Microsoft 365 Copilot Without the Hype: Adoption, Governance & Getting Your Tenant Ready with Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot は、人々が情報を見つけ、仕事をより速く進める手助けをできますが、その回答は組織の Microsoft 365 テナントにすでにあるコンテンツと権限に依存します。M365 FM ポッドキャストのこのエピソードでは、Mirko Peters が Microsoft MVP であり KB Works の創設者である Paul Keijzers と対談し、Copilot に向けて Microsoft 365 を実践的かつ責任ある形で準備する方法について話します。デモやライセンスの話にとどまらず、Copilot の結果を形作る基盤、つまり SharePoint、Microsoft Teams、OneDrive、データ品質、アクセス制御、ガバナンスについて掘り下げます。
Copilot は、既存のアクセス上の問題をより見えやすくすることがあります。広く共有されたファイル、古いドキュメント、古いバージョン、所有者が不明確なコンテンツはすべて、従業員が見つけられるものに影響する可能性があります。Paul は、Copilot を広く展開する前に、組織が共有設定を見直し、機密性の高い、あるいは不要なアクセスがどこに存在するかを把握すべき理由を説明します。SharePoint の過共有レポートは、SharePoint、Teams、OneDrive 全体の潜在的な問題を特定するのに役立ちますが、組織は、フラグ付けされた共有が自社の業務に適切かどうかを依然として確認する必要があります。

ガバナンス、レガシーデータ、情報保護

会話では、何年分ものレガシー SharePoint コンテンツをどう管理するかを取り上げます。古いプロジェクトファイルは法的または業務上の理由で保持する必要があるかもしれませんが、それが日常的な検索や Copilot の結果に表示されるべきとは限りません。組織は、コンテンツの利用頻度やテナントの構造に応じて、アーカイブやアクセス制限を検討できます。Paul はまた、バックアッププロバイダーを変更する場合に会社がどのようにデータを取り戻せるかを含め、Microsoft 365 のバックアップと復旧を計画する必要性を強調します。
Microsoft Purview は、より広いガバナンスの全体像の一部です。Paul は、感度ラベルを見直し、一貫して適用されているかを確認し、適切な場合には自動ラベル付けを検討することを勧めています。データ損失防止（DLP）ポリシーは個人情報や機密情報の保護に役立ち、Copilot が Jira などのサービスと連携するためにコネクタを使用する場合には、Power Automate の DLP ポリシーにも注意が必要です。これらの管理策は、組織の実際のニーズに合わせるべきです。グローバル企業と小規模企業では、必要とされるポリシーが異なる場合があるからです。

SharePoint の構造と Copilot の導入

AI が自然言語の理解において向上しても、適切な情報アーキテクチャは依然として重要です。Paul は、メタデータとコンテンツタイプを使って情報を整理し、検索しやすくしつつ、従業員にとって SharePoint ライブラリを実用的に保つことについて語ります。彼のガイドラインは、フォルダー構造を深くしすぎたり、メタデータの項目を増やしすぎたりしないことです。複雑すぎるシステムは人々が維持しなくなる可能性が高いからです。Copilot は情報の提案や入力を支援できますが、組織には依然として明確な構造と信頼できるコンテンツが必要です。
Copilot の導入には、継続的なサポートも必要です。単発のトレーニングセッションを行い、あとは従業員に任せるのではなく、組織は定期的にヒントを共有し、有用なプロンプトやエージェントを実演し、チームが日々直面する実際の不満を解決する手助けができます。Paul は、人々が実際に行っている仕事から始め、Copilot によって時間を節約したり成果を改善したりできる部分を特定することを勧めています。導入計画は、別の環境向けに設計されたフレームワークをそのまま真似するのではなく、各組織の規模や働き方に合わせて調整すべきです。

AI の価値、エージェント、そして実践的な進め方

Mirko と Paul はまた、組織が AI の価値とコストをどのように評価できるか、エージェントが従業員と並行してますます働くようになる可能性、そして管理者が自社環境内のエージェントを発見し管理する手段が必要な理由についても話し合います。Paul は、ポルトガルで行っている Focus Week のコンセプトを紹介します。これは、チームが通常の職場での中断から離れ、Microsoft 365、SharePoint、ガバナンス、または Copilot の課題に取り組むために専用の時間を使うというものです。
IT リーダーにとっての中心的なメッセージは、Copilot への準備は Microsoft 365 テナントを理解することから始まるということです。誰が何にアクセスできるのか、情報がどのように整理されているのか、どのコンテンツを保持し表示すべきか、そして従業員が業務で AI をどのように使うことを学ぶのかを把握することです。Copilot を単なる別のライセンスとして展開する前に、共有設定を見直し、情報ガバナンスを改善し、導入を実際の業務ニーズに結び付けてください。

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