Copilot Inherits Your Mess: Modernizing Microsoft 365 for AI with Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot ഒരു വൃത്തിയുള്ള Microsoft 365 tenant-ലേക്ക് എത്തുന്നില്ല. വർഷങ്ങളായി organizations നിർമ്മിച്ചുവരുന്ന ഒരു പരിസ്ഥിതിയിലേക്കാണ് അത് വരുന്നത് — SharePoint sites, Teams, OneDrive ഉള്ളടക്കം, ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് documents, പഴയ migrations, guest accounts, അസ്ഥിരമായ permissions, മറന്നുപോയ workspaces, തകർന്ന ownership മാതൃകകൾ, വർഷങ്ങളായി ആരും അവലോകനം ചെയ്യാത്ത ഉള്ളടക്കം എന്നിവയെല്ലാം അവിടെയുണ്ട്.
പരമ്പരാഗത Microsoft 365 മാനേജ്മെന്റിൽ ഈ technical debt-ൽ വലിയൊരു ഭാഗം താരതമ്യേന മറഞ്ഞുനിൽക്കാം. AI അതിനെ മാറ്റുന്നു.
M365.FM-ന്റെ ഈ episode-ൽ Mirko Peters, Microsoft MVP-യും ShareGate-ലെ industry advisor-യുമായ Richard Harbridge-മായി സംസാരിക്കുന്നു — AI readiness എന്തുകൊണ്ട് Microsoft 365 modernization-മായും governance-മായും അടിസ്ഥാനപരമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു എന്നതിനെക്കുറിച്ച്.
Copilot എങ്ങനെ deploy ചെയ്യാം എന്ന ചോദ്യത്തിനപ്പുറത്തേക്ക് സംഭാഷണം പോകുന്നു, കൂടുതൽ പ്രധാനമായ ഒരു ചോദ്യത്തിലേക്ക്: AI-ക്ക് നമ്മൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ഏതുതരം Microsoft 365 പരിസ്ഥിതിയാണ് നൽകുന്നത്?

COPILOT കുഴപ്പം സൃഷ്ടിക്കുന്നില്ല — അതിനെ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു
ഈ സംഭാഷണത്തിലെ കേന്ദ്ര ആശയങ്ങളിലൊന്ന്, Microsoft Copilot പുതിയ governance പ്രശ്നങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും സൃഷ്ടിക്കുന്നില്ല എന്നതാണ്. നിലവിലുള്ള പ്രശ്നങ്ങളെ AI കൂടുതൽ വ്യക്തമായും കൂടുതൽ ഗുരുതരമായ അനന്തരഫലങ്ങളോടെയും പുറത്തുകൊണ്ടുവരുന്നു.
Permissions, sharing, workspace സൃഷ്ടി, ownership, migrations, external access, നിഷ്‌ക്രിയ ഉള്ളടക്കം, collaboration എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള വർഷങ്ങളുടെ തീരുമാനങ്ങൾ organizations-ൽ കൂടിക്കൂടി വന്നിട്ടുണ്ട്.
ഈ കൂടിച്ചേരലിനെ Richard "sprawl" എന്ന ആശയത്തിലൂടെ വിവരിക്കുന്നു.
Sprawl സ്വയമേവ മോശമല്ല. Teams, SharePoint sites എന്നിവയുടെ വളർച്ച ആളുകൾ Microsoft 365 വിജയകരമായി സ്വീകരിക്കുന്നു എന്നതിന്റെ തെളിവാകാം.
വളർച്ച, organization-ന് അത് നിയന്ത്രിക്കാനുള്ള കഴിവിനേക്കാൾ വേഗത്തിൽ സംഭവിക്കുമ്പോഴാണ് പ്രശ്നം തുടങ്ങുന്നത്.
താൽക്കാലിക permissions സ്ഥിരമാകുന്നു. പഴയ collaboration spaces ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്ന നിലയിൽ തുടരുന്നു. Ownership മാറുന്നു. ബിസിനസ് ഘടനകൾ മാറുന്നു. ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ ഉദ്ദേശ്യം ഇല്ലാതായ ശേഷവും അത് online-ൽ തുടരുന്നു.
ആ നിലവിലുള്ള പരിസ്ഥിതിക്ക് മുകളിലാണ് പിന്നീട് Copilot പ്രവർത്തിക്കുന്നത്.

Microsoft 365 sprawl, Teams, SharePoint എന്നിവയേക്കാൾ വലുതാണ്
"Microsoft 365 sprawl" എന്ന് കേൾക്കുമ്പോൾ പലരും ഉടനെ ചിന്തിക്കുന്നത് അധികമായ Teams അല്ലെങ്കിൽ SharePoint sites ആണ്.
എന്നാൽ sprawl ബഹുമുഖമാണെന്ന് Richard വാദിക്കുന്നു. Organizations-ന് workspace sprawl, permission, access sprawl, ownership പ്രശ്നങ്ങൾ, നിഷ്‌ക്രിയ resources, lifecycle പ്രശ്നങ്ങൾ, administrative സങ്കീർണ്ണത, conditional access sprawl, കൂടുതലായി integration, connector sprawl എന്നിവ അനുഭവപ്പെടാം.
AI-യുടെ ഉയർച്ച മറ്റൊരു മാനം കൂടി ചേർക്കുന്നു.
Microsoft 365 പരിസ്ഥിതികൾ കൂടുതലായി data, applications, AI systems, agents എന്നിവയെ ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു. അതിനർത്ഥം വ്യക്തിഗത workloads-ന് അപ്പുറം Microsoft 365-നെ ഒരു പരസ്പര ബന്ധിത ecosystem ആയി കാണാൻ organizations തുടങ്ങണം എന്നാണ്.
Governance ഇനി "SharePoint governance" അല്ലെങ്കിൽ "Teams governance" ആയി മാത്രം കാണാനാവില്ല.

Microsoft 365 governance-ലെ ആത്മവിശ്വാസ വിടവ്
ShareGate-ന്റെ ഗവേഷണത്തിൽനിന്നുള്ള വളരെ രസകരമായ ഒരു കണ്ടെത്തൽ Richard പങ്കുവെക്കുന്നു.
വളരെ വലിയൊരു ശതമാനം IT നേതാക്കളും തങ്ങളുടെ Microsoft 365 governance-ൽ വലിയ ആത്മവിശ്വാസം പ്രകടിപ്പിക്കുന്നു. എന്നിട്ടും ആ organizations-ലെ ഗണ്യമായ ഒരു വിഭാഗം, Copilot ഉപയോക്താക്കൾക്ക് കണ്ടെത്താൻ പാടില്ലാത്ത ഉള്ളടക്കം കണ്ടെത്തിക്കൊടുത്തതായി റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു — അല്ലെങ്കിൽ അങ്ങനെ സംഭവിച്ചിരിക്കാമെന്ന് സംശയിക്കുന്നു, പക്ഷേ അത് പരിശോധിക്കാൻ അറിയില്ല.
ഇത് governance നിയന്ത്രണങ്ങൾ ലഭ്യമാണ് എന്നതും തുടർച്ചയായി governed ആയ ഒരു പരിസ്ഥിതി ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതും തമ്മിലുള്ള പ്രധാന വ്യത്യാസം വ്യക്തമാക്കുന്നു.
Policies, configuration ഓപ്ഷനുകൾ, administrative നിയന്ത്രണങ്ങൾ എന്നിവ മാത്രം, organization-ന്റെ നിലവിലെ Microsoft 365 അവസ്ഥ അതിന് മനസ്സിലാകുന്നു എന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നില്ല.
AI ആ വിടവ് വളരെ വേഗത്തിൽ വെളിച്ചത്തു കൊണ്ടുവരാം.

Microsoft collaboration എളുപ്പമാക്കിയോ?
Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive എന്നിവ വിജയിച്ചത് ഭാഗികമായി, collaboration അത്യന്തം എളുപ്പമാക്കിയതുകൊണ്ടാണ്.
എന്നാൽ എളുപ്പമുള്ള collaboration കൂടുതൽ resources സൃഷ്ടിക്കുന്നതും എളുപ്പമാക്കുന്നു.
Workspace സൃഷ്ടി നിയന്ത്രിക്കുക എന്നത് പരമ്പരാഗതമായി organizations ഉപയോഗിച്ചുവന്ന ഒരു മാർഗ്ഗമാണ്. അത് മാത്രം പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നില്ല എന്ന് Richard വിശദീകരിക്കുന്നു.
ഇന്ന് സൃഷ്ടിച്ച ഒരു workspace, ആറുമാസമോ ഒരു വർഷമോ രണ്ടു വർഷമോ കഴിയുമ്പോൾ തികച്ചും വ്യത്യസ്തമായ ഉദ്ദേശ്യത്തിനായി ഉപയോഗിക്കപ്പെട്ടേക്കാം.
അതിന്റെ owners മാറിയേക്കാം. Organization പുനഃസംഘടിപ്പിക്കപ്പെട്ടേക്കാം. പ്രോജക്ട് അവസാനിച്ചേക്കാം. ഉള്ളടക്കം അപ്രസക്തമായേക്കാം. അത് ആദ്യം എന്തിനുവേണ്ടിയായിരുന്നു എന്ന് മനസ്സിലാക്കിയിരുന്ന ആളുകൾ പോയിരിക്കാം.
അതിനാൽ governance provisioning-ൽ മാത്രം നിൽക്കാനാവില്ല.
Resources ഇപ്പോഴും ഉചിതമാണോ എന്ന് തുടർച്ചയായി നിർണ്ണയിക്കുന്ന lifecycle പ്രക്രിയകളും അവലോകനങ്ങളും attestations-ഉം signals-ഉം organizations-ന് ആവശ്യമാണ്.

Governance തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയയാകണം
ഒറ്റത്തവണ cleanup പദ്ധതികൾ മതിയാവില്ല.
Copilot deploy ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു organization മാസങ്ങളോളം Microsoft 365 പരിസ്ഥിതി വൃത്തിയാക്കാൻ ചെലവഴിച്ചേക്കാം. പക്ഷേ തുടർച്ചയായ governance ഇല്ലെങ്കിൽ അതേ പ്രശ്നങ്ങൾ ക്രമേണ തിരിച്ചുവരും.
അതിനർത്ഥം ownership, permissions, നിഷ്‌ക്രിയത, lifecycle മാനേജ്മെന്റ്, archiving, retirement എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള ആവർത്തിക്കാവുന്ന പ്രക്രിയകൾ organizations-ന് വേണം.
ലക്ഷ്യം Microsoft 365 sprawl പൂർണ്ണമായി ഇല്ലാതാക്കലല്ല.
നിയന്ത്രണമില്ലാത്ത sprawl-നെ നിയന്ത്രിത sprawl ആക്കി മാറ്റുകയാണ് ലക്ഷ്യം.

Copilot വ്യാപിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് എവിടെ തുടങ്ങണം?
10,000 ജീവനക്കാരുള്ള ഒരു എന്റർപ്രൈസ് സങ്കൽപ്പിക്കുക. ആയിരക്കണക്കിന് Teams, SharePoint sites, വർഷങ്ങളായി കൂടിയ ഉള്ളടക്കം, അസ്ഥിരമായ permissions.
അത് എവിടെ തുടങ്ങണം?
ഓരോ sprawl-ന്റെയും പ്രത്യേക തരം തിരിച്ചറിഞ്ഞ്, organization-ന് ഏറ്റവും വലിയ അപകടസാധ്യത എവിടെയാണെന്ന് കണ്ടെത്താൻ Richard ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.
ഒരു കമ്പനിക്ക് അത് access നിയന്ത്രണവും oversharing ആകാം. മറ്റൊന്നിന് നിഷ്‌ക്രിയ ഉള്ളടക്കവും lifecycle മാനേജ്മെന്റും. വേറൊരു organization-ന് privileged identities അല്ലെങ്കിൽ administrative മാനേജ്മെന്റ് വലിയ പ്രശ്നമാകാം.
Microsoft 365 governance-നെ ഒരു വലിയ cleanup പ്രവൃത്തിയായി കാണുന്നതിന് പകരം, പ്രശ്നത്തെ അളക്കാവുന്ന വിഭാഗങ്ങളായി വിഭജിച്ച്, മെച്ചപ്പെടുത്തൽ ഏറ്റവും പ്രധാനമായ മേഖലകൾക്ക് മുൻഗണന നൽകാം.

Copilot adoption ടീം അടിസ്ഥാനത്തിലാകണം
ഈ സംഭാഷണം പരമ്പരാഗത Microsoft സാങ്കേതിക adoption മാതൃകയെയും വെല്ലുവിളിക്കുന്നു.
പുതിയ സാങ്കേതികവിദ്യകൾ പലപ്പോഴും distributed champions വഴിയാണ് organizations deploy ചെയ്യുന്നത്.
Copilot-ന് കൂടുതൽ team-oriented adoption മാതൃക പ്രയോജനപ്പെടും എന്ന് Richard വാദിക്കുന്നു.
Organization-ലുടനീളം ബന്ധമില്ലാത്ത champions-ന് ചെറിയ എണ്ണം ലൈസൻസുകൾ വിതരണം ചെയ്യുന്നതിന് പകരം, ടീമുകളെ AI കഴിവുകളാൽ സമഗ്രമായി നിറയ്ക്കുന്നത്, ആളുകൾ ഒരുമിച്ച് പഠിക്കാനും പങ്കിട്ട രീതികൾ വികസിപ്പിക്കാനും Copilot-നെ collaborative workflows-ൽ സംയോജിപ്പിക്കാനും സഹായിക്കും.
AI adoption എന്നത് വ്യക്തികൾക്ക് ഒരു പുതിയ productivity ഉപകരണം നൽകുക മാത്രമല്ല.
അത് ടീമുകൾ ഒരുമിച്ച് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്നതിനെയും മാറ്റുന്നു.

Microsoft 365 അപകടസാധ്യത അളക്കാവുന്നതാക്കുന്നു
Governance സംരംഭങ്ങൾ പലപ്പോഴും ബിസിനസ് നേതാക്കളോട് അവയുടെ മൂല്യം വിശദീകരിക്കുന്നതിൽ ബുദ്ധിമുട്ടുന്നു.
ShareGate-ന്റെ Risk Radar-നെക്കുറിച്ചും സംഭാഷണം ചർച്ച ചെയ്യുന്നു. Microsoft 365 sprawl-ന്റെ വിവിധ വിഭാഗങ്ങൾ വിലയിരുത്താനും maturity-യെ benchmarks-മായി താരതമ്യം ചെയ്യാനും ഏത് മേഖലകൾക്ക് ശ്രദ്ധ വേണം എന്ന് മനസ്സിലാക്കാനും organizations-നെ സഹായിക്കുന്ന ഉപകരണമാണിത്.
ഈ സമീപനത്തിലെ പ്രധാന ഭാഗം governance അപകടസാധ്യതയെ സാമ്പത്തിക പദങ്ങളിലേക്ക് വിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതാണ്.
"നമുക്ക് മികച്ച governance വേണം" എന്ന് പറഞ്ഞ് സമയവും വിഭവങ്ങളും ആവശ്യപ്പെടുന്നതിനു പകരം, നിയന്ത്രണമില്ലാത്ത അപകടസാധ്യതയുടെ സാധ്യതയുള്ള ചെലവുമായി മെച്ചപ്പെടുത്തലുകളെ IT ടീമുകൾക്ക് ബന്ധിപ്പിക്കാം.
അതുവഴി Microsoft 365 modernization, governance എന്നിവ ഒരു സാധാരണ administrative IT പദ്ധതി എന്നതിനേക്കാൾ ഒരു ബിസിനസ് നിക്ഷേപമായി അവതരിപ്പിക്കാൻ എളുപ്പമാകുന്നു.

AI agents governance-നെ കൂടുതൽ പ്രധാനമാക്കുന്നു
Copilot കഥയുടെ ഒരു ഭാഗം മാത്രമാണ്.
Organizations കൂടുതൽ AI agents സൃഷ്ടിക്കുകയും deploy ചെയ്യുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ governance വളരെ സങ്കീർണ്ണമാകുന്നു.
Agents കാലക്രമേണ മാറാം. അവ tools, data, മറ്റ് systems എന്നിവയുമായി ഇടപഴകാം. അവയുടെ ownership അവ്യക്തമാകാം. Permissions മാറാം. ഒടുവിൽ വലിയ തോതിൽ agent lifecycle മാനേജ്മെന്റിനെ നേരിടേണ്ടിവരും.
Agent-ന്റെ owner ആര്?
അത് ആര് അവലോകനം ചെയ്യുന്നു?
അതിന് ഏതൊക്കെ resources ആക്സസ് ചെയ്യാം?
അതിന്റെ യഥാർത്ഥ owner പോയാൽ എന്ത് സംഭവിക്കും?
Agent എപ്പോൾ retire ചെയ്യണം?
ഒന്നിലധികം agents എപ്പോൾ ഏകീകരിക്കണം?
ഈ ചോദ്യങ്ങൾ, organizations ഇതിനകം Teams, SharePoint sites, മറ്റ് Microsoft 365 resources എന്നിവയിൽ നേരിടുന്ന പ്രശ്നങ്ങളോട് അസാധാരണമായി സാമ്യമുള്ളവയാണ് — വ്യത്യാസം AI വേഗതയും വ്യാപ്തിയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു എന്നതാണ്.