Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites

Von Mirko Peters · 2026-04-16 · Aktualisiert 2026-07-28

Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites aufbauen: Erstellung, Verantwortung, Überprüfung, Archivierung und sichere Zusammenarbeit in Microsoft 365.

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Die Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites legt fest, wie Websites angefordert, verantwortet, überprüft, aufbewahrt, archiviert und gelöscht werden. Benennen Sie zuerst einen verantwortlichen Fachverantwortlichen, nutzen Sie einheitliche Websitevorlagen und Zugriffsgruppen, überprüfen Sie inaktive Websites regelmäßig und treffen Sie Aufbewahrungsentscheidungen, bevor Inhalte schwer zu finden, zu schützen oder zu entfernen sind.

Wenn Sie schon einmal erlebt haben, wie SharePoint-Websites wild wuchern – verstreut, immer mehr und halb vergessen –, sind Sie nicht allein. Ohne solide Governance zehrt dieser Wildwuchs an der Produktivität, während Daten verloren gehen, offengelegt werden oder schlicht in Vergessenheit geraten. Genau hier setzt die Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites an: Sie beendet das Chaos mit Regeln, klaren Verantwortlichkeiten und Automatisierung, um Websites von Anfang bis Ende zu verwalten.

Lebenszyklus-Governance ist kein Selbstzweck für mehr Ordnung. Sie schützt Ihre Daten, hilft allen, das Gesuchte schnell zu finden, und hält Compliance-Probleme in Schach. Dieser Leitfaden behandelt die Grundlagen: was der Lebenszyklus einer Website wirklich bedeutet, wie Sie Risiken wie Datenabfluss vermeiden und was nötig ist, um eine Website von der Erstellung bis zur Außerbetriebnahme zu steuern. Sie erfahren, auf welchen Säulen gute Governance ruht, welche Vorgehensweisen sich für Websiteanforderungen bewähren, wie Sie inaktive Websites handhaben und wie Sie Teams und SharePoint für nahtlose Zusammenarbeit synchron halten. Alles, was Sie brauchen, um Wildwuchs in einen sicheren, gut organisierten digitalen Arbeitsplatz zu verwandeln – legen wir los.

Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites

Definition: Die Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites ist die systematische Praxis, Richtlinien, Rollen, Prozesse und Technologien zu definieren, umzusetzen und zu verwalten, die Erstellung, Nutzung, Pflege und Außerbetriebnahme von SharePoint-Websites steuern. Ziel ist es, Compliance, Informationsqualität, Sicherheit und Geschäftswert über den gesamten Lebenszyklus jeder Website sicherzustellen.

Kurze Erklärung

Eine wirksame Lebenszyklus-Governance für SharePoint-Websites bringt IT-Kontrollen und Geschäftsbedürfnisse in Einklang, indem sie klare Vorgaben festlegt für die Bereitstellung von Websites, Benennungs- und Metadatenstandards, Berechtigungsmodelle, Aufbewahrung und Archivierung von Inhalten, Überwachung und Berichterstattung sowie die Außerbetriebnahme. Sie weist Verantwortlichkeiten zu (Websitebesitzer, Governance-Gremium, Administratoren), automatisiert wiederkehrende Durchsetzung, wo möglich, und nutzt regelmäßige Überprüfungen und KPIs, um Richtlinien anzupassen. Wer Lebenszyklus-Governance beherrscht, reduziert Wildwuchs, minimiert Risiken, verbessert Auffindbarkeit und Compliance und stellt sicher, dass SharePoint-Websites dauerhaft Mehrwert für das Unternehmen liefern.

Verständnis der Lebenszyklusverwaltung für SharePoint-Websites

Der Lebenszyklus einer SharePoint-Website umfasst den gesamten Weg, den eine Website nimmt: vom ersten Anstoß zur Erstellung über die aktive Nutzungsphase bis zur Archivierung oder Löschung. Er beginnt, wenn jemand eine neue Website anfordert, wächst mit zunehmenden Inhalten und Nutzern und endet, wenn die Website nicht mehr benötigt wird oder inaktiv wird.

Warum ist das wichtig? Wenn Sie Websites unbegrenzt bestehen lassen, wird es schnell unübersichtlich. Nicht benötigte Daten belegen Speicherplatz, und geheime oder sensible Informationen können unbemerkt durchrutschen. Eine sauber umgesetzte Lebenszyklusverwaltung legt fest, wann eine Website erstellt wird, wie lange sie bestehen soll und was geschehen muss, bevor sie entfernt wird.

Übergänge im Lebenszyklus erfolgen aus verschiedenen Gründen: Das Projekt ist abgeschlossen, Teammitglieder wechseln, ein neues System ersetzt ein altes oder eine Website bleibt über einen bestimmten Zeitraum unberührt. Inaktivität – erkennbar etwa an fehlenden Anmeldungen oder Dateiänderungen – ist ein wesentlicher Auslöser für eine Überprüfung.

Die Verwaltung von Lebenszyklen ist für Compliance und Sicherheit entscheidend, da Vorschriften häufig eine rechtzeitige Archivierung oder Löschung bestimmter Daten verlangen. Außerdem erleichtert sie den Nutzern die Arbeit: Sie verbringen weniger Zeit damit, in alten, veralteten Websites zu suchen, und mehr Zeit mit der Zusammenarbeit an dem, was wirklich zählt. Klare Auslöser und automatisierte Richtlinien halten Ihr Ökosystem gesund und helfen Ihnen, gesetzliche und geschäftliche Verpflichtungen einzuhalten.

Die zentralen Säulen der SharePoint-Website-Governance

1. Richtlinienentwicklung: Jedes solide Governance-Programm beginnt mit klar dokumentierten Richtlinien für Erstellung, Nutzung, Aufbewahrung und Löschung von Websites. Dazu gehört, festzulegen, wer eine Website beantragen darf, wie Daten klassifiziert werden und welche Benennungskonventionen gelten. Gute Richtlinien schaffen die Grundlage für ein vorhersehbares, sicheres Websitemanagement.
2. Lebenszyklus-Automatisierung: Manuelle Prozesse öffnen Fehlern und vergessenen Websites Tür und Tor. Hier setzt Automatisierung an: Sie starten Überprüfungen von Websites, versenden Ablauferinnerungen und archivieren oder löschen inaktive Websites sogar mit minimalem Eingriff der IT. So bleibt Ihre Umgebung aufgeräumt, und Ihre Administratoren können sich auf Aufgaben konzentrieren, die tatsächlich menschliches Zutun erfordern.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten: Klar definierte Rollen sind entscheidend. Von Websitebesitzern über Administratoren bis hin zu Compliance-Beauftragten muss jeder genau wissen, was von ihm erwartet wird. Wenn Sie diese Aufgaben abbilden, etwa mit einem RACI-Diagramm, verhindern Sie Lücken und Überschneidungen und sorgen für durchgängige Verantwortlichkeit über den gesamten Lebenszyklus einer Website. Praxisnahe Tipps zur Abstimmung von Rollen und Leitplanken finden Sie in diesem Beitrag zur Teams-Governance.
4. Compliance-Kontrollen: Sicherheits- und rechtliche Anforderungen treiben einen Großteil der Governance voran. Mit Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien schützen Sie Ihre wertvollsten Informationen und entlasten zugleich die Prüfer. Kontrollen stellen sicher, dass nur die richtigen Personen aus den richtigen Gründen auf die richtigen Daten zugreifen und dass Datensätze fristgerecht aufbewahrt oder vernichtet werden.

Diese Säulen sichern die Grundlagen ab und helfen Ihnen, bei Ihrer eigenen SharePoint-Einführung Prioritäten zu setzen. Vernachlässigen Sie eine davon, riskieren Sie, wieder im Chaos zu landen.

Bewährte Methoden für die Erstellung und Genehmigung von SharePoint-Websites

1. Anforderungsworkflows einrichten: Legen Sie einen standardisierten Prozess fest, über den Benutzer neue Websites beantragen können. Ob als Formular oder als Workflow in Power Platform: So wird sichergestellt, dass jede Website vor der Freigabe genehmigt wurde. Wenn Sie dies automatisieren, wie in der Kontrolle von Teams- und SharePoint-Wildwuchs beschrieben, gehören vergessene E-Mail-Anfragen der Vergangenheit an, und der Prozess bleibt reibungslos und nachvollziehbar.
2. Genehmigungsschritte an Richtlinien ausrichten: Nur Websites, die den Unternehmensstandards entsprechen, sollten grünes Licht erhalten. Prüfen Sie den vorgesehenen Verwendungszweck, die Sensibilität der Daten und ob bereits eine ähnliche Website existiert. Genehmigende Personen sollten nach doppelten Anträgen Ausschau halten und sicherstellen, dass der richtige Besitzer eingebunden ist.
3. Websitevorlagen nutzen: Vorkonfigurierte Websitevorlagen sorgen für Einheitlichkeit bei Erscheinungsbild, Berechtigungen und Metadaten. Niemand möchte zusammengewürfelte Websites im Umlauf haben. Vorlagen sparen Zeit und garantieren die Einhaltung von Branding-, Kennzeichnungs- und Datenschutzstandards.
4. Namenskonventionen durchsetzen: Standardisieren Sie Websitenamen, damit sie leicht zu erkennen sind. Das erleichtert die Suche, das Reporting und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Beginnen Sie Websitenamen beispielsweise mit einem Präfix für Abteilung oder Geschäftseinheit. Das ist einfach und dennoch sehr wirkungsvoll.
5. Genehmigungen und Benachrichtigungen automatisieren: Nutzen Sie Werkzeuge wie Power Automate, um Benachrichtigungen für Prüfer auszulösen, Antragsteller über den Status zu informieren und Genehmigungen bei Bedarf eskalieren zu lassen. Automatisierung verringert Engpässe und hält alle auf dem Laufenden.

Mit diesen Praktiken reduzieren Sie den Website-Wildwuchs deutlich, vermeiden Doppelungen und schaffen eine SharePoint-Umgebung, die Ihr Team tatsächlich unterstützt, statt es zu behindern.

Zentrale Vorteile der Erstellung und Genehmigung von SharePoint-Websites

Ein formaler Prozess für Erstellung und Genehmigung von Websites im Rahmen der Lebenszyklus-Governance von SharePoint bringt messbare Vorteile in den Bereichen Sicherheit, Compliance, Benutzerfreundlichkeit und Kostenkontrolle.

• Einheitliche Governance und Standards — Erzwingt Namenskonventionen, Vorlagenauswahl, Metadatenrichtlinien und Aufbewahrungsregeln, damit Websites den Organisationsstandards entsprechen.
• Verbesserte Sicherheit und Zugriffskontrolle — Stellt sicher, dass bei der Erstellung die passenden Berechtigungen vergeben werden und sensible Inhalte standardmäßig geschützt sind. So werden überexponierte Websites reduziert.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Prüfbarkeit — Liefert eine nachvollziehbare Historie von Genehmigungen und Bereitstellungsaktionen, um gesetzliche, regulatorische und interne Prüfanforderungen zu erfüllen.
• Lebenszyklusverwaltung und Kostenkontrolle — Ermöglicht automatische Klassifizierung, Überprüfung und Ablaufrichtlinien, um ungenutzte Websites zu archivieren oder zu löschen. Das senkt Speicher- und Wartungskosten.
• Bessere Auffindbarkeit von Inhalten — Standardvorlagen und bei der Erstellung angewendete Metadaten verbessern die Suche und erleichtern es Benutzern, relevante Inhalte zu finden.
• Weniger Wildwuchs und Doppelarbeit — Genehmigungsschritte verhindern unnötige oder doppelte Websites, indem Anfragen über eine zentrale Prüfung und Entscheidung geleitet werden.
• Schnelleres Onboarding und einheitliche Benutzererfahrung — Vorab genehmigte Vorlagen und Bereitstellungsworkflows beschleunigen die Einrichtung von Websites und sorgen für eine vorhersehbare Benutzeroberfläche und Struktur.
• Bessere Zusammenarbeit und ausgewogene Governance — Verbindet die Agilität der Fachbereiche mit zentraler Kontrolle. So ist Zusammenarbeit möglich, ohne dass die Steuerung verloren geht.
• Automatisierte Berichte und Metriken — Erfasst die Erstellung von Websites, Genehmigungen und Lebenszyklusereignisse, um Governance-Metriken zu erzeugen und die kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen.
• Risikominderung — Eine frühzeitige Prüfung von Zweck und Vertraulichkeit einer Website hilft, rechtliche, datenschutzrechtliche und sicherheitsrelevante Risiken zu erkennen und zu minimieren, bevor Inhalte veröffentlicht werden.

Automatisierung von Ablauf- und Überprüfungsrichtlinien für Websites

1. Ablaufrichtlinien festlegen: Legen Sie bei der Erstellung einer Website ein Ablaufdatum fest. Dadurch werden in festgelegten Intervallen automatisch Überprüfungen ausgelöst, beispielsweise jährlich. So bleiben keine verwaisten Websites zurück, die Speicherplatz belegen. Websites, deren Ablaufdatum erreicht ist, können je nach Ihren Richtlinien zur Archivierung oder Löschung markiert werden.
2. Benachrichtigungen auslösen: Automatisieren Sie Benachrichtigungen an Websiteeigentümer und Administratoren, bevor das Ablaufdatum einer Website erreicht ist. Diese sanfte Erinnerung fragt die Eigentümer, ob die Website noch benötigt wird oder reif für die Löschung ist. Mehrere, zeitlich verteilte Erinnerungen verringern Last-Minute-Aktionen und den Verlust von Inhalten.
3. Verlängerung und Archivierung automatisieren: Ermöglichen Sie Eigentümern, die Laufzeit ihrer Website mit einem Klick zu verlängern. Alternativ kann die Website direkt archiviert werden, wenn sie ihren Zweck erfüllt hat. Reagiert niemand, eskalieren Sie an die IT oder automatisieren den nächsten Bereinigungsschritt, damit der Prozess weiterläuft.
4. Inaktivitätsprüfungen: Kombinieren Sie das Ablaufdatum mit Inaktivitätsauslösern. Zeigt eine Website über einen festgelegten Zeitraum keine Aktivität, also keine Anmeldungen, Uploads oder Aktualisierungen, starten Sie einen Überprüfungsworkflow vor dem geplanten Ablauf. So bleiben die Richtlinien flexibel und reagieren auf die tatsächliche Nutzung.
5. Aufbewahrung aus Compliance-Gründen: Nutzen Sie die integrierten Aufbewahrungsbezeichnungen von Microsoft 365, um gesetzliche und Compliance-Anforderungen durchzusetzen. Manche Websites dürfen laut Vorschriften vor einem bestimmten Datum nicht gelöscht werden. Automatisieren Sie diese Schutzmechanismen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Wenn Sie Ihre Ablauf- und Überprüfungsrichtlinien automatisieren, bleibt Ihr digitales Umfeld aufgeräumt, ohne dass Administratoren jede einzelne Website nachverfolgen müssen. Dieser Ansatz senkt das Risiko, entlastet die IT und stellt sicher, dass nur relevante, aktive Inhalte erhalten bleiben.

Verwaltung inaktiver SharePoint-Websites mit Richtlinien für inaktive Websites

Inaktive Websites sind die digitalen Staubflocken von SharePoint: Sie verstopfen die Suchergebnisse, verschwenden Speicherplatz und stellen mitunter ein Sicherheitsrisiko dar, weil alte Informationen offen zugänglich bleiben. Am wirksamsten ist es, von Beginn an klare Schwellenwerte für Inaktivität festzulegen. Definieren Sie zum Beispiel eine Website als inaktiv, wenn sich über 90 oder 180 Tage niemand angemeldet und keine Dokumente geändert wurden.

Sobald eine Website diesen Schwellenwert erreicht, lösen Sie automatisch Benachrichtigungen an den Websiteeigentümer aus. Machen Sie deutlich, dass Handlungsbedarf besteht: Die Website kann archiviert, verlängert oder bewusst beibehalten werden. Reagiert der Eigentümer nach einigen Erinnerungen nicht, können Sie an einen Administrator eskalieren oder die Richtlinien zur Archivierung bzw. Löschung anwenden.

Microsoft 365 bietet dafür integrierte Richtlinieneinstellungen, mit denen IT-Teams einheitliche Regeln für alle Websites anwenden können. Diese Einstellungen erlauben es, Aktionen und Zeitpläne anzupassen und den Bereinigungsprozess an das Risikoprofil und den Speicherbedarf Ihrer Organisation anzupassen.

Wenn Sie Richtlinien für inaktive Websites in Ihre Governance integrieren, vermeiden Sie einen digitalen Schrottplatz. Das bedeutet mehr Sicherheit, weniger Unordnung und manchmal sogar Einsparungen beim Speicher. Ob automatisiert oder mit regelmäßigen Überprüfungen: Ein wenig Vorarbeit erspart später viel Ärger.

Rollen und Verantwortlichkeiten in der SharePoint-Website-Governance

• Websiteeigentümer: Verantwortlich für die Verwaltung der Inhalte, des Benutzerzugriffs und die Einhaltung der Richtlinien. Sie übernehmen Lebenszyklusaktionen wie die Reaktion auf Ablauferinnerungen und die Überprüfung der Berechtigungen.
• SharePoint-Administratoren: Überwachen die mandantenweite Governance, setzen Richtlinien durch und unterstützen Automatisierung und Bereinigungsroutinen. Außerdem verwalten sie die Bereitstellungsprozesse für Websites und lösen eskalierte Probleme.
• Compliance Officers: Definieren gesetzliche und regulatorische Anforderungen, legen Regeln für Aufbewahrung und Löschung fest und prüfen die Aktivitäten auf Websites, um die dauerhafte Einhaltung sicherzustellen.
• Business Sponsors: Vertreten die geschäftlichen Anforderungen, genehmigen bestimmte Website-Anfragen und stellen sicher, dass Websites innerhalb ihrer Abteilungen den vorgesehenen strategischen Zweck erfüllen.

Eine klare RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) hilft, Schuldzuweisungen zu vermeiden, und stellt sicher, dass jede Aufgabe in jeder Phase des Website-Lebenszyklus einen Verantwortlichen hat.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Governance-Prozess für den SharePoint-Website-Lebenszyklus

Die Bewertung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist entscheidend für eine wirksame Governance des SharePoint-Website-Lebenszyklus. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile, die bei der Definition und Durchsetzung dieser Rollen zu berücksichtigen sind.

Vorteile

• Klare Verantwortlichkeit: Definierte Rollen (Website-Besitzer, Websitesammlungs-Administratoren, Governance-Gremium, IT, Compliance Officers) reduzieren Unklarheiten und stellen sicher, dass Aufgaben wie Bereitstellung, Prüfung und Außerbetriebnahme zugewiesen und nachverfolgt werden.
• Einheitliche Lebenszyklusprozesse: Rollen ermöglichen standardisierte Schritte über den gesamten SharePoint-Website-Lebenszyklus hinweg – von der Anfrage und Genehmigung bis zur Aufbewahrung und Löschung – und unterstützen so vorhersehbare Governance-Ergebnisse.
• Verbesserte Compliance und Risikomanagement: Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Berechtigungen, Datenklassifizierung und Aufbewahrungsrichtlinien hilft, gesetzliche und organisatorische Anforderungen zu erfüllen.
• Bessere Sicherheitslage: Rollenbasierte Aufgaben für Zugriffsüberprüfungen und Berechtigungsverwaltung reduzieren wildwüchsige Strukturen und überprivilegierte Konten in SharePoint-Umgebungen.
• Effizienter Ressourceneinsatz: Klar delegierte Aufgaben verhindern doppelten Aufwand, straffen die Unterstützung durch IT und Fachverantwortliche und beschleunigen Bereitstellung und Problemlösung.
• Messbare Leistung: Definierte Verantwortliche ermöglichen es, KPIs festzulegen (z. B. Zeit bis zur Genehmigung, Quote bestandener Compliance-Prüfungen) und die Wirksamkeit der Governance über den gesamten SharePoint-Website-Lebenszyklus hinweg zu messen.
• Skalierbarkeit: Ein rollenbasiertes Governance-Modell lässt sich auf viele Websites und Websitesammlungen übertragen und unterstützt dezentrale Geschäftseinheiten, ohne die Unternehmensstandards aufzugeben.

Nachteile

• Rollenverwirrung ohne klare Dokumentation: Schlecht definierte oder sich überschneidende Verantwortlichkeiten können Engpässe, Schuldzuweisungen und Lücken im Governance-Prozess für den SharePoint-Website-Lebenszyklus verursachen.
• Betriebsaufwand: Pflege und Durchsetzung von Rollen, Schulung der Rollenträger und Aktualisierung der Rollendefinitionen erfordern laufenden Aufwand und Governance-Ressourcen.
• Widerstand bei Fachanwendern: Fachverantwortliche könnten zusätzliche Aufgaben (z. B. Entscheidungen im Lebenszyklus, Verantwortung für Inhalte) als Mehrarbeit empfinden, was zu Widerstand oder Nichteinhaltung führt.
• Spannungsfeld zwischen Zentralisierung und Agilität: Strenge Rollenkontrollen können die Bereitstellung von Websites und Innovation verlangsamen, wenn Genehmigungswege zu lang sind, und so die Agilität des Geschäftsbetriebs verringern.
• Abhängigkeitsrisiken: Wenn kritische Lebenszyklusaktionen von bestimmten Personen abhängen (Single Points of Failure), kann die Kontinuität gefährdet sein, sobald diese Personen die Rolle wechseln oder das Unternehmen verlassen.
• Komplexe Verwaltung der Rollenmatrix: Große Organisationen mit vielen Teams haben möglicherweise Schwierigkeiten, eine korrekte Rollenmatrix über alle Websites hinweg zu pflegen, was zu veralteten Berechtigungen und Governance-Abweichungen führt.
• Lücken bei Tools und Prozessen: Ohne ausreichende Automatisierung und geeignete Werkzeuge für den SharePoint-Lebenszyklus werden rollenbasierte Aufgaben (z. B. automatisches Ablaufen, Berichterstellung) manuell und fehleranfällig.

Das Abwägen dieser Vor- und Nachteile ist der Schlüssel zu einem praxistauglichen Governance-Modell für den SharePoint-Website-Lebenszyklus: klar dokumentierte Rollen definieren, wo immer möglich automatisieren, Schulungen anbieten und die Wirksamkeit der Rollen regelmäßig überprüfen, damit die Governance auf die Anforderungen des Geschäftsbetriebs abgestimmt bleibt.

Integration von Microsoft Teams und SharePoint-Website-Governance

Heutzutage sind Microsoft Teams und SharePoint so eng miteinander verwoben, dass sich das eine kaum steuern lässt, ohne das andere zu berücksichtigen. Sobald jemand ein neues Team erstellt, erhalten Sie im Hintergrund auch eine SharePoint-Website, die Dateien und Datensätze für jede Unterhaltung und Zusammenarbeit enthält. Diese Doppelrolle ist ideal für die Produktivität, kann aber schnell problematisch werden, wenn keine einheitlichen Governance-Kontrollen für beide Plattformen bestehen.

Warum? Weil uneinheitliche Richtlinien zwischen Teams und SharePoint Lücken hinterlassen: Inhalte bleiben ungeschützt, Berechtigungen driften auseinander, und Websites oder Arbeitsbereiche werden verwaist, wenn Projekte auslaufen. Deshalb lohnt es sich, Lebenszyklusverwaltung und Datensicherheitskontrollen über beide Dienste hinweg zu legen und jeden Arbeitsbereich auf denselben Stand zu bringen – im wörtlichen wie im übertragenen Sinn.

Clevere Organisationen entwickeln gemeinsame Governance-Frameworks, um compliant zu bleiben, Automatisierung zu vereinfachen und beim Abschalten alter Projekte für Klarheit zu sorgen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ordnung in Teams bringen? Lesen Sie unseren Beitrag dazu, wie Teams-Governance aus Chaos souveräne Zusammenarbeit macht. Und wenn Sie mit Datendashboards arbeiten, finden Sie hier eine hilfreiche Gegenüberstellung: Teams vs. SharePoint für die Einbettung von Power BI-Dashboards – eine Erinnerung daran, dass sich Governance an reale Geschäftsziele und Nutzergewohnheiten anpassen muss.

Als Nächstes schauen wir uns genauer an, wie Sie mit einheitlicher Lebenszyklusverwaltung verhindern, dass Teams-verbundene SharePoint-Websites durch das Raster fallen.

Checkliste für die Governance von Microsoft Teams und SharePoint-Websites

Nutzen Sie diese Checkliste, um den Lebenszyklus von Microsoft Teams und den damit verbundenen SharePoint-Websites zu steuern. Markieren Sie Punkte als abgeschlossen, geplant oder nicht zutreffend.

Governance-Richtlinien und Umfang

• Umfang festlegen: Teams, SharePoint-Websites, Teams-verbundene SharePoint-Websites, Gruppen
• Eigentümermodell festlegen (Websiteinhaber, Teams-Besitzer, Fachverantwortliche, IT-Ansprechpartner)
• Rollen und Verantwortlichkeiten für Bereitstellung, Pflege und Außerbetriebnahme dokumentieren
• Genehmigungsworkflow für die Erstellung neuer Teams und Websites festlegen
• Namenskonventionen und Metadatenanforderungen definieren

Bereitstellung und Vorlagen

• Erstellungsrichtlinien durchsetzen (Self-Service vs. verwaltet)
• Genehmigte Vorlagen für Teams und SharePoint-Websites bereitstellen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen und Website-Klassifizierung bereits bei der Erstellung anwenden
• Bereitstellung automatisieren, sodass erforderliche Gruppen, Kanäle, Websitespalten und Listen enthalten sind
• Speicherort und Standardeinstellungen prüfen (externe Freigabe, Gastzugriff)

Sicherheit und Zugriffssteuerung

• Least-Privilege-Zugriff und rollenbasierte Berechtigungen umsetzen
• Richtlinien für Gäste und externe Freigaben prüfen und steuern
• Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung dort anwenden, wo es erforderlich ist
• App-Berechtigungen und Drittanbieter-Integrationen in Teams einschränken
• Bedingten Zugriff und MFA für Eigentümer und Administratoren konfigurieren
• Eindeutige Berechtigungen und unterbrochene Vererbung in SharePoint prüfen und beheben

Lebenszyklusverwaltung und Überprüfungen

• Lebenszyklusphasen definieren: Anforderung, aktiv, Überprüfung, Archivierung, Löschung
• Regelmäßige Überprüfungen von Zugriffen und Inhalten einplanen (Eigentümer, Gäste, Vertraulichkeit)
• Automatisierte Ablauf- oder Verlängerungsrichtlinie für inaktive Teams und Websites implementieren
• Teams und SharePoint-Websites gemäß Archivierungsrichtlinie archivieren
• Löschprozess mit Ausnahmen für Sperren und Aufbewahrung sowie Wiederherstellungsfristen definieren

Datenverwaltung und Compliance

• Aufbewahrungsbezeichnungen und -richtlinien für Teams-Chats, Kanalnachrichten und SharePoint-Inhalte anwenden
• Sicherstellen, dass Anforderungen an Datenresidenz, Verschlüsselung und Compliance erfüllt sind
• eDiscovery, Rechtssperre und Aufbewahrung des Überwachungsprotokolls konfigurieren
• Datenklassifizierung den Zugriffs-, Freigabe- und Aufbewahrungssteuerungen zuordnen

Datensätze, Sicherung und Wiederherstellung

• Strategie für Sicherung und Wiederherstellung von Teams- und SharePoint-Inhalten prüfen
• Wiederherstellungs-SLAs und Wiederherstellungsverfahren dokumentieren
• Wiederherstellungsprozesse regelmäßig testen
• Erhalt von Metadaten und Berechtigungen bei Wiederherstellungen sicherstellen

Überwachung, Berichterstattung und Auditing

• Überwachungsprotokollierung für Teams- und SharePoint-Aktivitäten aktivieren
• Externe Freigaben, Gastaktivitäten und Nutzung privilegierter Rollen überwachen
• Regelmäßige Governance-Berichte erstellen (Websiteinventar, ungenutzte Websites, Compliance-Ausnahmen)
• Bei Richtlinienverstößen und ungewöhnlicher Aktivität Warnungen auslösen

Nutzererfahrung und Akzeptanz

• Eigentümer und Endbenutzer zu den Governance-Anforderungen schulen und beraten
• Vorlagen, Best-Practice-Dokumentation und Beispielstrukturen bereitstellen
• Lebenszyklusereignisse (Überprüfungen, Archivierung, Löschung) an Beteiligte kommunizieren
• Feedback erfassen und Governance-Prozesse iterativ verbessern, um die Benutzerfreundlichkeit zu steigern

Betriebliche Kontrollen und Automatisierung

• Bereitstellung, Kennzeichnung, Klassifizierung und Ablauf wo möglich automatisieren
• Governance-Prüfungen in den Serviceanfrage- und Bereitstellungsprozess integrieren
• Ein zentrales Inventar von Teams, SharePoint-Websites, Eigentümern und Klassifizierungen pflegen
• Governance-Dokumentation und Runbooks aktuell halten

Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung

• Jährliche Überprüfung der Governance-Richtlinien mit den Stakeholdern durchführen
• Richtlinien bei Plattformänderungen, wachsendem Umfang und regulatorischen Aktualisierungen anpassen
• KPIs verfolgen: inaktive Websites, Sicherheitsvorfälle, Richtlinienkonformität, Bereitstellungsdauer

Einheitliches Lebenszyklusmanagement für Teams-verbundene Websites

Wenn ein Microsoft Team erstellt wird, wird die zugehörige SharePoint-Website zum Zuhause für alle gemeinsam genutzten Dateien und Dokumente. Eine einheitliche Lebenszyklusrichtlinie sorgt dafür, dass sowohl das Team als auch seine SharePoint-Website gemeinsam Überprüfung, Ablauf und Archivierung durchlaufen. Verwaiste Websites, die nach dem Löschen eines Teams zurückbleiben, gehören damit der Vergangenheit an.

Organisationen profitieren von dieser Synchronität: Wird das Team archiviert, folgt die Website. Werden die Berechtigungen geändert, passen sich beide Plattformen entsprechend an. So lassen sich Compliance und Inhaltsverwaltung deutlich einfacher umsetzen, und es ist klarer, wo kritische Daten gespeichert sind. Mehr dazu, wie Sie digitale Arbeitsbereiche mit einheitlichen Leitplanken und automatisierten Kontrollen gestalten, erfahren Sie unter wie eine solide Teams-Governance einen Mehrwert schafft.

Compliance- und Sicherheitsaspekte von Lebenszyklusrichtlinien

Die Governance des Lebenszyklus von SharePoint-Websites ist mehr als reine Routinepflege. Sie ist für Compliance, Datenschutz und Sicherheit geschäftskritisch. Automatisierte Richtlinien stellen sicher, dass sensible Informationen nicht über das gesetzliche Aufbewahrungsende hinaus bestehen bleiben oder die Grenzen Ihrer Organisation verlassen. Regelmäßige Website-Überprüfungen und Richtlinien zur Aussonderung von Datensätzen helfen Ihnen beispielsweise, Vorgaben wie die DSGVO oder HIPAA einzuhalten.

Verhinderung von Datenverlust, eDiscovery und Prüfprotokolle bilden Sicherheitsebenen, mit denen Sie Compliance nachweisen und bei Problemen schnell reagieren können. Microsoft 365 ermöglicht es Ihnen, integrierte Aufbewahrungsbezeichnungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Zugriffssteuerungen zu nutzen, um die Grenzen des Lebenszyklus zu festigen. Automatisierte Workflows können den Zugriff sperren oder entfernen, sobald eine Website abläuft oder archiviert wird, und so vor unberechtigtem Datenabfluss schützen.

Belastbare Governance-Rahmenwerke helfen Ihnen, sich wandelnden regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, geistiges Eigentum zu schützen und das Vertrauen der Nutzer zu erhalten. Wie Microsoft Datenschutzkontrollen durchsetzt, auch bei KI-Diensten, erfahren Sie in den Beiträgen zu den Datengrenzen von Microsoft Copilot und zu Datenschutz-Rahmenwerken. Diese Schutzmaßnahmen kommen allen Beteiligten zugute, von der IT bis zur Geschäftsführung.

SharePoint-Lebenszyklus-Governance: Häufige Fehler bei Compliance und Sicherheit

Diese Liste beschreibt häufige Fehler, die Organisationen bei den Compliance- und Sicherheitsaspekten von Lebenszyklusrichtlinien für die SharePoint-Lebenszyklus-Governance machen. Jeder Fehler wird kurz erläutert und mit einer Gegenmaßnahme ergänzt.

• Lebenszyklusrichtlinien werden nur als Aufbewahrungs- oder Bereinigungsregeln verstanden

  Viele gehen davon aus, dass Lebenszyklusrichtlinien lediglich Inhalte löschen oder archivieren. In der SharePoint-Lebenszyklus-Governance wirken sich Richtlinien jedoch auch auf Zugriffe, eDiscovery, Prüfprotokolle und Rechtssperren aus. Gegenmaßnahme: Aufbewahrung mit Zugriffssteuerung, Prozessen für Rechtssperren und Audit-Protokollierung verzahnen.

• Richtlinien sind nicht auf regulatorische Anforderungen abgestimmt

  Organisationen wenden pauschale Aufbewahrungsfristen an, die branchenspezifischen Gesetzen nicht genügen (z. B. im Finanz- oder Gesundheitswesen). Gegenmaßnahme: Regulatorische Pflichten den Lebenszyklusphasen zuordnen und die Begründung für Aufbewahrungs- und Löschentscheidungen dokumentieren.

• Unklare Verantwortlichkeiten und Genehmigungsworkflows

  Lebenszyklusregeln werden ohne klar benannte Dateneigentümer oder Genehmigungsschritte erstellt. Das führt zu uneinheitlicher Umsetzung und Sicherheitslücken. Gegenmaßnahme: Eigentümer für Lebenszyklusrichtlinien von Websites festlegen und dokumentierte Genehmigungen für Aufbewahrung und Entsorgung verlangen.

• Berücksichtigung erhaltener Inhalte bei der Löschung wird versäumt

  Für Websites oder Dokumente, die zur Löschung vorgesehen sind, können Sperren oder Aufbewahrungsrichtlinien gelten, die das Entfernen verhindern und so Compliance-Konflikte erzeugen. Gegenmaßnahme: Vor dem endgültigen Löschen auf Sperren, Bezeichnungen und eDiscovery-Sperren prüfen und Konflikte in den Richtlinien-Tools sichtbar machen.

• Zugriffs- und Berechtigungsänderungen während Lebenszyklusübergängen werden übersehen

  Wenn eine Website von aktiv auf archiviert oder geschlossen wechselt, bleiben die Berechtigungen oft unverändert, sodass vertrauliche Inhalte offen zugänglich bleiben. Gegenmaßnahme: Legen Sie für jeden Lebenszyklusstatus fest, wie sich die Berechtigungen ändern (z. B. Nur-Lesen, eingeschränkter Zugriff für Besitzer), und setzen Sie dies per Automatisierung durch.

• Unzureichende Protokollierung und Nachvollziehbarkeit

  Ohne umfassende Überwachungsprotokolle, die mit Lebenszyklusaktionen verknüpft sind, lassen sich Compliance-Nachweise oder die Untersuchung von Vorfällen nur schwer führen. Gegenmaßnahme: Stellen Sie sicher, dass Lebenszyklusaktionen (Erstellung, Änderung, Änderungen an Aufbewahrungsbezeichnungen, Löschung) überwacht und gemäß Richtlinie aufbewahrt werden.

• Ausschließliche Verlassen auf Endbenutzer bei der Klassifizierung

  Wenn Sie erwarten, dass Benutzer Aufbewahrungsbezeichnungen konsistent anwenden oder Inhalte klassifizieren, führt das zu uneinheitlicher Compliance. Gegenmaßnahme: Nutzen Sie Standardbezeichnungen, automatisierte Klassifizierung und regelmäßige Überprüfungen im Rahmen des Governance-Prozesses für den Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

• Lebenszyklusrichtlinien nicht in realistischen Umgebungen testen

  Richtlinien direkt in der Produktion anzuwenden, ohne sie vorab zu testen, führt zu versehentlichem Datenverlust oder Compliance-Verstößen. Gegenmaßnahme: Testen Sie Richtlinien in einer Staging-Umgebung mit repräsentativen Inhalten und Szenarien, einschließlich Legal Holds und delegiertem Zugriff.

• Externe Freigaben und Gastzugriffe nicht berücksichtigen

  Lebenszyklusaktionen berücksichtigen unter Umständen extern freigegebene Inhalte oder Gastbenutzer nicht, was das Risiko einer Datenexposition erhöht. Gegenmaßnahme: Nehmen Sie Prüfungen externer Freigaben in die Lebenszyklusregeln auf und entziehen Sie Gastzugriffe beim Archivieren oder Schließen oder überprüfen Sie diese.

• Verschlüsselung und Anforderungen an den Datenstandort vernachlässigen

  Lebenszyklusprozesse (Archivierung, Übertragung) können Daten zwischen Speicherorten verschieben, ohne Verschlüsselung oder Einhaltung von Standortvorgaben sicherzustellen. Gegenmaßnahme: Erzwingen Sie Verschlüsselung, bezeichnungsbasierte Standortkontrollen und dokumentieren Sie die Datenflüsse bei Lebenszyklusänderungen.

• Mangelnde Abstimmung zwischen IT, Rechtsabteilung und Compliance

  Lebenszyklusrichtlinien entstehen häufig isoliert, was zu widersprüchlichen Zielen und Lücken führt. Gegenmaßnahme: Richten Sie teamübergreifende Governance-Gremien für den Lebenszyklus von SharePoint-Websites sowie ein formales Änderungsmanagement ein.

• Unzureichende Kommunikation und Schulung der Benutzer

  Benutzer wissen oft nicht, wie sich Lebenszyklusrichtlinien auf Aufbewahrung, Zugriff oder Löschung von Inhalten auswirken, und greifen dann zu riskanten Umgehungslösungen. Gegenmaßnahme: Kommunizieren Sie den Zweck der Richtlinien, Aufbewahrungspläne und wie Ausnahmen oder Wiederherstellungen angefordert werden können.

Kurze Checkliste zur Vermeidung dieser Fehler

• Ordnen Sie Aufbewahrung und Löschung regulatorischen Anforderungen und geschäftlichen Bedürfnissen zu.
• Weisen Sie klare Verantwortliche, Genehmigungen und dokumentierte Workflows zu.
• Automatisieren Sie die Klassifizierung und erzwingen Sie nach Möglichkeit Standardbezeichnungen.
• Testen Sie Richtlinien in einer Staging-Umgebung und prüfen Sie das Zusammenspiel mit Legal Holds, Freigaben und Berechtigungen.
• Protokollieren Sie Lebenszyklusaktionen und bewahren Sie Prüfprotokolle entsprechend den Compliance-Anforderungen auf.
• Stimmen Sie die Governance zwischen IT, Rechtsabteilung, Sicherheit und Fachbereichen ab.

Tools und Automatisierungsoptionen für die SharePoint-Website-Governance

1. Microsoft 365 Admin Center: Die integrierte Verwaltungsoberfläche bietet grundlegende Governance-Steuerungen wie Richtlinien zur Websiteerstellung, Aufbewahrungseinstellungen und Zugriffsverwaltung. Damit lassen sich Standardaufgaben automatisieren und der manuelle Aufwand reduzieren.
2. Power Automate: Erstellen Sie Flows, um wiederkehrende Aktionen zu automatisieren, etwa Genehmigungsrouting für Websites, Benachrichtigungsauslöser, Lebenszyklusübergänge und vieles mehr. Workflow-Automatisierung verbindet Benutzer, Administratoren und Richtlinien direkt miteinander und sorgt so für eine schnellere und übersichtlichere Governance.
3. Graph API: Für Organisationen, die granulare, programmatische Steuerung suchen, ermöglicht die Microsoft Graph API individuelle Governance-Flows. Automatisieren Sie die Bereitstellung von Websites, Massenaktualisierungen und erweiterte Berichte, die über die Möglichkeiten der Benutzeroberfläche hinausgehen.
4. Power Platform: Nutzen Sie Power Apps, um benutzerfreundliche Anforderungsformulare und Werkzeuge zur Durchsetzung von Metadaten zu erstellen, wie in diesem vertiefenden Beitrag zur automatisierten Lebenszyklus-Governance beschrieben.
5. Lösungen von Drittanbietern: Ergänzen Sie die Standardwerkzeuge von Microsoft um spezialisierte Produkte, die Compliance, Analysen oder Richtliniendurchsetzung erweitern. Das ist besonders nützlich bei großen Bereitstellungen oder in Branchen mit strengen regulatorischen Vorgaben.

Automatisierung reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern verbessert auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit und macht Sie reaktionsschneller, wenn Richtlinien angepasst werden müssen oder Probleme auftreten.

Kontinuierliche Verbesserung und Berichterstattung für Lebenszyklen

• Wichtige Kennzahlen überwachen: Verfolgen Sie regelmäßig inaktive Websites, Archivierungsquoten und Ausnahmen von Richtlinien.
• Analysen und Dashboards nutzen: Nutzen Sie die integrierte Berichterstellung und Power BI, um die Websitenutzung und Trends im Lebenszyklus zu visualisieren.
• Feedback von Nutzern einholen: Sammeln Sie Erkenntnisse von Website-Besitzern, um Problembereiche zu beheben und Prozesse anzupassen.
• Richtlinien regelmäßig überprüfen: Prüfen Sie Governance-Richtlinien regelmäßig, damit sie zu den sich ändernden Geschäftsanforderungen, Vorschriften und Sicherheitsbedrohungen passen.

Kontinuierliche Überwachung und Feedbackschleifen halten Ihre SharePoint-Governance gesund und zukunftssicher. So verstauben die Richtlinien nicht selbst im digitalen Archiv.

Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von Websites in Microsoft 365 und SharePoint Advanced Management

Was ist Governance für den Lebenszyklus von SharePoint-Websites und warum ist sie wichtig?

Die Governance für den Lebenszyklus von SharePoint-Websites umfasst die Richtlinien und Kontrollen, die eine Website von der Erstellung über die aktive Nutzung und Archivierung bis zur Löschung verwalten. Sie unterstützt die Verwaltung des Datenlebenszyklus, verbessert die Governance von Websites in SharePoint Online und Microsoft SharePoint, reduziert Wildwuchs durch inaktive Websites, erzwingt Richtlinien für die Website-Besitzerschaft und Website-Bestätigungen und schützt Unternehmensinhalte sowie Compliance-Anforderungen.

Wie funktionieren die Funktionen zur Lebenszyklusverwaltung von Websites im SharePoint Admin Center?

Das SharePoint Admin Center bietet Lebenszyklussteuerungen, etwa das Erstellen einer Richtlinie für inaktive Websites, das Anwenden von Richtlinien zur Lebenszyklusverwaltung, die automatische Erkennung inaktiver Websites, das Konfigurieren von Benachrichtigungen an Website-Besitzer und das Löschen von Websites, die inaktiv bleiben. Administratoren können Websites auswählen, zusammenhängende Websites gruppieren und eine Liste der Website-URLs anzeigen, um Regeln für Website-Bestätigungen oder Aufbewahrung anzuwenden.

Was ist eine Website-Bestätigung, und wie unterstützt die entsprechende Richtlinie die Governance?

Bei einer Website-Bestätigung müssen Website-Besitzer oder Website-Administratoren in festgelegten Intervallen bestätigen, ob die Website noch aktiv ist. Richtlinien für Website-Bestätigungen und Richtlinien für die Website-Besitzerschaft helfen, die Relevanz von Websites zu bestätigen: Sie informieren die Website-Besitzer, fordern die aktuellen Besitzer zur Bestätigung auf oder markieren die Website als inaktiv. So können Lebenszyklussteuerungen oder automatisierte Richtlinien Websites archivieren oder löschen, die nicht den Governance-Standards entsprechen.

Wer sollte als Website-Besitzer festgelegt werden, und welche bewährten Methoden gibt es für die Website-Besitzerschaft?

Benennen Sie einen Website-Besitzer oder -Administrator, der für Inhalte und Berechtigungen verantwortlich ist. Zu den bewährten Methoden gehören: aktuelle Listen der Website-Besitzer und Website-Administratoren pflegen, sicherstellen, dass Besitzer auf Bestätigungsanfragen reagieren, Websites bei Bedarf einer Microsoft 365-Gruppe zuordnen und den Zweck der Website dokumentieren. Das unterstützt die Dokumentenverwaltung und Entscheidungen zum Lebenszyklus.

Wie kann ich inaktive Websites in SharePoint Online automatisch erkennen?

Nutzen Sie die Funktionen zur Lebenszyklusverwaltung von Websites in SharePoint Online im SharePoint Admin Center oder die Governance-Tools in Microsoft 365. Damit erkennen Sie inaktive Websites automatisch anhand von Aktivitätssignalen wie Dateibearbeitungen, Aufrufen und der Aktivität der Microsoft 365-Gruppe. Wenden Sie anschließend eine Richtlinie an, um Website-Besitzer zu informieren, die Website als inaktiv zu markieren oder sie gemäß Ihren Richtlinien zur Lebenszyklusverwaltung für die Löschung vorzumerken.

Was passiert, wenn eine Website als inaktiv markiert wird, und wie erstelle ich eine Richtlinie für inaktive Websites?

Eine als inaktiv markierte Website kann in einen Aufbewahrungs- oder Überprüfungsstatus versetzt, für Änderungen eingeschränkt oder zur Löschung vorgemerkt werden. Um eine Richtlinie für inaktive Websites zu erstellen, definieren Sie die Kriterien (keine Aktivität innerhalb von X Tagen), richten Benachrichtigungen an Website-Besitzer ein, aktivieren Zyklen für Website-Bestätigungen und konfigurieren die Aktion (archivieren, löschen oder beibehalten) im SharePoint Admin Center.

Können SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf Websites für Governance-Aufgaben erhalten?

SharePoint-Administratoren können mandantenweit Zugriff erhalten oder über Richtlinien zur Website-Besitzerschaft und die Rolle der Website-Administratoren zugewiesen werden. Governance muss jedoch Datenschutz und Zugriff abwägen: Verwenden Sie die Steuerungen im Admin Center und dokumentierte Prozesse, damit SharePoint-Administratoren nur dann automatisch Zugriff erhalten, wenn er nötig ist, etwa aus Compliance-Gründen, bei einem Legal Hold oder bei einem fehlgeschlagenen Bestätigungsverfahren für eine Website. Dabei sollte das Prinzip der minimalen Berechtigungen gewahrt bleiben.

Welche Auswirkungen haben Microsoft 365-Gruppen auf die Governance des Lebenszyklus von SharePoint-Websites?

Websites, die mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden sind, übernehmen deren Lebenszykluseigenschaften, Mitgliedschaft und Abhängigkeiten von Postfach und Kalender. Governance-Richtlinien sollten solche gruppenverbundenen Websites deshalb gesondert behandeln: Gruppenablauf abstimmen, Gruppenbesitzer als Websitebesitzer festlegen und sicherstellen, dass gruppenverbundene Websites in die Attestierung von Websites und die Funktionsbereiche der Lebenszyklusverwaltung für Websites einbezogen werden.

Welche Rolle spielt Microsoft 365 Copilot bei der Lebenszyklusverwaltung und Governance von Websites?

Mit einer passenden Microsoft 365 Copilot-Lizenz kann Copilot Websitebesitzer und Administratoren unterstützen, indem er Websiteaktivitäten zusammenfasst, Inhalte zur Archivierung vorschlägt, inaktive Websites aufzeigt und bei der Formulierung von Benachrichtigungen an Websitebesitzer hilft. Copilot kann Governance-Prozesse beschleunigen, sollte jedoch innerhalb etablierter Richtlinien und Sicherheitsmodelle eingesetzt werden.

Wie kann ich eine Website zertifizieren, und was bedeutet es, Websiteinhalte zu zertifizieren?

Um eine Website zu zertifizieren, verlangen Sie von den Websitebesitzern im Rahmen der Attestierungszyklen die Bestätigung, dass die Website aktuell und regelkonform ist. Die Zertifizierung umfasst die Prüfung, ob die Website noch aktiv ist, ob die Anforderungen an den Datenlebenszyklus erfüllt sind und ob die Website bei Bedarf von zwei oder mehr Prüfern abgedeckt wird. Zertifizierte Websites helfen, die Zahl inaktiver oder redundanter Websites zu verringern.

Welche praktischen Schritte verbessern die Governance von Websites und setzen bewährte Governance-Verfahren um?

Praktische Schritte sind die Definition von Richtlinien zur Lebenszyklusverwaltung für Websites, die Festlegung von Richtlinien für die Websitebesitzer, der Einsatz von Richtlinien zur Attestierung von Websites, die Pflege einer Liste aller Website-URLs und aktuellen Websitebesitzer, die automatisierte Erkennung von Inaktivität, die Dokumentation von Standards für die Dokumentenverwaltung sowie die Schulung von Websitebesitzern und Websiteadministratoren, damit sie die Lebenszykluskontrollen in SharePoint einhalten.

Wie unterscheide ich in Governance-Richtlinien zwischen klassischen Websites und Teamwebsites?

Klassischen Websites fehlen unter Umständen die moderne Gruppenintegration und die Audit-Signale. Nehmen Sie sie daher in Ihre Websiteinventare auf und wenden Sie gezielte Lebenszykluskontrollen an. Teamwebsites sind in der Regel an Microsoft 365-Gruppen gebunden und können die Lebenszyklus- und Mitgliederverwaltung der Gruppen nutzen. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien beide Typen abdecken, Websites aus verschiedenen Erstellungsumgebungen einschließen und Maßnahmen für Websites festlegen, die die Aktivitätsschwellen nicht erreichen.

Was sollten Benachrichtigungen an Websitebesitzer während eines Attestierungs- oder Richtlinienzyklus für inaktive Websites enthalten?

Benachrichtigungen sollten erläutern, warum die Website markiert wurde, die Liste der Website-URLs und den Websitetyp (Kommunikationswebsites, Teamwebsites, klassische Websites) enthalten und den Websitebesitzer oder Administrator bitten, zu bestätigen, ob die Website noch aktiv ist. Außerdem sollten sie eine Frist nennen und die nächste Maßnahme beschreiben (archivieren, Website zertifizieren oder Website löschen) sowie erklären, wie Ausnahmen angefordert oder die Aufbewahrung verlängert werden können.

Wie erstelle ich im großen Stil eine Liste der Website-URLs und ermittle die aktuellen Websiteadministratoren?

Verwenden Sie die Berichte im SharePoint Admin Center oder die Microsoft 365-Überwachungsprotokolle, um eine Liste der Website-URLs zusammenzustellen. Fragen Sie die Websiteeigenschaften ab, um die aktuellen Websitebesitzer und Websiteadministratoren zu ermitteln. Skripte, Beispiele aus Microsoft Learn oder PowerShell können die Erstellung des Inventars automatisieren und die Daten für die Attestierung von Websites oder die Lebenszyklusrichtlinien bereitstellen.

Wann sollte eine Website gelöscht werden, und wie löscht man Websites sicher?

Löschen Sie Websites erst nach Bestätigung durch die Websitebesitzer, nach Abschluss der Attestierungsrichtlinien oder nach Ablauf der Archivierungsaufbewahrung. Richten Sie eine Richtlinie ein, die Inhalte automatisch in die Aufbewahrung oder in die Papierkörbe verschiebt, informieren Sie die Websitebesitzer und gewähren Sie Wiederherstellungsfristen. Stellen Sie sicher, dass Löschvorgänge protokolliert werden und mit dem Datenlebenszyklus sowie den Compliance-Verpflichtungen übereinstimmen.

Wie stelle ich sicher, dass ihre SharePoint-Websites von zwei Prüfern oder mehreren Besitzern abgedeckt sind?

Passen Sie die Richtlinien für die Websitebesitzer so an, dass für kritische Websites zwei oder mehr Websitebesitzer erforderlich sind. Konfigurieren Sie gruppenverbundene Websites so, dass sie mehrere Gruppenbesitzer haben, und nehmen Sie diese Anforderung in die Bereitstellungsvorlagen für Websites und die Richtlinien zur Attestierung von Websites auf. So bleiben die Websites auch dann verwaltbar, wenn ein Besitzer das Unternehmen verlässt.

Welche Rolle spielt die Dokumentenverwaltung bei der Governance des Websitelebenszyklus?

Die Dokumentenverwaltung ist zentral. Legen Sie in den Richtlinien zur Lebenszyklusverwaltung für Websites Aufbewahrungsbezeichnungen, Metadatenstandards, Speicherorte und Archivierungsregeln fest. So folgen Dokumente dem Datenlebenszyklus, sind bei Prüfungen auffindbar und das Risiko sinkt, dass auf inaktiven Websites unnötige Informationen aufbewahrt werden.

Wie können Websiteadministratoren Websites für eine besondere Lebenszyklusbehandlung oder Ausnahmen auswählen?

Websiteadministratoren können im SharePoint Admin Center Websites nach Aktivität, Websitetyp, Besitz oder Compliance-Tags filtern und auswählen. Anschließend wenden sie benutzerdefinierte Richtlinien für den Websitelebenszyklus an oder markieren die Website während der Attestierungszyklen als ausgenommen. So stellen sie sicher, dass kritische Websites nicht versehentlich archiviert oder gelöscht werden.

Wie beziehe ich von Benutzern erstellte Websites in Lebenszyklusrichtlinien ein, damit keine verwaisten oder verlassenen Websites entstehen?

Erzwingen Sie Bereitstellungsvorlagen, die ab der Erstellung Richtlinien für den Websitebesitz und die Websiteattestierung anwenden, die Konfiguration gruppenverbundener Websites festlegen und eine automatische Aufnahme in die Lebenszyklussteuerung vorsehen. So werden von Benutzern erstellte Websites in Bestandslisten erfasst, Websitebesitzer erhalten Benachrichtigungen, und die Websites werden regelmäßig geprüft, damit sich keine inaktiven Websites ansammeln.

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Governance für den SharePoint-Websitelebenszyklus in die Praxis umsetzen

Eine Lebenszyklusrichtlinie ist nur dann nützlich, wenn sie Websitebesitzern eine klare nächste Aktion vorgibt. Legen Sie den Antragsweg fest, erfassen Sie verantwortliche Besitzer und machen Sie Überprüfungstermine sichtbar. Bei Projektwebsites sollten Sie vorab festlegen, wie das Team Inhalte nach Projektende abschließt, archiviert oder aufbewahrt.

Nutzen Sie Microsoft Learn for SharePoint, um die aktuellen Verwaltungsfunktionen zu prüfen, und stimmen Sie Entscheidungen zur Datensatzverwaltung mit der genehmigten Richtlinie Ihrer Organisation ab.

Häufige Fragen zur Governance des Websitelebenszyklus

Wer sollte eine SharePoint-Website besitzen?

Weisen Sie mindestens einen fachlichen Besitzer und einen technischen oder Service-Besitzer zu. Der fachliche Besitzer prüft Zweck und Zugriff, der technische Besitzer unterstützt bei Konfiguration und Support.

Wann sollte eine inaktive Website überprüft werden?

Wählen Sie einen Rhythmus, der zum Websitetyp passt. Kurzlebige Projektwebsites benötigen meist eine festgelegte Abschlussprüfung, während Abteilungswebsites von regelmäßigen Prüfungen der Besitzer und Zugriffe profitieren.

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