SharePoint-Hubsite-Governance: Strategien und bewährte Methoden

Von Mirko Peters · 2026-04-18 · Aktualisiert 2026-09-13

Governance für SharePoint-Hubsites mit klarer Verantwortlichkeit, Regeln für die Zuordnung von Websites, Navigation, Branding, Zugriffssteuerung und Lebenszyklusverwaltung für verbundene Websites.

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Wenn Sie schon einmal versucht haben, einen digitalen Arbeitsplatz in SharePoint zu strukturieren, wissen Sie, wie schnell die Dinge außer Kontrolle geraten können. Hier kommt die Governance für Hubsites ins Spiel. Bei der SharePoint-Hubsite-Governance geht es darum, einen klaren, nachhaltigen Rahmen dafür zu schaffen, wie Ihre Hubsites genutzt, gepflegt und geschützt werden. Mit den richtigen Strategien und bewährten Methoden halten Sie Ihr SharePoint-Ökosystem übersichtlich, sicher und für alle leicht navigierbar. Schluss mit der Frage, wer für was verantwortlich ist und warum plötzlich alles neu aussieht.

Dieser Überblick führt Sie durch die wichtigsten Konzepte, Planungsschritte und praxisnahen Lösungen für eine wirksame Governance. Ob Sie mit wuchernden Websites, Sicherheitsfragen oder dem Wunsch nach einer reibungsloseren Nutzung zu tun haben: Diese bewährten Methoden helfen Ihnen, Ihre Hubsites langfristig in gutem Zustand zu halten.

SharePoint-Hubsite – Definition

Eine SharePoint-Hubsite ist ein Websitetyp in SharePoint, der zusammengehörige Teamwebsites und Kommunikationswebsites unter einer gemeinsamen Navigation, einem einheitlichen Branding und einem gemeinsamen Suchbereich verbindet und organisiert. So entsteht ein konsistentes, leicht auffindbares Intranet.

Kurze Erklärung: Mit Hubsites können Administratoren und Websitebesitzer Websites miteinander verknüpfen, sodass sie eine gemeinsame obere Navigation, ein gemeinsames Design und eine gemeinsame Websitestruktur nutzen. Hubsites bündeln Inhalte wie Neuigkeiten, Ereignisse und Suchergebnisse aus den verknüpften Websites, vereinfachen websiteübergreifende Berechtigungen und Governance und erleichtern es Benutzern, zusammengehörige Ressourcen zu finden. Gleichzeitig sorgen sie für eine einheitliche Informationsarchitektur im gesamten Unternehmen.

SharePoint-Hubsites und ihre Governance-Anforderungen verstehen

SharePoint-Hubsites spielen in der Microsoft-365-Welt eine besondere Rolle. In großen Organisationen kann alles schnell verstreut sein: Abteilungen, Projekte, Regionen und vieles mehr. Hubsites helfen Ihnen, diese einzelnen Bausteine in einer logischen Struktur mit einheitlicher Navigation und konsistentem Branding zu organisieren. Doch mit großer Macht kommt große Verantwortung. Ohne gute Governance wird aus Ihrem übersichtlichen digitalen Arbeitsplatz schnell ein unübersichtliches Labyrinth.

Warum ist Governance ein so heißes Thema? Zunächst bringt jede Hubsite Entscheidungen zu Zugriff, Datensicherheit, Compliance-Anforderungen und zur Verwaltung der Inhalte über den gesamten Lebenszyklus mit sich. IT-Teams und Fachverantwortliche haben hier gleichermaßen ein Interesse. Sie wollen die Vorteile flexibler Zusammenarbeit nutzen, brauchen aber die Gewissheit, dass sensible Informationen geschützt sind und regulatorische Vorgaben erfüllt werden.

Unternehmen stehen heute unter wachsendem Druck durch Faktoren wie Remote-Arbeit, Datenschutzgesetze und interne Audits. Daher ist eine robuste Governance nicht nur ein „nice to have“, sondern das Fundament Ihrer gesamten SharePoint-Strategie. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was Hubsites sind und warum eine gezielte Governance unverzichtbar ist, wenn Sie Chaos vermeiden, Compliance-Ziele erreichen und allen das digitale Erlebnis bieten wollen, das sie verdienen.

Was ist eine SharePoint-Hubsite?

Eine SharePoint-Hubsite ist eine zentrale Organisationsebene in Microsoft 365, mit der zusammengehörige SharePoint-Websites unter einem gemeinsamen Dach verbunden werden. Stellen Sie sie sich als Ihre Hauptstraße vor, die Websites verschiedener Teams, Abteilungen oder Projekte mit einheitlicher Navigation und einem konsistenten Erscheinungsbild zusammenführt. Hubsites helfen Benutzern, Inhalte über zusammengehörige Websites hinweg zu finden, vereinheitlichen das Branding und wenden gemeinsame Richtlinien und Berechtigungen über ein größeres digitales Umfeld an. Sie verhindern, dass Bereiche Ihrer Organisation in Silos arbeiten oder, schlimmer noch, jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn jemand eine neue Website benötigt.

Die Bedeutung der Governance bei Hubsites

Eine starke Governance für SharePoint-Hubsites ist entscheidend, um Ihre Informationen zu schützen, Ihre Daten compliant zu halten und Ihren digitalen Arbeitsplatz beherrschbar zu machen. Gut verwaltete Hubsites verhindern, dass sensible Daten abfließen, stellen die Einhaltung regulatorischer Standards sicher und sorgen für ein schlankes Benutzererlebnis. Ohne Governance riskieren Sie unkontrolliertes Wachstum (auch als Sprawl bekannt), fehlerhaft verwaltete Berechtigungen und Benutzer, die Mühe haben, das Gesuchte zu finden, oder, noch schlimmer, Dinge finden, die sie nicht sehen sollten. Governance sorgt dafür, dass die Maschine rund läuft und Ihre SharePoint-Umgebung nicht zu einem unbeherrschbaren Durcheinander wird.

Planung der Governance für SharePoint-Hubsites

Ohne Plan in die Governance von SharePoint-Hub-Websites einzusteigen, ist riskant. Bevor Sie Rollen zuweisen oder Richtlinien festlegen, sollten Sie definieren, was Governance erreichen soll. In dieser Phase geht es weniger um die täglichen Details als um die übergeordneten Ziele. Wie sieht erfolgreiche Governance in Ihrer Organisation konkret aus? Geht es um eine übersichtlichere Navigation, um mehr Sicherheit, um bessere Nutzerbindung oder um alles zusammen?

Die Planungsphase ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie Feedback von allen Beteiligten einholen. IT-Teams, Compliance-Abteilungen, Fachbereichsleitungen und Websiteverantwortliche haben jeweils eigene Perspektiven. Wer eine dieser Gruppen ignoriert, bekommt später oft Probleme. Hier haben Sie die Chance, Anforderungen, potenzielle Risiken und spezielle Bedürfnisse frühzeitig zu erfassen.

In den nächsten Abschnitten lernen Sie die wesentlichen Grundprinzipien kennen, erfahren, wie Sie gezielte Ziele setzen, und erkennen, welche Beteiligten einbezogen werden müssen, damit ein Governance-Plan tatsächlich funktioniert. Wer jetzt die Grundlagen legt, erspart sich später viele Schwierigkeiten, von Compliance-Problemen bis zur Verunsicherung der Nutzer.

Grundprinzipien der SharePoint-Hub-Website-Governance

• Skalierbarkeit: Governance sollte mit Ihrer Organisation mitwachsen. Sie ermöglicht es, weitere Websites oder Nutzer hinzuzufügen, ohne unnötige Komplexität zu erzeugen oder die Kontrolle zu verlieren.
• Konsistenz: Einheitliche Navigation, einheitliches Branding und einheitliche Richtlinien sorgen dafür, dass Nutzer unabhängig von der besuchten Hub-Website immer die gleiche vertraute Erfahrung haben.
• Zugriffskontrolle: Klare, rollenbasierte Berechtigungen schützen sensible Informationen und stellen sicher, dass Nutzer nur auf Inhalte zugreifen können, die für sie bestimmt sind.
• Compliance: Governance-Frameworks müssen interne und externe Vorgaben unterstützen, von der DSGVO bis zu branchenspezifischen Anforderungen. So bleibt die Datenverwaltung regelkonform und prüfungsbereit.

Klare Governance-Ziele festlegen

Klare Governance-Ziele geben Ihrer SharePoint-Hub-Strategie eine klare Richtung. Diese Ziele sollten konkret, messbar und für Ihr Geschäftsumfeld realistisch sein. Sie könnten zum Beispiel das Anlegen nicht genehmigter Websites reduzieren, die Nutzerakzeptanz verbessern oder Compliance-Pflichten erfüllen wollen. Wenn Sie diese Ziele früh definieren, fokussieren Sie Ihre Richtlinien und sorgen dafür, dass alle Beteiligten, von der IT bis zu den Fachbereichen, in dieselbe Richtung arbeiten.

Beteiligte an der Hub-Website-Governance

• IT-Administratoren: Implementieren Richtlinien und pflegen die Hub-Website-Umgebung.
• Compliance-Teams: Stellen sicher, dass Daten und Prozesse die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen.
• Fachbereiche: Vertreten die Bedürfnisse der Endnutzer und helfen dabei, die nötigen Richtlinien für ihre Abteilungen zu identifizieren.
• Websiteverantwortliche: Übernehmen die tägliche Verwaltung und sind die zentralen Ansprechpartner für ihre zugeordneten Websites.

Governance-Richtlinien für Hub-Websites festlegen

Sobald Ihre Grundlage steht, geht es darum, konkrete Regeln und Verfahren für die Governance Ihrer Hub-Websites zu definieren. In dieser Phase entstehen die Richtlinien, die Ihre Umgebung sicher, compliance-konform und leicht zu verwalten machen, ohne alle unnötig mit Bürokratie zu belasten. Governance-Richtlinien sollten alles abdecken, von der Frage, wer Websites einem Hub zuordnen darf, über den Umgang mit sensiblen Inhalten bis hin zur digitalen Erfahrung der Endnutzer.

Eine belastbare Governance berücksichtigt außerdem zentrale technische und geschäftliche Treiber. Angesichts von Datenschutzgesetzen, Remote-Arbeit und grenzüberschreitender Zusammenarbeit können unregulierte SharePoint-Hubs zu tickenden Zeitbomben für Sicherheit und Compliance werden. Klare Richtlinien schützen nicht nur Ihre Organisation, sondern schaffen auch einen effizienteren und vertrauenswürdigeren digitalen Arbeitsplatz.

In den nächsten Abschnitten erhalten Sie einen Überblick über konkrete Richtlinienbereiche wie Websitezuordnung, Sicherheitskontrollen, Inhaltsverwaltung und Branding-Standards. Jeder dieser Bereiche spielt eine wichtige Rolle beim Aufbau eines Governance-Modells, dem Sie und Ihre Nutzer vertrauen können, eines, das mit Ihren Anforderungen mitwächst und dabei stets den Überblick behält.

Websitezuordnung und Lebenszyklus-Governance

Die Zuordnung von Websites und das Lifecycle-Governance-Konzept legen fest, wie Websites mit einem Hub verbunden werden – vom Onboarding über die regelmäßige Überprüfung bis zur endgültigen Stilllegung. Diese Regeln stellen sicher, dass nur passende und aktive Websites angebunden werden. Das reduziert Wildwuchs und verschafft Ihnen mehr Kontrolle über Ihre SharePoint-Umgebung. Lifecycle-Richtlinien helfen Ihnen, Aufgaben zu automatisieren, etwa die Prüfung inaktiver Websites, die Erinnerung von Eigentümern oder die sichere Archivierung veralteter Inhalte – oft mithilfe von Workflow-Tools. Praktische Tipps zur Automatisierung finden Sie auf dieser Seite zur automatisierten Lifecycle-Governance.

Festlegung von Sicherheits- und Zugriffskontrollen

Sicherheits- und Zugriffskontrollen bilden das Fundament einer sicheren Hub-Website-Governance. Diese Richtlinien legen fest, wer worauf zugreifen darf, wie Berechtigungen über verbundene Websites hinweg behandelt werden und welche Maßnahmen notwendig sind, um vertrauliche Informationen zu schützen. Die Abstimmung der Sicherheitskontrollen auf Unternehmensrichtlinien und regulatorische Anforderungen ist unverzichtbar. Wenn Sie Teams parallel zu SharePoint einsetzen, sind mehrschichtige Sicherheitskonzepte wie bedingter Zugriff und DLP besonders wirksam. Details und bewährte Vorgehensweisen finden Sie in Ressourcen wie dieser Folge zur Absicherung von Teams.

Verantwortlichkeiten für Inhaltsverwaltung und Compliance

Eine wirksame Inhaltsverwaltung erfordert klare Regeln dafür, wer für die Qualität der Inhalte, die Aufbewahrung von Daten und die Compliance zuständig ist, etwa für eDiscovery-Anfragen. Governance-Richtlinien sollten festlegen, welche Tools für die Prüfung von Dokumenten und die Verwaltung von Datensätzen zu verwenden sind und wie sichergestellt wird, dass vertrauliche Informationen den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt werden. Die Zuweisung klarer Rollen für diese Aufgaben schafft Überblick und Verantwortlichkeit. Bei Bedarf nutzen Sie dafür Microsoft-365-Funktionen zur Klassifizierung, Überwachung und für Aufbewahrung im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten (Regulatory Hold).

Branding und Einheitlichkeit über Hub-Websites hinweg

Einheitliches Branding und einheitliche Designs helfen Benutzern, ihren digitalen Arbeitsbereich sofort wiederzuerkennen, und stärken das Vertrauen in die Websites Ihrer Organisation. Richtlinien sollten nicht nur Logos und Farben festlegen, sondern auch Vorlagen und Layouts über alle Hub-Websites hinweg. So wird die Akzeptanz gefördert und Verwirrung vermieden. Standardisierung bedeutet nicht, Kreativität zu ersticken. Sie sorgt aber dafür, dass jeder Benutzer – von neuen Mitarbeitenden bis zur Geschäftsführung – bei jedem Klick und jedem Scrollen weiß, dass er am richtigen Ort ist.

Häufige Fehler beim Aufbau von Governance-Richtlinien für SharePoint-Hub-Websites

• Keine klare Verantwortung und fehlende Rollen: Wer keinen Eigentümer, keine Verantwortlichen und keine klar definierten Zuständigkeiten für die Hub-Website festlegt, sorgt für Verwirrung und uneinheitliche Durchsetzung.
• Richtlinien, die zu vage oder zu streng sind: Vage Richtlinien werden ignoriert, übermäßig restriktive Regeln behindern Zusammenarbeit und Akzeptanz.
• Geschäftsziele und Benutzerbedürfnisse werden ignoriert: Governance, die losgelöst von Geschäftszielen oder Arbeitsabläufen der Benutzer entsteht, verliert an Relevanz und Wirksamkeit bei der Einhaltung von Vorgaben.
• Fehlende Regeln für Lifecycle und Inhaltsverwaltung: Ohne Festlegung von Aufbewahrung, Archivierung oder Löschung entstehen Wildwuchs, Compliance-Risiken und ein aufgeblähter Speicherbedarf.
• Unzureichender Bereitstellungs- und Registrierungsprozess für Websites: Wenn jede Website ohne Prüfung mit dem Hub verbunden werden darf, entstehen uneinheitliche Strukturen, inkonsistentes Branding und Sicherheitslücken.
• Unzureichende Richtlinien für Sicherheit und Berechtigungen: Ohne standardisierte Berechtigungsmodelle und Kontrollen für externe Freigaben kommt es zu Datenlecks und wildwüchsigen Zugriffsrechten.
• Keine Strategie für Taxonomie und Metadaten: Wer verwaltete Metadaten, Inhaltstypen und Tags auslässt, erschwert die Suche und verliert die einheitliche Organisation der Inhalte.
• Richtlinien werden nicht dokumentiert und kommuniziert: Nicht veröffentlichte oder schlecht kommunizierte Governance führt dazu, dass Benutzer weder die Erwartungen kennen noch wissen, wie sie sich richtlinienkonform verhalten.
• Fehlende Überwachung, Berichterstattung und Durchsetzungsmechanismen: Ohne regelmäßige Überprüfungen, Nutzungsmetriken und Durchsetzungsprozesse verlieren Richtlinien mit der Zeit ihre Wirkung.
• Vernachlässigung von Schulung und Change Management: Governance ohne Benutzerschulung und laufende Unterstützung senkt die Akzeptanz und fördert Schatten-IT.
• Fehlende Planung für Skalierbarkeit und Weiterentwicklung: Wenn Governance als einmalige Einrichtung statt als sich weiterentwickelnde Praxis verstanden wird, kann sich die Hub-Website nicht an Wachstum und neue Anforderungen anpassen.
• Auswirkungen von Integration und Anpassungen übersehen: Wer nicht prüft, wie benutzerdefinierte Webparts, Apps von Drittanbietern oder Integrationen mit der Governance zusammenwirken, riskiert, dass Richtlinien umgangen werden oder Sicherheitslücken entstehen.

Berechtigungen und Rollen effektiv verwalten

SharePoint-Hub-Websites verwalten sich nicht von selbst, und wer den falschen Personen zu viel Zugriff gibt, bereitet Probleme vor. Effektive Governance bedeutet, genau zu wissen, wer die Fäden in der Hand hält und wer lediglich zuschauen darf. Klar definierte Administratorrollen und eine durchdachte Berechtigungsstruktur halten die Kontrolle straff und die Zuständigkeiten eindeutig. So ist klar, wer das Sagen hat und was geändert werden darf.

Der Umgang mit Berechtigungen betrifft nicht nur die Sicherheit, sondern genauso die Arbeit von Benutzern und Administratoren. Ein gutes Rollenmanagement verhindert eine schleichende Ausweitung von Berechtigungen, vermeidet Verwirrung und stellt sicher, dass nur die richtigen Personen für Ordnung auf der Hub-Website sorgen.

Im Folgenden erfahren Sie genau, wie Sie Besitzer zuweisen und Berechtigungen für verbundene Websites verwalten. So landet kein unbekannter Administrator in der Verantwortung, und es entsteht kein unübersichtliches Geflecht an Regeln darüber, wer die wichtigsten Inhalte Ihrer Websites sehen oder versehentlich löschen kann.

Hub-Website-Besitzer zuweisen und delegieren

Die Zuweisung von Besitzern der Hub-Website ist ein zentraler Schritt in der SharePoint-Governance. Besitzer übernehmen die laufende Aufsicht, setzen Richtlinien um und stellen sicher, dass die Einhaltung der Vorgaben gewahrt bleibt. Bewährte Praxis ist es, primäre Besitzer und Stellvertreter festzulegen, damit immer jemand verfügbar ist, der die Governance am Laufen hält. Die Delegation von Aufgaben an vertrauenswürdige Stellvertreter oder Unteradministratoren schützt vor Unterbrechungen, wenn Teammitglieder die Rolle wechseln oder sich eine Auszeit nehmen, und sichert so die kontinuierliche Aufsicht.

Berechtigungen für verbundene Websites steuern

Verbundene Websites können Berechtigungen von ihrer Hub-Website übernehmen oder eigene, websitespezifische Einstellungen verwenden. Wenn Sie festlegen, ob Berechtigungen weitergegeben werden oder eigenständig bleiben, stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer die passenden Zugriffsrechte erhalten. Prüfen Sie Berechtigungsstrukturen regelmäßig mit den Überwachungstools von Microsoft 365, um Abweichungen zu erkennen. So bleibt Ihr Hub-Ökosystem abgesichert, und alle Zugriffe entsprechen den Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens. Eine konsequente Berechtigungssteuerung schützt sensible Informationen und hält Ihre Überwachungsprotokolle makellos.

Aktivitäten auf der Hub-Website überwachen und prüfen

• Überwachungsprotokolle einrichten: Aktivieren Sie die Protokollierung, um Websiteänderungen, Zugriffsereignisse und Benutzeraktivitäten nachzuverfolgen. Diese Protokolle helfen, unerwartete Änderungen nachzuvollziehen, und unterstützen Compliance-Untersuchungen, falls es zu Vorfällen kommt.
• Regelmäßige Aktivitätsprüfungen: Planen Sie periodische Überprüfungen der Websiteaktivitäten ein und achten Sie auf verdächtige Muster wie ungewöhnliche Zugriffe, schnelle Berechtigungsänderungen oder Massenlöschungen, die auf Probleme hindeuten könnten.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Richten Sie im Microsoft 365 Security & Compliance Center Warnmeldungen für mögliche Richtlinienverstöße oder riskante Verhaltensweisen ein, damit Administratoren sofort informiert werden, sobald etwas Aufmerksamkeit benötigt.
• Berechtigungsprüfungen: Vergleichen Sie die tatsächlichen Berechtigungen mit den Governance-Richtlinien. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Website haben und keine ungenutzten oder nicht autorisierten Konten bestehen bleiben.
• Nutzungsanalysen: Erfassen Sie Nutzungskennzahlen der Hub-Website und der Websites, um Einführungstrends zu beobachten, Bereiche für Schulungen oder Bereinigungen zu identifizieren und den Nutzen der Governance gegenüber Stakeholdern zu belegen.

Governance mit Microsoft-365-Tools automatisieren

• Automatisierung mit Power Platform: Stellen Sie Workflows mit Power Automate bereit, um Websiteanforderungen, Genehmigungsprozesse und regelmäßige Zugriffsprüfungen zu standardisieren. Das spart Zeit und reduziert manuelle Fehler. Weitere Ideen finden Sie in den praktischen Tipps zur automatisierten Lebenszyklus-Governance.
• Microsoft Purview Compliance: Nutzen Sie die Informationsschutzfunktionen, DLP-Richtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen von Purview, um Daten auf allen Hub-verbundenen Websites automatisch zu kennzeichnen, zu klassifizieren und zu schützen. So sinkt das Risiko versehentlicher oder absichtlicher Datenlecks.
• Automatisiertes Lebenszyklusmanagement: Kombinieren Sie Graph API und Power BI für aktivitätsbasierte Bereinigungsprozesse. Identifizieren Sie inaktive Websites, erinnern Sie Eigentümer an die Überprüfung und steuern Sie das Archivieren oder Löschen mit minimalem manuellem Aufwand. Dokumentieren Sie dabei alle Aktionen für die Compliance.
• Self-Service mit Leitplanken: Erlauben Sie Fachanwendern, Websites zu erstellen oder Mitgliedschaften zu verwalten. Sichern Sie das aber mit Governance-Kontrollen ab, die Benennung, Metadaten und Berechtigungsrichtlinien automatisch durchsetzen. So bleibt die Umgebung auch bei wachsendem Umfang gesund.

Häufige SharePoint-Hub-Website-Governance-Szenarien

Bei der Einführung oder Pflege von SharePoint-Hub-Websites stoßen praktisch alle Organisationen auf Problemstellen. Von der rasant wachsenden Zahl an Websites bis zu den Herausforderungen regulierter Daten: Diese typischen Szenarien tauchen immer wieder auf. Wer sie vorausdenkt und über einsatzbereite Reaktionspläne verfügt, macht aus potenziellem Chaos beherrschbare Aufgaben.

Unterschiedliche Geschäftsanforderungen und regulatorische Umgebungen erzeugen jeweils eigene Governance-Herausforderungen. Manche Organisationen müssen wild wuchernde Websites eindämmen, andere müssen vor allem sensible Daten lückenlos schützen. Unabhängig von Ihrer Situation helfen Vorlagen für Lösungen und Governance-Frameworks dabei, gängige Risiken proaktiv anzugehen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.

Die folgenden Abschnitte behandeln zwei zentrale Szenarien: die Eindämmung wildwuchernder Websites und die Verwaltung ihrer Lebenszyklen sowie die Erfüllung strenger Sicherheits- und Compliance-Anforderungen in regulierten Branchen. Wenn Sie diese Aufgaben sauber lösen, bleibt Ihre SharePoint-Nutzung sicher, effektiv und prüfungsfest. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: klüger arbeiten, nicht nur härter.

Wildwuchs bei Hub-Websites und Herausforderungen im Lebenszyklus bewältigen

Ungebremstes Wachstum von Hub-Websites führt zu Unübersichtlichkeit, Verwirrung und administrativem Aufwand. Wildwuchs erschwert die Übersicht, öffnet Sicherheitslücken und verschwendet Ressourcen. Governance-Strategien gegen unkontrolliertes Wachstum umfassen die Konsolidierung wenig genutzter Websites, die regelmäßige Überprüfung der Websiteaktivität und die konsequente Durchsetzung klarer Lebenszyklusrichtlinien, etwa die planmäßige Archivierung oder die systematische Entfernung veralteter Hubs. Eine ausführliche Anleitung zur Eindämmung ähnlichen Wildwuchses finden Sie in diesem Leitfaden dazu, wie Governance aus Chaos souveräne Zusammenarbeit macht.

Sicherheit und Compliance in regulierten Branchen gewährleisten

In stark regulierten Branchen wie Finanzwesen oder Gesundheitswesen muss die Governance von Hub-Websites strengere Kontrollen für Datenschutz, Überwachung und Aufbewahrung von Datensätzen berücksichtigen. Organisationen müssen nachvollziehen, wer auf sensible Informationen zugreift, Aufbewahrungs- und Löschfristen durchsetzen und Prüfprotokolle für Compliance-Berichte führen. Der Einsatz von Privacy-by-Design-Prinzipien, Transparenz und robusten Benutzerkontrollen sichert sowohl die Compliance als auch das Vertrauen der Nutzer. Mehr zu sicheren Praktiken und Compliance-Frameworks finden Sie in Microsoft Copilots Ansatz zum Datenschutz.

Hub-Website-Governance mit Microsoft Teams integrieren

SharePoint-Hub-Websites und Microsoft Teams gehören häufig zusammen. Eine abgestimmte Governance über beide Plattformen hinweg ist der Schlüssel zu einer nahtlosen, sicheren Zusammenarbeit. Die Integration bedeutet, Teams-Arbeitsbereiche mit SharePoint-Websites zu verbinden und sicherzustellen, dass Nutzungsrichtlinien, Sicherheitsstandards und Lebenszyklusregeln im gesamten digitalen Arbeitsbereich durchgesetzt werden.

Wenn die Teams-Governance eng mit den Praktiken für Hub-Websites verzahnt ist, vermeiden Organisationen eine fragmentierte Verwaltung, senken Compliance-Risiken und bieten Nutzern ein einheitliches Erlebnis: Jede Datei, jeder Chat und jede Ressource unterliegt denselben Standards. Dieser Ansatz fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern schafft auch Vertrauen, Verantwortlichkeit und Effizienz, weil das Risiko von Kontrolllücken und Datenabflüssen sinkt. Praxisnahe Hinweise finden Sie in Ressourcen wie dem Beitrag darüber, wie Teams-Governance Zusammenarbeit und Erfolg fördert. Wie Sie Analyse- und Dashboard-Anforderungen am besten ausbalancieren, zeigt außerdem der Vergleich zur Dashboard-Bereitstellung in Teams und SharePoint.

Letztlich stärkt eine ganzheitliche Governance, die SharePoint und Teams gemeinsam abdeckt, Ihre Sicherheitslage. Gleichzeitig bleiben Ihre Nutzer produktiv, egal wo sie mit Geschäftsinhalten oder Kollegen arbeiten.

Checkliste für den dauerhaften Erfolg der Hubsite-Governance

• Governance-Richtlinien regelmäßig überprüfen: Legen Sie einen wiederkehrenden Zeitplan fest, in dem Sie Ihr Governance-Framework überprüfen und Regeln und Zuständigkeiten an geänderte geschäftliche oder regulatorische Anforderungen anpassen.
• Berechtigungen und Zugriffe prüfen: Kontrollieren Sie regelmäßig, wer Zugriff auf Hubsites und verbundene Websites hat, um eine schleichende Ausweitung von Berechtigungen zu verhindern und unnötige Privilegien zu entfernen.
• Eigentümer und Benutzer schulen: Verlangen Sie kontinuierliche Schulungen für Websiteeigentümer und wichtige Benutzer, damit alle ihre Verantwortung und Ihre aktuellen Governance-Praktiken kennen.
• Compliance und Nutzungsanalysen überwachen: Verwenden Sie integrierte Berichtstools, um Nutzungstrends, den Compliance-Status und die Einhaltung von Richtlinien nachzuverfolgen. So erkennen Sie Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit benötigen.
• Routineprozesse automatisieren: Aktualisieren und pflegen Sie Automatisierungen für den Lebenszyklus von Websites, die Überprüfung von Berechtigungen und die Eskalation von Vorfällen. So reduzieren Sie den manuellen Aufwand und vermeiden Lücken in der Aufsicht.
• Feedback der Stakeholder einholen: Schaffen Sie Kanäle, über die Eigentümer und Endbenutzer Governance-Probleme melden, Verbesserungen vorschlagen und Hindernisse aufzeigen können. So bleiben Ihre Richtlinien reaktionsfähig und praxisnah.

SharePoint-Hubsites bieten Navigation und einheitliches Erscheinungsbild über den gesamten Hub hinweg

Was ist eine SharePoint-Hubsite und worin unterscheidet sie sich von einer regulären SharePoint-Website?

Eine SharePoint-Hubsite ist ein Container, der verwandte SharePoint-Websites (sowohl Teamwebsites als auch Kommunikationswebsites) verbindet und organisiert. Sie bietet eine einheitliche Hubnavigation, ein konsistentes Erscheinungsbild und zusammengefasste Inhalte über alle zugeordneten Websites hinweg. Anders als eine reguläre SharePoint-Website arbeitet eine Hubsite nicht eigenständig als einzelne Websitesammlung. Stattdessen stellt sie allen mit dem Hub verknüpften Websites eine gemeinsame Navigationsleiste, ein gemeinsames Design und einen gemeinsamen Suchbereich zur Verfügung.

Wie erstelle ich eine Hubsite in SharePoint Online?

Um eine Hubsite in SharePoint Online zu erstellen, muss ein SharePoint-Administrator das SharePoint Admin Center verwenden und eine Website als Hub registrieren. Sie können eine vorhandene Website (Kommunikationswebsite oder Teamwebsite) auswählen und als Hubsite registrieren. Anschließend konfigurieren Sie die Hubnavigation und das Design, sodass zugeordnete Websites die Navigations- und Markeneinstellungen übernehmen.

Wer kann eine Website als Hubsite registrieren, und wo geschieht das?

Nur ein SharePoint-Administrator oder Benutzer, denen die Berechtigung dafür im SharePoint Admin Center erteilt wurde, kann eine Website als Hub registrieren. Dies geschieht im SharePoint Admin Center. Dort erstellen Sie einen Hub, verwalten, welche Websites dem Hub zugeordnet sind, und konfigurieren Einstellungen der Hubsite, etwa die Navigationsleiste, das Logo und die Berechtigungen.

Wie ordne ich eine Website einem Hub zu, und was bedeutet „Website zuordnen“?

Um eine Website einem Hub zuzuordnen, können Websitebesitzer die Websiteeinstellungen oder das SharePoint Admin Center verwenden. Eine Website zuzuordnen bedeutet, dass sie mit der Hubsite verknüpft wird und deren Hubnavigation, Erscheinungsbild und zusammengefasste Inhalte übernimmt. Die Website wird dadurch nicht zu einer Hubsite. Sie wird lediglich mit einem Hub verbunden.

Kann eine Website mehreren Hubs zugeordnet werden?

Nein. Eine Website kann immer nur einem einzigen Hub zugeordnet sein. Sie müssen daher entscheiden, welcher Hub am besten zur Website passt. Wenn Sie eine Website verschieben möchten, heben Sie die Zuordnung zum aktuellen Hub auf und ordnen sie über das SharePoint Admin Center oder die Websiteeinstellungen einem anderen Hub zu.

Welche Arten von Websites können einer Hubsite zugeordnet werden?

Moderne Websitesammlungen, also Kommunikationswebsites oder Teamwebsites (moderne Website), können als Hub registriert oder einem Hub zugeordnet werden. Klassische Websites werden für die Hubzuordnung nicht empfohlen, da viele Hubfunktionen auf moderner SharePoint-Funktionalität beruhen.

Ändert die Zuordnung meiner Website zu einem Hub die Berechtigungen oder Inhalte?

Nein. Die Zuordnung zu einem Hub ändert weder Berechtigungen automatisch noch verschiebt sie Inhalte. Berechtigungen werden weiterhin auf Ebene der Website bzw. der Websitesammlung verwaltet. Hubsites stellen Navigation und zusammengefasste Webparts für Inhalte zugeordneter Websites bereit. Sie gewähren jedoch keinen Zugriff über zugeordnete Websites hinweg, sofern Sie die Berechtigungen nicht ausdrücklich ändern.

Wie funktioniert die Hubnavigation, und wo wird die Navigationsleiste angezeigt?

Die Hub-Navigation wird als globale Navigationsleiste oben auf jeder Website angezeigt, die dem Hub zugeordnet ist. Die Hubwebsite-Navigationsleiste erstreckt sich dabei über den gesamten Hub. Der SharePoint-Administrator konfiguriert die Hub-Navigationslinks auf der Hubwebsite. Diese Links werden auf allen Websites angezeigt, die einem Hub zugeordnet sind, und sorgen so für eine einheitliche Navigation und ein einheitliches Design.

Kann ich Inhalte aus zugeordneten Websites auf der Hubwebsite zusammenführen?

Ja. Webparts der Hubwebsite, etwa die Webparts „Hervorgehobene Inhalte“ und „Neuigkeiten“, können Inhalte aus zugeordneten Websites anzeigen. So machen Sie Inhalte aus allen zugeordneten Websites sichtbar. Sie können diese Webparts filtern und konfigurieren, sodass sie Inhalte aus allen dem Hub zugeordneten Websites oder aus bestimmten Websites innerhalb des Hubs anzeigen.

Wie wirken sich Hubwebsites auf Suche und Auffindbarkeit aus?

Hubwebsites erweitern den Suchbereich, da die Suche Ergebnisse über den Hub und die ihm zugeordneten Websites leichter zurückgeben kann. Hubwebsites bieten ein einheitliches Sucherlebnis für Benutzer, die im Hub navigieren, sowie beim Wechsel vom SharePoint-Startseite zu einem Hub oder innerhalb des Hubs.

Worin unterscheidet sich eine Home-Website von einer Hubwebsite?

Eine Home-Website ist die zentrale Startseite für Mitarbeitende. Sie ist teilweise in die SharePoint-Startseite integriert und kann Unternehmensnachrichten sowie Navigation bereitstellen. Eine Hubwebsite gruppiert zusammengehörige Websites und stellt eine gemeinsame Navigation und ein gemeinsames Design für die zugeordneten Websites bereit. Eine Website kann sowohl Home-Website als auch Hubwebsite sein, die beiden Funktionen dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken: Die Home-Website schafft ein unternehmensweites Erlebnis, die Hubwebsite strukturiert zusammengehörige Websites.

Wie viele Websites lassen sich einem Hub zuordnen, und gibt es Grenzwerte?

Die Anzahl der Websites, die sich einem Hub zuordnen lassen, ist praktisch begrenzt. Microsoft dokumentiert unterstützte Grenzwerte für die Leistung. Hubs sind jedoch für viele Websites ausgelegt und können die Aktivitäten aller zugeordneten Websites zusammenführen. Large Organizations sollten Hubs deshalb logisch strukturieren, statt für jede mögliche Website einen eigenen Hub anzulegen. So bleibt die Navigation übersichtlich und die Leistung stabil.

Was passiert, wenn eine Website in eine Hubwebsite umgewandelt wird?

Wenn Sie eine Website in einen Hub umwandeln oder als Hub registrieren (Website als Hub), kann sie Hub-Navigation und Design für Websites bereitstellen, die ihr zugeordnet werden. Die Website bleibt dabei eine Websitesammlung. Sobald sie eine Hubwebsite ist, lässt sie sich nutzen, um zusammengehörige Websites zu verbinden, auf der Hubwebsite gemeinsame Inhalte bereitzustellen und hubübergreifende Einstellungen über das SharePoint Admin Center zu verwalten.

Wie entferne ich eine Websitezuordnung oder hebe die Registrierung einer Hubwebsite auf?

Um eine Websitezuordnung zu entfernen, kann der Websitebesitzer die Zuordnungseinstellungen in den Websiteinformationen ändern. Alternativ kann der SharePoint-Administrator die Website im SharePoint Admin Center von dem Hub trennen. Um die Registrierung einer Hubwebsite aufzuheben, kann ein SharePoint-Administrator sie im SharePoint Admin Center abmelden. Dadurch stellt die Website keine Hub-Navigation und kein Design mehr bereit, und die zugeordneten Websites sind nicht mehr mit dem Hub verbunden.

Lassen sich Hubwebsites nutzen, um ein einheitliches Design, eine einheitliche Navigation und Marke über alle zugeordneten Websites hinweg anzuwenden?

Ja. Einer der wichtigsten Vorteile von Hubwebsites ist, dass sich Navigation und Design über alle zugeordneten Websites hinweg einheitlich anwenden lassen. Wenn Sie eine Navigationsleiste und ein Design für die Hubwebsite festlegen, übernehmen die dem Hub zugeordneten Websites diese Einstellungen. So bleiben Navigation und Marke im gesamten Hub einheitlich.

Wie verbinde ich zusammengehörige Websites mit einem Hub, und welche Vorgehensweisen haben sich bewährt?

Verbinden Sie zusammengehörige Websites mit einem Hub, indem Sie jede Website über die Websiteeinstellungen oder das SharePoint Admin Center dem Hub zuordnen. Zu den bewährten Vorgehensweisen gehört, Websites nach Geschäftsfunktion, Standort oder Projekt zu gruppieren. Begrenzen Sie außerdem die Anzahl der Hubs, um eine Zersplitterung zu vermeiden. Nutzen Sie Hub-Navigation und Webparts, um wichtige Inhalte über alle zugeordneten Websites hinweg leicht auffindbar zu machen.

Wird die Hub-Navigation für jeden Benutzer und auf allen Geräten angezeigt?

Ja. Die Hubwebsite-Navigationsleiste wird Benutzern angezeigt, die eine dem Hub zugeordnete Website aufrufen, und passt sich an die verwendeten Geräte an. Wenn Benutzer auf zugeordnete Websites zugreifen, sehen sie die einheitliche Hub-Navigation. Das verbessert die websiteübergreifende Navigation und die Barrierefreiheit.

Wie nutze ich Hubwebsites, um Aktivitäten aus allen zugeordneten Websites anzuzeigen?

Sie können Webparts auf der Hubwebsite nutzen, etwa die Webparts „Neuigkeiten“, „Hervorgehobene Inhalte“ und „Aktivität“, um Aktivitäten aus allen zugeordneten Websites anzuzeigen. Konfigurieren Sie diese Webparts so, dass sie Inhalte aus allen zugeordneten Websites abrufen. Auf diese Weise erstellen Sie Dashboards oder zusammengeführte Neuigkeiten-Feeds, die Aktivitäten aus dem gesamten Hub sichtbar machen.

Gibt es Szenarien, in denen eine Website nicht einem Hub zugeordnet werden sollte?

Ja. Wenn eine Website eigene Navigation, eigenes Branding oder eine Trennung von Suche und Inhalten benötigt (aus Sicherheits- oder funktionalen Gründen), ist es oft besser, sie nicht mit einem Hub zu verknüpfen. Auch sensible oder stark angepasste Websites, die auf bestimmte Berechtigungen oder Layouts angewiesen sind, sollten besser als eigenständige Websites bestehen bleiben und nicht einem Hub zugeordnet werden.

SharePoint-Hub-Website-Governance: Wichtige Begriffe