Copilot Herda a Sua Bagunça: Modernizando o Microsoft 365 para IA com Richard Harbridge [MVP]

O Microsoft 365 Copilot não chega a um tenant limpo do Microsoft 365. Ele chega a um ambiente que as organizações vêm construindo há anos — cheio de sites do SharePoint, Teams, conteúdo do OneDrive, documentos duplicados, migrações históricas, contas de convidados, permissões inconsistentes, espaços de trabalho esquecidos, modelos de propriedade quebrados e conteúdo que ninguém revisa há anos.Na gestão tradicional do Microsoft 365, grande parte dessa dívida técnica podia permanecer relativamente oculta. A IA muda isso.Neste episódio do M365.FM, Mirko Peters conversa com Richard Harbridge, MVP da Microsoft e consultor do setor na ShareGate, sobre por que a prontidão para IA está fundamentalmente ligada à modernização e à governança do Microsoft 365.A conversa vai além da pergunta sobre como implantar o Copilot e se concentra em uma questão mais importante: que tipo de ambiente Microsoft 365 estamos realmente dando acesso à IA?

O COPILOT NÃO CRIA A BAGUNÇA — ELE A AMPLIFICA
Uma das ideias centrais dessa conversa é que o Microsoft Copilot não está necessariamente criando problemas de governança totalmente novos. Em vez disso, a IA torna os problemas existentes muito mais visíveis e consequentes.As organizações acumularam anos de decisões sobre permissões, compartilhamento, criação de espaços de trabalho, propriedade, migrações, acesso externo, conteúdo inativo e colaboração.Richard descreve esse acúmulo usando o conceito de “sprawl” (expansão desordenada).A expansão em si não é automaticamente ruim. Um número crescente de Teams, sites do SharePoint e outros recursos pode ser evidência de que as pessoas estão adotando o Microsoft 365 com sucesso.O problema começa quando esse crescimento acontece mais rápido do que a capacidade da organização de gerenciá-lo.Permissões temporárias tornam-se permanentes. Antigos espaços de colaboração continuam acessíveis. A propriedade muda. As estruturas de negócio evoluem. O conteúdo permanece online muito depois de seu propósito original ter desaparecido.O Copilot então opera sobre esse ambiente existente.

A EXPANSÃO DO MICROSOFT 365 VAI ALÉM DO TEAMS E DO SHAREPOINT
Quando as pessoas ouvem “expansão desordenada do Microsoft 365”, costumam pensar imediatamente em muitos Teams ou sites do SharePoint.Mas Richard argumenta que a expansão é multidimensional.As organizações podem sofrer com expansão de espaços de trabalho, expansão de permissões e acessos, problemas de propriedade, recursos inativos, problemas de ciclo de vida, complexidade administrativa, expansão de acesso condicional e, cada vez mais, expansão de integrações e conectores.A ascensão da IA acrescenta outra dimensão.Os ambientes do Microsoft 365 conectam cada vez mais dados, aplicações, sistemas de IA e agentes. Isso significa que as organizações precisam pensar além de cargas de trabalho individuais e começar a enxergar o Microsoft 365 como um ecossistema interconectado.A governança não pode mais ser tratada apenas como “governança do SharePoint” ou “governança do Teams”.

A LACUNA DE CONFIANÇA NA GOVERNANÇA DO MICROSOFT 365
Richard compartilha uma descoberta especialmente interessante da pesquisa da ShareGate.Uma porcentagem muito grande de líderes de TI afirma ter alta confiança na governança do seu Microsoft 365. No entanto, uma parcela significativa dessas mesmas organizações relata que o Copilot expôs conteúdo que os usuários provavelmente não deveriam conseguir descobrir — ou suspeita que isso possa ter acontecido, mas não sabe como verificar.Isso cria uma distinção importante entre ter controles de governança disponíveis e realmente ter um ambiente governado continuamente.Políticas, opções de configuração e controles administrativos, por si só, não garantem que uma organização compreenda seu estado atual no Microsoft 365.A IA pode expor essa lacuna muito rapidamente.

A MICROSOFT TORNOU A COLABORAÇÃO FÁCIL DEMAIS?
O Microsoft Teams, o SharePoint e o OneDrive têm sucesso em parte porque a Microsoft tornou a colaboração extremamente fácil.Mas a colaboração fácil também torna fácil criar mais recursos.Uma resposta que as organizações tradicionalmente usam é restringir a criação de espaços de trabalho. Richard explica por que isso, sozinho, não resolve o problema.Um espaço de trabalho criado hoje pode servir a um propósito totalmente diferente daqui a seis meses, um ano ou dois anos.Seus proprietários podem mudar.A organização pode se reestruturar.O projeto pode terminar.O conteúdo pode se tornar irrelevante.As pessoas que originalmente entendiam por que o espaço existia podem ter saído da empresa.Portanto, a governança não pode parar no provisionamento.As organizações precisam de processos de ciclo de vida, revisões, atestações e sinais que determinem continuamente se os recursos ainda são apropriados.

A GOVERNANÇA PRECISA SE TORNAR CONTÍNUA
Projetos pontuais de limpeza não são suficientes.Uma organização pode passar meses limpando seu ambiente do Microsoft 365 antes de implantar o Copilot, mas, sem governança contínua, os mesmos problemas voltarão gradualmente.Isso significa que as organizações precisam de processos repetíveis em torno de propriedade, permissões, inatividade, gestão de ciclo de vida, arquivamento e aposentadoria.O objetivo não é eliminar completamente a expansão do Microsoft 365.É transformar a expansão não gerenciada em expansão gerenciada.

POR ONDE AS ORGANIZAÇÕES DEVEM COMEÇAR ANTES DE ESCALAR O COPILOT?
Imagine uma empresa com 10.000 funcionários, milhares de sites do Teams e do SharePoint, anos de conteúdo acumulado e permissões inconsistentes.Por onde deveria começar?Richard recomenda analisar os tipos específicos de expansão e identificar onde a organização corre o maior risco.Para uma empresa, isso pode ser controle de acesso e compartilhamento excessivo.Para outra, pode ser conteúdo inativo e gestão de ciclo de vida.Para outra organização, identidades privilegiadas ou gestão administrativa podem representar o problema maior.Em vez de tratar a governança do Microsoft 365 como um enorme exercício de limpeza, as organizações podem dividir o problema em categorias mensuráveis e priorizar as áreas onde a melhoria mais importa.

A ADOÇÃO DO COPILOT DEVE SER BASEADA EM EQUIPES
A conversa também questiona um modelo tradicional de adoção de tecnologias da Microsoft.As organizações frequentemente implantam novas tecnologias por meio de “campeões” distribuídos.Richard argumenta que o Copilot se beneficia de um modelo de adoção mais orientado a equipes.Em vez de distribuir um pequeno número de licenças entre campeões não relacionados em toda a organização, as empresas podem se beneficiar ao saturar equipes com recursos de IA, para que as pessoas aprendam juntas, desenvolvam práticas compartilhadas e integrem o Copilot aos fluxos de trabalho colaborativos.A adoção de IA não se resume a dar a indivíduos mais uma ferramenta de produtividade.Ela muda a forma como as equipes trabalham juntas.

TORNANDO O RISCO DO MICROSOFT 365 MENSURÁVEL
Iniciativas de governança costumam ter dificuldade porque seu valor é difícil de comunicar aos líderes de negócio.A conversa explora o Risk Radar da ShareGate, projetado para ajudar as organizações a avaliar diferentes categorias de expansão do Microsoft 365, comparar a maturidade com benchmarks e entender quais áreas merecem atenção.Uma parte importante dessa abordagem é traduzir o risco de governança em termos financeiros.Em vez de pedir à liderança tempo e recursos simplesmente porque “precisamos de uma governança melhor”, as equipes de TI podem relacionar as melhorias ao custo potencial do risco não gerenciado.Isso torna a modernização e a governança do Microsoft 365 mais fáceis de posicionar como um investimento de negócio, e não apenas mais um projeto administrativo de TI.

OS AGENTES DE IA TORNAM A GOVERNANÇA AINDA MAIS IMPORTANTE
O Copilot é apenas parte da história.À medida que as organizações começam a criar e implantar mais agentes de IA, a governança se torna substancialmente mais complexa.Os agentes podem mudar com o tempo. Eles podem interagir com ferramentas, dados e outros sistemas. Sua propriedade pode se tornar pouco clara. As permissões podem evoluir, e as organizações eventualmente terão de lidar com a gestão do ciclo de vida dos agentes em escala.Quem é o dono de um agente?Quem o revisa?A quais recursos ele pode acessar?O que acontece quando seu proprietário original deixa a empresa?Quando um agente deve ser aposentado?Quando vários agentes devem ser consolidados?Essas perguntas são surpreendentemente parecidas com os problemas que as organizações já enfrentam com Teams, sites do SharePoint e outros recursos do Microsoft 365 — só que a IA aumenta tanto a velocidade quanto o potencial