Was ist eine Websitesammlung in SharePoint? SharePoint-Überblick: Websitesammlungen erklärt

Von Mirko Peters · 2026-04-23

In SharePoint ist eine Websitesammlung die zentrale Organisationsstruktur für Ihren digitalen Arbeitsplatz – ein Container, der eine Hauptwebsite enthält und viele zugehörige Unterwebsites umfassen kann, alle unter einer gemeinsamen Struktur gebündelt…

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In SharePoint ist eine Websitesammlung die zentrale Organisationsstruktur für Ihren digitalen Arbeitsplatz – ein Container, der eine Hauptwebsite enthält und viele zugehörige Unterwebsites umfassen kann, alle unter einer gemeinsamen Struktur gebündelt. Websitesammlungen helfen Ihnen, Inhalte, Berechtigungen und Governance über einzelne Geschäftsbereiche oder Teams hinweg zu verwalten.

Warum sind Websitesammlungen wichtig? Sie bilden das Rückgrat der SharePoint-Architektur. Ob Sie Microsoft 365 in der Cloud oder einen klassischen SharePoint Server betreiben: Jede größere Gruppe von Websites und deren gemeinsame Ressourcen (etwa Dokumente, Listen oder Workflows) wird über Websitesammlungen verwaltet. So behalten Sie Sicherheit, Branding und Speicher unter Kontrolle, und zwar so, wie es den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Dieser Leitfaden erklärt, was Websitesammlungen sind, worin sie sich von einzelnen Websites unterscheiden, wie sie aufgebaut werden und wie Sie sie am besten verwalten und steuern. So bleiben Sie organisiert und sicher, während Ihre Teams- und SharePoint-Umgebungen wachsen.

Überblick über Websitesammlungen in SharePoint und Unterschiede zu einzelnen Websites

Zwischen Websites, Websitesammlungen, Unterwebsites und Hubwebsites verliert man in der SharePoint-Terminologie schnell den Überblick. Das Wesentliche vorweg: Eine Websitesammlung ist eine oberste Struktur, die eine Gruppe zusammengehöriger Websites bündelt. Stellen Sie sich eine Familie vor: Oben steht die Elternwebsite, und alle untergeordneten Websites (Unterwebsites) leben unter einem Dach.

Einzelne Websites sind fokussierter. Sie dienen bestimmten Projekten, Teams oder Funktionen. Sie können zwar beliebig viele einzelne Websites anlegen, aber das Besondere an einer Websitesammlung ist die Steuerung von Dingen wie dem Zugriff, den verwendeten Vorlagen und der Frage, wie Inhalte geteilt oder getrennt werden. Die gesamte Sammlung bildet eine Verwaltungs- und Sicherheitsgrenze, die einzelne Websites allein nicht bieten.

Warum ist das für Unternehmen relevant? Websitesammlungen erleichtern es, sensible Informationen wie Personalakten oder Finanzunterlagen vom allgemeinen Unternehmensaustausch zu trennen. Sie können verschiedenen Gruppen einen eigenen geschützten Bereich mit eigenen Regeln dafür geben, wer worauf zugreifen darf. In compliance-intensiven Branchen sind Websitesammlungen der Schlüssel, um Inhalte abzusichern und nachzuvollziehen, wer wann wo was getan hat.

Kurz gesagt: Wenn Sie Sicherheit, starke Governance oder eine klare Trennung zwischen Geschäftsbereichen benötigen, sollten Sie sich mit Websitesammlungen befassen und nicht nur mit einzelnen Websites. Gerade wenn Ihre SharePoint-Umgebung wächst, bilden sie die Grundlage für eine saubere Architektur.

Architektur von Websitesammlungen: Inhaltsdatenbanken und Datenverwaltung

Schauen wir uns nun an, was diese Websitesammlungen eigentlich antreibt. Jede Websitesammlung in SharePoint schwebt nicht frei für sich allein, sondern ist direkt mit einer Inhaltsdatenbank im Hintergrund verknüpft. In dieser Datenbank liegen tatsächlich alle Ihre Dateien, Seiten, Berechtigungen und nutzergenerierten Inhalte.

Warum sollten Sie sich dafür interessieren? Wenn Sie wissen, wie Websitesammlungen mit Inhaltsdatenbanken verbunden sind, können Sie Speicher verwalten, die Leistung verbessern und Wachstum planen. Werden zu viele speicherintensive Websitesammlungen in einer Datenbank zusammengefasst, kann das die Leistung bremsen oder das Risiko größerer Ausfälle erhöhen, falls etwas schiefgeht. Deshalb verteilen Administratoren Sammlungen häufig auf mehrere Datenbanken, damit der Betrieb stabil läuft und Sicherung sowie Wiederherstellung einfacher werden.

Microsoft empfiehlt getrennte Websitesammlungen, wenn Sie eine strikte Isolation benötigen, etwa für Abteilungen mit unterschiedlichen Compliance-Anforderungen oder für externe im Gegensatz zu internen Daten. Der Inhalt jeder Websitesammlung wird in einer oder mehreren Inhaltsdatenbanken gespeichert, eine automatische Freigabe zwischen Sammlungen gibt es jedoch nicht. Sie bestimmen also selbst die Grenzen Ihrer Daten. Das reduziert Risiken und erleichtert die Verwaltung von Dingen wie Rechtsstreitsperren oder Regeln zur Verhinderung von Datenverlust.

Eine durchdachte Planung der Architektur von Websitesammlungen ist keine Technikspielerei. Entscheidend ist, dass Ihr SharePoint mit den Anforderungen und Compliance-Pflichten Ihres Unternehmens Schritt halten kann. Wenn Sie mehrere Sammlungen betreuen, achten Sie nicht nur auf den Speicher, sondern auch darauf, wer auf welche Datenbank zugreifen kann und wie Sie Sammlungen bei der Weiterentwicklung Ihres Geschäfts verschieben oder archivieren.

Erstellen und Konfigurieren einer Websitesammlung in der SharePoint-Oberfläche

Die Einrichtung einer neuen Websitesammlung in SharePoint gleicht fast dem Aufbau eines Wohnblocks. Sie gehen über das SharePoint Admin Center, wählen eine Websitevorlage, die zu Ihren Anforderungen passt, und vergeben einen eindeutigen Namen und eine eindeutige URL. Dieser erste Schritt legt den Haupteingang zu Ihrer Sammlung fest. Alles Weitere liegt unterhalb dieser obersten Website.

Die Oberfläche, mit der Sie arbeiten, hängt davon ab, ob Sie Microsoft 365 (Cloud) oder SharePoint Server (lokal) verwenden. Der Ablauf ist im Kern jedoch derselbe. Sie durchlaufen Optionen wie die Auswahl einer Basisvorlage (Teamwebsite, Kommunikationswebsite oder benutzerdefiniert), die Festlegung von Speicherkontingenten und die Zuweisung von Zugriffsberechtigungen als Websitesammlungsadministratoren.

Sobald Sie eine Websitesammlung erstellt haben, bietet Ihnen die Administratoroberfläche ein Steuerungsfeld für die Verwaltung von Benutzern, Berechtigungen und Funktionen wie Versionierung oder Freigabe. Sie können Unterwebsites hinzufügen, Erscheinungsbild anpassen und Einstellungen für Compliance oder Freigabe ändern, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Das SharePoint-Admin-Dashboard ist so gestaltet, dass diese Aufgaben unkompliziert sind. Nehmen Sie sich bei der Einrichtung dennoch Zeit, denn sorgfältige Planung verhindert später Verwirrung, unübersichtliche Wildwüchse und unnötigen Ärger. Eine gute Benennung, klare Verantwortlichkeiten und die richtige Vorlage legen den Grundstein für den langfristigen Erfolg Ihrer Websitesammlung.

Websites verwalten: Unterwebsites innerhalb einer Sammlung hinzufügen und entfernen

Sobald Ihre Websitesammlung aktiv ist, besteht die eigentliche Arbeit darin, sie übersichtlich zu halten. Innerhalb der Sammlung können Sie Unterwebsites für verschiedene Teams, Projekte oder Zwecke anlegen. Jede Unterwebsite übernimmt die Einstellungen der übergeordneten Sammlung, sofern Sie diese nicht gezielt ändern. Das erleichtert die Konsistenz, birgt aber ein Risiko, wenn Sie nicht sorgfältig arbeiten.

Eine Unterwebsite hinzuzufügen ist recht einfach: Wählen Sie „Unterwebsite hinzufügen“, legen Sie eine Vorlage fest und vergeben Sie einen Namen. Bevor Sie Unterwebsites tief verschachteln, sollten Sie jedoch überlegen, wie Ihre Benutzer navigieren werden. Eine tiefe, verworrene Hierarchie verwirrt Anwender schnell und erschwert das Auffinden wichtiger Dokumente. Oft ist es besser, die Struktur flach zu halten, mit weniger Ebenen. Das gilt besonders, da SharePoint zunehmend auf Hubsites und flachere Strukturen setzt, die die Governance vereinfachen.

Wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern, müssen Sie vielleicht alte Unterwebsites außer Betrieb nehmen oder zusammenführen. Beim Entfernen einer Unterwebsite wird ihr Inhalt gelöscht. Sichern Sie daher vorher alles Wichtige. Wenn Ihre Organisation viele sekundäre Websites nutzt, sollten Sie außerdem eindeutig eine primäre Website in der Sammlung festlegen. Das verbessert Suche, Navigation und die Orientierung der Benutzer.

Ein praxisnaher Rat: Machen Sie es nicht komplizierter als nötig. Überprüfen Sie Ihre Unterwebsites regelmäßig gemeinsam mit Ihrem Team, archivieren Sie, was nicht mehr benötigt wird, und halten Sie die Gesamtstruktur so intuitiv wie möglich. Eine durchdachte Websiteverwaltung zahlt sich in weniger Problemen und einer deutlich benutzerfreundlicheren SharePoint-Umgebung aus.

Benutzerdefinierte Domänen Websitesammlungen zuweisen und verknüpfen

Benutzerdefinierte Domänen sorgen dafür, dass Ihre SharePoint-Websitesammlung unter einer markenkonformen, einprägsamen Webadresse erreichbar ist, zum Beispiel „portal.ihrunternehmen.de“ statt einer allgemeinen Microsoft-URL. Das wirkt nicht nur professioneller. Mitarbeitende, Partner oder Kunden erkennen so auch leichter, dass sie auf der richtigen Seite sind.

Eine benutzerdefinierte Domäne zuzuweisen bedeutet, Ihre gewählte URL im SharePoint Admin Center sowie bei Ihrem externen Domänenregistrar der Websitesammlung zuzuordnen. Berücksichtigen Sie dabei die Sicherheit. Öffentlich zugängliche Websites benötigen passende Zertifikate und Kontrollmechanismen, um Ihre Daten und Benutzer zu schützen. Wenn Sie sowohl Staging- als auch Produktionswebsites verwalten, können Sie außerdem Domänen tauschen, um Inhalte zu veröffentlichen, ohne Links zu brechen.

Für Organisationen, denen eine starke Markenbildung und nahtlose Benutzererfahrung wichtig sind, sind benutzerdefinierte Domänen unverzichtbar. Sie vereinheitlichen Ihre öffentlichen Websites, Intranets und Portale unter Identitäten, die Ihr Unternehmen widerspiegeln.

Websitesammlung sicher löschen und Zugriff steuern

Eine Websitesammlung zu löschen ist mehr als ein Klick auf „Löschen“. Es ist ein folgenschwerer Schritt. Stellen Sie vor dem Entfernen immer sicher, dass Sie eine aktuelle Sicherung der Inhalte der Websitesammlung haben. So können Sie wichtige Daten später bei Bedarf wiederherstellen.

Überprüfen Sie Berechtigungen und prüfen Sie rechtzeitig, wer Zugriff hat. Farmadministratoren (bzw. globale Administratoren in Microsoft 365) sollten genau kontrollieren, ob geschäftskritische Informationen oder von Benutzern erstellte Inhalte vorhanden sind, die aus Compliance- oder Unternehmensrichtliniengründen aufbewahrt werden müssen. Es gilt als bewährte Methode, betroffene Benutzer zu benachrichtigen und wichtige Informationen zu übertragen, bevor Sie fortfahren.

Gelöschte Websitesammlungen landen in der Regel für eine kurze Zeit im Papierkorb. In dieser Zeit können Sie sie wiederherstellen, falls Sie Ihre Meinung ändern. Nach Ablauf dieses Zeitraums sind die Daten endgültig verloren. Prüfen Sie deshalb genau, bevor Sie einen Löschvorgang bestätigen. Regelmäßige Überprüfungen aktiver Websitesammlungen helfen Ihnen, die Kandidaten für eine Löschung zu identifizieren. So reduzieren Sie Risiken und Wildwuchs.

Definieren Sie für die Zugriffskontrolle klare Richtlinien, wer sensible Vorgänge wie Löschen, Sichern und Konfigurationsänderungen durchführen darf. Beschränken Sie solche Aktionen auf vertrauenswürdige Administratoren, und nutzen Sie die Verwaltung von Berechtigungen, um versehentlichen Verlust oder unautorisierte Manipulation zu verhindern. Ein fortlaufender Überprüfungszyklus in Verbindung mit einer soliden Dokumentation hilft, Ihre SharePoint-Umgebung sicher und compliant zu halten. Weitere Ideen zu Governance und zur Absicherung Ihrer Zusammenarbeitstools finden Sie in diesem Leitfaden zu Microsoft Teams Governance.

Governance und Lebenszyklus von Websitesammlungen: Best Practices

• Namenskonventionen festlegen:Verwenden Sie klare, aussagekräftige Namen für Ihre Websitesammlungen, damit Benutzer wissen, was wo hingehört. Das reduziert Verwirrung und erleichtert die Suche und Navigation, während Ihre Umgebung wächst.
• Kontingente und Grenzwerte durchsetzen:Legen Sie für jede Websitesammlung Speicherkontingente fest, um unerwartete Überschreitungen zu verhindern und den Ressourcenverbrauch im Griff zu behalten. Das schützt die Leistung und erleichtert die Budgetplanung.
• Genehmigungsworkflows für neue Sammlungen einrichten:Lassen Sie nicht einfach jeden Websitesammlungen anlegen. Verlangen Sie, dass Anfragen einen Genehmigungsprozess durchlaufen, idealerweise automatisiert, um Wildwuchs zu verhindern und sicherzustellen, dass jede neue Sammlung einem tatsächlichen geschäftlichen Zweck dient.
• Regelmäßige Überprüfungen planen:Prüfen Sie Websitesammlungen regelmäßig, ob sie noch benötigt werden. Identifizieren Sie inaktive oder veraltete Sammlungen und markieren Sie sie gemäß Ihren Richtlinien zur Archivierung oder Löschung. Automatisierungswerkzeuge können hier helfen. Wie diese Logik auf die Teams-Wildwuchs-Problematik angewendet wird, zeigt dieser Artikel zur Teams-Governance.
• Archivierung und Außerbetriebnahme von Sammlungen planen:Richten Sie eine Lebenszyklusrichtlinie ein, nach der nicht genutzte oder alte Sammlungen in ein Archiv verschoben werden. Wenden Sie bei Bedarf Aufbewahrungsanforderungen für die Compliance an. So verwalten Sie Speicherplatz und Dateneigentum und erfüllen gleichzeitig gesetzliche Pflichten.
• Zugriffskontrollen und Verantwortlichkeiten definieren:Benennen Sie klar die Websitesammlungsadministratoren und beschränken Sie sensible Vorgänge auf eine kleine, vertrauenswürdige Gruppe. Übertragen Sie Zuständigkeiten neu, wenn sich Teams verändern, und dokumentieren Sie jede Änderung konsequent.
• Governance-Prozesse dokumentieren:Machen Sie Ihren Governance-Ansatz sichtbar und verständlich. Legen Sie Checklisten oder Richtlinien an einem zentralen Ort ab. Das erleichtert das Onboarding und die laufende Verwaltung erheblich.

Diese Praktiken halten SharePoint nicht nur sauber. Sie beschleunigen Projekte, unterstützen die Compliance und reduzieren verschwendeten Aufwand. Wie Governance in Zusammenarbeitstools Ordnung ins Chaos bringt, erfahren Sie ausführlicher in diesem Leitfaden zur Teams-Governance.