Copilot hérite de votre désordre : moderniser Microsoft 365 pour l'IA avec Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot n’arrive pas dans un tenant Microsoft 365 propre. Il arrive dans un environnement que les organisations construisent depuis des années — rempli de sites SharePoint, de Teams, de contenus OneDrive, de documents en double, de migrations historiques, de comptes invités, de permissions incohérentes, d’espaces de travail oubliés, de modèles de propriété défaillants et de contenus que personne n’a relus depuis des années.Pour la gestion traditionnelle de Microsoft 365, une grande partie de cette dette technique pouvait rester relativement cachée. L’IA change la donne.Dans cet épisode de M365.FM, Mirko Peters s’entretient avec Richard Harbridge, MVP Microsoft et conseiller du secteur chez ShareGate, sur la raison pour laquelle la préparation à l’IA est fondamentalement liée à la modernisation et à la gouvernance de Microsoft 365.La conversation dépasse la question de savoir comment déployer Copilot et se concentre plutôt sur une question plus importante : à quel type d’environnement Microsoft 365 donnons-nous réellement accès à l’IA ?

COPILOT NE CRÉE PAS LE DÉSORDRE — IL L’AMPLIFIE
L’une des idées centrales de cette conversation est que Microsoft Copilot ne crée pas forcément de toutes pièces de nouveaux problèmes de gouvernance. L’IA rend plutôt les problèmes existants beaucoup plus visibles et plus lourds de conséquences.Les organisations ont accumulé des années de décisions concernant les permissions, le partage, la création d’espaces de travail, la propriété, les migrations, les accès externes, les contenus inactifs et la collaboration.Richard décrit cette accumulation à l’aide du concept de « sprawl » (prolifération).La prolifération en soi n’est pas automatiquement négative. Un nombre croissant de Teams, de sites SharePoint et d’autres ressources peut témoigner d’une adoption réussie de Microsoft 365.Le problème apparaît lorsque cette croissance dépasse la capacité de l’organisation à la gérer.Les permissions temporaires deviennent permanentes. Les anciens espaces de collaboration restent accessibles. La propriété évolue. Les structures d’entreprise changent. Les contenus restent en ligne longtemps après que leur finalité initiale a disparu.Copilot opère alors sur cet environnement existant.

LA PROLIFÉRATION DANS MICROSOFT 365 DÉPASSE TEAMS ET SHAREPOINT
Quand on parle de « prolifération Microsoft 365 », on pense souvent immédiatement à trop de Teams ou de sites SharePoint.Mais Richard soutient que la prolifération est multidimensionnelle.Les organisations peuvent connaître une prolifération des espaces de travail, des permissions et des accès, des problèmes de propriété, des ressources inactives, des problèmes de cycle de vie, une complexité administrative, une prolifération des accès conditionnels et, de plus en plus, une prolifération des intégrations et des connecteurs.L’essor de l’IA ajoute une dimension supplémentaire.Les environnements Microsoft 365 connectent de plus en plus de données, d’applications, de systèmes d’IA et d’agents. Les organisations doivent donc dépasser la vision des charges de travail individuelles et considérer Microsoft 365 comme un écosystème interconnecté.La gouvernance ne peut plus être traitée uniquement comme de la « gouvernance SharePoint » ou de la « gouvernance Teams ».

L’ÉCART ENTRE CONFIANCE ET RÉALITÉ DANS LA GOUVERNANCE MICROSOFT 365
Richard partage une constatation particulièrement intéressante issue des recherches de ShareGate.Un pourcentage très élevé de responsables informatiques déclarent avoir une grande confiance dans leur gouvernance Microsoft 365. Pourtant, une part importante de ces mêmes organisations indiquent que Copilot a fait remonter des contenus que les utilisateurs n’auraient sans doute pas dû pouvoir découvrir — ou soupçonnent que cela s’est produit sans savoir comment le vérifier.Cela fait apparaître une distinction importante entre disposer de contrôles de gouvernance et disposer d’un environnement réellement géré en continu.Les politiques, les options de configuration et les contrôles administratifs ne garantissent pas à eux seuls qu’une organisation comprend l’état actuel de son Microsoft 365.L’IA peut révéler très rapidement cet écart.

MICROSOFT A-T-IL RENDU LA COLLABORATION TROP FACILE ?
Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive réussissent en partie parce que Microsoft a rendu la collaboration extrêmement simple.Mais une collaboration facile rend aussi très facile la création de nouvelles ressources.Une réponse traditionnelle des organisations a consisté à restreindre la création d’espaces de travail. Richard explique pourquoi cela ne suffit pas à résoudre le problème.Un espace de travail créé aujourd’hui peut avoir une finalité totalement différente six mois, un an ou deux ans plus tard.Ses propriétaires peuvent changer.L’organisation peut se restructurer.Le projet peut se terminer.Le contenu peut devenir sans intérêt.Les personnes qui comprenaient à l’origine pourquoi l’espace de travail existait peuvent partir.La gouvernance ne peut donc pas s’arrêter à la création.Les organisations ont besoin de processus de cycle de vie, de revues, d’attestations et de signaux permettant de déterminer en continu si les ressources restent appropriées.

LA GOUVERNANCE DOIT DEVENIR CONTINUE
Les projets de nettoyage ponctuels ne suffisent pas.Une organisation peut passer des mois à nettoyer son environnement Microsoft 365 avant de déployer Copilot, mais sans gouvernance continue, les mêmes problèmes reviendront progressivement.Les organisations ont donc besoin de processus reproductibles autour de la propriété, des permissions, de l’inactivité, de la gestion du cycle de vie, de l’archivage et de la mise hors service.L’objectif n’est pas d’éliminer complètement la prolifération dans Microsoft 365.Il s’agit de transformer une prolifération non gérée en prolifération maîtrisée.

PAR OÙ COMMENCER AVANT DE DÉPLOYER COPILOT À GRANDE ÉCHELLE ?
Imaginez une entreprise de 10 000 collaborateurs, avec des milliers d’équipes Teams et de sites SharePoint, des années de contenus accumulés et des permissions incohérentes.Par où commencer ?Richard recommande d’examiner les types spécifiques de prolifération et d’identifier les domaines où l’organisation encourt le plus grand risque.Pour une entreprise, il peut s’agir du contrôle des accès et du partage excessif.Pour une autre, des contenus inactifs et de la gestion du cycle de vie.Pour une autre encore, ce sont les identités privilégiées ou la gestion administrative qui représentent le problème le plus important.Plutôt que de traiter la gouvernance Microsoft 365 comme un immense exercice de nettoyage, les organisations peuvent décomposer le problème en catégories mesurables et prioriser les domaines où l’amélioration compte le plus.

L’ADOPTION DE COPILOT DOIT ÊTRE ORIENTÉE ÉQUIPE
La conversation remet également en question un modèle traditionnel d’adoption des technologies Microsoft.Les organisations déploient souvent les nouvelles technologies grâce à des ambassadeurs répartis.Richard soutient que Copilot profite davantage d’un modèle d’adoption orienté équipe.Plutôt que de distribuer un petit nombre de licences à des ambassadeurs dispersés dans l’organisation, les entreprises peuvent gagner à saturer les équipes de capacités d’IA afin que les personnes apprennent ensemble, développent des pratiques communes et intègrent Copilot dans leurs flux de travail collaboratifs.L’adoption de l’IA ne consiste pas seulement à donner à chacun un outil de productivité supplémentaire.Elle change la façon dont les équipes travaillent ensemble.

RENDRE LE RISQUE MICROSOFT 365 MESURABLE
Les initiatives de gouvernance peinent souvent parce que leur valeur est difficile à communiquer aux dirigeants.La conversation explore le Risk Radar de ShareGate, conçu pour aider les organisations à évaluer les différentes catégories de prolifération dans Microsoft 365, à comparer leur maturité à des référentiels et à identifier les domaines qui méritent une attention prioritaire.Un élément important de cette approche consiste à traduire le risque de gouvernance en termes financiers.Au lieu de demander à la direction du temps et des ressources simplement parce que « nous avons besoin d’une meilleure gouvernance », les équipes informatiques peuvent relier les améliorations au coût potentiel des risques non maîtrisés.Cela permet de présenter la modernisation et la gouvernance de Microsoft 365 comme un investissement pour l’entreprise plutôt que comme un simple projet informatique administratif.

LES AGENTS IA RENDENT LA GOUVERNANCE ENCORE PLUS IMPORTANTE
Copilot ne représente qu’une partie de l’histoire.À mesure que les organisations commencent à créer et à déployer davantage d’agents IA, la gouvernance devient sensiblement plus complexe.Les agents peuvent évoluer dans le temps. Ils peuvent interagir avec des outils, des données et d’autres systèmes. Leur propriété peut devenir floue. Les permissions peuvent changer, et les organisations devront finalement gérer le cycle de vie des agents à grande échelle.Qui possède un agent ?Qui le relit ?À quelles ressources peut-il accéder ?Que se passe-t-il quand son propriétaire initial quitte l’entreprise ?Quand un agent doit-il être mis hors service ?Quand plusieurs agents doivent-ils être consolidés ?Ces questions ressemblent étonnamment à celles que les organisations rencontrent déjà avec Teams, les sites SharePoint et d’autres ressources Microsoft 365 — à ceci près que l’IA accroît à la fois la vitesse et l’ampleur des enjeux.