Copilot наследует ваш беспорядок: модернизация Microsoft 365 для ИИ с Ричардом Харбриджем [MVP]

Microsoft 365 Copilot не появляется в чистом клиенте Microsoft 365. Он появляется в среде, которую организации строили на протяжении многих лет — полной сайтов SharePoint, Teams, содержимого OneDrive, дублирующихся документов, исторических миграций, гостевых учётных записей, непоследовательных разрешений, забытых рабочих пространств, нарушенных моделей владения и контента, который никто не проверял годами.При традиционном управлении Microsoft 365 большая часть этого технического долга могла оставаться относительно скрытой. ИИ меняет эту ситуацию.В этом выпуске M365.FM Мирко Питерс беседует с Ричардом Харбриджем, MVP Microsoft и industry advisor в ShareGate, о том, почему готовность к ИИ фундаментально связана с модернизацией и управлением Microsoft 365.Разговор выходит за рамки вопроса о том, как развернуть Copilot, и фокусируется на более важном вопросе: к какой среде Microsoft 365 мы на самом деле предоставляем доступ ИИ?

COPILOT НЕ СОЗДАЁТ БАРДАК — ОН ЕГО УСИЛИВАЕТ

Одна из центральных идей этого разговора заключается в том, что Microsoft Copilot не обязательно создаёт совершенно новые проблемы управления. Вместо этого ИИ делает существующие проблемы значительно более заметными и весомыми.Организации накопили годы решений, связанных с разрешениями, совместным доступом, созданием рабочих пространств, владением, миграциями, внешним доступом, неактивным контентом и совместной работой.Ричард описывает это накопление с помощью понятия «разрастания» (sprawl).Само по себе разрастание не является автоматически плохим. Растущее число Teams, сайтов SharePoint и других ресурсов может быть свидетельством того, что люди успешно внедряют Microsoft 365.Проблемы начинаются, когда этот рост происходит быстрее, чем способность организации им управлять.Временные разрешения становятся постоянными. Старые пространства для совместной работы остаются доступными. Владельцы меняются. Бизнес-структуры эволюционируют. Контент остаётся онлайн долгое время после того, как исчезло его первоначальное назначение.Затем Copilot работает поверх этой существующей среды.

РАЗРАСТАНИЕ MICROSOFT 365 ШИРЕ, ЧЕМ TEAMS И SHAREPOINT

Когда люди слышат «разрастание Microsoft 365», они часто сразу думают о слишком большом количестве сайтов Teams или SharePoint.Но Ричард утверждает, что разрастание многомерно.Организации могут сталкиваться с разрастанием рабочих пространств, разрастанием разрешений и доступа, проблемами владения, неактивными ресурсами, проблемами жизненного цикла, административной сложностью, разрастанием условного доступа и всё чаще — разрастанием интеграций и коннекторов.Появление ИИ добавляет ещё одно измерение.Среды Microsoft 365 всё чаще объединяют данные, приложения, системы ИИ и агентов. Это означает, что организациям нужно выходить за рамки отдельных рабочих нагрузок и начинать рассматривать Microsoft 365 как взаимосвязанную экосистему.Управление больше нельзя рассматривать исключительно как «управление SharePoint» или «управление Teams».

РАЗРЫВ МЕЖДУ УВЕРЕННОСТЬЮ И РЕАЛЬНОСТЬЮ В УПРАВЛЕНИИ MICROSOFT 365

Ричард делится особенно интересным выводом из исследования ShareGate.Очень большой процент ИТ-руководителей заявляют о высокой уверенности в своём управлении Microsoft 365. Однако значительная часть тех же организаций сообщает, что Copilot выявил содержимое, которое пользователи, по сути, не должны были бы обнаружить, — или подозревает, что это могло произойти, но не знает, как это проверить.Это создаёт важное различие между наличием доступных средств управления и реальным наличием непрерывно управляемой среды.Одних только политик, параметров конфигурации и административных средств контроля недостаточно, чтобы гарантировать, что организация понимает текущее состояние своего Microsoft 365.ИИ может очень быстро выявить этот разрыв.

НЕ СЛИШКОМ ЛИ ЛЁГКОЙ СДЕЛАЛА MICROSOFT СОВМЕСТНУЮ РАБОТУ?

Microsoft Teams, SharePoint и OneDrive добились успеха отчасти потому, что Microsoft сделала совместную работу чрезвычайно простой.Но простота совместной работы также упрощает создание новых ресурсов.Традиционным ответом организаций было ограничение создания рабочих пространств. Ричард объясняет, почему одного этого недостаточно.Рабочее пространство, созданное сегодня, через полгода, год или два может служить совершенно другой цели.Его владельцы могут смениться.Организация может реструктуризироваться.Проект может завершиться.Содержимое может утратить актуальность.Люди, которые изначально понимали, зачем существовало рабочее пространство, могут уйти.Поэтому управление не может ограничиваться этапом создания.Организациям нужны процессы жизненного цикла, периодические проверки, подтверждения и сигналы, которые постоянно определяют, остаются ли ресурсы уместными.

УПРАВЛЕНИЕ ДОЛЖНО СТАТЬ НЕПРЕРЫВНЫМ

Разовых проектов по очистке недостаточно.Организация может потратить месяцы на очистку своей среды Microsoft 365 перед развёртыванием Copilot, но без непрерывного управления те же проблемы постепенно вернутся.Поэтому организациям нужны повторяемые процессы, связанные с владением, разрешениями, неактивностью, управлением жизненным циклом, архивированием и выводом из эксплуатации.Цель состоит не в полном устранении разрастания Microsoft 365.Она заключается в том, чтобы превратить неуправляемое разрастание в управляемое.

С ЧЕГО ОРГАНИЗАЦИЯМ НАЧАТЬ ПЕРЕД МАСШТАБИРОВАНИЕМ COPILOT?

Представьте предприятие с 10 000 сотрудников, тысячами сайтов Teams и SharePoint, годами накопленного контента и непоследовательными разрешениями.С чего ему начать?Ричард рекомендует рассмотреть конкретные типы разрастания и определить, где организация несёт наибольший риск.Для одной компании это может быть контроль доступа и избыточное предоставление общего доступа.Для другой — неактивный контент и управление жизненным циклом.Для третьей организации большей проблемой могут стать привилегированные учётные записи или административное управление.Вместо того чтобы рассматривать управление Microsoft 365 как одну огромную очистку, организации могут разбить задачу на измеримые категории и расставить приоритеты для областей, где улучшения важнее всего.

ВНЕДРЕНИЕ COPILOT ДОЛЖНО ОСНОВЫВАТЬСЯ НА КОМАНДАХ

Разговор также ставит под сомнение одну традиционную модель внедрения технологий Microsoft.Организации часто развёртывают новые технологии через распределённых чемпионов.Ричард утверждает, что Copilot выигрывает от более командно-ориентированной модели внедрения.Вместо того чтобы распределять небольшое количество лицензий между разрозненными чемпионами по всей организации, компании могут получить выгоду, насыщая команды возможностями ИИ, чтобы люди учились вместе, вырабатывали общие практики и интегрировали Copilot в совместные рабочие процессы.Внедрение ИИ — это не только предоставление отдельным людям ещё одного инструмента для повышения продуктивности.Оно меняет то, как команды работают вместе.

КАК СДЕЛАТЬ РИСКИ MICROSOFT 365 ИЗМЕРИМЫМИ

Инициативы в области управления часто сталкиваются с трудностями, потому что их ценность трудно объяснить руководителям бизнеса.В разговоре рассматривается Risk Radar от ShareGate, созданный, чтобы помочь организациям оценивать различные категории разрастания Microsoft 365, сравнивать уровень зрелости с эталонными показателями и понимать, какие области требуют внимания.Важной частью этого подхода является перевод управленческого риска в финансовые термины.Вместо того чтобы просить руководство выделить время и ресурсы просто потому, что «нам нужно лучшее управление», ИТ-команды могут связать улучшения с потенциальной стоимостью неуправляемых рисков.Это упрощает позиционирование модернизации и управления Microsoft 365 как бизнес-инвестиции, а не очередного административного ИТ-проекта.

ИИ-АГЕНТЫ ДЕЛАЮТ УПРАВЛЕНИЕ ЕЩЁ ВАЖНЕЕ

Copilot — лишь часть картины.По мере того как организации начинают создавать и развёртывать всё больше ИИ-агентов, управление становится существенно сложнее.Агенты могут меняться со временем. Они могут взаимодействовать с инструментами, данными и другими системами. Их владение может стать неясным. Разрешения могут эволюционировать, и в конечном итоге организациям придётся заниматься управлением жизненным циклом агентов в масштабе.Кто владеет агентом?Кто его проверяет?К каким ресурсам он может получать доступ?Что произойдёт, когда его первоначальный владелец уйдёт?Когда агента следует вывести из эксплуатации?Когда несколько агентов следует объединить?Эти вопросы удивительно похожи на проблемы, с которыми организации уже сталкиваются в Teams, на сайтах SharePoint и других ресурсах Microsoft 365, — только ИИ увеличивает и скорость, и масштаб последствий.