nutzen. Diese Diskrepanz kann zu Sicherheitslücken und Ineffizienz führen.

Ihre Organisation mag strenge Sicherheitsrichtlinien durchsetzen, dennoch greifen Mitarbeitende womöglich auf veraltete Geräte zurück. Diesen Geräten fehlen unter Umständen grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung. Diese Situation zeigt eine erhebliche Lücke zwischen den Sicherheitsfunktionen, für die Sie bezahlen, und deren tatsächlicher Umsetzung.

Hier sind einige häufige Lücken, auf die Sie stoßen könnten:

• Anti-Phishing und Safe Links ignorieren
• Schlecht konfigurierte Nachrichtenflussregeln
• Fehlendes Verständnis hybrider Setups
• Übermäßige Nutzung der Rolle Globaler Administrator
• Keine Aktivierung der Postfachüberwachung
• Fehlerhafte Verwaltung freigegebener Postfächer
• Aufbewahrungsrichtlinien ignorieren
• PowerShell nicht effektiv nutzen

Um diese Lücken zu schließen, müssen Sie Ihre Richtlinien an der tatsächlichen Nutzung messen. Beginnen Sie mit der Überprüfung Ihrer Richtlinien für die externe Freigabe. Diese Überprüfung hilft, die Freigabe sensibler Daten zu kontrollieren. Richten Sie ein Klassifizierungssystem für Daten ein, um deren Sensibilität zu kategorisieren. Außerdem sollten Sie die Zugriffssteuerungen prüfen, um sicherzustellen, dass sie sensible Daten angemessen schützen.

Vertraulichkeitsbezeichnungen helfen dabei, sensible Informationen zu klassifizieren und zu schützen. Passen Sie die Zugriffssteuerungen an diese Bezeichnungen an. Erzwingen Sie Einschränkungen für die Freigabe und Erstellung sensibler Daten, um Risiken zu minimieren. Planen Sie zusätzlich den Lebenszyklus sensibler Daten und der zugehörigen Zugriffssteuerungen. Ein Pilotprojekt vor dem vollständigen Rollout hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen.

Wenn Sie diese Schritte umsetzen, gleichen Sie Ihre Richtlinien besser an das tatsächliche Verhalten Ihrer Mitarbeitenden an. Diese Abstimmung erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern verbessert auch die Produktivität in Ihrer Organisation insgesamt.

Governance an das Verhalten anpassen

Kontrollen an die Nutzung anpassen

Um Ihre Governance zu stärken, müssen Sie Ihre Kontrollen in Microsoft 365 an das tatsächliche Nutzerverhalten anpassen. Diese Abstimmung stellt sicher, dass Ihre Richtlinien widerspiegeln, wie Ihre Mitarbeitenden mit der Plattform arbeiten. So verbessern Sie sowohl die Sicherheit als auch die Zufriedenheit der Nutzer.

Beginnen Sie damit, die aktuellen Governance-Säulen in Ihrer Organisation zu bewerten. Konzentrieren Sie sich auf diese zentralen Bereiche:

Wenn Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren, schaffen Sie ein Governance-Framework, das sich an der tatsächlichen Nutzung von Microsoft 365 durch Ihre Mitarbeitenden orientiert.

Als Nächstes sollten Sie adaptive Governance-Praktiken einführen. Diese Praktiken können Compliance und Nutzerzufriedenheit deutlich verbessern. Hier ist ein möglicher Zeitplan für Ihren Governance-Weg:

1. Grundlage und Bewertung (Monate 1–3): Richten Sie zentrale Zugriffssteuerungen und Compliance-Rahmenwerke ein. Stimmen Sie die Beteiligten so ab, dass Sicherheit und Produktivität der Nutzer im Gleichgewicht stehen. Schnelle erste Erfolge können Frust bei den Nutzern und Compliance-Risiken verringern.

2. Kernimplementierung (Monate 4–8): Setzen Sie rollenbasierte Zugriffssteuerungen und automatisierte Inhaltsorganisation ein. Führen Sie Compliance-Automatisierung und Schulungsprogramme ein. Diese Erweiterungen unterstützen die geschäftliche Zusammenarbeit und erfüllen zugleich die Bedürfnisse der Nutzer.

3. Erweiterte Optimierung (Monate 9–12): Nutzen Sie intelligente Automatisierung und erweiterte Analysen, um Zugriff und Inhaltsverwaltung zu optimieren. Dieser Schritt verbessert die Überwachung der Compliance und individualisiert Schulungen, was die Wirksamkeit der Governance steigert.

4. Kontinuierliche Exzellenz (laufend): Sichern Sie nachhaltige Governance durch fortlaufendes Monitoring und regelmäßige Optimierung. Passen Sie Ihre Maßnahmen anhand von Nutzerfeedback und Daten an. Nutzen Sie neue Microsoft 365-Funktionen, um sich wandelnden geschäftlichen und regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Um Ihre Kontrollen an die tatsächliche Nutzung anzupassen, sollten Sie gezielt bestimmte Governance-Kontrollen betrachten. Hier sind einige häufig abgestimmte Kontrollen in Microsoft 365-Umgebungen:

• Benutzerzugriffskontrolle: Dabei geht es um die Verwaltung von Zugriffsrechten, die Umsetzung des Least-Privilege-Prinzips und das Lebenszyklusmanagement.
• Schutz vor Schadsoftware: Eine konsistente Anwendung von Schutzmaßnahmen auf Endgeräten und in Diensten ist entscheidend.
• Verwaltung von Sicherheitsupdates: Halten Sie eine akzeptable Basis für Softwareupdates und das Lebenszyklusmanagement ein.

Um die Wirksamkeit Ihrer Governance-Kontrollen zu messen, sollten Sie folgende Schritte in Betracht ziehen:

1. Compliance überwachen: Nutzen Sie die Berichts- und Überwachungstools von Microsoft 365, um die Einhaltung der Governance-Richtlinien regelmäßig zu prüfen.
2. Überprüfen und anpassen: Bewerten Sie Ihren Governance-Plan laufend und aktualisieren Sie ihn, damit er sich an veränderte geschäftliche Anforderungen und Vorschriften anpasst.
3. KPIs definieren: Legen Sie Leistungskennzahlen für die Einführung und Nutzung von Microsoft 365 fest, um die Wirksamkeit zu messen.

Wenn Sie Ihre Governance an das tatsächliche Verhalten anpassen, befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden, effizienter zu arbeiten, ohne dabei die Sicherheit zu vernachlässigen. Dieser proaktive Ansatz steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch eine Kultur der Verantwortlichkeit in Ihrer Organisation.

Die Analyse von Teamaktivitäten in Microsoft 365 kann die Produktivität deutlich steigern. Sie können Werkzeuge wie Überwachungsprotokolle, Zusammenarbeitsmetriken und Skills Copilot nutzen, um Einblicke in das Verhalten Ihres Teams zu gewinnen.

Setzen Sie diese Strategien ein, um die Kommunikation zu straffen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Nutzen Sie beispielsweise die Funktion Intelligent Recap, um die asynchrone Kommunikation zu vereinfachen.

Als Nächstes sollten Sie diese Schritte prüfen, um Ihre Microsoft 365-Nutzung zu optimieren:

1. Konfiguration: Passen Sie die Einstellungen an, damit die Daten korrekt erfasst werden.
2. Analyse: Nutzen Sie TenantDetective™ für maßgeschneiderte Empfehlungen.
3. Health-Check: Führen Sie einen Microsoft 365 Health-Check durch, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Mit diesen Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation das Maximum aus ihrer Microsoft 365-Investition herausholt.

Häufige Fragen

Welche Werkzeuge kann ich verwenden, um Aktivitäten in Microsoft 365 zu erfassen?

Sie können Werkzeuge wie Microsoft Teams, SharePoint, Planner und Power Automate verwenden, um Teamaktivitäten effektiv nachzuverfolgen und auszuwerten.

Wie greife ich auf Überwachungsprotokolle in Microsoft 365 zu?

Sie können auf Überwachungsprotokolle über das Microsoft Purview-Compliance-Portal zugreifen. Wechseln Sie zum Bereich „Überwachung“, um Benutzeraktivitäten und Ereignisse einzusehen.

Welche Bedeutung hat die Analyse des Verhältnisses von Erstellung zu Nutzung?

Diese Analyse hilft Ihnen zu erkennen, welche Dokumente oder Werkzeuge Ihr Team tatsächlich nutzt. Diese Erkenntnisse können Verbesserungen bei den Arbeitsabläufen anstoßen.

Wie kann ich die Zusammenarbeit in meinem Team verbessern?

Konzentrieren Sie sich darauf, die Kommunikation über Microsoft Teams und Outlook zu stärken. Fördern Sie regelmäßige Besprechungen und nutzen Sie gemeinsame Dokumente für eine bessere Teamarbeit.

Was sind Vertraulichkeitsbezeichnungen, und warum sind sie wichtig?

Vertraulichkeitsbezeichnungen klassifizieren Daten nach ihrer Vertraulichkeitsstufe. Sie helfen, sensible Informationen zu schützen, indem sie Zugriffs- und Freigabeberechtigungen steuern.

Wie erkenne ich Lücken zwischen Richtlinie und Realität?

Führen Sie regelmäßige Prüfungen des Nutzerverhaltens durch und vergleichen Sie es mit Ihren festgelegten Richtlinien. So erkennen Sie Abweichungen und können entsprechend nachsteuern.

Was ist adaptive Governance in Microsoft 365?

Adaptive Governance bedeutet, Richtlinien und Kontrollen anhand des tatsächlichen Nutzerverhaltens anzupassen. So erhöhen Sie die Sicherheit und verbessern gleichzeitig die Zufriedenheit der Nutzer.

Wie oft sollte ich meine Microsoft 365-Governance-Richtlinien überprüfen?

Sie sollten Ihre Governance-Richtlinien mindestens einmal pro Quartal überprüfen. Regelmäßige Bewertungen stellen sicher, dass Ihre Richtlinien weiterhin relevant und wirksam sind, um die Bedürfnisse der Benutzer zu erfüllen.