Copilot erbt dein Chaos: Microsoft 365 für KI modernisieren mit Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot kommt nicht in einen sauberen Microsoft-365-Mandanten. Es trifft auf eine Umgebung, die Organisationen seit Jahren aufgebaut haben – voller SharePoint-Sites, Teams, OneDrive-Inhalte, doppelter Dokumente, historischer Migrationen, Gastkonten, uneinheitlicher Berechtigungen, vergessener Arbeitsbereiche, defekter Eigentümermodelle und Inhalte, die seit Jahren niemand mehr überprüft hat.Bei der klassischen Verwaltung von Microsoft 365 konnte dieser technische Schuldenberg relativ verborgen bleiben. KI ändert das.In dieser Folge von M365.FM spricht Mirko Peters mit Richard Harbridge, Microsoft MVP und Branchenberater bei ShareGate, darüber, warum KI-Bereitschaft grundlegend mit der Modernisierung und Governance von Microsoft 365 zusammenhängt.Das Gespräch geht über die Frage hinaus, wie Copilot bereitgestellt wird, und konzentriert sich stattdessen auf eine wichtigere Frage: Auf welche Microsoft-365-Umgebung gewähren wir der KI eigentlich Zugriff?

COPILOT VERURSACHT DAS CHAOS NICHT – ER VERSTÄRKT ES
Ein zentraler Gedanke dieses Gesprächs ist, dass Microsoft Copilot nicht unbedingt völlig neue Governance-Probleme erzeugt. Stattdessen macht KI bestehende Probleme deutlich sichtbarer und folgenreicher.Organisationen haben über Jahre hinweg Entscheidungen zu Berechtigungen, Freigaben, Erstellung von Arbeitsbereichen, Eigentümerschaft, Migrationen, externem Zugriff, inaktiven Inhalten und Zusammenarbeit getroffen.Richard beschreibt diese Ansammlung mit dem Begriff „Sprawl“ (Wildwuchs).Sprawl an sich ist nicht automatisch schlecht. Eine wachsende Zahl von Teams, SharePoint-Sites und anderen Ressourcen kann ein Zeichen dafür sein, dass Menschen Microsoft 365 erfolgreich annehmen.Problematisch wird es, wenn dieses Wachstum schneller stattfindet, als die Organisation es verwalten kann.Temporäre Berechtigungen werden dauerhaft. Alte Zusammenarbeitsräume bleiben zugänglich. Eigentümerschaften ändern sich. Geschäftsstrukturen entwickeln sich weiter. Inhalte bleiben online, lange nachdem ihr ursprünglicher Zweck verschwunden ist.Copilot arbeitet dann auf dieser bestehenden Umgebung auf.

DER MICROSOFT-365-SPRAWL REICHT WEIT ÜBER TEAMS UND SHAREPOINT HINAUS
Wenn Menschen von „Microsoft-365-Sprawl“ sprechen, denken sie oft sofort an zu viele Teams oder SharePoint-Sites.Richard argumentiert jedoch, dass Sprawl mehrdimensional ist.Organisationen können Workspace-Sprawl, Berechtigungs- und Zugriffs-Sprawl, Eigentümerprobleme, inaktive Ressourcen, Lebenszyklusprobleme, administrative Komplexität, Conditional-Access-Sprawl und zunehmend Integrations- und Connector-Sprawl erleben.Die Verbreitung von KI fügt eine weitere Dimension hinzu.Microsoft-365-Umgebungen verbinden zunehmend Daten, Anwendungen, KI-Systeme und Agenten. Organisationen müssen daher über einzelne Workloads hinausdenken und Microsoft 365 als ein vernetztes Ökosystem betrachten.Governance kann nicht mehr nur als „SharePoint-Governance“ oder „Teams-Governance“ behandelt werden.

DIE VERTRAUENSLÜCKE IN DER MICROSOFT-365-GOVERNANCE
Richard teilt einen besonders interessanten Befund aus der Forschung von ShareGate.Ein sehr großer Prozentsatz der IT-Verantwortlichen gibt an, in ihre Microsoft-365-Governance großes Vertrauen zu haben. Gleichzeitig berichtet ein erheblicher Teil dieser Organisationen, dass Copilot Inhalte aufgedeckt hat, die Nutzer vermutlich nicht hätten finden dürfen – oder sie vermuten, dass dies geschehen ist, können es aber nicht überprüfen.Das verdeutlicht einen wichtigen Unterschied: Governance-Kontrollen verfügbar zu haben ist etwas anderes, als tatsächlich eine kontinuierlich governte Umgebung zu besitzen.Richtlinien, Konfigurationsoptionen und administrative Kontrollen allein garantieren nicht, dass eine Organisation ihren aktuellen Microsoft-365-Zustand versteht.KI kann diese Lücke sehr schnell offenlegen.

HAT MICROSOFT DIE ZUSAMMENARBEIT ZU EINFACH GEMACHT?
Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive sind unter anderem deshalb erfolgreich, weil Microsoft die Zusammenarbeit außerordentlich einfach gemacht hat.Doch einfache Zusammenarbeit erleichtert auch das Erstellen weiterer Ressourcen.Eine traditionelle Reaktion von Organisationen besteht darin, die Erstellung von Arbeitsbereichen einzuschränken. Richard erklärt, warum das allein das Problem nicht löst.Ein heute erstellter Arbeitsbereich kann sechs Monate, ein oder zwei Jahre später einem völlig anderen Zweck dienen.Seine Eigentümer können wechseln.Die Organisation kann umstrukturiert werden.Das Projekt kann abgeschlossen sein.Die Inhalte können irrelevant werden.Die Menschen, die ursprünglich verstanden haben, warum es den Arbeitsbereich gab, können das Unternehmen verlassen haben.Governance darf deshalb nicht bei der Bereitstellung aufhören.Organisationen brauchen Lebenszyklusprozesse, Überprüfungen, Bestätigungen und Signale, die laufend bestimmen, ob Ressourcen noch angemessen sind.

GOVERNANCE MUSS KONTINUIERLICH WERDEN
Einmalige Bereinigungsprojekte reichen nicht aus.Eine Organisation kann vor dem Einsatz von Copilot monatelang ihre Microsoft-365-Umgebung aufräumen, doch ohne kontinuierliche Governance kehren dieselben Probleme nach und nach zurück.Organisationen brauchen daher wiederholbare Prozesse rund um Eigentümerschaft, Berechtigungen, Inaktivität, Lebenszyklusmanagement, Archivierung und Stilllegung.Das Ziel ist nicht, Microsoft-365-Sprawl vollständig zu beseitigen.Es geht darum, unverwalteten Sprawl in verwalteten Sprawl zu verwandeln.

WO SOLLTEN ORGANISATIONEN VOR DER SKALIERUNG VON COPILOT ANFANGEN?
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden vor, mit Tausenden Teams- und SharePoint-Sites, jahrelang angesammelten Inhalten und uneinheitlichen Berechtigungen.Wo sollte es beginnen?Richard empfiehlt, die konkreten Arten von Sprawl zu betrachten und festzustellen, wo die Organisation das größte Risiko trägt.Für ein Unternehmen könnte das die Zugriffskontrolle und Überfreigabe sein, für ein anderes inaktive Inhalte und Lebenszyklusmanagement, für wieder eine andere Organisation privilegierte Identitäten oder administratives Management.Anstatt Microsoft-365-Governance als ein einziges riesiges Aufräumprojekt zu behandeln, können Organisationen das Problem in messbare Kategorien aufteilen und die Bereiche priorisieren, in denen Verbesserungen den größten Nutzen bringen.

DIE COPILOT-EINFÜHRUNG SOLLTE TEAMBASIERT ERFOLGEN
Das Gespräch stellt außerdem ein traditionelles Einführungsmodell für Microsoft-Technologien infrage.Organisationen führen neue Technologien häufig über verteilte Champions ein.Richard argumentiert, dass Copilot von einem stärker teamorientierten Einführungsmodell profitiert.Statt eine kleine Zahl von Lizenzen auf unzusammenhängende Champions im gesamten Unternehmen zu verteilen, können Firmen davon profitieren, Teams vollständig mit KI-Fähigkeiten auszustatten, damit Menschen gemeinsam lernen, gemeinsame Praktiken entwickeln und Copilot in kollaborative Arbeitsabläufe integrieren.KI-Einführung betrifft nicht nur die Bereitstellung eines weiteren Produktivitätswerkzeugs für Einzelne.Sie verändert, wie Teams zusammenarbeiten.

MICROSOFT-365-RISIKEN MESSBAR MACHEN
Governance-Initiativen scheitern oft daran, dass ihr Wert für Geschäftsführungen schwer zu vermitteln ist.Das Gespräch behandelt ShareGates Risk Radar, der Organisationen helfen soll, verschiedene Kategorien von Microsoft-365-Sprawl zu bewerten, die Reifegrade mit Benchmarks zu vergleichen und zu erkennen, welche Bereiche Aufmerksamkeit verdienen.Ein wichtiger Teil dieses Ansatzes ist, Governance-Risiken in finanzielle Begriffe zu übersetzen.Anstatt Führungskräfte um Zeit und Ressourcen zu bitten, nur weil „wir eine bessere Governance brauchen“, können IT-Teams Verbesserungen mit den potenziellen Kosten unkontrollierter Risiken verknüpfen.So lässt sich Modernisierung und Governance von Microsoft 365 leichter als Geschäftsinvestition statt als weiteres administratives IT-Projekt positionieren.

KI-AGENTEN MACHEN GOVERNANCE NOCH WICHTIGER
Copilot ist nur ein Teil der Geschichte.Wenn Organisationen beginnen, immer mehr KI-Agenten zu erstellen und einzusetzen, wird Governance deutlich komplexer.Agenten können sich im Laufe der Zeit verändern. Sie können mit Werkzeugen, Daten und anderen Systemen interagieren. Ihre Eigentümerschaft kann unklar werden, Berechtigungen können sich entwickeln, und Organisationen werden sich irgendwann mit dem Lebenszyklusmanagement von Agenten im großen Maßstab befassen müssen.Wem gehört ein Agent?Wer überprüft ihn?Auf welche Ressourcen darf er zugreifen?Was passiert, wenn sein ursprünglicher Eigentümer das Unternehmen verlässt?Wann sollte ein Agent stillgelegt werden?Wann sollten mehrere Agenten zusammengeführt werden?Diese Fragen ähneln bemerkenswert den Problemen, die Organisationen bereits mit Teams, SharePoint-Sites und anderen Microsoft-365-Ressourcen haben – nur dass KI sowohl das Tempo als auch das Ausmaß möglicher Auswirkungen erhöht.