SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien-Governance verstehen

Von Mirko Peters · 2026-04-18 · Aktualisiert 2026-07-28

Erfahren Sie, wie Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Bezeichnungen für SharePoint in Microsoft 365 nutzen. Verwalten Sie den Lebenszyklus von Daten mit Aufbewahrungsrichtlinien und Bezeichnungen für SharePoint Online.

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Governance für SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien erfordert ein klares Geschäftsziel, genehmigte Richtlinieneinstellungen und eine verantwortliche Zuständigkeit. Beginnen Sie mit den relevanten Benutzern und Daten, prüfen Sie die aktuellen Funktionen und Anforderungen von Microsoft 365, testen Sie den Ansatz mit einem repräsentativen Pilotprojekt und dokumentieren Sie anschließend die Entscheidung. Überprüfen Sie diese regelmäßig, wenn sich die Anforderungen ändern.

Governance für SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien: praktische Checkliste

• Definieren Sie das Szenario, den Verantwortlichen und das erwartete Ergebnis.
• Prüfen Sie Lizenzierung, Berechtigungen, Richtlinie und Auswirkungen auf Benutzer.
• Testen Sie mit einem Pilotprojekt und dokumentieren Sie Entscheidungen zu Support und Überprüfung.

Nutzen Sie Microsoft Learn für aktuelle Hinweise.

Zuletzt überprüft: Juli 2026.

Seien wir ehrlich: Informationen sammeln sich schnell an, besonders in gut ausgelasteten Organisationen. Genau hier setzt die Governance für SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien an. Im Kern geht es bei der Aufbewahrungsrichtlinien-Governance darum, Regeln dafür festzulegen, wie lange Inhalte in SharePoint bleiben, egal ob es sich um Dokumente, Nachrichten oder Datensätze handelt. Ziel ist es, Compliance-Vorgaben zu erfüllen und den Betrieb geordnet zu halten.

Dabei geht es aber nicht nur um Ordnung. Der Ansatz soll gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllen, Risiken im Datenschutz senken und Compliance-Probleme vermeiden helfen. Mit wachsendem Umfang und zunehmender Komplexität digitaler Inhalte sorgt eine konsistente Governance dafür, dass Ihre Organisation sicher und geordnet bleibt. Die folgenden Abschnitte erläutern die Grundlagen, praktische Schritte und Strategien, die Sie benötigen, um den Informationslebenszyklus in SharePoint sicher zu verwalten.

SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien-Governance

Eine SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinie ist ein Regelwerk, das festlegt, wie lange in SharePoint gespeicherte Inhalte aufbewahrt, gelöscht oder archiviert werden, um gesetzliche, regulatorische und geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Diese Richtlinien sind Teil einer umfassenderen Governance für Aufbewahrungsrichtlinien. Sie werden automatisch auf Websites, Bibliotheken, Listen, Dokumente und Elemente angewendet, um ein einheitliches Lebenszyklusmanagement sicherzustellen.

Kurze Erklärung: Aufbewahrungsrichtlinien in SharePoint ermöglichen es Administratoren, Inhalte zu klassifizieren, Aufbewahrungsbezeichnungen oder -regeln anzuwenden und Aktionen durchzusetzen. Dazu gehören reine Aufbewahrung (Löschen verhindern), das Auslösen einer Löschung nach einem festgelegten Zeitraum oder das Verschieben von Inhalten in ein Archiv oder ein Records Center. Eine wirksame Governance für SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien verbindet die Erstellung von Richtlinien, die Festlegung des Geltungsbereichs, regelmäßige Überprüfung und Auditing. So lassen sich Risiken reduzieren, die Compliance wahren und Speicher sowie Informationsmanagement organisationsweit optimieren.

Was sind SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien

Eine SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinie ist eine Gruppe von Regeln, die festlegt, was mit Informationen geschieht: wann sie aufbewahrt, wann sie gelöscht und wann sie vor Änderungen oder Verlust geschützt werden. Man kann sie sich als intelligente, automatisierte Aufräumtruppe vorstellen, die zugleich wie ein Türsteher agiert und wichtige Datensätze so lange sichert, wie Sie sie benötigen.

Diese Richtlinien dienen nicht nur der Ordnung. Sie sind entscheidend für Organisationen, die die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften oder eigenen internen Geschäftsregeln ernst nehmen. Ob es um die DSGVO, HIPAA oder schlicht den eigenen Aufbewahrungsplan des Unternehmens geht: Aufbewahrungsrichtlinien helfen dabei, die richtigen Dateien zu behalten und sie zu entfernen, wenn Vorschriften dies verlangen.

Typische Anwendungsfälle sind das automatische Löschen von Dateien nach einem festgelegten Zeitraum, das Archivieren von Elementen, die bei künftigen Prüfungen benötigt werden, oder das Sperren wichtiger Dokumente, damit sie während rechtlicher Verfahren nicht versehentlich verändert werden. Richtlinien auf Ebene der Website, der Bibliothek oder des Ordners geben Organisationen echte Kontrolle über den Informationslebenszyklus.

Kurz gesagt: SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien sind das Fundament eines intelligenten, konformen Informationsmanagements. Wenn Sie regulatorische Probleme vermeiden, die Effizienz steigern oder einfach nicht länger in alten Dateien versinken wollen, ist eine solide Aufbewahrungsrichtlinie der richtige Ausgangspunkt.

5 überraschende Fakten zur SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien-Governance

1. Aufbewahrungsbezeichnungen können wie Sperren ohne eDiscovery wirken. Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen so konfigurieren, dass Inhalte unveränderlich erhalten bleiben und nicht gelöscht werden können, auch wenn Sie keine eDiscovery-Rechtssperre verwenden. Damit steht Governance-Teams ein schlankes Werkzeug zur Aufbewahrung zur Verfügung, das direkt an die Governance der SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien gebunden ist.
2. Die Anwendung von Bezeichnungen lässt sich mithilfe von KI und Vertraulichkeitssignalen automatisieren. Microsoft 365 kann Aufbewahrungsbezeichnungen auf Basis trainierbarer Klassifizierer, Schlüsselwörter oder Vertraulichkeitsbezeichnungen automatisch zuweisen und anwenden. Das reduziert den manuellen Aufwand und sorgt für eine einheitlichere Durchsetzung über alle SharePoint-Websites hinweg.
3. Mehrere Aufbewahrungsrichtlinien können sich überschneiden. Für die Löschung gilt die letzte Aktion. Wenn ein einzelnes Element von mehreren SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien erfasst wird, können sich die Aufbewahrungseinstellungen gegenseitig beeinflussen. Die restriktivste Aufbewahrungsdauer oder die spezifischen Löschregeln bestimmen die endgültigen Governance-Maßnahmen, nicht eine einfache Regel nach dem Muster „Die erste Richtlinie gilt“.
4. Aufbewahrung bedeutet nicht automatisch Unveränderlichkeit, sofern Sie diese nicht konfigurieren. Standardmäßig kann die Aufbewahrung das Löschen für einen bestimmten Zeitraum verhindern. Inhalte sind jedoch erst dann nicht löschbar und nachweisbar gesichert, wenn Sie die Option „preservation lock“ oder Funktionen zur Unveränderlichkeit aktivieren. Dieser Unterschied ist für Compliance-Verantwortliche wichtig.
5. Aufbewahrung auf Website-Ebene im Vergleich zu Bezeichnungen auf Container-Ebene beeinflusst den Umfang von Suche und Sicherung. Wenden Sie die Aufbewahrung auf Ebene der SharePoint-Website an, wird alles in dieser Website erhalten. Bezeichnungen auf Container-Ebene (Bibliothek, Ordner oder Element) ermöglichen dagegen eine präzise Steuerung. Wählen Sie den falschen Umfang, behalten Sie entweder zu viele Daten oder kritische Datensätze bleiben ohne Governance.

Zentrale Grundsätze der Governance von Aufbewahrungsrichtlinien

1. Nachvollziehbare Verwaltung von DatensätzenJede Organisation muss zweifelsfrei nachweisen können, wie sie Informationen verwaltet, aufbewahrt und löscht. Nachvollziehbar heißt, dass Sie Aufsichtsbehörden oder Gerichten zeigen können, dass Ihr Prozess einer Prüfung standhält, und dass Ihre Entscheidungen durch eine klare Dokumentation belegt sind.
2. TransparenzJeder im Team sollte wissen, was mit seinen Dokumenten passiert und wann. Klare Richtlinien verringern Verwirrung, reduzieren menschliche Fehler und erleichtern die Akzeptanz. Transparenz hält Menschen informiert und stellt sicher, dass sie Verantwortung übernehmen können.
3. Rechtliche KonformitätAufbewahrungsrichtlinien für SharePoint sollten immer konsequent auf Basis der gesetzlichen Vorgaben entworfen werden. Regulatorische Rahmenwerke wie die DSGVO und HIPAA können genau vorgeben, wie lange Sie bestimmte Informationen aufbewahren müssen. Wer dagegen verstößt, riskiert Bußgelder oder rechtliche Schritte.
4. Verantwortung der NutzerNicht alles liegt bei der IT. Nutzer spielen eine wichtige Rolle. Eine gute Schulung, klare Rollen und gut kommunizierte Abläufe stellen sicher, dass Mitarbeitende wissen, was beim Speichern, Kennzeichnen oder Entfernen von Dokumenten von ihnen erwartet wird.
5. AutomatisierungEine starke Governance nimmt das Rätselraten aus der manuellen Bereinigung. Eine automatisierte Durchsetzung von Richtlinien sorgt dafür, dass keine Dateien durch das Raster fallen, Aufbewahrungspläne exakt nach Zeitplan ablaufen und die Prüfprotokolle für jede durchgeführte Aktion aktuell bleiben. Automatisierung ist Ihr bester Verbündeter gegen menschliche Fehler.

Wenn Sie diese Grundsätze umsetzen, schützen Sie Daten, wappnen sich gegen unerwartete Compliance-Prüfungen und minimieren Risiken. Ein solides Fundament legt den Grundstein für alle weiteren Details der Richtlinien.

Wie SharePoint-Aufbewahrung in Microsoft 365 funktioniert

In Microsoft 365 sind SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien Teil eines umfassenderen Compliance-Werkzeugkastens. Sie erstellen und verwalten diese Richtlinien über das Microsoft 365 Compliance Center und legen Regeln fest, die nicht nur für SharePoint-Websites gelten, sondern auch für OneDrive und Teams. So können Organisationen ihren gesamten digitalen Arbeitsplatz mit einem einheitlichen Ansatz für die Informationsgovernance ausrichten.

Richtlinien lassen sich gezielt auf bestimmte Websites, Bibliotheken, Ordner oder sogar Inhaltstypen anwenden. Wenn eine Richtlinie konfiguriert ist, überwacht sie Dateien oder Nachrichten anhand von Regeln wie der Aufbewahrungsdauer oder anhand von Auslösern wie dem Datum der letzten Änderung. Sobald die Kriterien erfüllt sind, lassen sich Dateien je nach gewählten Einstellungen sperren, löschen oder aufbewahren.

Die Plattform übernimmt das im Hintergrund und bindet die Durchsetzung der Richtlinien direkt in Ihre Arbeitsabläufe ein, sodass Benutzer nicht lange darüber nachdenken müssen. Einstellungen zur Datenresidenz in Microsoft 365 sorgen außerdem dafür, dass Inhalte dort bleiben, wo sie hingehören, und unterstützen die Einhaltung regionaler Vorgaben. Dokumentbezogene Richtlinien lassen sich zusammen mit websiteweiten Regeln anwenden und ermöglichen Ihnen eine präzise Steuerung sensibler oder risikoreicher Inhalte.

Letztlich geht es bei der Aufbewahrung in SharePoint Online und Microsoft 365 darum, den Lebenszyklus von Dateien zu automatisieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in modernen Arbeitsumgebungen deutlich zu vereinfachen.

SharePoint-Aufbewahrung in Microsoft 365 – Checkliste

Vorteile einer konsequenten SharePoint-Governance für die Aufbewahrung

• Verbesserte Compliance: Automatisierte Aufbewahrung erleichtert es, gesetzliche und regulatorische Vorgaben zu erfüllen, und schützt Ihr Unternehmen.
• Geringeres rechtliches Risiko: Passende Richtlinien helfen, versehentlichen Datenverlust und Fehler bei der Aufbewahrung zu vermeiden, die kostspielige rechtliche Schritte oder Bußgelder nach sich ziehen könnten.
• Schlankere Prüfungen: Klare Aufbewahrungsregeln liefern sofort verwendbare Prüfprotokolle und verringern sowohl die Hektik als auch den Stress, wenn Prüfungen anstehen.
• Weniger Datenwildwuchs: Veraltete Inhalte werden automatisch bereinigt, sodass Systeme nicht mit überholten Informationen überladen werden.
• Betriebliche Effizienz: Die automatische Durchsetzung von Richtlinien entlastet IT und Fachanwender, sodass sich alle auf ihre Arbeit konzentrieren können, nicht auf die Kontrolle von Dateien.

Mit solchen Vorteilen machen Investitionen in eine solide SharePoint-Governance den Tagesbetrieb und die Einhaltung von Vorgaben deutlich reibungsloser.

Ihre SharePoint-Strategie für Aufbewahrungsrichtlinien planen

Die Planung Ihrer SharePoint-Strategie für Aufbewahrungsrichtlinien beginnt lange, bevor Sie in Microsoft 365 eine Schaltfläche anklicken oder eine Regel erstellen. Betrachten Sie die Strategie als Bauplan: Sie legt Vision und Vorgehen fest und stellt sicher, dass die Richtlinien den Anforderungen Ihres Unternehmens dienen und sowohl geschäftliche als auch gesetzliche Pflichten erfüllen.

Es geht nicht nur darum, was das System kann, sondern darum, was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt, um regelkonform und produktiv zu bleiben. In der Planungsphase bewerten Sie Risiken, Chancen und Ihre individuelle Informationslandschaft. So gewinnen Sie Klarheit, bevor Sie sich den Details der Konfiguration widmen.

Eine durchdachte Strategie hilft Ihnen, sich an künftige Veränderungen anzupassen, und verbindet Ihre Aufbewahrungsrichtlinien mit konkreten Ergebnissen, statt nur ein Häkchen zu setzen. Als Nächstes sehen Sie, wie Sie die Anforderungen präzise erfassen und die richtigen Personen einbinden, damit die Strategie Bestand hat.

Regulatorische und geschäftliche Anforderungen ermitteln

• Gesetzliche Vorgaben: Ermitteln Sie Regelwerke wie DSGVO, HIPAA, SOX oder Landesgesetze, die bestimmte Arten der Aufbewahrung oder Löschung von Inhalten vorschreiben.
• Branchenstandards: Identifizieren Sie branchenspezifische Best Practices, etwa im Finanzdienstleistungs- oder Gesundheitswesen, die zusätzliche Anforderungen oder Fristen mit sich bringen können.
• Interne Richtlinien: Vergessen Sie nicht die unternehmenseigenen Aufbewahrungspläne, Informationsklassifizierungen und Datenschutzregeln.
• Schutzbedarf von Inhaltstypen: Erfassen Sie, welche SharePoint-Inhalte (Dokumente, Listen, Nachrichten) aufgrund ihres geschäftlichen oder regulatorischen Werts eine besondere Aufbewahrung benötigen.
• Priorisierung: Dokumentieren Sie die Anforderungen und reihen Sie sie nach Dringlichkeit, damit Sie sich auf die Bereiche mit dem höchsten Risiko konzentrieren und gezielte, wirksame Aufbewahrungsregeln leichter erstellen können.

Stakeholder für eine erfolgreiche Governance einbinden

• IT-Fachleute: Verantworten die Umsetzung und Pflege der Richtlinien sowie die technische Fehlerbehebung und sorgen für einen reibungslosen Betrieb.
• Rechts- und Compliance-Verantwortliche: Interpretieren gesetzliche Vorgaben und übersetzen sie in praktische Anforderungen an die Richtlinien.
• Records Manager: Verantworten die Dateipläne der Organisation und die bewährten Vorgehensweisen für das Informationsmanagement.
• Fachanwender: Liefern Einblicke in die täglichen Prozesse und zeigen auf, wo Aufbewahrung die Produktivität unterstützt oder stört.
• Kommunikationswege: Richten Sie klare Kanäle und regelmäßige Updates ein, damit alle ihre Rollen verstehen und nachvollziehen können, wie Richtlinienentscheidungen getroffen werden.

Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien in SharePoint Online

Sobald Sie eine Strategie entwickelt und Ihre Anforderungen erfasst haben, geht es darum, diese Planung umzusetzen. Das Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien in SharePoint Online bedeutet, Ihre Richtlinien in konkrete, umsetzbare Einstellungen in Microsoft 365 zu übersetzen.

Dazu gehört, festzulegen, welche Inhalte erfasst werden, die Regeln dafür zu definieren, wie lange unterschiedliche Informationstypen aufbewahrt werden, und zu automatisieren, was geschieht, wenn diese Zeiträume enden. In der Einrichtungsphase kommen die Compliance-Ziele, die geschäftlichen Anforderungen und die technischen Möglichkeiten Ihrer Organisation zusammen.

In den folgenden Abschnitten führen wir Sie durch praktische Schritte zur Erstellung von Richtlinien und geben bewährte Vorgehensweisen weiter, damit die Technik für Sie arbeitet – und nicht gegen Sie. Sie erfahren, wie Sie Aufbewahrungsrichtlinien sowohl einrichten als auch laufend verwalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Richtlinien

1. Aufbewahrungsanforderungen definierenPrüfen Sie Ihre dokumentierten rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen. Legen Sie fest, wie lange Inhalte aufbewahrt werden sollen und was nach Ablauf dieser Frist geschehen soll: Sollen sie gelöscht, archiviert oder aufbewahrt werden?
2. Inhaltstypen oder Speicherorte auswählenEntscheiden Sie, welche Inhalte eine Richtlinie benötigen: ganze SharePoint-Websites, bestimmte Dokumentbibliotheken, Ordner oder einzelne Inhaltstypen. Gehen Sie präzise vor, um Richtlinienkonflikte zu vermeiden.
3. Microsoft 365 Compliance Center aufrufenÖffnen Sie das Microsoft 365 Compliance Center. Es ist die zentrale Stelle zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien für SharePoint, OneDrive und Teams.
4. Neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellenFolgen Sie dem Assistenten, um Ihre Richtlinie zu benennen, die Aufbewahrungsdauer festzulegen und Aktionen auszuwählen. Sie könnten beispielsweise Dateien sieben Jahre lang aufbewahren und danach automatisch löschen.
5. Richtlinie veröffentlichen und zuweisenWenden Sie die Richtlinie auf ausgewählte Websites oder Gruppen an. Überprüfen Sie Ihre Auswahl genau, denn fehlerhaft zugewiesene Richtlinien können zu versehentlichen Löschungen führen (autsch!).
6. Testen und überwachenTesten Sie Ihre Richtlinie vor dem unternehmensweiten Rollout an einer Beispielwebsite oder -bibliothek. Stellen Sie sicher, dass sie wie geplant funktioniert, und passen Sie sie bei Bedarf an. Behalten Sie Feedback der Benutzer und Überwachungsprotokolle im Blick, um Probleme oder Überraschungen frühzeitig zu erkennen.

Halten Sie sich an diesen schrittweisen Prozess, damit Ihre Aufbewahrungsrichtlinien lückenlos, konform und auf die Umgebung Ihrer Organisation zugeschnitten sind.

Bewährte Vorgehensweisen für die Verwaltung und Aktualisierung von Richtlinien

• Regelmäßige Überprüfung: Prüfen Sie Richtlinien in regelmäßigen Abständen, ob sie noch den aktuellen gesetzlichen Vorgaben und geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
• Umfassende Überwachung: Nutzen Sie Überwachungsprotokolle, um Lücken aufzudecken und zu prüfen, ob Richtlinien auf allen Websites durchgesetzt werden.
• Kontrollierte Aktualisierungen: Testen Sie Änderungen in einer kontrollierten Umgebung, bevor Sie sie unternehmensweit ausrollen.
• Umgang mit Ausnahmen: Legen Sie einen dokumentierten Prozess für die Beantragung und Genehmigung seltener Ausnahmen von den Standard-Aufbewahrungsplänen fest.
• Zentrale Verwaltung: Verwalten Sie Richtlinien nach Möglichkeit zentral. So vereinfachen Sie Aktualisierungen und vermeiden Doppelarbeit.

Häufige Herausforderungen bei der Aufbewahrungs-Governance

1. RichtlinienkonflikteSich überschneidende oder widersprüchliche Richtlinien können dazu führen, dass Daten zu früh gelöscht oder zu lange aufbewahrt werden. Vermeiden Sie das, indem Sie sich überschneidende Geltungsbereiche regelmäßig prüfen und klare Prioritäten festlegen.
2. BenutzerfehlerFehler passieren, besonders bei manuellen Kennzeichnungen oder beim Anwenden von Ausnahmen. Minimieren Sie das Risiko durch Automatisierung und laufende Schulungen, damit alle die geltenden Richtlinien verstehen.
3. AltdatenAlte Inhalte, die noch nach früheren Regeln gespeichert sind, können Compliance-Bemühungen erschweren. Migrieren oder standardisieren Sie diese Daten, sodass sie zu den aktuellen Richtlinien passen, und nutzen Sie Werkzeuge, um Ausnahmen zu kennzeichnen und zu bearbeiten.
4. Komplexe organisatorische AnforderungenGroße Organisationen haben oft viele Geschäftsbereiche mit jeweils eigenen Anforderungen. Begegnen Sie dieser Komplexität mit zentraler Governance, Vorlagen und klaren Kommunikationswegen.
5. Anpassung an Änderungen in Microsoft 365Microsoft aktualisiert Funktionen in SharePoint und verwandten Diensten laufend. Bleiben Sie über Best Practices auf dem Laufenden und nutzen Sie Community-Foren, um sich schnell anzupassen, wenn sich Dinge ändern.
6. DatenwildwuchsÜbermäßiges Datenwachstum, ähnlich dem Teams-Wildwuchs, lässt sich mit automatisierter Bereinigung und zentralen Richtlinien in den Griff bekommen. Berücksichtigen Sie die Empfehlungen zum Umgang mit digitalem Wildwuchs aus verwandten Bereichen des Lebenszyklusmanagements, etwa die Vorschläge in diesem Artikel über die Verwaltung des Teams-Wildwuchses.

Wenn Sie diese Herausforderungen erkennen und angehen, hilft das Ihrer Organisation, einen widerstandsfähigeren und wirksameren Governance-Plan aufzubauen.

Die Bedeutung von Überwachung und Prüfung von Aufbewahrungsrichtlinien

Die Überwachung und Prüfung Ihrer SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien ist kein nettes Extra, sondern ein Muss, damit Ihre Organisation sauber und compliant bleibt. Regelmäßige Prüfungen stellen sicher, dass Richtlinien korrekt eingerichtet, durchgesetzt und an sich ständig ändernde Vorschriften angepasst sind.

Microsoft 365 bietet Auditprotokolle und Berichtswerkzeuge, mit denen Sie Aktivitäten nachverfolgen, Auffälligkeiten erkennen und prüfen können, ob Ihre Aufbewahrungseinstellungen wie erwartet funktionieren. Warnungen und geplante Überprüfungen helfen Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen, und unterstützen so die laufende Risikominderung.

Wenn Sie Ihre Richtlinien proaktiv überprüfen und aktualisieren, schützen Sie Ihre Daten, weisen Compliance nach und sind auf regulatorische Überraschungen vorbereitet, die die Zukunft noch bereithalten mag.

SharePoint-Aufbewahrungs-Governance: Das Wichtigste in Kürze und nächste Schritte

• Regelmäßig prüfen und aktualisieren: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Aufbewahrungsrichtlinien häufig zu prüfen, damit sie stets aktuellen Vorschriften und Geschäftsanforderungen entsprechen.
• Bereichsübergreifende Teams aufbauen: Bringen Sie IT, Rechtsabteilung, Records Management und Fachanwender für die Planung und Durchsetzung von Richtlinien zusammen. Teamarbeit führt zu besseren Ergebnissen.
• Automatisierung priorisieren: Nutzen Sie Microsoft-365-Werkzeuge und automatisierte Prozesse, um manuelle Arbeit zu minimieren, Risiken zu senken und die Konsistenz zu verbessern.
• Weiterbilden: Hören Sie nicht auf zu lernen! Wenn Sie sehen möchten, wie solide Governance Zusammenarbeit und Datensicherheit verbessert, lassen Sie sich von den Erkenntnissen zur Teams-Governance in diesem Leitfaden zu selbstbewusster Zusammenarbeit durch Governance inspirieren.
• Jetzt handeln: Warten Sie nicht auf eine Prüfung oder einen Datenschutzvorfall. Stärken Sie noch heute Ihre SharePoint-Aufbewahrungs-Governance und schaffen Sie einen sichereren, effizienteren digitalen Arbeitsplatz.

Erfahren Sie mehr über Aufbewahrung: Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen für SharePoint und OneDrive

Was ist eine SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinie und eine Aufbewahrungsbezeichnung?

Eine SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung ist eine Regel, die festlegt, wie lange Inhalte aufbewahrt werden, ob sie automatisch gelöscht werden und wie sie zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben gesichert werden. Aufbewahrungsrichtlinien gelten in der Regel breit (für Websites, Microsoft-365-Gruppen oder OneDrive), während Aufbewahrungsbezeichnungen einzelne Elemente markieren oder über automatisch anwendende Bezeichnungsrichtlinien vergeben werden. Sie steuern den Beginn des Aufbewahrungszeitraums oder lösen Überprüfungen für die Löschung aus.

Wie arbeiten Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen mit Inhalten in SharePoint zusammen?

Aufbewahrungseinstellungen wirken auf Inhalte, indem entweder eine Richtlinie auf Websiteebene angewendet wird, die Elemente einer Aufbewahrungsrichtlinie unterstellt, oder indem Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden, die Elemente markieren. Bezeichnungen können manuell, automatisch oder über adaptive Richtlinien vergeben werden. Sie legen fest, wann der Aufbewahrungszeitraum beginnt, etwa bei Erstellung oder Änderung, und definieren, was geschieht, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft.

Soll ich für meine Organisation eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Aufbewahrungsbezeichnung verwenden?

Ob Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Aufbewahrungsbezeichnung verwenden sollten, hängt von Ihren Anforderungen ab: Verwenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für breite, statische Geltungsbereiche über viele Speicherorte hinweg. Setzen Sie Aufbewahrungsbezeichnungen ein, wenn Sie granulare Steuerung benötigen, Elemente markieren möchten oder Benutzern erlauben sollen, einzelne Dokumente und E-Mails gezielt zu kennzeichnen. Viele Organisationen nutzen beide Ansätze gemeinsam für das Lebenszyklusmanagement von Daten.

Wie erstelle und konfiguriere ich eine Aufbewahrungsrichtlinie in Microsoft Purview?

Um eine Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, öffnen Sie das Microsoft Purview-Portal (früher Microsoft 365-Compliance-Center) und wählen Sie „Neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellen“. Wählen Sie die Speicherorte aus (SharePoint-Websites, OneDrive-Konten, Exchange, Teams), legen Sie in der Aufbewahrungsrichtlinie den Zeitraum fest und entscheiden Sie, ob Inhalte aufbewahrt oder gelöscht werden sollen. Anschließend aktivieren Sie die Richtlinie für die Aufbewahrung und speichern sie. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie so konfigurieren, dass bestimmte Websites ein- oder ausgeschlossen werden, und festlegen, ob die Aufbewahrungseinstellungen ab der Erstellung, ab der Änderung oder ab dem Zeitpunkt der Kennzeichnung des Elements gelten.

Wie verwende ich Aufbewahrungsbezeichnungen und automatisch angewendete Aufbewahrungsbezeichnungsrichtlinien?

Aufbewahrungsbezeichnungen lassen sich im Microsoft Purview-Portal erstellen und Benutzern zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie Richtlinien für die automatische Anwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen konfigurieren, die Inhalte anhand von Schlüsselwörtern, vertraulichen Informationstypen oder anderen Bedingungen finden. Sobald eine Aufbewahrungsbezeichnung automatisch oder manuell angewendet wurde, steuert sie den Beginn des Aufbewahrungszeitraums und legt fest, ob der Inhalt nach Ablauf des Zeitraums erhalten bleibt oder entsorgt wird.

Was ist der Beginn und das Ende des Aufbewahrungszeitraums?

Der Beginn des Aufbewahrungszeitraums ist der Auslöser, der in der Richtlinie oder Bezeichnung festgelegt ist, etwa das Erstellungsdatum, die letzte Änderung oder die Anwendung einer Aufbewahrungsbezeichnung. Das Ende des Aufbewahrungszeitraums tritt ein, wenn dieser Zeitraum abläuft (beispielsweise sieben Tage bei kurzfristiger Aufbewahrung oder Jahre bei Datensätzen). Zu diesem Zeitpunkt kann die Richtlinie Inhalte löschen oder eine Überprüfung für die Entsorgung einleiten.

Wie lange dauert es, bis die Aufbewahrung für SharePoint-Inhalte wirksam wird?

Wie lange es dauert, bis die Aufbewahrung wirksam wird, hängt vom Szenario ab. Eine neue Aufbewahrungsrichtlinie oder Bezeichnungszuweisung kann bis zu 24 Stunden benötigen, bis sie greift. In manchen Szenarien weist die Microsoft-Dokumentation darauf hin, dass die Verarbeitung über SharePoint und OneDrive bis zu 7 Tage dauern kann. Viele Änderungen werden früher sichtbar. Planen Sie dennoch Zeit für die Verarbeitung und Indizierung durch Microsoft Purview ein.

Funktioniert die Aufbewahrung für SharePoint-Dateien und für OneDrive-Dateien, die in SharePoint gespeichert sind?

Ja, die Aufbewahrung funktioniert für SharePoint und OneDrive und umfasst Dateien, die in SharePoint-Dokumentbibliotheken gespeichert sind, sofern die Website oder Bibliothek in der Richtlinie enthalten ist oder die Datei mit einer Aufbewahrungsbezeichnung gekennzeichnet ist. Dateien, für die Aufbewahrungseinstellungen gelten, sind vor dem Löschen geschützt und während der Richtlinie über eDiscovery auffindbar.

Wie arbeiten Richtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen mit Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Websites zusammen?

Aufbewahrungsrichtlinien können auf Microsoft 365-Gruppen und die zugehörigen SharePoint-Websites abzielen. Wenn eine Microsoft 365-Gruppe einbezogen wird, unterliegen die Dateien auf der SharePoint-Website der Gruppe und das Postfach dem Zeitraum der Aufbewahrungsrichtlinie. Aufbewahrungsbezeichnungen können zusätzlich oder abweichend auf Elemente dieser Websites angewendet werden, um weitere oder andere Aufbewahrungsregeln festzulegen.

Können Aufbewahrungseinstellungen vererbt oder websiteübergreifend unterschiedlich zugewiesen werden?

Aufbewahrungseinstellungen lassen sich auf verschiedenen Ebenen konfigurieren. Bei SharePoint-Websites werden Richtlinien in der Regel auf Websiteebene angewendet. Auf Elemente angewendete Bezeichnungen können die Aufbewahrungseinstellungen automatisch übernehmen, sofern dies so konfiguriert ist. Sie können dieselben Aufbewahrungseinstellungen mehreren Websites zuweisen oder detailliertere, bezeichnungsbasierte Regeln erstellen, wenn für verschiedene Inhaltstypen unterschiedliche Aufbewahrung erforderlich ist.

Wie richte ich eine SharePoint-Aufbewahrung ein, die Bezeichnungen automatisch anwendet?

Um Richtlinien für die automatische Anwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen einzurichten, erstellen Sie die Aufbewahrungsbezeichnung im Microsoft Purview-Portal, definieren Bedingungen (Schlüsselwörter, vertrauliche Informationstypen, Speicherorte) und aktivieren die automatische Anwendung. Veröffentlichen Sie die Bezeichnungsrichtlinie für die gewünschten SharePoint-Speicherorte. Das System durchsucht die Inhalte und wendet automatisch die Aufbewahrungsbezeichnung auf Elemente an, die den Kriterien entsprechen.

Was passiert, wenn der Aufbewahrungszeitraum für SharePoint-Inhalte abläuft?

Wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft, wird die konfigurierte Aktion ausgeführt. Je nach Richtlinie können die Inhalte automatisch gelöscht, dauerhaft entfernt oder für eine Überprüfung zur Entsorgung markiert werden. Meldungen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Entsorgungsaktionen stehen Administratoren zur Verfügung, und das Microsoft Purview-Portal protokolliert die Aufbewahrungsaktivitäten für Compliance-Berichte.

Kann ich Aufbewahrungsbezeichnungen nach der Anwendung ändern oder entfernen?

Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen ändern oder entfernen. Wenn Inhalte jedoch einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, die das Löschen verhindert, schützt das Entfernen der Bezeichnung die Inhalte unter Umständen nicht sofort nicht mehr. Einige Bezeichnungen erzeugen unveränderliche Sperren. Um das Verhalten zu ändern, müssen Sie gegebenenfalls die Bezeichnungskonfiguration im Microsoft Purview-Portal anpassen oder eine neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und den Änderungen genügend Zeit zur Verbreitung lassen.

Was sind statische Richtlinienbereiche für die Aufbewahrung im Vergleich zu adaptiven Richtlinien?

Statische Richtlinienbereiche für die Aufbewahrung beziehen sich auf feste Speicherorte, etwa bestimmte SharePoint-Websites, OneDrive-Konten oder Microsoft 365-Gruppen. Adaptive Richtlinien verwenden dagegen Bedingungen, um Inhalte oder Speicherorte anhand von Attributen dynamisch einzubeziehen. So lässt sich die Abdeckung breiter und flexibler gestalten, wenn sich Inhalte oder die Organisationsstruktur ändern.

Wie konfiguriere ich Aufbewahrungseinstellungen, die angewendet werden, wenn eine Datei geändert wird?

Legen Sie beim Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung den Beginn des Aufbewahrungszeitraums auf „Zuletzt geändert“ fest. Der Zeitraum beginnt dann mit dem letzten Änderungsdatum der Datei. So wird die Aufbewahrung bei jeder Aktualisierung von Inhalten durch Benutzer erneuert, und der Aufbewahrungszeitraum wird entsprechend neu berechnet.

Unterstützen klassische SharePoint-Websites und Kommunikationswebsites Aufbewahrungsbezeichnungen auf die gleiche Weise?

Die meisten modernen Aufbewahrungsfunktionen werden auf modernen SharePoint-Teamwebsites und Kommunikationswebsites unterstützt. Bei klassischen SharePoint-Oberflächen kann es jedoch Unterschiede geben. Die Dokumentation von Microsoft Learn und Microsoft Purview zeigt, welche Funktionen für klassische Websitesammlungen gelten. Überprüfen Sie die Kompatibilität immer, bevor Sie sich in klassischen Websites auf bestimmte Verhaltensweisen von Bezeichnungen verlassen.

Wie sehe ich, welche Inhalte einer Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnung unterliegen?

Administratoren können die Berichterstattung im Microsoft Purview-Portal sowie die Aufbewahrungseinstellungen auf Websiteebene nutzen, um einzusehen, welche Websites, Bibliotheken und Elemente der Aufbewahrung unterliegen. Tools für eDiscovery und Überwachung helfen dabei, Inhalte zu finden, die von der Aufbewahrungsrichtlinie erfasst werden. Benutzer können in Dateien Meldungen zu Aufbewahrungsrichtlinien sehen, die darauf hinweisen, dass ein Element den Aufbewahrungseinstellungen unterliegt.

Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die nur sieben Tage gilt, um die Aufbewahrung zu testen?

Ja, Sie können für Tests der Aufbewahrung eine neue Aufbewahrungsrichtlinie mit einem kurzen Zeitraum, etwa sieben Tagen, erstellen. Legen Sie den Zeitraum in der Aufbewahrungsrichtlinie fest, und richten Sie sie auf eine Testwebsite oder eine Microsoft 365-Gruppe aus, um das Verhalten vor einem breiten Rollout zu prüfen. Planen Sie beim Start der Aufbewahrung Verarbeitungszeit ein, bis Sie die tatsächlichen Ergebnisse sehen.

Wie wirken Aufbewahrungsrichtlinien mit rechtlichen Sperren und eDiscovery zusammen?

Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen ergänzen rechtliche Sperren und eDiscovery, indem sie Inhalte für einen festgelegten Aufbewahrungszeitraum erhalten. Rechtliche Sperren können Löschvorgänge außer Kraft setzen, damit Inhalte für Untersuchungen verfügbar bleiben. Nutzen Sie die eDiscovery-Funktionen von Microsoft Purview, um Daten zu durchsuchen und zu exportieren, die der Aufbewahrung oder einer Sperre unterliegen.

Was ist der empfohlene Ansatz für die Governance von SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien?

Bewährt hat sich ein Governance-Plan, der Aufbewahrungsrichtlinien für die breite Abdeckung mit Aufbewahrungsbezeichnungen für die detaillierte Steuerung kombiniert. Dazu gehören die Verwaltung von Regeln für den Lebenszyklus von Dokumenten, die zentrale Konfiguration im Microsoft Purview-Portal und die Orientierung an den Empfehlungen von Microsoft Learn. Legen Sie Rollen für Administratoren, Compliance-Beauftragte und Websitebesitzer fest, und testen Sie Richtlinien auf Pilotwebsites, bevor Sie sie vollständig ausrollen.

Wie wirken sich Meldungen zu Aufbewahrungsrichtlinien auf Endbenutzer in SharePoint und OneDrive aus?

Endbenutzer sehen möglicherweise Meldungen zu Aufbewahrungsrichtlinien, wenn sie Dateien öffnen oder löschen. Diese Meldungen informieren darüber, dass das Element einer Aufbewahrungsbezeichnung oder Aufbewahrungsrichtlinie unterliegt. Sie erklären, warum ein Löschvorgang blockiert wird oder warum eine Aufbewahrungsmaßnahme besteht. So verstehen Benutzer die Anforderungen an Governance und Compliance besser.

Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie nur auf bestimmte Bibliotheken oder Ordner anwenden?

Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen auf bestimmte Bibliotheken anwenden oder Regeln für die automatische Anwendung nutzen, um Inhalte anhand von Metadaten oder Schlüsselwörtern auszuwählen. Für breite Aufbewahrungsrichtlinien ist der Geltungsbereich in der Regel auf Websiteebene festgelegt. Mit gezielten Ausnahmen und bezeichnungsbasierter Auswahl lässt sich jedoch genauer steuern, welche Bibliotheken oder Ordner der Aufbewahrung unterliegen.

Wie lange dauert es nach dem Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie, bis sie wirksam wird?

Nachdem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellt haben, kann sie innerhalb weniger Stunden greifen. Die vollständige Verteilung kann jedoch 24 bis 72 Stunden dauern, in seltenen Fällen bis zu sieben Tage, je nach Indizierung der Inhalte und Verarbeitung durch den Dienst. Geben Sie dem Microsoft Purview-Portal Zeit, die Richtlinien über SharePoint und OneDrive anzuwenden.

Mit welchen Tools kann ich Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen überwachen und auswerten?

Verwenden Sie das Microsoft Purview-Portal zum Erstellen und Auswerten von Richtlinien, die Suche im Überwachungsprotokoll für Aktivitäten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung und eDiscovery-Berichte, um die Aufbewahrung zu überprüfen. Prüfen Sie außerdem regelmäßig die Compliance-Berichte in Microsoft 365, ob die Aufbewahrungseinstellungen zu Ihren Inhalten passen, und behalten Sie im Blick, welche Elemente einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen.

SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinie: Wichtige Begriffe erklärt

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