SharePoint-Websites im Überblick: Typen, Funktionen und Governance

Von Mirko Peters · 2026-04-22

SharePoint-Websites sind das Herzstück der digitalen Teamarbeit in Organisationen, die Microsoft 365 nutzen. Ob Sie die Zusammenarbeit stärken, den Dateiaustausch optimieren oder Informationsflüsse im Griff behalten möchten, …

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SharePoint-Websites sind das Herzstück der digitalen Teamarbeit in Organisationen, die Microsoft 365 nutzen. Ob Sie die Zusammenarbeit stärken, den Dateiaustausch straffen oder Informationsflüsse im Griff behalten möchten – SharePoint liefert das Gerüst, das Sie dafür brauchen. Es gibt verschiedene Ausprägungen: Team Sites, Communication Sites und spezielle Websites, die mit Kanälen in Microsoft Teams verknüpft sind. Jede davon ist auf einen bestimmten Zweck ausgelegt.

Dieser Leitfaden erläutert die Typen von SharePoint-Websites, stellt ihre Funktionen vor und zeigt Governance-Maßnahmen für eine sichere, effiziente und strukturierte Nutzung. Am Ende wissen Sie, wie SharePoint in Ihren Microsoft 365-Werkzeugkasten passt, welcher Websitetyp zu Ihren Zielen passt und welche Best Practices Ihren digitalen Arbeitsplatz voranbringen. Er ist Ihre Anlaufstelle, wenn Sie die volle Leistungsfähigkeit von SharePoint nutzen und eine intelligentere, stärker vernetzte Organisation aufbauen möchten.

Was ist eine SharePoint-Website und wie funktioniert sie in Microsoft 365

Eine SharePoint-Website ist im Grunde das Online-Zuhause Ihres Teams innerhalb von Microsoft 365. Stellen Sie sie sich als sichere, zentrale Anlaufstelle für Personen, Dateien, Listen und Apps vor, alles an einem Ort. Sie dient dazu, Dokumente zu organisieren, Neuigkeiten zu teilen und Projekte abzuwickeln, ohne das ständige Hin und Her per E-Mail.

Im größeren Microsoft 365-Umfeld ist SharePoint eng mit Werkzeugen wie Microsoft Teams und OneDrive verbunden. Wenn Sie in Teams ein neues Team anlegen oder einen Kanal hinzufügen, arbeitet SharePoint im Hintergrund und übernimmt die Dateispeicherung und die Dokumentenverwaltung. Versionsverlauf, Berechtigungen, Freigaben und Workflows sind bereits integriert. SharePoint ist damit das Fundament der digitalen Zusammenarbeit und nicht bloß eine Sammlung von Ordnern in der Cloud.

Der Nutzen von SharePoint geht über reine Speicherung hinaus. Sie können damit Unternehmensportale aufbauen, Abteilungsressourcen organisieren und Seiten für Richtlinien, Kalender oder Berichte anlegen. Wenn Sie einen übergeordneten Vergleich suchen, wie sich SharePoint-Websites und Teams-Dashboards zueinander verhalten, lesen Sie diese praxisnahe Gegenüberstellung: Teams vs. SharePoint: The Dashboard Showdown.

Kurz gesagt: SharePoint-Websites verbinden Zusammenarbeit, Dateien und Kommunikation in Ihrem Microsoft 365-Arbeitsplatz. Sie geben Ihren Daten und Ihrer täglichen Arbeit Struktur und machen die Teamarbeit von Grund auf reibungsloser und besser vernetzt.

Die Websitetypen von SharePoint verstehen: Team, Kommunikation und Kanal

SharePoint ist nicht für jeden Einsatz gleich. Die drei wichtigsten Websitetypen – Team Sites, Communication Sites und Channel Sites – sind jeweils auf unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenarbeit zugeschnitten. Die richtige Wahl bestimmt, wie Ihre Mitarbeitenden zusammenarbeiten, Dateien teilen und ihre Informationen organisieren.

Team Sites sind Ihre wichtigsten Arbeitspferde für die tägliche Projekt- und Abteilungsarbeit. Communication Sites dienen dagegen dazu, Neuigkeiten oder Ressourcen an einen größeren Personenkreis zu verbreiten, etwa in einem Ankündigungsportal des Unternehmens. Dann gibt es noch Channel Sites: Sie werden automatisch für Kanäle in Microsoft Teams erstellt und fungieren als kleine Arbeitsbereiche, die direkt mit der Art verknüpft sind, wie Sie in Teams kommunizieren und Inhalte ordnen.

Welche Wahl passt, hängt von Ihren Zielen, der Größe der Zielgruppe und dem tatsächlichen Abstimmungsbedarf ab. Ein wenig Planung in dieser Phase erspart später viel Ärger, besonders bei wildwachsenden Websites und Zugriffsproblemen. Wenn Ihre Organisation mit wuchernden Teams zu kämpfen hat, finden Sie hier einen guten Beitrag, wie sich Ordnung schaffen lässt: Taming Microsoft Teams Sprawl.

Im nächsten Abschnitt klären wir, was Team Sites von Communication Sites unterscheidet, und zeigen, wie Channel Sites in dieses Bild passen. So fällt es Ihnen leichter, für jede Aufgabe das passende Werkzeug zu finden.

Team Sites und Communication Sites im Vergleich: Unterschiede und Anwendungsfälle

• Zielgruppe und Interaktion:Team Sites richtet sich an kleinere Gruppen – Ihr Arbeitsteam, eine Abteilung oder ein Projektteam. Sie sind für aktive, wechselseitige Zusammenarbeit ausgelegt: Dokumente teilen, gemeinsam bearbeiten, Listen verwalten und den täglichen Stand aktualisieren.
• Kommunikationswebsites richten sich an ein breiteres Publikum, etwa das gesamte Unternehmen, eine Abteilung oder die komplette Personalabteilung. Im Mittelpunkt stehen das Teilen von Neuigkeiten, Ressourcen und Ankündigungen von einer zentralen Stelle aus, nicht ein ständiger Austausch.
• Zusammenarbeit und Inhaltserstellung:Teamwebsites spielen ihre Stärken aus, wenn alle mitwirken sollen: Dateien bearbeiten, Aufgaben verfolgen und Probleme direkt auf der Website besprechen.
• Kommunikationswebsites setzen dagegen auf wenige Personen, die am Steuer sitzen und Inhalte verbreiten, etwa Unternehmensneuigkeiten. Die meisten Besucher rufen die Seiten nur auf, um sie anzusehen, und bearbeiten sie nicht.
• Berechtigungsmodelle:Teamwebsites sind in der Regel eng mit Microsoft 365-Gruppen verknüpft. Mitglieder erhalten dadurch automatisch Bearbeitungsrechte. Das eignet sich ideal für schnelllebige Teams, die flexible Berechtigungen benötigen.
• Kommunikationswebsites verwenden ein restriktiveres Berechtigungsmodell. Eigentümer vergeben den Zugriff und gewähren den meisten Personen in der Regel nur Leserechte. Die Bearbeitung beschränken sie auf eine kleine Gruppe.
• Ideale Einsatzszenarien:Verwenden Sie Teamwebsites für Projekte, Abteilungsarbeitsbereiche (etwa für Marketing oder Finanzen) und die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten oder Plänen.
• Setzen Sie auf Kommunikationswebsites für Abteilungs-Startseiten, interne Nachrichtenportale, Richtlinienbibliotheken oder Management-Dashboards, bei denen es auf eine professionelle Ansicht ankommt, die nur gelesen wird.

Wenn Sie abwägen, welche Variante sich etwa für die Personalabteilung eignet: Eine Teamwebsite eignet sich hervorragend für die Verwaltung von Onboarding-Checklisten oder Richtlinienentwürfen, während eine Kommunikationswebsite ideal für einen unternehmensweiten Hub mit Informationen zu Mitarbeiterleistungen ist.

So arbeiten Kanalwebsites mit Microsoft Teams zusammen

Kanalwebsites sind spezielle SharePoint-Websites, die automatisch erstellt werden, sobald Sie einen neuen Standard- oder privaten Kanal in Microsoft Teams hinzufügen. Sie müssen sie nicht selbst anlegen. Der Reiter „Dateien“ jedes Kanals verweist tatsächlich auf einen eigenen Ordner in SharePoint, bei privaten und freigegebenen Kanälen auf eine eigene Unterwebsite.

Durch diese Speicherung im Hintergrund bleiben Ihre Teams-Unterhaltungen und Ihre gemeinsam genutzten Dokumente immer synchron. Dateien von Standardkanälen liegen in der SharePoint-Website des übergeordneten Teams, nach Kanälen geordnet. Private und freigegebene Kanäle erhalten dagegen eigene SharePoint-Websites, damit sensible Informationen gut geschützt bleiben. Wenn Sie alle bewährten Vorgehensweisen kennenlernen und Kanal-Chaos vermeiden möchten, lohnt sich ein Blick hier: How to Use Teams Channels Right.

Der große Vorteil: Dateizugriff und Sicherheit richten sich nach den Berechtigungen des jeweiligen Kanals in Teams. Sie müssen nicht mehr suchen, wo Ihre Dokumente liegen. Sie befinden sich genau dort, wo Ihr Team sie braucht, und der Zugriff bleibt im Einklang mit Ihrer Teams-Konfiguration.

Innerhalb von Kommunikationswebsites: Struktur, Vorlagen und visuelles Design

Kommunikationswebsites in SharePoint sind darauf ausgelegt, Informationen im gesamten Unternehmen ansprechend und effizient zu verbreiten. Diese Websites ermöglichen Portale, die nicht nur Dateien auflisten, sondern mit Neuigkeiten, Richtlinien, Veranstaltungsinformationen und Ressourcen Geschichten erzählen, eingebettet in auffällige Designs.

Das Fundament einer Kommunikationswebsite ist ihre flexible Struktur. Sie können mit integrierten Vorlagen wie Showcase oder Topic beginnen oder mit einer leeren Vorlage arbeiten, wenn Sie die volle gestalterische Freiheit wünschen. Diese Vorlagen bestimmen von Anfang an Layout, Seitenstil und die grundlegende Anmutung Ihres Portals.

Was Kommunikationswebsites auszeichnet, ist der Fokus auf visuelle Wirkung. Von großformatigen Hero-Bildern bis zu sorgfältig platzierten Webparts steht alles im Dienst eines Ziels: Ihre Zielgruppe findet schnell, was wirklich wichtig ist. Deshalb eignen sie sich gut für Abteilungs-Startseiten, Management-Dashboards oder unternehmensweite Ankündigungsbereiche.

Ob Sie eine unternehmensweite Kommunikationsplattform planen oder nur den Auftritt Ihrer Abteilung im Intranet professioneller gestalten möchten: Kommunikationswebsites bieten dafür die nötigen Bausteine. Als Nächstes sehen wir uns die Vorlagenauswahl an und zeigen, wie Seitenlayouts die richtige Botschaft jedes Mal an der richtigen Stelle platzieren.

Vorlagen für Kommunikationswebsites und Seitenlayouts im Detail

• Showcase-Vorlage: Ein optisch reiches Layout, ideal, um hervorgehobene Inhalte mit großen Bildern und markanten Überschriften in Szene zu setzen. Gut geeignet für Botschaften der Geschäftsleitung oder wichtige Programme, die im Mittelpunkt stehen sollen.
• Topic-Vorlage: Entwickelt für Websites mit viel Informationsmaterial, etwa eine Wissensdatenbank einer Abteilung. Sie kombiniert Bilder mit übersichtlichen Abschnitten für Neuigkeiten, Links und ausgewählte Dokumente.
• Leere Vorlage: Für alle, die bei null anfangen und ein individuelles Seitenlayout erstellen möchten. Diese Option bietet volle Kontrolle für kreative oder komplexe Anforderungen.
• Flexible Layouts und Hero-Webparts: Moderne Layouts ermöglichen es, Abschnitte zu stapeln, zu teilen oder neu anzuordnen. Fügen Sie „Hero“-Webparts hinzu, um Ihr Publikum direkt zu den wichtigsten Links, Artikeln oder Bildern zu führen – ideal für Ankündigungen oder Kampagnen.

Die Wahl der Vorlage bestimmt von Anfang an das richtige Erscheinungsbild, den Ablauf und die Navigation Ihrer Website. Wählen Sie mit Blick auf Ihre Zielgruppe und Ihre Kommunikationsziele.

Hero-Webparts anpassen und visuelle Schwerpunkte setzen

• Hero-Webpart hinzufügen: Das Hero-Webpart präsentiert Top-Meldungen, Ankündigungen oder Dateien mit großen Bildern. Betrachten Sie es als die Werbetafel Ihrer Website.
• Bildfokuspunkte festlegen: Lassen Sie Bilder wirkungsvoll wirken, indem Sie den „Fokuspunkt“ anpassen. So wird der wichtigste Bildbereich unabhängig von der Bildschirmgröße nie abgeschnitten.
• Visuelles Storytelling: Platzieren Sie das Hero-Webpart oben auf der Seite für sofortige Wirkung. Verwenden Sie Bilder, Symbole und Links, die Nutzer zu zentralen Inhalten oder Handlungsaufforderungen führen.
• Inhaltstypen kombinieren: Kombinieren Sie Nachrichten, wichtige Dokumente und zentrale Kontakte direkt im Hero-Bereich, um Interaktion und Navigation zu stärken.

Ein gut konfigurierter Hero-Bereich erregt Aufmerksamkeit und hilft Nutzern, zuerst das zu finden, was Sie ihnen zeigen möchten. So wird Ihre Kommunikationswebsite zugleich ansprechend und zielgerichtet.

Seiten erstellen und Webparts in SharePoint hinzufügen

Eine moderne SharePoint-Seite ist wie eine digitale Pinnwand – nur deutlich interaktiver und flexibler. Seiten ermöglichen es, Ankündigungen, Dashboards, Kalender, Dateien und vieles mehr innerhalb Ihrer Website zu teilen. Sie müssen sich nicht mit statischen Inhalten oder endlosen Listen zufriedengeben, sondern können Elemente kombinieren, die genau zu Ihren Zielen passen.

Das Erfolgsgeheimnis liegt in den „Webparts“ von SharePoint. Dabei handelt es sich um die Bausteine, die Sie jeder Seite hinzufügen: eine Dokumentbibliothek hier, einen Nachrichtenbereich dort und vielleicht einen Abschnitt mit Schnellverknüpfungen für die einfache Navigation. Jedes Webpart bringt eigene Funktionen mit, sodass sich Ressourcen anzeigen, Personen hervorheben oder wichtige Aktualisierungen verbreiten lassen.

Dieses modulare Seitenmodell ermöglicht es sowohl neuen als auch erfahrenen Websitebesitzern, nützliche und ansprechende Inhalte ohne Programmierkenntnisse bereitzustellen. Sie können Webparts jederzeit umordnen, entfernen oder hinzufügen. So wachsen Ihre Seiten mit den Anforderungen Ihres Teams oder unternehmensweiten Kampagnen mit.

Wenn Sie die Interaktion steigern möchten – etwa, indem Sie interne Newsletter zur Pflichtlektüre machen oder Dokumente für alle griffbereit halten –, geben Ihnen Webparts die Kontrolle. Im nächsten Abschnitt zeigen wir, welche Webparts die größte Wirkung entfalten und wie Sie sie in realen SharePoint-Szenarien einsetzen.

Wichtige Webparts: Neuigkeiten, Links, Dokumentbibliotheken und Personen

• Webpart für Neuigkeiten: Teilen Sie Unternehmensmeldungen, Teamerfolge oder Projektänderungen – alles in einem scrollbaren Feed. Ideal, um alle über das Wesentliche des Tages auf dem Laufenden zu halten.
• Schnellverknüpfungen: Heften Sie häufig genutzte Apps, Dateien oder externe Websites an, damit Teammitglieder schnell darauf zugreifen können – ohne lange suchen zu müssen.
• Dokumentbibliothek: Stellen Sie Ihre Dateien in den Vordergrund für Zugriff, gemeinsame Bearbeitung und Versionsverlauf. Ideal für Teams, die intensiv zusammenarbeiten oder gemeinsame Dokumentbereiche benötigen.
• Personen-Webpart: Zeigen Sie, wer wer ist in Ihrem Projekt oder Ihrer Abteilung – mit Kontaktkarten, Fotos und Rollen. Das macht Onboarding und Zusammenarbeit deutlich reibungsloser.

Wenn Sie Ihre interne Kommunikation mit diesen Funktionen verbessern möchten, erfahren Sie hier, wie Microsoft 365 ansprechende Newsletter automatisiert: Master Internal Newsletters with Outlook.

Berechtigungen und Zugriff auf SharePoint-Websites verwalten

Berechtigungen sind das Fundament jeder SharePoint-Website. Sie bestimmen, wer was sieht, wer wo bearbeiten darf und wie gut Ihre Informationen geschützt sind. Da sensible Dokumente zirkulieren und Mitarbeiter kommen und gehen, ist eine Berechtigungsstrategie unverzichtbar.

Jede SharePoint-Website verfügt über ein eigenes System zum Erteilen oder Einschränken von Zugriffen. Sie können genau festlegen, wer beitragen, bearbeiten oder lediglich lesen darf. Diese Stufen schützen vertrauliche Informationen und stellen gleichzeitig sicher, dass die richtigen Personen die Arbeit ohne Engpässe oder Fehler vorantreiben können.

Bei größeren Organisationen oder Inhalten, die unter Compliance-Vorgaben fallen, sind intelligente Berechtigungen und eine klare Governance nicht nur hilfreich, sondern Pflicht. Wenn Sie den Zugriff von Anfang an richtig strukturieren, vermeiden Sie übermäßige Freigaben, versehentliches Löschen und unerwartete Überraschungen. Hilfreich kann auch diese kompakte Übersicht zu Teams-Governance und zum Schutz Ihrer Daten sein: Teams Governance: Turning Chaos into Confident Collaboration.

Als Nächstes betrachten wir die drei wichtigsten Berechtigungsstufen genauer. Dabei zeigen wir Ihnen, wie Sie Rollen den passenden Verantwortlichkeiten zuordnen und Ordnung in Ihre digitale Umgebung bringen, egal wie viele Köche mitwirken.

Berechtigungsstufen verstehen: Mitwirken, Bearbeiten und Lesen

• Lesen: Benutzer können Seiten, Dateien und Listen anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen oder Inhalte hinzufügen. Ideal für die meisten Mitarbeitenden auf Kommunikationssites oder für Personen, die lediglich Unternehmensressourcen einsehen müssen.
• Mitwirken: Diese Benutzer können neue Elemente hinzufügen, Dokumente hochladen und ihre eigenen Arbeiten bearbeiten, aber weder die Struktur der Website ändern noch Berechtigungen verwalten. Praktisch für Mitarbeitende im Frontline-Bereich oder Projektmitglieder auf Teamwebsites.
• Bearbeiten: Gibt Benutzern umfassende Kontrolle: Sie können beliebige Inhalte hinzufügen, ändern oder löschen sowie Seiten und Listen neu anordnen. Einsetzen sollten Sie diese Stufe für Führungskräfte oder Websitebesitzer, die Inhalte übersichtlich und aktuell halten müssen.

Die richtige Berechtigungsstufe sorgt für reibungslosere Zusammenarbeit und mehr Sicherheit. So können Ihre Teams frei arbeiten, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass an Stellen, an denen es nicht passieren sollte, versehentlich etwas geändert wird.