Grundlagen des Records Managements, die jede Organisation kennen sollte

Von Mirko Peters · 2026-05-25 · Aktualisiert 2026-07-16

Lernen Sie die Grundlagen des Records Managements für Microsoft 365 kennen, einschließlich Klassifizierung, Aufbewahrungspläne, Rechtssperren, Löschung, Verantwortung, Überwachung und Compliance.

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Titelbild: Records Management Basics Every Organization Should Know

Records Management klingt nach einem großen Begriff, doch im Kern geht es darum, Ihre Unterlagen zu ordnen, zu wissen, was Sie aufbewahren müssen, und sicherzustellen, dass Sie Informationen schnell finden, wenn Sie sie brauchen. Für Organisationen jeder Größe geht es bei diesen Grundlagen nicht nur um Ordnung. Es geht darum, sich an die Regeln zu halten, sensible Daten zu schützen und späteren Ärger zu vermeiden.

Dieser Artikel erläutert die zentralen Prinzipien des Records Managements, von den grundlegenden Begriffen bis zu bewährten Methoden im Alltag. Er behandelt sowohl klassische Papierakten als auch moderne digitale Systeme wie SharePoint oder Microsoft Teams. Sie erhalten praxisnahe Tipps und klare Erklärungen, mit denen Sie Ihre Büroakten, physisch wie digital, in eine geordnete und compliance-konforme Struktur bringen. Ob Sie neu im Records Management sind oder bereits viel Erfahrung haben: Sie erfahren, wie Sie ein System aufbauen, dem Sie vertrauen können und das auch Ihre Geschäftsleitung schätzen wird.

Was Records Management ist und warum es wichtig ist

Records Management ist die organisierte Steuerung aller physischen und digitalen Dokumente, die eine Organisation im laufenden Betrieb erstellt oder empfängt. Betrachten Sie es als das Fundament für die Speicherung, den Zugriff und – wenn es so weit ist – die sichere Vernichtung von Unterlagen, die von Personalformularen bis zu Rechnungen und Verträgen reichen.

Records Management dient jedoch nicht nur der Ordnung. Es sorgt dafür, dass Ihr Geschäftsbetrieb reibungslos läuft, indem die benötigten Informationen ohne Frust oder Verzögerung schnell auffindbar sind. Zudem ist es ein wesentlicher Hebel für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Das bedeutet, Gesetzen zu folgen, die festlegen, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, und sensible Informationen davor zu schützen, in falsche Hände zu geraten.

Jeder Datensatz, ob ein eingescannter Vertrag auf SharePoint oder eine verstaubte Papierakte im Schrank, durchläuft einen Lebenszyklus: Er wird erstellt, aktiv genutzt, gespeichert und schließlich vernichtet oder archiviert, und zwar gemäß Regeln, den sogenannten Aufbewahrungsplänen. Ziel ist es, diesen Prozess so zu organisieren, dass Risiken wie verlorene Unterlagen oder Strafen bei Prüfungen sinken und fundierte Entscheidungen unterstützt werden.

In der heutigen hybriden Arbeitswelt geht es bei einer wirksamen Records-Management-Strategie nicht nur um Akten in Kartons. Sie verbindet gute Gewohnheiten mit digitalen Werkzeugen und unternehmensweiten Richtlinien. Machen Sie es richtig, und Sie gewinnen mehr als Ordnung: Sie schaffen Vertrauen, Effizienz und rechtliche Absicherung für Ihr Unternehmen.

Zentrale Begriffe im Records Management, die jeder Fachmann kennen sollte

Aufbewahrungsfrist: Die Dauer, für die ein Datensatz aufbewahrt werden muss, basierend meist auf gesetzlichen oder betrieblichen Anforderungen.
Aktenserie: Gruppen zusammengehöriger Unterlagen, die nach Funktion, Aktivität oder Thema organisiert sind, um die Verwaltung zu erleichtern.
Aktenplan: Eine Zuordnung oder Blaupause, die zeigt, wie Unterlagen organisiert sind und wo sie zu finden sind.
Metadaten: Informationen zu einem Datensatz (etwa Autor, Datum oder Version), die Suche und Nachverfolgung ermöglichen.
Aufbewahrungsplan: Eine formale Richtlinie, die festlegt, wie lange Unterlagen aufbewahrt und wann oder wie sie vernichtet werden.

Verwaltung physischer Papierakten und digitaler Unterlagen

Seien wir ehrlich: Papier ist noch nicht tot. Viele Organisationen setzen nach wie vor auf physische Akten, sei es für Verträge, Verwaltungsunterlagen oder offizielle Dokumente einer Hochschule. Die klassische Methode erfordert durchdachte Lagerung, eindeutige Beschriftung und sichere Vernichtung. Sie wollen Unterlagen bei Bedarf schnell wiederfinden und vermeiden, dass sich jeder Raum mit vergessenen Kartons füllt.

Digitale Unterlagen bringen dagegen andere Herausforderungen und Chancen mit sich. Wahrscheinlich verwalten Sie Dateien auf lokalen Laufwerken, in Cloud-Plattformen oder in Unternehmenssystemen wie SharePoint. Bei digitalen Unterlagen beruht die Ordnung auf Dingen wie Metadaten (den Details im Hintergrund, die die Suche erleichtern) und einer konsequenten Versionskontrolle, damit sich niemand in veralteten Entwürfen verliert.

Einer der großen Vorteile digitaler Werkzeuge, besonders der Plattformen innerhalb von Microsoft 365, ist die Automatisierung. Sie können Dateien kennzeichnen, archivieren und sogar Regeln für Aufbewahrung und Löschung festlegen, sodass das System Sie bei der Einhaltung von Vorgaben unterstützt. So lassen sich Richtlinien abteilungsübergreifend leichter durchsetzen, und alle folgen denselben Regeln, egal ob es um Abteilungsakten oder um Ordner für abteilungsübergreifende Projekte geht.

Sicherheit und Zugriffskontrolle sind ebenfalls heute unverzichtbar. Anders als physische Unterlagen, die in einer Schublade verschlossen sind, benötigen digitale Dokumente Berechtigungen und Prüfprotokolle, um nachzuvollziehen, wer worauf zugreift. Systeme wie SharePoint und Teams entwickeln sich weiter, um diese Anforderungen zu erfüllen und sich nahtlos in den Arbeitsalltag einzufügen. Die Erfassung und Verwaltung von Datensätzen ist damit einfach Teil Ihres Tagesgeschäfts. Einen genaueren Blick darauf, wie diese Plattformen auch die Datenintegration unterstützen, bietet dieser Vergleich von Microsoft Teams und SharePoint für Dashboards, der zeigt, wie Dashboards in Teams und SharePoint den täglichen Betrieb prägen können.

Das Fazit: Papier und digitale Unterlagen gleichermaßen zu verwalten, erfordert einen klaren Ansatz, vom Speichern und Auffinden von Dateien bis zu ihrer sicheren Außerbetriebnahme. Das ist nicht immer einfach, aber die richtigen Systeme und Gewohnheiten machen den gesamten Prozess für alle Beteiligten reibungsloser und sicherer.

Schulungsprogramme zur Datensatzverwaltung und Best Practices für Mitarbeitende

Selbst die beste Richtlinie zur Datensatzverwaltung scheitert, wenn Ihre Mitarbeitenden sie nicht verstehen oder nicht befolgen. Hier macht eine solide Schulung den Unterschied. Achten Sie auf Programme mit klaren, praxisnahen Anleitungen, die auf den Vorschriften Ihrer Branche und den realen Arbeitsabläufen Ihrer Organisation basieren. Viele Einrichtungen, darunter Universitäten und Bundesbehörden, bieten spezialisierte Kurse an (etwa die des UHCL Archives), die Teams sowohl das Warum als auch das Wie der Datensatzverwaltung vermitteln.

Schulung sollte nicht im Seminarraum enden. Eine wirksame Einarbeitung umfasst praktisches Lernen und klare Demonstrationen jedes Schritts: wie Dateien gekennzeichnet werden, wie Aufbewahrungspläne eingehalten werden, wie sensible Daten verwaltet und Datensätze verantwortungsvoll gelöscht werden. Vergessen Sie außerdem nicht die Auffrischung. Regelmäßige Updates sind entscheidend, um bei Änderungen von Gesetzen oder Technologien auf dem Laufenden zu bleiben, besonders bei digitalen Werkzeugen wie SharePoint.

Entscheidend ist, dass die Schulung die Lücke zwischen Fachexperten und den Mitarbeitenden im Alltag oder Nicht-Spezialisten schließt. Die Best Practices sollten so klar und flexibel formuliert sein, dass jede Person, ob neuer Mitarbeiter oder Abteilungsleiterin, sie ohne juristische Vorkenntnisse nachvollziehen kann. Dazu gehören einfache Anleitungen, gut sichtbare Erinnerungen und benutzerfreundliche Vorlagen oder Leitfäden.

Eine Kultur der Informationsverantwortung entsteht, indem gute Gewohnheiten anerkannt, Fehler behutsam korrigiert und allen bewusst gemacht wird, warum eine gute Datensatzverwaltung wichtig ist. Mit einer soliden Schulung und gemeinsamen Best Practices gehen Sie vom bloßen „Irgendwie durchkommen“ zu einem gut geführten Betrieb über, egal wie groß Ihr Team ist oder wie viele Dateien Sie verwalten müssen.

Die wichtigsten Vorteile eines erfolgreichen Systems zur Datensatzverwaltung

Geringere Speicherkosten: Indem Sie Datensätze geordnet verwalten und rechtzeitig löschen, sparen Sie Platz, sowohl physisch als auch digital, und reduzieren unnötige Ausgaben.
Schnellerer Zugriff auf Informationen: Gut verwaltete Datensätze bedeuten, dass Sie und Ihr Team weniger Zeit damit verbringen, in Stapeln oder Ordnern nach dem Gesuchten zu suchen.
Rechtliche und regulatorische Compliance: Robuste Systeme helfen Ihnen, Vorschriften einzuhalten und die Einhaltung bei Prüfungen nachzuweisen, und vermeiden so Bußgelder und rechtliche Probleme.
Geringeres Risiko: Einheitliche Richtlinien verringern die Gefahr von Datenschutzverletzungen, verlorenen Informationen oder der versehentlichen Offenlegung sensibler Dateien.
Bessere Entscheidungsfindung: Wenn Datensätze vertrauenswürdig und leicht zugänglich sind, treffen Ihre Organisation und Ihre Teams schnellere und klügere Entscheidungen, die auf soliden Informationen beruhen.

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