Copilot Inherits Your Mess: Modernizing Microsoft 365 for AI with Richard Harbridge [MVP]

מיקרוסופט 365 Copilot לא מגיע לדייר נקי של Microsoft 365. הוא מגיע לסביבה שארגונים בונים במשך שנים — מלאה באתרי SharePoint, Teams, תוכן OneDrive, מסמכים כפולים, מיגרציות היסטוריות, חשבונות אורח, הרשאות לא עקביות, סביבות עבודה שנשכחו, מודלי בעלות שבורים ותוכן שאיש לא בדק זה שנים.בניהול מסורתי של Microsoft 365, חלק גדול מחוב הטכני הזה יכול היה להישאר די מוסתר. AI משנה את זה.בפרק זה של M365.FM, מירקו פיטרס משוחח עם ריצ'רד הרברידג', מיקרוסופט MVP ויועץ בתעשייה ב-ShareGate, על הסיבה שמוכנות ל-AI קשורה באופן יסודי למודרניזציה וממשל של Microsoft 365.השיחה חורגת משאלת איך לפרוס את Copilot ומתמקדת בשאלה חשובה יותר: לאיזו סביבת Microsoft 365 אנחנו בעצם נותנים ל-AI גישה?

COPILOT לא יוצר את הבלגן — הוא מגביר אותו
אחד הרעיונות המרכזיים בשיחה הוא שמיקרוסופט Copilot לא בהכרח יוצר בעיות ממשל חדשות לגמרי. במקום זה, AI הופך בעיות קיימות לגלויות ולמשמעותיות הרבה יותר.ארגונים צברו שנים של החלטות בנוגע להרשאות, שיתוף, יצירת סביבות עבודה, בעלות, מיגרציות, גישה חיצונית, תוכן לא פעיל ושיתוף פעולה.ריצ'רד מתאר את הצבירה הזו באמצעות המושג "sprawl" (התפשטות לא מבוקרת).התפשטות כשלעצמה אינה בהכרח רעה. מספר הולך וגדל של צוותי Teams, אתרי SharePoint ומשאבים אחרים יכול להיות עדות לכך שאנשים מאמצים את Microsoft 365 בהצלחה.הבעיה מתחילה כשהצמיחה מתרחשת מהר יותר מיכולת הארגון לנהל אותה.הרשאות זמניות הופכות לקבועות. מרחבי שיתוף ישנים נותרים נגישים. הבעלות משתנה. מבנים עסקיים מתפתחים. תוכן נשאר און-ליין הרבה אחרי שהמטרה המקורית שלו נעלמה.את Copilot מפעילים מעל הסביבה הקיימת הזו.

ההתפשטות ב-Microsoft 365 גדולה יותר מ-Teams ו-SharePoint
כשאנשים שומעים "התפשטות ב-Microsoft 365", הם חושבים מיד על יותר מדי צוותי Teams או אתרי SharePoint.אבל ריצ'רד טוען שההתפשטות היא רב-ממדית.ארגונים יכולים לחוות התפשטות של סביבות עבודה, התפשטות של הרשאות וגישה, בעיות בעלות, משאבים לא פעילים, בעיות מחזור חיים, מורכבות ניהולית, התפשטות של מדיניות גישה מותנית, ובאופן גובר גם התפשטות של אינטגרציות וקונקטורים.עליית ה-AI מוסיפה ממד נוסף.סביבות Microsoft 365 מחברות יותר ויותר נתונים, יישומים, מערכות AI וסוכנים. כלומר, ארגונים צריכים לחשוב מעבר לעומסי עבודה בודדים ולהתחיל לראות ב-Microsoft 365 מערכת אקולוגית מחוברת.ממשל כבר לא יכול להיות מטופל רק כ"ממשל SharePoint" או "ממשל Teams".

פער הביטחון בממשל Microsoft 365
ריצ'רד משתף ממצא מעניין במיוחד ממחקר של ShareGate.אחוז גבוה מאוד ממנהלי IT מדווחים שהם בטוחים מאוד בממשל ה-Microsoft 365 שלהם. ובכל זאת, חלק משמעותי מאותם ארגונים מדווחים ש-Copilot הציג תוכן שהמשתמשים לכאורה לא היו אמורים לגלות — או שהם חושדים שזה קרה אבל אינם יודעים כיצד לאמת זאת.זה יוצר הבחנה חשובה בין קיומם של בקרות ממשל לבין ניהול סביבה שממשלה באופן רציף.מדיניות, אפשרויות תצורה ובקרות ניהוליות לבדן אינן מבטיחות שארגון מבין את מצבו הנוכחי ב-Microsoft 365.AI יכול לחשוף את הפער הזה מהר מאוד.

האם מיקרוסופט הפכה את שיתוף הפעולה לקל מדי?
Microsoft Teams, SharePoint ו-OneDrive מצליחים בין השאר משום שמיקרוסופט הפכה שיתוף פעולה לקל מאוד.אבל שיתוף פעולה קל מקל גם על יצירת משאבים נוספים.תגובה אחת שארגונים השתמשו בה באופן מסורתי היא הגבלת יצירת סביבות עבודה. ריצ'רד מסביר מדוע זה לבדו לא פותר את הבעיה.סביבת עבודה שנוצרה היום עשויה לשמש מטרה שונה לגמרי שישה חודשים, שנה או שנתיים מאוחר יותר.הבעלים שלה עשויים להשתנות.הארגון עשוי לעבור שינוי מבני.הפרויקט עשוי להסתיים.התוכן עשוי להפוך ללא רלוונטי.האנשים שהבינו בתחילה מדוע סביבת העבודה קיימת עשויים לעזוב.לכן ממשל אינו יכול להסתיים בשלב ההקמה.ארגונים זקוקים לתהליכי מחזור חיים, סקירות, אישורים ואותות שקובעים באופן מתמשך האם משאבים עדיין מתאימים.

הממשל חייב להפוך לרציף
פרויקטים חד-פעמיים של ניקוי אינם מספיקים.ארגון יכול להשקיע חודשים בניקוי סביבת Microsoft 365 שלו לפני פריסת Copilot, אבל ללא ממשל רציף, אותן בעיות יחזרו בהדרגה.כלומר, ארגונים צריכים תהליכים שניתנים לחזרה סביב בעלות, הרשאות, חוסר פעילות, ניהול מחזור חיים, ארכיון ופרישה.המטרה אינה לחסל לחלוטין את ההתפשטות ב-Microsoft 365.המטרה היא להפוך התפשטות בלתי מבוקרת להתפשטות מנוהלת.

מאיפה ארגונים צריכים להתחיל לפני הרחבת Copilot?
דמיינו ארגון עם 10,000 עובדים, אלפי אתרי Teams ו-SharePoint, שנים של תוכן מצטבר והרשאות לא עקביות.מאיפה כדאי להתחיל?ריצ'רד ממליץ לבחון את סוגי ההתפשטות הספציפיים ולזהות איפה הארגון נושא את הסיכון הגדול ביותר.לחברה אחת זה עשוי להיות בקרת גישה וחשיפת יתר.לאחרת, זה עשוי להיות תוכן לא פעיל וניהול מחזור חיים.לארגון אחר, זהויות בעלות הרשאות גבוהות או ניהול מנהלי עשויים להוות את הבעיה הגדולה יותר.במקום להתייחס לממשל Microsoft 365 כמשימת ניקוי אחת עצומה, ארגונים יכולים לפרק את הבעיה לקטגוריות הניתנות למדידה ולתעדף את התחומים שבהם שיפור חשוב ביותר.

אימוץ Copilot צריך להיות מבוסס צוותים
השיחה גם מאתגרת מודל אימוץ טכנולוגי מסורתי של מיקרוסופט.ארגונים לעיתים קרובות פורסים טכנולוגיות חדשות באמצעות "אנשי קשר" מבוזרים.ריצ'רד טוען ש-Copilot מרוויח ממודל אימוץ מבוסס צוותים.במקום לחלק מספר קטן של רישיונות בין אנשי קשר לא קשורים ברחבי הארגון, חברות יכולות להפיק תועלת מהצפת צוותים ביכולות AI, כך שאנשים ילמדו יחד, יפתחו פרקטיקות משותפות וישלבו את Copilot בתהליכי העבודה השיתופיים.אימוץ AI אינו רק מתן כלי פרודוקטיביות נוסף לאנשים בודדים.הוא משנה את האופן שבו צוותים עובדים יחד.

הפיכת הסיכון ב-Microsoft 365 למדיד
יוזמות ממשל נאבקות לעיתים קרובות משום שקשה לתקשר את ערכן להנהגה העסקית.השיחה בוחנת את Risk Radar של ShareGate, שנועד לעזור לארגונים להעריך קטגוריות שונות של התפשטות ב-Microsoft 365, להשוות את הבשלות שלהם למדדי ייחוס ולהבין אילו תחומים דורשים תשומת לב.חלק חשוב בגישה זו הוא תרגום סיכון ממשל לתנאים פיננסיים.במקום לבקש מההנהגה זמן ומשאבים רק מפני ש"אנחנו צריכים ממשל טוב יותר", צוותי IT יכולים לקשר שיפורים לעלות הפוטנציאלית של סיכון בלתי מנוהל.זה הופך את מודרניזציה וממשל של Microsoft 365 לקלים יותר להצגה כהשקעה עסקית ולא כעוד פרויקט IT מנהלי.

סוכני AI הופכים את הממשל לחשוב עוד יותר
Copilot הוא רק חלק מהסיפור.ככל שארגונים מתחילים ליצור ולפרוס סוכני AI רבים יותר, הממשל הופך למורכב בהרבה.סוכנים משתנים לאורך זמן. הם יכולים לתקשר עם כלים, נתונים ומערכות אחרות. הבעלות עליהם עלולה להפוך לא ברורה. ההרשאות יכולות להתפתח, ובסופו של דבר ארגונים יצטרכו להתמודד עם ניהול מחזור חיים של סוכנים בהיקף גדול.מי הבעלים של סוכן?מי בודק אותו?לאילו משאבים הוא יכול לגשת?מה קורה כשהבעלים המקורי שלו עוזב?מתי יש לפרוש סוכן?מתי יש לאחד כמה סוכנים?השאלות האלה נראות דומות באופן מפתיע לבעיות שארגונים כבר חווים עם צוותי Teams, אתרי SharePoint ומשאבי Microsoft 365 אחרים — אלא שה-AI מגביר גם את המהירות וגם את הפוטנציאל לנזק.