Copilot erft je rommel: Microsoft 365 moderniseren voor AI met Richard Harbridge [MVP]

Microsoft 365 Copilot komt niet terecht in een schone Microsoft 365-tenant. Het komt terecht in een omgeving die organisaties al jaren opbouwen — vol met SharePoint-sites, Teams, OneDrive-inhoud, dubbele documenten, historische migraties, gastaccounts, inconsistente machtigingen, vergeten werkruimten, kapotte eigenaarschapsmodellen en inhoud die al jaren niet meer is beoordeeld.Bij traditioneel Microsoft 365-beheer kon een groot deel van deze technische schuld relatief verborgen blijven. AI verandert dat.In deze aflevering van M365.FM gaat Mirko Peters in gesprek met Richard Harbridge, Microsoft MVP en industrieadviseur bij ShareGate, over waarom AI-gereedheid fundamenteel verbonden is met de modernisering en het governance van Microsoft 365.Het gesprek gaat verder dan de vraag hoe je Copilot uitrolt en richt zich op een belangrijkere vraag: tot wat voor Microsoft 365-omgeving geven we AI eigenlijk toegang?

COPILOT CREËERT DE ROMMEL NIET — HET VERSTERKT HEM
Een centraal idee in dit gesprek is dat Microsoft Copilot niet noodzakelijkerwijs geheel nieuwe governanceproblemen veroorzaakt. In plaats daarvan maakt AI bestaande problemen aanzienlijk zichtbaarder en gewichtiger.Organisaties hebben in de loop der jaren een reeks beslissingen opgebouwd over machtigingen, delen, het aanmaken van werkruimten, eigenaarschap, migraties, externe toegang, inactieve inhoud en samenwerking.Richard beschrijft deze opeenstapeling met het concept van “sprawl” (wildgroei).Wildgroei op zich is niet automatisch slecht. Een groeiend aantal Teams, SharePoint-sites en andere resources kan bewijs zijn dat mensen Microsoft 365 succesvol adopteren.Het probleem ontstaat wanneer die groei sneller gaat dan het vermogen van de organisatie om die te beheren.Tijdelijke machtigingen worden permanent. Oude samenwerkingsruimten blijven toegankelijk. Eigenaarschap verandert. Bedrijfsstructuren evolueren. Inhoud blijft online lang nadat het oorspronkelijke doel is verdwenen.Copilot opereert vervolgens bovenop die bestaande omgeving.

MICROSOFT 365-WILDGROEI IS GROTER DAN TEAMS EN SHAREPOINT
Wanneer mensen “Microsoft 365-wildgroei” horen, denken ze vaak meteen aan te veel Teams- of SharePoint-sites.Richard stelt echter dat wildgroei meerdimensionaal is.Organisaties kunnen te maken krijgen met werkruimtewildgroei, wildgroei van machtigingen en toegang, eigenaarschapsproblemen, inactieve resources, levenscycusproblemen, administratieve complexiteit, wildgroei van voorwaardelijke toegang en steeds vaker integratie- en connectorwildgroei.De opkomst van AI voegt een extra dimensie toe.Microsoft 365-omgevingen verbinden steeds vaker data, applicaties, AI-systemen en agents. Dat betekent dat organisaties verder moeten denken dan afzonderlijke workloads en Microsoft 365 moeten gaan zien als een onderling verbonden ecosysteem.Governance kan niet langer uitsluitend worden behandeld als “SharePoint-governance” of “Teams-governance”.

DE VERTROUWENSKLOOF IN MICROSOFT 365-GOVERNANCE
Richard deelt een bijzonder interessante bevinding uit het onderzoek van ShareGate.Een zeer groot percentage IT-leiders zegt er sterk op te vertrouwen dat hun Microsoft 365-governance op orde is. Toch meldt een aanzienlijk deel van diezelfde organisaties dat Copilot inhoud heeft getoond die gebruikers naar verwachting niet hadden mogen ontdekken — of ze vermoeden dat dit is gebeurd, maar weten niet hoe ze dit kunnen verifiëren.Dat maakt een belangrijk onderscheid tussen het beschikbaar hebben van governancecontroles en het daadwerkelijk hebben van een continu beheerde omgeving.Beleid, configuratieopties en beheercontroles alleen garanderen niet dat een organisatie haar huidige Microsoft 365-situatie begrijpt.AI kan die kloof zeer snel blootleggen.

HEEFT MICROSOFT SAMENWERKEN TE GEMAKKELIJK GEMAAKT?
Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive slagen deels omdat Microsoft samenwerken uiterst eenvoudig heeft gemaakt.Maar gemakkelijke samenwerking maakt het ook eenvoudig om meer resources aan te maken.Een reactie die organisaties traditioneel gebruiken, is het beperken van het aanmaken van werkruimten. Richard legt uit waarom dat alleen het probleem niet oplost.Een werkruimte die vandaag wordt aangemaakt, kan zes maanden, een jaar of twee jaar later een heel ander doel dienen.De eigenaren kunnen wisselen.De organisatie kan zich herstructureren.Het project kan zijn afgerond.De inhoud kan irrelevant worden.De mensen die oorspronkelijk begrepen waarom de werkruimte bestond, kunnen vertrekken.Governance kan daarom niet stoppen bij het aanmaken.Organisaties hebben levenscyclusprocessen, reviews, attestaties en signalen nodig die continu bepalen of resources nog passend zijn.

GOVERNANCE MOET CONTINU WORDEN
Eenmalige opruimprojecten zijn niet voldoende.Een organisatie kan maanden besteden aan het opschonen van haar Microsoft 365-omgeving voordat Copilot wordt uitgerold, maar zonder continue governance zullen dezelfde problemen geleidelijk terugkeren.Organisaties hebben dus herhaalbare processen nodig rond eigenaarschap, machtigingen, inactiviteit, levenscyclusbeheer, archivering en buitengebruikstelling.Het doel is niet om Microsoft 365-wildgroei volledig uit te bannen.Het is om onbeheerde wildgroei om te zetten in beheerde wildgroei.

WAAR MOETEN ORGANISATIES BEGINNEN VOORDAT ZE COPILOT SCHAALBAAR MAKEN?
Stel je een onderneming voor met 10.000 medewerkers, duizenden Teams- en SharePoint-sites, jaren aan opgebouwde inhoud en inconsistente machtigingen.Waar moet die beginnen?Richard raadt aan te kijken naar de specifieke soorten wildgroei en vast te stellen waar de organisatie het grootste risico loopt.Voor het ene bedrijf kan dat toegangsbeheer en te ruime deling zijn.Voor een ander kan het inactieve inhoud en levenscyclusbeheer zijn.Voor weer een andere organisatie kunnen geprivilegieerde identiteiten of beheerprocessen het grotere probleem vormen.In plaats van Microsoft 365-governance te behandelen als één enorm opruimproject, kunnen organisaties het probleem opdelen in meetbare categorieën en prioriteit geven aan de gebieden waar verbetering het meest telt.

COPILOT-ADOPTIE MOET TEAMGEORIËNTEERD ZIJN
Het gesprek daagt ook één traditioneel Microsoft-model voor technologieadoptie uit.Organisaties rollen nieuwe technologie vaak uit via verspreide champions.Richard stelt dat Copilot baat heeft bij een meer teamgericht adoptiemodel.In plaats van een klein aantal licenties te verdelen over niet-verwante champions door de hele organisatie, kunnen bedrijven er beter bij varen teams volledig van AI-mogelijkheden te voorzien, zodat mensen samen leren, gedeelde werkwijzen ontwikkelen en Copilot integreren in gezamenlijke workflows.AI-adoptie gaat niet alleen over individuen een extra productiviteitstool geven.Het verandert hoe teams samenwerken.

MICROSOFT 365-RISICO MEETBAAR MAKEN
Governance-initiatieven lopen vaak vast omdat hun waarde moeilijk te communiceren is naar zakelijke leiders.Het gesprek verkent ShareGate’s Risk Radar, ontworpen om organisaties te helpen verschillende categorieën van Microsoft 365-wildgroei te evalueren, volwassenheid te vergelijken met benchmarks en te begrijpen welke gebieden aandacht verdienen.Een belangrijk onderdeel van deze aanpak is het vertalen van governancerisico naar financiële termen.In plaats van leiding om tijd en middelen te vragen simpelweg omdat “we betere governance nodig hebben”, kunnen IT-teams verbeteringen koppelen aan de potentiële kosten van onbeheerd risico.Zo wordt Microsoft 365-modernisering en -governance makkelijker gepositioneerd als zakelijke investering in plaats van als nog een administratief IT-project.

AI-AGENTS MAKEN GOVERNANCE NOG BELANGRIJKER
Copilot is maar een deel van het verhaal.Naarmate organisaties meer AI-agents gaan maken en uitrollen, wordt governance aanzienlijk complexer.Agents kunnen na verloop van tijd veranderen. Ze kunnen interageren met tools, data en andere systemen. Hun eigenaarschap kan onduidelijk worden. Machtigingen kunnen evolueren, en organisaties zullen uiteindelijk op schaal te maken krijgen met levenscyclusbeheer van agents.Wie is eigenaar van een agent?Wie beoordeelt die?Tot welke resources heeft die toegang?Wat gebeurt er wanneer de oorspronkelijke eigenaar vertrekt?Wanneer moet een agent buiten gebruik worden gesteld?Wanneer moeten meerdere agents worden geconsolideerd?Deze vragen lijken opvallend veel op problemen die organisaties al ervaren met Teams, SharePoint-sites en andere Microsoft 365-resources — behalve dat AI zowel de snelheid als de impact vergroot.