Microsoft 365 Retention vs. Backup: Was jeder IT-Verantwortliche wissen muss

Von Mirko Peters · 2026-08-19 · Aktualisiert 2026-09-13

Vergleichen Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Backup in Microsoft 365 im Hinblick auf Datenerhalt und Wiederherstellung. Erfahren Sie, welchen unterschiedlichen Zweck sie erfüllen, welche Grenzen sie haben und worauf Sie bei der Planung achten sollten.

Automatisch mit KI aus dem Originalbeitrag übersetzt. Englisches Original lesen

Klären wir gleich zu Beginn ein Missverständnis aus der Welt: Aufbewahrung und Backup in Microsoft 365 sind nicht dasselbe – egal, wie oft diese Begriffe miteinander verwechselt werden. Für IT-Verantwortliche und Administratoren entscheidet genau dieser Unterschied darüber, ob sie ruhig schlafen können oder mitten in der Nacht wegen eines Datenverlusts geweckt werden.

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 sorgen dafür, dass Daten über einen festgelegten Zeitraum erhalten bleiben – entweder aus Compliance-Gründen oder um Risiken zu verringern. Ein Backup dagegen ist Ihre Versicherung, wenn es darum geht, im Ernstfall alles wiederherzustellen: nach versehentlichem Löschen, nach einem Ransomware-Angriff oder nach einem Satz wie „Ups, ich wollte eigentlich das Postfach des Geschäftsführers nicht löschen.“

Dieser Artikel räumt mit gängigen Missverständnissen auf, zeigt, wo Risiken lauern, wenn Sie sich allein auf die Aufbewahrung verlassen, und hilft Ihnen dabei, eine Strategie für den Schutz Ihrer Cloud-Daten aufzubauen, mit der Ihr Unternehmen schnell wieder auf die Beine kommt. Wenn Ihr Ziel ist, Ihre Organisation sicher, compliance-konform und widerstandsfähig zu halten, dann ist es keine Kür, Aufbewahrung und Backup voneinander zu trennen – es ist eine Notwendigkeit.

Definitionen

Microsoft 365 Aufbewahrungsrichtlinien: Integrierte Governance-Steuerungen in Microsoft 365, die festlegen, wie lange Inhalte (E-Mails, Dateien, Teams-Chats, SharePoint, OneDrive) aufbewahrt oder gelöscht werden, um Compliance-, rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Aufbewahrungsrichtlinien erhalten Daten am ursprünglichen Speicherort, verhindern die endgültige Löschung und können Inhalte automatisch löschen, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Microsoft 365 Backup: Ein separates Verfahren oder eine Drittanbieterlösung, die unabhängige, wiederherstellbare Kopien von Microsoft-365-Daten (Postfächer, OneDrive, SharePoint-Websites, Teams-Daten usw.) erstellt. So wird eine Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt nach versehentlichem Löschen, Beschädigung, Ransomware oder anderen Datenverlustereignissen ermöglicht. Backups werden in der Regel außerhalb des primären Microsoft-365-Mandanten gespeichert.

Kurze Erläuterung und zentrale Unterschiede

• Zweck: Aufbewahrungsrichtlinien dienen der Compliance und dem Erhalt von Daten am ursprünglichen Speicherort. Backups dienen der betrieblichen Wiederherstellung und dem Zurücksetzen von Daten auf einen früheren Stand.
• Umfang: Aufbewahrung gilt innerhalb der Microsoft-365-Dienste und steuert den Lebenszyklus der Daten. Backups erstellen separate Kopien, die extern oder getrennt vom Live-Dienst gespeichert werden.
• Wiederherstellung: Aufbewahrung sichert Inhalte, ist aber nicht für vollständige Wiederherstellungen zu einem bestimmten Zeitpunkt oder für die Massenwiederherstellung ausgelegt. Backup-Lösungen unterstützen granulare Wiederherstellungen und Wiederherstellungen zu einem bestimmten Zeitpunkt (einzelne Elemente, Postfächer, Websites).
• Schutz vor Bedrohungen: Aufbewahrung schützt vor vorzeitigem Löschen und erfüllt Anforderungen an gesetzliche Sperren (Legal Hold). Sie bietet jedoch keinen zuverlässigen Schutz vor Kontokompromittierung oder Ransomware, die Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen verändert. Backups bieten dagegen Resilienz gegenüber Ransomware, versehentlichen Änderungen und mandantenweiten Vorfällen, indem sie saubere Kopien wiederherstellen.
• Aufbewahrungsdauer und Löschung: Aufbewahrungsrichtlinien können Daten für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume vorhalten und anschließend automatisch löschen. Backups bewahren Snapshots gemäß den Richtlinien des Backup-Anbieters und den Aufbewahrungsplänen auf, unabhängig von den Aufbewahrungseinstellungen in Microsoft 365.
• Verantwortung: Microsoft stellt die Plattform und native Compliance-Werkzeuge bereit (Modell der geteilten Verantwortung), garantiert jedoch nicht für alle Wiederherstellungsszenarien Backups auf Anwendungsebene. Kunden sind für ihre eigene Backup-Strategie verantwortlich und nutzen für eine umfassende Wiederherstellung häufig Backup-Anbieter von Drittanbietern.

Wann welches Verfahren eingesetzt werden sollte

• Nutzen Sie Aufbewahrungsrichtlinien, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten, eDiscovery und Anforderungen an Legal Holds zu erfüllen, während die Daten am ursprünglichen Speicherort zugänglich bleiben.
• Setzen Sie Backups ein, wenn Sie eine Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, sich gegen Ransomware und Benutzerfehler schützen wollen oder Daten außerhalb des Aufbewahrungsmodells von Microsoft 365 wiederherstellen müssen.

Der eigentliche Unterschied zwischen Microsoft 365 Aufbewahrung und Backup

Unternehmen weltweit stolpern immer wieder über die Begriffe Aufbewahrung und Backup in Microsoft 365, und ehrlich gesagt ist das gut nachvollziehbar. Microsoft stellt in den Admin Centern eine ganze Reihe von Werkzeugen bereit – Bezeichnungen, Richtlinien, Archivierungsfristen –, aber wer diese mit einer durchgängigen Lösung für Wiederherstellung und Datenschutz verwechselt, provoziert Probleme.

Die Verwirrung beginnt meist dann, wenn Menschen das Wort „aufbewahren“ lesen und annehmen, dass Daten für immer sicher sind, zumindest aber „sicher genug“. Was passiert aber tatsächlich, wenn ein Benutzer eine wichtige Datei endgültig löscht, ein Phishing-Angriff ein Postfach leert oder Sie plötzlich Inhalte aus SharePoint wiederherstellen müssen, die außerhalb des Aufbewahrungszeitraums liegen?

Dieser Abschnitt räumt mit dem technischen Rauschen auf. Sie erfahren, wo Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinien beginnen und enden und wo ein Sicherheitsgurt (also ein Backup!) unverzichtbar ist. Viele hören „Aufbewahrung“ und „Backup“ und denken: „Ja, das ist doch dasselbe, oder?“ Diese einfache Verwechslung kann jedoch zu tagelangen Ausfällen oder sogar zu einem nicht bestandenen Compliance-Audit führen.

Bevor Sie Ihren Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs erstellen, sollten Sie genau wissen, was diese Werkzeuge leisten und was nicht. Als Nächstes erläutern wir die Grundlagen, wie Aufbewahrung und Backup tatsächlich funktionieren, und was das für Ihren täglichen Betrieb bedeutet.

Was Aufbewahrung in Microsoft 365 wirklich bedeutet

Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinien legen Regeln fest, wie lange E-Mails, Dokumente und Chats erhalten bleiben sollen oder wann sie bewusst gelöscht werden. Diese Richtlinien helfen Organisationen, Geschäftsdaten aus rechtlichen, regulatorischen oder betrieblichen Gründen zu behalten, zu löschen oder zu archivieren, meist auf Basis bestimmter Zeiträume oder Bedingungen.

Die Aufbewahrung funktioniert, indem Inhalte markiert werden, sodass sie auch dann erhalten bleiben, wenn ein Benutzer sie zu löschen versucht. Unantastbar sind die Daten dadurch aber nicht. Wenn der Aufbewahrungszeitraum endet oder sich Richtlinien ändern, können Elemente weiterhin bereinigt werden. Und jetzt kommt der entscheidende Punkt: Aufbewahrungsrichtlinien erstellen keine separaten Sicherungskopien. Wenn Daten außerhalb des festgelegten Zeitraums endgültig gelöscht werden, lassen sie sich über die Aufbewahrung nicht wiederherstellen. Einen genaueren Blick auf verwandte Ziele in den Bereichen Data Governance und Compliance werfen Sie in diesem Podcast-Überblick über Data Loss Prevention (DLP) in Microsoft 365 und Strategien für Produktivität.

Aufbewahrung versus Backup: Die einfache Wahrheit für den Alltagsbetrieb

Im IT-Alltag gilt im Kern Folgendes: Die Aufbewahrung sorgt dafür, dass Inhalte für eine bestimmte Zeit auffindbar bleiben, und zwar auf Basis der Regeln, die Sie festlegen. Ein Backup stellt dagegen sicher, dass Sie verlorene oder beschädigte Daten tatsächlich zurückholen können, oft von einem vollständig getrennten, sicheren Speicherort.

Wenn ein Mitarbeiter endgültig löscht und Sie sich noch innerhalb des Aufbewahrungszeitraums befinden, sind Sie möglicherweise gut aufgestellt: Das Element lässt sich noch zurückholen, aber nur, wenn die Richtlinie es abdeckt, und nur so lange das Zeitfenster offen ist. Schließt sich dieses Fenster jedoch, oder werden Dateien außerhalb der Richtlinie gelöscht, hilft die native Wiederherstellung nicht weiter. Ein Backup ist Ihre letzte Verteidigungslinie und macht eine Wiederherstellung nach dem „Point of no Return“ möglich.

Wenn die Aufbewahrung enttäuscht: Warum sie allein Ihr Unternehmen nicht schützt

Wer sich allein auf Aufbewahrungsrichtlinien verlässt, macht sein Unternehmen für eine Reihe realer Katastrophen angreifbar. Versehentliche oder absichtliche Löschungen, beschädigte Inhalte oder Ransomware-Angriffe können das Sicherheitsnetz der Aufbewahrung umgehen, besonders wenn Probleme nicht rechtzeitig erkannt werden oder Einstellungen falsch konfiguriert sind.

Die Aufbewahrung ist nur so stark wie die Regeln, die Sie festgelegt haben, und sie kann nicht immer menschliche Fehler, Synchronisierungsprobleme oder böswillige Insider abfangen. Ohne mehrschichtigen Schutz kann ein einfaches Versäumnis dazu führen, dass geschäftskritische oder für die Compliance relevante Daten endgültig verloren sind. Wie in dieser Diskussion über Governance-Fehler in Microsoft 365 herausgestellt wird, führen zersplitterte Zuständigkeiten oft zu Lücken, die die Aufbewahrung allein nicht schließen kann. Deshalb ist ein Backup nicht „optional“, sondern unverzichtbar.

Microsoft 365 Aufbewahrung versus Backup: Vor- und Nachteile

Diese Liste vergleicht Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft 365 mit Drittanbieter- oder nativen Backups, damit Sie entscheiden können, welcher Ansatz oder welche Kombination zu Ihren Anforderungen passt.

Aufbewahrungsrichtlinien (Microsoft 365 Aufbewahrung)

Vorteile

• In Microsoft 365 integriert: Für viele Aufbewahrungsfunktionen ist keine separate Bereitstellung oder zusätzliche Software erforderlich.
• Compliance-orientiert: Entwickelt, um regulatorische Anforderungen und rechtliche Aufbewahrungspflichten mit detaillierten Aufbewahrungseinstellungen zu erfüllen.
• Bewahrt gelöschte oder geänderte Inhalte: Elemente können auch nach dem Löschen durch Benutzer erhalten bleiben, um eDiscovery- und Prüfungsanforderungen zu erfüllen.
• Über Microsoft-Dienste hinweg integriert: Funktioniert mit Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und weiteren Microsoft-Workloads.
• Richtlinienbasierte Automatisierung: Zentrale Verwaltung und automatisierte Aufbewahrungszyklen reduzieren manuelle Aufgaben.

Nachteile

• Keine echte Backup-Lösung: Aufbewahrung dient dazu, Daten für Compliance-Zwecke zu erhalten. Sie ersetzt keine Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt und keine langfristige Archivierung über die Grenzen der Richtlinie hinaus.
• Eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen: Die Wiederherstellung ist oft grob granular und unterstützt nicht immer so einfach Wiederherstellungen zu einem bestimmten Zeitpunkt oder einzelner Elemente wie Backup-Tools.
• Umfang und Grenzen der Aufbewahrung: Einige Aufbewahrungsfunktionen unterliegen Lizenz- oder Speicherbeschränkungen und decken möglicherweise nicht jedes Szenario oder jede Workload ab.
• Risiko durch Fehlkonfiguration: Falsch konfigurierte Richtlinien können zu einer Überaufbewahrung (Kosten- und Compliance-Risiken) oder zu einer Unteraufbewahrung (Datenverlust) führen.
• Kein Schutz vor massenhaften böswilligen Änderungen: Ransomware oder massenhafte Datenbeschädigung lassen sich ohne robuste Backup-Snapshots oder Kopien, die vom primären Mandanten getrennt sind, nur schwer bereinigen.

Backup (Drittanbieter- oder native Backup-Lösungen)

Vorteile

• Echte Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt: Ermöglicht die granulare Wiederherstellung von Postfächern, Dateien, Websites und einzelnen Elementen auf bestimmte Datums- und Uhrzeitpunkte.
• Schutz vor Benutzerfehlern und Ransomware: Isolierte Kopien verringern das Risiko durch versehentliches Löschen, Beschädigung oder Angriffe auf die Hauptumgebung.
• Langfristige und externe Aufbewahrung: Viele Backup-Lösungen unterstützen anpassbare Aufbewahrungszeiträume und Speicherung außerhalb des Standorts, unabhängig von den Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft 365.
• Breite Wiederherstellungsoptionen: Wiederherstellung auf Elementebene, Ordnerebene, Postfachebene und Mandantenebene mit flexiblen Export- und Rehydrierungs-Workflows.
• Unabhängig von der Mandantenkonfiguration: Backups bleiben verfügbar, selbst wenn Aufbewahrungsrichtlinien geändert oder Mandanteneinstellungen kompromittiert wurden.

Nachteile

• Zusätzliche Kosten und Verwaltungsaufwand: Erfordert den Kauf, die Konfiguration und die Pflege von Backup-Software oder -Diensten.
• Komplexe Integration: Möglicherweise werden Connectoren, API-Berechtigungen und laufende Updates benötigt, damit die Lösung mit Änderungen in Microsoft 365 kompatibel bleibt.
• Kein Ersatz für Compliance-Richtlinien: Backups dienen dem operativen Schutz und erfüllen ohne ergänzende Aufbewahrungsrichtlinien möglicherweise nicht alle Verpflichtungen aus Legal Holds oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Mögliche Leistungs- und Speicherkosten: Häufige Backups und lange Aufbewahrungszeiten erhöhen den Speicherbedarf und unter Umständen die Bandbreitennutzung.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Die Nutzung eines Drittanbieters schafft eine Abhängigkeit von dessen Verfügbarkeit, Sicherheitspraktiken und Richtlinien zur Datenverarbeitung.

Empfohlenes Vorgehen

• Verwenden Sie Aufbewahrungsrichtlinien, um die Anforderungen an Compliance, Legal Holds und gesetzliche Vorgaben innerhalb von Microsoft 365 zu erfüllen.
• Verwenden Sie Backup-Lösungen für den operativen Wiederanlauf, Wiederherstellungen zu einem bestimmten Zeitpunkt sowie den Schutz vor Ransomware, versehentlichem Löschen und Fehlkonfigurationen des Mandanten.
• Kombinieren Sie beides: Aufbewahrung für die Compliance und unabhängige Backups für flexible Wiederherstellungen und zusätzlichen Schutz.

Das Modell der geteilten Verantwortung von Microsoft: Sind Sie wirklich geschützt?

Einer der größten Mythen der Cloud-Sicherheit lautet, dass sich mit dem Umstieg auf Microsoft 365 alle Probleme mit dem Datenschutz von selbst erledigen, weil Microsoft sich „darum kümmert“. Das Modell der geteilten Verantwortung von Microsoft stellt jedoch klar, worum es geht: Microsoft gewährleistet die Verfügbarkeit und Betriebszeit seiner Plattform. Die eigentliche Sicherheit, Sicherung und Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten liegt jedoch bei Ihnen.

Microsoft schützt den Dienst, d. h. Exchange, SharePoint und Teams bleiben in Betrieb. Microsoft garantiert jedoch nicht die Wiederherstellung der Geschäftsdaten nach Verlustereignissen wie versehentlichem Löschen, Malware, Ransomware oder einem Compliance-Fehler. Erwarten Ihre Geschäftsleitung, Ihre Rechtsabteilung oder Ihre Aufsichtsbehörden, dass Daten schnell und zuverlässig wiederhergestellt werden, liegt diese Aufgabe bei Ihnen und nicht bei Microsoft.

Dieser Abschnitt beleuchtet diese unscharfen Grenzen. Wer weiß, was Microsoft schützt und was eine eigene Strategie erfordert, kann Lücken schließen, die den Betrieb lahmlegen könnten. Wenn Sie tiefer in die subtilen Compliance-Fallstricke bei der Umsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien einsteigen möchten, hören Sie sich diesen Podcast über Compliance-Drift in Microsoft 365 an.

Warum Aufbewahrung in Microsoft 365 keine Backup-Lösung ist

Es lohnt sich, das noch einmal zu betonen: Die offizielle Haltung von Microsoft ist eindeutig. Aufbewahrung ist kein Backup-Werkzeug. Aufbewahrung regelt lediglich, wie lange Daten verfügbar bleiben, vor allem um Compliance- und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Sie erstellt keine unabhängigen oder isolierten Kopien, und sie ermöglicht es nicht, ganze Postfächer, Websites oder Mandanteninhalte auf einen Zeitpunkt vor einem Angriff oder einer Malware-Infektion zurückzusetzen.

Ein Backup stellt sicher, dass eine separate, wiederherstellbare Kopie Ihrer Daten existiert, selbst wenn die primären Systeme von Microsoft oder Ihre Administratoreinstellungen ausfallen. Weitere Einblicke in die Organisation von Verantwortlichkeiten und Governance in Microsoft 365 finden Sie in diesem praxisnahen Überblick zu Datenzugriff und Verantwortlichkeit.

Was ein echtes Microsoft-365-Backup ausmacht: Die wichtigsten Kernfunktionen

Kommen wir zum Kern der Sache: Nicht alle Backup-Lösungen sind gleich, und schon gar nicht gleichwertig mit Aufbewahrungsrichtlinien. Ein Backup für Microsoft 365 auf Unternehmensniveau muss weit mehr leisten, als nur „eine Kopie zu speichern“. Es muss von den Produktivdaten isoliert sein, Unveränderbarkeit garantieren (damit niemand die Backups manipulieren kann), eine unabhängige Speicherung außerhalb der Microsoft-Cloud ermöglichen und es Teams erlauben, Wiederherstellungen regelmäßig zu testen, ohne Bedenken haben zu müssen.

Die Funktionen einer echten Backup-Lösung entscheiden darüber, ob Sie eine schnelle, vollständige Wiederherstellung erreichen oder nach einem Sicherheitsvorfall bzw. einem falschen Klick in Panik geraten. Und wenn Ihre Lösung nicht regelmäßig getestet wird, verlassen Sie sich auf Glück statt auf eine Strategie. Dieser Abschnitt beschreibt die Funktionen, die Sie für einen echten Schutz abhaken sollten, damit Sie erkennen, was fehlt, und die Lücken schließen, bevor der Ernstfall eintritt.

Fünf Backup-Funktionen, die über Aufbewahrung hinausgehen

• Isolation: Backups werden getrennt von Ihren Microsoft-365-Hauptdaten gespeichert und sind so vor Angreifern oder versehentlichem Löschen geschützt.
• Unveränderbarkeit: Einmal gesicherte Daten können nicht mehr verändert oder gelöscht werden, was hilfreich ist, falls jemand versucht, seine Spuren zu verwischen.
• Testbare Wiederherstellung: Sie können die Wiederherstellung regelmäßig testen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen, und wissen so, dass sie funktioniert, wenn Sie sie brauchen.
• Unabhängige Speicherung: Backup-Kopien werden außerhalb der Infrastruktur von Microsoft aufbewahrt. Das bietet ein zusätzliches Sicherheitsnetz, falls der primäre Dienst ausfällt.
• Versionierung: Mehrere Backup-„Snapshots“ ermöglichen es Ihnen, zu verschiedenen Zeitpunkten zurückzukehren, nicht nur zur neuesten Version.

Warum Wiederherstellungstests genauso wichtig sind wie die Backups selbst

Ein Backup zu haben ist eine Sache. Wenn Sie aber nicht verlässlich daraus wiederherstellen können, sind Sie einen Vorfall davon entfernt, eine unangenehme Realitätsprüfung zu erleben. Regelmäßige Wiederherstellungstests zeigen, dass Ihr Backup nicht nur auf dem Papier existiert, sondern im Ernstfall tatsächlich funktioniert.

Wiederherstellungstests helfen außerdem zu prüfen, ob Ihre Backup-Kopien nicht beschädigt, veraltet oder ohne wichtige Inhalte sind. Compliance-Prüfer und Geschäftsführung wollen gleichermaßen Nachweise, dass Ihre Backups funktionieren, und nicht nur, dass sie vorhanden sind. Wie die praktische Seite quartalsweiser Wiederherstellungsübungen aussieht, erfahren Sie in diesem Leitfaden zu Wiederherstellungstests für Microsoft 365.

Aufbewahrung und Backup in der Praxis: Reale Szenarien für Microsoft 365

Den echten Unterschied zwischen Aufbewahrung und Backup erkennt man in dem Moment, in dem tatsächlich etwas schiefgeht. Denken Sie an Ransomware, an den gutgemeinten Fehler einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters oder an eine falsch konfigurierte externe Freigabe, die kritische SharePoint-Dateien offenlegt oder löscht. Theorie und Versprechen helfen wenig, wenn geschäftskritische Daten unter Zeitdruck wiederhergestellt werden müssen.

Dieser Teil des Leitfadens zeigt, was bei einem Vorfall tatsächlich passiert. Sie sehen, wie sich Aufbewahrung und Backup unter Druck verhalten, welche Lösung im entscheidenden Moment Ergebnisse liefert und wo Sie ungeschützt sein könnten. Das sind keine Panikmacherei, sondern alltägliche Risiken, denen Microsoft-365-Kunden ausgesetzt sind. Wie gut Ihre Lösungen standhalten, kann in einer Krise über Tage (oder sogar Arbeitsplätze) entscheiden.

Sie möchten die Angriffstechniken und den Ablauf der Reaktion auf Vorfälle verstehen? Die Analyse der Angriffskette für Microsoft 365 ist dafür eine sehr gute Ergänzung.

Was passiert, wenn Ransomware OneDrive trifft

Wenn Ransomware OneDrive angreift, verschlüsselt sie häufig alle zugänglichen Dateien, einschließlich aller Inhalte, die mit den Desktops der Benutzer synchronisiert sind. Aufbewahrungsrichtlinien „machen“ verschlüsselte Dateien nicht rückgängig; sie bewahren lediglich Versionen auf, die möglicherweise bereits überschrieben wurden. In den meisten Fällen können Sie keine sauberen Daten wiederherstellen, wenn sowohl die aktiven als auch die aufbewahrten Versionen kompromittiert sind.

Ein richtiges Backup liefert Ihnen eine sichere Kopie, die getrennt von OneDrive gespeichert wird. So können Sie alles schnell und zuverlässig in den Zustand vor dem Angriff zurücksetzen. Hinweise zu erweitertem Bedrohungsschutz und Richtlinien finden Sie in diesen Microsoft-365-Sicherheitsempfehlungen: So sichern Sie Microsoft 365, ohne Nutzer zu frustrieren.

So stellen Sie gelöschte SharePoint-Dateien wieder her und was Sie erwarten können

Versehentlich gelöschte SharePoint-Dateien lassen sich manchmal aus dem Papierkorb wiederherstellen, allerdings nur, wenn Sie den Verlust bemerken, bevor das standardmäßige Aufbewahrungsfenster abläuft (in der Regel 93 Tage). Danach ist ein Eingreifen des Administrators schwierig und eine vollständige Wiederherstellung nicht garantiert.

Mit Backups können Sie dagegen genau die Daten abrufen, die Sie benötigen, selbst wenn Dateien verschwunden sind oder Versionen vor Monaten verloren gegangen sind. Einblicke in die SharePoint-Governance und die Frage, warum Dataverse für komplexe Daten das bessere Fundament sein kann, bietet diese Analyse zu SharePoint und Dataverse in Sachen Governance.

Vergleichstabelle für Vorfälle: Wiederherstellung über Aufbewahrung versus Backup

• Wiederherstellungsgeschwindigkeit: Backup-Wiederherstellungen erfolgen oft mit wenigen Klicks, während Wiederherstellungen über die Aufbewahrung besonders bei großen Datenmengen langsam und manuell sein können.
• Zuverlässigkeit: Ein Backup liefert konsistente, vorhersagbare Ergebnisse. Die Aufbewahrung kann versagen, wenn Fristen verpasst oder Richtlinien nicht korrekt angewendet werden.
• Vollständigkeit der Daten: Ein Backup stellt vollständige Dateien, Postfächer oder ganze Websites wieder her. Die Aufbewahrung bietet unter Umständen nur teilweise, neuere oder inkonsistente Versionen.
• Administrationsaufwand: Backup-Lösungen vereinfachen den Prozess. Für die Aufbewahrung sind oft zeitaufwendige Suchen und manuelle Exporte nötig.

Eine praxisnahe Backup-Strategie für Microsoft 365 entwickeln

Jetzt geht es ans Eingemachte. Eine durchdachte Backup-Strategie für Microsoft 365 beginnt damit, zu verstehen, was Ihr Unternehmen benötigt, festzulegen, was eine „ausreichende“ Wiederherstellung bedeutet, und die passende Lösung auf Ihre tatsächlichen Risiken abzustimmen.

Hier zeigen wir IT-Verantwortlichen Schritt für Schritt, wie sie Erwartungen festlegen, auf Schlagworte verzichten und praxistaugliche Werkzeuge auswählen, die tatsächlich liefern. Sie legen Ihren Recovery Point Objective (RPO, also wie viele Daten Sie höchstens verlieren dürfen) und Ihren Recovery Time Objective (RTO, also wie schnell Sie die Daten zurückbrauchen) in verständlichen Worten fest, damit Geschäftsführung und IT-Teams auf einen gemeinsamen Stand kommen.

Außerdem sehen Sie, wie sichere, isolierte Backups und regelmäßige Tests Ihren Plan verlässlich machen, statt ihn auf Vermutungen zu stützen. Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Governance scheitern kann, wenn Automatisierung und Aufsicht fehlen? Die referenzierte Seite ist derzeit nicht verfügbar. Weitere Inhalte und Podcasts zu Microsoft 365 finden Sie auf der Startseite.

Recovery Point und Recovery Time Objectives ohne Fachchinesisch

RPO, der Recovery Point Objective, beantwortet nur die Frage: „Wie viel aktuelle Arbeit könnten wir im Ernstfall verlieren?“ RTO, der Recovery Time Objective, lautet: „Wie schnell brauchen wir unsere Daten zurück, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden?“

Offene, geschäftsorientierte Gespräche und klare Zielwerte vereinfachen Planung, Budgetierung und Verantwortlichkeit für alle Beteiligten, nicht nur für die IT.

Isoliertes und testbares Backup implementieren

• Unabhängige Lösung wählen: Setzen Sie Backup-Tools ein, die Daten außerhalb von Microsoft 365 speichern. So schließen Sie die Lücke bei systemischen Ausfällen oder Angriffen.
• Isolation erzwingen: Halten Sie Backup-Daten getrennt von produktiven Systemen. Dabei gelten ähnliche Prinzipien wie bei Zero-Trust-Strategien in Microsoft 365.
• Backup-Zeitpläne automatisieren: Regelmäßige, häufige Backups stellen sicher, dass Sie jederzeit einen aktuellen Wiederherstellungspunkt haben.
• Wiederherstellungen regelmäßig testen: Führen Sie Übungen durch (nicht nur Berichte lesen!), um sicherzustellen, dass Wiederherstellungen tatsächlich funktionieren, und dokumentieren Sie die Ergebnisse in Protokollen als Nachweis.
• Sicherheit überwachen: Schützen Sie den Backup-Speicher mit rollenbasiertem Zugriff und Überwachung, so wie Sie es für jede produktive Datenbasis tun würden.

Die besten Backup-Lösungen für Microsoft 365 und häufige Fragen zum Datenschutz

Ein überfüllter Markt bietet viele Backup-Optionen, doch nicht alle sind tatsächlich darauf ausgelegt, Ihre Microsoft 365-Daten wirklich zu schützen. Lösungen wie Acronis Cyber Protect Cloud fallen positiv auf: Sie bieten eine breite, cloudnative Abdeckung, zentrale Verwaltung, unveränderlichen Speicher und einfache Testwiederherstellungen – alles Funktionen, die die native Aufbewahrung allein nicht bietet.

Dieser Abschnitt betrachtet die führenden Tools und die wichtigsten Fragen, mit denen Administratoren konfrontiert werden: Ersetzen Legal Holds das Backup? Wie gehe ich mit jahrzehntealten „Legacy“-Daten um? Welche Fallstricke gibt es bei Aufbewahrung, Compliance oder Benutzerfehlern? Wenn Sie tiefer in die Feinheiten von Richtlinienabweichungen und Compliance einsteigen möchten, lohnt sich diese Folge: Microsoft 365 Compliance Drift Explained.

Ersetzt eine Beweissicherung (Legal Hold) die Notwendigkeit von Backups?

Nein, Legal Holds sind kein Ersatz für Backups. Legal Holds verhindern das Löschen oder Ändern bestimmter Elemente im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen, vor allem für eDiscovery und Compliance – nicht für die Notfallwiederherstellung oder routinemäßige Wiederherstellungen.

Backups und Legal Holds ergänzen sich, decken aber unterschiedliche Risiken ab. Backups stellen sicher, dass Sie ganze Postfächer, Dateien oder sogar komplette Umgebungen schnell wiederherstellen können. Informationen dazu, wie Sie KI und Compliance gleichermaßen absichern, finden Sie in dieser Ressource zu Microsoft Copilot und Compliance.

Was ist mit Legacy-Daten in Microsoft 365?

Legacy-Daten – etwa Inhalte, die aus alten Systemen migriert wurden, verwaiste Postfächer oder lange gelöschte Teams – liegen häufig außerhalb der nativen Aufbewahrungsrichtlinien. Dadurch entstehen blinde Flecken für Compliance und Wiederherstellung, besonders wenn Jahre später Audits oder Rechtsstreitigkeiten anstehen.

Eine ausgereifte Backup-Strategie erfasst regelmäßig alle Geschäftsdaten, unabhängig von ihrem Alter. So geraten Sie nicht unter Druck, wenn „der Vertrag von 2013“ plötzlich wieder relevant wird.

Häufige Fragen zu Aufbewahrung und Backup in Microsoft 365

• Worin unterscheiden sich Aufbewahrung und Backup? Die Aufbewahrung speichert Daten für festgelegte Zeiträume; ein Backup erstellt separate, wiederherstellbare Kopien außerhalb des Produktivsystems.
• Ist die native Aufbewahrung zuverlässig? Ja, aber nur für die Daten und Zeiträume, die Sie festlegen. Übersehene Elemente oder Zeiträume bedeuten dauerhaften Verlust.
• Sollten Mitarbeitende private Geräte für die Arbeit nutzen? Das ist riskant. Synchronisierungskonflikte oder versehentliches Löschen können die Aufbewahrung umgehen. Ein Backup ist Ihr Sicherheitsnetz.
• Sind meine O365-Daten immer vertrauenswürdig und wiederherstellbar? Ohne Backup nicht. Sie sind Verlusten durch Löschungen außerhalb der Richtlinien, Ransomware oder falsch konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinien ausgesetzt. Weitere Fragen und Antworten finden Sie in der FAQ zur Datensicherheit.

Microsoft 365 Aufbewahrung vs. Backup – Checkliste

• Zweck klären: Aufbewahrungsrichtlinien erhalten Daten für Compliance und Legal Holds; Backups schützen vor versehentlichem Löschen, Beschädigung, Ransomware und Benutzerfehlern.
• Datenumfang prüfen: Ermitteln Sie, welche Microsoft 365-Workloads (Exchange, Teams, OneDrive, SharePoint, Gruppen) durch die native Aufbewahrung abgedeckt sind und welche ein Drittanbieter-Backup benötigen.
• Aufbewahrungsrichtlinien überprüfen: Kontrollieren Sie Aufbewahrungsdauer, Aktionen nach Ablauf, Aufbewahrungssperren und Geltungsbereich (Benutzer/Postfach/Website/Team) im Hinblick auf regulatorische Anforderungen.
• Backup-Abdeckung bewerten: Prüfen Sie Backup-Häufigkeit, Aufbewahrungsdauer, Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt und ob Versionen und gelöschte Elemente erfasst werden.
• Wiederherstellungsszenarien abbilden: Listen Sie typische Wiederherstellungsanforderungen auf (einzelnes Element, Postfach, Website, Kanal, Wiederherstellung auf Mandantenebene) und prüfen Sie, welcher Ansatz (Aufbewahrung oder Backup) sie erfüllt.
• RPO- und RTO-Ziele festlegen: Definieren Sie Wiederherstellungspunktziel (RPO) und Wiederherstellungszeitziel (RTO) für jeden Workload und prüfen Sie, ob Aufbewahrung oder Backup diese Ziele erreicht.
• Anforderungen für Recht, eDiscovery und Beweissicherung: Stellen Sie sicher, dass Aufbewahrungsrichtlinien, Beweissicherung und Backup-Exporte rechtliche Anfragen und die lückenlose Beweiskette (Chain of Custody) unterstützen.
• Sicherheit und Schutz vor Ransomware bewerten: Prüfen Sie unveränderliche Backups, die Isolation von der Produktivumgebung, Multi-Faktor-Zugriffskontrollen sowie Erkennungs- und Reaktionsprozesse.
• Unternehmensrichtlinie festlegen: Dokumentieren Sie, wann Sie sich auf die Aufbewahrung in Microsoft 365 verlassen und wann zusätzliche Backups für die Geschäftskontinuität erforderlich sind.
• Lösungen von Drittanbietern für Backups bewerten: Prüfen Sie Funktionen wie granulare Wiederherstellung, mandantenübergreifende Wiederherstellung, Verschlüsselung, Speicherortoptionen und API-Unterstützung.
• Verschlüsselung und Datenbesitz bestätigen: Prüfen Sie die Verschlüsselung ruhender und übertragener Daten sowie vertragliche Regelungen, die Ihren Besitz an den gesicherten Daten bestätigen.
• Einschränkungen der Aufbewahrung ermitteln: Notieren Sie automatische Ablaufzeiten, maximale Aufbewahrungsdauern und das Verhalten der Aufbewahrung bei der Entfernung von Benutzern oder Lizenzen.
• Langfristige Aufbewahrung planen: Stellen Sie sicher, dass Backups bei Bedarf eine Archivierung über die Grenzen der nativen Aufbewahrungsrichtlinien hinaus unterstützen.
• Regelmäßige Tests einplanen: Führen Sie periodisch Wiederherstellungstests durch, prüfen Sie die Integrität und dokumentieren Sie die Ergebnisse und Verbesserungen.
• Rollen und Zugriffssteuerung festlegen: Vergeben Sie den Zugriff für die Verwaltung von Aufbewahrung und Backup nach dem Least-Privilege-Prinzip und trennen Sie die Aufgaben für die Freigabe von Wiederherstellungen.
• Überwachung und Warnmeldungen einrichten: Überwachen Sie die Anwendung der Aufbewahrungsrichtlinien, den Erfolg oder Fehlschlag von Backup-Aufträgen und ungewöhnliche Löschaktivitäten.
• Kosten- und Speicherauswirkungen prüfen: Kalkulieren Sie Speicher-, Egress-, Lizenz- und Betriebskosten für die Aufbewahrung im Vergleich zu Backups von Drittanbietern.
• Prüfungsdokumentation vorbereiten: Führen Sie Nachweise über Aufbewahrungs- und Backup-Konfigurationen, Richtlinien, Tests und Zugriffsprotokolle für Prüfer.
• Notfall- und Wiederherstellungsleitfaden erstellen: Dokumentieren Sie Schritt für Schritt die Wiederherstellungsverfahren, Kommunikationspläne und Rollen für typische Vorfälle.
• Regelmäßig überprüfen: Planen Sie in regelmäßigen Abständen Richtlinienprüfungen, um Aufbewahrungs- und Backup-Strategie an geschäftliche, rechtliche und technische Änderungen anzupassen.

Fazit: Aufbewahrung und Backup gemeinsam für echte Datenresilienz nutzen

Wenn Sie Ihr Unternehmen nur auf Aufbewahrung oder nur auf Backup stützen, bleiben deutliche Lücken in Ihrer Verteidigung. Aufbewahrung stellt die Einhaltung von Vorgaben sicher und bewahrt Daten aus rechtlichen oder regulatorischen Gründen auf. Nur ein Backup ermöglicht jedoch eine schnelle Wiederherstellung nach einem Ausfall, ob geplant oder nicht.

Die widerstandsfähigsten Organisationen kombinieren beides: Sie nutzen die Aufbewahrung für richtlinienbasierte Datenverwaltung und mehrschichtige Backups für eine schnelle und planbare Wiederherstellung. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Strategie sind der beste Weg, um einen Schritt voraus zu bleiben, gerade weil sich Bedrohungen und Anforderungen laufend ändern.

Führen Sie jedes Quartal eine Restore-Übung durch, um Ihre Backups zu validieren

Backups zu erstellen reicht nicht aus. Sie müssen mit absoluter Sicherheit wissen, dass diese Backups im Ernstfall funktionieren. Quartalsweise Restore-Übungen gelten als Goldstandard, um Ihre Einsatzbereitschaft zu überprüfen. Wählen Sie zufällig Dateien, Postfächer oder Websites aus und testen Sie die Wiederherstellung ohne Vorankündigung.

Dokumentieren Sie, was funktioniert (und was nicht), schließen Sie Lücken und bewahren Sie Nachweise für Compliance-Prüfungen oder Überprüfungen durch die Geschäftsleitung auf. Wenige Zeit für Tests spart viel Zeit bei der Wiederherstellung. Möchten Sie Ihre Tests verbessern? Dann hören Sie sich diese Episode über Restore-Übungen in Microsoft 365 an.

Empfohlene Ressourcen zum Datenschutz in Microsoft 365

• Microsoft 365 Compliance Drift Explained: Ausführliche Erläuterungen, wie der Versionsverlauf bei einer Richtlinienabweichung unbemerkt verloren gehen kann.
• Stop Blind External Sharing: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Kontrolle riskanter Freigaben in SharePoint- und OneDrive-Umgebungen.
• M365 Security and Governance FAQ: Knappe Antworten auf die häufigsten Fragen zu Backup und Compliance in Microsoft 365.

Office 365 Aufbewahrung: Was ist Datenaufbewahrung in Microsoft 365 und wie funktioniert sie?

Datenaufbewahrung in Microsoft 365 umfasst Richtlinien und Funktionen, vor allem in Microsoft Purview, die Inhalte in Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams gemäß Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen erhalten, aufbewahren oder löschen. Sie steuert den Lebenszyklus der Daten, indem Elemente für Compliance, eDiscovery und regulatorische Anforderungen automatisch aufbewahrt oder gelöscht werden. Sie ist jedoch nicht als Ersatz für klassische Datensicherung und Wiederherstellung konzipiert.

Office 365 Backup: Ist ein Office-365-Backup notwendig, wenn ich die native Aufbewahrung in Microsoft 365 nutze?

Ja. Die native Aufbewahrung in Microsoft 365 bietet Steuerungsmöglichkeiten für Aufbewahrung und Löschung sowie eine eingeschränkte native Wiederherstellung. Sie bietet jedoch keine vollständige Backup-Aufbewahrung, keine Point-in-Time-Wiederherstellung und nicht dasselbe Schutzniveau gegen versehentliches Löschen, Ransomware oder böswillige Aktionen von Insidern wie eine separate Office 365-Backup-Lösung.

Datenaufbewahrung vs. Backup vs.: Worin unterscheiden sich Datenaufbewahrung und Datensicherung?

Die Datenaufbewahrung dient der Compliance. Sie bewahrt Inhalte gemäß Richtlinien auf oder löscht sie, etwa mithilfe von Aufbewahrungsbezeichnungen und Purview-Aufbewahrungsrichtlinien, und folgt dem Datenlebenszyklus. Datensicherung erstellt unabhängige Kopien der Daten (echtes Backup), die separat gespeichert werden. Sie ermöglicht die Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt, die Wiederherstellung historischer Daten sowie Szenarien für Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung.

Native Aufbewahrung und Backup vs.: Kann die native Aufbewahrung eine Backup-Lösung eines Drittanbieters für Microsoft 365 ersetzen?

Die native Aufbewahrung (Office 365 nativ, native Aufbewahrung in Microsoft 365) kann Backup-Lösungen von Drittanbietern nicht vollständig ersetzen. Sie ist für Compliance und kontrollierte Löschung gedacht, nicht für Backup und Wiederherstellung. Echte Backup-Lösungen bieten Backup-Aufbewahrung, Replikation, längere Aufbewahrungszeiträume und eine schnellere Datenwiederherstellung, die auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

Purview-Aufbewahrungsrichtlinien: Was sind Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen?

Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien legen fest, wie lange Elemente in der Microsoft 365-Umgebung aufbewahrt werden oder wann sie gelöscht werden. Aufbewahrungsbezeichnungen lassen sich manuell oder automatisch auf bestimmte Elemente anwenden, etwa für die Aufbewahrung und Verwaltung von Datensätzen. Diese Werkzeuge ermöglichen Aufbewahrung und Löschung, Legal Hold und eDiscovery. Sie bieten jedoch nicht dieselbe Flexibilität bei der Datenwiederherstellung wie ein Backup- und Restore-Dienst.

Microsoft 365-Datenaufbewahrung: Welche Einschränkungen gibt es bei der Datenaufbewahrung in Microsoft 365?

Zu den Einschränkungen gehören: keine Point-in-Time-Wiederherstellung, keine garantierten unveränderlichen Backup-Kopien für Wiederherstellungsszenarien, das Risiko einer fehlerhaften Richtlinienkonfiguration sowie Lücken, wenn Benutzer Inhalte außerhalb des Aufbewahrungsbereichs endgültig löschen. Hinzu kommen Grenzen bei der schnellen Wiederherstellung komplexer Objekte oder ganzer Postfächer im Vergleich zu spezialisierten Backup- und Wiederherstellungswerkzeugen.

Postfachschutz und Backup-Aufbewahrung: Wie werden Exchange Online-Postfächer durch die Office 365-Aufbewahrung geschützt?

Exchange Online nutzt Aufbewahrungsrichtlinien und Litigation Hold, um Postfachinhalte zu bewahren. Diese Funktionen können eine endgültige Löschung verhindern und bei eDiscovery helfen. Für eine echte Backup-Aufbewahrung und eine schnelle Wiederherstellung einzelner Postfächer aus historischen Zeitpunkten ist jedoch eine dedizierte Exchange Online-Backup- oder Drittanbieterlösung für Backup und Wiederherstellung erforderlich.

Exchange Online und Datensicherung: Kann ich mich für die Datenwiederherstellung auf die Wiederherstellung einzelner Elemente in Exchange Online verlassen?

Die Wiederherstellung einzelner Elemente in Exchange Online und die Ordner für wiederherstellbare Elemente bieten nur eine eingeschränkte kurzfristige Wiederherstellung. Für eine umfassende Wiederherstellung historischer Daten, Massenwiederherstellungen und den Schutz vor komplexen Vorfällen sollten Organisationen ein echtes Backup verwenden. Dieses sollte Exchange Online-Backup, Backup-Aufbewahrung und effiziente Wiederherstellungsprozesse unterstützen.

Aufbewahrungsrichtlinie vs. Backup und Wiederherstellung in 365: Wie gestalte ich Richtlinien, die Compliance und Backup in Einklang bringen?

Entwickeln Sie eine Aufbewahrungsstrategie für Office 365, die gesetzliche und Compliance-Anforderungen erfüllt (Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen). Setzen Sie gleichzeitig einen separaten Backup- und Wiederherstellungsplan um, der Geschäftskontinuität, die Wiederherstellung nach Ransomware-Angriffen und den Zugriff auf historische Daten abdeckt. Die Aufbewahrung regelt Lebenszyklus und Löschregeln, Backups übernehmen Wiederherstellung und Notfallwiederherstellung.

Aufbewahrungsbezeichnung und Daten löschen: Verhindern Aufbewahrungsbezeichnungen, dass Benutzer Daten endgültig löschen?

Aufbewahrungsbezeichnungen können eine endgültige Löschung verhindern, solange der Aufbewahrungszeitraum läuft, und Inhalte in einen Datensatz umwandeln. Bezeichnungen sind jedoch Teil der Steuerung von Aufbewahrung und Löschung und kein Ersatz für ein Backup. Administratoren sollten dennoch versehentliche Löschungen oder böswillige Entfernungen einplanen, die von den Aufbewahrungsregeln möglicherweise nicht abgedeckt sind.

Backup-Aufbewahrung und Microsoft Purview: Wie lange sollte ich Backups im Vergleich zu den Purview-Aufbewahrungszeiträumen aufbewahren?

Die Backup-Aufbewahrung sollte sich an Geschäftsanforderungen, gesetzlichen Vorgaben und Recovery Time Objectives orientieren. Viele Organisationen bewahren Backups über Monate bis Jahre auf, um die Wiederherstellung historischer Daten sicherzustellen. Purview-Aufbewahrungszeiträume sind für die Compliance-Aufbewahrung und Löschung konzipiert und können davon abweichend festgelegt werden. Stimmen Sie beide Strategien aufeinander ab, damit Aufbewahrungsregeln keine Daten entfernen, bevor Backup-Kopien gesichert sind.

Microsoft 365 native Aufbewahrung und echtes Backup: Was unterscheidet native Wiederherstellung von Backup- und Restore-Funktionen?

Native Wiederherstellung umfasst Microsoft-365-Funktionen wie Versionsverlauf, Papierkorb und Litigation Hold, mit denen sich Daten innerhalb der nativen 365-Umgebung in gewissem Umfang wiederherstellen lassen. Echtes Backup und Restore bieten dagegen unabhängige Kopien, Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt, Wiederherstellung über Benutzer oder Mandanten hinweg und stärkere Garantien für Business Continuity und Disaster-Recovery-Szenarien.

Data Loss Prevention und Backup: Wie ergänzen sich Data Loss Prevention (DLP) und Backup?

DLP hilft, den Abfluss sensibler Daten zu verhindern, und setzt Richtlinien durch, um kritische Daten zu schützen. Backups stellen dagegen sicher, dass Sie historische Versionen wiederherstellen können, wenn Datenverlust eintritt, etwa durch versehentliches Löschen, Beschädigung oder Ransomware. Beide sind sich ergänzende Bausteine einer umfassenden Strategie für Datenmanagement und Sicherheit.

Microsoft Purview und Geschäftsanforderungen: Wie wähle ich zwischen den Aufbewahrungsfunktionen von Microsoft Purview und einem externen Office-365-Backup, basierend auf den Geschäftsanforderungen?

Bewerten Sie Compliance-Pflichten, Recovery Time Objectives (RTO), Aufbewahrungsanforderungen und Risikotoleranz. Nutzen Sie Microsoft Purview Aufbewahrung und Bezeichnungen für Compliance und Records Management. Wählen Sie ein externes Office-365-Backup, wenn Sie längere Backup-Aufbewahrung, schnellere Wiederherstellungszeiten, vollständige Datenportabilität oder Schutz über Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien hinaus benötigen.

Backup- und Datenmanagement-Best-Practices: Welche Best Practices gelten für Backup und Datenmanagement in 365-Umgebungen?

Zu den Best Practices gehört Folgendes: Aufbewahrungsrichtlinien und Backup-Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen genügen; Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und Backups von Drittanbietern gleichzeitig einsetzen; Backup- und Restore-Verfahren regelmäßig testen; kritische Daten wie OneDrive-Daten und Exchange-Online-Postfächer schützen; und Aufbewahrungsregeln, Aufbewahrungsbezeichnungen und Wiederherstellungsprozesse als Teil der Planung für Business Continuity und Disaster Recovery dokumentieren.