Cómo mapear lo que tu gente hace realmente en Microsoft 365 (en lugar de lo que crees que hace)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Mapea lo que hace tu gente en Microsoft 365 para descubrir comportamientos reales y mejorar la colaboración con herramientas como Teams y Planner.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

En un espacio de trabajo digital, es fundamental mapear lo que hace tu gente para entender de verdad sus actividades. Muchas organizaciones dan por hecho cómo se comportan sus equipos, pero esas suposiciones suelen diferir de la realidad. Por ejemplo, puedes pensar que deshabilitar el uso compartido externo limita la colaboración, pero tu equipo puede recurrir en su lugar a los chats de Teams. Para cerrar esa brecha, puedes utilizar diversas herramientas de Microsoft 365, como:

• Tareas de Outlook
• Microsoft 365 Planner
• Listas de tareas de SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Estas herramientas te ayudan a mapear de forma eficaz lo que hace tu gente y a obtener información sobre el comportamiento real de tu equipo.

Puntos clave

• Mapear las actividades de los equipos en Microsoft 365 ayuda a descubrir comportamientos reales, lo que conduce a una mejor toma de decisiones.
• Identifica las zonas de suposiciones para entender dónde tus percepciones sobre el uso de las herramientas pueden diferir de la realidad.
• Utiliza los registros de auditoría para hacer seguimiento de las interacciones de los usuarios y detectar actividades inusuales que puedan indicar amenazas de seguridad.
• Analiza la proporción entre creación y uso para identificar ineficiencias en el flujo de trabajo de tu equipo y mejorar la productividad.
• Céntrate en las métricas de colaboración para entender cómo interactúan los equipos y mejorar la comunicación dentro de tu organización.
• Aprovecha Skills Copilot para alinear las habilidades de los empleados con sus funciones, fomentando una plantilla más capaz y productiva.
• Evalúa y ajusta periódicamente tus directivas de gobernanza para alinearlas con el comportamiento real de los usuarios, mejorando la seguridad y la satisfacción de los usuarios.
• Implementa prácticas de gobernanza adaptativa para mejorar continuamente el cumplimiento y satisfacer las necesidades cambiantes del negocio.

Identifica las zonas de suposiciones

En tu entorno de Microsoft 365, es probable que tengas varias suposiciones sobre cómo tu gente utiliza las herramientas disponibles. Estas suposiciones pueden llevar a malentendidos sobre los comportamientos reales. Estas son algunas suposiciones habituales en las organizaciones:

1. Protección de datos: Muchas organizaciones creen que Microsoft 365 protege sus datos de forma inherente. Esta suposición es engañosa. Aunque la plataforma se centra en la disponibilidad, no garantiza una recuperación completa de los datos. Las eliminaciones accidentales y los límites de retención pueden provocar pérdidas de datos irreversibles. Recuerda que la protección de datos es una responsabilidad compartida entre tu organización y la tecnología.

2. Control del uso compartido externo: Puede que pienses que deshabilitar el uso compartido externo limita la colaboración. Sin embargo, tu equipo puede encontrar otras formas de compartir información, como los chats de Teams o las cuentas de correo personales. Esto puede generar riesgos significativos.

3. Proliferación de Teams: Las organizaciones suelen suponer que gestionar Teams de forma eficaz significa controlar el número de canales y equipos creados. En realidad, los usuarios pueden crear canales privados o duplicar equipos, lo que genera confusión e ineficiencia.

4. Etiquetas de confidencialidad: Puedes suponer que aplicar etiquetas de confidencialidad garantiza que tus datos permanecen seguros. Sin embargo, si los usuarios no entienden estas etiquetas ni cómo aplicarlas correctamente, la información sensible puede seguir expuesta.

Comprender estas zonas de suposiciones es fundamental. Te permite identificar dónde tus percepciones pueden no coincidir con la realidad.

Riesgos del uso compartido externo

Cuando se trata del uso compartido externo, las organizaciones suelen subestimar los riesgos que implica. Estos son algunos posibles escollos:

• Visibilidad no intencionada: Una configuración incorrecta de uso compartido puede conceder acceso a personas equivocadas.
• Mayor exposición a filtraciones de datos: compartir datos sensibles innecesariamente aumenta el riesgo de ciberataques.
• Postura de seguridad debilitada: los controles de acceso laxos crean vulnerabilidades tanto para amenazas internas como externas.
• Impacto en las herramientas de IA: herramientas como Microsoft Copilot pueden mostrar datos sensibles que no están pensados para acceso público.
• Riesgos internos y externos: compartir datos internos con empleados no autorizados o con partes externas aumenta la exposición.
• Vulneraciones de la privacidad: compartir en exceso puede vulnerar la privacidad de las personas, sobre todo cuando su información personal queda accesible para quienes no deberían tener acceso.
• Filtraciones de datos: en el peor de los casos, compartir en exceso puede provocar una filtración de datos que exponga información sensible o clasificada.

Al reconocer estas zonas de suposición, puedes empezar a mapear lo que tu gente hace realmente en Microsoft 365. Esta comprensión te ayudará a tomar decisiones informadas sobre gobernanza y seguridad.

Rastrear señales de comportamiento reales

Entender cómo tu gente interactúa con las herramientas de Microsoft 365 es esencial para una gobernanza eficaz. Puedes lograrlo rastreando señales de comportamiento reales a través de los registros de auditoría y analizando los patrones de actividad.

Registros de auditoría y patrones de actividad

Los registros de auditoría de Microsoft 365 ofrecen una gran cantidad de información sobre las interacciones de los usuarios. Estos registros registran diversas actividades, entre ellas:

• Actividades de inicio de sesión
• Acceso a archivos
• Interacciones de correo electrónico

Al analizar estos registros, puedes detectar anomalías y correlacionar eventos. Esta supervisión proactiva te ayuda a identificar actividades inusuales que puedan indicar amenazas para la seguridad. Por ejemplo, si un usuario accede a archivos sensibles fuera del horario habitual, podría tratarse de un posible problema de seguridad.

Estas son algunas de las actividades clave registradas en los registros de auditoría de Microsoft 365:

Al revisar estas categorías, puedes obtener información sobre cómo tu gente usa Microsoft 365. Esta comprensión te permite tomar decisiones informadas sobre gobernanza y seguridad.

Relaciones entre creación y uso

Otro aspecto importante de mapear el comportamiento es analizar las relaciones entre la creación y el uso de documentos y herramientas. Puede que descubras que, aunque se crean muchos archivos, no todos se usan activamente. Esta discrepancia puede revelar ineficiencias en el flujo de trabajo de tu equipo.

Para evaluar estas relaciones, considera los siguientes pasos:

1. Identificar los elementos creados: registra el número de archivos, tareas o proyectos creados en un periodo determinado.
2. Medir el uso: analiza con qué frecuencia se accede a estos elementos o se utilizan por parte de tu equipo.
3. Calcular las relaciones: divide el número de elementos activos entre el total de elementos creados para determinar la relación de uso.

Una relación de uso baja puede indicar que tu gente no encuentra valor en ciertas herramientas o documentos. Esta información puede orientarte para ajustar tu entorno de Microsoft 365 y adaptarlo mejor a las necesidades de tu equipo.

Al rastrear estas señales de comportamiento reales, puedes ir más allá de las suposiciones y obtener una imagen más clara de cómo tu gente utiliza Microsoft 365. Este conocimiento te permite ajustar tus estrategias de gobernanza con eficacia.

Mapear lo que hace tu gente

Centrarse en la colaboración

Para mapear lo que hace tu gente en Microsoft 365, céntrate en la colaboración. Entender cómo interactúan tus equipos puede revelar patrones ocultos que mejoran la productividad. Empieza analizando los datos de actividad del calendario. Estos datos ofrecen información sobre la duración, la frecuencia y el número de asistentes a las reuniones. Puedes identificar tendencias de colaboración observando con qué frecuencia se reúnen tus equipos y durante cuánto tiempo.

A continuación, examina los patrones de comunicación. Analizar el volumen de correos y los tiempos de respuesta puede mostrarte cómo interactúan los equipos. Un tráfico de correo elevado puede indicar falta de claridad en la comunicación. Además, busca los indicadores de multitarea. Observar el uso simultáneo de aplicaciones durante las reuniones puede ayudarte a valorar la eficiencia de la colaboración.

Estas son algunas métricas clave que conviene tener en cuenta al medir la colaboración en Microsoft 365:

Usando estas métricas, podrás entender con más claridad cómo colabora tu gente. Este conocimiento te permite tomar decisiones informadas para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación.

Habilidades de las personas en Microsoft 365

Mapear lo que hace tu gente también implica entender las habilidades de las personas en Microsoft 365 necesarias para una colaboración eficaz. Un estudio reciente reveló que el 47% de los responsables de RR. HH. identificó las habilidades necesarias para puestos concretos, pero solo el 28% las asignó a empleados individuales. Esta brecha pone de manifiesto la importancia de alinear los datos de habilidades con los roles de los empleados.

Puedes potenciar las capacidades de tu equipo con herramientas como Skills Copilot. Un administrador de Skills Copilot de EmX Works señala que pueden añadir habilidades directamente al perfil de un empleado en solo tres clics. Esta función te permite gestionar roles y objetivos sin fricciones dentro de Microsoft Teams. Skills Copilot proporciona una base de datos de definiciones de habilidades que se actualiza continuamente, así como definiciones de roles generadas con IA. Este recurso te ayuda a crear roles personalizados y a asociar habilidades con contenidos formativos de forma eficaz.

Para que tus equipos prosperen, céntrate en estas habilidades esenciales de Microsoft 365:

• Dominar Microsoft Teams para una comunicación más ágil.
• Utilizar OneDrive para una colaboración eficaz en documentos.
• Aprovechar Planner y Microsoft To Do para coordinar mejor las tareas.
• Gestionar las reuniones de forma eficiente con la integración de Outlook.

Si asignas estas habilidades a tus empleados, fomentarás un entorno de trabajo más productivo. Este enfoque no solo mejora la colaboración, sino que también capacita a tu gente para utilizar las herramientas de Microsoft 365 con eficacia.

Encuentra las brechas

Directiva frente a realidad

Identificar las diferencias entre tus directivas y el comportamiento real de tus empleados es clave para una gobernanza eficaz en Microsoft 365. Muchas organizaciones crean directivas con la mejor intención, pero a menudo no reflejan cómo las personas usan las herramientas. Esta desconexión puede dar lugar a vulnerabilidades de seguridad e ineficiencias.

Por ejemplo, aunque tu organización pueda aplicar directivas de seguridad estrictas, los empleados podrían seguir usando dispositivos obsoletos. Estos dispositivos pueden carecer de medidas de seguridad esenciales, como el cifrado. Esta situación pone de manifiesto una brecha significativa entre las funciones de seguridad que pagas y su implementación real.

Estas son algunas brechas habituales con las que podrías encontrarte:

• Ignorar Anti-Phishing y Safe Links
• Configuración deficiente de las reglas de flujo de correo
• Falta de comprensión de las configuraciones híbridas
• Uso excesivo del rol de administrador global
• No habilitar la auditoría de buzones
• Gestión deficiente de los buzones compartidos
• Ignorar las directivas de retención
• No aprovechar PowerShell de forma eficaz

Para cerrar estas brechas, necesitas evaluar tus directivas frente al uso real. Empieza revisando tus directivas de uso compartido externo. Esta revisión ayuda a controlar el uso compartido de datos sensibles. Establece un sistema de clasificación de datos para categorizar la sensibilidad de la información. También debes evaluar los controles de acceso para asegurarte de que protegen adecuadamente los datos sensibles.

Implementar etiquetas de confidencialidad puede ayudarte a clasificar y proteger la información sensible. Revisa los controles de acceso para alinearlos con estas etiquetas. Aplica restricciones de uso compartido y creación sobre los datos sensibles para minimizar los riesgos. Además, planifica la gestión del ciclo de vida de los datos sensibles y de los controles de acceso. Configurar un programa piloto antes del despliegue completo puede ayudarte a detectar problemas a tiempo.

Si sigues estos pasos, podrás alinear mejor tus directivas con el comportamiento real de tu gente. Esta alineación no solo mejora la seguridad, sino que también aumenta la productividad general de tu organización.

Ajusta la gobernanza al comportamiento

Alinea los controles con el uso

Para mejorar tu gobernanza en Microsoft 365, debes alinear tus controles con el comportamiento real de los usuarios. Esta alineación garantiza que tus directivas reflejen cómo interactúa tu gente con la plataforma. Así, puedes mejorar tanto la seguridad como la satisfacción de los usuarios.

Empieza evaluando los pilares de gobernanza actuales de tu organización. Céntrate en estas áreas clave:

Si te centras en estas áreas, podrás crear un marco de gobernanza que se adapte a cómo tu gente usa Microsoft 365 en realidad.

A continuación, considera implementar prácticas de gobernanza adaptativa. Estas prácticas pueden mejorar significativamente el cumplimiento normativo y la satisfacción de los usuarios. Aquí tienes una cronología sugerida para tu recorrido de gobernanza:

1. Base y evaluación (meses 1-3): Establece los controles de acceso básicos y los marcos de cumplimiento. Alinea a las partes interesadas para equilibrar la seguridad con la productividad de los usuarios. Las mejoras rápidas iniciales pueden reducir la frustración de los usuarios y los riesgos de cumplimiento.

2. Implementación principal (meses 4-8): Despliega controles de acceso basados en roles y organización automatizada del contenido. Introduce la automatización del cumplimiento y programas de formación. Estas mejoras respaldan la colaboración empresarial y atienden las necesidades de los usuarios.

3. Optimización avanzada (meses 9-12): Usa la automatización inteligente y el análisis avanzado para optimizar la gestión de accesos y contenido. Este paso mejora la supervisión del cumplimiento y personaliza la formación, lo que refuerza la eficacia de la gobernanza.

4. Excelencia continua (permanente): Mantén una gobernanza sostenible mediante la supervisión continua y la optimización periódica. Adáptate en función de los comentarios de los usuarios y de los datos. Adopta las nuevas capacidades de Microsoft 365 para cumplir los requisitos de negocio y normativos en constante evolución.

Alinear tus controles con el uso real también implica centrarse en controles de gobernanza específicos. Estos son algunos controles que suelen alinearse en entornos de Microsoft 365:

• Control de acceso de usuarios: Se centra en gestionar los derechos de acceso, aplicar el principio de mínimo privilegio y gestionar el ciclo de vida.
• Protección contra malware: La aplicación coherente de medidas de protección en los endpoints y en los servicios es fundamental.
• Gestión de actualizaciones de seguridad: Mantén una línea base aceptable para las actualizaciones de software y la gestión del ciclo de vida.

Para medir la eficacia de tus controles de gobernanza, considera estos pasos:

1. Supervisar el cumplimiento: Usa las herramientas de informes y auditoría de Microsoft 365 para comprobar periódicamente que se cumplen las directivas de gobernanza.
2. Revisar y adaptar: Evalúa y actualiza continuamente tu plan de gobernanza para alinearlo con las necesidades de negocio y la normativa en evolución.
3. Definir KPI: Establece indicadores clave de rendimiento para la adopción y el uso de Microsoft 365 con el fin de medir su eficacia.

Al ajustar tu gobernanza para reflejar los comportamientos reales, permites que tu gente trabaje con más eficiencia sin renunciar a la seguridad. Este enfoque proactivo no solo mejora la productividad, sino que también fomenta una cultura de responsabilidad en toda la organización.

Mapear las actividades del equipo en Microsoft 365 puede mejorar notablemente la productividad. Puedes utilizar herramientas como los registros de auditoría, las métricas de colaboración y Skills Copilot para entender mejor los comportamientos de tu equipo.

Aplica estas estrategias para agilizar la comunicación y mejorar la colaboración. Por ejemplo, considera usar la función Intelligent Recap para simplificar la comunicación asíncrona.

A continuación, explora estos pasos para optimizar el uso de Microsoft 365:

1. Configuración: Ajusta la configuración para que los datos de los informes sean precisos.
2. Análisis: Usa TenantDetective™ para obtener recomendaciones personalizadas.
3. Comprobación de estado: Realiza un Health-Check de Microsoft 365 para identificar áreas de mejora.

Si aplicas estas acciones, podrás asegurarte de que tu organización saca el máximo partido a su inversión en Microsoft 365.

Preguntas frecuentes

¿Qué herramientas puedo usar para mapear actividades en Microsoft 365?

Puedes usar herramientas como Microsoft Teams, SharePoint, Planner y Power Automate para hacer un seguimiento y analizar de forma eficaz las actividades del equipo.

¿Cómo accedo a los registros de auditoría en Microsoft 365?

Puedes acceder a los registros de auditoría desde el centro de cumplimiento de Microsoft 365. Ve a la sección "Auditoría" para consultar las actividades y los eventos de los usuarios.

¿Por qué es importante analizar las proporciones entre creación y uso?

Analizar estas proporciones te ayuda a identificar qué documentos o herramientas usa realmente tu equipo. Esta información puede orientar mejoras en los flujos de trabajo.

¿Cómo puedo mejorar la colaboración dentro de mi equipo?

Céntrate en mejorar la comunicación a través de Microsoft Teams y Outlook. Fomenta las reuniones periódicas y utiliza documentos compartidos para trabajar mejor en equipo.

¿Qué son las etiquetas de confidencialidad y por qué son importantes?

Las etiquetas de confidencialidad clasifican los datos según su nivel de sensibilidad. Ayudan a proteger la información sensible controlando los permisos de acceso y de uso compartido.

¿Cómo puedo detectar las diferencias entre la directiva y la realidad?

Realiza auditorías periódicas del comportamiento de los usuarios y compáralo con tus directivas establecidas. Este proceso te ayuda a detectar discrepancias y a ajustar en consecuencia.

¿Qué es la gobernanza adaptativa en Microsoft 365?

La gobernanza adaptativa consiste en ajustar tus directivas y controles en función del comportamiento real de los usuarios. Este enfoque refuerza la seguridad y mejora la satisfacción de los usuarios.

¿Con qué frecuencia debo revisar mis directivas de gobernanza de Microsoft 365?

Deberías revisar tus directivas de gobernanza al menos cada trimestre. Las evaluaciones periódicas garantizan que tus directivas sigan siendo relevantes y eficaces para atender las necesidades de los usuarios.