Copilot Eredita il Tuo Disordine: Modernizzare Microsoft 365 per l'AI con Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot non arriva in un tenant Microsoft 365 pulito. Arriva in un ambiente che le organizzazioni costruiscono da anni — pieno di siti SharePoint, Teams, contenuti OneDrive, documenti duplicati, migrazioni storiche, account ospite, permessi incoerenti, aree di lavoro dimenticate, modelli di proprietà non funzionanti e contenuti che nessuno ha rivisto da anni.Per la gestione tradizionale di Microsoft 365, gran parte di questo debito tecnico poteva rimanere relativamente nascosto. L'AI cambia le cose.In questo episodio di M365.FM, Mirko Peters parla con Richard Harbridge, Microsoft MVP e consulente del settore presso ShareGate, del motivo per cui la prontezza all'AI è fondamentalmente legata alla modernizzazione e alla governance di Microsoft 365.La conversazione va oltre la domanda su come distribuire Copilot e si concentra su una questione più importante: a quale tipo di ambiente Microsoft 365 stiamo effettivamente dando accesso all'AI?

COPILOT NON CREA IL CAOS — LO AMPLIFICA
Una delle idee centrali di questa conversazione è che Microsoft Copilot non crea necessariamente problemi di governance completamente nuovi. Invece, l'AI rende molto più visibili e più rilevanti i problemi già esistenti.Le organizzazioni hanno accumulato anni di decisioni su permessi, condivisione, creazione di aree di lavoro, proprietà, migrazioni, accesso esterno, contenuti inattivi e collaborazione.Richard descrive questo accumulo usando il concetto di "sprawl" (proliferazione disordinata).La proliferazione in sé non è automaticamente negativa. Un numero crescente di team, siti SharePoint e altre risorse può essere la prova che le persone stanno adottando con successo Microsoft 365.Il problema nasce quando questa crescita avviene più rapidamente della capacità dell'organizzazione di gestirla.I permessi temporanei diventano permanenti. Vecchi spazi di collaborazione restano accessibili. La proprietà cambia. Le strutture aziendali evolvono. I contenuti rimangono online molto tempo dopo che il loro scopo originario è scomparso.Copilot opera poi su questo ambiente già esistente.

LA PROLIFERAZIONE IN MICROSOFT 365 VA OLTRE TEAMS E SHAREPOINT
Quando si parla di "sprawl di Microsoft 365", molti pensano subito a troppi team o troppi siti SharePoint.Ma Richard sostiene che la proliferazione sia multidimensionale.Le organizzazioni possono sperimentare proliferazione di aree di lavoro, proliferazione di permessi e accessi, problemi di proprietà, risorse inattive, problemi di ciclo di vita, complessità amministrativa, proliferazione delle policy di accesso condizionale e, sempre più, proliferazione di integrazioni e connettori.L'ascesa dell'AI aggiunge un'ulteriore dimensione.Gli ambienti Microsoft 365 collegano sempre più dati, applicazioni, sistemi di AI e agenti. Ciò significa che le organizzazioni devono pensare oltre i singoli carichi di lavoro e iniziare a considerare Microsoft 365 come un ecosistema interconnesso.La governance non può più essere trattata solo come "governance di SharePoint" o "governance di Teams".

IL DIVARIO DI FIDUCIA NELLA GOVERNANCE DI MICROSOFT 365
Richard condivide un risultato particolarmente interessante emerso dalla ricerca di ShareGate.Una percentuale molto elevata di responsabili IT dichiara di avere grande fiducia nella governance di Microsoft 365. Eppure una quota significativa di quelle stesse organizzazioni riferisce che Copilot ha fatto emergere contenuti che gli utenti avrebbero probabilmente non dovuto poter trovare — oppure sospetta che sia successo senza sapere come verificarlo.Questo crea una distinzione importante tra avere a disposizione i controlli di governance e avere effettivamente un ambiente governato in modo continuo.Policy, opzioni di configurazione e controlli amministrativi, da soli, non garantiscono che un'organizzazione conosca il proprio stato attuale in Microsoft 365.L'AI può far emergere questo divario molto rapidamente.

MICROSOFT HA RESO LA COLLABORAZIONE TROPPO FACILE?
Microsoft Teams, SharePoint e OneDrive hanno successo anche perché Microsoft ha reso la collaborazione estremamente semplice.Ma una collaborazione facile rende anche facile creare sempre più risorse.Una risposta che le organizzazioni hanno tradizionalmente adottato è limitare la creazione di aree di lavoro. Richard spiega perché questo, da solo, non risolve il problema.Un'area di lavoro creata oggi potrebbe avere uno scopo completamente diverso sei mesi, un anno o due anni dopo.I suoi proprietari potrebbero cambiare.L'organizzazione potrebbe ristrutturarsi.Il progetto potrebbe concludersi.I contenuti potrebbero diventare irrilevanti.Le persone che avevano originariamente capito perché l'area di lavoro esisteva potrebbero andarsene.La governance non può quindi fermarsi alla fase di provisioning.Le organizzazioni hanno bisogno di processi di ciclo di vita, revisioni, attestazioni e segnali che determinino in modo continuo se le risorse sono ancora appropriate.

LA GOVERNANCE DEVE DIVENTARE CONTINUA
I progetti di pulizia una tantum non sono sufficienti.Un'organizzazione può dedicare mesi a ripulire il proprio ambiente Microsoft 365 prima di distribuire Copilot, ma senza una governance continua gli stessi problemi torneranno gradualmente.Ciò significa che le organizzazioni hanno bisogno di processi ripetibili riguardanti proprietà, permessi, inattività, gestione del ciclo di vita, archiviazione e dismissione.L'obiettivo non è eliminare completamente la proliferazione in Microsoft 365.È trasformare la proliferazione non gestita in proliferazione gestita.

DA DOVE DOVREBBERO PARTIRE LE ORGANIZZAZIONI PRIMA DI SCALARE COPILOT?
Immaginate un'azienda con 10.000 dipendenti, migliaia di team e siti SharePoint, anni di contenuti accumulati e permessi incoerenti.Da dove dovrebbe iniziare?Richard raccomanda di esaminare i tipi specifici di proliferazione e di individuare dove l'organizzazione corre i rischi maggiori.Per un'azienda potrebbe essere il controllo degli accessi e la condivisione eccessiva.Per un'altra potrebbero essere i contenuti inattivi e la gestione del ciclo di vita.Per un'altra ancora potrebbero essere le identità privilegiate o la gestione amministrativa a rappresentare il problema più grande.Invece di trattare la governance di Microsoft 365 come un unico, enorme esercizio di pulizia, le organizzazioni possono suddividere il problema in categorie misurabili e dare priorità alle aree in cui il miglioramento conta di più.

L'ADOZIONE DI COPILOT DOVREBBE ESSERE BASATA SUI TEAM
La conversazione mette anche in discussione un modello tradizionale di adozione delle tecnologie Microsoft.Le organizzazioni spesso distribuiscono le nuove tecnologie attraverso "champion" sparsi.Richard sostiene che Copilot tragga beneficio da un modello di adozione orientato ai team.Invece di distribuire un numero ridotto di licenze tra champion non collegati tra loro in tutta l'organizzazione, le aziende possono trarre vantaggio dal dotare i team di capacità AI in modo completo, così che le persone imparino insieme, sviluppino pratiche condivise e integrino Copilot nei flussi di lavoro collaborativi.L'adozione dell'AI non riguarda solo dare ai singoli un altro strumento di produttività.Cambia il modo in cui i team lavorano insieme.

RENDERE MISURABILE IL RISCHIO IN MICROSOFT 365
Le iniziative di governance spesso faticano perché il loro valore è difficile da comunicare ai leader aziendali.La conversazione esplora il Risk Radar di ShareGate, pensato per aiutare le organizzazioni a valutare le diverse categorie di proliferazione in Microsoft 365, confrontare la maturità con i benchmark e capire quali aree meritano attenzione.Una parte importante di questo approccio è tradurre il rischio di governance in termini finanziari.Invece di chiedere alla dirigenza tempo e risorse semplicemente perché "abbiamo bisogno di una governance migliore", i team IT possono collegare i miglioramenti al costo potenziale di un rischio non gestito.Ciò rende più facile presentare la modernizzazione e la governance di Microsoft 365 come un investimento aziendale anziché come un altro progetto amministrativo dell'IT.

GLI AGENTI AI RENDONO LA GOVERNANCE ANCORA PIÙ IMPORTANTE
Copilot è solo una parte della storia.Man mano che le organizzazioni iniziano a creare e distribuire più agenti AI, la governance diventa sostanzialmente più complessa.Gli agenti possono cambiare nel tempo. Possono interagire con strumenti, dati e altri sistemi. La loro proprietà può diventare poco chiara. I permessi possono evolversi, e prima o poi le organizzazioni dovranno gestire il ciclo di vita degli agenti su larga scala.Chi è il proprietario di un agente?Chi lo rivede?A quali risorse può accedere?Che cosa succede quando il suo proprietario originario lascia l'azienda?Quando un agente dovrebbe essere dismesso?Quando più agenti dovrebbero essere consolidati?Queste domande assomigliano moltissimo ai problemi che le organizzazioni già affrontano con Teams, siti SharePoint e altre risorse di Microsoft 365 — con la differenza che l'AI aumenta sia la velocità sia la portata di tali problemi.