SharePoint-Governance: Konfiguration

Von Mirko Peters · 2026-04-16 · Aktualisiert 2026-07-18

Die wichtigsten Governance-Einstellungen für SharePoint im Admin Center finden: Berechtigungen, Freigabe, Lebenszyklus, Sicherheit und Compliance.

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Wenn Sie SharePoint endlich ordentlich aufstellen möchten, ist das SharePoint Admin Center die zentrale Anlaufstelle für die gesamte Governance-Konfiguration. Hier legen Sie Richtlinien fest, passen Steuerungsmöglichkeiten an und sorgen dafür, dass die Daten Ihrer Organisation sicher und compliant bleiben. Ob Sie Berechtigungen, externe Freigaben oder Aufbewahrung verwalten: Das SharePoint Admin Center stellt Ihnen die richtigen Werkzeuge bereit, um festzulegen, wie Ihre Microsoft 365-Umgebung arbeitet.

Administratoren und Governance-Verantwortliche sollten das SharePoint Admin Center nutzen, um festzulegen, wer worauf zugreifen darf, Freigabebeschränkungen einzurichten und Compliance-Regeln organisationsweit anzuwenden. Mit einer sorgfältigen Einrichtung schützen Sie sensible Informationen, vereinfachen die Website-Verwaltung und stellen sicher, dass alle nach denselben Regeln arbeiten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wo und wie Sie diese zentralen Governance-Anpassungen vornehmen, damit Sie Ihr SharePoint-Schiff mit Zuversicht steuern können.

7 überraschende Fakten zur SharePoint-Governance

1. Governance ist nicht nur eine Richtlinie, sondern wird über Einstellungen durchgesetzt: Viele Governance-Steuerungen werden direkt im SharePoint Admin Center (und per PowerShell) angewendet. Wenn Sie wissen, wo Sie die Governance im SharePoint Admin Center konfigurieren, werden aus „Empfehlungen“ verbindliche Einstellungen.
2. Steuerung der Website-Erstellung kann eine unkontrollierte Ausbreitung verhindern: Sie können festlegen, wer Websites und gruppenverbundene Websites erstellen darf, Standardbesitzer zuweisen und Vorlagen vorschreiben. So verhindern Sie, dass über Nacht Hunderte nicht verwaltete Websites entstehen.
3. Moderne Funktionen wie Hubsites und Websitedesigns ermöglichen eine einheitliche Governance: Sie können Navigation, Branding und Compliance-Einstellungen auf eine ganze Gruppe von Websites übertragen, statt jede Website einzeln zu konfigurieren.
4. Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien sind in Microsoft 365 übergreifend integriert: Governance betrifft häufig SharePoint, OneDrive und Teams. Wenn Sie Inhalte in SharePoint kennzeichnen, wird der Umgang mit Daten im gesamten Ökosystem durchgesetzt und nicht nur innerhalb einer einzelnen Websitesammlung.
5. Externe Freigaben lassen sich fein abstufen und rückgängig machen: Sie können Freigaben auf Mandanten-, Website- und Dateiebene festlegen und den Gastzugriff später wieder entziehen. Governance begrenzt hier das Risiko von Datenabflüssen, ohne Benutzer auszuschließen.
6. Speicher- und Kontingentverwaltung sind zentralisiert: Mit dem SharePoint Admin Center können Administratoren Speicherlimits festlegen, inaktive Websites verwalten und Richtlinien zur automatischen Schließung anwenden. Kosten- und Kapazitätsmanagement wird so zu automatisierter Governance.
7. Viele Governance-Aufgaben lassen sich mit Automatisierung einfacher umsetzen: PowerShell, Graph API und Websitedesigns ermöglichen die massenhafte Durchsetzung (Bereitstellung, Lebenszyklusverwaltung, Kennzeichnung). Einheitliche Governance kann somit automatisiert statt manuell gepflegt werden.

Die Grundlagen der SharePoint-Governance verstehen

SharePoint-Governance umfasst die Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse, mit denen Ihre Organisation ihre Daten, Zusammenarbeitswerkzeuge und Compliance-Pflichten in SharePoint und Microsoft 365 steuert. Im Kern geht es darum, Ordnung zu halten, Sicherheit zu gewährleisten und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Man kann sich das als digitale Verkehrsregeln für Ihre Unternehmensinhalte vorstellen.

Zu den zentralen Prinzipien der SharePoint-Governance gehören ein solides Berechtigungsmanagement (festlegen, wer worauf zugreifen darf), die Datenklassifizierung (Kennzeichnung und Schutz sensibler Informationen) sowie Lebenszyklusrichtlinien (festlegen, wie lange Daten aufbewahrt werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden). Wer diese Punkte einrichtet, erfüllt regulatorische Anforderungen leichter und vermeidet teure Fehler oder Datenschutzverletzungen.

Wer SharePoint-Governance ignoriert, riskiert im Grunde Schatten-IT, versehentliche Datenlecks und eine wild wuchernde Zusammenarbeit. Ohne klare Richtlinien und Kontrollen können Websites unkontrolliert wachsen, sensible Daten in falsche Hände geraten und Bußgelder drohen. Wer Integrationen wie Microsoft Teams nutzt, profitiert von einer einheitlichen Governance-Strategie über beide Plattformen hinweg: Sie schafft Vertrauen, steigert die Produktivität und verhindert Chaos. Wie eine solche Herangehensweise die Zusammenarbeit verändert, erfahren Sie in unserem Beitrag wie Teams-Governance Ordnung und Compliance in geschäftige Arbeitsbereiche bringt.

SharePoint-Governance – Definition

SharePoint-Governance umfasst die Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozesse, mit denen eine Organisation SharePoint und verwandte Zusammenarbeitsdienste plant, bereitstellt, verwaltet und absichert. Sie legt Standards für die Erstellung von Websites, den Inhaltslebenszyklus, Berechtigungen, Compliance, Speicher, Anpassungen und Änderungsmanagement fest, um Konsistenz, Sicherheit und eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.

Kurz erklärt

Gute Governance hält die Balance zwischen Produktivität der Benutzer und Risikomanagement. Sie legt fest, wer Websites erstellen darf, wie Daten klassifiziert und aufbewahrt werden, wie Berechtigungen vergeben und überprüft werden und welche Anpassungen erlaubt sind. In Microsoft 365 werden viele Governance-Steuerungen über das SharePoint Admin Center sowie ergänzende Werkzeuge im Microsoft 365 Admin Center, im Compliance Center und in Azure AD umgesetzt, etwa durch Richtlinien für die Websiteerstellung, die Verwaltung von Hubsites, die Freigabeeinstellungen und Aufbewahrungsbezeichnungen. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie die Governance im SharePoint Admin Center konfigurieren, finden Sie diese Einstellungen vor allem in den Bereichen Websiteverwaltung, Freigabe, Richtlinien und Inhaltsdienste des SharePoint Admin Centers. Ergänzt werden sie durch mandantenweite Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center und im Compliance Center.

Zugriff auf das SharePoint Admin Center für Governance-Aufgaben

1. Prüfen Sie Ihre Administratorrolle: Sie benötigen die Rolle globaler Administrator für Microsoft 365, SharePoint-Administrator oder delegierte Administratorberechtigungen. Ohne eine dieser Rollen können Sie keine Governance-Änderungen vornehmen.
2. Rufen Sie das Microsoft 365 Admin Center auf: Gehen Sie zu admin.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldedaten an.
3. Wechseln Sie zum SharePoint Admin Center: Wählen Sie in der linken Navigation „Alle anzeigen“, um das Menü zu erweitern, und klicken Sie auf „SharePoint“. Damit öffnen Sie das SharePoint Admin Center.
4. Suchen Sie die Governance-Einstellungen: Die Governance-Steuerungen wie Freigabe, Richtlinien, Websiteverwaltung und Compliance sind in klar benannten Menüpunkten organisiert. Nutzen Sie den Navigationsbereich, um jeden Bereich schnell zu finden und zu öffnen.
5. Tipp: Wenn Sie neu dabei sind, sollten Sie sich einige Minuten Zeit nehmen, das Dashboard und die Hilfeseiten zu erkunden. Infofenster und die Suche helfen Ihnen, direkt zu der gewünschten Konfiguration zu gelangen.

Wichtige Governance-Einstellungen im SharePoint Admin Center

Sobald Sie im SharePoint Admin Center angekommen sind, finden Sie eine Reihe von Governance-Einstellungen, mit denen Sie Risiken steuern, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichern und die Zusammenarbeit sicher gestalten können. Diese zentralen Steuerungen betreffen alles – von der externen Freigabe von Inhalten durch Benutzer bis hin zur Erstellung, Verwaltung und Außerbetriebnahme Ihrer Websites im Laufe der Zeit.

Die wichtigsten Governance-Einstellungen gliedern sich in drei Bereiche: Freigabe und externer Zugriff, Websiteverwaltung und Datenkonformität. Jeder Bereich hat einen eigenen Menübereich und eigene Optionen, mit denen Sie Grenzen festlegen und Verwaltungsaufgaben automatisieren können. Wenn Sie diese Steuerungen verstehen, können Sie SharePoint an die besonderen Anforderungen Ihrer Organisation anpassen – und Zusammenarbeit mit Sicherheit in Einklang bringen.

Wenn Sie diese zentralen Bereiche kennen, haben Sie die Kontrolle. Im Folgenden erläutern wir Schritt für Schritt, wie Sie jede dieser Steuerungen einsetzen, damit Sie Ihre Umgebung im Hinblick auf Compliance, Effizienz und Sicherheit optimal konfigurieren können.

Konfiguration von Richtlinien für Freigabe und externen Zugriff

1. Öffnen Sie das Menü „Richtlinien“: Klicken Sie in der Navigation des SharePoint Admin Centers auf „Richtlinien“ und wählen Sie „Freigabe“. Hier legen Sie fest, wie offen oder wie stark eingeschränkt Inhalte in Ihrer Organisation geteilt werden dürfen.
2. Wählen Sie die Freigabeebene: Sie sehen einen Schieberegler, der von „Nur Personen in Ihrer Organisation“ bis „Jeder“ reicht. Zur Auswahl stehen:

• Nur intern: Blockiert die externe Freigabe vollständig.
• Neue und vorhandene Gäste: Ermöglicht es Ihnen, bestimmte Personen außerhalb des Unternehmens einzuladen.
• Anonymer Zugriff: Erlaubt Freigabelinks, für die keine Anmeldung erforderlich ist.

1. Treffen Sie Ihre Entscheidung auf Basis der Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation und des Vertrauens, das Sie Ihren Benutzern im Umgang mit externen Daten entgegenbringen.
2. Legen Sie Ausnahmen und Einschränkungen fest: Sie können die Freigabe auf bestimmte Domänen beschränken, Ablaufdaten für Links vorschreiben oder verlangen, dass externe Benutzer sich anmelden. Diese Schritte schützen vertrauliche Dateien und verringern das Risiko einer versehentlichen Offenlegung.
3. Plattformübergreifende Auswirkungen berücksichtigen: Freigabeeinstellungen in SharePoint wirken sich auch auf OneDrive und damit auf Microsoft Teams aus. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Freigabe in Teams-Arbeitsbereichen mit passenden Governance-Regeln in den Griff bekommen, lesen Sie die Strategien zu wie Teams-Governance sichere, geordnete Zusammenarbeit ermöglicht.

Eine sorgfältige Konfiguration sorgt hier für ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Zusammenarbeit. Richten Sie alles korrekt ein, dann bleiben Ihre Daten geschützt, ohne die produktive Teamarbeit zu behindern.

Verwalten von Website-Erstellung, Berechtigungen und Lebenszyklen

1. Website-Erstellung steuern: Wechseln Sie im Admin Center zu „Sites“ und klicken Sie auf „Aktive Sites“. Legen Sie unter „Einstellungen“ > „Websiteerstellung“ fest, wer neue SharePoint-Websites erstellen darf. Wenn Sie die Erstellung auf bestimmte Benutzer oder Gruppen beschränken, verhindern Sie eine unübersichtliche Ausbreitung und behalten die Ordnung in Ihrer Umgebung.
2. Berechtigungen zuweisen und prüfen: Öffnen Sie für jede SharePoint-Website die Berechtigungseinstellungen, um festzulegen, wer Besitzer, Mitglied oder Besucher ist. Passen Sie den Zugriff über „Websiteberechtigungen“ an und prüfen Sie die Überwachungsprotokolle, um Änderungen oder ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen.
3. Lebenszyklusrichtlinien für Websites festlegen: Richten Sie unter „Richtlinien“ oder „Websiteeinstellungen“ Regeln dafür ein, wann Websites ablaufen oder überprüft werden. Automatische Ablaufdaten, Erinnerungen oder eine erforderliche Begründung für die Verlängerung halten Ihre digitalen Ressourcen überschaubar und reduzieren vergessene, ungenutzte Websites.
4. Governance nach Möglichkeit automatisieren: Mit Power Platform und Graph-API-Integrationen können Sie Workflows erstellen, die Websiteanfragen standardisieren oder Besitzer daran erinnern, ihre Websites zu überprüfen. Weitere Anregungen, wie Sie die Ausbreitung von Microsoft Teams mithilfe von Automatisierung in den Griff bekommen, finden Sie unter Lebenszyklus-Governance für Teams mit Power Platform.

Mit klaren Steuerungsmöglichkeiten und automatischen Erinnerungen gibt es weniger Wildwuchs, mehr Sicherheit und weniger Kopfzerbrechen darüber, welche Inhalte noch verwendet werden.

Implementierung von Datenkonformität und Aufbewahrungsrichtlinien

1. Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren: Wechseln Sie im SharePoint Admin Center zum Bereich „Richtlinien“ und klicken Sie auf „Aufbewahrung“. Hier können Sie Richtlinien erstellen, die Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum automatisch aufbewahren, löschen oder überprüfen. So erfüllen Sie Vorgaben wie die DSGVO oder HIPAA.
2. Vertraulichkeitsbezeichnungen und Compliance-Einstellungen aktivieren: Binden Sie Microsoft Purview für erweiterte Compliance-Kontrollen ein. Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen klassifizieren und schützen Sie Inhalte entsprechend ihrer Sensibilität. So erhalten nur die richtigen Personen Zugriff.
3. Compliance-Regeln wählen, die zu Ihrem Unternehmen passen: Passen Sie Aufbewahrung und Kennzeichnung an Ihre internen Richtlinien und externen Anforderungen an. Wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten, nutzen Sie die Vorlagen für rechtliche, finanzielle oder gesundheitsbezogene Compliance.
4. Compliance-Konfigurationen überprüfen: Prüfen Sie Überwachungsprotokolle regelmäßig, um sicherzustellen, dass Richtlinien wie geplant funktionieren, Änderungen nachvollziehbar sind und auffällige Vorgänge untersucht werden. Wenn Ihre Organisation KI-Tools wie Copilot einsetzt, sollten Sie den Ansatz von Copilot zu Datenschutz und Compliance kennen, damit Ihre Daten geschützt bleiben.

Eine saubere Compliance- und Aufbewahrungsstrategie bedeutet weniger rechtliche Probleme, mehr Vertrauen bei Kunden und deutlich weniger Stress, wenn Prüfungen anstehen.

Häufige Fehler bei den Governance-Einstellungen im SharePoint Admin Center

Wer im SharePoint Admin Center nach den Governance-Einstellungen sucht, macht häufig immer wieder dieselben Fehler. Die folgende Liste zeigt typische Fehler, warum sie problematisch sind und wie Sie sie vermeiden.

• Annahme, es gibt eine einzige Seite für „Governance“: Viele erwarten eine zentrale Governance-Seite. Tatsächlich wird Governance an mehreren Stellen konfiguriert (Websiteeinstellungen, Richtlinien, Freigabe, Aufbewahrung, Lebenszyklus, Hub- und Websitevorlagen). Prüfen Sie die Websiterstellung, Freigabe, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrung und Admin-Center-Richtlinien.
• Ausschließliches Verlassen auf klassische SharePoint-Verwaltungseinstellungen: Wer nur die älteren Einstellungen nutzt, übersieht die modernen Steuerungsmöglichkeiten im Compliance-Center von Microsoft 365 sowie in den Admin Centern für Teams und OneDrive. Prüfen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, DLP und Zugriffssteuerung im Microsoft 365 Compliance Center, unter Sicherheit und in Azure AD.
• Governance nicht an Geschäftsprozesse anbinden: Technische Einstellungen ohne Klärung, wer Websites verantwortet, welche Lebenszyklusregeln gelten und welche Namenskonventionen verbindlich sind, führen zu uneinheitlicher Durchsetzung. Legen Sie Rollen und einen Governance-Plan fest, bevor Sie Richtlinien anwenden.
• Lebenszyklus der Websites und Speicherlimits ignorieren: Wer weder Ablauf, Speicherkontingente noch Überprüfungsprozesse für Websites konfiguriert, riskiert wildwachsende Websites und unkontrollierte Inhalte. Nutzen Sie Websiterichtlinien, Ablaufdaten und Berichte, um den Lebenszyklus zu steuern.
• Unklare Bereitstellung von Websites und Vorlagen: Websites manuell ohne standardisierte Vorlagen oder Websitedesigns zu erstellen, führt zu uneinheitlicher Sicherheit, Navigation und Metadaten. Implementieren Sie Websitedesigns, Bereitstellungsabläufe und Vorlagen, die an Ihre Governance-Regeln gebunden sind.
• Externe Freigabeeinstellungen übersehen: Die standardmäßige externe Freigabe kann Inhalte offenlegen. Konfigurieren Sie Freigaberichtlinien pro Website, werten Sie Freigabeberichte aus und setzen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen ein, um den externen Zugriff zu steuern.
• Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung nicht gemeinsam nutzen: Wer beides getrennt betrachtet, verschenkt die gemeinsame Wirkung. Planen Sie die Taxonomie der Vertraulichkeitsbezeichnungen und die Aufbewahrungsrichtlinien gemeinsam, um Schutz- und Lebenszyklusregeln durchzusetzen.
• Unzureichende Governance der Berechtigungen: Websiteinhaber uneingeschränkt das Recht zu geben, Freigaben oder Berechtigungen zu ändern, führt zu Sicherheitslücken. Setzen Sie das Least-Privilege-Prinzip durch, nutzen Sie Berechtigungsgruppen und überwachen Sie eindeutige Berechtigungen und externe Benutzer.
• Überwachung und Berichterstattung vernachlässigt: Richtlinien festzulegen und deren Einhaltung nie zu überprüfen, verhindert das Erkennen von Abweichungen. Nutzen Sie regelmäßig Aktivitäts- und Überwachungsprotokolle, Nutzungsberichte und Richtlinienberichte.
• Schulung und Dokumentation vernachlässigt: Governance einzuführen, ohne Websiteinhaber und Benutzer zu schulen, führt zu Fehlgebrauch. Stellen Sie klare Dokumentation, Checklisten für Websiteinhaber und laufende Weiterbildung bereit.
• Keine Anbindung an die übergreifende Governance von Microsoft 365: Wer SharePoint isoliert betrachtet, übersieht mandantenweite Kontrollen (bedingter Zugriff in Azure AD, DLP, Aufbewahrungsrichtlinien). Stimmen Sie Richtlinien über alle Microsoft-365-Dienste hinweg ab.
• Hub-Website und Bereich der Websitesammlung falsch konfiguriert: Hub-Einstellungen oder Richtlinien auf der falschen Ebene anzuwenden, führt zu unerwartetem Verhalten. Verstehen Sie die Vererbung bei Hub-Websites und wo Richtlinien auf Ebene der Websitesammlung bzw. des Mandanten greifen.
• Richtlinien zu früh überladen: Zu komplexe Regeln einzuführen, bevor eine grundlegende Governance steht, erzeugt unnötigen Verwaltungsaufwand. Beginnen Sie einfach, setzen Sie die Kernrichtlinien durch und verbessern Sie sie schrittweise.
• Keine Vorkehrungen für Compliance und Rechtssperren: Wer eDiscovery, Rechtssperren oder Aufbewahrungsanforderungen ignoriert, gefährdet die Compliance. Konfigurieren Sie Aufbewahrungs- und Sperrrichtlinien im Compliance-Center entsprechend den rechtlichen Anforderungen.

Erweiterte Sicherheitsfunktionen für SharePoint-Websites nutzen

1. Richtlinien für bedingten Zugriff implementieren: Binden Sie SharePoint an Microsoft Entra ID an, um festzulegen, wer von bestimmten Standorten oder Geräten aus auf SharePoint-Websites zugreifen darf. So bleiben vertrauliche Inhalte streng abgesichert und der Zugriff wird bei erhöhtem Risiko eingeschränkt.
2. Bedrohungsmanagement-Tools aktivieren: Nutzen Sie Microsoft Defender oder die Bedrohungserkennungsoptionen im Admin Center, um SharePoint-Inhalte auf verdächtige Aktivitäten, Schadsoftware und andere potenzielle Cyberbedrohungen zu prüfen.
3. In Microsoft Purview integrieren: Verbinden Sie Ihre SharePoint-Websites mit Purview für Data Loss Prevention (DLP), Informationsschutz und detailliertere Überwachungsprotokolle. Das ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, besonders wenn Sie vertrauliche oder regulierte Daten verarbeiten.
4. Mehrschichtige Sicherheitsabwehr aufbauen: Erweiterte Sicherheitsfunktionen wirken am besten im Zusammenspiel und nicht als Einzelmaßnahmen. Erwägen Sie Einstellungen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, die Deaktivierung veralteter Protokolle und die Führung detaillierter Überwachungsprotokolle. Einen tieferen Einblick in praxisnahe Schutzstrategien bietet wie mehrschichtige Sicherheit Ihre Zusammenarbeit in Teams und SharePoint absichert.

Diese erweiterten Werkzeuge helfen Ihnen, Bedrohungen einen Schritt voraus zu sein, unterstützen Compliance-Teams und geben allen Beteiligten ein gutes Gefühl, die in SharePoint Informationen teilen und speichern.

Checkliste für Sicherheitsfunktionen von SharePoint-Websites

Nutzen Sie diese Checkliste, um die Sicherheitskontrollen für SharePoint-Websites zu überprüfen und zu konfigurieren. Informationen zu Governance-Einstellungen finden Sie unter Governance in SharePoint konfigurieren im SharePoint Admin Center sowie im Microsoft 365 Compliance Center und im Azure AD-Portal.

• Überprüfen Sie die Zuweisungen der Websitesammlungs-Administratoren und Eigentümer, und entfernen Sie veraltete oder überzählige Eigentümer.
• Überprüfen und wenden Sie das Prinzip der minimalen Berechtigungen an: Ersetzen Sie Vollzugriff, wo immer möglich, durch Mitwirken oder Lesen.
• Prüfen Sie unterbrochene oder eindeutige Berechtigungen und beheben Sie Probleme. Dokumentieren Sie, warum die Vererbung für eine Website oder Liste unterbrochen wurde.
• Konfigurieren Sie die externen Freigabeeinstellungen auf Mandanten- und Websiteebene: Beschränken Sie die Freigabe auf bestimmte Domänen, oder deaktivieren Sie sie, wo sie nicht benötigt wird.
• Erzwingen Sie Azure AD-Richtlinien für bedingten Zugriff für SharePoint und OneDrive (konforme Geräte voraussetzen, Standortbeschränkungen, MFA).
• Verlangen Sie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Administratoren und privilegierten Konten.
• Wenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen und Schutzrichtlinien an, um vertrauliche Inhalte in SharePoint zu klassifizieren und zu verschlüsseln.
• Konfigurieren Sie Richtlinien für Data Loss Prevention (DLP) für SharePoint, um die Freigabe vertraulicher Informationen zu erkennen und zu blockieren.
• Aktivieren und konfigurieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien, um gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
• Aktivieren Sie die Versionsverwaltung und verlangen Sie das Auschecken für kritische Bibliotheken, um die Integrität der Inhalte zu schützen.
• Implementieren Sie Information Rights Management (IRM) für Bibliotheken, in denen vertrauliche Dokumente gespeichert werden.
• Nutzen Sie die Überwachungsprotokolle von Microsoft Purview und aktivieren Sie die einheitliche Überwachung, um die SharePoint-Aktivitäten zu überwachen.
• Konfigurieren Sie Warnungsrichtlinien und Aktivitätswarnungen für ungewöhnliche oder risikoreiche Dateizugriffe und Freigabeereignisse.
• Überprüfen Sie die Empfehlungen des Secure Score für SharePoint und verwandte Microsoft 365-Dienste und setzen Sie sie um.
• Konfigurieren Sie Überprüfungen von Gastzugriffen und entfernen Sie regelmäßig inaktive oder nicht benötigte externe Benutzer.
• Beschränken Sie die SharePoint-Administratorrollen und nutzen Sie Privileged Identity Management (PIM) für die bedarfsgerechte Erhöhung von Berechtigungen.
• Erzwingen Sie die moderne Authentifizierung und deaktivieren Sie veraltete Authentifizierungsprotokolle für SharePoint und verwandte Dienste.
• Konfigurieren Sie sichere Links und sichere Anlagen über Microsoft Defender für Office 365 für Dateien in SharePoint.
• Stellen Sie sicher, dass Website-URLs und benutzerdefinierte Domänen HTTPS verwenden, und überprüfen Sie die TLS-Einstellungen für alle Endpunkte.
• Führen Sie ein Inventar der Websites und klassifizieren Sie diese nach Vertraulichkeit. Wenden Sie Governance über das SharePoint Admin Center an. Eine Anleitung finden Sie in der Dokumentation zur Konfiguration von Governance in SharePoint.
• Richten Sie eDiscovery- und Rechtsstreitprozesse (Legal Hold) ein, um Inhalte auf allen SharePoint-Websites zu sichern.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Überwachungsprotokolle, Zugriffsmuster und Freigabelinks auf Hinweise auf eine Kompromittierung.
• Implementieren Sie automatisierte Lebenszyklusrichtlinien, um Websites und Inhalte gemäß den Governance-Regeln zu archivieren oder zu löschen.
• Schulen Sie Websitebesitzer in sicheren Freigabemethoden, der Verwaltung von Berechtigungen und den Governance-Verfahren.

Bewährte Methoden für die laufende Governance in SharePoint

• Bilden Sie einen Governance-Ausschuss: Stellen Sie eine teamübergreifende Gruppe aus IT, Compliance und Fachbereichen zusammen, die Governance-Strategien regelmäßig festlegt, überprüft und aktualisiert.
• Legen Sie Überprüfungszyklen für Richtlinien fest: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, mindestens jährlich, damit die Governance-Regeln neue Risiken, Geschäftsanforderungen oder regulatorische Änderungen abbilden.
• Schulen Sie Ihre Benutzer: Bieten Sie einfache, wiederkehrende Schulungen an, damit Benutzer ihre Verantwortung für Berechtigungen, Freigaben und den Umgang mit Daten verstehen.
• Automatisieren Sie Überwachung und Berichte: Nutzen Sie Dashboards und Warnungen, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, und halten Sie die Compliance mit weniger manuellem Aufwand ein.
• Stimmen Sie die Governance mit Teams ab: Wenn Sie auch Microsoft Teams nutzen, stimmen Sie Ihre SharePoint-Richtlinien darauf ab, damit keine Lücken oder Konflikte entstehen. Anregungen finden Sie in Teams-Governance-Frameworks, die Verantwortlichkeit und Sicherheit fördern.

Wenn Sie diese Gewohnheiten beibehalten, bleibt Ihre SharePoint-Umgebung gut eingestellt und auf alles vorbereitet, ohne im Verwaltungsaufwand zu versinken.

Integration der SharePoint-Governance mit Microsoft Teams

SharePoint und Microsoft Teams sind im Microsoft 365-Universum eng miteinander verbunden. Jedes Mal, wenn Sie ein Team erstellen, wird automatisch eine SharePoint-Website angelegt. Sie dient als Grundgerüst für die Dateispeicherung und die Berechtigungen. Entscheidungen zur SharePoint-Governance, etwa zur Bereitstellung von Websites, zur Datenklassifizierung und zu den Freigabesteuerungen, wirken sich direkt darauf aus, wie Anwender Teams für Chat, Dateien und Zusammenarbeit nutzen.

Deshalb sollten Sie Ihre Governance-Strategien über beide Plattformen hinweg aufeinander abstimmen. Konkret bedeutet das einheitliche Richtlinien für externen Zugriff, Lebenszyklusverwaltung und Compliance-Überwachung. Anregungen, wie sich Teams- und SharePoint-Governance verzahnen lassen, finden Sie in Artikeln darüber, wie man Teams-Chaos in souveräne Zusammenarbeit verwandelt, sowie darüber, wie Teams-Governance Produktivität und Sicherheit gleichermaßen steigert.

Die wichtigsten Vorteile der Integration von SharePoint-Governance in Microsoft Teams

Die Integration der SharePoint-Governance in Microsoft Teams vereinfacht die Zusammenarbeit und behält dabei Kontrolle und Compliance im Blick. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile, wenn Sie Governance-Einstellungen verwalten (wo Sie die Governance im SharePoint Admin Center konfigurieren) und auf die mit Teams verbundenen SharePoint-Websites anwenden.

• Einheitliche Sicherheit und Compliance: Wenden Sie zentrale SharePoint-Richtlinien (Aufbewahrung, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Zugriffssteuerungen) auf Teams-Websites an. So werden Datenschutz, eDiscovery und Prüfanforderungen über Chat, Dateien und Kanäle hinweg durchgesetzt.
• Vereinfachte Verwaltung des Website-Lebenszyklus: Nutzen Sie SharePoint-Governance-Regeln für Bereitstellung, Namenskonventionen, Ablauf und Archivierung der mit Teams verbundenen Websites. So reduzieren Sie die Wildwuchs-Problematik und sorgen für planbare Lebenszyklen.
• Zentrale Berechtigungssteuerung: Erzwingen Sie im SharePoint Admin Center das Least-Privilege-Prinzip, bedingten Zugriff und Richtlinien für externe Freigaben. So steuern Sie, wer auf Teams-Dateien und -Ordner zugreifen darf.
• Einheitliche Informationsarchitektur: Wenden Sie konsistente Inhaltstypen, Metadaten und Regeln für die Dokumentenverwaltung aus SharePoint auf Teams-Dateien an. So funktionieren Suche, Ermittlung und Datensatzverwaltung im gesamten Unternehmen zuverlässig.
• Verbesserte Prüfung und Berichterstattung: Bündeln Sie Protokolle und Compliance-Berichte, indem Sie den Teams-Speicher über SharePoint steuern. So lassen sich Nutzung überwachen, Vorfälle untersuchen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nachweisen.
• Bessere Benutzererfahrung durch governance-gestützte Bereitstellung: Automatisieren Sie die Erstellung von Teams mit governance-basierten Vorlagen und Richtlinien (Websitedesign, Lebenszyklus, Besitzer). So erhalten Anwender konforme Arbeitsbereiche, ohne manuelle Compliance-Schritte ausführen zu müssen.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Verwalten Sie Richtlinien zentral im SharePoint Admin Center, statt Einstellungen getrennt in Teams zu konfigurieren. Das senkt Komplexität und Betriebskosten.
• Nahtlose Aufbewahrung und Datensatzverwaltung: Stellen Sie sicher, dass Aufbewahrungsbezeichnungen und Aufbewahrungssperren, die in SharePoint angewendet werden, auch die Dateiinhalte in Teams steuern. So wird die Datensatzverwaltung über alle Zusammenarbeitsplattformen hinweg einheitlich.
• Skalierbares Governance-Modell: Nutzen Sie SharePoint-Richtlinienbereiche (Mandant, Website, Hub), um Governance auf viele Teams-Instanzen auszuweiten. Gezielte Ausnahmen bleiben dabei weiterhin möglich.
• Schnellere Compliance-Einarbeitung: Integrieren Sie Teams in bestehende SharePoint-Governance-Rahmen, damit neue Teams bewährte Compliance-Kontrollen übernehmen. So beschleunigen Sie die sichere Einführung.

Fehlerbehebung bei häufigen Governance-Konfigurationsproblemen

• Widersprüchliche Richtlinien: Manchmal harmonieren Einstellungen in SharePoint, Teams oder OneDrive nicht miteinander. Prüfen Sie die Richtlinien jeder Plattform noch einmal, oder nutzen Sie integrierte Diagnosen, um Konflikte sichtbar zu machen.
• Berechtigungsfehler: Wenn Administratoren oder Anwender auf Zugriffshürden stoßen, prüfen Sie Rollenzuweisungen und Websiteberechtigungen auf Fehler oder geerbte Einschränkungen.
• Fehlende Funktionen: Einige erweiterte Governance- oder Compliance-Funktionen setzen bestimmte Microsoft 365-Lizenzen voraus. Achten Sie daher darauf, dass Sie die passende Lizenzstufe besitzen.
• Ungewollter Website-Wildwuchs: Wenn Sie Dutzende ungenutzter oder doppelter SharePoint-Websites sehen, überprüfen Sie Ihre Erstellungsregeln und Lebenszyklusrichtlinien und ziehen Sie die Zügel an.
• Brauchen Sie weitere Hilfe? Für komplexe Fehlerbehebungen finden Sie ausführliche Anleitungen zu allgemeineren Microsoft-365-Problemen, etwa eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Fehlerbehebung bei Microsoft Copilot, die sich gut für Berechtigungs- und Integrationsprüfungen in SharePoint eignet.

Wenn Sie diese Probleme frühzeitig erkennen und schnell beheben, bleibt Ihr Governance-Plan auf Kurs und Ihre SharePoint-Bereitstellung läuft reibungslos.

SharePoint Online Governance-Plan und Microsoft 365 Copilot

Wo im SharePoint Admin Center konfiguriere ich die Governance für meinen Mandanten?

Öffnen Sie das SharePoint Admin Center im Microsoft 365 Admin Center und nutzen Sie die globalen Einstellungen sowie die Einstellungen auf Websiteebene: Richtlinien auf Mandantenebene finden Sie unter „Richtlinien“ und „Einstellungen“, Steuerelemente für Websitesammlungen unter „Websites“ > „Aktive Websites“. Erweiterte Steuerelemente wie Freigabe, Zugriffsverwaltung und Compliance-Integration über Microsoft Purview ergänzen diese Optionen. Hier aktivieren Sie Governance-Richtlinien für SharePoint und verwandte Dienste, um den Datenzugriff und die Websitebesitzer im Griff zu behalten.

Wie richte ich Zugriffsüberprüfungen für Websites und die Zugriffsverwaltung über das Admin Center ein?

Zugriffsüberprüfungen werden über Microsoft Entra ID (Azure AD) konfiguriert, sind aber mit SharePoint und Microsoft-365-Gruppen verknüpft. Stellen Sie im SharePoint Admin Center zunächst sicher, dass die Einstellungen für externe Freigaben und Gastzugriff korrekt sind. Stimmen Sie sich anschließend mit Entra ID ab, um Zugriffsüberprüfungsrichtlinien zu erstellen, die SharePoint-Websites und Microsoft-365-Gruppen einbeziehen. So lassen sich der Datenzugriff und die Berechtigungen regelmäßig rezertifizieren und Berechtigungsberichte erstellen.

Kann ich Governance-Verantwortlichkeiten und die Rolle des Websitebesitzers über das SharePoint Admin Center zuweisen?

Ja. Verwenden Sie „Websites“ > „Aktive Websites“, um die Websitebesitzer zu verwalten und Websitebesitzer oder Administratoren zuzuweisen. Dokumentieren Sie die Governance-Verantwortlichkeiten in einem Governance-Plan und setzen Sie sie durch, indem Sie die Felder für den Websitebesitzer, die Mitgliedschaft in Microsoft-365-Gruppen und Automatisierungen wie Power Automate oder Richtlinien nutzen. So benachrichtigen Sie den technischen Support und die Besitzer über Compliance-Anforderungen oder Sicherheitsrisiken.

Wo aktiviere ich die Überwachung und die mandantenweiten Überwachungseinstellungen für SharePoint Online?

Die mandantenweite Überwachung verwalten Sie im Microsoft Purview-Compliance-Center, das Sie über das Microsoft 365 Admin Center erreichen. Dort aktivieren Sie das einheitliche Überwachungsprotokoll und konfigurieren Überwachungsrichtlinien für SharePoint-Dateien, Ereignisse in Bibliotheken und Aktivitäten der Zugriffsverwaltung. So können Sie einen Berechtigungsbericht erstellen, Sicherheitsrisiken erkennen und die Anforderungen des Compliance-Managements in Ihrer gesamten Organisation erfüllen.

Wie werden Governance-Richtlinien für SharePoint und verwandte Dienste auf Microsoft-365-Gruppen und Intranetsites angewendet?

Governance-Richtlinien für SharePoint und verwandte Dienste greifen, indem Sie die Bereitstellungs- und Lebenszyklusrichtlinien für Microsoft-365-Gruppen mit SharePoint-Websitevorlagen, Aufbewahrungsbezeichnungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen verknüpfen. Konfigurieren Sie in den Admin Centern das Ablaufdatum von Gruppen, Namenskonventionen und Websitevorlagen, damit die Richtlinien im Intranet und in den Geschäftsbereichen Ihrer Organisation einheitlich durchgesetzt werden.

Wo finde ich die erweiterten Verwaltungsfunktionen für SharePoint?

Die erweiterten Verwaltungsfunktionen für SharePoint finden Sie im SharePoint Admin Center unter den Einstellungen „Erweitert“ sowie im Microsoft 365 Compliance- und Sicherheitscenter. Dazu gehören Steuerelemente auf Mandantenebene, die Integration bedingter Zugriffsrichtlinien, Integritäts- und Nutzungsberichte für SharePoint, Websiteskripts und Websitedesigns sowie Werkzeuge, um Risiken im großen Maßstab zu verwalten und Sicherheitsupdates einzuspielen, damit interne Daten geschützt bleiben.

Wie verbindet sich das SharePoint Admin Center mit Microsoft 365 Copilot und der Lizenzierung?

Die Funktionen von Microsoft 365 Copilot aktivieren Sie auf Mandantenebene über das Microsoft 365 Admin Center. Dafür benötigen die Benutzer eine passende Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Stellen Sie im SharePoint Admin Center sicher, dass Inhaltszugriff und Datengovernance (Data Access Governance, Vertraulichkeitsbezeichnungen) konfiguriert sind. So kann Copilot Inhalte sicher und im Einklang mit den Compliance-Anforderungen und Governance-Richtlinien anzeigen.

Welche Schritte sollte ein Websitebesitzer befolgen, um eine SharePoint-Website unter Berücksichtigung von Governance zu erstellen?

Ein Websitebesitzer sollte beim Erstellen einer SharePoint-Website den Governance-Plan befolgen: die passende Websitevorlage auswählen, Berechtigungen festlegen (Anzahl der berechtigten Benutzer minimieren), Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, eine Richtlinie für die externe Freigabe auf die SharePoint-Website konfigurieren und Verantwortlichkeiten für Websitebesitz und Governance dokumentieren, damit der technische Support und die Stakeholder wissen, wer den Lebenszyklus der Website verwaltet.

Wie kann ich Richtlinien in Echtzeit über SharePoint und verwandte Microsoft 365-Dienste hinweg durchsetzen?

Um Richtlinien in Echtzeit durchzusetzen, nutzen Sie bedingten Zugriff aus Entra ID, Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP-Richtlinien in Microsoft Purview sowie die automatisierte Richtliniendurchsetzung über PowerShell-Skripte, Graph API oder Microsoft Endpoint Manager. Kombinieren Sie diese Maßnahmen mit Überwachung und Warnmeldungen aus Überwachungsprotokollen und Berichtstools, um Sicherheitsrisiken und Richtlinienverletzungen in Ihrer Organisation zu erkennen und zu beheben.

Wo konfiguriere ich Compliance-Anforderungen und Informationsbarrieren für vertrauliche Websites?

Compliance-Anforderungen und Informationsbarrieren werden in Microsoft Purview und im Microsoft 365-Compliancecenter konfiguriert. Für Informationsbarrieren ist zusätzlich die entsprechende Lizenzierung erforderlich. Verknüpfen Sie im SharePoint Admin Center Websites mit Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien. So wird das Compliance-Management durchgesetzt, und interne Daten bleiben auch dann kontrolliert, wenn Inhalte über Geschäftsbereiche hinweg geteilt werden.

Wie erstelle ich Berechtigungsberichte und verfolge den Websitebesitz über viele Websites hinweg (z. B. 100 Websites)?

Nutzen Sie die Berichtstools im SharePoint Admin Center sowie Microsoft Graph oder PowerShell, um Berechtigungs- und Besitzdaten über mehrere Websites hinweg zu exportieren. Erstellen Sie Berechtigungsberichte und Besitzinventare, automatisieren Sie regelmäßige Prüfungen mit Zugriffsüberprüfungen für Websites und eskalieren Sie verwaiste Websites an die Governance-Verantwortlichen. So minimieren Sie Risiken im großen Maßstab und halten die SharePoint-Governance wirksam.

Welche Rolle spielen Microsoft Learn und Community-Ressourcen wie Microsoft MVPs bei der Konfiguration der SharePoint-Governance?

Microsoft Learn bietet offizielle Anleitungen und Schritt-für-Schritt-Tutorials zur Konfiguration von SharePoint-Governance, Zugriffsverwaltung und Compliance. Community-Experten und Microsoft MVPs liefern praxisnahe Best Practices und Skripte, um eine SharePoint-Governance-Strategie umzusetzen, reale Szenarien zu lösen und Governance-Richtlinien über Ihren Mandanten und Ihr Intranet hinweg anzupassen.

Wie finde ich bei der Konfiguration von Freigabe und Zugriff in SharePoint Online das richtige Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Sicherheit?

Schaffen Sie dieses Gleichgewicht, indem Sie das Prinzip der geringsten Berechtigungen anwenden, Microsoft 365-Gruppen für die Mitgliederverwaltung nutzen, externe Freigaben nach Domäne oder Linktyp einschränken, Vertraulichkeitsbezeichnungen zur Steuerung des Datenzugriffs einsetzen und Zugriffsüberprüfungen nutzen, um interne und externe Zugriffe regelmäßig zu validieren. So schützen Sie SharePoint-Dateien und interne Daten und ermöglichen dennoch Produktivität.

Kann ich Governance-Aufgaben wie die Bereitstellung von Websites, den Lebenszyklus und die Anwendung von Richtlinien automatisieren?

Ja. Automatisieren Sie Governance-Aufgaben mit Websitedesigns und Websiteskripts, Power Automate-Flows, Lebenszyklusrichtlinien für Azure AD-Gruppen sowie PowerShell und Graph API. So setzen Sie Namenskonventionen durch, wenden Governance-Richtlinien in SharePoint an, stellen beim Erstellen einer SharePoint-Website Governance-Vorlagen bereit und archivieren oder stilllegen Websites gemäß Ihrem Governance-Plan.

Welche typischen Governance-Verantwortlichkeiten haben IT, Websitebesitzer und Geschäftsleitung?

Die IT übernimmt in der Regel Richtlinien auf Mandantenebene, Sicherheitsupdates und das Compliance-Management. Websitebesitzer verwalten den täglichen Websitezugriff, die Inhaltsorganisation und die Anwendung von Bezeichnungen. Die Geschäftsleitung definiert Governance-Richtlinien, genehmigt Aufbewahrungs- und Compliance-Regeln und stellt die Abstimmung mit den Unternehmenszielen sicher. Eine klare Dokumentation der Governance-Verantwortlichkeiten trägt dazu bei, dass Richtlinien in Ihrer Organisation durchgesetzt werden.

Außerdem empfehlenswert

Wenn Sie sich mit SharePoint-Governance-Konfiguration beschäftigen, ergänzen diese Folgen die praktischen Grundlagen zu Identitätssicherheit, Governance und zuverlässigen Microsoft 365-Abläufen.

• Conditional Access – Simply Explained — Erfahren Sie, wie Identität, Gerät, Standort und Risikosignale Zugriffsentscheidungen beeinflussen.
• Privileged Identity Management – Simply Explained — Erfahren Sie, wie Just-in-Time-Berechtigungen und Genehmigungsworkflows das Risiko durch administrative Berechtigungen verringern.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — Identitätssignale mit Erkennung, Untersuchung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle verbinden.
• Microsoft Teams Governance – Simply Explained — Erfahren Sie, wie klare Verantwortlichkeiten und Lebenszyklusregeln eine sichere Zusammenarbeit nachhaltig machen.

Diese Folgen helfen dabei, die technischen Schritte in eine umfassendere Strategie für Identität und Governance zu überführen.