Bagaimana M365 Copilot Mengatur Rapat, Chat, dan Otomatisasi Alur Kerja

By Mirko Peters · 2025-11-15

M365 Copilot menyederhanakan rapat, chat, dan otomatisasi alur kerja, meningkatkan produktivitas, serta memastikan kolaborasi yang aman di seluruh aplikasi Microsoft 365.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Anda menggunakan M365 Copilot untuk membantu mengelola rapat, chat, dan alat alur kerja Anda. Microsoft Graph menghubungkan informasi Anda sehingga Copilot hanya menampilkan apa yang Anda butuhkan dan tetap menjaga data Anda aman. Anda dapat menyiapkan tugas seperti menulis email dan membuat ringkasan rapat. Hal ini membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas. Banyak orang menghemat banyak waktu, misalnya dengan memangkas langkah orientasi dari berjam-jam menjadi hitungan menit. Untuk memulai, lihat bagaimana fitur Copilot dapat mempermudah pekerjaan harian Anda dan membantu Anda bekerja lebih baik bersama rekan tim.

Poin Penting

• M365 Copilot mempermudah rapat dengan menyusun agenda dan memberikan ringkasan dari pembahasan sebelumnya. Hal ini membantu tim tetap pada jalurnya dan terorganisasi.

• Dalam rapat, Copilot mencatat apa yang disampaikan setiap orang dan membuat daftar tugas. Hal ini membantu semua orang mengetahui tanggung jawab masing-masing.

• Copilot dapat menghemat waktu dengan memungkinkan pengguna mengatur tugas yang berjalan secara otomatis di banyak aplikasi Microsoft 365. Hal ini mengurangi kesalahan dan membantu orang menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

• Alat chat Copilot membantu orang menangani terlalu banyak pesan dengan memberikan ringkasan singkat dari gagasan utama. Hal ini memungkinkan komunikasi yang lebih baik dan tidak melewatkan kabar penting.

• M365 Copilot memiliki alat keamanan yang kuat untuk menjaga data pribadi tetap aman. Copilot mengikuti kebijakan perusahaan saat membantu tugas kerja.

Rapat dengan M365 Copilot

Penjadwalan dan Persiapan

M365 Copilot membantu Anda merencanakan rapat dengan mudah. Anda tidak perlu mencari email atau catatan lama. Copilot membantu Anda menulis agenda dan menyiapkan materi. Copilot memeriksa pembahasan sebelumnya dan membuat ringkasan singkat, sehingga Anda mengetahui apa yang telah terjadi. Anda melihat topik yang perlu dibahas dan dokumen yang perlu dibaca sebelum rapat. Hal ini membuat semua orang tetap fokus. Pencarian cerdas menggunakan Microsoft Graph, sehingga Anda dapat menemukan hal-hal dengan cepat dan aman.

Tips: Copilot menghemat waktu Anda dengan membuat agenda dan menampilkan poin penting dari rapat sebelumnya.

Berikut tabel yang menunjukkan bagaimana Copilot membantu Anda bersiap menghadapi rapat:

Ringkasan dan Item Tindakan

M365 Copilot membantu Anda selama rapat secara real-time. Copilot mencatat apa yang disampaikan dan mengurutkan catatan seiring berjalannya rapat. Anda langsung melihat item tindakan dan keputusan. Setelah rapat, Copilot membuat ringkasan berisi poin utama dan tugas untuk setiap orang. Hal ini membantu Anda mengingat apa yang terjadi dan apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya.

• Copilot di Teams menyusun agenda dan merangkum pembahasan sebelum rapat.

• Copilot memberikan transkripsi dan mengurutkan catatan selama rapat berlangsung.

• Setelah rapat, Copilot membuat ringkasan yang berisi keputusan dan tugas.

Anda tetap selaras dengan tim dan tidak melewatkan hal penting.

Mengekspor Keputusan

Anda dapat mengirim keputusan dan tugas rapat ke aplikasi Microsoft 365 lainnya. M365 Copilot menggunakan API untuk menyimpan dan melacak tindakan pengguna, yang membantu Anda mematuhi aturan. Meeting Insights API mengambil catatan dan tugas sehingga Anda dapat menambahkannya ke alat proyek. Anda menggunakan fitur ini untuk membantu tindak lanjut di bidang HR, penjualan, atau layanan pelanggan.

Anda menjaga pekerjaan tetap rapi dan memastikan keputusan terus berjalan.

Integrasi Chat dan Copilot Hub

Mengatasi Kelebihan Pesan Chat

Anda menerima banyak pesan di Teams dan Outlook. M365 Copilot membantu Anda menangani pesan-pesan tersebut. Copilot memindai percakapan Anda dan menemukan gagasan utamanya. Anda tidak perlu membaca setiap pesan. Copilot menampilkan pembaruan, pilihan, dan pertanyaan. Anda tetap fokus dan menghemat waktu.

Tips: Copilot memberi Anda ringkasan singkat dari percakapan panjang. Anda tidak akan melewatkan hal penting.

Permukaan Q&A Terpadu

Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada Copilot di pusat obrolan. Copilot mengumpulkan informasi dari Teams, Outlook, dan SharePoint. Anda mengetik pertanyaan, dan Copilot menemukan jawabannya dalam email, percakapan, dan file Anda. Pusat obrolan menggunakan Microsoft Graph untuk hanya mencari data yang dapat Anda lihat. Jika Anda tidak memiliki lisensi Copilot, pusat obrolan tidak dapat mengambil pekerjaan atau informasi bersama Anda. Hal ini menjaga keamanan data Anda.

• Tanyakan tentang rapat, proyek, atau file.

• Dapatkan jawaban dari semua aplikasi Microsoft 365 Anda.

• Lihat hanya data yang boleh Anda akses.

Pengambilan Informasi Kontekstual

M365 Copilot menggunakan alat cerdas untuk menemukan informasi yang tepat bagi Anda. Copilot memahami apa yang Anda inginkan dan mencari jawaban terbaik. Sistem menggunakan API untuk memeriksa percakapan dan file Anda. Sistem menemukan teks yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan menampilkannya beserta detailnya. Copilot mengikuti kebijakan akses, sehingga Anda hanya melihat apa yang boleh Anda lihat.

Berikut tabel yang menunjukkan cara Copilot menemukan informasi:

Anda mendapatkan jawaban yang sesuai dengan pekerjaan dan kebutuhan Anda. Copilot membantu Anda menemukan hal yang paling penting, bahkan di tengah percakapan dan file yang padat.

Otomatisasi Alur Kerja

Mengotomatiskan Tugas Lintas Aplikasi

Anda dapat menggunakan otomatisasi alur kerja untuk mempermudah pekerjaan. M365 Copilot membantu Anda menyiapkan tugas di Outlook, Teams, SharePoint, Planner, dan Approvals. Anda tidak perlu berpindah aplikasi atau mengingat setiap langkah. Anda dapat mengirim email, mengatur pengingat, mengelola kalender, dan membagikan pembaruan kepada tim Anda. Tugas-tugas ini berjalan secara otomatis, sehingga Anda menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

Berikut tabel yang menunjukkan tugas umum yang dapat Anda otomatisasi:

Anda dapat melihat bagaimana tugas-tugas ini membantu Anda tetap teratur. Banyak organisasi melaporkan bahwa mereka menyelesaikan lebih banyak pekerjaan saat menggunakan otomatisasi. Anda dapat melihat grafik di bawah ini untuk mengetahui berapa banyak waktu yang dihemat:

Berikut tabel dengan detail lebih lanjut tentang peningkatan produktivitas:

Tips: Gunakan otomatisasi untuk menghemat berjam-jam setiap minggu dan fokus pada pekerjaan yang penting.

Agen Copilot Studio

Anda dapat menggunakan agen Copilot Studio untuk melakukan lebih dari sekadar tugas sederhana. Agen-agen ini membantu Anda mengajukan tiket, merutekan formulir, dan memperbarui sistem. Anda dapat menyiapkan agen untuk mengumpulkan detail pengunjung, menerbitkan kode QR sebagai tanda masuk, dan mengurangi pekerjaan di meja resepsionis. Anda juga dapat menggunakan agen untuk mencari makanan, terhubung ke alat pemesanan, dan membantu urusan makan. Jika Anda perlu melaporkan masalah, agen menerima foto, mengelompokkan masalah, dan membuat perintah kerja. Anda dapat memesan shuttle, mencari parkir, dan menemukan ruang kerja dengan bantuan agen. Untuk HR dan TI, agen memeriksa manfaat, meminta dukungan, dan membuka tiket di sistem yang terhubung.

Berikut tabel yang menunjukkan apa saja yang dapat dilakukan agen Copilot Studio:

Banyak grup menggunakan agen Copilot Studio untuk mengotomatisasi tugas bisnis yang rumit. Misalnya, ABN AMRO Bank membantu pelanggan dan karyawan berkomunikasi lebih baik. Holland America Line menggunakan agen virtual sebagai asisten digital. Rabobank menggunakan chatbot AI untuk layanan pelanggan. La Trobe University menggunakan AI untuk membantu mahasiswa dan staf.

Catatan: Agen Copilot Studio membantu Anda beralih dari bantuan sederhana ke kendali penuh di seluruh bisnis Anda.

Orkestrasi yang Aman

Anda perlu menjaga keamanan data saat mengotomatisasi alur kerja. M365 Copilot menggunakan kontrol keamanan yang kuat untuk melindungi informasi Anda. Kontrol akses berbasis peran (RBAC) membatasi siapa yang dapat membuat, mengubah, atau menggunakan agen. Kebijakan Data Loss Prevention (DLP) mencegah agen memindahkan data sensitif ke tempat yang salah. Label sensitivitas dan kata kunci membantu menegakkan aturan. Copilot memblokir respons yang berisi data yang dilindungi. Anda dapat mengaudit dan memantau aktivitas agen untuk memenuhi kebutuhan kepatuhan.

• Copilot mencegah orang melihat konten sensitif.

• Anda dapat menggunakan label sensitivitas, kata kunci, atau jenis konten untuk menetapkan aturan.

• Copilot memblokir jawaban yang berisi data yang dilindungi.

• Anda dapat memeriksa dan memantau tindakan Copilot untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan.

• Kebijakan DLP membatasi penggunaan konektor dan mencegah perpindahan data yang salah.

• Anda dapat menetapkan kontrol untuk agen pengembangan, pengujian, dan produksi.

• RBAC membatasi siapa yang dapat membuat, mengubah, atau menggunakan agen.

M365 Copilot mengikuti izin dan kebijakan aturan Anda yang berlaku. Admin mengontrol akses grup dan memilih tim mana yang dapat menggunakan App Builder atau Workflows. Anda mengontrol pembuatan dan pembagian agen, sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat menerbitkan agen. Anda dapat melihat aktivitas agen dan memantau cara agen dibuat dan dibagikan. Aturan diterapkan, sehingga alur kerja Anda tetap aman dan terorganisir.

Tips: Selalu siapkan kontrol keamanan sebelum mengotomatisasi alur kerja. Ini menjaga keamanan data Anda dan membantu Anda mematuhi aturan perusahaan.

Tata Kelola dan Keamanan

Kebijakan dan Lisensi

Anda memerlukan lisensi dan kebijakan yang tepat untuk menggunakan M365 Copilot secara aman. Batas penyewa menentukan di mana data Anda disimpan. Hal ini bergantung pada lokasi organisasi Anda. Microsoft Purview membantu Anda menyiapkan aturan untuk mencegah kehilangan data. Copilot tidak dapat menggunakan informasi sensitif kecuali Anda mengizinkannya. Microsoft Defender melindungi aplikasi dan data Anda dengan keamanan tambahan. Anda harus memeriksa pengaturan privasi di aplikasi Microsoft 365 Anda. Ini memastikan Copilot bekerja sesuai keinginan Anda. Untuk panggilan, Anda memerlukan lisensi Copilot untuk VoIP. Jika ingin menggunakan panggilan PSTN, Anda juga memerlukan lisensi Teams Phone dan paket panggilan. Untuk menggunakan Copilot dengan Loop atau Whiteboard, Anda harus mengaktifkan fitur tersebut untuk penyewa Anda. Jaringan Anda harus mendukung endpoint Microsoft 365 dan WebSockets.

Berikut tabel yang menunjukkan cara organisasi mengelola lisensi dan kebijakan:

Label Sensitivitas dan Kepatuhan

Anda dapat menjaga keamanan data dengan label sensitivitas dan alat kepatuhan. Pencegahan Kehilangan Data (DLP) memungkinkan Anda memblokir Copilot dari penggunaan konten yang ditandai sebagai sensitif. Label sensitivitas membantu Anda melindungi informasi penting dan mematuhi undang-undang perlindungan data. Admin dapat membuat aturan DLP untuk mencegah Copilot membagikan konten sensitif dalam jawabannya.

M365 Copilot bekerja sama dengan sistem kepatuhan Anda. Copilot membantu Anda mengelola dokumen dan meninjau konten dengan AI. Anda dapat menyiapkan catatan untuk audit dan menemukan dokumen kepatuhan dengan cepat.

Ruang Kontrol yang Dapat Diaudit

Anda dapat melacak setiap tindakan di ruang kontrol Copilot. Sistem membuat log audit setiap kali Anda atau tim Anda menggunakan Copilot. Log ini menunjukkan siapa melakukan apa, kapan, dan di mana. Anda dapat melihat file atau sumber daya apa saja yang digunakan Copilot. Ini membantu Anda memeriksa insiden dan membuktikan kepatuhan.

Log audit membantu Anda memantau kepatuhan dan keamanan. Anda mendapatkan catatan yang jelas untuk tinjauan dan pemeriksaan. Dasbor dan peringatan menampilkan pembaruan secara real time, sehingga Anda selalu tahu apa yang sedang terjadi.

Tips: Tata kelola yang baik menjaga keamanan data Anda dan membantu Anda mematuhi aturan. Kebijakan yang kuat dan alat audit membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan lebih aman.

Anda menggunakan M365 Copilot untuk menyatukan rapat, obrolan, dan alur kerja. Semuanya tetap aman di satu tempat. Anda menghemat waktu dan bekerja lebih baik dengan alat yang membantu Anda menulis dokumen, menganalisis data, dan menangani email. Tabel di bawah ini menunjukkan cara Anda mencapai hasil lebih banyak di aplikasi Microsoft 365:

Untuk memanfaatkan Copilot secara maksimal, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Aktifkan Copilot dan siapkan tim Anda.

2. Coba dulu dengan kelompok kecil.

3. Buat aturan untuk penggunaan Copilot yang tepat.

4. Pantau cara kerjanya dan tingkatkan penggunaannya.

5. Ajarkan tim Anda cara menggunakan Copilot.

The Copilot Control System memungkinkan Anda melihat dan mengelola semuanya. Sistem ini membantu menjaga keamanan data dan kerapian pekerjaan Anda.

Pertanyaan Umum

Bagaimana M365 Copilot menjaga keamanan data saya?

Copilot menggunakan izin Microsoft 365 Anda. Anda hanya melihat apa yang boleh Anda lihat. Alat keamanan seperti label sensitivitas dan Pencegahan Kehilangan Data membantu melindungi informasi Anda.

Bisakah saya menggunakan Copilot untuk mengotomatiskan tugas di berbagai aplikasi?

Bisa! Anda dapat mengatur Copilot untuk mengirim email, mengelola kalender, dan membuat pengingat di Outlook, Teams, SharePoint, dan Planner. Ini membantu Anda menghemat waktu dan menghindari kesalahan.

Apa itu hub Copilot Chat?

Hub Copilot Chat memungkinkan Anda mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban dari Teams, Outlook, dan SharePoint. Anda mengetikkan pertanyaan, lalu Copilot menemukan jawabannya menggunakan file, obrolan, dan email Anda.

Bagaimana agen Copilot Studio membantu tim saya?

• Agen Copilot Studio dapat membuat tiket, meneruskan formulir, dan memperbarui sistem.

• Anda dapat menggunakannya untuk SDM, TI, pendaftaran tamu, dan lainnya.

• Agen-agen ini membantu Anda mengotomatiskan tugas bisnis yang kompleks.

Apakah saya memerlukan lisensi khusus untuk fitur Copilot?

Ya, Anda memerlukan lisensi Copilot untuk menggunakan sebagian besar fitur. Beberapa alat lanjutan mungkin memerlukan lisensi tambahan, misalnya Teams Phone untuk panggilan. Pastikan dengan admin Anda bahwa Anda memiliki akses yang tepat.