Integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-16 · Updated 2026-07-18

Scopri come l'integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint protegge siti, file e collaborazione con la classificazione e i criteri di Microsoft Purview.

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La protezione dei dati nel luogo di lavoro moderno è molto più che chiudere a chiave un armadio. Con SharePoint al centro dell'ambiente Microsoft 365 di tante organizzazioni, è fondamentale impedire che le informazioni sensibili finiscano dove non dovrebbero. Le etichette di riservatezza sono uno strumento centrale per rafforzare la protezione delle informazioni in SharePoint e nell'intero ambiente Microsoft 365.

Questa guida copre tutto ciò che devi sapere sull'integrazione delle etichette di riservatezza con SharePoint. Vedremo cosa fanno davvero queste etichette, come configurarle e le best practice per restare conforme senza che la collaborazione diventi un peso. Se la tua organizzazione tiene alla conformità, alla condivisione sicura dei dati e a tenere lontani i revisori, troverai qui tutti i dettagli pratici. Aspettati risposte dirette, passaggi operativi e consigli concreti per proteggere i contenuti nel cloud senza rinunciare a un lavoro di squadra moderno.

• Le etichette di riservatezza di SharePoint possono essere applicate a livello di sito, non solo ai singoli file. Quando un sito è etichettato, le impostazioni di protezione (crittografia, limitazioni dell'accesso degli ospiti) e il comportamento predefinito di etichettatura si applicano automaticamente ai contenuti nuovi ed esistenti di quel sito.
• Le etichette sono persistenti e viaggiano con i file: quando un file etichettato viene scaricato da SharePoint e inviato all'esterno dell'organizzazione, la protezione (crittografia, restrizioni di accesso) e i metadati dell'etichetta possono continuare a far rispettare i controlli sul file anche al di fuori di SharePoint.
• L'etichettatura automatica usa il machine learning e i classificatori addestrabili per rilevare contenuti sensibili (numeri di carte di credito, dati personali, proprietà intellettuale) e applicare le etichette su larga scala nelle librerie di SharePoint senza intervento manuale, rendendo possibile la bonifica in blocco dei contenuti non etichettati.
• Le etichette di riservatezza si integrano a fondo con altri controlli di Microsoft: DLP, Accesso condizionale, eDiscovery e criteri di conservazione. Una sola etichetta può quindi attivare la crittografia, bloccare la condivisione esterna, richiedere MFA e collocare contemporaneamente i contenuti in blocco per eventi giudiziari.
• Applicare o modificare un'etichetta di riservatezza a livello di sito può avere effetti immediati e inattesi sulle autorizzazioni (ad esempio bloccare gli utenti esterni o cambiare la visibilità dell'appartenenza ai gruppi). Le modifiche alle etichette possono quindi limitare involontariamente la collaborazione, a meno che gli amministratori non pianifichino la mappatura delle etichette e le eccezioni per l'accesso degli ospiti.

Comprendere le etichette di riservatezza in SharePoint

Le etichette di riservatezza sono una funzionalità fondamentale di Microsoft 365 per classificare e proteggere i dati in base ai requisiti della tua organizzazione. Pensale come tag digitali che applicano regole: controllano chi può accedere alle informazioni, come possono essere condivise e se compaiono passaggi di sicurezza aggiuntivi (come la crittografia). Funzionano in modo coerente su email, file, siti e altro ancora.

All'interno dell'ecosistema di conformità di Microsoft, queste etichette aiutano le organizzazioni a definire criteri in linea con le proprie esigenze di protezione dei dati e di conformità normativa. In SharePoint, in particolare, le etichette di riservatezza permettono di decidere come gestire i contenuti di siti e librerie. Questo può significare limitare la condivisione esterna, abilitare la crittografia o persino bloccare automaticamente i documenti con informazioni riservate.

Le etichette di riservatezza in SharePoint non servono solo ad aggiungere un banner di avviso a un file. Sono collegate direttamente ai criteri dell'organizzazione, e danno all'IT il potere di automatizzare la sicurezza guidando al tempo stesso gli utenti verso il comportamento corretto. Per i settori regolamentati sono assolutamente essenziali per rispettare gli obblighi di conformità e per tenere sotto controllo fughe di dati o violazioni accidentali. In breve, le etichette di riservatezza assicurano una sicurezza concreta e basata su criteri per i contenuti cloud dell'organizzazione, senza che la protezione delle informazioni diventi un mal di testa quotidiano.

Etichette di riservatezza di SharePoint: definizione

Le etichette di riservatezza di SharePoint sono classificazioni basate sui metadati applicate a siti, librerie, cartelle e documenti SharePoint, che indicano il livello di riservatezza dei contenuti (ad esempio: Pubblico, Interno, Riservato o Altamente riservato). Queste etichette fanno parte di Microsoft Purview e della conformità di Microsoft 365 e offrono controlli coerenti a livello dell'intera organizzazione per la protezione dei dati, la conservazione e la gestione degli accessi.

Breve spiegazione

Applicare un'etichetta di riservatezza ai contenuti di SharePoint consente di far rispettare in modo automatico criteri di sicurezza e conformità come crittografia, limitazioni di accesso, filigrane e conservazione. Gli amministratori possono configurare le etichette in modo centralizzato e pubblicarle agli utenti. Le etichette si integrano con gli altri servizi di Microsoft 365 (Exchange, Teams, OneDrive), in modo che la stessa classificazione e le stesse protezioni seguano il contenuto in tutti i servizi. Questo aiuta a ridurre la fuga di dati, a garantire la conformità normativa e a semplificare la governance, rendendo visibili e applicabili le azioni di riservatezza e protezione ovunque i dati vengano archiviati o condivisi.

Come funzionano le etichette di riservatezza nelle app di Microsoft 365

Le etichette di riservatezza sono progettate per essere unificate e coerenti, indipendentemente dall'app di Microsoft 365 che stai usando. Che tu lavori in SharePoint, Teams o OneDrive, le stesse definizioni di etichetta e le stesse protezioni viaggiano insieme ai tuoi file e messaggi.

Ad esempio, un documento con etichetta «Riservato» in OneDrive mantiene questo stato se viene spostato in SharePoint o condiviso in Teams. L'etichetta e le relative protezioni, come la condivisione limitata, la crittografia o le filigrane, vengono applicate automaticamente ovunque il file vada. Questa esperienza senza interruzioni evita lacune nella strategia di protezione dei dati e riduce la confusione per gli utenti finali.

Il sistema di etichettatura unificato è fondamentale anche per la collaborazione. I file archiviati o condivisi tramite Teams sono in ultima analisi conservati nelle librerie documenti di SharePoint, quindi qualsiasi etichetta applicata a livello di sito, libreria o file resta attiva su tutte le piattaforme. Gli utenti possono aspettarsi gli stessi criteri di sicurezza quando accedono ai contenuti da app diverse. Che qualcuno apra un link a un file in Outlook, modifichi un documento in SharePoint o chatti in Teams, l'etichetta di riservatezza applicata governa l'esperienza, garantendo protezione e conformità coerenti in tutto l'ambiente Microsoft 365.

Etichette di riservatezza nelle app di Microsoft 365: vantaggi principali

Implementare le etichette di riservatezza nelle app di Microsoft 365, inclusa l'integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint, offre protezione dei dati, conformità e controlli semplici da usare coerenti in tutta l'organizzazione.

• Classificazione e protezione coerenti: applica le stesse definizioni di etichetta di riservatezza e le stesse protezioni (crittografia, limitazioni di accesso, contrassegni visivi) in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint, per gestire in modo uniforme i contenuti sensibili.
• Gestione centralizzata dei criteri: configura e gestisci le etichette, le impostazioni di protezione e gli ambiti delle etichette da Microsoft Purview (in precedenza Office 365 Compliance), così gli amministratori hanno un'unica fonte di riferimento per classificazione e controlli.
• Integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint: applica le etichette a livello di sito e di documento in SharePoint e OneDrive, per proteggere automaticamente i contenuti archiviati e condivisi in siti intranet, siti di team e librerie documenti.
• Etichettatura automatica e consigliata: usa regole di etichettatura automatica e etichette consigliate basate su analisi dei contenuti, machine learning e classificatori addestrabili, per ridurre il carico per gli utenti e migliorare la precisione.
• Protezione end-to-end: mantieni le protezioni insieme al documento tramite Azure Information Protection, garantendo che crittografia, gestione dei diritti e controllo degli accessi seguano il file anche quando viene condiviso all'esterno.
• Sinergia con la prevenzione della perdita di dati (DLP): integra le etichette con i criteri DLP per bloccare, controllare o correggere le condivisioni rischiose e applicare l'accesso condizionale in base alla riservatezza.
• Esperienza utente integrata: offri esperienze di etichettatura e avvisi direttamente nelle app di Microsoft 365, così gli utenti possono classificare e proteggere i contenuti dove li creano e li condividono.
• Conservazione e conformità normativa: combina le etichette di riservatezza con le etichette di conservazione e i flussi di eDiscovery, per allineare la gestione del ciclo di vita dei dati agli obblighi di conformità.
• Accesso condizionale e integrazione con Azure AD: applica l'accesso condizionale, i controlli su dispositivi e sessioni e le limitazioni di accesso per gli ospiti in base alla riservatezza derivata dall'etichetta, per ridurre il rischio di esposizione.
• Controllo e reportistica: tieni traccia degli eventi di etichettatura, accesso e protezione con il controllo unificato e i log delle attività, a supporto delle indagini e della reportistica di conformità.
• Collaborazione esterna sicura: controlla la condivisione esterna, la scadenza e le autorizzazioni degli ospiti sui file etichettati, per collaborare in sicurezza con partner e collaboratori esterni.
• Distribuzione scalabile in azienda: supporta distribuzioni su larga scala con pubblicazione delle etichette, ordine di priorità e criteri limitati a reparti, unità di business o carichi di lavoro specifici.

Vantaggi principali dell'integrazione delle etichette di riservatezza con SharePoint

• Riduzione del rischio di perdita di dati: le etichette di riservatezza aiutano a prevenire condivisioni accidentali o non autorizzate, bloccando automaticamente le azioni rischiose sui contenuti protetti.
• Allineamento alla conformità: le etichette permettono di associare facilmente la gestione dei dati a requisiti legali, normativi o specifici del settore, aiutando l'organizzazione a dimostrare la conformità.
• Controlli di collaborazione potenziati: abilita la condivisione e la modifica sicure dei contenuti impostando autorizzazioni e restrizioni chiare che seguono il contenuto tra le app.
• Applicazione automatica dei criteri: riduci gli errori manuali applicando automaticamente criteri di sicurezza coerenti quando i contenuti vengono creati o modificati.
• Responsabilizzazione degli utenti: rendi i dipendenti in grado di capire e gestire la protezione dei dati grazie a un'etichettatura chiara e contestuale che li guida nelle decisioni quotidiane.

Requisiti e prerequisiti per abilitare le etichette di riservatezza

• Licenze di Microsoft 365: ti serve un piano supportato, come Microsoft 365 E3 o E5, oppure add-on specifici come le licenze Azure Information Protection P1 o P2, per usare le funzionalità delle etichette in SharePoint.
• Privilegi di amministratore: solo gli amministratori globali, di conformità o di SharePoint possono creare, gestire e attivare le etichette di riservatezza e le relative funzionalità nell'intero ambiente.
• Accesso al Compliance Center: le etichette di riservatezza si gestiscono nel Compliance Center di Microsoft Purview (in precedenza Compliance Center). Prima della distribuzione, assicurati che gli amministratori possano accedere a questa sezione e configurarne le impostazioni.
• Criteri di pubblicazione delle etichette: le etichette non sono attive finché non le pubblichi. Configura i criteri delle etichette e assegnali agli utenti o ai gruppi giusti per applicarle concretamente in SharePoint.
• Impostazioni consigliate: verifica che l'opzione di SharePoint « Etichette di riservatezza per i file di Office in SharePoint e OneDrive » sia abilitata nel portale Microsoft Purview e che le funzionalità richieste nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint siano attive, così che l'integrazione delle etichette funzioni.

Completa questi passaggi prima di iniziare la distribuzione, così l'integrazione andrà avanti senza intoppi.

Configurazione delle etichette di riservatezza per raccolte documenti e siti di SharePoint

Distribuire le etichette di riservatezza in SharePoint non è un'operazione da attivare con un semplice interruttore: richiede una configurazione ponderata in base alle esigenze dell'organizzazione. Decidi dove e come applicare le etichette, che si tratti di un intero sito SharePoint, di specifiche raccolte documenti o anche di spazi di collaborazione collegati a Teams.

Gli amministratori devono trovare il giusto equilibrio tra sicurezza e flessibilità: quali etichette si adattano a quali aree, quanto devono essere rigide le restrizioni di condivisione e come bilanciare collaborazione e conformità. Non si tratta solo di impostare le etichette predefinite, ma anche di definire criteri adatti ai diversi scenari di lavoro, come progetti interni, iniziative interfunzionali o attività con clienti sensibili.

I dettagli operativi, cioè configurare l'integrazione, abilitare le impostazioni necessarie, pubblicare le etichette e associarle ai siti o alle raccolte giusti, seguono un processo ben definito. Nelle sezioni successive troverai indicazioni passo passo e suggerimenti pratici per scegliere criteri di etichettatura che funzionino davvero per le esigenze di collaborazione della tua organizzazione, senza creare difficoltà agli utenti né rallentare il lavoro.

Guida passo passo per abilitare le etichette di riservatezza in SharePoint

1. Prepara il Compliance Center di Microsoft Purview: inizia verificando di poter accedere al Compliance Center. Da questo punto centrale creerai e gestirai le etichette di riservatezza della tua organizzazione.
2. Crea le etichette di riservatezza: definisci le etichette in base alle esigenze di classificazione dei dati, ad esempio « Pubblico », « Interno » o « Riservato ». Per ogni etichetta, decidi opzioni come la crittografia, la marcatura del contenuto e le restrizioni di condivisione.
3. Pubblica i criteri delle etichette: usa i criteri delle etichette per stabilire per quali utenti o gruppi compariranno le etichette. Pubblica i criteri per rendere disponibili le etichette in SharePoint e in tutte le app di Microsoft 365.
4. Abilita l'integrazione delle etichette in SharePoint: nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, attiva l'impostazione «Etichette di riservatezza per i file di Office in SharePoint e OneDrive» per abilitare le funzionalità delle etichette sui contenuti archiviati in queste posizioni.
5. Applica le etichette a siti e librerie: configura siti o librerie specifici in modo che richiedano (o suggeriscano) determinate etichette di riservatezza. Puoi impostare valori predefiniti e decidere se gli utenti possono modificare le etichette dei file.
6. Testa e convalida: prima di estendere la configurazione a tutta l'organizzazione, testa l'impostazione delle etichette su siti o librerie pilota. Verifica che le etichette applicate impongano le protezioni corrette (ad esempio bloccando l'accesso degli ospiti o limitando la condivisione) e che gli utenti vedano etichette e messaggi come previsto.

Seguire questi passaggi aiuta a garantire che le etichette di riservatezza vengano configurate senza intoppi e offrano davvero la protezione e la conformità di cui hai bisogno.

Scegliere i criteri di etichettatura corretti per gli scenari di collaborazione

• Siti di team interni: usa etichette con restrizioni di condivisione moderate per favorire una collaborazione sicura e agevole all'interno dei reparti.
• Aree di lavoro di progetto: seleziona etichette coerenti con la riservatezza del materiale di progetto; per i progetti riservati, applica controlli più rigidi su condivisione e accesso.
• Esigenze di condivisione esterna: applica etichette che supportino la condivisione esterna controllata, consentendo l'accesso agli ospiti quando necessario, con monitoraggio e restrizioni.
• Siti della direzione o dell'ufficio legale: usa etichette a elevata riservatezza con crittografia e vieta l'accesso agli ospiti per una sicurezza aggiuntiva.

Checklist per l'integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint

Checklist per la configurazione delle etichette di riservatezza per librerie e siti di SharePoint, per garantire conformità, protezione e una gestione coerente dei dati.

Applicazione di etichette di riservatezza predefinite ai contenuti di SharePoint

1. Imposta le etichette predefinite a livello di libreria: in SharePoint, gli amministratori possono configurare determinate librerie di documenti in modo che applichino automaticamente un'etichetta di riservatezza scelta ai nuovi file. In questo modo le informazioni sono protette fin dal momento in cui vengono create o caricate.
2. Definisci i valori predefiniti per i siti di SharePoint: per una copertura ancora più ampia, le etichette di riservatezza predefinite possono essere assegnate anche a livello di sito, aspetto particolarmente importante per aree di lavoro di team altamente regolamentate o riservate.
3. Riduci gli errori degli utenti: automatizzare l'applicazione delle etichette riduce la probabilità che gli utenti dimentichino di classificare i propri contenuti, colmando una lacuna di conformità molto comune. I file ereditano l'etichetta predefinita, a meno che un utente autorizzato non la modifichi.
4. Garantisci una protezione coerente: applicare i valori predefiniti significa che i dati chiave dell'organizzazione vengono etichettati e gestiti in base ai criteri aziendali, a supporto sia della produttività quotidiana sia dei controlli di conformità periodici.
5. Automatizza per maggiore efficienza: l'assegnazione predefinita delle etichette può anche semplificare i flussi di lavoro, riducendo i passaggi manuali e consentendo agli utenti di concentrarsi sul proprio lavoro anziché sugli adempimenti di conformità.

Gestione dell'ereditarietà e della propagazione delle etichette di riservatezza

Quando un'etichetta di riservatezza viene applicata a un documento o a una cartella in SharePoint, la classificazione può essere ereditata dai contenuti presenti nel contenitore. Ad esempio, una cartella etichettata trasferisce la propria impostazione di riservatezza ai file aggiunti al suo interno, mantenendo coerente la protezione.

Le etichette si propagano anche in tutto Microsoft 365: i file sincronizzati con OneDrive o aperti in Teams mantengono lo stato di riservatezza applicato. Gli amministratori possono sovrascrivere l'ereditarietà nei casi speciali o modificare le impostazioni per gestire le eccezioni, mantenendo i criteri dell'organizzazione flessibili ma efficaci.

Errori comuni nella gestione delle etichette di riservatezza

Nell'implementazione e nella gestione delle etichette di riservatezza, compresi gli scenari che coinvolgono l'integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint, le organizzazioni tendono spesso a ripetere gli stessi errori. Di seguito sono riportati gli errori più comuni a cui prestare attenzione e il loro impatto su sicurezza e usabilità.

• Nessun criterio di etichettatura o di governance chiaro: introdurre le etichette senza responsabilità definite, regole di classificazione e processi di gestione del ciclo di vita porta a un utilizzo incoerente e a confusione su quando e perché applicarle.
• Tassonomia delle etichette troppo complicata: creare troppe etichette, o etichette sovrapposte, rende difficile la scelta per gli utenti, aumenta le classificazioni errate e riduce l'efficacia dell'applicazione dei criteri.
• Uso insufficiente della classificazione automatica: affidarsi solo all'etichettatura manuale e non sfruttare le scansioni dei contenuti, il machine learning o l'etichettatura automatica basata su regole porta a non rilevare contenuti sensibili e a una protezione disomogenea.
• Formazione degli utenti e gestione del cambiamento insufficienti: non formare gli utenti sul significato, sull'applicazione e sugli effetti delle etichette genera resistenza, etichettature errate e frequenti richieste di supporto.
• Ignorare i flussi di lavoro aziendali e l'impatto sugli utenti: applicare protezioni troppo restrittive senza considerare le esigenze di collaborazione (ad esempio l'integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint con la condivisione esterna o la creazione condivisa) può bloccare il lavoro legittimo o spingere gli utenti a soluzioni alternative non sicure.
• Test insufficienti prima del rilascio su larga scala: saltare i pilot a fasi e i test approfonditi (inclusa la persistenza delle etichette nei download, nelle email e nelle interazioni con SharePoint e OneDrive) può causare perdita di dati, processi interrotti o obiettivi di conformità non raggiunti.
• Impostazioni di protezione configurate in modo errato: usare autorizzazioni troppo ampie, ambiti di crittografia errati o regole di accesso imprecise porta a un'esposizione eccessiva oppure a un blocco inutile dell'accesso.
• Mancato monitoraggio e controllo: non raccogliere telemetria, metriche sull'utilizzo delle etichette e log di controllo impedisce di individuare abusi, lacune nella copertura o opportunità per perfezionare i criteri.
• Considerare le etichette un sostituto di altri controlli: trattare le etichette di riservatezza come unica soluzione di sicurezza, anziché come parte di un approccio a più livelli (DLP, accesso condizionale, governance delle identità), riduce l'efficacia complessiva.
• Trascurare l'allineamento con il ciclo di vita e la conservazione: non allineare le etichette ai requisiti di conservazione, gestione dei record o blocco per motivi legali può generare conflitti di conformità o lacune nella conservazione dei dati.
• Pianificazione dell'integrazione carente: non considerare il comportamento delle etichette nelle diverse piattaforme (email, app di Office, SharePoint, OneDrive e sistemi di terze parti) causa una protezione incoerente, soprattutto quando si integrano le etichette di riservatezza di SharePoint nei flussi di lavoro di gestione dei contenuti esistenti.
• Ignorare i controlli per le eccezioni e le sostituzioni: non implementare processi di sostituzione controllata per le eccezioni legittime (con approvazione e audit) porta o a eccezioni generalizzate rischiose o a colli di bottiglia operativi.
• Definizioni delle etichette obsolete e revisioni non effettuate: non rivedere periodicamente le etichette e la loro corrispondenza con i livelli di riservatezza aziendali fa sì che diventino irrilevanti o non allineate con l'evoluzione dell'organizzazione.
• Comunicazione scarsa sugli effetti delle etichette: gli utenti devono sapere quali conseguenze comportano la crittografia, le filigrane o le restrizioni alla condivisione esterna; la mancanza di chiarezza genera sorpresa e perdita di produttività.

Affrontare questi errori con una governance chiara, automazione, test, formazione degli utenti e monitoraggio migliorerà il successo delle iniziative di etichettatura di riservatezza e garantirà una protezione coerente in tutti i sistemi, SharePoint incluso.

Best practice per l'integrazione delle etichette di riservatezza di SharePoint

• Allineare i criteri ai rischi reali: progetta le etichette di riservatezza in modo che riflettano i rischi effettivi e le esigenze di conformità della tua azienda; non introdurre complessità dove non serve.
• Formare gli utenti: organizza regolarmente formazione sullo scopo e sull'uso delle etichette di riservatezza, così il personale le applica correttamente e non aggira la protezione.
• Effettuare verifiche periodiche: controlla regolarmente l'utilizzo e l'efficacia delle etichette con i report e i log di Microsoft 365. Adatta le etichette man mano che evolvono l'azienda o le normative.
• Integrare con la governance di Teams: combina i controlli delle etichette con una solida struttura di governance di Microsoft Teams, così la collaborazione di gruppo non crea nuovi problemi di conformità. Per approfondire, leggi questa guida dettagliata sulla governance di Teams.
• Mantieni semplici gli schemi di etichette: usa un insieme chiaro e ridotto di opzioni per evitare confusione. Etichette troppo granulari possono rallentare il lavoro e portare a errori degli utenti.

Sfide comuni e come affrontarle

• Adozione da parte degli utenti: alcuni dipendenti ignorano o fraintendono le etichette. Soluzione: investire in formazione mirata e in messaggi di avviso all'interno delle app.
• Contenuti legacy: Applicare le etichette ai file vecchi può essere scoraggiante. Soluzione: usa strumenti di automazione o le opzioni di assegnazione in blocco per mettere in pari le librerie legacy.
• Conflitti tecnici: L'integrazione con app meno recenti o strumenti di terze parti può occasionalmente generare conflitti. Soluzione: verifica la compatibilità e testa il comportamento delle etichette prima di distribuirle in produzione.

Monitoraggio e audit dell'utilizzo delle etichette di riservatezza

Tenere traccia di come vengono usate le etichette di riservatezza in SharePoint è essenziale per la conformità, la sicurezza e per individuare potenziali criticità. Microsoft 365 offre strumenti di audit integrati che forniscono log dettagliati sull'applicazione, la modifica e la rimozione delle etichette. Puoi verificare chi ha modificato cosa, quando e su quali documenti o siti.

Gli amministratori possono usare il Microsoft Purview Compliance Center per generare report che mostrano le tendenze di etichettatura, i volumi e le eventuali attività anomale. Questa reportistica semplifica la dimostrazione della conformità per verifiche interne o da parte di auditor esterni. Se le informazioni sensibili vengono gestite in modo scorretto o divulgate, questi log possono aiutarti a ricostruire rapidamente cosa è successo e a rispondere in modo appropriato.

Rivedere regolarmente l'attività sulle etichette consente inoltre alle organizzazioni di ottimizzare i propri criteri. Se noti aree in cui le etichette non vengono usate come previsto, o in cui gli utenti le modificano spesso, è un chiaro segnale che possono servire più indicazioni o criteri più restrittivi. In sintesi, il monitoraggio e l'audit continui rafforzano la fiducia nella strategia di protezione dei dati e aiutano a individuare le lacune prima che diventino problemi reali.

Governance delle etichette di riservatezza nei canali condivisi e integrazione con Teams

Le etichette di riservatezza non si limitano a SharePoint: sono il collante che aiuta a mantenere una governance coerente quando si lavora tra Teams, SharePoint e persino i canali condivisi di Teams. Quando imposti un'etichetta di riservatezza su un sito SharePoint collegato a Teams o su un canale condiviso, i controlli di sicurezza di tale etichetta vengono applicati a tutti questi spazi di collaborazione.

I canali condivisi in Teams introducono alcune sfide aggiuntive di governance, perché i file possono essere accessibili a organizzazioni o team diversi. Le etichette di riservatezza aiutano ad assicurare che le stesse regole di protezione dei dati e di conformità si applichino, indipendentemente dal fatto che i file si trovino nel sito del team principale o vengano consultati tramite connessioni per ospiti. Per un approfondimento sulle differenze di conformità tra canali privati, canali condivisi e team separati, dai un'occhiata a questa risorsa completa sulla governance dei canali di Teams.

L'integrazione con i framework di governance di Teams è fondamentale per una solida protezione delle informazioni. Criteri di etichettatura ben progettati dovrebbero essere allineati al ciclo di vita di canali e team, ai modelli di proprietà e alle esigenze di accesso cross-platform. Se vuoi rafforzare la sicurezza della collaborazione e mantenere la conformità nel tuo spazio di lavoro digitale, la strada giusta è combinare la governance delle etichette di riservatezza con le best practice di governance di Teams. Per approfondire come strutturare Teams in modo da favorire fiducia, responsabilità e conformità, consulta questo approfondimento sulla governance di Teams.

Governance delle etichette di riservatezza nei canali condivisi e integrazione con Teams

Considerazioni per l'implementazione della governance delle etichette di riservatezza quando si usa l'integrazione tra le etichette di riservatezza di SharePoint e i canali condivisi di Microsoft Teams.

Pro

• Protezione coerente: Applica etichettatura e criteri di protezione a Teams, canali condivisi e librerie documenti di SharePoint, garantendo che i file ereditino la stessa crittografia, le stesse restrizioni di accesso e gli stessi contrassegni visivi.
• Gestione centralizzata dei criteri: Gli amministratori possono gestire etichette e criteri da un'unica console di Microsoft Purview/Compliance di M365, semplificando gli aggiornamenti dei criteri e gli audit.
• Allineamento con la prevenzione della perdita di dati: Le etichette si integrano con i criteri DLP per prevenire condivisioni accidentali o fughe di contenuti sensibili nei canali condivisi e nei siti SharePoint collegati.
• Controllo granulare dell'accesso: Le etichette possono applicare protezione adattiva (crittografia, IRM) e condizioni di accesso condizionale, limitando chi può aprire, modificare o condividere i documenti anche quando i canali includono utenti esterni.
• Auditability e conformità: L'etichettatura unificata offre migliore telemetria, reporting e funzionalità di eDiscovery su Teams e SharePoint, utili per la conformità normativa e le indagini.
• Consapevolezza e coerenza degli utenti: Etichette visibili e tooltip aiutano gli utenti a riconoscere i livelli di riservatezza, riducendo i comportamenti rischiosi quando collaborano nei canali condivisi.
• Opzioni di etichettatura automatica: L'etichettatura automatica basata sull'analisi del contenuto riduce la dipendenza dall'applicazione manuale da parte degli utenti, migliorando la copertura e riducendo gli errori.

Svantaggi

• Configurazione complessa: Progettare criteri di etichettatura che funzionino in modo coerente tra i canali condivisi di Teams, i siti SharePoint sottostanti e i client (desktop, web e mobile) può essere complesso e soggetto a errori.
• Limitazioni di compatibilità: Alcune funzionalità delle etichette (ad esempio alcuni tipi di protezione o l'etichettatura automatica avanzata) potrebbero non essere pienamente supportate in tutti gli scenari di Teams, nei client di terze parti o quando gli ospiti esterni accedono ai contenuti.
• Attrito per gli utenti e impatto sulla produttività: Etichette e protezioni rigide possono interrompere i flussi di collaborazione (condivisione bloccata, autenticazione aggiuntiva, copia e incolla limitati), generando frustrazione e tentativi di aggirare le regole.
• Ereditarietà delle etichette e confusione sugli ambiti: L'appartenenza ai canali condivisi e il rapporto tra Teams, il sito SharePoint del canale condiviso e i criteri a livello di team possono creare ereditarietà inattese o lacune se non vengono pianificati con attenzione.
• Carico di gestione: La governance continua richiede monitoraggio, messa a punto delle regole, formazione e gestione delle eccezioni, soprattutto nelle organizzazioni con molti team e collaboratori esterni.
• Problemi di prestazioni e usabilità: La crittografia e le protezioni lato client possono introdurre latenza, limitazioni di anteprima o funzionalità ridotte per la co-authoring e la ricerca in SharePoint e Teams.
• Migrazione e contenuti legacy: Applicare retroattivamente le etichette ai contenuti esistenti, o migrare contenuti etichettati tra tenant o servizi, può essere difficile e richiedere interventi di bonifica.

Scenari avanzati: automazione e integrazione con le soluzioni di sicurezza

• Assegnazione automatica delle etichette con Power Automate: Usa i flussi di Power Automate per rilevare automaticamente i contenuti sensibili e applicare l'etichetta appropriata non appena un file viene creato o aggiornato in SharePoint. Questo riduce gli errori umani e fa in modo che i dati chiave non sfuggano al controllo.
• Integrazione con Microsoft Purview: Collega l'etichettatura di riservatezza ai motori di analisi avanzata e ai criteri di Microsoft Purview per una gestione solida del ciclo di vita dei dati e un monitoraggio della conformità in tempo reale.
• Strumenti di sicurezza di terze parti: Migliora supervisione e controllo integrando le etichette di riservatezza nelle soluzioni di monitoraggio o DLP (Data Loss Prevention) di terze parti, creando una difesa multilivello contro fughe di dati e non conformità.
• Aggiornamenti dinamici dei criteri: Automatizza le modifiche ai criteri in base agli aggiornamenti normativi o alle trasformazioni aziendali, così che etichettatura e protezione restino al passo con la realtà.

Domande frequenti sull'integrazione delle etichette di riservatezza per SharePoint

usare le etichette di riservatezza per SharePoint e OneDrive

Cosa sono le etichette di riservatezza di SharePoint e come si integrano con OneDrive?

Le etichette di riservatezza sono controlli di Microsoft Purview Information Protection che classificano e proteggono i contenuti archiviati in SharePoint e OneDrive applicando crittografia, limitazioni di accesso e contrassegni. Quando abiliti il supporto delle etichette di riservatezza per SharePoint e OneDrive, le etichette possono essere applicate automaticamente o dagli utenti, e i metadati dell'etichetta (colonna di riservatezza) vengono memorizzati nelle librerie documenti di SharePoint, così gli utenti vedono il livello di riservatezza e le etichette applicate.

Come posso abilitare le etichette di riservatezza per contenitori come i siti SharePoint e i gruppi di Microsoft 365?

Per abilitare le etichette di riservatezza per i contenitori, configura l'etichetta in modo che si applichi a gruppi e siti nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Purview e pubblicala tramite un criterio di etichetta di riservatezza. Abilitare il supporto delle etichette di riservatezza per i contenitori consente di applicare un'etichetta a un gruppo di Microsoft 365, a un sito SharePoint o a un sito di team, creando un'etichetta padre che governa accesso e crittografia dei contenuti archiviati.

Posso usare le etichette di riservatezza per proteggere i file archiviati nelle librerie documenti di SharePoint?

Sì. Le etichette di riservatezza per i file possono applicare crittografia, contrassegni di contenuto e restrizioni di accesso ai file nelle librerie di documenti di SharePoint. Puoi applicare un'etichetta manualmente oppure configurare regole di etichettatura automatica, in modo che l'etichetta che applica la crittografia venga assegnata in base al contenuto o al contesto.

configurare un'etichetta di riservatezza predefinita e la modifica dell'etichetta

Che cos'è un'etichetta di riservatezza predefinita e come la configuro per un sito di SharePoint?

Un'etichetta di riservatezza predefinita viene applicata automaticamente a tutti i nuovi file di un sito o di una libreria di documenti di SharePoint, a meno che non ne venga selezionata un'altra. Configura un'etichetta di riservatezza predefinita nelle impostazioni del sito o della libreria di SharePoint oppure tramite un criterio di etichetta in Microsoft Purview, così da garantire una protezione uniforme dei contenuti archiviati.

In che modo la modifica dell'etichetta di un documento influisce su crittografia e accesso?

La modifica di un'etichetta di riservatezza su un documento può cambiare le protezioni applicate. Se modifichi un'etichetta di riservatezza o applichi un'etichetta diversa, la modifica può sostituire o aggiornare le chiavi di crittografia e i diritti di accesso. Alcune modifiche possono richiedere la ricrittografia del file o l'aggiornamento della valutazione dei criteri, quindi gli utenti potrebbero perdere temporaneamente l'accesso finché i criteri non riassegnano le autorizzazioni.

Posso configurare un'etichetta di riservatezza in modo che venga applicata automaticamente quando i file vengono archiviati in una specifica libreria di documenti di SharePoint?

Sì. Usa i criteri di etichetta e le regole di etichettatura automatica in Microsoft Purview per rilevare il contenuto e applicare automaticamente una nuova etichetta di riservatezza. Puoi limitare le regole a specifiche librerie di documenti, siti o contenitori di SharePoint, in modo che l'etichetta applicata sia conforme ai criteri dell'organizzazione.

abilitare le etichette di riservatezza per i contenitori e sincronizzare le etichette per SharePoint e OneDrive

Come funzionano le etichette per i contenitori e la sincronizzazione tra SharePoint e OneDrive?

Quando abiliti le etichette di riservatezza per gruppi di Microsoft 365, siti e Teams, l'etichetta del contenitore viene sincronizzata tra SharePoint e OneDrive tramite la configurazione del servizio Microsoft 365. L'etichetta di un documento o di un contenitore di SharePoint viene applicata in modo centralizzato, così che etichette e crittografia vengano propagate in modo coerente a file e autorizzazioni.

Gli utenti vedono l'etichetta di riservatezza applicata in SharePoint o OneDrive e come possono applicarne una?

Sì. Gli utenti vedono l'etichetta di riservatezza nelle librerie di documenti tramite la colonna dell'etichetta di riservatezza o i dettagli del file. Possono applicare un'etichetta tramite le app di Office o l'interfaccia di SharePoint/OneDrive, usando le opzioni « Applica l'etichetta », oppure gli amministratori possono applicare un'etichetta di riservatezza predefinita per far sì che i file vengano etichettati automaticamente.

Qual è il ruolo di Microsoft Entra ID e dell'appartenenza ai gruppi di Microsoft 365 con le etichette di riservatezza?

Microsoft Entra ID controlla le identità degli utenti e l'appartenenza ai gruppi, che le etichette di riservatezza utilizzano per applicare l'accesso. Quando applichi un'etichetta a un gruppo di Microsoft 365 o a un sito di SharePoint, l'appartenenza al gruppo (gestita tramite Microsoft Entra ID) determina chi può accedere ai contenuti etichettati e alle risorse crittografate.

abilitare le etichette di riservatezza e disabilitare le etichette di riservatezza

Come abilito il supporto delle etichette di riservatezza per le app di Office e i contenitori?

Abilita le etichette di riservatezza per Office attivando il supporto in Microsoft Purview e assicurandoti che i client dispongano degli aggiornamenti richiesti. Per i contenitori, abilita il supporto delle etichette di riservatezza nelle impostazioni dell'etichetta e pubblicala tramite un criterio di etichetta di riservatezza. Per alcune configurazioni del tenant potrebbe inoltre essere necessario abilitare il supporto delle etichette di riservatezza tramite SharePoint Online Management Shell.

Le etichette di riservatezza possono essere disabilitate o eliminate, se necessario?

Sì. Puoi disabilitare le etichette di riservatezza rimuovendole dai criteri di etichetta pubblicati oppure eliminando un'etichetta di riservatezza nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Purview. Eliminare un'etichetta di riservatezza ne impedisce l'applicazione in futuro, ma valuta l'impatto sui contenuti etichettati: alcune protezioni potrebbero restare attive finché non vengono riassegnate o rimosse manualmente.

Quali strumenti posso usare per gestire le etichette, modificare un'etichetta di riservatezza o eliminare un'etichetta di riservatezza?

Usa il portale Microsoft Purview Information Protection per creare o modificare un'etichetta di riservatezza, configurare le impostazioni dell'etichetta, come nome ed crittografia, e pubblicarla tramite i criteri di etichetta. Per operazioni in blocco o avanzate, usa PowerShell, come SharePoint Online Management Shell e i cmdlet PowerShell di conformità di Microsoft 365, per gestire etichette e criteri.

etichette per SharePoint e OneDrive automaticamente ed etichette e crittografia

Come creo una nuova etichetta di riservatezza che applica la crittografia ai documenti di SharePoint?

Crea una nuova etichetta di riservatezza in Microsoft Purview, imposta le azioni di protezione per applicare la crittografia, scegli le restrizioni di accesso e pubblica l'etichetta tramite un criterio di etichette di riservatezza. Quando viene applicata ai documenti di SharePoint, l'etichetta che applica la crittografia cifra i file e gestisce l'accesso in base al criterio.

Che cos'è un'etichetta padre e in che modo influisce sulle etichette figlio e sui criteri?

Un'etichetta padre raggruppa le etichette figlio correlate in una struttura di classificazione comune in Microsoft Purview. L'etichetta padre fornisce una classificazione complessiva, mentre le etichette figlio ereditano o perfezionano le protezioni. Usare etichette padre e figlio aiuta a configurare criteri granulari per i siti di SharePoint e i gruppi di Microsoft 365.

In che modo le etichette di riservatezza interagiscono con i metadati, come una colonna di riservatezza nelle librerie documenti di SharePoint?

Le etichette di riservatezza popolano una colonna di riservatezza nelle librerie documenti di SharePoint, così amministratori e utenti possono filtrare e generare report sui contenuti etichettati. La colonna riflette il nome dell'etichetta e contribuisce ad applicare i criteri di conservazione, DLP e accesso associati all'etichetta di riservatezza applicata.

Etichette di riservatezza per Microsoft 365 e primi passi con le etichette di riservatezza

Dove posso imparare, passo dopo passo, come iniziare a usare le etichette di riservatezza?

Microsoft Learn offre tutorial guidati e sempre aggiornati per iniziare a usare le etichette di riservatezza, tra cui come utilizzarle per proteggere i contenuti, come configurare un'etichetta di riservatezza predefinita e come pubblicare un criterio di etichette di riservatezza per gli ambienti di Microsoft 365.

Come faccio a garantire che gli utenti possano vedere e applicare le etichette di riservatezza in Office, SharePoint e OneDrive?

Assicurati che le app di Office e i servizi SharePoint e OneDrive siano aggiornati, pubblica le etichette tramite i criteri di Microsoft Purview e abilita il supporto delle etichette di riservatezza per Office e per i contenitori. Formare gli utenti alla selezione di un'etichetta di riservatezza e usare etichette predefinite o regole di etichettatura automatica aumenta la coerenza, in modo che gli utenti vedano la riservatezza e applichino le etichette di riservatezza previste.

Cosa considerare quando si applicano etichette a SharePoint e OneDrive rispetto a etichette applicate ai singoli file?

Applicare etichette ai contenitori (sito SharePoint, gruppo di Microsoft 365) garantisce la governance su tutti gli elementi archiviati ed è utile per le protezioni a livello di sito. Etichettare i singoli file offre un controllo granulare per documenti specifici. Combina entrambi gli approcci con le etichette di riservatezza e i criteri per soddisfare le esigenze dell'organizzazione, assicurando al contempo il supporto delle etichette di riservatezza in tutti i servizi.

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