Die Kunst der Microsoft 365 Copilot-Prompts für maximale Produktivität

Von Mirko Peters · 2026-08-12

Willkommen zurück zum Podcast! Heute tauchen wir tief in die Welt der künstlichen Intelligenz und der Optimierung von Arbeitsabläufen ein. Wenn Sie schon einmal den Eindruck hatten, dass Ihr KI-Assistent nur allgemeine Antworten liefert oder die Aufgabe völlig verfehlt, liegt das Problem meist nicht an der Technik, sondern am Prompt. In diesem umfassenden Leitfaden vertiefen wir alles, was wir in

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Willkommen zurück zum Podcast! Heute tauchen wir tief in die Welt der künstlichen Intelligenz und der Optimierung von Arbeitsabläufen ein. Wenn Sie schon einmal den Eindruck hatten, dass Ihr KI-Assistent nur allgemeine Antworten liefert oder die Aufgabe völlig verfehlt, liegt das Problem meist nicht an der Technik, sondern am Prompt. In diesem umfassenden Leitfaden vertiefen wir alles, was wir in unserer letzten Folge behandelt haben. Wir zeigen, wie präzise Anweisungen, klare Ziele und passender Kontext Ihre Ergebnisse mit Microsoft 365 Copilot deutlich verbessern. Ob Sie Zeit sparen, täglichen Stress reduzieren oder bessere Vorschläge in Ihren bevorzugten Microsoft-Apps erhalten möchten: Dieser Beitrag liefert Ihnen die praxisnahen Strategien, die Sie dafür brauchen.

Falls Sie die begleitende Audiofolge noch nicht gehört haben, sehen Sie sich unbedingt die passende Folge an: Microsoft 365 Copilot Prompts That Deliver Better Results. Schauen wir uns nun an, wie Sie Ihren täglichen Arbeitsalltag verändern können.

Warum die Qualität von Prompts zählt

Wenn Sie Microsoft-Copilot-Prompts verwenden, erschließen Sie das wahre Potenzial von Microsoft 365 Copilot. Die Art, wie Sie Ihre Prompts formulieren, bestimmt die Ergebnisse, die Sie erhalten. Copilot lernt aus Ihren Arbeitsgewohnheiten und dem Kontext Ihrer Aufgaben. So kann er Vorschläge liefern, die zu Ihrem Bedarf passen. Wenn Sie die Produktivität steigern möchten, sollten Sie also auf die Qualität Ihrer Prompts achten.

Wirkung klarer Prompts

Präzise Anweisungen

Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Copilot präzise Anweisungen geben. Statt „Schreib eine E-Mail über das Projekt“ könnten Sie etwa formulieren: „Verfasse ein kurzes, dringendes Update für das Marketingteam zur Verzögerung von Project Titan. Erläutere die Ursache in einem Satz, skizziere einen überarbeiteten Zeitplan, schlage zwei Maßnahmen zur Abschwächung vor und schließe mit einem Aufruf an das Team, die aktualisierten Unterlagen bis Freitag zu prüfen.“ So erhält Copilot alles, was er braucht: Kontext, Zielgruppe, Tonalität und Struktur.

Tipp: Je mehr Details Sie in Ihre Microsoft-Copilot-Prompts aufnehmen, desto genauer und nützlicher wird das Ergebnis.

Mehrdeutigkeit vermeiden

Mehrdeutige Prompts führen oft zu allgemeinen oder am Thema vorbeigehenden Ergebnissen. Wenn Sie wichtige Details weglassen, versteht Copilot Ihre Absicht unter Umständen nicht. Achten Sie daher immer auf Klarheit. Verwenden Sie aufgabenorientierte Formulierungen und benennen Sie genau, was Sie möchten. Nennen Sie zum Beispiel die gewünschte Länge, das Format oder den Ton. So kann Copilot sich auf das konzentrieren, was für Sie wirklich zählt.

• Microsoft-Copilot-Prompts funktionieren am besten, wenn Sie:
  • Kontext angeben, um allgemeine Antworten zu vermeiden.
  • Vorgaben wie Länge und Format festlegen.
  • einen Ton wählen, der zu Ihren Kommunikationszielen passt.
  • eine gewünschte Struktur definieren, damit der Text besser lesbar ist.

Häufige Fehler bei Prompts

Auch erfahrene Anwenderinnen und Anwender machen manchmal Fehler bei Microsoft-Copilot-Prompts. Diese Stolpersteine treten häufig auf:

1. Vollautomatisierung erwarten: Copilot unterstützt Sie, erledigt aber nicht alles selbstständig.
2. Keine klaren Ziele für Aufgaben festlegen: Vage Vorgaben führen zu irrelevanten Ergebnissen.
3. Datenschutz- und Sicherheitskontrollen übersehen: Prüfen Sie immer Ihre Einstellungen.
4. Generierte Vorschläge ungeprüft übernehmen: Überprüfen und verfeinern Sie die Ergebnisse.
5. Vage Prompts verwenden: Präzise Anweisungen sind der Schlüssel zu besseren Ergebnissen.
6. Anpassungsoptionen ungenutzt lassen: Mit ihnen werden die Ergebnisse oft deutlich relevanter.
7. Einstellungen und Feedback nicht aktualisieren: Regelmäßige Aktualisierungen helfen Copilot, Ihren Stil zu lernen.

Denken Sie daran: Gut formulierte Microsoft-Copilot-Prompts sparen Zeit und helfen Ihnen, hochwertige Arbeit zu leisten. Anwender berichten häufig, dass klare Prompts ihnen einen guten Ausgangspunkt geben und es leichter machen, Aufgaben abzuschließen.

Wenn Sie das Beste aus Microsoft 365 Copilot herausholen möchten, beginnen Sie mit diesen Tipps. Verwenden Sie präzise Anweisungen, vermeiden Sie Mehrdeutigkeit und prüfen Sie Ihre Prompts, bevor Sie auf Eingabe drücken. Sie werden einen deutlichen Unterschied bei Ihrer Produktivität und der Qualität Ihrer Ergebnisse feststellen.

Grundprinzipien für wirksame Copilot-Prompts

Sie wünschen sich bessere Ergebnisse von Microsoft 365 Copilot. Dafür müssen Sie das Formulieren wirksamer Copilot-Prompts beherrschen. Schauen wir uns die Prinzipien an, mit denen Sie das Beste aus Ihren Copilot-Prompts herausholen und Ihre Produktivität steigern.

Präzision bei Microsoft-Copilot-Prompts

Klare Ziele

Sie sollten immer mit einem klaren Ziel beginnen. Wenn Sie Copilot genau sagen, was Sie möchten, erhalten Sie bessere Ergebnisse. Wenn Sie Copilot zum Beispiel bitten, „E-Mail-Entwurf“ zu erstellen, bekommen Sie womöglich eine allgemeine Nachricht. Wenn Sie hingegen formulieren: „Entwirf eine Nachfass-E-Mail an Sarah zum Projektvorschlag, hebe die nächsten Schritte hervor und bitte um Feedback bis Freitag“, erhalten Sie Inhalte, die zu Ihrem Bedarf passen.

Diese kurze Tabelle zeigt, wie klare Ziele die Ergebnisse beeinflussen:

Tipp: Nennen Sie in Ihren Anweisungen immer Ihr Ziel. So kann Copilot sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist.

Relevante Details

Gute Copilot-Prompts entstehen, wenn Sie relevante Details angeben. Wenn Copilot Daten analysieren soll, nennen Sie, welche Spalten oder Zeiträume wichtig sind. Zum Beispiel: „Erläutere, was in den Spalten B bis F in den letzten sechs Monaten passiert, und hebe ungewöhnliche Trends hervor.“ Mit diesem Prompt erhält Copilot alles, was es für bessere Ergebnisse braucht.

Hier sind einige der besten Beispiele für Microsoft-Copilot-Prompts:

• „Vergleiche die Leistung unserer 3 besten Produkte mit der unserer 3 schwächsten Produkte im zweiten Quartal (Q2).“
• „Erstelle ein Diagramm, das den Zusammenhang zwischen Marketingausgaben und Lead-Generierung zeigt.“
• „Identifiziere doppelte Einträge in dieser Kundenliste und erkläre, wie du sie sicher entfernen kannst.“

Sie sehen, wie präzise Anweisungen zu fokussierten Inhalten und umsetzbaren Ergebnissen führen.

Kontext und Format

Aufgabenbasierte Prompts

Effektive Prompts entstehen, wenn Sie Kontext liefern. Copilot arbeitet am besten, wenn Sie angeben, für wen die Inhalte bestimmt sind, worin die Aufgabe besteht und welches Format Sie wünschen. Wenn Sie Teams-Besprechungen zusammenfassen möchten, schreiben Sie zum Beispiel: „Fasse diese 12 E-Mails in 3 Aufzählungspunkten zusammen, mit Fokus darauf, was ich als Nächstes tun muss.“ So erstellt Copilot Besprechungsnotizen, die sich leicht nachvollziehen lassen.

Hinweis: Aufgabenbasierte Prompts helfen Copilot, Grenzen zu erkennen, und liefern Ergebnisse, die zu Ihrem Arbeitsablauf passen.

Vorlagen verwenden

Vorlagen erleichtern die Erstellung von Inhalten. Mit Vorlagen behalten Sie Ihre Anweisungen konsistent bei. Zum Beispiel: „Entwirf eine Projektstatus-E-Mail anhand dieser Gliederung: Einleitung, Fortschritt, Herausforderungen, nächste Schritte.“ Vorlagen helfen Ihnen, bessere Ergebnisse zu erzielen, und sparen Zeit.

Hier ist ein kurzer Tipp, um das Beste aus Copilot-Prompts herauszuholen:

Tipp: Verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben wie Besprechungszusammenfassungen, Projektupdates oder die Erstellung von Inhalten. So bleiben Ihre Ergebnisse strukturiert und professionell.

Tonalität und Stil

Förmlichkeit anpassen

Der Ton ist in der Kommunikation entscheidend. Sie möchten, dass Copilot Ihren Stil trifft. Wenn Sie eine freundliche Nachricht brauchen, schreiben Sie zum Beispiel: „Schreibe eine willkommende Nachricht für das neue Teammitglied.“ Wenn Sie einen formellen Bericht benötigen, formulieren Sie es so: „Erstelle eine formelle Zusammenfassung der Quartalsbesprechung des Vertriebs für die Geschäftsleitung.“ Wenn Sie Ton und Stil in Ihren Prompts anpassen, führt das zu besseren Ergebnissen und Ihre Marke bleibt konsistent.

• Der Ton beeinflusst die Wirksamkeit der Kommunikation und die Markenkonsistenz.
• Anpassungen können freundliche, förmliche und bestimmte Töne umfassen, aber auch weitere Tonalitäten.
• Praxisbeispiele zeigen höhere Antwortquoten, wenn der Ton an den Stil des Teams angepasst ist.

Tipp: Nennen Sie in Ihren Anweisungen immer die gewünschte Tonalität. So liefert Copilot Inhalte, die zu Ihrer Zielgruppe passen.

Microsoft 365 Copilot in Word

Sie möchten Ihre Schreibaufgaben einfacher und schneller erledigen. Microsoft 365 Copilot in Word hilft Ihnen genau dabei. Mit Prompts lenken Sie Copilot und erhalten die Ergebnisse, die Sie brauchen. Copilot versteht Ihre Anweisungen und wandelt sie in Inhalte um, die zu Ihren Zielen passen. Schauen wir uns an, wie Sie Copilot zum Entwerfen, Zusammenfassen und Bearbeiten nutzen können.

Entwerfen mit Copilot

Copilot macht das Erstellen von Dokumenten einfach. Sie können Copilot bitten, Gliederungen zu erstellen oder Texte zusammenzufassen. Wenn Sie klare Anweisungen geben, weiß Copilot genau, was Sie möchten.

Text zusammenfassen

Vielleicht haben Sie einen langen Bericht oder Besprechungsnotizen. Copilot kann diese für Sie zusammenfassen. Sagen Sie einfach: „Fasse diesen Bericht in drei Aufzählungspunkten für mein Team zusammen.“ Sie erhalten einen schnellen Überblick, ohne jedes Wort lesen zu müssen. Wenn Sie Besprechungsnotizen erstellen möchten, kann Copilot die wichtigsten Ideen und Aufgaben herausarbeiten.

Opeoluwa Burnett, ein Mitarbeiter von Microsoft, verwendet Prompts wie:
„Erstelle einen detaillierten Produktplan für eine neue Funktion. Es handelt sich um einen kleinen, KI-gestützten Desktop-Begleiter, der Mitarbeitenden hilft, Ablenkungen zu bewältigen, Fokuszeit zu erfassen und Pausen vorzuschlagen.“
Das zeigt, wie präzise Anweisungen Copilot helfen, Dokumente zu entwerfen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Gliederungen erstellen

Sie können Copilot bitten, eine Gliederung für Ihr nächstes Projekt zu erstellen. Probieren Sie Prompts wie: „Erstelle eine Gliederung für einen Vorschlag zu einer Marketingstrategie mit Schwerpunkt auf Social-Media-Kampagnen für eine B2B-Zielgruppe.“ Copilot ordnet Ihre Ideen, sodass Sie sofort mit dem Schreiben beginnen können. Sie sparen Zeit und erhalten eine klare Struktur.

Bearbeiten und Korrekturlesen

Copilot hilft nicht nur beim Entwerfen. Sie können es auch nutzen, um Ihre Dokumente zu bearbeiten und Korrektur zu lesen. Copilot folgt Ihren Anweisungen und verbessert Ihre Texte.

Verständlichkeitsprüfungen

Ihre Texte sollen klar und leicht lesbar sein. Copilot kann die Verständlichkeit prüfen. Verwenden Sie Prompts wie: „Formuliere diesen Absatz lockerer, ohne die Kernaussagen zu verlieren“ oder „Finde ungeschickte Formulierungen in diesem Abschnitt und korrigiere sie, behalte aber meinen ursprünglichen Ton bei.“ Copilot hilft Ihnen, Ihre Inhalte zu verfeinern und natürlicher klingen zu lassen.

Grammatikprüfung

Copilot kann die Grammatik prüfen und Fehler korrigieren. Sie könnten sagen: „Teile diesen Textblock in drei bis vier kürzere Absätze mit klaren Kernsätzen auf.“ Copilot überarbeitet Ihr Dokument und macht es leichter lesbar. Sie können Copilot außerdem bitten, die Sprache auf ein professionelles Niveau zu heben.

• An der University of Hong Kong nutzen Lehrende Copilot, um Leistungsdaten auszuwerten und Kursinhalte zu personalisieren. Copilot strafft administrative Aufgaben und reduziert die Arbeitsbelastung. Der First-Year UG Copilot unterstützt neue Studierende bei Fragen zum Studium und erleichtert den Studienstart.

• Copilot kann Dokumente auf Basis Ihrer Vorlieben überarbeiten und verbessern. Sie können Änderungen anfordern, die zu Ihrem Stil passen.

Microsoft 365 Copilot in Excel

Sie möchten Ihre Daten verstehen und in Excel Zeit sparen. Microsoft 365 Copilot unterstützt Sie dabei. Mit den richtigen Prompts verwandeln Sie Rohdaten in klare Erkenntnisse, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und beheben Probleme ohne großen Aufwand.

Prompts für die Datenanalyse

Copilot zeigt seine Stärken, wenn Sie Daten analysieren müssen. Sie können es bitten, Trends zu erkennen, Ergebnisse zu vergleichen oder sogar zu erklären, was in Ihrer Tabelle passiert. Das Beste daran: Sie müssen kein Excel-Experte sein.

Diagrammerstellung

Mit Copilot visualisieren Sie Ihre Daten schnell. Geben Sie einfach klare Anweisungen wie: „Erstelle ein Liniendiagramm mit den monatlichen Umsätzen von Januar bis Juni aus den Spalten B und C.“ Copilot wählt den passenden Diagrammtyp für Ihren Bedarf aus. Es kann sogar vorschlagen, welche Visualisierungen Ihnen helfen, Ihre Daten besser zu verstehen.

• Excel AI ermöglicht es Ihnen, statistische Modelle und Visualisierungen direkt aus dem Arbeitsblatt heraus bereitzustellen. Sie müssen dafür nicht zu einem anderen Tool wechseln.
• Copilot hilft Ihnen, Ausreißer und Muster zu erkennen, sodass Sie das Wesentliche leicht identifizieren.
• Vertriebsteams nutzen Copilot, um Umsatzprognosen zu erstellen und Trends zu visualisieren, und das alles mit einem einfachen Prompt.

Tipp: Wenn Sie ein Diagramm wünschen, geben Sie immer die Spalten und den Zeitraum an. So liefert Copilot genau das, was Sie benötigen.

Formelerstellung

Formeln können knifflig sein, mit Copilot werden sie jedoch einfach. Sie könnten sagen: „Schreibe eine Formel, die den durchschnittlichen Bestellwert in Spalte D berechnet, aber leere Zellen ignoriert.“ Copilot schreibt die Formel und erklärt, wie sie funktioniert, wenn Sie eine verständliche Antwort wünschen.

• Unternehmen haben durch den Einsatz von Excel AI für die Formelerstellung und Datenanalyse Produktivitätsgewinne von bis zu 70 % erzielt.
• Copilot schlägt die besten Formeln für Ihre Aufgabe vor und hilft Ihnen, verschiedene Datensegmente zu vergleichen, um tiefere Erkenntnisse zu gewinnen.

Automatisierung und Fehlerbehebung

Mit Copilot können Sie Aufgaben automatisieren und Fehler beheben. Das Tool übernimmt die aufwendige Arbeit, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Makrovorschläge

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren möchten, bitten Sie Copilot einfach, ein Makro zu entwerfen. Beispiel: „Erstelle ein Makro, das alle Zellen in Spalte E als Währung formatiert und Werte über 1.000 $ hervorhebt.“ Copilot schreibt den Code und erklärt Ihnen, wie Sie ihn verwenden.

Fehlerbehebung

Wenn Fehler auftreten, kann Copilot Sie bei der Fehlersuche unterstützen. Probieren Sie Prompts wie „Finde und behebe Fehler in meinen SUM-Formeln in Spalte F“ oder „Erkläre, warum mein VLOOKUP keine Ergebnisse liefert.“ Copilot prüft Ihre Inhalte, findet das Problem und liefert Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Behebung.

• 85 % der Nutzer geben an, dass Copilot ihrer Arbeit einen Mehrwert bringt, und 63 % fühlen sich bei ihrer Arbeit zufriedener.
• Automatisierte Prozesse in Excel vereinfachen die Datenbereinigung und steigern die Genauigkeit.

Microsoft 365 Copilot in Outlook

Sie möchten bei E-Mails und Aufgaben den Überblick behalten. Copilot in Outlook hilft Ihnen dabei. Mit intelligenten Anweisungen organisieren Sie Ihren Posteingang, entwerfen Antworten und verwalten Ihren Terminkalender. Copilot versteht Ihre Anforderungen und wandelt Ihre Anweisungen in hilfreiche Inhalte um.

Prompts für E-Mail-Entwürfe

Oft müssen Sie schnell auf E-Mails antworten. Copilot macht das einfach. Sie können Copilot bitten, professionelle Antworten zu schreiben oder lange E-Mail-Verläufe zusammenzufassen.

Professionelle Antworten

Sie haben viel zu tun und müssen schnell reagieren. Copilot kann einen Antwortentwurf für Sie erstellen. Probieren Sie Anweisungen wie „Schreiben Sie eine höfliche Antwort an einen Kunden, der nach dem Stand eines Projekts fragt. Danken Sie ihm für seine Geduld und teilen Sie den neuesten Fortschritt mit.“ Copilot nutzt Ihre Anweisungen, um eine Nachricht zu erstellen, die professionell und freundlich klingt. Sie können den Inhalt prüfen und sofort senden.

Tipp: Nennen Sie in Ihren Anweisungen immer Tonfall und Zweck. Copilot passt sich Ihrem Stil an und hilft Ihnen, klar zu kommunizieren.

Zusammenfassungen von E-Mail-Verläufen

Manchmal liegt ein langer E-Mail-Verlauf vor Ihnen. Copilot kann ihn für Sie zusammenfassen. Verwenden Sie Anweisungen wie „Fassen Sie diesen E-Mail-Verlauf in drei Aufzählungspunkten zusammen. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Entscheidungen und nächste Schritte.“ Copilot liest die Unterhaltung und liefert Ihnen eine klare Zusammenfassung. Sie sparen Zeit und verpassen keine wichtigen Details.

Terminplanung und Aufgabenverwaltung

Sie möchten Ihren Kalender übersichtlich halten. Copilot hilft Ihnen, Besprechungen zu planen und Ihre To-do-Listen zu verwalten.

Einladungen zu Besprechungen

Sie können Copilot bitten, Besprechungseinladungen zu erstellen. Probieren Sie Anweisungen wie „Senden Sie dem Team eine Besprechungseinladung für Freitag um 14 Uhr. Fügen Sie eine Agenda mit den Projektmeilensteinen hinzu.“ Copilot ergänzt die Details und versendet die Einladung. Sie verbringen weniger Zeit mit der Terminplanung und mehr Zeit mit der Vorbereitung auf Besprechungen.

Hinweis: Copilot kann Anlagen oder Links zu Ihren Einladungen hinzufügen, wenn Sie diese in Ihre Anweisungen aufnehmen.

To-do-Listen

Sie möchten Ihre Aufgaben im Blick behalten. Copilot kann aus Ihren E-Mails eine To-do-Liste erstellen. Verwenden Sie Anweisungen wie „Erstellen Sie aus den E-Mails dieser Woche eine To-do-Liste. Sortieren Sie die Aufgaben nach Priorität.“ Copilot durchsucht Ihren Posteingang und erstellt eine Liste. Sie bleiben organisiert und vergessen keine wichtigen Aufgaben.

• Copilot automatisiert die Sichtung von E-Mails und die Aufgabenverwaltung.
• Sie erhalten Erinnerungen, Zusammenfassungen und Aktualisierungen ohne zusätzlichen Aufwand.
• Microsoft 365 Copilot hält Ihre Kommunikation organisiert und effizient.

Microsoft 365 Copilot in Teams

Ihr Team soll reibungslos zusammenarbeiten. Microsoft 365 Copilot in Teams unterstützt Sie dabei. Mit den richtigen Anweisungen verwandeln Sie umfangreiche Unterhaltungen in klare Handlungsschritte und sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand sind.

Prompts für die Kommunikation

Zusammenfassungen von Unterhaltungen

Öffnen Sie Teams und sehen einen langen Chatverlauf? Sie müssen nicht jede Nachricht durchlesen. Copilot kann die Unterhaltung für Sie zusammenfassen. Verwenden Sie einfach Anweisungen wie „Fassen Sie die heutige Diskussion in diesem Kanal in drei Aufzählungspunkten zusammen.“ Copilot hebt die Kernaussagen hervor, sodass Sie schnell auf den neuesten Stand kommen.

Tipp: Bitten Sie Copilot, sich auf Entscheidungen oder nächste Schritte zu konzentrieren. Zum Beispiel: „Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungen und Maßnahmen aus diesem Projektchat zusammen.“

Besprechungsnotizen

Besprechungen können hektisch werden, und wichtige Details gehen leicht verloren. Copilot hilft, indem er Ihre Besprechungsinhalte in strukturierte Notizen umwandelt. Probieren Sie Anweisungen wie „Erstellen Sie Besprechungsnotizen mit Maßnahmen und Fristen aus dem heutigen Call.“ Copilot erfasst die wichtigen Punkte und listet sie übersichtlich auf.

Prompts für die Zusammenarbeit

Aufgabenzuweisung

Aufgaben zu verteilen kostet Zeit, mit Copilot geht das jedoch einfach. Geben Sie Anweisungen wie „Weisen Sie die Maßnahmen aus dieser Besprechung den richtigen Teammitgliedern zu.“ Copilot liest die Notizen, ordnet die Aufgaben den Personen zu und informiert alle. Sie verbringen weniger Zeit mit der Organisation und mehr mit der Umsetzung.

1. Kevin, ein Berater für Change Management, nutzt Copilot, um Mitarbeiterumfragen auszuwerten und für jede Gruppe eigene Kommunikationspläne zu erstellen.
2. Microsoft-Mitarbeitende berichten, dass Copilot ihnen hilft, schneller zu arbeiten und Teams rasch aufeinander abzustimmen. Möglich macht das die tiefe Integration in Teams und andere Microsoft-Tools.

Ressourcenfreigabe

Dateien und Links mit Copilot zu teilen, ist einfach. Verwenden Sie Anweisungen wie „Teile den neuesten Projektplan und die Budgettabelle mit dem Team.“ Copilot findet die richtigen Dateien und sendet sie dorthin, wo sie gebraucht werden. Sie müssen sich nicht durch Ordner oder E-Mails wühlen.

• Mitarbeitende nutzen Copilot Studio, um KI-Agents zu erstellen, die komplexe Aufgaben in Teams automatisieren. Das stärkt die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Projektmanager halten Projekte auf Kurs, indem sie Copilot Besprechungsnotizen in zugewiesene Aufgaben und Statusupdates für Stakeholder umwandeln lassen.

Microsoft 365 Copilot in PowerPoint

Sie möchten Ihre Präsentationen abheben lassen und dabei Zeit sparen. Microsoft 365 Copilot hilft Ihnen bei beidem. Mit intelligenten Anweisungen können Sie Folien erstellen, Sprechernotizen hinzufügen und Visualisierungen verbessern. Copilot versteht Ihre Anforderungen und verwandelt Ihre Ideen in ausgereifte Inhalte.

Prompts für Präsentationen

Foliengestaltung

Sie können mit einer einfachen Gliederung beginnen und Copilot Ihre Folien erstellen lassen. Probieren Sie Anweisungen wie „Erstelle eine Präsentation mit fünf Folien, die unsere Initiative für Nachhaltigkeit zusammenfasst, inklusive eines Diagramms und einer Folie zu den nächsten Schritten.“ Copilot erstellt Folien, die auf Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe abgestimmt sind. Sie können Copilot auch bitten, den Ton für unterschiedliche Gruppen anzupassen. Zum Beispiel: „Passe den Ton dieser Präsentation an, sodass sie ein professionelleres Publikum anspricht.“ Copilot sorgt dafür, dass Ihre Folien professionell aussehen und zu Ihrer Marke passen.

Hier ist eine Tabelle mit Prompt-Beispielen für die schnelle Erstellung von Folien:

Sprechernotizen

Sie können Copilot bitten, Sprechernotizen hinzuzufügen, die Ihnen helfen, Ihre Botschaft zu vermitteln. Probieren Sie Anweisungen wie „Füge Sprechernotizen hinzu, die den Kernpunkt jeder Folie erklären, und gib Tipps, wie das Publikum eingebunden werden kann.“ Copilot schreibt Notizen, die Sie durch Ihre Präsentation führen und Ihnen Sicherheit geben.

Prompts zur visuellen Gestaltung

Layout-Vorschläge

Copilot hilft Ihnen, Ihre Folienlayouts zu verbessern. Sie können Anweisungen verwenden wie „Schlage ein Layout für diese Folie vor, das das zentrale Diagramm hervorhebt und den Text auf ein Minimum reduziert.“ Copilot lernt aus gut strukturierten Vorlagen und erstellt optisch einheitliche Präsentationen. Es analysiert Layouts und Objekte, damit Ihre Folien professionell wirken und zu Ihrer Marke passen.

• Copilot verknüpft Informationen aus verschiedenen Quellen, damit Ihre Inhalte markenkonform bleiben.
• Der Agent-Modus in PowerPoint erstellt Folien, die wirken, als hätte Ihre Organisation sie selbst gestaltet.

Grafische Ergänzungen

Sie können Copilot bitten, Grafiken, Bilder oder Symbole hinzuzufügen, damit Ihre Folien ansprechender wirken. Probieren Sie Anweisungen wie „Füge relevante Bilder und Symbole hinzu, die die Kernaussagen jeder Folie veranschaulichen.“ Copilot findet Visualisierungen, die zu Ihrem Thema und Stil passen. Außerdem kann es Inhalte übersetzen, umfangreiche Präsentationen zusammenfassen und effizient neue Folien hinzufügen.

Tipp: Formulieren Sie klare Anweisungen für visuelle Verbesserungen. Copilot liefert Folien, die Aufmerksamkeit erregen und Ihre Botschaft vermitteln.

Fortgeschrittene Prompt-Strategien für Copilot

Personalisierung

Sie möchten, dass Copilot zu Ihrem Arbeitsablauf passt. Personalisierung macht Ihre Nutzung reibungsloser und wirkungsvoller. Wenn Sie Ihre Anweisungen gezielt anpassen, berücksichtigt Copilot Ihre Anforderungen und liefert Inhalte, die zu Ihren Zielen passen. Individuelle Prompts für Arbeitsabläufe helfen Ihnen, Ergebnisse zu erzielen, die zu Ihrem Stil passen.

Individuelle Workflow-Prompts

Sie können Prompts erstellen, die zu Ihren täglichen Aufgaben passen. Definieren Sie zunächst Ihr Ziel. Geben Sie Copilot Kontext zu Ihrem Projekt oder Ihrer Zielgruppe. Legen Sie klare Erwartungen an Format und Stil fest. Wenn Copilot eine bestimmte Persona übernehmen soll, nehmen Sie diese Details in Ihre Anweisungen auf. Sie können Copilot sogar vorgeben, welche Quellen es verwenden soll.

Die folgende Tabelle zeigt Strategien, um Ihre Prompts zu personalisieren:

Tipp: Je mehr Details Sie in Ihre Anweisungen aufnehmen, desto besser kann Copilot die Ergebnisse für Sie personalisieren.

Nutzung des Copilot-Speichers

Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie die Speicherfunktion von Copilot nutzen. Copilot merkt sich frühere Unterhaltungen und Aufgaben. So liefert es Antworten, die zu Ihrem bisherigen Verlauf und Ihren Anforderungen passen.

Kontextbezogene Prompts

Bei kontextbezogenen Prompts greift Copilot auf frühere Interaktionen zurück. Sie erhalten Antworten, die relevanter und genauer wirken. Wenn Sie Copilot beispielsweise bitten, die Historie eines Kunden zusammenzufassen, kann es Details aus früheren Chats heranziehen. Das spart Zeit und hält Ihren Workflow konsistent.

• Teams haben die Erstellungszeit für Briefings dank des Copilot-Speichers von drei Stunden auf weniger als eine Stunde gesenkt. So bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben statt für repetitive Arbeit.
• Kundenservice-Teams verzeichnen weniger Unterbrechungen. Copilot bearbeitet Anfragen mit weniger menschlichem Eingreifen, was Ihre Arbeit erleichtert.
• Die Speicherfunktion von Copilot ermöglicht Ihnen, Interaktionen zu personalisieren. Sie kann die Kundenhistorie zusammenfassen und wiederkehrende Probleme erkennen, was die Servicequalität verbessert.

Hinweis: Kontextbezogene Prompts helfen Copilot, Ihre Präferenzen zu behalten, und liefern Inhalte, die zu Ihrem Workflow passen.

Ergebnisse überprüfen

Sie sollten den Informationen, die Copilot liefert, vertrauen können. Das Überprüfen der Ergebnisse sichert Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Mit einfachen Methoden können Sie die Ausgaben von Copilot prüfen.

Ausgaben prüfen

Prüfen Sie Inhalte, die Copilot erstellt, immer. Sie können Copilot auch bitten, seine Antworten zu validieren. Probieren Sie Prompts wie „Bist du sicher?“ oder „Bitte prüfe das weiter.“ Copilot überprüft die Antwort dann erneut und verfeinert sie.

• Validieren Sie Informationen, bevor Sie sie verwenden. Kopieren Sie keine Inhalte, die Sie nicht verstanden haben.
• Prüfen Sie die Quellenangaben, die Copilot liefert. Lesen Sie die Quellen durch, um die Richtigkeit zu bestätigen.
• Verwenden Sie Prompts, die Copilot dazu anregen, seine Antworten zu prüfen und zu verbessern.

Tipp: Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, stellen Sie sicher, dass die Ausgaben von Copilot die Anforderungen an Datenschutz und Compliance erfüllen. Sie können Experten hinzuziehen, um die Richtigkeit der Informationen zu bestätigen.

Einschränkungen überwinden

Prompts kombinieren

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Copilot manchmal an Grenzen stößt. Dazu gehören Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit, Compliance-Risiken, technische Probleme oder auch ungenaue Ergebnisse. Manchmal haben Sie vielleicht den Eindruck, dass Copilot zu stark auf KI setzt und den menschlichen Blick vermissen lässt. Sie können diese Einschränkungen überwinden, indem Sie Prompts kombinieren und Ihre Anweisungen verfeinern.

Wenn Sie Prompts kombinieren, lenken Sie Copilot zu genaueren und nützlicheren Inhalten. Teilen Sie komplexe Aufgaben in kleinere Schritte auf. Geben Sie für jeden Teil klare Anweisungen. So versteht Copilot Ihre Anforderungen besser und Fehler werden reduziert.

So können Sie typischen Einschränkungen begegnen:

• Datensicherheit und Datenschutz: Prüfen Sie Ihre Anweisungen stets und stellen Sie sicher, dass Sie keine sensiblen Informationen weitergeben. Copilot arbeitet am besten, wenn Sie Ihre Anfragen klar und sicher formulieren.
• Compliance- und rechtliche Risiken: Sie können Copilot bitten, bestimmte Richtlinien einzuhalten. Beispiel: „Erstelle einen Bericht, der den Compliance-Regeln des Unternehmens entspricht.“ So bleiben Ihre Inhalte an den Microsoft-Standards ausgerichtet.
• Technische Infrastrukturprobleme: Wenn Copilot mit großen Dateien oder langsamen Verbindungen Schwierigkeiten hat, teilen Sie Ihre Anweisungen in kleinere Aufgaben auf. Beispiel: „Fasse Abschnitt eins dieses Dokuments zusammen“, danach „Fasse Abschnitt zwei zusammen“.
• Ungenaue Ergebnisse: Kombinieren Sie Prompts, um Ergebnisse gegenzuprüfen. Sie können etwa sagen: „Fasse diese Besprechung zusammen und prüfe danach die Zusammenfassung auf Richtigkeit.“ Copilot verfeinert seine Antworten dann auf Basis Ihres Feedbacks.
• Übermäßige Abhängigkeit von KI: Nutzen Sie Copilot als Partner, nicht als Ersatz. Prüfen Sie die Inhalte immer selbst und ergänzen Sie sie um Ihre eigenen Erkenntnisse.

Tipp: Ein Training zum Prompt Engineering hilft Ihnen, das volle Potenzial von Microsoft 365 Copilot auszuschöpfen. Sie lernen, wie Sie Fragen stellen und Anweisungen formulieren, damit Copilot möglichst wirkungsvoll arbeitet.

Praktische Zusammenfassung und nächste Schritte

Das Wichtigste in Kürze

Sie haben gesehen, wie Microsoft 365 Ihren Arbeitstag verändern kann. Mit klaren Anweisungen schöpfen Sie das volle Potenzial von Copilot aus. Sie brauchen kein Technik-Experte zu sein, um Ergebnisse zu erzielen. Entscheidend ist, dass Sie wissen, was Sie fragen und wie Sie es formulieren.

Behalten Sie Folgendes im Gedächtnis:

• Machen Sie Copilot zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags. Bitten Sie um Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben in Microsoft 365.
• Verwenden Sie für jede App gezielte Anweisungen. In Word erstellen Sie Dokumente und fassen lange Dateien zusammen. In Excel erstellen Sie Diagramme, bereinigen Daten und heben Trends hervor. In PowerPoint erstellen Sie Präsentationen aus Text und lassen Sprechernotizen automatisch generieren. In Outlook ordnen Sie E-Mails und verwalten Ihren Terminkalender.
• Lassen Sie Copilot Inhalte erstellen, Daten analysieren und Aufgaben verwalten. So gewinnen Sie Zeit für das, was wirklich wichtig ist.
• Probieren Sie neue Prompts und Funktionen regelmäßig aus. So entdecken Sie neue Wege, Ihre Produktivität zu steigern.

Tipp: Je häufiger Sie Microsoft 365 Copilot nutzen, desto besser versteht er Ihren Stil und Ihre Anforderungen.

Sofortige Anwendung

Sie können sofort Ergebnisse sehen. Hier ist ein einfacher Plan, um diese Ideen umzusetzen:

1. Definieren Sie Ihr Ziel. Legen Sie fest, was Copilot tun soll: entwerfen, zusammenfassen, analysieren oder organisieren.
2. Ergänzen Sie den Kontext. Teilen Sie Copilot mit, für wen der Inhalt bestimmt ist und welchen Tonfall Sie wünschen. So wird die Ausgabe gezielter.
3. Legen Sie Erwartungen fest. Seien Sie klar bei Format und Vorgaben, etwa Wortanzahl oder Folienzahl.
4. Geben Sie die Quelle an. Verweisen Sie Copilot auf das richtige Dokument, die richtige E-Mail oder den richtigen Datensatz in Microsoft 365.
5. Verfeinern Sie schrittweise. Prüfen Sie den ersten Entwurf, geben Sie Feedback und bitten Sie Copilot, die Ergebnisse zu verfeinern.

Wenn Sie vage Anweisungen, fehlenden Kontext oder das Überspringen der Prüfung vermeiden, erzielen Sie jedes Mal bessere Ergebnisse.

Sie sind bereit, Microsoft 365 zu Ihrem Produktivitätspartner zu machen. Beginnen Sie noch heute mit einem Prompt. Beobachten Sie, wie sich Ihr Arbeitsablauf verändert. Bald werden Sie sich fragen, wie Sie je ohne ihn gearbeitet haben.

Zum Abschluss dieses Blogbeitrags und mit Blick auf unsere Podcast-Folge Microsoft 365 Copilot Prompts That Deliver Better Results sei daran erinnert: Prompt Engineering ist ein kontinuierlicher Lernprozess. Wenn Sie klare Anweisungen geben, verwandelt Copilot Ihre Ideen in Inhalte, die exakt Ihren Anforderungen entsprechen. Probieren Sie heute unterschiedliche Strukturen aus, und hören Sie unbedingt die vollständige Folge, für noch mehr Expertentipps und Erkenntnisse!