SharePoint-Navigation im Überblick: Ein Leitfaden für eine effektive Website-Struktur

Von Mirko Peters · 2026-04-23

Wenn es in einer vielbeschäftigten Organisation darum geht, Aufgaben zu erledigen, ist das Finden von Inhalten genauso wichtig wie die Inhalte selbst. Genau hier setzt die SharePoint-Navigation an …

Automatisch mit KI aus dem Originalbeitrag übersetzt. Englisches Original lesen

Wenn es in einer vielbeschäftigten Organisation darum geht, Aufgaben zu erledigen, ist das Auffinden von Informationen genauso wichtig wie die Informationen selbst. Genau hier setzt die SharePoint-Navigation an. Eine gut strukturierte Website sorgt dafür, dass Mitarbeitende tatsächlich finden, was sie brauchen – Dokumente, Dashboards, Projektpläne und mehr –, ohne in Panik die IT anrufen zu müssen.

SharePoint ist ein zentraler Bestandteil der Microsoft 365-Familie und arbeitet eng mit Werkzeugen wie Teams und Outlook zusammen. So leistungsfähig all diese Tools sind, zeichnet sich SharePoint dadurch aus, dass Sie interne Websites genau so aufbauen und gestalten können, wie Ihr Team arbeitet.

Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen der SharePoint-Navigation: welche Elemente Nutzer von A nach B bringen, wie Menüs und Menüleisten tatsächlich funktionieren und wie Sie verhindern, dass Ihre Website zum Labyrinth wird. Sie erfahren, warum das für Produktivität, Akzeptanz der Website und Ordnung im Umfeld wichtig ist. Außerdem behandeln wir bewährte Vorgehensweisen, praktische Tipps und erweiterte Funktionen, damit Sie für alle in Ihrer Organisation eine solide SharePoint-Erfahrung schaffen können, ob für Endanwender oder Websiteadministratoren.

SharePoint Online-Navigationsstruktur verstehen

Sich in SharePoint Online zurechtzufinden bedeutet nicht nur ansprechendes Webdesign oder schöne Seiten. Es geht vor allem darum, Menschen schnell mit dem zu verbinden, was sie brauchen. Im Kern steht die Navigationsstruktur: die Menüs, Leisten und Links, die sich durch jede SharePoint-Website ziehen. Ob Sie als gelegentlicher Nutzer kurz einen Kalender aufrufen oder als Administrator einen neuen Hub für Ihr Team einrichten: Das Verständnis dieser Navigationselemente ist unerlässlich.

SharePoint gliedert die Navigation in Ebenen. Ganz oben liegen die übergreifenden Organisationswerkzeuge, darunter folgen websitespezifische Menüs und Schnelllinks. Die Anordnung dieser Elemente, also das App-Startprogramm, die obere Navigationsleiste und das linke Websitemenü, führt Nutzer durch einen logischen Ablauf und reduziert unnötige Klicks und Verwirrung.

Warum sollte Sie das interessieren? Weil gute Navigation weit mehr ist als Komfort. Sie wirkt sich auf alles aus, von der Akzeptanz (nutzen die Leute Ihre Website tatsächlich oder meiden sie sie?) bis zur Governance (behalten Sie den Überblick, wenn die Umgebung wächst?). Ein klares Verständnis der grundlegenden Navigationsstruktur bildet außerdem eine solide Basis für Anpassungen. So folgen Sie nicht einfach nur den Mustern von Microsoft, sondern gestalten die Navigation passend zu Ihrer Realität, sei es eine kleine Projektgruppe oder ein gesamtes Unternehmen. Gleich gehen wir die einzelnen Elemente genauer durch. Zuerst verschaffen wir uns jedoch einen Überblick über die wichtigsten SharePoint-Werkzeuge zur Online-Navigation.

Das App-Startprogramm von Office 365 und die obere Navigationsleiste

Das App-Startprogramm von Office 365 (bzw. Microsoft 365) ist das Raster aus neun Punkten, das Sie in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms finden. Ein Klick darauf öffnet ein Menü mit zentralen Microsoft-Apps wie SharePoint, Teams, Outlook und sogar Power BI und macht Ihren gesamten digitalen Arbeitsplatz zugänglich. Betrachten Sie es als zentralen Einstieg in die Microsoft-Welt, ganz ohne Lesezeichen.

Direkt darunter verläuft die obere Navigationsleiste über jede SharePoint-Website. Sie bietet Zugriff auf websiteübergreifende Werkzeuge und je nach Konfiguration auch auf organisationsweite Links (sofern Sie die Hubnavigation nutzen). Während das App-Startprogramm dem Wechsel zwischen großen Apps dient, konzentriert sich die obere Navigationsleiste darauf, sich innerhalb und zwischen SharePoint-Websites oder über verwandte Projekte hinweg reibungslos zu bewegen.

Visuelle Hinweise wie Symbole, Text und Dropdown-Menüs helfen dabei, den Weg der Nutzer zu vereinfachen. Viele Organisationen passen diese Leisten an ihr Branding und ihre Prioritäten an, doch standardmäßig bieten sie bereits eine verlässliche Struktur. Wer lernt, das App-Startprogramm und die obere Menüleiste gezielt zu nutzen, erleichtert Endanwendern und Websitebesitzern gleichermaßen die Arbeit und vermeidet verlorene Zeit und endloses Suchen. Ähnlich wie bei der Erkundung der Teams-Erweiterbarkeit in diesem praxisnahen Leitfaden gilt: Gut konfigurierte Einstiegspunkte sorgen insgesamt für bessere Arbeitsabläufe.

Wichtige Navigationsmenüs in SharePoint: linkes Menü und Fußzeile

Nachdem Sie die grundlegende Struktur der SharePoint-Navigation festgelegt haben, geht es um die alltäglichen Einstiegspunkte, die Ihr Team am häufigsten nutzt: die linke Navigation und das Fußzeilenmenü. Diese Menüs machen aus SharePoint mehr als eine einfache Dokumentbibliothek. Sie werden zu einem funktionierenden digitalen Arbeitsbereich, in dem sich Anwender gern umsehen.

Das linke Menü, manchmal auch Schnellstart genannt, befindet sich seitlich auf Ihrer Website. Es bietet eine Spalte mit Links und Bereichen, die Sie an die Routinen und Prioritäten Ihres Teams anpassen können. Auf den meisten Team- oder Kommunikationswebsites sehen Anwender es als Erstes, sobald sie die Seite öffnen. Richtig eingerichtet führt es Besucher zu den Tools, Listen und Seiten, auf die sie täglich angewiesen sind.

Unten finden Sie die Fußzeilennavigation. Diese Option ist besonders in Kommunikationswebsites und öffentlichen Intranets wertvoll. Sie wirkt vielleicht nicht so auffällig, bietet Ihnen aber einen verlässlichen Platz für unverzichtbare Links, die überall erscheinen müssen, etwa für Richtlinien, Datenschutzhinweise oder Kontaktdaten. Sowohl das linke Menü als auch die Fußzeile tragen wesentlich zur Websitestruktur bei und übernehmen jeweils eine eigene Rolle auf dem Weg der Anwender. Im Folgenden zeigen wir, wie Sie diese zentralen Navigationselemente anpassen und optimal nutzen, damit die SharePoint-Erfahrung reibungsloser wird.

Die linke Navigation für eine bessere Benutzererfahrung optimieren

• Links gezielt anordnen: Platzieren Sie die meistgenutzten Einträge oben, damit weniger gescrollt und gesucht werden muss. So verlieren Ihre Teammitglieder keine Zeit beim Finden der Dokumente und Tools, die sie täglich brauchen.
• Zusammengehörige Inhalte gruppieren: Verwenden Sie Überschriften, um verschiedene Arten von Links zu trennen, etwa Projektbibliotheken und Teamkalender. Eine logische Gruppierung schafft einen intuitiven Weg für Anwender.
• Veraltete Links ausblenden oder entfernen: Halten Sie das Navigationsmenü übersichtlich, indem Sie nicht genutzte oder verwirrende Einträge entfernen. So werden Anwender nicht abgelenkt oder in Sackgassen geschickt.
• Klare, einfache Bezeichnungen verwenden: Vermeiden Sie Fachjargon und formulieren Sie Linkbezeichnungen so eindeutig, dass jeder weiß, was ihn nach dem Klick erwartet.
• Feedback der Anwender einholen: Fragen Sie Ihr Team, was die Navigation erleichtern würde, und passen Sie das Menü bei Bedarf an. Kontinuierliches Feedback hilft, das Menü an die tatsächlichen Anforderungen anzupassen.

Warum das Fußzeilenmenü in Kommunikationswebsites wichtig ist

Das Fußzeilenmenü in SharePoint dient vor allem Konsistenz und Zugänglichkeit. Es befindet sich unten auf jeder Seite der Website, besonders in Kommunikationswebsites, und ist der ideale Ort für universelle Links wie Nutzungsbedingungen, Datenschutzrichtlinien oder Firmenverzeichnisse. Das Menü bleibt auch beim Scrollen sichtbar und bietet so einen verlässlichen Weg zu zentralen Ressourcen.

Die Fußzeilennavigation glänzt in öffentlichen oder unternehmensweiten Intranets. Sie stärkt das Branding und die Compliance und sorgt dafür, dass wichtige Informationen immer nur einen Klick entfernt sind. Da Anwender diese Platzierung aus dem übrigen Web gewohnt sind, suchen sie rechtliche oder Support-Links dort ganz selbstverständlich. Für Organisationen, die Barrierefreiheits- oder Branding-Vorgaben erfüllen müssen, ist ein gut strukturiertes Fußzeilenmenü ein unverzichtbarer Bestandteil des SharePoint-Navigationswerkzeugs.

Best Practices für die Planung der SharePoint-Navigationsstruktur

Seien wir ehrlich: Auf Websites mit chaotischer Navigation geht die Produktivität verloren. Der Schlüssel zu zufriedenen Teams und reibungslosen Abläufen ist, die Navigationsstruktur zu planen, bevor Sie überall Listen und Seiten hinzufügen. In SharePoint ersparen Sie sich mit dieser Vorarbeit später viel Support-Aufwand.

Durchdachtes Navigationsdesign beginnt damit, die Ziele Ihrer Organisation, die Bedürfnisse der Anwender und das erwartete Wachstum der Websites zu verstehen. Ohne Plan mag das bei der Küchenschublade funktionieren, für digitale Arbeitsplätze skaliert es jedoch nicht. Erfahrene Administratoren gehen deshalb immer von oben nach unten vor, erfassen die Beziehungen zwischen den Websites und holen die Zustimmung verschiedener Abteilungen ein, bevor sie Menüs anfassen.

Klare Navigation bedeutet nicht nur weniger Frust. Sie fördert Zusammenarbeit und Vertrauen, besonders wenn Teams wachsen oder sich über mehrere Websites verteilen. Diese Klarheit ist entscheidend für eine wirksame Kommunikation über Hub-Websites und unterstützt die Governance, ähnlich wie starke Rahmenwerke in Teams, wie in diesem Leitfaden zur Teams-Governance beschrieben. Als Nächstes erhalten Sie Tipps auf Expertenniveau und erfahren, wie Virtualisierung, Mega-Menüs und gezielte Links Ihre SharePoint-Navigation verbessern können.

Tipps für die Planung von SharePoint-Websites und die Vermeidung von Navigationsfallen

• Menütiefe begrenzen: Vergraben Sie wichtige Seiten nicht mehrere Ebenen tief. Zwei oder drei Ebenen reichen in der Regel für einen klaren Zugriff aus.
• Klare, beschreibende Bezeichnungen verwenden: Verzichten Sie auf Abkürzungen und interne Insider-Begriffe. Alle Benutzer sollten genau wissen, wohin ein Link führt.
• Doppelte Links vermeiden: Platzieren Sie jede Seite oder Ressource nur an einer Stelle, um Verwirrung und Unübersichtlichkeit zu vermeiden.
• Zukünftiges Wachstum einplanen: Strukturieren Sie die Navigation so, dass das Hinzufügen neuer Projekte oder Seiten Ihre Menüstruktur nicht sprengt.
• Mit echten Benutzern testen: Frühes Feedback hilft Ihnen, verwirrende Stellen zu erkennen und Probleme vor dem Start zu beheben. Berücksichtigen Sie außerdem Sicherheit und Berechtigungs-Governance, wie in den Best Practices zur Copilot-Governance beschrieben.

Mega-Menüs, Bezeichnungen und Zielgruppenausrichtung für mehr Klarheit

• Mega-Menüs: Diese eignen sich hervorragend, um viele Links in Abschnitten und Spalten unter einem einzigen Dropdown zu gliedern, damit Benutzer nicht überfordert werden. Mega-Menüs bewähren sich besonders bei großen Hubs, in denen mehrere Abteilungen oder Themen zusammenkommen.
• Einheitliche Bezeichnungen: Verwenden Sie in allen Menüs dieselbe klare, einfache Sprache. Das reduziert Verwirrung, schafft Erwartungssicherheit und stellt sicher, dass Benutzer bei jedem Klick wissen, was sie erwartet.
• Zielgruppenausrichtung: Personalisieren Sie die Navigation, indem Sie bestimmte Links nur relevanten Gruppen anzeigen, etwa Führungskräften, Abteilungen oder externen Mitarbeitern. So sehen Menschen, was für sie wichtig ist, und können den Rest überspringen. Das verringert Unübersichtlichkeit und Informationsüberlastung.

Wahl zwischen Website- und Hub-Navigation

Beim Aufbau von SharePoint müssen Sie entscheiden, ob Sie die Navigation auf Website-Ebene belassen oder alles über die Hub-Navigation verbinden. Die Website-Navigation gibt Ihnen die volle Kontrolle über das Menü der jeweiligen Website und eignet sich daher ideal für kleinere Teams oder fokussierte Projekte. Hubs hingegen ermöglichen es, gemeinsame Menülinks über viele zusammengehörige Websites hinweg zu zentralisieren. Stellen Sie es sich vor wie den Unterschied zwischen einem Autobahnnetz und einer einzelnen Ortsstraße.

Die Hub-Navigation ist skalierbar und eignet sich hervorragend für größere Organisationen, da sie die Konsistenz wahrt und die Verwaltung über mehrere Websites hinweg vereinfacht. Dieses Modell macht die Bereitstellung von Updates und die Pflege organisationsweiter Standards mühelos. Die Website-Navigation hat weiterhin ihren Platz für eigenständige, besondere Projekte oder Gruppen, die ihre Links nicht mit dem restlichen Unternehmen teilen müssen. Ihre Entscheidung hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Projektkomplexität und dem Bedarf an standardisiertem Zugriff auf gemeinsame Ressourcen in SharePoint Online and 365 ab.

SharePoint-Navigation mit Symbolen, Links und Zielgruppenausrichtung verbessern

Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie Ihre SharePoint-Navigation mit einigen visuellen und funktionalen Erweiterungen auf die nächste Stufe heben. Symbole, Emojis und intelligente Links lassen Ihre Website nicht nur attraktiver wirken, sondern machen auf einen Blick deutlich, worum es geht, und erleichtern Benutzern das Finden.

Visuelle Hinweise wie Symbole helfen Menschen, die Bilder schneller verarbeiten als Text. Emojis verleihen Ihrer Navigation eine frische, freundliche Note. Die Verbesserungen betreffen jedoch nicht nur das Aussehen. Sie machen Ihren digitalen Arbeitsbereich intuitiver und senken den mentalen Aufwand, um wichtige Informationen zu finden, besonders für neue Benutzer oder Personen, die von einem anderen Intranet kommen.

Praktisch betrachtet ist der Umgang mit Links ebenso wichtig wie die Menüs selbst: die richtigen Berechtigungen festlegen, sicherstellen, dass interne und externe Links wie vorgesehen funktionieren, und entscheiden, ob Links in neuen Tabs geöffnet werden. Durchdachtes Linkmanagement bedeutet weniger defekte Links, mehr Sicherheit und insgesamt ein reibungsloseres Erlebnis. Als Nächstes finden Sie detaillierte Tipps, wie Sie die Navigation mit visuellen Elementen verbessern und das Verhalten Ihrer Links optimieren.

Navigation durch Symbole und Emojis besser lesbar machen

• Passende Symbole wählen: Verwenden Sie Symbole, die die Funktion des Menüpunkts direkt widerspiegeln, etwa ein Kalendersymbol für Termine, damit Benutzer Abschnitte sofort erkennen.
• Einheitliche Gestaltung anwenden: Bleiben Sie beim gleichen Symbolstil oder Emoji-Stil auf Ihrer gesamten Website. Das schafft Vertrauen und vermeidet ein unruhiges Erscheinungsbild.
• Barrierefreiheit sicherstellen: Ergänzen Sie Ihre Symbole und Emojis immer um beschreibenden Text, damit Nutzende mit Screenreadern oder Sehbeeinträchtigungen nicht ausgeschlossen werden. So wird die SharePoint-Erfahrung für Ihr gesamtes Team wirklich inklusiv.

Best Practices für Linkverwaltung: Stammzugriff, Berechtigungen und neue Registerkarten

• Interne und externe Links klar kennzeichnen: Verwenden Sie visuelle Hinweise, etwa Symbole für externe Links, damit Nutzende erkennen, wenn sie Ihre SharePoint-Website verlassen.
• Berechtigungen sorgfältig festlegen: Prüfen Sie noch einmal genau, wer auf jede Bibliothek oder Seite zugreifen kann. Defekte oder eingeschränkte Links führen zu Sackgassen und Frust.
• Verhalten für neue Registerkarten steuern: Legen Sie für externe Websites fest, dass Links in einer neuen Registerkarte geöffnet werden. So bleibt Ihre SharePoint-Website für Nutzende griffbereit. Bei internen SharePoint-Links sorgt das Öffnen in derselben Registerkarte für ein durchgängiges Nutzungserlebnis.
• Alle Links regelmäßig testen: Gehen Sie nach Updates am besten zur Gewohnheit über, Ihre Menülinks durchzuklicken. Defekte Links frühzeitig zu finden, erspart allen Beteiligten viel Ärger.

Über die Grundlagen hinaus: Was Experten über die SharePoint-Navigation wissen

• Hub-Kommunikation nutzen: Experten setzen die Hub-Navigation ein, um Branding, Berechtigungen und Links in komplexen Umgebungen zu vereinheitlichen. So entsteht ein nahtloses Erlebnis, wenn Nutzende von Website zu Website wechseln.
• Für Skalierung strukturieren: Verzichten Sie darauf, jede Änderung fest zu codieren. Bauen Sie die Navigation so auf, dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Nutzen Sie nach Möglichkeit Vorlagen, Inhaltstypen und verwaltete Navigation.
• Barrierefreiheit konsequent berücksichtigen: Erfahrene Administratoren stellen Tastaturnavigation, kontrastreiche Darstellung und korrekte ARIA-Bezeichnungen für alle Nutzenden in den Mittelpunkt, auch für Personen, die auf Screenreader angewiesen sind.
• Suchgestützte Navigation priorisieren: Professionell gestaltete Websites nutzen Metadaten, aussagekräftige Benennungen und Tags konsequent. So finden Nutzende Inhalte schnell, selbst wenn die Menüs mit dem Wachstum nicht Schritt halten.
• Feedback auswerten und darauf reagieren: Experten richten Feedbackschleifen, Analysen und regelmäßige Überprüfungen ein, um zu sehen, was funktioniert oder angepasst werden muss. Das ist ein fortlaufender Prozess und kein einmaliges Einrichten, ähnlich wie ein durchdachtes Teams-Governance-Konzept, wie in diesem Leitfaden zum Erfolg beschrieben.

Was Sie über kommende SharePoint-Navigationsfunktionen wissen sollten

• Verbesserungen bei der Menüanpassung: Microsoft arbeitet weiter an flexibleren Menübearbeitungs- und Branding-Optionen, damit Ihre SharePoint-Websites noch persönlicher und markenkonform wirken.
• Bessere Optionen für Zielgruppen: Neue Funktionen erleichtern es, den richtigen Personen die richtigen Links anzuzeigen, und zwar im Einklang mit Ihrer Governance und Ihren Sicherheitsvorgaben.
• Werkzeuge für Barrierefreiheit und Compliance: Erwarten Sie weitere integrierte Prüfungen für den Kontrast der Navigation, die Unterstützung von Screenreadern und die ARIA-Kennzeichnung. Ziel ist es, Organisationen dabei zu unterstützen, WCAG und unternehmensweite Standards zu erfüllen.
• Governance-Integrationen: Achten Sie auf aktualisierte Steuerungsmöglichkeiten, mit denen Administratoren Berechtigungen und die Konsistenz der Navigation verwalten können. Sie ähneln dem Ansatz, der in diesem Leitfaden zur Copilot-Bereitstellung behandelt wird.

Zusammenfassung: SharePoint-Schulungen, Tipps und das Wichtigste in Kürze

Kurz gesagt: Eine durchdachte SharePoint-Navigation ist das Rückgrat jedes produktiven digitalen Arbeitsplatzes. Beginnen Sie mit einem strukturierten, intuitiven Menü. Ergänzen Sie es um durchdachte Verbesserungen wie Symbole und Zielgruppensteuerung. Planen Sie sorgfältig, passen Sie die Navigation an, wenn Ihr Team wächst, und vergessen Sie regelmäßige Schulungen und Feedbackschleifen nicht.

Kontinuierliches Lernen in SharePoint, sei es durch interne Sitzungen, Microsoft-Schulungen oder Leitfäden wie diesen, zahlt sich aus: Teams werden selbstsicherer und es gibt weniger Supportanfragen. Für fortgeschrittene Nutzende, die tiefer einsteigen möchten, lohnt sich ein Blick auf verwandte SharePoint- und Microsoft-365-Ressourcen zur kontinuierlichen Verbesserung. Und wenn Sie mehr wissen möchten, sehen Sie sich die Empfehlungen zum Microsoft-Copilot-Training an und teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren, damit das Wissen im ganzen Team weiterfließt.