Leitfaden zum Speicher von Teams-Aufzeichnungen

Von Mirko Peters · 2026-05-13 · Aktualisiert 2026-07-28

Erfahren Sie, wie Sie den Speicher von Teams-Aufzeichnungen einrichten, Datenschutz, Sicherheit und Barrierefreiheit berücksichtigen, Governance umsetzen und den Speicher im Praxisalltag nutzen.

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Der Speicher von Teams-Aufzeichnungen erfordert ein klar definiertes Geschäftsszenario, eine unterstützte Microsoft-365-Konfiguration und einen verantwortlichen Eigentümer. Beginnen Sie mit dem Ergebnis für den Benutzer, prüfen Sie die aktuellen Empfehlungen von Microsoft, testen Sie den Ansatz mit repräsentativen Benutzern und dokumentieren Sie die Entscheidung, bevor Sie breit ausrollen. So bleibt der Dienst zuverlässig, sicher und leichter zu betreuen.

Speicher von Teams-Aufzeichnungen: Praxis-Checkliste

• Definieren Sie den Anwendungsfall, den Verantwortlichen und das erwartete Ergebnis.
• Prüfen Sie Richtlinie, Berechtigungen, Lizenzierung und die Auswirkungen auf die Benutzer.
• Testen, dokumentieren und überprüfen Sie, bevor Sie skalieren.

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Zuletzt geprüft: Juli 2026.

Microsoft Teams hat die Zusammenarbeit in Besprechungen verändert, doch der eigentliche Wendepunkt ist der Speicherort Ihrer Aufzeichnungen. Teams-Besprechungsaufzeichnungen werden heute nicht mehr in Stream Classic gespeichert, sondern in OneDrive und SharePoint. Das bringt neue Kontrolle, Compliance und Übersicht über Ihre Videoinhalte. Diese Änderungen wirken sich auf alles aus, von Sicherheit und Freigabe bis hin zum Auffinden und Verwalten der aufgezeichneten Dateien.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Teams entscheidet, ob Besprechungsaufzeichnungen in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden, wer den Zugriff steuert und was das für die IT-Governance bedeutet. Außerdem zeigen wir, wie sich der Wechsel von Stream Classic zum neuen Modell auf die Benutzerfreundlichkeit, die Compliance und die langfristige Aufbewahrung auswirkt. Ob Sie gesetzliche Pflichten erfüllen oder Benutzern helfen, ihre Videos zu finden: Wenn Sie wissen, wie Teams OneDrive und SharePoint nutzt, können Sie eine schlanke und sichere Umgebung betreiben.

Wie Microsoft Teams Besprechungsaufzeichnungen in OneDrive und SharePoint speichert

Sie fragen sich, wohin die wichtige Teams-Besprechungsaufzeichnung eigentlich gelangt? Damit sind Sie nicht allein. Microsoft Teams nutzt Ihre Microsoft-365-Umgebung, vor allem OneDrive und SharePoint, um alle Besprechungsaufzeichnungen zu speichern. Der Speicherort hängt davon ab, welche Art von Besprechung Sie abgehalten haben und wie sie eingerichtet wurde. Private Besprechungen, spontane Anrufe und Kanalbesprechungen werden im Hintergrund unterschiedlich behandelt.

Warum ist das wichtig? Der Speicherort beeinflusst alles: wer eine Aufzeichnung wiedergeben kann, wie Sie sie freigeben oder einschränken, welche rechtlichen und Compliance-Pflichten gelten und sogar, wie viel Ihres Speicherkontingents belegt wird. Microsoft hat dieses System gezielt neu aufgebaut, um Organisationen mehr direkte Kontrolle über Zugriff, Aufbewahrung und Sichtbarkeit zu geben. Dafür nutzt es die volle Leistungsfähigkeit von OneDrive for Business und der Dokumentenverwaltung in SharePoint.

Dieses Verständnis der Architektur ist für IT-Administratoren ebenso wichtig wie für Benutzer im Alltag. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff haben, legen die passenden Richtlinien fest und steuern die Compliance-Risiken Ihrer Organisation mit mehr Sicherheit. Als Nächstes betrachten wir, wie OneDrive und SharePoint die Speicherung von Aufzeichnungen aufteilen, welche Folgen Microsofts großer Schritt weg von Stream Classic hat und was Sie in dieser neuen Welt über Video On Demand wissen sollten.

Teams-Speicher in OneDrive: Private Besprechungen und Gruppenanrufe

Wenn Sie eine Teams-Besprechung aufzeichnen, die keinem Kanal zugeordnet ist – etwa Einzelgespräche, private Gruppenbesprechungen oder spontane Anrufe –, wird die Aufzeichnung automatisch im OneDrive-Konto des Besprechungsorganisators gespeichert. Sie landet in der Regel in einem speziellen Ordner mit dem Namen „Recordings“ im OneDrive des Organisators.

Der Besprechungsorganisator wird zum offiziellen Eigentümer der Datei und kontrolliert damit die standardmäßigen Freigabeberechtigungen und Aufbewahrungseinstellungen. Standardmäßig erhalten alle eingeladenen Personen Anzeigezugriff. Der Organisator kann dies bei Bedarf jedoch erweitern oder einschränken. Die Berechtigungen werden wie bei jeder Standarddatei in OneDrive festgelegt. Die Freigabe innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation unterliegt daher den allgemeinen Freigaberichtlinien Ihrer Organisation.

Für Benutzer und Administratoren ist wichtig: Wird die Aufzeichnung in OneDrive gespeichert, wird sie auf das persönliche Speicherkontingent des Organisators angerechnet. Ist dieses Kontingent knapp, kann es zu Einschränkungen kommen, sodass keine neuen Aufzeichnungen mehr gespeichert werden können. Daher ist eine vorausschauende Kapazitätsplanung entscheidend.

Diese Struktur vereinfacht die Compliance: Jede Aufzeichnungsdatei erbt die Kontrollen für Data Loss Prevention, Aufbewahrung und eDiscovery, die mit OneDrive for Business verknüpft sind. Beachten Sie jedoch: Verlässt ein Benutzer das Unternehmen oder wird sein Konto gelöscht, können Aufzeichnungen verloren gehen, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinien oder Admin-Kontrollen eingerichtet sind. Wer diese Nuancen versteht, verliert geschäftskritische Aufzeichnungen nicht aus dem Blick.

Besprechungen in Kanälen und Speicherung von Teams-Aufzeichnungen in SharePoint

Wenn Sie eine Besprechung aufzeichnen, die in einem Microsoft Teams-Kanal geplant ist, landet die Aufzeichnung nicht in der persönlichen OneDrive eines Benutzers. Stattdessen wird sie automatisch in der SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert, die die gemeinsamen Dateien dieses Teams bereitstellt. Üblicherweise finden Sie sie im Ordner „Recordings“ innerhalb des Ordners des jeweiligen Kanals, etwa unter dem Pfad „Teamname > Kanalname > Recordings“.

Jeder, der Zugriff auf den Kanal hat, erhält automatisch Leserechte für die Aufzeichnung. Das entspricht von Beginn an den voreingestellten SharePoint-Berechtigungen des Teams. So können Projektteams oder Abteilungen ohne Aufwand zusammenarbeiten und Besprechungsinhalte erneut aufrufen, ganz ohne manuelle Freigabe.

Ein Vorteil der SharePoint-basierten Speicherung sind umfangreichere Verwaltungsfunktionen, etwa Metadaten-Tagging und die Integration in Inhaltsrichtlinien. Außerdem zählen die Aufzeichnungen auf das Speicherkontingent der Teamwebsite und nicht auf das Konto einer einzelnen Person. Wie sich private und freigegebene Kanäle in diesem Speicher-Workflow unterscheiden, erklären detaillierte Analysen wie dieser praxisorientierte Leitfaden oder dieser governance-orientierte Vergleich. Die Ordnerstruktur und das Berechtigungsmodell von SharePoint zu verstehen, ist entscheidend, um Überraschungen zu vermeiden, besonders wenn Sie mit sensiblen oder regulierten Inhalten arbeiten.

Teams-Aufzeichnungen: Vom Wechsel aus Stream Classic zu OneDrive und SharePoint

1. Ankündigung der Migration: Microsoft kündigte den Wechsel von Stream Classic an, wo Aufzeichnungen streng abgeschottet und schwer freizugeben waren, hin zu OneDrive und SharePoint. Damit folgt Microsoft einem modernen, dateibasierten Ansatz.
2. Zeitplan der Umstellung: Bei den meisten Mandanten werden neue Besprechungsaufzeichnungen seit Ende 2020 bis Anfang 2021 automatisch in SharePoint und OneDrive gespeichert. Aufzeichnungen in Stream Classic bleiben als Nur-Lese-Version zur Referenz erhalten.
3. Auswirkungen auf den Workflow: Benutzer greifen nun auf Aufzeichnungen wie auf reguläre Dateien zu. Sie profitieren dabei von besserer Freigabe, Suche und Sicherheitskontrollen, statt über die veraltete Stream-Oberfläche zu arbeiten.
4. Umgang mit älteren Dateien: Alte Aufzeichnungen verbleiben in Stream Classic. Bewährte Praxis ist es jedoch, alles Wichtige nach SharePoint bzw. OneDrive zu migrieren oder manuell herunterzuladen, um es langfristig verwalten zu können.
5. Langfristige Vorteile: Dieser Schritt ermöglicht schnellere Freigaben, verbesserte Berechtigungen und eine engere Integration mit Compliance- und Aufbewahrungstools. Zudem bietet er allen Benutzern bei Teams-Besprechungen eine vertrautere Oberfläche.

Video on Demand bei der Speicherung von Teams-Aufzeichnungen verstehen

Teams-Besprechungsaufzeichnungen nutzen die Möglichkeiten von Video on Demand (VoD) in vollem Umfang. Sobald eine Besprechung aufgezeichnet und in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist, kann jeder berechtigte Benutzer sie sofort abspielen, direkt in jedem Webbrowser. Große Dateien müssen weder heruntergeladen noch mit speziellen Playern geöffnet werden.

VoD ist ein großer Vorteil für verteilte Teams. Mitarbeitende in unterschiedlichen Zeitzonen oder im Außendienst können Besprechungen zu einem passenden Zeitpunkt nachholen, ohne dass die IT eingreifen muss. Alle Zugriffssteuerungen von OneDrive und SharePoint gelten weiterhin. Admins können die Nutzung also nachverfolgen oder die Wiedergabe bei Bedarf für die Compliance einschränken. Die browserbasierte Wiedergabe ermöglicht zudem das Anzeigen von Transkripten und beschleunigt die Suche, sowohl für Schulungen als auch für regulatorische Berichte.

Besprechungstypen und Speicherverhalten von Aufzeichnungen in Microsoft Teams

Nicht alle Microsoft Teams-Besprechungen sind gleich, besonders wenn es darum geht, wo ihre Aufzeichnungen landen. Private Anrufe, Gruppenbesprechungen, kanalbasierte Zusammenarbeit, Webinare und Town-Hall-Veranstaltungen lösen innerhalb von Microsoft 365 jeweils ein eigenes Speicher- und Zugriffsverhalten aus.

Das ist relevant, denn Speicherort und Berechtigungen hängen eng mit dem Kontext der Besprechung zusammen. Ob ein Einzel-Austausch, eine vertrauliche Abteilungsbesprechung oder ein öffentliches Webinar: Teams leitet Aufzeichnungen unterschiedlich weiter, damit genau die richtigen Personen Zugriff erhalten – nicht mehr und nicht weniger.

Als Nächstes schlüsseln wir die Details für jedes Szenario auf. Sie sehen, wie Teams zwischen OneDrive und SharePoint koordiniert und was das für die Wiedergabe, die Freigabe und die Compliance in Ihrer Organisation bedeutet. Wenn Sie die Speichermuster für jeden Besprechungstyp verstehen, können Sie Ihre Teams-Nutzung besser planen und späteren Problemen bei Zugriffen oder der Dokumentation vorbeugen.

Private Anrufe und Besprechungen mit einer Person: Speicherung in OneDrive

• Besprechungen mit einer Person und Gruppenanrufe: Aufzeichnungen werden im Ordner „Recordings“ im OneDrive des Organisators gespeichert. Sie sind nicht mit einem Teams-Kanal verknüpft.
• Sichtbarkeit für Teilnehmende: Alle eingeladenen Teilnehmenden erhalten standardmäßig Anzeigeberechtigung. Weitere Freigaben steuert der Organisator über die üblichen OneDrive-Einstellungen.
• Ad-hoc- oder nicht geplante Besprechungen: Ob Sie einen kurzen Anruf oder eine wiederkehrende Besprechung außerhalb von Kanälen durchführen, das Speicherverhalten bleibt gleich: Die Aufzeichnung landet im OneDrive des Organisators und belegt dessen Kontingent.
• Verwaltung durch Administratoren: IT-Administratoren behalten die Kontrolle über Aufbewahrungs-, Rechtsstreit- und Compliance-Richtlinien, die für Inhalte in OneDrive for Business gelten.

Besprechungsaufzeichnungen aus Kanälen werden in SharePoint gespeichert

Wenn Sie eine Besprechung in einem Teams-Kanal planen und aufzeichnen, landet die Aufzeichnung direkt auf der mit diesem Team verbundenen SharePoint-Website. Sie finden sie im Ordner „Recordings“ in der Bibliothek für Dokumente des Kanals, also an derselben Stelle, an der Ihr Team Dateien teilt.

Alle Kanalmitglieder können die Aufzeichnung abspielen, da sie Mitglieder der zugrunde liegenden SharePoint-Website sind. Freigaben und Berechtigungen werden zentral verwaltet, sodass Sie aufwendige Einzelfreigaben vermeiden. Der große Unterschied zur persönlichen OneDrive-Speicherung: Aufzeichnungen gehören nicht einzelnen Personen, sondern bleiben beim Kanal. Das eignet sich gut für langfristige Teamprojekte mit klar definierten Zugriffsgrenzen.

Einen genaueren Blick darauf, wie Teams und SharePoint zusammenarbeiten, insbesondere bei Dashboards und eingebettetem Inhalt, bietet dieser Vergleich von Teams und SharePoint für Dashboards.

Webinare und Town Halls: Aufzeichnung und Verteilung in Teams

Wenn Sie in Microsoft Teams ein Webinar oder eine Town Hall veranstalten, sind Reichweite und Bedeutung größer, und das verändert den Umgang mit den Aufzeichnungen. In der Regel speichert Teams die Aufzeichnung im OneDrive des Organisators oder auf der zugehörigen SharePoint-Website, je nachdem, ob die Veranstaltung mit einem Team bzw. Kanal verknüpft ist. Bei großen Veranstaltungen wird häufig SharePoint bevorzugt, weil es eine breitere Ansicht und eine bessere Verwaltung der Inhalte ermöglicht.

Organisatoren haben standardmäßig die Kontrolle über die Aufzeichnungsdatei und können sie großen internen Gruppen freigeben oder, vorbehaltlich der Unternehmensrichtlinie, auch extern zugänglich machen. Teams erlaubt außerdem, einfach einen Link zu erstellen oder die Aufzeichnung über die Freigabefunktionen von SharePoint zu verteilen. Das eignet sich für laufende Schulungen oder Compliance-Anforderungen.

Town-Hall-Aufzeichnungen sollten Sie unbedingt als wichtige Unterlagen der Organisation behandeln, die unter Umständen langfristig aufbewahrt werden und abgesichert sein müssen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Bewährt haben sich das Archivieren alter Aufzeichnungen, das Kennzeichnen nach Veranstaltungsart und Datum sowie die regelmäßige Überprüfung der Zugriffe, damit nur die richtigen Personen Zutritt haben. Durch die Inhaltsverwaltungsfunktionen von SharePoint lassen sich diese Dateien so schützen, dass sie dennoch für diejenigen auffindbar bleiben, die sie tatsächlich benötigen.

Berechtigungen und Freigabezugriff für Teams-Besprechungsaufzeichnungen

Der Zugriff auf Teams-Besprechungsaufzeichnungen richtet sich nach einer Kombination aus Besprechungstyp, Benutzerrollen und Speicherort. Sie können also nicht einfach davon ausgehen, dass jede Person alles ansehen darf. Microsoft hat die Berechtigungen so gestaltet, dass sie der Funktionsweise von Dateien in OneDrive oder SharePoint entsprechen. Zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten ergeben sich je nach Teilnahme an der Besprechung und Kanalmitgliedschaft.

Zu wissen, wer eine Aufzeichnung ansehen, herunterladen oder freigeben darf, ist sowohl für die Zusammenarbeit als auch für die Compliance entscheidend. Manchmal kontrolliert nur der Organisator den Zugriff, manchmal hat der gesamte Kanal ein Interesse daran. Externe Gäste bringen eine zusätzliche Ebene mit sich. Teams versucht, dies einfach zu halten, doch in der Praxis muss die IT oft eingreifen, um eine zu weitreichende Freigabe und Sicherheitsrisiken zu vermeiden.

In den folgenden Abschnitten sehen Sie, wie sich rollenbasierte Berechtigungen bei verschiedenen Aufzeichnungstypen auswirken und wie Sie den Zugriff für Personen außerhalb Ihrer Organisation sinnvoll erweitern oder einschränken.

Berechtigungen zum Ansehen von Aufzeichnungen und rollenbasierter Zugriff in Teams

• Organisator: Hat immer vollen Zugriff und volle Kontrolle. Der Organisator besitzt die Aufzeichnung und legt die Freigabe- und Downloadrechte fest.
• Teilnehmende (Besprechungen ohne Kanal): Können die Aufzeichnung standardmäßig ansehen, aber die Berechtigungen nicht ändern, sofern der Organisator dies nicht ausdrücklich gewährt.
• Kanalmitglieder: Erhalten sofort Anzeigezugriff auf Aufzeichnungen von Kanalbesprechungen, da die Berechtigungen von SharePoint vererbt werden.
• Externe Gäste: Können Aufzeichnungen nur dann aufrufen, wenn der Besitzer ihnen explizit einen Link freigibt, und nur, wenn Administratoren die externe Freigabe zulassen.
• Administratoren: Können den Zugriff mithilfe der Verwaltungstools von OneDrive, SharePoint und Teams prüfen und überschreiben, um Compliance und Sicherheit zu gewährleisten.

Externe Teilnehmende und Zugriff auf Teams-Aufzeichnungen

Externe Teilnehmende, also Personen außerhalb Ihrer Organisation, die an einer Teams-Besprechung teilnehmen, erhalten nach Ende der Besprechung nicht automatisch Zugriff auf die Aufzeichnung. Wenn Sie die Aufzeichnung mit ihnen teilen möchten, muss der Organisator oder ein Teambesitzer manuell einen freigegebenen Link erstellen und versenden. Ob externe Personen dann tatsächlich zugreifen können, hängt weiterhin von den Freigabeeinstellungen Ihrer Organisation für SharePoint und OneDrive ab.

In besonders streng kontrollierten Umgebungen kann die externe Freigabe vollständig deaktiviert sein. Dadurch können Außenstehende Aufzeichnungen weder ansehen noch herunterladen. Prüfen Sie in compliance-sensiblen Arbeitsumgebungen die Freigabeeinstellungen immer doppelt, und ziehen Sie dedicated externe Zusammenarbeitstools oder freigegebene Kanäle in Betracht, bei denen der externe Dateizugriff geregelt ist. So vermeiden Sie eine versehentliche Überfreigabe und behalten die Kontrolle über sensible Besprechungsinhalte.

Aufbewahrung, Compliance und eDiscovery für Besprechungsaufzeichnungen

Für Organisationen in regulierten Branchen oder für Unternehmen, die Wert auf eine saubere Datenverwaltung legen, darf die Verwaltung von Aufzeichnungen nicht dem Zufall überlassen werden. Aufbewahrungsbezeichnungen, Löschauslöser und das Auffinden von Aufzeichnungen sind genauso wichtig wie der Speicherort der Dateien. Microsoft Teams nutzt die Compliance-Funktionen von OneDrive und SharePoint, um sowohl routinemäßige als auch unerwartete rechtliche, datenschutzrechtliche oder interne Richtlinienanforderungen zu erfüllen.

Administratoren und Compliance-Verantwortliche brauchen Werkzeuge, mit denen sie sicherstellen, dass Aufzeichnungen nur so lange aufbewahrt werden, wie es erforderlich ist, und nicht länger. Außerdem müssen sie Inhalte auffinden oder bei Bedarf für Prüfungen oder Untersuchungen sperren können. Microsoft 365 bietet mehrere Möglichkeiten, diese Richtlinien im großen Maßstab zu automatisieren, egal ob es um die routinemäßige Verwaltung des Inhaltslebenszyklus oder um dringende eDiscovery-Fälle geht.

Im Folgenden finden Sie praxisnahe Ansätze, um Aufzeichnungen und Transkripte mit Bezeichnungen zu versehen, die Aufbewahrungsrichtlinien durchsetzen. Außerdem erfahren Sie, worauf es beim Suchen und Exportieren von Besprechungsvideos für rechtliche oder regulatorische Anforderungen ankommt. Die Grundlage, die Sie hier schaffen, sorgt dafür, dass Ihre Nutzung von Teams einer Prüfung standhält, ohne die IT oder Endbenutzer mit manuellen Schritten zu überlasten.

So wenden Sie Aufbewahrungsbezeichnungen auf Teams-Besprechungsaufzeichnungen an

1. Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch zuweisen: Richten Sie Microsoft Purview so ein, dass alle neuen Teams-Aufzeichnungen, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden, automatisch eine Aufbewahrungsbezeichnung erhalten. So geht nichts verloren.
2. Rechtliche Sperren unterstützen: Verwenden Sie Bezeichnungen, um Besprechungsaufzeichnungen und die zugehörigen Transkripte vor dem Löschen zu schützen, wenn eine rechtliche oder compliance-bezogene Notwendigkeit zur Aufbewahrung besteht.
3. Aufbewahrung oder Löschung auslösen: Konfigurieren Sie Bezeichnungen so, dass Dateien nach einem festgelegten Aufbewahrungszeitraum automatisch gelöscht werden. So steuern Sie die Speichernutzung und erfüllen regulatorische Anforderungen.
4. Verknüpfung mit übergreifenden Governance-Strategien: Weitere Informationen zu Datensicherheit und Richtlinienrahmen finden Sie in diesem ausführlichen Überblick zur Teams-Governance: Best Practices für die Teams-Governance.

eDiscovery für Aufzeichnungen und Transkripte in Microsoft Teams

Die eDiscovery-Tools von Microsoft 365 stellen sicher, dass Compliance-Beauftragte, Rechtsberater und Administratoren Teams-Besprechungsaufzeichnungen zusammen mit regulären Dokumenten und Nachrichten finden, prüfen und exportieren können. Jede Aufzeichnungsdatei und jedes Transkript, das in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist, wird vollständig indexiert. Sie können daher nach Benutzer, Besprechungstitel oder Schlüsselwörtern im Inhalt suchen.

Bei eDiscovery geht es nicht nur darum, ein einzelnes Video zu finden. Entscheidend ist, auf rechtliche oder regulatorische Anfragen schnell und zuverlässig zu reagieren. Administratoren legen Fälle an, definieren Suchbereiche und können Beweismittel mithilfe von rechtlichen Sperren sichern. Durch die vollständige Integration sind Teams-Aufzeichnungen genauso auffindbar und verwaltbar wie E-Mails und Dateien.

Administrative Kontrollen für Teams-Aufzeichnungen: Richtlinien, Kontingente und Automatisierung

Teams-Aufzeichnungen im großen Maßstab zu verwalten bedeutet mehr als nur Speicherplatz. Sie benötigen Transparenz, Kontrolle und Automatisierung für den täglichen Betrieb und für die langfristige Verwaltung. Microsoft 365 stellt IT-Administratoren leistungsstarke Werkzeuge bereit, um festzulegen, wer aufzeichnen darf, den verfügbaren Speicher zu steuern und Routineaufgaben mit PowerShell und der Power Platform zu automatisieren.

Administrative Kontrollen beginnen bei der Richtlinie: Wer darf die Aufzeichnung starten, und wie wird das für einzelne Teams oder Abteilungen durchgesetzt? Da Aufzeichnungen sowohl in OneDrive als auch in SharePoint erheblichen Speicherplatz belegen, ist außerdem eine sorgfältige Kapazitätsplanung unverzichtbar, besonders für Organisationen mit vielen videoreichen Besprechungen oder langen Aufbewahrungsfristen.

Automatisierungswerkzeuge sorgen schließlich für Ordnung bei Bereinigung, Überwachung und Compliance. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen für Teams-Aufzeichnungen gezielt anpassen, unliebsame Überraschungen bei Speicherlimits vermeiden und Automatisierung für eine intelligentere, weniger manuelle Governance nutzen, insbesondere wenn Sie Teams im Enterprise-Maßstab verwalten.

Teams-Richtlinien anpassen, um die Aufzeichnungsberechtigung zu steuern

IT-Administratoren können direkt im Teams Admin Center steuern, wer Besprechungen aufzeichnen darf. Über Teams-Richtlinien legen sie fest, welche Benutzer oder Gruppen Aufzeichnungen starten dürfen, und können in bestimmten Szenarien sogar die Genehmigung durch den Besitzer verlangen. Administratoren können die Einstellung „Cloudaufzeichnung zulassen“ pro Richtlinie erzwingen oder blockieren und so die Nutzung von Aufzeichnungen an die Governance-Anforderungen des Unternehmens anpassen.

Klare Richtlinien stellen sicher, dass nur autorisierte Rollen sensible Inhalte aufzeichnen und dass regulatorische Vorgaben unternehmensweit eingehalten werden. Diese Steuerung ist ein zentraler Baustein einer soliden Compliance-Strategie. Weitere Einblicke zur Governance in Teams finden Sie hier.

Aufzeichnungskontingente und Speicherkapazität für Teams-Aufzeichnungen planen

Teams-Aufzeichnungen, die in OneDrive und SharePoint gespeichert werden, zählen auf die jeweiligen Speicherkontingente. Für OneDrive erhält jeder Benutzer eine Standardzuteilung (in der Regel mindestens 1 TB), während der Speicher einer SharePoint-Website gemeinsam von allen Inhalten genutzt wird. Regelmäßige Aufzeichnungen von Besprechungen können den verfügbaren Platz schnell aufbrauchen, besonders bei langen oder videolastigen Sitzungen.

Wenn Kontingente ausgeschöpft sind, können neue Aufzeichnungen fehlschlagen oder ältere Aufzeichnungen nicht mehr verfügbar sein, sofern kein zusätzlicher Speicher erworben oder Dateien über Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden. Eine vorausschauende Planung umfasst die Prognose der Nutzung, die Einrichtung von Speicherwarnungen und die Anpassung Ihrer Speicherabonnements, wenn Besprechungsaufzeichnungen einen großen Teil Ihrer Zusammenarbeit ausmachen. Größere Organisationen und regulierte Branchen sollten außerdem die Abstimmung der Aufbewahrungspläne mit den Speicherprognosen überprüfen.

Microsoft 365-Aufzeichnungen mit PowerShell automatisiert verwalten

• Massenweise Aufzeichnungsberechtigungen: Verwenden Sie PowerShell-Skripte, um Aufzeichnungsfunktionen abteilungs- oder geschäftsbereichsübergreifend zuzuweisen oder zu aktualisieren, und sparen Sie sich so manuelle Arbeit.
• Berichte zur Speichernutzung: Automatisieren Sie die Erstellung von Berichten, die den von Aufzeichnungen belegten Speicher in OneDrive und SharePoint erfassen. Das unterstützt Sie bei der Kapazitätsprognose.
• Extraktion von Auditprotokollen: Rufen Sie Protokolle zu Zugriff und Freigabeverlauf von Aufzeichnungen ab, die bei Bedarf für Compliance- oder Sicherheitsprüfungen genutzt werden können.
• Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien: Lösen Sie automatisierte Aufbewahrungs- oder Löschprozesse für aufgezeichnete Dateien aus, um den Speicher im Griff zu behalten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
• Automatisierung des Lebenszyklus: Binden Sie Power Platform-Lösungen für ein robustes Lebenszyklusmanagement ein. Im Automatisierungsleitfaden finden Sie Ideen, wie Sie die Teams-Ausbreitung reduzieren und eine gute Governance sicherstellen.

Auswirkungen von OneDrive- und SharePoint-Speicher auf die Akzeptanz von Teams-Aufzeichnungen

Die Verlagerung von Teams-Besprechungsaufzeichnungen nach OneDrive und SharePoint ist nicht nur ein technisches Upgrade. Sie verändert, wie Benutzer diese Dateien im Alltag finden, verwalten und ihnen vertrauen. Was früher irgendwo in Stream lag, verhält sich nun wie jede andere Geschäftsdatei. Für Endbenutzer kann das ein Schock sein, sofern Sie sie nicht durch den Übergang begleiten.

Für Organisationen bedeutet das, das Onboarding der Benutzer bewusst anzugehen. Die Benutzer brauchen Klarheit bei der Navigation, der Ordnerstruktur und den Freigabeprozessen, besonders wenn sie an die alte Stream-Oberfläche gewöhnt sind. Es gibt eine Lernkurve, und ohne Schulung können Frustrationen die Akzeptanz bremsen oder sogar zu verlorenen Aufzeichnungen führen.

Mit klaren Best Practices und durchdachtem Change Management werden Teams-Aufzeichnungen besser auffindbar, sicherer und wertvoller. Metadaten, Suche und eine einheitliche Organisation schaffen die Grundlage für mehr Zufriedenheit der Benutzer und für Compliance. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, wie Sie das Onboarding reibungsloser gestalten und die Auffindbarkeit verbessern, damit alle – von Frontline-Mitarbeitenden bis zu Führungskräften – von gut zugänglichen, gut verwalteten Teams-Aufzeichnungen profitieren.

Onboarding und Schulung der Benutzer für neue Workflows zur Speicherung von Aufzeichnungen

Wenn Ihre Benutzer an Stream Classic gewöhnt sind, kann der Wechsel zu OneDrive und SharePoint verwirrend sein. Ein klares Onboarding ist unerlässlich: Zeigen Sie den Benutzern, wo sie ihre Aufzeichnungen finden, wie die Ordnerstruktur aufgebaut ist (etwa der Ordner „Aufzeichnungen“ in OneDrive oder auf der Website des Teams) und wie sie die integrierte Suche nutzen.

Bewährt hat sich, How-to-Anleitungen, Videoanleitungen und offene Q&A-Sitzungen anzubieten, um die neue Erfahrung verständlich zu machen. Laufende Kommunikation und einfache Spickzettel helfen enorm, Unsicherheiten abzubauen und alle schneller vertraut zu machen. Behandeln Sie Schulungen nicht als Nebensache. Wenn Sie sie priorisieren, wird aus einem holprigen Rollout ein produktiver Sprung nach vorn für Ihr gesamtes Unternehmen.

Auffindbarkeit von Teams-Aufzeichnungen in ODSP verbessern

• Einheitliche Benennungskonventionen: Verwenden Sie Besprechungstitel, Datumsangaben und einheitliche Bezeichnungen, damit sich Aufzeichnungen in OneDrive- und SharePoint-Bibliotheken leicht finden lassen.
• Metadaten nutzen: Fügen Sie Spalten für Abteilung, Referent oder Besprechungstyp hinzu – besonders in SharePoint –, um Suche und Kategorisierung zu verbessern.
• ODSP-Suchfunktionen nutzen: Ermutigen Sie die Benutzer, die Suchleisten in OneDrive und SharePoint auszuprobieren. Sie indizieren Titel, Transkripte und sogar gesprochene Schlüsselwörter für blitzschnelles Wiederfinden.
• Ordnerorganisation: Strukturieren Sie die Ordner „Aufzeichnungen“ nach Projekt, Abteilung oder Thema, um Unordnung zu reduzieren und gemeinsam genutzte Bereiche übersichtlicher zu gestalten.
• Tagging und Kommentare fördern: Lassen Sie die Benutzer Aufzeichnungen mit Tags oder beschreibenden Kommentaren versehen. Das steigert die Auffindbarkeit und den Wert für die Zusammenarbeit zusätzlich.

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