SharePoint-Speicher erklärt: Umfassender Leitfaden für Microsoft 365

Von Mirko Peters · 2026-04-23

Der SharePoint-Speicher in Microsoft 365 kann wie ein digitales Labyrinth wirken. Mit der richtigen Karte vermeiden Sie jedoch, im Kreis zu laufen, und unerwartete Kosten. …

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Der SharePoint-Speicher in Microsoft 365 kann wie ein digitales Labyrinth wirken. Mit der richtigen Karte vermeiden Sie jedoch, im Kreis zu laufen, und unerwartete Kosten. Dieser Leitfaden führt Sie klar durch das „Was“, das „Warum“ und das „Wie“ des SharePoint-Online-Speichers. Im Mittelpunkt stehen praxiserprobte Strategien, mit denen die Verwaltung des Speicherplatzes weniger belastend und besser planbar wird. Ob Sie als IT-Administrator Zahlen auswerten oder als Anwender ohne technischen Hintergrund Dateien teilen: Sie erhalten verständliche Antworten und bewährte Vorgehensweisen.

Wir zeigen, wie der Speicher auf verschiedenen Ebenen verteilt wird, was auf Ihr Kontingent angerechnet wird und wie Lizenzierung, Governance und moderne Werkzeuge von Microsoft 365 Ihnen Zeit, Geld und Aufwand sparen. Am Ende können Sie den Speicher optimieren, typische Fallstricke vermeiden und Ihren digitalen Arbeitsbereich zuverlässig, reibungslos und compliant betreiben. Ohne Fachchinesisch und ohne Verwirrung, sondern mit den Fakten und Empfehlungen, die Sie tatsächlich brauchen.

Architektur und Zuweisung des SharePoint-Speichers in Microsoft 365

Lassen Sie uns zunächst die Grundlagen klären: SharePoint Online stellt Ihnen nicht einfach einen großen Speicherblock zur Verfügung und hofft auf das Beste. Microsoft 365 verteilt den Speicher sauber auf verschiedene Ebenen, nämlich Mandant, Website und Benutzer. Dadurch landet nicht alles, was Sie hochladen, erstellen oder archivieren, in einem undurchsichtigen Topf. Diese Struktur dient nicht nur der Ordnung. Sie schafft Transparenz und Kontrolle darüber, wer welchen Speicher nutzt und wo Engpässe entstehen können.

Im Zentrum dieses Systems stehen drei große Speicherbereiche: SharePoint-Websites, OneDrive for Business und das sich weiterentwickelnde Microsoft 365-Archiv. Jeder erfüllt eine eigenständige, aber miteinander verbundene Aufgabe, wenn es um Speicherung, Zugriff und Schutz von Daten geht. Das gilt besonders, seit die Vorgaben zu Aufbewahrung und Compliance strenger geworden sind. Wenn Sie verstehen, wie diese Bereiche zusammenspielen, können Sie das Heft in die Hand nehmen, egal ob Sie Wachstum steuern, sich auf Audits vorbereiten oder einfach den Schreck einer E-Mail mit der Meldung „Speicherplatz fast voll“ vermeiden möchten.

Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Details der einzelnen Bereiche ein und zeigen, wie Daten fließen, wie viel Speicher Ihnen zur Verfügung steht und wie sich das auf Kosten und Compliance auswirkt. Betrachten Sie dies als Ihren Bauplan für eine durchdachte digitale Ordnung. Je besser Sie wissen, wie der Speicher aufgeteilt ist, desto leichter fällt die Planung und desto aufgeräumter bleibt Ihre Microsoft-Cloud, ähnlich wie Ihre Lieblingsschublade in der Küche.

Die drei großen Speicherbereiche und das Microsoft 365-Archiv

SharePoint Online in Microsoft 365 stützt sich auf drei große Speicherbereiche, die jeweils eigene Aufgaben und Regeln haben. Zunächst liegt im SharePoint-Websitespeicher alles, was zu Teamwebsites, Dokumentbibliotheken und gruppenbezogenen Dateien gehört. Dieser Speicherpool bildet das Rückgrat der Zusammenarbeit. Hier liegen Inhalte sowohl klassischer SharePoint-Websites als auch moderner Arbeitsbereiche, die mit Microsoft Teams und Office 365-Gruppen verbunden sind.

Der zweite Bereich ist OneDrive for Business. Hier erhält jeder Benutzer einen eigenen, privaten Speicherbereich für Arbeitsdokumente und persönliche Dateien. Die Zuweisungen und Grenzen für OneDrive richten sich nach dem lizenzierten Benutzer. Zwar verschwimmen die Inhalte manchmal mit Teamdateien, besonders beim Freigeben und Synchronisieren, doch werden sie grundsätzlich anders verwaltet als der Websitespeicher.

Der dritte Bereich ist das Microsoft 365-Archiv. Er nimmt eine Sonderstellung ein. Die Archivpartition ist für Aufbewahrung und Compliance ausgelegt. Denken Sie an alte Dokumente, die aus rechtlichen Gründen erhalten bleiben müssen, aber Ihren Bereich für aktive Dateien nicht verstopfen sollen. Man spricht manchmal auch von Aufbewahrungs- oder Kaltspeicher, und seine Steuerung ist eng mit Richtlinien im Microsoft 365 Compliance Center verknüpft. Der Speicher wird vom Hauptkontingent getrennt, um Kosten zu senken und die Verwaltung zu verbessern, und erfüllt trotzdem die Anforderungen von Aufsichtsbehörden und Ihrer eigenen Rechtsabteilung.

Das Zusammenspiel dieser Bereiche sorgt dafür, dass aktive Arbeitsdateien leicht zugänglich bleiben, während wichtige langfristige Unterlagen geschützt aufbewahrt werden, ohne Ihr primäres Kontingent zu sprengen. Die Archivebene ist besonders wichtig für regulierte Branchen und Organisationen mit umfangreichen rechtlichen Beweisanforderungen. Sie sorgt für Sicherheit und planbaren Speicherbedarf, wenn Audits oder Untersuchungen anstehen.

Lizenzierung, Kontingente und Standard-Speicherzuweisungen

Wie groß Ihr SharePoint-Speicher ausfällt, hängt davon ab, welche Lizenzen Sie erworben haben, also von Ihrer Microsoft 365-Lizenzierung. Nicht alle Pläne bieten den gleichen Speicherplatz. Den Anfang macht eine großzügig klingende Basis von 1 TB, doch sobald Sie Benutzer hinzufügen, sehen Sie, dass für jede neu zugewiesene Lizenz zusätzliche Gigabyte hinzukommen.

Wenn Sie beispielsweise ein E3-, E5- oder SharePoint-Plan-2-Abonnement nutzen, bringt jedes davon eigene Speicherlimits und Ansprüche mit. Manche Pläne legen zusätzlichen Speicherplatz obendrauf. Premium-Stufen wie SharePoint Premium bieten sogar höhere Obergrenzen und mehr Möglichkeiten, den Speicher mitwachsen zu lassen, wenn Ihre Organisation oder Ihre Nutzung zunimmt.

Sie sollten sich mit Speicherkontingenten, Standardlimits für Websites und dem Verhalten bei Erreichen der Obergrenzen vertraut machen. Das ist für die Planung entscheidend, besonders wenn mehr Personen oder umfangreichere Workloads an diese Grenzen stoßen. Dieser Abschnitt zeigt, wie Microsoft 365 Speicher zuweist, welche tatsächlichen Auswirkungen neue Benutzer oder Dienste haben und wie Sie einschätzen, was enthalten ist und was Sie gegebenenfalls zusätzlich kaufen müssen.

Die Wahl des richtigen Plans betrifft nicht nur Funktionen oder Sicherheit, sondern auch die passende Dimensionierung Ihres Speichers für heute und seine Skalierung für morgen. Wir zeigen die wesentlichen Unterschiede und helfen Ihnen, eine Wahl zu treffen, die Ihre Dateien, Ihr Budget und Ihren Geschäftsbetrieb reibungslos am Laufen hält. Wenn Sie Ideen suchen, wie sich verschiedene Tools in Ihren Arbeitsablauf einfügen lassen, lohnt sich ein Blick auf diese fundierte Gegenüberstellung von Power BI in Teams versus SharePoint für Dashboard-Bereitstellungen.

Wie Lizenzierung die Speicherpools von SharePoint und OneDrive bestimmt

Der Speicher in SharePoint und OneDrive ist direkt an Ihr Microsoft 365-Abonnement gekoppelt. Jeder Mandant erhält auf Mandantenebene einen Basisspeicherpool von 1 TB für SharePoint. Zusätzlich erhalten Sie pro lizenziertem Benutzer 10 GB, wobei die Ausgestaltung je nach Plan unterschiedlich ist, etwa bei Plan 2 oder SharePoint Premium.

Standardlizenzen bieten grundlegenden Speicherplatz, während Premium-Abonnements die Limits für Teams mit größeren oder komplexeren Anforderungen erhöhen. Dieser Ansatz aus Basisspeicher plus Speicher pro Benutzer lässt Ihren Speicher mit neuen Benutzern wachsen. Behalten Sie diese Zuweisungen dennoch im Blick, damit Sie bei wachsender Organisation nicht von Auslastung oder Kosten überrascht werden.

Überwachung und Verwaltung des SharePoint-Speichers: Auslastung, Engpässe und Kennzahlen

Ein Auge auf den Speicherstatus zu haben, ist keine technische Paranoia, sondern notwendig, um teure Störungen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Wenn Teams Dateien anhäufen, Flows automatisieren und den Arbeitsalltag vorantreiben, wird der SharePoint-Speicher knapp. Wenn Sie diese Werte nicht beobachten, bemerken Sie möglicherweise nicht, dass ein einzelnes Projekt oder eine aktive Gruppe Ihr Kontingent aufzehrt.

Microsoft bietet zum Glück einige leistungsstarke Möglichkeiten, den Zustand Ihres Speichers zu überwachen. Das SharePoint Admin Center, PowerShell-Skripte und integrierte Analysen helfen Ihnen, Verlangsamungen oder Ausfällen einen Schritt voraus zu sein. Sie müssen nicht warten, bis eine E-Mail-Warnung Sie auf ein Problem hinweist. Mit den Speicherkennzahlen im Blick erkennen Sie Trends, identifizieren Engpässe und können Probleme beheben, bevor Benutzer überhaupt etwas bemerken.

Dieser Abschnitt vermittelt Ihnen das praktische Wissen, um die Nutzung zu überwachen: wie viel Speicherplatz verbraucht wird, wo sich die großen Dateien verstecken und welche Abteilungen oder Projekte ein „sanftes Nachhaken“ beim Aufräumen benötigen könnten. Mit proaktiven Maßnahmen sorgen Sie dafür, dass Ihr digitaler Arbeitsbereich reibungslos läuft und nicht durch vernachlässigtes Speicherwachstum ins Wanken gerät.

SharePoint-Speicherplatz und Nutzung online prüfen

1. Gesamtspeicher im SharePoint Admin Center prüfen: Melden Sie sich am Microsoft 365 Admin Center an. Öffnen Sie das SharePoint Admin Center und klicken Sie dann auf „Websites“ und „Aktive Websites“. Oben sehen Sie den insgesamt belegten und den verfügbaren Speicher sowie eine Grafik zur schnellen Übersicht. Das ist Ihre Vogelperspektive.
2. Speicher nach Websitesammlung anzeigen: Klicken Sie auf eine aktive Website, um deren individuelle Nutzungsdetails einzusehen. Dort finden Sie den Speicherstatus, das Websitekontingent und eine übersichtliche Aufschlüsselung, wie viel Speicherplatz jede Website belegt. Das ist entscheidend, um starke Verbraucher oder außer Kontrolle geratene Projekte zu erkennen.
3. Erweiterte Metriken mit PowerShell abrufen: Für einen tieferen Einblick öffnen Sie PowerShell und stellen eine Verbindung zu SharePoint Online her. Befehle wie Get-SPOSite mit dem Parameter -Detailed zeigen alle Websites mit ihrem Speicherverbrauch, ihren Limits und Warnschwellen an. Das eignet sich hervorragend für individuelle Berichte oder die Verfolgung des historischen Wachstums.
4. Speicherkennzahlen interpretieren: Achten Sie auf die Spalten „Verwendeter Speicher“, „Speicherlimit“ und „Prozentsatz des verwendeten Speichers“. Diese Werte zeigen, ob Sie komfortabel innerhalb des Kontingents liegen, an die Grenzen stoßen oder Gefahr laufen, die Zusammenarbeit auszubremsen.
5. Nutzungsmuster und problematische Websites erkennen: Suchen Sie nach Websites mit hohen Speicherprozentsätzen oder plötzlichen Spitzen bei der Nutzung. Ursache können große Uploads, außer Kontrolle geratene Automatisierungen oder Websites sein, die seit Langem niemand aufgeräumt hat. Verfolgen Sie diese Trends, um Probleme frühzeitig zu beheben und den Speicher für Sie arbeiten zu lassen, statt gegen Sie.

SharePoint-Speicherplatz optimieren und freigeben

Selbst mit den besten Tarifen und den größten Speicherkontingenten kann sich SharePoint schneller füllen, als Sie denken. Der Versionsverlauf erzeugt laufend Kopien, vergessene Dateien werden zu digitalem Staub, und doppelte Uploads fressen still und leise Ihre verfügbaren Gigabyte auf. Wenn Sie die Bereinigung zu lange aufschieben, müssen Sie plötzlich mehr Speicher einplanen, statt den vorhandenen besser zu nutzen.

Deshalb ist die Optimierung Ihres SharePoint-Speichers so wichtig. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie Ihren Arbeitsbereich schlank halten: überflüssige Versionen reduzieren, Duplikate entfernen und überdimensionierte Dateien aufspüren, die niemand mehr braucht. Unterschätzen Sie außerdem nicht den Papierkorb von SharePoint. Bei guter Verwaltung ist er Ihr Sicherheitsnetz und zugleich ein schnelles Ventil, wenn Sie kurzfristig Speicherplatz benötigen.

Ob Sie Kosten im Griff behalten oder sich frühzeitig auf das nächste Audit vorbereiten möchten: Die folgenden Abschnitte erklären praxisnah, wie Sie Platz freigeben, Dateien sinnvoll verwalten und den Papierkorb gezielt nutzen. Das Ziel ist einfach: Effizienz maximieren, unnötige Ausgaben minimieren und nie zulassen, dass digitales Durcheinander Ihre Teams ausbremst.

Speicherplatz freigeben und Dateiversionen in SharePoint verwalten

• Versionsverlauf reduzieren: Begrenzen Sie die Anzahl der aufbewahrten Dateiversionen für wichtige Bibliotheken. Zu viele unnötige Versionen belegen unnötig Speicher. Versionslimits halten Dokumente aktuell und Ihren Speicher gesund.
• Doppelte Dateien löschen: Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um Duplikate zu finden und zu entfernen. Mitarbeitende laden häufig dasselbe Dokument mehrfach hoch. Das Aufspüren und Entfernen dieser Kopien gibt verschwendeten Speicher frei.
• Große und veraltete Dateien bereinigen: Prüfen Sie Ihre Bibliotheken regelmäßig auf alte oder übergroße Dokumente. Verschieben Sie, was noch benötigt wird, in ein Archiv, und löschen Sie Dateien, die keinen Zweck mehr erfüllen, gemäß Ihren Aufbewahrungsrichtlinien.
• Bereinigung durch Nutzer fördern: Schulen Sie Nutzer, ihre Dateien selbst zu verwalten und unnötige Uploads zu vermeiden. Schon wenig Aufklärung hilft, SharePoint für alle sauber zu halten.

Papierkorb von SharePoint zur Freigabe von Speicherplatz nutzen

Der Papierkorb von SharePoint bietet beim Aufräumen des Speichers zwei Sicherheitsstufen. Zuerst landen gelöschte Elemente im Papierkorb auf Nutzerebene, wo sie bis zu 93 Tage verbleiben. Werden sie nicht wiederhergestellt, wandern sie in den Papierkorb der Websitesammlung und haben dort innerhalb desselben Aufbewahrungszeitraums eine weitere Chance zur Wiederherstellung.

Elemente verlassen Ihren Speicher und geben damit Kontingent frei, erst wenn sie in beiden Stufen endgültig gelöscht wurden. Wenn Sie den Papierkorb überwachen und unnötige Dateien entfernen, gewinnen Sie schnell wertvollen Speicherplatz zurück und schützen sich dennoch vor versehentlichem Datenverlust. Das ist ein schneller Erfolg für die laufende Speicheroptimierung.

SharePoint-Speicher skalieren: Speicherplatz und Premium-Optionen erwerben

Dass der Standardspeicher von SharePoint irgendwann nicht mehr ausreicht, ist fast schon ein organisatorisches Initiationsritual, sobald sich Ihre Dateien vermehren. Glücklicherweise sind Sie nicht auf die Standardlimits beschränkt. Microsoft ermöglicht es, bei Bedarf zusätzlichen Speicher zu kaufen, Kontingente pro Website anzupassen und – wenn Sie einen großen oder komplexen Mandanten verwalten – auf erweiterte Funktionen für Skalierung und Compliance auf Unternehmensniveau umzusteigen.

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie Ihren digitalen Speicher erweitern können. Wir gehen durch, was passiert, wenn Sie zusätzlichen Speicherplatz kaufen müssen, wie Sie die Kapazität überwachen und was „Maximum“ bei modernen SharePoint-Websites tatsächlich bedeutet. Wenn Sie ein großes Unternehmen mit komplexen Anforderungen betreiben, zeigen wir Ihnen, was SharePoint Premium zu bieten hat: Automatisierung, Analysen und granulare Steuerungsmöglichkeiten, die die Verwaltung des Speichers im großen Maßstab deutlich einfacher machen.

Betrachten Sie dies als Ihren Fahrplan, um mit schnellem Wachstum Schritt zu halten, ob planbar oder nicht. Mit etwas Planung können Sie Ihren Speicher so weit ausreizen, wie Projekte, Vorschriften und Budgets es erfordern, ohne in Eile nach Notfallspeicher suchen zu müssen oder Compliance-Probleme zu riskieren.

Speicher kaufen und SharePoint-Kapazitätsgrenzen verwalten

• Zusätzlichen Speicher im Microsoft 365 Admin Center kaufen: Wechseln Sie zum Abschnitt Abrechnung, wählen Sie „Dienste kaufen“ und buchen Sie den benötigten zusätzlichen SharePoint-Speicher. Die Preisgestaltung ist transparent und wird monatlich pro GB abgerechnet.
• Zeitpunkt der Speicherzuweisung: Nach dem Kauf steht der zusätzliche Speicher Ihrem Mandanten nahezu sofort zur Verfügung. So können Sie die Kontingente für Websitesammlungen bei Bedarf anpassen.
• Gekauften Speicher überwachen: Behalten Sie die Nutzung im Verhältnis zur zusätzlichen Kapazität über die Dashboards im SharePoint Admin Center im Blick. So vermeiden Sie versehentliche Überschreitungen und können künftigen Bedarf besser prognostizieren.
• Wachstum planen: Wenn Ihr Unternehmen wächst, prüfen Sie Ihre Speicherplanung regelmäßig, damit Sie sowohl den geschäftlichen als auch den rechtlichen Anforderungen immer einen Schritt voraus sind.

Erweiterte Verwaltungsoptionen von SharePoint Premium für Großunternehmen

SharePoint Premium bietet erweiterte Speichersteuerung für Organisationen mit komplexen Anforderungen an Compliance, Datenwachstum und Automatisierung. Sie erhalten richtlinienbasierte automatische Zuweisung, erweiterte Analysen für detaillierte Auswertungen und leistungsfähige Tools für das Lebenszyklusmanagement. Mit diesen Funktionen können IT-Verantwortliche den Speicher im großen Maßstab steuern, die Einhaltung von Vorgaben über globale Websites hinweg sicherstellen und sich ohne manuellen Eingriff proaktiv auf veränderte Anforderungen einstellen.

SharePoint Premium eignet sich besonders für Verantwortliche, die detaillierte Transparenz, vorausschauende Prognosen und die Flexibilität brauchen, um sowohl interne Richtlinien als auch sich ständig ändernde externe Vorschriften zu erfüllen.

SharePoint-Speicherprobleme und bewährte Verfahren für die Verwaltung

Wenn Sie das Gefühl haben, ständig gegen eine digitale Flutwelle anzukämpfen – Dateien überall, unerwartetes Wachstum, alte Projektwebsites, die niemand mehr besucht –, sind Sie nicht allein. Die Verwaltung des SharePoint-Speichers kann so unberechenbar sein wie der Berufsverkehr zur Stoßzeit, wenn Sie keinen Plan für die üblichen Verursacher haben: inaktive Microsoft Teams, Websites von Office 365-Gruppen und Inhalte, die sich schneller vermehren, als man „Aufräumen“ sagen kann.

Dieser Teil des Leitfadens ist Ihre Kurzreferenz für die wichtigsten Herausforderungen und bewährten Vorgehensweisen, mit denen IT-Profis für Ordnung sorgen. Wir zeigen Ihnen erprobte Strategien, wie Sie Wildwuchs beseitigen, ohne eine Revolte auszulösen, und Ihre Speicherkosten im Griff behalten. So bleibt Ihre Umgebung übersichtlich und nachhaltig und ist bereit für alles, was Ihre Benutzer als Nächstes damit anstellen.

Erwarten Sie praxistaugliche Lösungen, die Sie schon morgen einsetzen können, und keine theoretischen Konzepte. Wenn Sie sich ohnehin für das breitere Thema Microsoft-Teams-Chaos interessieren, sehen Sie sich außerdem Best Practices für Teams-Governance und Datensicherheit an.

Typische Speicherprobleme bei Teams und Office 365-Gruppen

• Inaktive Teams und Gruppenwebsites: Es kommt häufig vor, dass Websites ihren Zweck überleben – Projekte enden, Teams ändern sich, aber niemand räumt auf. Identifizieren Sie inaktive Websites regelmäßig und archivieren oder löschen Sie sie, um unnötige Speicherbelastung zu vermeiden. Hier finden Sie Best Practices für die Teams-Governance.
• Wildwuchs durch nicht verwaltete Gruppen: Office 365-Gruppen sammeln sich gerne an, oft mit sich überschneidenden oder verwaisten Inhalten. Automatisierte Lebenszyklusrichtlinien und Überprüfungen durch die Eigentümer helfen, die Überladung mit Gruppen einzudämmen.
• Exponentielles Inhaltswachstum: Freigegebene Bibliotheken wachsen schnell an, weil Benutzer große Dateien, Videos und Bilder ablegen. Nutzen Sie Speichermetriken, um Anstiege frühzeitig zu erkennen, und legen Sie Richtlinien zu Dateitypen oder Dateigrößen fest, damit das Wachstum gesund bleibt.

Bewährte Speicherstrategien für die Verwaltung von SharePoint und OneDrive

• Regelmäßige Bereinigungen einplanen: Planen Sie in festen Abständen Durchgänge für alte, ungenutzte Dateien und Websites. Automatische Warnungen oder Berichte können Eigentümer dazu bewegen, aktiv zu werden.
• Endbenutzer schulen: Bieten Sie kurze Schulungen oder Kurzanleitungen zur intelligenten Dateiverwaltung und Versionskontrolle an und machen Sie deutlich, wie wichtig Ordnung ist.
• Aufbewahrungsrichtlinien gezielt einsetzen: Nutzen Sie die Aufbewahrungsfunktionen von Microsoft 365, um die Bereinigung von Dateien zu automatisieren. Achten Sie aber darauf, strenge Richtlinien mit den tatsächlichen geschäftlichen und compliancerelevanten Anforderungen in Einklang zu bringen.
• Mit Analysen überwachen und anpassen: Behalten Sie das Speicherwachstum über Dashboards im Blick. Passen Sie Richtlinien und Kapazitäten an, bevor aus Problemen Notfälle werden.

SharePoint-Speicher erklärt: Das Wichtigste in Kürze und Häufige Fragen

Wenn Sie SharePoint in Microsoft 365 verwalten, beschäftigt Sie vor allem eines: der Speicherplatz. Die Kernaussage: SharePoint Online hat klar definierte Speicherlimits (etwa 1 TB plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer). Das ist eine ordentliche Menge, aber eben nicht unbegrenzt. Entscheidend ist, zu verstehen, wie Ihre Dateien auf dieses Kontingent angerechnet werden, besonders wenn OneDrive, Teams und alle weiteren Dienste hinzukommen.

Lassen Sie sich nicht von den Details im Hintergrund täuschen: Jede Datei, die Sie beispielsweise in Teams teilen, landet tatsächlich in SharePoint. Der OneDrive-Speicher ist in der Regel getrennt, in einigen Berichten sehen Sie beide Bereiche jedoch als gemeinsamen Gesamtspeicher mandantenweit zusammengefasst. Wenn die Warnung erscheint, dass der Speicher voll ist, liegt das nicht nur an alten Tabellen. Automatische Aufbewahrungsrichtlinien, rechtliche Aufbewahrungen und die übrigen Compliance-Vorgaben sperren Dateien auf eine Weise, die sich mit einem einfachen Löschen nicht immer auflösen lässt.

Wenn Sie die Speicherlimits erreichen, wechseln Ihre Websites in den Schreibschutzmodus. Neue Uploads sind dann nicht mehr möglich, bis Sie den Speicherballast beseitigt haben. Für die Fehlersuche prüfen Sie die Speicherberichte der Websites. Manchmal belegen Dateien unter rechtlicher Aufbewahrung oder längst nicht mehr benötigte, aber nicht endgültig gelöschte Dateien weiterhin Speicherplatz. Achten Sie außerdem auf das berüchtigte Limit von 2 Millionen Elementen pro Liste. Dieser Punkt wird häufiger übersehen, als man denkt.

Zum Abschluss gilt: Kennen Sie Ihre Zahlen, prüfen Sie die Nutzung regelmäßig und planen Sie voraus. Unten finden Sie eine Tabelle mit klaren Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Speicher. So sind Sie dem nächsten „Oh nein, der Speicher ist voll!“-Schreck immer einen Schritt voraus.