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Blog · Mirko Peters

Governance für die Bereitstellung von SharePoint-Websites erklärt

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SharePoint-Governance und Bereitstellung von Websites in Microsoft 365. Bewährte Governance-Praktiken, um die Bereitstellung von SharePoint-Websites und Berechtigungen in Microsoft 365 zu automatisieren.

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Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

Governance für die Bereitstellung von SharePoint-Websites sorgt dafür, dass das Erstellen, Verwalten und Außerbetriebnehmen von SharePoint-Websites klaren Regeln folgt. Diese Regeln schützen Ihre Organisation, stellen die Einhaltung von Vorgaben sicher und sorgen für einen reibungslosen Betrieb. Sie legen fest, wer neue Websites anlegen darf, welche Einstellungen dabei gelten und wie Websites über ihren gesamten Lebenszyklus behandelt werden. In Microsoft-365-Umgebungen ist das besonders wichtig, denn ein unkontrolliertes Wachstum an Websites und ein chaotischer Datenbestand können schnell außer Kontrolle geraten. Eine starke Governance ist Ihr bester Schutz vor verschwendeten Ressourcen, Sicherheitslücken und Verwirrung bei der Zusammenarbeit. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum durchdachte Regeln für die Bereitstellung von Websites für jede Organisation sinnvoll sind, die das Beste aus SharePoint herausholen möchte.

Definition: Bereitstellung von SharePoint-Websites

Die Bereitstellung von SharePoint-Websites ist ein kontrollierter Prozess, bei dem neue SharePoint-Websites oder Websitesammlungen auf Basis vordefinierter Vorlagen, Automatisierung und richtlinienbasierter Einstellungen erstellt, konfiguriert und bereitgestellt werden. Sie ersetzt das manuelle Anlegen von Websites durch standardisierte Verfahren, die bereits im Moment der Erstellung Sicherheit, Metadaten, Struktur, Berechtigungen und Regeln für den Lebenszyklus anwenden.

Kurze Erklärung: Eine wirksame Bereitstellung von SharePoint-Websites kombiniert Vorlagen, Skripte und Governance-Kontrollen, damit Ergebnisse konsistent, konform und wiederholbar sind. Die Bereitstellung lässt sich über integrierte SharePoint-Funktionen, PowerShell, Microsoft Power Platform oder eigene Bereitstellungslösungen umsetzen. Sie erzwingt in der Regel Namenskonventionen, Website-Vorlagen, Berechtigungsmodelle, Speicher- und Aufbewahrungsrichtlinien sowie Genehmigungsworkflows. Wenn die Bereitstellung mit der Governance für SharePoint-Websites abgestimmt ist, verringert sie den Wildwuchs, verbessert Sicherheit und Auffindbarkeit und vereinfacht die laufende Verwaltung und Audits.

Warum die Governance für die Bereitstellung von SharePoint-Websites wichtig ist

Seien wir ehrlich: Wenn jeder jederzeit eine SharePoint-Website anlegen darf, bittet man geradezu um Ärger. Ohne starke Governance wird SharePoint zum wilden Westen. Niemand weiß, welche Websites existieren, wo sensible Daten liegen oder wer worauf Zugriff hat. Schon bald entsteht ein „Site-Wildwuchs“, also ein Haufen ungenutzter oder doppelter Websites, die Speicher belegen und für Verwirrung sorgen.

Wenn das Anlegen von Websites nicht kontrolliert wird, wird es schnell unübersichtlich. Daten landen in den falschen Händen, und plötzlich haben Sie es mit versehentlichen Datenlecks oder sogar mit regulatorischen Problemen zu tun. Haben Sie schon einmal versucht, nachzuvollziehen, wer Zugriff auf ein Dokument hatte, und dabei festgestellt, dass die Website gar nicht überwacht wird? Das ist ein Compliance-Risiko. Hinzu kommt: Mit jeder nicht verwalteten Website steigt die Wahrscheinlichkeit für Benutzerfehler, Ausfallzeiten und, am schlimmsten, eine Datenschutzverletzung.

Eine saubere Governance legt fest, wie und von wem Websites angelegt werden dürfen. So bleiben Sie nicht nur konform, sondern arbeiten auch effizienter. Organisationen, die die Bereitstellung von Websites durch Governance absichern, erreichen einen besseren Informationsfluss, ein schnelleres Onboarding und ein geringeres Risiko kostspieliger Fehler. Außerdem stellt Governance sicher, dass jede Website zu Ihren strategischen Zielen passt. So bleiben Ihre Informationen strukturiert, und Ihre Mitarbeitenden können zuversichtlich zusammenarbeiten.

Die Bereitstellung von Websites in SharePoint verstehen

Die Bereitstellung von Websites in SharePoint besteht nicht nur darin, auf „Neue Website“ zu klicken. Es handelt sich um einen schrittweisen Prozess, der festlegt, wann, wie und von wem eine SharePoint-Website eingerichtet wird. Typische Schritte sind die Einreichung eines Website-Antrags, die Genehmigung durch benannte Verantwortliche, die Konfiguration gemäß den Vorlagen oder Richtlinien der Organisation und schließlich der Start. An jeder dieser Stationen lassen sich Governance und Kontrollen einbauen.

Bei einem manuellen Bereitstellungsworkflow übernehmen IT oder ein SharePoint-Administrator all diese Aufgaben: Anträge prüfen, Berechtigungen konfigurieren und die neue Website einrichten. Manuelle Schritte sorgen für mehr Prüfung, verlangsamen den Prozess aber und erhöhen das Risiko menschlicher Fehler und Inkonsistenzen. Bei einer automatisierten Bereitstellung hingegen führen Skripte oder Workflows diese Aktionen automatisch aus, häufig auf Basis vordefinierter Vorlagen. Automatisierung verkürzt Wartezeiten und hilft, Websites zu standardisieren. Dafür müssen Sie aber vorab die richtigen Kontrollen festlegen.

Das Entscheidende ist: Die Bereitstellung einer Website ist nicht dasselbe wie das bloße Anlegen einer Website. Provisioning ist ein kontrollierter Prozess mit zusätzlichen Prüfungen, Sicherheitsschranken und Konsistenzmaßnahmen, die sich an den Governance-Anforderungen Ihrer Organisation ausrichten. Gute Provisioning-Prozesse halten Ihre SharePoint-Umgebung effizient, sicher und compliant, ohne den Bedarf an Zusammenarbeit zu vernachlässigen.

Häufige Fehler bei der Governance der SharePoint-Website-Bereitstellung

Bei der Einführung der Governance für die SharePoint-Website-Bereitstellung wiederholen Organisationen häufig vermeidbare Fehler, die Konsistenz, Sicherheit und Akzeptanz durch die Nutzer untergraben. Die folgende Liste zeigt typische Fehler und gibt kurze Hinweise zur Korrektur.

Wenn Sie diese häufigen Fehler in Ihrer SharePoint-Governance für die Website-Bereitstellung beheben, steigern Sie Konsistenz, Sicherheit und Akzeptanz und reduzieren den langfristigen Verwaltungsaufwand.

Die wichtigsten Komponenten eines SharePoint-Governance-Frameworks

Häufige Herausforderungen bei der Bereitstellung von SharePoint-Websites

Grundprinzipien der SharePoint-Website-Governance

SharePoint-Richtlinien zur Governance bei der Website-Bereitstellung

Governance-Richtlinien sind das Rückgrat jedes kontrollierten Prozesses zur Bereitstellung von SharePoint-Websites. Diese Richtlinien legen die Regeln, Grenzen und Erwartungen für das Erstellen, Verwalten und Außerbetriebnehmen von Websites fest. Sie stellen sicher, dass jede Website einem echten geschäftlichen Zweck dient und die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt. Klar definierte Richtlinien bringen Ordnung in ein Chaos, das sonst entstehen könnte, und stellen sicher, dass alle Teams, Abteilungen und Benutzer nach denselben Regeln spielen.

Dass diese Richtlinien dokumentiert und standardisiert sind, ist entscheidend. Sie bilden die Grundlage für eine starke Governance und verhindern, dass Probleme mit dem Wachstum Ihres Unternehmens eskalieren. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Richtlinientypen Sie berücksichtigen sollten, wie Sie diese wirksam einführen und wie Sie Governance-Richtlinien praxisnah dokumentieren und pflegen, damit sie für alle Beteiligten nützlich und zugänglich bleiben.

Richtlinientypen für die Governance bei der Website-Bereitstellung

So wenden Sie Governance-Richtlinien wirksam an

Vorlagen für Governance-Richtlinien und Tipps zur Dokumentation

Moderne Methoden für die Bereitstellung von SharePoint-Websites

Heute haben Organisationen mehr Auswahlmöglichkeiten denn je, wenn es um die Bereitstellung von SharePoint-Websites geht. Die Wahl des richtigen Ansatzes ist sowohl für Governance als auch für die Produktivität entscheidend. Die Zeiten, in denen jede Website von überlasteten Administratoren von Hand erstellt werden musste, sind vorbei. Heute reicht das Spektrum von vollständig manueller, streng kontrollierter Erstellung bis hin zu automatisierten oder sogar selbstbedienten Modellen, in denen Fachanwender Websites nach festgelegten Regeln selbst anlegen können.

Dieser Abschnitt leitet eine detaillierte Betrachtung der gängigsten Bereitstellungsstrategien ein: manuelle, automatisierte und Self-Service-Prozesse sowie der Einsatz von Drittanbieter-Tools. Jede Methode passt zu unterschiedlichen geschäftlichen Anforderungen, abhängig von der Unternehmensgröße, den Compliance-Vorgaben und der Bereitschaft, selbst zu handeln oder sich an Leitplanken zu halten. Ob Sie Flexibilität und Tempo oder strikte Einheitlichkeit und Kontrolle wünschen: Wenn Sie diese Techniken verstehen, finden Sie leichter die passende Lösung für Ihr Governance-Modell und Ihre Unternehmenskultur.

Manuelle und automatisierte Bereitstellungsworkflows im Vergleich

Bereitstellung von Websites im Self-Service erklärt

Bei der Bereitstellung von Websites im Self-Service können Endbenutzer ihre eigenen SharePoint-Websites erstellen, in der Regel mit einigen integrierten Einschränkungen oder Leitplanken. Teams gewinnen dadurch die Flexibilität, Zusammenarbeitsbereiche schnell anzulegen, ohne auf die IT warten zu müssen. Der Haken: Ohne solide Richtlinien riskieren Sie Wildwuchs und uneinheitliche Standards. Gute Governance legt vorab Vorlagen, Namenskonventionen und Berechtigungskontrollen fest, damit Self-Service nicht zum Eigentor wird. Richtig umgesetzt, ermöglicht es Benutzern eine schnellere Zusammenarbeit und behält die Aufsicht dort, wo sie hingehört.

Drittanbieter-Tools für die bereitstellung von SharePoint-Websites

Checkliste zur Governance der Bereitstellung von SharePoint-Websites

Verwenden Sie diese Checkliste, um eine einheitliche, sichere und gesteuerte Bereitstellung von SharePoint-Websites sicherzustellen.

Richtlinien und Strategie

Benennung, Metadaten und Taxonomie

Vorlagen und Websitedesign

Berechtigungen und Sicherheit

Anforderungs- und Bereitstellungsprozess

Lebenszyklusmanagement

Überwachung, Auditing und Berichterstattung

Sicherung und Wiederherstellung

Schulung und Akzeptanz

Compliance und Recht

Kontinuierliche Verbesserung

Einrichten eines Bereitstellungsprozesses für SharePoint-Websites

Ein effektiver Bereitstellungsprozess für SharePoint-Websites dreht sich darum, Kontrolle einzubauen, ohne die Zusammenarbeit auszubremsen. Der Prozess beginnt in der Regel mit Website-Anforderungen, die anschließend strukturierte Genehmigungen und die Konfiguration durchlaufen – entweder manuell oder über automatisierte Werkzeuge. Jeder Schritt sollte an Ihr Governance-Framework anknüpfen und sicherstellen, dass Richtlinien durchgesetzt und Nachweise für Compliance-Prüfungen erfasst werden.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Anforderungs- und Genehmigungsworkflows gestalten, die Bereitstellung in Microsoft 365 automatisieren und die Erstellung von SharePoint-Websites in übergreifende IT-Managementprozesse wie Service Management oder Identity Governance einbinden. Das Ziel: ein schlankes, robustes Bereitstellungssystem, das sowohl geschäftliche Anforderungen als auch Compliance mit möglichst geringem Aufwand für Ihre Teams unterstützt.

Gestaltung von Website-Anforderungen und Genehmigungsworkflows

Ein gut gestalteter Anforderungs- und Genehmigungsworkflow beginnt mit einem klaren Anforderungsformular für Websites, das in der Regel von einem Nutzer oder einer Abteilungsleitung eingereicht wird. Das Formular dokumentiert den geschäftlichen Bedarf, den vorgeschlagenen Websitenamen, den Vorlagentyp und die benötigten Berechtigungen. Der Workflow leitet die Anforderung anschließend anhand Ihrer Governance-Richtlinie an die zuständigen Genehmiger weiter, etwa IT-Administratoren, Abteilungsleiter oder Compliance-Beauftragte.

Einfache Workflows benötigen unter Umständen nur eine Genehmigungsstufe. Komplexere Setups können mehrere Entscheidungsträger, Eskalationspfade für dringende Projekte und integrierte Benachrichtigungen über den Status einbeziehen. Automatisierte Workflows können Stakeholdern E-Mail-Benachrichtigungen senden und Websites automatisch bereitstellen, sobald alle Richtlinienprüfungen bestanden sind. Dieses Maß an Prozesstransparenz reduziert Verzögerungen, schafft Nachvollziehbarkeit und hält einen lückenlosen Audit-Trail für Compliance-Zwecke vor.

Automatisierung der Bereitstellung von SharePoint-Websites in Microsoft 365

Sie können die Bereitstellung von SharePoint-Websites in Microsoft 365 mit Automatisierung deutlich beschleunigen – etwa mit Power Automate, Bereitstellungsskripten oder Azure Logic Apps. Automatisierung sorgt dafür, dass Compliance fest verankert ist: Genehmigungsschritte werden verbindlich erzwungen, vordefinierte Vorlagen angewendet und die Websiteeinstellungen bei jeder genehmigten Anforderung automatisch konfiguriert.

Der Einstieg gelingt, wenn Sie zunächst alle Richtlinienprüfungen und Genehmigungsphasen erfassen. Erstellen Sie anschließend Automatisierungsabläufe, die die erforderlichen Informationen sammeln, an die Genehmiger übermitteln und – nach der Freigabe – die Website mit den richtigen Berechtigungen, Namenskonventionen und Vorlagen erstellen. Vergessen Sie nicht, an jedem Schritt Compliance-Prüfungen einzubauen, damit sensible Daten geschützt bleiben und Nachweise für Audits protokolliert werden. Eine durchdachte Automatisierung macht Ihren Bereitstellungsprozess effizient, konsistent und zuverlässig.

Bereitstellung von SharePoint-Websites in bestehende IT-Prozesse integrieren

Wenn Sie den Bereitstellungsprozess mit bestehenden IT-Systemen abstimmen – etwa Service Management, Identitäts- und Zugriffsverwaltung oder Audit-Tools –, entsteht ein durchgängiges Erlebnis für Nutzer und das Risiko sinkt. Anforderungstickets lassen sich beispielsweise in Ihrer ITSM-Plattform nachverfolgen, während Nutzerberechtigungen über Entra ID oder einen anderen Identitätsanbieter überprüft werden. Eine enge Integration sorgt dafür, dass die Bereitstellung mit den übergreifenden IT-Kontrollen im Einklang bleibt, und hilft, Konfigurationsabweichungen, verwaiste Websites oder versehentliche Datenfreigaben in Ihrer gesamten Umgebung zu vermeiden.

Lebenszyklusmanagement für SharePoint-Websites

Das Lebenszyklusmanagement ist das Herzstück der SharePoint-Governance. Es stellt sicher, dass Websites nicht länger bestehen bleiben, als sie benötigt werden, und nicht unbemerkt in vergessene Winkel abrutschen, in denen sensible Daten verloren gehen oder offengelegt werden können. Eine gute Lebenszyklusrichtlinie umfasst alles von regelmäßigen Überprüfungen aktiver Websites bis hin zur geplanten Archivierung oder Löschung von Websites, die nicht mehr genutzt werden.

Dieser Abschnitt zeigt wirksame Strategien für den Umgang mit inaktiven Websites und die Einrichtung periodischer Überprüfungen. Er verdeutlicht, warum Lebenszyklus-Kontrollen Ihre SharePoint-Umgebung effizient, sicher und konform mit Aufbewahrungs- oder Datenschutzanforderungen halten. Es geht darum, proaktiv zu handeln und jede Website als etwas mit Anfang, Mitte und Ende zu betrachten, statt zuzulassen, dass Ihr digitaler Raum über die Zeit unbeherrschbar wird.

Archivierung und Entfernung inaktiver SharePoint-Websites

Archivierungs- und Bereinigungsregeln helfen dabei, inaktive oder veraltete SharePoint-Websites zu behandeln, bevor sie zu Risiken werden. Häufige Auslöser für eine Archivierung sind fehlende Benutzeraktivität über einen festgelegten Zeitraum, der Abschluss eines Projekts oder Eigentümerwechsel. Automatisierte Aktionen können Daten in sichere Archive verschieben oder ganze Websites löschen, allerdings erst, nachdem Eigentümer und Stakeholder benachrichtigt wurden. So bleibt Ihre Umgebung sicher und übersichtlich und entspricht den Aufbewahrungsrichtlinien für Daten.

Überprüfungs- und Verlängerungsprozesse für aktive Websites

Regelmäßige Website-Überprüfungen stellen sicher, dass jede aktive Website noch ihren ursprünglichen Zweck erfüllt, einen aktuellen Eigentümer hat und weiterhin den Richtlinien Ihrer Organisation entspricht. Automatisierte Verlängerungsanfragen können an Websiteeigentümer gesendet werden, um die Relevanz und Nutzung einer Website zu bestätigen. Wenn Sie die Antworten auf diese Anfragen (oder das Ausbleiben von Antworten) nachverfolgen, bleibt Ihr SharePoint-Bestand aktuell, gepflegt und frei von verwaisten oder vergessenen Bereichen, und das alles unter Berücksichtigung des geschäftlichen Nutzens.

Sicherheit und Compliance bei der Governance der Website-Bereitstellung

Integration von SharePoint- und Teams-Governance-Strategien

Governance für SharePoint und Microsoft Teams sind keine Nachbarn, sondern wohnen im selben Haus. Jedes Mal, wenn jemand ein neues Team erstellt, legt SharePoint im Hintergrund eine Website an, die Dateien speichert und Gruppenressourcen verwaltet. Ohne abgestimmte Governance führt eine wuchernde Teams-Landschaft direkt zu einer wuchernden SharePoint-Landschaft, und dann wird es nahezu unmöglich, Daten, Berechtigungen und Compliance sauber zu verwalten.

Einheitliche Richtlinien ergeben Sinn. Wenn Sie Anfrage- und Genehmigungsprozesse für Teams und SharePoint aufeinander abstimmen, schließen Sie Lücken, durch die Benutzer nicht genehmigte Bereiche anlegen können. Die automatisierte Lebenszyklusverwaltung, etwa mit Power Automate und Graph API, kann verhindern, dass ungenutzte Teams- und SharePoint-Websites sich anhäufen, wie die Anleitung zur Behebung von Teams-Wildwuchs zeigt. Praktische Beispiele für die Verbesserung plattformübergreifender Zusammenarbeit und Sicherheit finden Sie in diesem Leitfaden zum Erfolg mit Teams-Governance.

Dieser einheitliche Ansatz vereinfacht auch Dashboards, Berechtigungen und Berichte. Wie hier erläutert, hilft es Ihnen, das Zusammenspiel von SharePoint und Teams zu verstehen, damit die richtigen Daten die richtigen Benutzer erreichen. So bleibt Ihre Organisation sicher und effizient.

Best Practices für die laufende SharePoint-Governance

Das Wichtigste in Kürze für Führungskräfte und IT-Verantwortliche

SharePoint-Bereitstellung und Governance-Implementierung für eine skalierbare SharePoint-Umgebung

Was ist Governance für die SharePoint-Websitebereitstellung und warum ist sie wichtig?

Governance für die SharePoint-Websitebereitstellung umfasst die Richtlinien, Prozesse und Automatisierungen, mit denen Websites in einem SharePoint-Online-Mandanten erstellt, konfiguriert und verwaltet werden. Sie sorgt für eine einheitliche Website-Erstellung, Zugriffssteuerung, Inhaltsverwaltung und die Einhaltung geschäftlicher Anforderungen. So bleibt jede SharePoint-Bereitstellung skalierbar, sicher und handhabbar und verkommt nicht zu unkontrolliertem Wildwuchs.

Wie verhindert ein SharePoint-Governance-Plan Wildwuchs und verwaiste Arbeitsbereiche?

Ein SharePoint-Governance-Plan legt fest, wer Websites anfordern darf, welche Bereitstellungsvorlagen verwendet werden, welche Lebenszyklusrichtlinien gelten, welche Regeln für Aufbewahrung und Datensatzverwaltung greifen und welche Verantwortung die Besitzer tragen. Durch standardisierte Bereitstellungsvorlagen (einschließlich PnP-Bereitstellungsvorlagen) und Genehmigungsworkflows für Benutzeranfragen reduziert der Plan doppelte oder unnötige Teamwebsites, Microsoft 365-Gruppen und den Missbrauch von Hubwebsites. So begrenzt er Wildwuchs und verwaiste Arbeitsbereiche.

Welche Rolle spielen PnP-Bereitstellung und Bereitstellungsvorlagen bei bewährten Governance-Methoden?

PnP-Bereitstellung und Bereitstellungsvorlagen ermöglichen einheitliche, wiederholbare Konfigurationen bei der Website-Erstellung, einschließlich Listen, Bibliotheken, Inhaltstypen, Navigation und Berechtigungen. Diese Vorlagen unterstützen bewährte Governance-Methoden, indem sie Konfigurationsstandards durchsetzen, die Website-Erstellung beschleunigen und es erleichtern, SharePoint-Inhalte und -Einstellungen mandantenweit zu prüfen und anzupassen.

Wer sollte Websiteinhaber sein und welche Verantwortung sollte er im Rahmen der Governance-Implementierung tragen?

Ein Websiteinhaber sollte ein Fachverantwortlicher oder Teamleiter sein, der die geschäftlichen Anforderungen des Arbeitsbereichs versteht. Zu den Governance-Aufgaben gehören die Verwaltung der Zugriffssteuerung, die Sicherstellung der Inhaltsklassifizierung (einschließlich des Umgangs mit sensiblen Inhalten), die Anwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen sowie die Abstimmung mit der IT bei mandantenweiten Richtlinien wie Microsoft Purview und der Datensatzverwaltung. Klare Verantwortlichkeit der Websiteinhaber ist der Schlüssel zu wirksamer SharePoint-Governance.

Wie kann die automatisierte Bereitstellung geschäftliche Anforderungen erfüllen und sich im Microsoft 365-Mandanten skalieren lassen?

Die automatisierte Bereitstellung über Skripte oder Dienste mit PnP-Bereitstellungsvorlagen und der Integration in Microsoft 365-Gruppen oder Microsoft Teams stellt sicher, dass jede SharePoint-Website mit der richtigen Konfiguration, den richtigen Metadaten und Sicherheitseinstellungen erstellt wird. Automatisierung reduziert manuelle Fehler, beschleunigt die Bereitstellung, setzt bewährte Governance-Methoden durch und macht die Umgebung über viele Teams und Websites hinweg skalierbar.

Welche Prozesse sollten für Benutzeranfragen zur Erstellung einer neuen SharePoint-Website oder eines neuen Microsoft Teams-Arbeitsbereichs vorgesehen werden?

Benutzeranfragen sollten einem dokumentierten Erfassungs- und Genehmigungsworkflow folgen, der die geschäftliche Begründung, den benötigten Zugriff, Aspekte zum Umgang mit sensiblen Inhalten und die voraussichtliche Lebensdauer erfasst. Anfragen sollten Bereitstellungsvorlagen auslösen, Websitebesitzer zuweisen und Governance-Richtlinien anwenden, etwa für Klassifizierung, Aufbewahrung und Einstellungen für die externe Freigabe, damit sie mit dem SharePoint-Governance-Plan übereinstimmen.

Wie wirken sich Governance-Richtlinien auf die Integration mit Microsoft Teams und OneDrive aus?

Governance-Richtlinien bestimmen, wie SharePoint-Inhalte in Microsoft Teams-Kanälen angezeigt werden, und steuern die Verlinkung von Dateien, die in OneDrive oder auf Teamwebsites gespeichert sind. Richtlinien sollten die externe Freigabe, Vertraulichkeitsbezeichnungen und die Zugriffssteuerung regeln, damit Interaktionen in Teams und OneDrive den Regeln auf Mandantenebene entsprechen, Datenverlust oder unberechtigten Zugriff minimieren und trotzdem die Zusammenarbeit unterstützen.

Welche gängigen Governance-Best-Practices gibt es für die Zugriffssteuerung und den Umgang mit sensiblen Inhalten?

Zu den gängigen Governance-Best-Practices gehören rollenbasierte Zugriffssteuerung, das Prinzip der minimalen Berechtigungen, regelmäßige Überprüfungen der Zugriffe, die Anwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen und Microsoft Purview-Richtlinien sowie die Einschränkung der externen Freigabe, wo nötig. In Kombination mit Bereitstellungsvorlagen stellen Sie so sicher, dass neu erstellte Websites geeignete Zugriffssteuerungen durchsetzen und sensible Inhalte entsprechend den Compliance-Anforderungen behandeln.

Wie gleichen Sie in einem wirksamen SharePoint-Governance-Plan die Eigenverantwortung der Benutzer mit der Kontrolle aus?

Das Gleichgewicht entsteht, wenn Sie Self-Service-Bereitstellung mit Leitplanken anbieten: Automatisierte Vorlagen setzen grundlegende Konfigurationen und Schutzmaßnahmen durch, während Genehmigungsschritte Flexibilität für Sonderfälle ermöglichen. Schulungen für Endbenutzer und Websitebesitzer zu den Governance-Richtlinien, eine klare Dokumentation der Verantwortlichkeiten sowie Vorlagen für häufige Szenarien helfen, die Produktivität zu fördern, ohne auf Kontrolle zu verzichten.

Welche Lebenszyklus- und Stilllegungsverfahren sollten enthalten sein, damit die SharePoint-Umgebung sauber bleibt?

Zu den Verfahren für den Lebenszyklus gehören zeitlich begrenzte Bereitstellung (standardmäßiges Ablaufdatum), regelmäßige Überprüfung aktiver Websites, erneute Bestätigung der Besitzer, automatische Archivierung inaktiver Inhalte und definierte Schritte für die Stilllegung, also das Löschen oder Archivieren von Daten gemäß den Richtlinien für die Datensatzverwaltung. Dadurch wird die Umgebung übersichtlicher, und der Mandant sammelt keine veralteten oder doppelten Websites mehr an.

Wie können Microsoft Copilot und andere Automatisierungstools eine SharePoint-Governance-Implementierung unterstützen?

Microsoft Copilot und Automatisierungstools können bei der Inhaltssuche, bei Compliance-Empfehlungen, bei Metadatenvorschlägen und beim Erstellen von Dokumentation für Websitebesitzer helfen. Copilot kann Benutzer bei der Einhaltung von Governance-Best-Practices unterstützen, indem er während der Erstellung von Websites und der Verwaltung von Inhalten kontextbezogene Hinweise gibt. Die automatisierte Verarbeitung im Hintergrund setzt die Bereitstellungsvorlagen und die Mandantenrichtlinien durch.

Welche Kennzahlen sollten Sie erfassen, um den Erfolg von SharePoint-Bereitstellung und -Governance zu messen?

Erfassen Sie Kennzahlen wie die Anzahl der erstellten im Verhältnis zu den genehmigten Websites, die Akzeptanz der Vorlagen, aktive im Vergleich zu inaktiven Websites, den Abschluss der Zugriffsüberprüfungen, Ereignisse bei der externen Freigabe, Compliance-Vorfälle und die Zeit bis zur Bereitstellung. Diese KPIs helfen, die Wirksamkeit der Governance-Implementierung zu bewerten, eine unkontrollierte Ausbreitung von Websites („Sprawl“) zu erkennen und Verbesserungen an Bereitstellungsvorlagen und Richtlinien zu steuern.

Welche Rolle spielen Hubsites und Navigationsstrategien in einem skalierbaren SharePoint-Governance-Plan?

Hubsites bieten eine Möglichkeit, zusammengehörige Teamwebsites und Kommunikationswebsites mit gemeinsamer Navigation, Suche und Branding zu organisieren. Die Governance sollte die Nutzung von Hubsites, die Kriterien für die Registrierung und die Taxonomie festlegen, damit die Navigation einheitlich bleibt und die Zersplitterung möglichst gering ist. So finden Benutzer Inhalte leichter, und es müssen weniger doppelte Websites erstellt werden.

Welche Schritte sind nötig, um die SharePoint-Bereitstellung mit Datensatzverwaltung und Compliance abzustimmen?

Stimmen Sie Bereitstellungsvorlagen auf Aufbewahrungsbezeichnungen ab, wenden Sie Richtlinien zur Datensatzverwaltung auf Website- und Bibliotheksebene an, konfigurieren Sie Überwachung und eDiscovery in Microsoft Purview, und stellen Sie sicher, dass Websitebesitzer ihre Pflichten zur Aufbewahrung von Datensätzen kennen. Wenn Sie diese Schritte in die Erstellung von Websites integrieren, wird Compliance von Anfang an durchgesetzt, und die nachgelagerte Governance wird einfacher.

SharePoint Governance Power Platform

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