Copilot Mewarisi Kekacauanmu: Memodernisasi Microsoft 365 untuk AI bersama Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot tidak hadir di tenant Microsoft 365 yang bersih. Copilot hadir di lingkungan yang telah dibangun organisasi selama bertahun-tahun — penuh dengan situs SharePoint, Teams, konten OneDrive, dokumen duplikat, migrasi historis, akun tamu, izin yang tidak konsisten, workspace yang terlupakan, model kepemilikan yang rusak, dan konten yang sudah bertahun-tahun tidak ditinjau.Untuk pengelolaan Microsoft 365 tradisional, banyak utang teknis ini bisa tetap relatif tersembunyi. AI mengubah hal itu.Dalam episode M365.FM ini, Mirko Peters berbincang dengan Richard Harbridge, Microsoft MVP dan penasihat industri di ShareGate, tentang mengapa kesiapan AI secara fundamental terkait dengan modernisasi dan tata kelola Microsoft 365.Percakapan melampaui pertanyaan tentang cara menerapkan Copilot dan berfokus pada pertanyaan yang lebih penting: lingkungan Microsoft 365 seperti apa yang sebenarnya kita berikan akses kepada AI?

COPILOT TIDAK MENCIPTAKAN KEKACAUAN — TETAPI MEMPERBESARNYA
Salah satu gagasan utama dalam percakapan ini adalah bahwa Microsoft Copilot tidak selalu menciptakan masalah tata kelola yang sepenuhnya baru. Sebaliknya, AI membuat masalah yang sudah ada menjadi jauh lebih terlihat dan berdampak.Organisasi telah mengumpulkan keputusan bertahun-tahun terkait izin, berbagi, pembuatan workspace, kepemilikan, migrasi, akses eksternal, konten yang tidak aktif, dan kolaborasi.Richard menggambarkan akumulasi ini dengan konsep "sprawl" (penyebaran yang tidak terkendali).Sprawl itu sendiri tidak otomatis buruk. Pertumbuhan jumlah Teams, situs SharePoint, dan sumber daya lainnya bisa menjadi bukti bahwa orang berhasil mengadopsi Microsoft 365.Masalah dimulai ketika pertumbuhan itu terjadi lebih cepat daripada kemampuan organisasi untuk mengelolanya.Izin sementara menjadi permanen. Ruang kolaborasi lama tetap dapat diakses. Kepemilikan berubah. Struktur bisnis berkembang. Konten tetap online jauh setelah tujuan awalnya hilang.Copilot kemudian beroperasi di atas lingkungan yang sudah ada tersebut.

SPRAWL MICROSOFT 365 LEBIH BESAR DARI TEAMS DAN SHAREPOINT
Ketika orang mendengar "sprawl Microsoft 365," mereka sering langsung berpikir tentang terlalu banyak Teams atau situs SharePoint.Namun Richard berpendapat bahwa sprawl bersifat multidimensi.Organisasi bisa mengalami sprawl workspace, sprawl izin dan akses, masalah kepemilikan, sumber daya yang tidak aktif, masalah siklus hidup, kompleksitas administratif, sprawl conditional access, dan semakin banyak sprawl integrasi dan konektor.Munculnya AI menambah dimensi lain.Lingkungan Microsoft 365 semakin banyak menghubungkan data, aplikasi, sistem AI, dan agen. Itu berarti organisasi perlu berpikir melampaui beban kerja individual dan mulai melihat Microsoft 365 sebagai ekosistem yang saling terhubung.Tata kelola tidak lagi bisa diperlakukan semata-mata sebagai "tata kelola SharePoint" atau "tata kelola Teams."

KESENJANGAN KEPERCAYAAN DIRI DALAM TATA KELOLA MICROSOFT 365
Richard membagikan temuan yang sangat menarik dari riset ShareGate.Persentase yang sangat besar dari para pemimpin TI melaporkan sangat yakin dengan tata kelola Microsoft 365 mereka. Namun sebagian besar organisasi yang sama juga melaporkan bahwa Copilot telah menampilkan konten yang seharusnya tidak dapat ditemukan oleh pengguna — atau mereka menduga hal ini mungkin terjadi tetapi tidak tahu cara memverifikasinya.Hal ini menciptakan perbedaan penting antara memiliki kontrol tata kelola yang tersedia dan benar-benar memiliki lingkungan yang dikelola secara berkelanjutan.Kebijakan, opsi konfigurasi, dan kontrol administratif saja tidak menjamin bahwa organisasi memahami kondisi Microsoft 365 mereka saat ini.AI dapat mengungkap kesenjangan itu dengan sangat cepat.

APAKAH MICROSOFT TERLALU MEMUDAHKAN KOLABORASI?
Microsoft Teams, SharePoint, dan OneDrive sukses sebagian karena Microsoft membuat kolaborasi sangat mudah.Namun kolaborasi yang mudah juga membuat pembuatan sumber daya baru menjadi mudah.Salah satu respons yang secara tradisional digunakan organisasi adalah membatasi pembuatan workspace. Richard menjelaskan mengapa itu saja tidak menyelesaikan masalah.Workspace yang dibuat hari ini mungkin memiliki tujuan yang sama sekali berbeda enam bulan, satu tahun, atau dua tahun kemudian.Pemiliknya mungkin berganti.Organisasi mungkin direstrukturisasi.Proyek mungkin selesai.Konten mungkin menjadi tidak relevan.Orang-orang yang awalnya memahami mengapa workspace itu ada mungkin sudah pergi.Oleh karena itu, tata kelola tidak boleh berhenti pada tahap penyediaan.Organisasi memerlukan proses siklus hidup, tinjauan, atestasi, dan sinyal yang secara berkelanjutan menentukan apakah sumber daya masih sesuai.

TATA KELOLA HARUS MENJADI BERKELANJUTAN
Proyek pembersihan satu kali saja tidak cukup.Organisasi bisa menghabiskan berbulan-bulan membersihkan lingkungan Microsoft 365 sebelum menerapkan Copilot, tetapi tanpa tata kelola yang berkelanjutan, masalah yang sama akan perlahan kembali.Itu berarti organisasi memerlukan proses yang dapat diulang terkait kepemilikan, izin, ketidakaktifan, pengelolaan siklus hidup, pengarsipan, dan penghentian penggunaan.Tujuannya bukan menghilangkan sprawl Microsoft 365 sepenuhnya.Tujuannya adalah mengubah sprawl yang tidak terkelola menjadi sprawl yang terkelola.

DI MANA ORGANISASI HARUS MULAI SEBELUM MENSKALAKAN COPILOT?
Bayangkan sebuah perusahaan dengan 10.000 karyawan, ribuan situs Teams dan SharePoint, bertahun-tahun konten yang terakumulasi, dan izin yang tidak konsisten.Dari mana sebaiknya ia memulai?Richard merekomendasikan untuk melihat jenis-jenis sprawl tertentu dan mengidentifikasi di mana organisasi memiliki risiko terbesar.Bagi satu perusahaan, itu mungkin kontrol akses dan oversharing.Bagi yang lain, mungkin konten tidak aktif dan pengelolaan siklus hidup.Bagi organisasi lain, identitas bersifat privileged atau pengelolaan administratif mungkin merupakan masalah yang lebih besar.Alih-alih memperlakukan tata kelola Microsoft 365 sebagai satu proyek pembersihan besar, organisasi dapat memecah masalah menjadi kategori yang terukur dan memprioritaskan area yang paling penting untuk diperbaiki.

ADOPSI COPILOT SEBAIKNYA BERBASIS TIM
Percakapan ini juga menantang salah satu model adopsi teknologi Microsoft yang tradisional.Organisasi sering menerapkan teknologi baru melalui champion yang tersebar.Richard berpendapat bahwa Copilot lebih diuntungkan oleh model adopsi yang berorientasi tim.Alih-alih membagikan sejumlah kecil lisensi kepada champion yang tidak saling terkait di seluruh organisasi, perusahaan dapat memperoleh manfaat dengan membekali tim secara menyeluruh dengan kemampuan AI, sehingga orang belajar bersama, mengembangkan praktik bersama, dan mengintegrasikan Copilot ke dalam alur kerja kolaboratif.Adopsi AI bukan hanya soal memberi individu alat produktivitas tambahan.Ia mengubah cara tim bekerja bersama.

MEMBUAT RISIKO MICROSOFT 365 DAPAT DIUKUR
Inisiatif tata kelola sering kesulitan karena nilainya sulit dikomunikasikan kepada pimpinan bisnis.Percakapan ini membahas Risk Radar dari ShareGate, yang dirancang untuk membantu organisasi mengevaluasi berbagai kategori sprawl Microsoft 365, membandingkan kematangan dengan tolok ukur, dan memahami area mana yang perlu mendapat perhatian.Bagian penting dari pendekatan ini adalah menerjemahkan risiko tata kelola ke dalam istilah finansial.Alih-alih meminta pimpinan memberikan waktu dan sumber daya hanya karena "kita membutuhkan tata kelola yang lebih baik," tim TI dapat menghubungkan perbaikan dengan potensi biaya dari risiko yang tidak terkelola.Dengan begitu, modernisasi dan tata kelola Microsoft 365 lebih mudah diposisikan sebagai investasi bisnis, bukan sekadar proyek administratif TI.

AGEN AI MEMBUAT TATA KELOLA SEMAKIN PENTING
Copilot hanyalah sebagian dari cerita.Ketika organisasi mulai membuat dan menerapkan lebih banyak agen AI, tata kelola menjadi jauh lebih kompleks.Agen dapat berubah seiring waktu. Mereka dapat berinteraksi dengan alat, data, dan sistem lain. Kepemilikannya bisa menjadi tidak jelas. Izin dapat berkembang, dan pada akhirnya organisasi harus menangani pengelolaan siklus hidup agen dalam skala besar.Siapa pemilik agen?Siapa yang meninjaunya?Sumber daya apa yang dapat diaksesnya?Apa yang terjadi ketika pemilik awalnya meninggalkan organisasi?Kapan agen sebaiknya dihentikan?Kapan beberapa agen sebaiknya digabungkan?Pertanyaan-pertanyaan ini terlihat sangat mirip dengan masalah yang sudah dialami organisasi pada Teams, situs SharePoint, dan sumber daya Microsoft 365 lainnya — hanya saja AI meningkatkan kecepatan dan skala dampaknya.