Como mapear o que as pessoas realmente fazem no Microsoft 365 (em vez do que você imagina que elas fazem)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Mapeie o que as pessoas fazem no Microsoft 365 para descobrir comportamentos reais e melhorar a colaboração com ferramentas como Teams e Planner.

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Em um ambiente de trabalho digital, é fundamental mapear o que as pessoas fazem para entender de fato suas atividades. Muitas organizações fazem suposições sobre o comportamento de suas equipes, mas elas frequentemente diferem da realidade. Por exemplo, você pode achar que desativar o compartilhamento externo limita a colaboração, mas sua equipe pode acabar usando chats do Teams. Para reduzir essa lacuna, você pode utilizar diversas ferramentas do Microsoft 365, como:

• Tarefas do Outlook
• Planner do Microsoft 365
• Listas de tarefas do SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Essas ferramentas ajudam você a mapear de forma eficaz o que as pessoas fazem e a obter insights sobre o comportamento real da sua equipe.

Principais conclusões

• Mapear as atividades das equipes no Microsoft 365 ajuda a descobrir comportamentos reais, levando a uma tomada de decisão melhor.
• Identifique as zonas de suposição para entender onde suas percepções sobre o uso das ferramentas podem diferir da realidade.
• Use os logs de auditoria para acompanhar as interações dos usuários e detectar atividades incomuns que possam indicar ameaças à segurança.
• Analise a relação entre criação e uso para identificar ineficiências no fluxo de trabalho da sua equipe e melhorar a produtividade.
• Concentre-se nas métricas de colaboração para entender como as equipes interagem e aprimorar a comunicação dentro da sua organização.
• Aproveite o Skills Copilot para alinhar as habilidades dos funcionários às suas funções, promovendo uma força de trabalho mais capaz e produtiva.
• Avalie e ajuste regularmente suas políticas de governança para alinhá-las ao comportamento real dos usuários, aumentando a segurança e a satisfação dos usuários.
• Implemente práticas de governança adaptativa para melhorar continuamente a conformidade e atender às necessidades de negócio em evolução.

Identifique as zonas de suposição

No seu ambiente do Microsoft 365, você provavelmente tem várias suposições sobre como as pessoas usam as ferramentas disponíveis. Essas suposições podem levar a interpretações equivocadas sobre o comportamento real. Veja algumas suposições comuns que as organizações costumam fazer:

1. Proteção de dados: Muitas organizações acreditam que o Microsoft 365 protege seus dados por natureza. Essa suposição é enganosa. Embora a plataforma se concentre em disponibilidade, ela não garante a recuperação completa dos dados. Exclusões acidentais e limites de retenção podem levar a perdas de dados irreversíveis. Lembre-se: a proteção de dados é uma responsabilidade compartilhada entre a sua organização e a tecnologia.

2. Controle de compartilhamento externo: Você pode achar que desativar o compartilhamento externo limita a colaboração. No entanto, sua equipe pode encontrar outras formas de compartilhar informações, como usar chats do Teams ou contas de e-mail pessoais. Isso pode criar riscos significativos.

3. Proliferação de equipes no Teams: As organizações costumam supor que gerenciar bem o Teams significa controlar o número de canais e equipes criados. Na prática, os usuários podem criar canais privados ou duplicar equipes, o que gera confusão e ineficiência.

4. Rótulos de confidencialidade: Você pode supor que aplicar rótulos de confidencialidade garante que seus dados permaneçam seguros. No entanto, se os usuários não entenderem esses rótulos ou não souberem como aplicá-los corretamente, informações sensíveis ainda podem ser expostas.

Entender essas zonas de suposição é fundamental. Isso permite identificar onde suas percepções podem não estar alinhadas com a realidade.

Riscos do compartilhamento externo

Quando se trata de compartilhamento externo, as organizações costumam subestimar os riscos envolvidos. Veja alguns possíveis problemas:

• Visibilidade não intencional: Configurações de compartilhamento incorretas podem conceder acesso às pessoas erradas.
• Maior exposição a vazamentos de dados: Compartilhar dados sensíveis sem necessidade aumenta o risco de ataques cibernéticos.
• Postura de segurança enfraquecida: Controles de acesso frouxos criam vulnerabilidades tanto para ameaças internas quanto externas.
• Impacto nas ferramentas de IA: Ferramentas como o Microsoft Copilot podem expor dados sensíveis que não deveriam estar acessíveis ao público.
• Riscos internos e externos: Compartilhar dados internos com funcionários não autorizados ou com partes externas aumenta a exposição.
• Violações de privacidade: O compartilhamento excessivo pode violar a privacidade de indivíduos, especialmente quando informações pessoais ficam disponíveis para quem não deveria ter acesso.
• Vazamentos de dados: No pior cenário, o compartilhamento excessivo pode levar a um vazamento de dados, expondo informações sensíveis ou confidenciais.

Ao reconhecer essas zonas de suposição, você pode começar a mapear o que as pessoas realmente fazem no Microsoft 365. Esse entendimento vai ajudar você a tomar decisões fundamentadas sobre governança e segurança.

Rastreie sinais reais de comportamento

Entender como as pessoas interagem com as ferramentas do Microsoft 365 é essencial para uma governança eficaz. Você pode fazer isso rastreando sinais reais de comportamento por meio de logs de auditoria e analisando padrões de atividade.

Logs de auditoria e padrões de atividade

Os logs de auditoria do Microsoft 365 fornecem muitas informações sobre as interações dos usuários. Esses logs registram diversas atividades, incluindo:

• Atividades de entrada (sign-in)
• Acesso a arquivos
• Interações de e-mail

Ao analisar esses logs, você pode detectar anomalias e correlacionar eventos. Esse monitoramento proativo ajuda você a identificar atividades incomuns que podem indicar ameaças à segurança. Por exemplo, se um usuário acessa arquivos sensíveis fora do horário normal de trabalho, isso pode sinalizar um possível problema de segurança.

Aqui estão algumas atividades-chave registradas nos logs de auditoria do Microsoft 365:

Ao revisar essas categorias, você pode entender como as pessoas usam o Microsoft 365. Esse entendimento permite tomar decisões fundamentadas sobre governança e segurança.

Razões entre criação e uso

Outro aspecto importante do mapeamento de comportamento é analisar a razão entre criação e uso de documentos e ferramentas. Você pode descobrir que, embora muitos arquivos sejam criados, nem todos são usados ativamente. Essa discrepância pode revelar ineficiências no fluxo de trabalho da sua equipe.

Para avaliar essas razões, considere os seguintes passos:

1. Identifique os itens criados: Acompanhe o número de arquivos, tarefas ou projetos criados em um determinado período.
2. Meça o uso: Analise com que frequência esses itens são acessados ou utilizados pela sua equipe.
3. Calcule as razões: Divida o número de itens ativos pelo total de itens criados para determinar a razão de uso.

Uma razão de uso baixa pode indicar que as pessoas não estão encontrando valor em determinadas ferramentas ou documentos. Essa informação pode orientar você a ajustar o ambiente do Microsoft 365 para atender melhor às necessidades da sua equipe.

Ao rastrear esses sinais reais de comportamento, você pode ir além das suposições e ter uma visão mais clara de como as pessoas se engajam com o Microsoft 365. Esse conhecimento permite ajustar suas estratégias de governança com mais eficácia.

Mapeie o que as pessoas fazem

Foco na colaboração

Para mapear o que as pessoas realmente fazem no Microsoft 365 de forma eficaz, concentre-se na colaboração. Entender como suas equipes interagem pode revelar padrões ocultos que aumentam a produtividade. Comece analisando os dados de atividade da agenda. Esses dados fornecem insights sobre a duração e a frequência das reuniões, além do número de participantes. Você pode identificar tendências de colaboração observando com que frequência suas equipes se reúnem e por quanto tempo.

Em seguida, examine os padrões de comunicação. Analisar o volume de e-mails e os tempos de resposta pode mostrar como as equipes interagem. Um alto volume de e-mails pode indicar falta de clareza na comunicação. Além disso, observe os indicadores de multitarefa. Acompanhar o uso simultâneo de aplicativos durante as reuniões pode ajudar você a avaliar a eficiência da colaboração.

Aqui estão algumas métricas-chave a considerar ao medir a colaboração no Microsoft 365:

Ao utilizar essas métricas, você pode obter uma compreensão mais clara de como suas pessoas colaboram. Esse conhecimento permite tomar decisões informadas para melhorar o trabalho em equipe e a comunicação.

Habilidades de pessoas no Microsoft 365

Mapear o que as pessoas fazem também envolve entender as habilidades de pessoas no Microsoft 365 necessárias para uma colaboração eficaz. Um estudo recente revelou que 47% dos líderes de RH identificaram as habilidades necessárias para cargos específicos, mas apenas 28% associaram essas habilidades a colaboradores individuais. Essa lacuna evidencia a importância de alinhar os dados de habilidades aos papéis dos funcionários.

Você pode ampliar as capacidades da sua equipe usando ferramentas como o Skills Copilot. Um administrador do Skills Copilot na EmX Works observa que é possível adicionar habilidades diretamente ao perfil de um funcionário em apenas três cliques. Esse recurso permite gerenciar funções e metas de forma integrada no Microsoft Teams. O Skills Copilot oferece um banco de dados continuamente atualizado com definições de habilidades e definições de funções geradas por IA. Esse recurso ajuda você a criar funções personalizadas e a associar habilidades a conteúdos de treinamento de forma eficaz.

Para que suas equipes prosperem, concentre-se nestas habilidades essenciais do Microsoft 365:

• Dominar o Microsoft Teams para uma comunicação mais ágil.
• Utilizar o OneDrive para colaboração eficaz em documentos.
• Aproveitar o Planner e o Microsoft To Do para uma melhor coordenação de tarefas.
• Gerenciar reuniões com eficiência por meio da integração com o Outlook.

Ao associar essas habilidades aos seus funcionários, você pode promover um ambiente de trabalho mais produtivo. Essa abordagem não só melhora a colaboração, como também capacita as pessoas a utilizar as ferramentas do Microsoft 365 com eficácia.

Encontre as lacunas

Política versus realidade

Identificar as lacunas entre as suas políticas e o comportamento real dos funcionários é essencial para uma governança eficaz no Microsoft 365. Muitas organizações criam políticas com as melhores intenções, mas elas nem sempre refletem como as pessoas usam as ferramentas. Essa desconexão pode levar a vulnerabilidades de segurança e a ineficiências.

Por exemplo, embora sua organização possa aplicar políticas de segurança rígidas, os funcionários ainda podem usar dispositivos desatualizados. Esses dispositivos podem não ter medidas de segurança essenciais, como criptografia. Essa situação evidencia uma lacuna significativa entre os recursos de segurança que você paga e a implementação real deles.

Veja algumas lacunas comuns que você pode encontrar:

• Ignorar Anti-Phishing e Safe Links
• Configuração inadequada de regras de fluxo de email
• Falta de entendimento de configurações híbridas
• Uso excessivo da função de Administrador Global
• Não habilitar a auditoria de caixas de correio
• Gerenciamento inadequado de caixas de correio compartilhadas
• Ignorar políticas de retenção
• Não utilizar o PowerShell de forma eficaz

Para fechar essas lacunas, você precisa avaliar suas políticas com base no uso real. Comece revisando suas políticas de compartilhamento externo. Essa revisão ajuda a controlar o compartilhamento de dados sensíveis. Estabeleça um sistema de classificação de dados para categorizar a sensibilidade deles. Você também deve avaliar os controles de acesso para garantir que protejam adequadamente os dados sensíveis.

Implementar rótulos de confidencialidade pode ajudar a classificar e proteger informações sensíveis. Revise os controles de acesso para alinhá-los a esses rótulos. Aplique restrições de compartilhamento e criação em dados sensíveis para minimizar riscos. Além disso, planeje o gerenciamento do ciclo de vida dos dados sensíveis e dos controles de acesso. Configurar um programa piloto antes da implantação completa pode ajudar a identificar problemas logo no início.

Ao seguir essas etapas, você consegue alinhar melhor suas políticas ao comportamento real das pessoas. Esse alinhamento não só fortalece a segurança como também melhora a produtividade geral da organização.

Ajustar a governança ao comportamento

Alinhar controles ao uso

Para aprimorar sua governança no Microsoft 365, você precisa alinhar seus controles ao comportamento real dos usuários. Esse alinhamento garante que suas políticas reflitam a forma como as pessoas interagem com a plataforma. Com isso, você consegue melhorar tanto a segurança quanto a satisfação dos usuários.

Comece avaliando os pilares de governança atuais da sua organização. Concentre-se nestas áreas-chave:

Ao focar nessas áreas, você consegue criar um framework de governança que se adapta à forma como as pessoas realmente usam o Microsoft 365.

Em seguida, considere implementar práticas de governança adaptativa. Essas práticas podem melhorar significativamente a conformidade e a satisfação dos usuários. Aqui está uma linha do tempo sugerida para a sua jornada de governança:

1. Fundação e avaliação (meses 1 a 3): Estabeleça controles de acesso essenciais e frameworks de conformidade. Alinhe as partes interessadas para equilibrar segurança e produtividade dos usuários. Ganhos rápidos no início podem reduzir a frustração dos usuários e os riscos de conformidade.

2. Implementação principal (meses 4 a 8): Implante controles de acesso baseados em funções e organização automatizada de conteúdo. Introduza automação de conformidade e programas de treinamento. Essas melhorias apoiam a colaboração nos negócios enquanto atendem às necessidades dos usuários.

3. Otimização avançada (meses 9 a 12): Use automação inteligente e análises avançadas para otimizar o acesso e o gerenciamento de conteúdo. Essa etapa aprimora o monitoramento de conformidade e personaliza o treinamento, aumentando a eficácia da governança.

4. Excelência contínua (permanente): Mantenha uma governança sustentável por meio de monitoramento contínuo e otimização regular. Ajuste com base no feedback dos usuários e em dados. Adote os novos recursos do Microsoft 365 para atender aos requisitos de negócios e regulatórios em constante evolução.

Alinhar seus controles ao uso real também envolve focar em controles de governança específicos. Veja alguns controles frequentemente alinhados em ambientes Microsoft 365:

• Controle de acesso de usuários: Foca em gerenciar direitos de acesso, garantir o privilégio mínimo e o gerenciamento do ciclo de vida.
• Proteção contra malware: A aplicação consistente de medidas de proteção em endpoints e serviços é essencial.
• Gerenciamento de atualizações de segurança: Mantenha uma linha de base aceitável para atualizações de software e para o gerenciamento do ciclo de vida.

Para medir a eficácia dos seus controles de governança, considere estas etapas:

1. Monitorar a conformidade: Use as ferramentas de relatórios e auditoria do Microsoft 365 para verificar regularmente a aderência às políticas de governança.
2. Revisar e adaptar: Avalie e atualize continuamente seu plano de governança para acompanhar as necessidades de negócios e as regulamentações em evolução.
3. Definir KPIs: Estabeleça indicadores-chave de desempenho para a adoção e o uso do Microsoft 365, a fim de medir a eficácia.

Ao ajustar sua governança para refletir os comportamentos reais, você capacita as pessoas a trabalhar com mais eficiência sem abrir mão da segurança. Essa abordagem proativa não só melhora a produtividade como também promove uma cultura de responsabilidade dentro da sua organização.

Mapear as atividades das equipes no Microsoft 365 pode aumentar significativamente a produtividade. Você pode usar ferramentas como logs de auditoria, métricas de colaboração e Skills Copilot para entender melhor o comportamento das suas equipes.

Implemente essas estratégias para simplificar a comunicação e melhorar a colaboração. Por exemplo, considere usar o recurso Intelligent Recap para simplificar a comunicação assíncrona.

Em seguida, veja estas etapas para otimizar o uso do Microsoft 365:

1. Configuração: Ajuste as definições para garantir relatórios de dados precisos.
2. Análise: Use o TenantDetective™ para obter recomendações personalizadas.
3. Verificação de integridade: Realize uma Verificação de integridade do Microsoft 365 para identificar pontos de melhoria.

Ao tomar essas medidas, você garante que sua organização aproveite ao máximo o investimento no Microsoft 365.

Perguntas frequentes

Quais ferramentas posso usar para mapear atividades no Microsoft 365?

Você pode usar ferramentas como Microsoft Teams, SharePoint, Planner e Power Automate para acompanhar e analisar as atividades das equipes com eficácia.

Como acesso os logs de auditoria no Microsoft 365?

Você pode acessar os logs de auditoria pelo centro de conformidade do Microsoft 365. Navegue até a seção "Auditoria" para visualizar as atividades e os eventos dos usuários.

Qual é a importância de analisar as proporções entre criação e uso?

Analisar essas proporções ajuda você a identificar quais documentos ou ferramentas sua equipe realmente usa. Essa percepção pode orientar melhorias nos fluxos de trabalho.

Como posso melhorar a colaboração na minha equipe?

Concentre-se em aprimorar a comunicação por meio do Microsoft Teams e do Outlook. Incentive reuniões regulares e use documentos compartilhados para um trabalho em equipe melhor.

O que são rótulos de confidencialidade e por que são importantes?

Os rótulos de confidencialidade classificam os dados de acordo com o nível de sensibilidade. Eles ajudam a proteger informações sensíveis controlando o acesso e as permissões de compartilhamento.

Como identifico lacunas entre a política e a realidade?

Realize auditorias regulares do comportamento dos usuários e compare-o com as políticas estabelecidas. Esse processo ajuda a identificar discrepâncias e a ajustar as configurações de acordo.

O que é governança adaptativa no Microsoft 365?

A governança adaptativa envolve ajustar suas políticas e controles com base no comportamento real dos usuários. Essa abordagem aumenta a segurança e, ao mesmo tempo, melhora a satisfação dos usuários.

Com que frequência devo revisar as políticas de governança do Microsoft 365?

Você deve revisar suas políticas de governança pelo menos a cada trimestre. Avaliações regulares garantem que suas políticas continuem relevantes e eficazes para atender às necessidades dos usuários.