Wann Sie OneDrive und wann SharePoint verwenden sollten

Von Mirko Peters · 2026-05-27 · Aktualisiert 2026-07-16

Erfahren Sie, wann Sie OneDrive und wann SharePoint verwenden sollten: für persönliche Arbeit, Teamzusammenarbeit, gemeinsame Verantwortung, Dokumentenverwaltung, Governance, Sicherheit und langfristige Speicherung.

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Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob Sie Ihre Dateien besser in OneDrive oder in SharePoint ablegen sollten? Dann sind Sie nicht allein. Die Wahl des richtigen Werkzeugs hängt nicht davon ab, was im Büro gerade beliebter ist, sondern davon, wie Sie arbeiten und mit wem Sie zusammenarbeiten. OneDrive und SharePoint gehören beide zu Microsoft 365, sind aber für ziemlich unterschiedliche Aufgaben gedacht.

Vielleicht möchten Sie einfach einen sicheren Ort für Ihre persönlichen Arbeitsdateien, oder Sie müssen ein Teamprojekt mit vielen Abstimmungen und Aktualisierungen organisieren. Zusammenarbeit, Berechtigungen, Versionsverwaltung und Freigaben sind Bereiche, in denen schnell Verwirrung entsteht. Dieser Artikel behandelt all diese Fragen, hilft Ihnen, die Grauzonen zu klären, und zeigt, wann OneDrive die bessere Wahl ist und wann SharePoint die Nase vorn hat. Von typischen Anwendungsfällen bis hin zur richtigen Absicherung Ihrer Dateien erhalten Sie einen vollständigen Überblick, ganz ohne den üblichen IT-Fachjargon.

Die zentralen Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint

• Dateieigentum: Dateien in OneDrive gehören einzelnen Benutzern. Stellen Sie sich das wie Ihre persönliche Schreibtischschublade vor: Nur Sie bestimmen wirklich, was hinein- und herauskommt. In SharePoint gehören Dateien dem Unternehmen oder dem Team und liegen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, auf den alle Personen mit Zugriff zugreifen können.
• Zielgruppen: OneDrive ist für die persönliche Nutzung, für Entwürfe und für Dateien gedacht, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. SharePoint hingegen wurde dafür entwickelt, dass Abteilungen, Projektteams oder sogar die gesamte Organisation gemeinsam arbeiten und Ressourcen teilen.
• Freigabemöglichkeiten: Die Freigabe aus OneDrive eignet sich hervorragend, um Dateien an eine kleine, handverlesene Gruppe zu senden oder für einmalige Zusammenarbeit. SharePoint ermöglicht es, große Gruppen zu verwalten, Rollen und Berechtigungen festzulegen und strukturierte Dokumentbibliotheken anzulegen. Das ist ideal, wenn viele Mitarbeitende beteiligt sind oder sensible Daten verarbeitet werden.
• Funktionen für die Zusammenarbeit: SharePoint bietet Werkzeuge wie Versionsverlauf, Auschecken, Genehmigungsworkflows und die Integration in Microsoft Teams für die Arbeit in Echtzeit. OneDrive unterstützt zwar die gleichzeitige Bearbeitung und einfache Freigaben, ist aber nicht für die langfristige Verwaltung gemeinsamer Dokumente in Gruppen gebaut.
• Integration in Microsoft 365: Beide Dienste sind in Microsoft 365 eingebunden, allerdings auf unterschiedliche Weise. SharePoint stellt die Dokumentbibliotheken in Microsoft Teams bereit und hostet Teamwebsites, während OneDrive direkt mit Ihrem persönlichen Profil verknüpft ist und Dateien auf allen Ihren Geräten synchronisiert.

Wenn Sie diese Unterschiede kennen, können Sie besser entscheiden, wie Sie Dateien verwalten, teilen und gemeinsam bearbeiten. Ob Sie allein arbeiten, an Teamprojekten sitzen oder große Unternehmensbibliotheken pflegen: Die passende Wahl hängt von Ihren Anforderungen ab.

Wichtige Szenarien für die Nutzung von OneDrive

OneDrive spielt seine Stärken aus, wenn Sie allein die Kontrolle haben und Ihre eigenen Dateien und Ideen verwalten. Es ist ein moderner Nachfolger des alten Ordners „Eigene Dokumente“, jedoch in der Cloud und bereit, Sie auf jedem Gerät zu begleiten. Wenn Sie an frühen Entwürfen arbeiten oder Ideen testen möchten, bevor Sie sie Ihrem Team vorlegen, ist OneDrive Ihr persönlicher Testbereich.

Freigaben sind mit OneDrive möglich, sollten aber im kleinen Kreis bleiben, etwa für kleine Gruppen, schnelles Feedback oder das Teilen eines Entwurfs mit Ihrer Führungskraft. OneDrive ist ein unkomplizierter Speicherort für Dateien, die Sie noch nicht in einem vollen Teamordner ablegen möchten. Im weiteren Verlauf sehen Sie, wann OneDrive die klar bessere Wahl ist, um persönliche Dokumente zu organisieren, abzusichern und zu bearbeiten, bevor Sie breiter zusammenarbeiten.

Ideale Anwendungsfälle für OneDrive

• Persönliche Dateiablage: Der beste Ort für Dateien, die nur Sie benötigen, etwa Notizen zu laufenden Arbeiten, Berichte oder Referenzmaterial, das noch nicht zum Teilen bereit ist.
• Entwürfe erstellen: Ideal, um ein Projekt zu beginnen, privat zu bearbeiten oder einen Entwurf zu erstellen, bevor Sie ihn in eine Teamwebsite verschieben oder mit anderen teilen.
• Begrenzte Freigabe: Senden Sie Dateien an einige wenige Personen, etwa eine Führungskraft oder einen Kollegen, für Feedback oder Prüfung, ohne breiten Zugriff oder komplizierte Berechtigungen einzurichten.

Wann Sie SharePoint für die Zusammenarbeit wählen sollten

Sobald die Zusammenarbeit von „Schick mir kurz deine Gedanken“ zu „Lass uns als Team gemeinsam arbeiten“ wird, rückt SharePoint in den Mittelpunkt. Es ist die zentrale Drehscheibe für Gruppenprojekte, gemeinsame Ressourcen und den Aufbau einer Wissensdatenbank, auf die alle zugreifen können. Wenn Sie einen Bereich benötigen, in dem Teams, Abteilungen oder sogar Ihr gesamtes Unternehmen zusammenarbeiten, Fortschritte verfolgen und alles strukturiert halten können, ist SharePoint genau dafür gemacht.

Dokumentbibliotheken, Gruppenberechtigungen und robuste Zugriffssteuerungen heben SharePoint von anderen ab. Bei dynamischen Projekten, in denen Dateien über eine Person hinaus verfügbar sein müssen und Versionsverlauf sowie Struktur wichtig sind, sorgt SharePoint dafür, dass alles auffindbar und unter Kontrolle bleibt. Im Folgenden erhalten Sie die besten Tipps, wie Sie SharePoint für Ihre Teams und Projekte einsetzen, damit niemand mehr E-Mail-Ketten oder falsch sortierte Ordner durchsuchen muss.

Best Practices für SharePoint in Teams und Projekten

• Dateien in Dokumentbibliotheken organisieren: Strukturieren Sie die Zusammenarbeit mit logischen Ordnern und Bibliothekseinstellungen, damit alle schnell finden, was sie brauchen.
• Versionsverwaltung nutzen: Verfolgen Sie Änderungen nach und stellen Sie frühere Dateiversionen wieder her. So müssen Sie sich weniger Sorgen um versehentliches Überschreiben oder Datenverlust machen.
• Passende Berechtigungen festlegen: Legen Sie fest, wer Dateien anzeigen, bearbeiten oder verwalten darf. So bleiben vertrauliche Informationen geschützt, während flexible Zusammenarbeit möglich ist.
• Mit Microsoft Teams verknüpfen: Verbinden Sie SharePoint-Bibliotheken mit Teams-Kanälen für chatbasierte Workflows und einen einfacheren Dokumentzugriff. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie digitale Arbeitsbereiche sicher strukturieren, lesen Sie diesen Leitfaden zur Teams-Governance.

Wie OneDrive und SharePoint in Microsoft 365 zusammenarbeiten

OneDrive und SharePoint wirken vielleicht wie Konkurrenten, in der Praxis spielen sie aber im selben Team, besonders innerhalb von Microsoft 365. OneDrive dient als persönlicher Speicherplatz, während SharePoint die gemeinsame Cloud für Teams und Projekte ist. Zwischen beiden ist allerdings ein reger Austausch möglich.

Angenommen, Sie beginnen ein Dokument in OneDrive. Sobald es für die breitere Zusammenarbeit bereit ist, können Sie es ganz einfach in eine SharePoint-Bibliothek verschieben oder dorthin kopieren. Liegt eine Datei in SharePoint, die Ihr Team unterwegs bearbeiten muss? Dann synchronisieren Sie SharePoint-Bibliotheken direkt mit Ihrer OneDrive-Oberfläche und arbeiten offline oder geräteübergreifend ohne Unterbrechung.

Auch bei den Berechtigungen gibt es Verbesserungen. OneDrive regelt die Freigabe einzelner Dateien, während SharePoint feinere Steuerungsmöglichkeiten bietet, von Websiteadministratoren bis hin zu Gastbenutzern. Da beide mit Tools wie Word, Excel, Microsoft Teams und Outlook verbunden sind, bleiben Ihre Dateien unabhängig von ihrem Ausgangspunkt zugänglich und geschützt. Wenn Sie verstehen, wie sich beide ergänzen, arbeiten Sie schneller und sicherer und müssen sich deutlich seltener fragen, „wer die aktuelle Version hat“.

Die richtige Wahl treffen: Sicherheit, Governance und organisatorische Anforderungen

• Sicherheitsanforderungen bewerten: Bevor Sie sich zwischen OneDrive und SharePoint entscheiden, sollten Sie die Vertraulichkeit Ihrer Dokumente berücksichtigen. SharePoint bietet erweiterte Kontrollmöglichkeiten für Berechtigungen und Zugriff, während OneDrive Dateien in erster Linie für einzelne Benutzer absichert.
• Datenverwaltung und Compliance: SharePoint eignet sich ideal für Organisationen, die Compliance-Funktionen benötigen, etwa Überwachungsprotokolle, Aufbewahrungsrichtlinien und Richtlinienverwaltung. Tipps, wie Sie unübersichtliche digitale Arbeitsbereiche in sichere Umgebungen verwandeln, finden Sie in dieser Ressource zur Teams-Governance.
• Lebenszyklusverwaltung von Benutzern: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln, bleiben SharePoint-Dateien für Teams zugänglich. OneDrive-Inhalte sind dagegen an Benutzerkonten gebunden und erfordern für die Übertragung des Zugriffs unter Umständen zusätzliche Schritte.
• Richtlinien und Automatisierung: Automatisieren Sie Dateiverwaltungs-Workflows wie Archivierung und Zugriffsüberprüfungen mit SharePoint und erzwingen Sie Metadaten oder Genehmigungsschritte für wichtige Dokumente. Lebenszyklus-Governance-Strategien, die Ihre Umgebungen gesund halten, finden Sie in diesem Leitfaden zur Bändigung von Teams-Wildwuchs.
• Das richtige Werkzeug für die Aufgabe: Wenn Dateien nur für Sie bestimmt sind oder Sie sie schnell einzeln weitergeben, funktioniert OneDrive hervorragend. Für teamübergreifende, langfristige oder geschäftskritische Inhalte bietet SharePoint eine stabile und durch Governance geregelte Umgebung.

Häufige Fragen zu OneDrive und SharePoint

• Kann ich Dateien zwischen OneDrive und SharePoint migrieren? Ja, Dateien lassen sich verschieben oder kopieren. So können Sie zunächst allein arbeiten und die Dateien später freigeben.
• Ist SharePoint sicherer als OneDrive? SharePoint bietet umfangreichere Kontrollmöglichkeiten und Compliance-Optionen. Beide erfüllen jedoch die Sicherheitsstandards von Microsoft.
• Welche Option ist für eine Organisation günstiger? Beide sind im Lieferumfang von Microsoft 365 enthalten. Die Kosten hängen von Ihrem Plan und davon ab, wie Sie den Speicher nutzen.
• Ist eine Schulung der Benutzer erforderlich? Eine grundlegende Schulung hilft den Mitarbeitenden, Freigaben und Berechtigungen auf beiden Plattformen korrekt zu nutzen.
• Was passiert mit Dateien, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt? SharePoint-Dateien bleiben beim Team. Für OneDrive-Dateien ist unter Umständen eine Aktion des Administrators erforderlich, um sie zu übertragen oder zu archivieren.

Außerdem empfehlenswert

Die Entscheidung, wann Sie OneDrive oder SharePoint einsetzen, ist im Kern eine Frage der Verantwortung: Persönliche Arbeitsdateien gehören in OneDrive, dauerhaftes Teamwissen braucht einen gemeinsamen Ablageort. Diese Folgen vertiefen die Aspekte Governance und Architektur:

• Audit Microsoft 365 Data Access Before Deploying Copilot — Sehen Sie, wie sich Dateieigentümerschaft, Berechtigungen, Überfreigaben und unklare Datengrenzen auf Sicherheit und KI-Bereitschaft auswirken.
• SharePoint Sync vs Add Shortcut to OneDrive — Erfahren Sie, warum große synchronisierte Bibliotheken Leistungs-, Konflikt- und Governance-Risiken verursachen und wann Verknüpfungen das bessere Modell sind.
• Make SharePoint Search Show the Right Files First — Erfahren Sie, wie Metadaten, Navigation und Informationsarchitektur dafür sorgen, dass geteilte Inhalte leichter zu finden sind.
• Microsoft 365 Governance Is a People and Ownership Problem — Erfahren Sie, warum nachhaltige Governance von verantwortlichen Eigentümern und Betriebsprozessen abhängt und nicht allein von Einstellungen.