Explicación de las fuentes de datos de Microsoft Copilot

By Mirko Peters · 2026-03-21 · Updated 2026-03-24

Conector de Microsoft 365 Copilot: fuentes de datos externas. ¡Amplía Copilot con datos externos! Conecta fuentes de conocimiento para mejorar las experiencias de Microsoft Search y Copilot.

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Si estás explorando Microsoft Copilot, saber exactamente de dónde obtiene sus conocimientos es medio camino hecho para que sea realmente útil. Este artículo desglosa las fuentes de datos clave detrás de Microsoft Copilot, tanto las conexiones integradas de Microsoft 365 como el creciente ecosistema de integraciones de terceros.

Descubrirás cómo Copilot accede, procesa y protege la información empresarial, ya esté en tus sitios de SharePoint, en tus documentos de la nube o en aplicaciones empresariales conectadas como Salesforce. Entramos tanto en los detalles técnicos como en cómo la gobernanza y la privacidad de datos encajan en el panorama general. Tanto si configuras Copilot por primera vez como si buscas las mejores prácticas para mantener controlados los datos sensibles, aquí empieza todo lo que necesitas para construir una base sólida.

• Puede ingerir contenido de terceros más allá de las aplicaciones de Microsoft: los conectores de Copilot te permiten incorporar sistemas externos (CRM, almacenes de archivos, aplicaciones personalizadas) al mismo almacén de conocimiento que utilizan las fuentes de datos de Microsoft Copilot.
• Los conectores crean tanto índices de búsqueda como incrustaciones vectoriales: Copilot no solo indexa texto, sino que construye vectores semánticos para que las respuestas puedan generarse a partir del significado y no solo de palabras clave.
• La seguridad y el cumplimiento viajan con los datos: el contenido ingerido respeta las directivas de Microsoft Purview, las etiquetas de confidencialidad y los controles de acceso existentes de Microsoft 365, de modo que las consultas solo muestran resultados autorizados.
• Se admite la sincronización incremental y las actualizaciones en tiempo real: muchos conectores pueden enviar cambios con frecuencia o usar notificaciones de cambios basadas en webhooks para que Copilot vea rápidamente el contenido actualizado.
• Puedes limitar los conectores a equipos o carpetas específicos: los administradores pueden restringir qué contenido expone un conector (por sitio, carpeta o metadatos) para reducir el ruido y minimizar la exposición.
• Son posibles los conectores privados o personalizados: las organizaciones pueden crear conectores a medida (con marcos de conectores o API) para asignar esquemas propietarios y transformar los datos antes de la ingesta.
• La telemetría de los conectores ayuda a ajustar la relevancia y la gobernanza: las métricas de uso, el estado de la indexación y las señales de consulta están disponibles para que los administradores puedan refinar las fuentes, controlar costes y mejorar la calidad de las respuestas con el tiempo.

Comprender las fuentes de conocimiento en Microsoft Copilot

Una gran parte de lo que hace que Microsoft Copilot sea tan potente es la gran variedad de fuentes de conocimiento a las que puede acceder. Estas fuentes no son solo «archivos en una carpeta» o notas en una bandeja de entrada: piensa en correos electrónicos, chats, documentos, calendarios e incluso wikis colaborativas, todos trabajando juntos como combustible para las respuestas de Copilot. Así se crea un ecosistema en el que Copilot puede conectar los puntos entre tu información dispersa y ofrecer ideas que serían difíciles de encontrar manualmente.

Pero no cometas el error de pensar que Copilot solo extrae datos superficiales. Profundiza tanto en contenido estructurado (como bases de datos y listas) como no estructurado (como notas de reuniones, registros de chat y presentaciones de PowerPoint). El alcance y el tipo de datos que conectas influyen directamente en la capacidad de Copilot para entender el contexto y ser realmente útil. Saber qué se considera una fuente de conocimiento, y por qué importa, es el primer paso para sacar el máximo partido a tu inversión en Copilot.

En las secciones siguientes verás con más claridad qué fuentes concretas reconoce Copilot y cómo aprovecha las plataformas más importantes de Microsoft 365, como SharePoint y OneDrive. Esta base te permitirá conectar, gobernar y optimizar Copilot de forma segura e inteligente.

Fuentes de conocimiento compatibles con Microsoft 365 Copilot

• Correos electrónicos y adjuntos: Copilot extrae pistas contextuales de los correos, incluidos los hilos, los mensajes archivados y todos esos adjuntos olvidados. Por ejemplo, puede encontrar un contrato crítico enterrado en tu bandeja de entrada y resumir sus detalles.
• Documentos (Word, Excel, PowerPoint, PDF): Tanto si están en SharePoint, OneDrive o Teams, Copilot procesa estos archivos para responder preguntas, redactar documentos nuevos o analizar tendencias. Los PDF y los archivos nativos de la nube también entran en juego.
• Chats y conversaciones: Los chats de Teams, los mensajes y las transcripciones de reuniones se indexan para obtener información y consultas rápidas. Si hace seis meses se tomó una decisión en un chat de grupo, Copilot puede recuperarla sin esfuerzo.
• Calendarios y eventos: los datos de los calendarios de Outlook y Teams ayudan a Copilot a entender el contexto, los plazos y el historial de reuniones, algo fundamental para recordatorios personales o para recuperar lo que se habló el trimestre pasado.
• Wikis y espacios colaborativos: las bases de conocimiento, los sitios de SharePoint y las wikis de la empresa son una mina de referencias internas y procedimientos que Copilot puede aprovechar para la incorporación de personal, la resolución de problemas o, simplemente, para encontrar esa directiva de RR. HH. que siempre se te olvida.
• Datos empresariales estructurados: los datos de las listas de SharePoint son accesibles, pero cuidado con los desafíos de gobernanza. Para conjuntos de datos complejos, sensibles o de larga duración, se recomienda Microsoft Dataverse por sus sólidos controles de seguridad, relaciones y cumplimiento normativo.
• Fuentes de datos externas: mediante conectores y API, Copilot accede a herramientas de terceros (como Salesforce o Zendesk) y a sistemas empresariales personalizados, cerrando brechas para obtener una visión global: respuestas de Copilot más ricas y con mejor comprensión del negocio.

Al integrar estas fuentes de información tan variadas, Copilot da soporte a todo, desde el resumen de contenido hasta el análisis de negocio, y ayuda a los usuarios a establecer conexiones y descubrir conocimiento que antes permanecía encerrado en silos.

Fuentes de integración de Microsoft 365: SharePoint y OneDrive

El fuerte de Microsoft Copilot son SharePoint y OneDrive. Estas plataformas actúan como los principales centros de contenido de las organizaciones: en ellas se guarda desde documentación de proyectos e informes hasta contratos y hojas de cálculo colaborativas. Cuando Copilot entra en acción, analiza estos repositorios, realiza búsquedas semánticas y muestra la información más relevante directamente dentro de tu flujo de trabajo.

SharePoint es donde los equipos suelen guardar documentos estructurados, listas, wikis empresariales y registros sensibles. La integración con Copilot permite la búsqueda en tiempo real, el resumen de documentos y la síntesis de conocimiento de todo ese contenido. OneDrive, por su parte, funciona como almacenamiento privado de archivos individuales. Copilot puede indexar, resumir y recuperar notas personales, borradores o documentos de trabajo de OneDrive según los permisos del usuario.

La seguridad es fundamental en estas conexiones. Copilot respeta todos los permisos que el usuario y los grupos ya tienen definidos en SharePoint y OneDrive. Así que, si no puedes ver un archivo directamente, Copilot tampoco podrá verlo, ni siquiera con superpoderes de IA. Esto garantiza que los datos de la empresa permanezcan protegidos, por muy avanzada que sea tu automatización.

Para las organizaciones que quieran IA, colaboración y automatización de procesos fiables en estas plataformas de Microsoft 365, una gobernanza rigurosa es imprescindible. Las listas de comprobación y los protocolos operativos, descritos en recursos como esta guía sobre gobernanza de SharePoint y IA, ayudan a mantener entornos estables, libres de pérdidas silenciosas de datos o de deriva de permisos.

Cómo Microsoft Copilot procesa y busca información

Una vez conectadas todas estas fuentes de datos, la verdadera magia está en cómo Microsoft Copilot reúne la información. No es simplemente un motor de búsqueda por palabras clave: Copilot entiende la intención detrás de tu pregunta, coordina una búsqueda en fuentes diversas y, a continuación, combina el contexto de correos, documentos, chats y mucho más para generar respuestas centradas en lo que necesitas.

Esta sección abre el capó de lo que hace destacar la IA de Copilot: modelos generativos capaces de sintetizar conclusiones de negocio bajo demanda y una búsqueda semántica que extrae el significado en lugar de limitarse a cadenas de texto sin procesar. Entender este proceso te ayuda a diseñar prompts, configurar flujos de trabajo y, en última instancia, lograr que Copilot ofrezca respuestas que parezcan las de un colaborador real y no las de una simple barra de búsqueda.

Verás cómo Copilot absorbe la estructura y el contexto de tus datos: relaciona elementos, pondera la relevancia y ordena los resultados para que cada respuesta se base en un contexto real y no en una suposición afortunada. Desde la interpretación de la consulta hasta la recuperación de información, las siguientes secciones explicarán en detalle lo que hace que las capacidades de procesamiento y búsqueda de Copilot sean realmente avanzadas.

Respuestas generativas y orquestación en Copilot

Microsoft Copilot no se limita a juntar respuestas de archivos al azar. Ejecuta búsquedas de conocimiento orquestadas: es decir, recorre varias fuentes, analiza el contexto y luego elabora una respuesta adaptada a tu pregunta exacta. Piénsalo como una carrera de relevos de alta velocidad, en la que los correos, los documentos y los chats se van pasando exactamente la información que necesitas para tu respuesta.

Así funciona: cuando haces una pregunta, Copilot determina qué tipo de información será más relevante (por ejemplo, un resumen de la transcripción de una reunión o un documento de directiva de SharePoint). Después extrae contenido de esas ubicaciones, evalúa su relevancia y sintetiza una respuesta mediante modelos de lenguaje de gran tamaño. Este enfoque por capas va mucho más allá de la simple búsqueda por palabras clave.

Imagina que te estás preparando para una presentación comercial. Copilot puede recuperar los correos recientes de clientes, los borradores de propuestas de tu OneDrive y los contratos relacionados de la SharePoint de tu equipo, todo de forma automática. Al combinar estos contextos, Copilot elabora respuestas o borradores de documentos que reflejan la realidad actual del negocio, no información obsoleta de ayer.

Esta orquestación cambia las reglas del juego. Permite a las organizaciones automatizar todo, desde resúmenes de investigación hasta actualizaciones de proyectos, reduciendo al mínimo el trabajo de cambiar constantemente de aplicación y mejorando la precisión del contenido generado por IA. Cuando los flujos de trabajo se diseñan en torno a este modelo de múltiples fuentes, el valor de Copilot realmente cobra vida.

Búsqueda semántica e indexación para obtener resultados relevantes

La búsqueda semántica es el as en la manga de Copilot. En lugar de buscar palabras clave sin más, entiende el significado detrás de tus consultas, identificando conexiones, relaciones e intención. Todo lo que almacenas en Microsoft 365, ya sea estructurado o no, se indexa semánticamente para que Copilot pueda valorar la relevancia de cada contenido.

Con el modelado de la intención del usuario como eje central, Copilot ayuda a los usuarios a encontrar información que ni siquiera sabían que necesitaban. Los resultados basados en significado y con mucho contexto no solo ahorran tiempo, sino que aportan más valor empresarial que cualquier búsqueda tradicional.

Conectores e integración de datos externos en Copilot

El alcance de Microsoft Copilot no se limita a los documentos y chats dentro de la nube de Microsoft 365 de tu empresa. Copilot brilla cuando puede acceder a datos de plataformas externas y sistemas de terceros mediante complementos de integración y conectores. Esto amplía su capacidad para ofrecer información unificada que abarca tu CRM, tu mesa de servicio y tus herramientas de gestión de proyectos.

Ya sea que se trate de conectar plataformas SaaS como Salesforce o bases de datos heredadas, la estrategia de integración de datos de Copilot se centra en la flexibilidad y la escalabilidad. Esto es importante cuando quieres enriquecer las respuestas de IA de Copilot con datos de negocio externos, asegurando que tus flujos de trabajo no se topen con un muro cada vez que necesitas información fuera del ecosistema de Microsoft.

En las siguientes secciones verás exactamente cómo funcionan los complementos de conector, qué sistemas se admiten actualmente y cómo reúnen toda tu información en un mismo lugar. También destacaremos el valor de la orquestación de datos multiplataforma, que permite a Copilot salvar las lagunas de conocimiento sin sacrificar el rendimiento ni la seguridad de los datos.

Modelos de conectores y complementos de integración

Microsoft Copilot aprovecha los conectores y los complementos de integración para extraer datos de una amplia variedad de sistemas ajenos al entorno nativo de Microsoft 365. Estos conectores son extensiones predefinidas o personalizadas que se conectan con plataformas SaaS externas, bases de datos SQL, aplicaciones de línea de negocio heredadas e incluso servicios de nube propietarios.

Entre los modelos de conector estándar se incluyen los conectores de Microsoft Power Platform, que admiten más de 700 sistemas listos para usar. Se utilizan API y protocolos estándar del sector para establecer vínculos directos y seguros entre Copilot y plataformas como Dynamics, SAP, SQL Server o aplicaciones personalizadas.

¿Lo mejor? No necesitas replicar cada conjunto de datos en Microsoft 365. En su lugar, los conectores permiten a Copilot consultar, resumir y unificar contenido en tiempo real en entornos de nube y en algunos entornos locales. También hay complementos disponibles para integraciones más avanzadas o cuando necesitas añadir lógica de flujo de trabajo sobre extracciones de datos sencillas.

Al ampliar Copilot mediante estos modelos, las organizaciones pueden escalar la inteligencia de su IA sin tener que construirlo todo desde cero, manteniendo la seguridad y el gobierno gracias a los controles a nivel de conexión y a la auditoría del acceso a los datos.

Integración de Salesforce, ServiceNow y Zendesk con Copilot

1. Salesforce: La integración permite que Copilot muestre registros de CRM, notas de clientes e información de ventas directamente en las aplicaciones de Microsoft 365. Esto significa que los usuarios pueden redactar propuestas con datos de clientes actualizados o preparar reuniones con los detalles más recientes de las oportunidades, sin salir nunca de Outlook o Teams. Copilot también puede resumir las actividades de Salesforce y generar informes.
2. ServiceNow: Al conectar tu plataforma ITSM, Copilot recupera tickets de soporte, artículos de la base de conocimiento y registros de cambios. Esto resulta muy útil para los equipos de TI que necesitan contexto rápido o que deben responder consultas de los empleados sobre sistemas e historial de soporte. ¿El resultado? Una resolución de incidencias más rápida y una vista unificada de los procesos de TI.
3. Zendesk: Copilot puede extraer de Zendesk conversaciones con clientes, historiales de resolución y tickets abiertos. Esto beneficia a los agentes de soporte y a los gestores de cuentas que necesitan resumir rápidamente las interacciones con los clientes o identificar los problemas más frecuentes, todo ello dentro de una interfaz de Microsoft que ya conocen.
4. Confluence y otras plataformas: La integración con plataformas de contenido como Confluence permite que Copilot tienda puentes entre la documentación de proyectos y la colaboración en tiempo real. Incorpora actualizaciones de proyectos, notas de reuniones y procedimientos operativos estándar a la experiencia de Copilot para agilizar la gestión de proyectos.

Cada integración normalmente requiere los permisos administrativos adecuados, un conector compatible y la asignación de identidades de usuario entre plataformas. Una vez configurada, Copilot actúa como un motor unificado de búsqueda y respuesta, lo que reduce drásticamente el tiempo que pasas cambiando entre aplicaciones y te ofrece una visión completa de los datos de negocio allá donde trabajes.

Privacidad de datos y autenticación en Copilot

Cuando combinas información empresarial sensible con IA, la privacidad y la seguridad pasan a primer plano. El acceso a datos de Copilot está estrictamente gobernado por los controles de privacidad y las estrategias de autenticación de Microsoft 365, de modo que solo las personas adecuadas puedan acceder a los datos adecuados, sin atajos ni exposiciones accidentales.

Esto no es solo un trámite. Las organizaciones de gran tamaño necesitan aplicar normas de cumplimiento, garantizar una gestión de accesos estricta y conectar con confianza fuentes de terceros sin temor a fugas de datos. Verás cómo Copilot respeta la identidad, las directivas de acceso y los requisitos de protección de contenido, tanto si trabaja con fuentes nativas como externas.

Recursos útiles como esta guía sobre gobernanza y DLP en Copilot y la instrucción práctica sobre cómo configurar la prevención de pérdida de datos (DLP) merecen una mirada si estás listo para reforzar el cumplimiento sin frenar la productividad.

Privacidad de datos, directivas de protección y métodos de autenticación

• Directivas de acceso condicional: Controla exactamente quién puede acceder a Copilot y a sus fuentes conectadas. Para una gestión de accesos segura y predecible, es esencial evitar exclusiones demasiado amplias, un tema que se trata en profundidad aquí, en el artículo sobre los problemas de confianza en las directivas de acceso. Incorpora excepciones con caducidad y supervisión continua para lograr la máxima seguridad.
• Autenticación multifactor (MFA): Copilot exige que cualquier usuario que acceda a datos de negocio confirme su identidad mediante MFA. Esto proporciona una capa adicional de protección fundamental frente a inicios de sesión no autorizados y al secuestro de cuentas.
• Configuración de directivas de privacidad de datos: Las opciones de configuración a nivel de organización en Microsoft 365 permiten a los administradores aplicar reglas de privacidad, como restringir las respuestas generadas por IA a contenido no sensible o especificar qué tipos de archivos puede consultar Copilot. Microsoft Purview y Defender ayudan a aplicar la clasificación y la supervisión. Para un recorrido práctico, consulta estas buenas prácticas de seguridad de M365.
• Permisos basados en el usuario: Copilot respeta siempre los derechos de acceso de cada usuario. Eso significa que, aunque el modelo de IA tenga acceso a repositorios enormes, nunca mostrará contenido que tú no puedas ver personalmente en SharePoint u OneDrive.
• Cifrado de extremo a extremo y monitorización: Los datos en reposo y en tránsito están cifrados. Usa Microsoft Sentinel y Purview Audit para la monitorización continua, para hacer seguimiento de usos inusuales de datos de IA y para detectar posibles fugas (más información aquí).

Con protecciones en capas como estas, Copilot se convierte en un aliado tanto para la productividad como para el cumplimiento normativo, lo que permite a las organizaciones experimentar con la IA sin abrir la puerta a nuevos riesgos.

Moderación de contenido y controles de gobernanza

Copilot va más allá de los simples permisos: las directivas de moderación de contenido y los controles de gobernanza ofrecen una red de seguridad para un uso responsable de la IA. Microsoft Purview, por ejemplo, permite el etiquetado automatizado, la aplicación de DLP y la monitorización continua de cómo los agentes de Copilot interactúan con contenido confidencial. Si quieres profundizar en este tema, consulta estos consejos sobre gobernanza de agentes con Purview.

Las herramientas automatizadas pueden marcar posibles fugas de datos o infracciones de directivas, mientras que las funciones de gobernanza basadas en el usuario permiten un control de acceso detallado y el registro de actividad. ¿Y cómo se unen todas las piezas? Una gobernanza eficaz de Copilot combina contratos, licencias y controles técnicos para que las organizaciones puedan aplicar el cumplimiento con confianza, incluso mientras el uso de la IA evoluciona.

Gestión de archivos y almacenamiento de datos para Copilot

Bajo el capó, la capacidad de Copilot para ofrecer respuestas rápidas y relevantes depende de lo bien organizados que estén tus archivos y tu almacenamiento. Tanto si tus documentos están en bibliotecas de SharePoint como en carpetas de OneDrive, una gestión y un procesamiento eficientes de los archivos facilitan mucho que Copilot haga su magia.

La gestión del almacenamiento no consiste solo en volcarlo todo en una carpeta de la nube y esperar lo mejor. La estructuración de los datos, la disciplina en los metadatos y los modelos de permisos influyen en la indexación, en la velocidad de procesamiento y, en última instancia, en la utilidad de las respuestas de Copilot. Los repositorios organizados facilitan el descubrimiento y la automatización de flujos de trabajo, a la vez que reducen los cuellos de botella y los retrasos en el procesamiento.

Guías prácticas como esta lista de comprobación de gobernanza de SharePoint pueden ayudarte a evitar fallos silenciosos causados por un almacenamiento caótico. A continuación, veremos cómo Copilot recorre SharePoint y OneDrive, cómo procesa los archivos entre bastidores y por qué mantener el orden importa en tu camino hacia la IA.

Explicación del procesamiento de archivos de SharePoint y OneDrive

Cuando Copilot procesa archivos de SharePoint u OneDrive, no se limita a tomar su contenido. Primero comprueba los permisos del usuario para asegurarse de que solo se indexan y recuperan los documentos a los que tiene acceso. Después extrae metadatos, como el autor, la fecha de última modificación y la ubicación, y procesa el documento con indexación semántica para maximizar la capacidad de búsqueda.

Supongamos que un usuario pide el último plan de proyecto. Copilot buscará archivos relevantes según la consulta, evaluará quién es el propietario del archivo y quién tiene acceso a él, y devolverá resultados únicamente de las ubicaciones que el usuario está autorizado a ver. En bibliotecas bien estructuradas, Copilot incluso puede hacer referencia a versiones de documentos o vincular archivos relacionados para ofrecer una respuesta más completa.

Las bibliotecas de documentos organizadas aceleran este proceso. Los espacios de trabajo compartidos con jerarquías de carpetas claras, metadatos coherentes y columnas indexadas hacen que la búsqueda de Copilot sea más rápida y precisa. En proyectos de equipo, los entornos colaborativos garantizan que todos, no solo un usuario, se beneficien de respuestas contextualizadas.

SharePoint y OneDrive también ofrecen control de versiones. Así, las sugerencias de Copilot se mantienen actualizadas y, además, se conserva el acceso a versiones anteriores por si alguien necesita revisar estados pasados de un proyecto o de un contrato.

Tipos de archivo admitidos y límites de procesamiento de datos

• Tipos de archivo admitidos: Copilot lee la mayoría de los formatos principales de Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint y PDF son totalmente compatibles para la indexación y la recuperación de información.
• Tamaño de datos y límites: Los archivos grandes pueden estar sujetos a límites de procesamiento o umbrales de tiempo de espera. Lo mejor es mantener los archivos por debajo de 100 MB para un rendimiento óptimo, aunque los límites pueden variar según el inquilino y la carga de trabajo.
• Formatos no estándar: Los archivos como imágenes o vídeos pueden requerir conectores adicionales o asignación de metadatos antes de que Copilot pueda procesarlos de forma eficaz para la búsqueda y el resumen.
• Documentos en carpetas anidadas: Las estructuras muy anidadas pueden ralentizar la indexación. Mantén las jerarquías de carpetas poco profundas y bien organizadas lógicamente para obtener mejores resultados.
• Carga y procesamiento por lotes: Subir un lote grande de una vez puede introducir retrasos temporales. Planifica cargas escalonadas si estás migrando al ecosistema de Copilot.

Optimizar los orígenes de datos para mejorar el rendimiento de Copilot

Poner en marcha Copilot es solo el primer paso; optimizar sus orígenes de datos es lo que convierte una IA básica en una ventaja para el negocio. Cuanto más cuidadosamente se indexe y gestione tu contenido, más rápidas y precisas serán las respuestas de Copilot. Ajustar la indexación, eliminar los datos obsoletos y reducir la latencia significa que obtienes las respuestas más actualizadas, siempre.

Los administradores de TI y los arquitectos de datos tienen una gran oportunidad aquí: medir qué orígenes aportan valor, supervisar el rendimiento e iterar. A diferencia de un simple volcado de documentos, optimizar para Copilot implica construir una capa de conocimiento más inteligente y dinámica que refleje de verdad el estado actual de tu negocio.

Ajustar los orígenes de conocimiento para obtener resultados precisos

• Optimización de la indexación: Vuelve a indexar periódicamente tus repositorios de contenido para que Copilot pueda detectar cambios, eliminar datos obsoletos y mantener el rendimiento de búsqueda al máximo.
• Gestión de metadatos: Usa metadatos coherentes y descriptivos, como etiquetas de asunto, propietario o fechas de revisión, para dar a Copilot más contexto a la hora de priorizar las respuestas.
• Conjuntos de datos curados: Designa bibliotecas de "fuente de verdad" para directivas críticas, plantillas y guías, de modo que Copilot no se vea lastrado por copias desactualizadas o fragmentadas.
• Ponderación del contenido: Asigna mayor relevancia a las fuentes autorizadas mediante reglas de clasificación personalizadas o ajuste del modelo de IA.
• Frescura de los datos: Elimina o archiva automáticamente los registros obsoletos para que la base de conocimiento de Copilot se mantenga limpia y actualizada.

Medir y supervisar la eficacia de los orígenes de datos

• Analítica de uso: Controla qué orígenes de datos se consultan realmente y generan respuestas de Copilot; busca los repositorios con mayor actividad.
• Opiniones de los usuarios: Recoge valoraciones y comentarios sobre las respuestas de Copilot para identificar puntos ciegos o dónde se necesitan más datos de entrenamiento.
• Métricas de contribución de los orígenes: Analiza qué bases de datos o tipos de contenido alimentan con más frecuencia resultados de alto valor, y optimiza en torno a ellos.
• Supervisión de la latencia: Vigila los tiempos de respuesta; si las consultas se ralentizan, revisa la estructura de almacenamiento, el rendimiento de la red o el estado de los conectores.
• Ciclo de mejora continua: Convierte la revisión y optimización de los orígenes en una parte habitual de la gestión de Copilot, aprovechando los datos de analítica para guiar las actualizaciones y el entrenamiento.

  Lista de comprobación de los orígenes de datos de Microsoft Copilot

  Usa esta lista de comprobación para planificar, conectar, proteger y mantener los orígenes de datos de Microsoft Copilot.

  • Inventaría todos los orígenes de datos que usará Microsoft Copilot (SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams, Dataverse, Azure Data Lake, SQL, conectores externos)
  • Clasifica los datos según su confidencialidad e impacto en el negocio (públicos, internos, confidenciales, regulados)
  • Verifica los requisitos de residencia de datos y de cumplimiento regional de cada origen
  • Confirma la disponibilidad de licencias y funciones para las integraciones de Copilot con cada origen de datos
  • Asegúrate de que los conectores adecuados están disponibles y son compatibles (nativos de Microsoft, Graph API, de terceros)
  • Configura la autenticación y la identidad de los conectores (Azure AD, entidades de servicio, identidades administradas)
  • Aplica permisos de mínimo privilegio para el acceso de Copilot a cada origen de datos
  • Establece programaciones de ingesta e indexación de datos y directivas de actualización incremental
  • Implementa reglas de filtrado y de ámbito de datos para limitar el acceso de Copilot al contenido relevante
  • Aplica la prevención de pérdida de datos (DLP), etiquetas de confidencialidad y cifrado cuando sea necesario
  • Valida los metadatos, la asignación de esquemas y el enriquecimiento semántico del contenido buscable
  • Prueba las consultas y respuestas de Copilot con cada origen de datos para comprobar su relevancia y precisión
  • Supervisa el uso, los registros de acceso y el estado de los índices; configura alertas para detectar anomalías
  • Define directivas de gobierno para la retención, el archivado y la eliminación de datos en el contexto de Copilot
  • Crea un flujo de trabajo de auditoría y aprobación para añadir nuevos orígenes de datos
  • Documenta las configuraciones de los orígenes de datos, los conectores, los permisos y los manuales operativos
  • Proporciona formación y orientación a los usuarios sobre el alcance de datos de Copilot y las consultas seguras
  • Revisa y actualiza la lista de comprobación y las configuraciones periódicamente o después de cambios importantes

    Preguntas frecuentes: conector de Copilot, Microsoft Graph y búsqueda de Copilot

    ¿Cuáles son las principales fuentes de datos de Microsoft Copilot y cómo alimentan a Copilot?

    Las fuentes de datos de Microsoft Copilot incluyen datos organizativos de las aplicaciones de Microsoft 365, contenido externo indexado mediante los conectores de Microsoft Graph, conectores prediseñados de la galería de conectores yope integraciones de conectores personalizados. Los datos se incorporan a Microsoft a través del información general sobre conectores y la API de conectores, se indexan en un índice semántico y en Microsoft Search, y después se muestran a Copilot y a las experiencias de búsqueda de Microsoft para habilitar respuestas de IA generativa. Esto incluye datos de personas, documentos de SharePoint, mensajes de Teams, registros de Dynamics 365 y elementos externos de sistemas de terceros.

    ¿Cómo funcionan los conectores de Microsoft Graph y la sincronización de conectores de Graph con Copilot?

    Los conectores de Microsoft Graph y los conectores sincronizados llevan datos externos a Microsoft 365 para que Microsoft Search y Copilot puedan acceder a ellos. Los conectores ponen el contenido externo a disposición de Copilot, bien importando el contenido a la nube de Microsoft, bien mediante conectores federados, y se configuran en el Centro de administración de Microsoft 365 o mediante la API de conectores. Los conectores sincronizados mantienen el contenido indexado y actualizado para que la búsqueda de Copilot y el chat de Copilot puedan devolver resultados empresariales oportunos.

    ¿Cuándo conviene usar un conector personalizado frente a un conector prediseñado para Copilot?

    Usa los conectores prediseñados de la galería de conectores cuando cubran sistemas habituales (como recursos compartidos de archivos, repositorios de contenido o servicios SaaS populares), ya que simplifican la configuración e incluyen soporte. Elige un conector personalizado cuando necesites integrar datos externos o sistemas específicos, exponer esquemas específicos de un dominio en el índice semántico o gestionar una autenticación personalizada. Normalmente se desarrolla con la API de conectores o con Copilot Studio para asignar el contenido a las aplicaciones de Microsoft 365 y a las experiencias de Copilot.

    ¿En qué se diferencia la búsqueda de Copilot de Microsoft Search y cómo trabajan juntas?

    Microsoft Search es la plataforma de búsqueda empresarial subyacente que indexa el contenido en un índice semántico y potencia la búsqueda en Microsoft 365. La búsqueda de Copilot se apoya en esos datos indexados y usa IA generativa para sintetizar respuestas a partir de datos organizativos y elementos externos. En la práctica, usas Microsoft Search para configurar conectores e indexación, y Copilot y el chat de Copilot para convertir los resultados de búsqueda en respuestas conversacionales y contextuales en Teams, SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft 365.

    ¿Qué pasos de configuración son necesarios para conectar datos empresariales y controlar el acceso a los datos de Copilot?

    Para configurar el acceso a los datos, los administradores usan el Centro de administración de Microsoft 365 o Microsoft Entra ID para los controles de identidad y acceso, configuran los ajustes de los conectores de Graph o las credenciales de los conectores personalizados, establecen las opciones de indexación e índice semántico, y aplican actualizaciones de seguridad y directivas de gobernanza. Los conectores pueden delimitarse por inquilino, y conviene asegurarse de que el soporte de los conectores y los permisos estén bien configurados para limitar el uso de Copilot a los usuarios autorizados en las aplicaciones de Microsoft 365 y en Teams.

    ¿Cómo gestiona Copilot la seguridad, el cumplimiento y la privacidad de los datos organizativos?

    Copilot respeta la seguridad de la nube de Microsoft, la residencia de datos y los controles de cumplimiento. Los datos indexados mediante los conectores de Microsoft Graph siguen sujetos a la autenticación de Microsoft Entra ID, al acceso basado en roles y a las mismas directivas de retención y cumplimiento que aplicas en Microsoft 365. Las actualizaciones de seguridad y la orientación de soporte técnico están disponibles en Microsoft Learn y en el Centro de administración de Microsoft 365. Los administradores pueden controlar qué contenido está disponible para Copilot para reducir riesgos y garantizar que los datos empresariales se gestionan de forma adecuada.

    ¿Puede Copilot acceder a datos en tiempo real y cómo ayudan los conectores sincronizados a mantener los datos actualizados?

    Algunos conectores admiten sincronización casi en tiempo real, de modo que los datos se indexan rápidamente y Copilot puede mostrar información actualizada. La información general sobre conectores y la documentación de los conectores prediseñados describen cómo se indexan los datos y cómo los conectores admiten datos en tiempo real. Para actualizaciones de alta frecuencia o escenarios de streaming, se pueden usar conectores personalizados y la API de conectores para enviar contenido a Microsoft Search y al índice semántico con más frecuencia.

    ¿Qué es Copilot Studio y cómo ayuda a integrar contenido externo en Copilot?

    Copilot Studio es un entorno de herramientas que ayuda a los equipos a configurar, probar y administrar experiencias de Copilot. Incluye la definición de cómo se asigna el contenido de los conectores al índice semántico, el ajuste de los usos de copilot y la creación de conectores personalizados. Simplifica el proceso de incorporar contenido a Microsoft 365, conectarse a orígenes de datos y crear experiencias de Copilot especializadas en Teams, las aplicaciones de Microsoft 365 y Dynamics 365.

    ¿Dónde pueden encontrar los administradores y desarrolladores recursos adicionales, soporte y procedimientos recomendados?

    Los administradores y desarrolladores deben consultar Microsoft Learn para ver tutoriales, la galería de conectores para las opciones predefinidas y el Centro de administración de Microsoft 365 para la configuración y la gobernanza. Para una integración avanzada, revisa la documentación de la API de los conectores, la guía de Copilot Studio y los canales de soporte técnico. Entre los recursos adicionales se incluyen la documentación sobre el uso de los conectores de Microsoft Graph, las prácticas recomendadas para integrar datos externos y las pautas para proteger los datos de personas y otros datos organizativos sensibles al habilitar Copilot y las funciones de búsqueda de Microsoft.