Compartir archivos y carpetas en Microsoft SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-15 · Updated 2026-07-25

Comparte archivos y carpetas en SharePoint. Descubre las mejores prácticas para las opciones de uso compartido en Microsoft 365, incluido el uso compartido seguro con usuarios externos.

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Cover: Solve the Microsoft 365 Permission and Access Problem

SharePoint se ha convertido en el lugar ideal para compartir archivos y carpetas de forma segura, tanto en organizaciones grandes como pequeñas. Desde la carga instantánea de archivos hasta una configuración sólida de permisos, hace que la colaboración no solo sea posible, sino también sencilla y segura. Si estás harto de que los adjuntos del correo se pierdan o simplemente quieres asegurarte de que solo las personas adecuadas vean tu contenido, SharePoint es la solución.

Esta guía recorre todos los aspectos: los fundamentos del uso compartido de archivos y carpetas, cuándo invitar a invitados externos a tu empresa y cómo integrarse bien con OneDrive y Microsoft 365. Encontrarás consejos prácticos para gestionar permisos, proteger los datos sensibles y trabajar con fluidez en Teams o directamente desde tu equipo. Tanto si eres nuevo en SharePoint como si eres administrador, aquí hay algo que te ayudará a mejorar tu forma de compartir archivos y a mantener todo funcionando sin contratiempos.

Definición de uso compartido de archivos en SharePoint

El uso compartido de archivos en SharePoint es el proceso de almacenar, gestionar y distribuir documentos y archivos dentro de Microsoft SharePoint, lo que permite a personas y equipos acceder al contenido, colaborar en él y controlarlo desde un sitio centralizado, basado en la nube o local.

Explicación breve

SharePoint ofrece bibliotecas y carpetas donde se pueden cargar, versionar y organizar archivos. Los permisos y los vínculos para compartir permiten a los propietarios conceder acceso de visualización o edición a usuarios o grupos, mientras que la coautoría permite la colaboración en tiempo real. La integración con OneDrive, Teams y Microsoft 365 simplifica el uso compartido entre plataformas, y funciones como los metadatos, la búsqueda, los registros de auditoría y las directivas de retención ayudan a proteger y gestionar el contenido. Estas capacidades convierten a SharePoint en una de las mejores formas de compartir archivos para empresas y equipos que buscan flujos de trabajo documentales controlados y colaborativos.

Conceptos básicos del uso compartido de archivos en SharePoint

Si estás dando tus primeros pasos en SharePoint, el uso compartido de archivos es el centro de lo que mejor hace. Compartir no es solo entregar un documento: se trata de facilitar que las personas adecuadas lo encuentren, lo usen y trabajen junto a ti, sin poner en riesgo la seguridad de tu organización. La clave de SharePoint está en conocer tus opciones para que tus flujos de trabajo sean fluidos y sin complicaciones.

SharePoint te ofrece más de un camino para colaborar. Puedes compartir un único archivo o una carpeta completa, crear vínculos con permisos personalizados e incluso aprovechar todo el conjunto de Microsoft 365. Los roles y los permisos se pueden ajustar con precisión para que cada persona vea solo lo que le corresponde. Y gracias a su estrecha relación con OneDrive, puedes conectar tus archivos personales con los recursos compartidos de tu equipo y viceversa, así tienes una cosa menos de la que preocuparte.

Todo se reduce a la flexibilidad. Tanto si envías un informe confidencial a tu jefe como si abres una carpeta de proyecto a todo un equipo, SharePoint te ayuda a decidir quién recibe qué. Las siguientes secciones explican paso a paso cómo utilizar estas opciones de uso compartido y cómo mantener la seguridad mientras realizas tu trabajo.

Cómo compartir archivos y carpetas en SharePoint

Uso compartido directo con el botón Compartir: busca tu archivo o carpeta en SharePoint y haz clic en el botón "Compartir". Se abrirá una ventana con opciones para elegir quién debe tener acceso: compañeros, grupos específicos o incluso personas externas a tu empresa. Escribe nombres o direcciones de correo, añade una nota breve si lo deseas y envía la invitación directamente desde esa ventana.
Copiar vínculo para una colaboración rápida: si prefieres compartir un vínculo, usa la opción "Copiar vínculo" dentro de la ventana de uso compartido. Aquí está la clave: eliges el tipo de vínculo que necesitas, uno solo para personas concretas, solo para tu organización o para cualquier persona con el vínculo. Después de definir el permiso (por ejemplo, visualización o edición), haz clic en "Copiar" y pega el vínculo donde quieras: un chat de Teams, un correo o incluso un mensaje de texto.
Compartir con personas específicas: ¿Necesitas mantener las cosas especialmente controladas? Selecciona la opción "Personas específicas" al generar tu vínculo para compartir. Así evitas el salvaje oeste de los vínculos públicos. Solo quienes hayas introducido (y que recibirán una notificación por correo electrónico) podrán ver o editar tu contenido. Cuando la privacidad está en juego, este es el botón que hay que usar.
Cómo moverte por la interfaz de uso compartido: El menú de uso compartido de SharePoint te permite ajustar los permisos antes de enviar o copiar un vínculo. Puedes decidir si alguien puede editar el archivo, solo verlo o si incluso tiene permiso para descargarlo. Las pequeñas decisiones marcan una gran diferencia: desactivar la edición o la descarga ayuda a mantener todo más seguro con un solo clic.
Buenas prácticas para compartir vínculos de forma segura: Concede acceso solo a las personas que realmente lo necesitan. Revisa la configuración del vínculo antes de enviarlo. Si compartes con externos, añade una fecha de caducidad o exige que los destinatarios verifiquen su identidad. Llevar este control te ayuda a cumplir la normativa y a dormir mejor por la noche.

Integración de SharePoint y OneDrive para compartir archivos

SharePoint y OneDrive son como compañeros de equipo en Microsoft 365. OneDrive es tu "espacio personal", ideal para tus propios archivos y para compartir con unas pocas personas. SharePoint, en cambio, da soporte a las bibliotecas de documentos y a los espacios de trabajo en equipo que todos utilizan de forma conjunta. Ambos permiten compartir archivos, pero SharePoint está diseñado para el trabajo en equipo a gran escala y las carpetas de proyectos, mientras que OneDrive se adapta mejor al trabajo personal o en grupos pequeños.

Los archivos de cualquiera de las dos plataformas se sincronizan sin problemas, y puedes mover o compartir contenido entre OneDrive y SharePoint con solo un par de clics. Si compartes un archivo en una biblioteca de documentos de SharePoint, aparece de inmediato para tu equipo, mientras que compartirlo desde OneDrive lo mantiene un poco más privado. Saber cuál usar te ayuda a que el documento correcto llegue a las personas adecuadas, en el lugar correcto, siempre.

Gestión del uso compartido externo y del acceso de usuarios invitados

No todas las personas con las que necesitas trabajar están dentro de los muros de tu empresa. Ahí es donde las funciones de uso compartido externo de SharePoint cobran protagonismo. A veces tienes proveedores, clientes o colaboradores freelance que necesitan acceder a archivos para un proyecto o una revisión, y no quieres complicar más las cosas de lo necesario, pero sí necesitas mantener la seguridad.

SharePoint pone los controles en tus manos. Puedes optar por invitar a usuarios invitados específicos, exigir que todos inicien sesión con una cuenta de Microsoft o incluso restringir algunos archivos para que nunca salgan de tu organización. Los administradores de TI establecen directivas y límites que ayudan a mantener el control, y tendrás herramientas para ajustar esa configuración en tu propio sitio o carpeta.

Entender cómo funcionan estos controles de uso compartido te permite cumplir la normativa, sin sorpresas más adelante si algo sale mal. Las secciones siguientes analizan tus opciones y muestran las mejores formas de dar acceso a personas externas sin perder el control de quién tiene las llaves.

Controles de uso compartido externo y usuarios invitados en SharePoint

Invitar a usuarios invitados: Cuando necesites compartir archivos con alguien fuera de tu organización, SharePoint te permite enviar una invitación por correo electrónico. Añade la dirección de correo de tu invitado, idealmente una cuenta de Microsoft para que el acceso sea más sencillo. Recibirá un vínculo personalizado para iniciar sesión y trabajar con el contenido compartido.
Configurar el requisito de cuenta de Microsoft: Para una mayor seguridad, los administradores pueden exigir que todos los invitados utilicen una cuenta de Microsoft para aceptar una invitación. Esto verifica su identidad y registra las acciones de uso compartido, algo especialmente importante cuando se trabaja con información sensible o en entornos regulados.
Restringir las opciones de uso compartido externo: Los administradores de TI pueden restringir o permitir el uso compartido externo a nivel de organización o de sitio. Pueden bloquear cualquier uso compartido más allá de tu empresa, limitarlo a dominios específicos o permitir la colaboración completa con invitados, según las necesidades del negocio. Este control reduce el riesgo sin frenar el trabajo en equipo.
Configuración de directivas de uso compartido: Puedes definir directivas que determinen si los invitados deben aceptar nuevas invitaciones para cada carpeta o archivo. Quienes comparten pueden activar códigos de verificación para confirmar la identidad en cada acceso, o aplicar la expiración automática de los vínculos de uso compartido para invitados para evitar que los datos anden sueltos para siempre.
Seguimiento y administración del acceso de invitados: Los administradores y los propietarios de sitios pueden ver la lista completa de quién tiene acceso a los archivos compartidos y quitar invitados con un solo clic si es necesario. Todo el uso compartido externo queda registrado, lo que le da a tu equipo de cumplimiento un registro claro por si surgen preguntas más adelante.

Uso compartido anónimo y configuración de los vínculos

Crear vínculos para cualquier persona: SharePoint te permite generar vínculos que funcionan para cualquiera, sin necesidad de iniciar sesión. Ideal cuando necesitas compartir un documento público o una encuesta y no quieres que los destinatarios tengan que superar obstáculos.
Establecer fechas de caducidad de los vínculos: En el uso compartido anónimo, puedes definir un plazo de caducidad. Pasado el número de días que elijas, el vínculo deja de funcionar y ya no hay acceso público. Así evitas que tus archivos circulen sin control para siempre.
Controlar los permisos de visualización y edición: Decide si quienes tengan el vínculo solo pueden ver tus archivos o si también pueden hacer cambios. Mantener bloqueada la edición en los vínculos públicos o anónimos es siempre una decisión acertada.
Restringir las descargas: La configuración avanzada de los vínculos te permite impedir que las personas descarguen tus archivos si solo quieres que los vean. Es muy útil al compartir informes confidenciales o borradores de trabajo.
Comprender los riesgos de seguridad: Ten en cuenta que los vínculos anónimos son fáciles de reenviar: una vez que están fuera, cualquiera puede acceder al archivo. Usa esta opción solo para contenido en el que eso no suponga un problema, y opta por vínculos más seguros para todo lo demás.

Comprender los permisos y las opciones avanzadas de uso compartido

Cuando hablamos de compartir en SharePoint, los permisos son el punto decisivo. No se trata solo de quién puede ver un archivo, sino de decidir si puede editarlo, volver a compartirlo o incluso imprimirlo o descargarlo. Configurar bien estos ajustes garantiza que todos puedan trabajar, pero que nadie acceda a lo que no debe.

Las opciones avanzadas de uso compartido te dan un control mucho mayor. Puedes afinar el acceso a los documentos eligiendo entre niveles de permiso predefinidos, de modo que puedes delegar tareas sin comprometer la seguridad. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a mantener el cumplimiento normativo y a evitar que los datos caigan en manos equivocadas.

Las siguientes secciones te guían para ajustar los niveles de permiso, modificar la configuración de los vínculos compartidos e incluso añadir etiquetas de confidencialidad para una seguridad de máximo nivel. Así puedes blindar proyectos confidenciales o abrir documentos para trabajar en equipo, siempre según tus propias reglas.

Configurar permisos y ajustar la configuración de los vínculos

Asignar niveles de permiso: SharePoint te permite establecer distintos niveles como «solo visualización», «edición» o «control total». Elige visualización si solo quieres que la gente lea, edición para colaborar en tiempo real o control total si necesitan administrar el archivo o la carpeta.
Personalizar la configuración de los vínculos compartidos: Al generar un vínculo para compartir, puedes definir exactamente lo que puede hacer cada usuario o grupo. Desactiva la edición en documentos confidenciales o permítela cuando necesites ayuda para terminar un borrador.
Restringir las opciones de compartir y reenviar: Decide si los destinatarios pueden enviar tu vínculo a otras personas o si debe quedarse solo para ellos. Así se evita el uso compartido excesivo por error o se mantienen protegidos los archivos confidenciales.
Establecer fechas de caducidad y bloquear la descarga: En los archivos importantes, añade fechas de caducidad para que el acceso no sea indefinido. También puedes activar «bloquear descarga», lo que significa que las personas pueden leer el archivo, pero no guardar una copia en su dispositivo.

Usar etiquetas de confidencialidad para reforzar la seguridad

Las etiquetas de confidencialidad en SharePoint funcionan como sellos digitales que clasifican el nivel de privacidad o confidencialidad de un archivo. Puedes crear etiquetas como «Confidencial», «Restringido» o «Solo uso interno» y aplicarlas a archivos y carpetas. Estas etiquetas pueden activar automáticamente reglas de seguridad, como el cifrado de documentos o la restricción de quién puede compartir y descargar.

Los administradores configuran estas etiquetas, y los usuarios las aplican según el tipo de información que se comparte. Al estandarizar tu seguridad mediante etiquetas de confidencialidad, refuerzas el cumplimiento y proteges fácilmente los datos sensibles, incluso cuando circulan dentro o fuera de tu organización.

Herramientas de uso compartido de SharePoint en el Explorador de archivos y en Microsoft Teams

La mayoría sabe que puedes compartir en SharePoint a través de su interfaz web, pero esa es solo una de las formas de hacerlo. Si prefieres trabajar directamente desde el escritorio de Windows, o si Teams es tu oficina digital, SharePoint se integra tanto con el Explorador de archivos como con Microsoft Teams para un flujo de trabajo más ágil.

Sincronizar una biblioteca de documentos con el Explorador de archivos te permite abrir, editar y compartir archivos como cualquier otra carpeta de tu equipo. Mientras tanto, Teams lleva los documentos de SharePoint directamente a los chats, las reuniones y los canales de proyecto, lo que reduce clics y confusiones sobre cuál es la versión más reciente.

Estas integraciones no solo ahorran tiempo, sino que también mejoran el trabajo en equipo al facilitar la búsqueda y el uso compartido de documentos, sin importar cómo trabajes. Si gestionas proyectos complejos, consulta esta guía paso a paso para usar Teams, SharePoint y los flujos de trabajo automatizados juntos y mejorar la colaboración y la visibilidad.

Compartir archivos de SharePoint con el Explorador de archivos y Microsoft Teams

Sincronizar bibliotecas de SharePoint con el Explorador de archivos: Ve a tu biblioteca de documentos de SharePoint en el navegador. Haz clic en "Sincronizar" y sigue las indicaciones. A partir de ese momento, tus archivos aparecerán en el Explorador de archivos de Windows como cualquier otra carpeta. Desde ahí, puedes abrir, editar o compartir archivos con clic derecho.
Compartir con clic derecho desde el escritorio: En la carpeta de SharePoint sincronizada, haz clic derecho en el archivo o la carpeta que quieres compartir. Selecciona "Compartir", elige al destinatario y establece los permisos exactamente como lo harías en línea. Resulta útil si no quieres estar cambiando constantemente entre pestañas del navegador y el escritorio.
Compartir archivos mediante Microsoft Teams: Dentro de Teams, cada canal puede vincularse a una biblioteca de documentos de SharePoint. Sube o selecciona archivos existentes en la pestaña "Archivos" y usa las opciones de uso compartido de Teams para incluirlos en un chat o una reunión. También puedes anclar archivos importantes a las pestañas del canal para que todos los vean.
Integración con canales o chats de Teams: Pega los enlaces de archivos de SharePoint directamente en un chat o canal de Teams para iniciar una conversación u obtener comentarios rápidos. Así, todos pueden acceder al mismo documento sin tener que buscar la versión correcta.
Power Automate para la automatización de flujos de trabajo: Para los usuarios avanzados, combinar SharePoint, Teams y Power Automate permite automatizar el uso compartido, las actualizaciones de estado y los flujos de aprobación. Esta combinación reduce el seguimiento manual, ayuda a cumplir los requisitos de gobernanza y agiliza la gestión de proyectos. Consulta esta guía para saber más sobre la gestión de proyectos, la automatización y la colaboración estructurada entre Teams y SharePoint.

Gestión del contenido compartido: dejar de compartir y opciones avanzadas de uso compartido

Compartir archivos es una cosa; saber quién tiene qué y volver a restringir el acceso cuando haga falta es otra historia. Cuando los proyectos cambian o los datos sensibles cambian de manos, a veces necesitas cortar el acceso de alguien o desactivar por completo un enlace antiguo.

SharePoint te permite gestionar y supervisar fácilmente todos los archivos y carpetas que has compartido previamente. Dispones de herramientas para revisar quién tiene acceso, ajustar los permisos y eliminar a los usuarios invitados en cuanto termina un trabajo. Desde un simple clic en "Dejar de compartir" hasta un seguimiento más complejo y registros de auditoría, tú decides cuándo empieza y termina el uso compartido.

Estos controles son especialmente importantes para la gobernanza, el cumplimiento y, sencillamente, el sentido común, porque nada es peor que descubrir que un antiguo contratista sigue pudiendo ver las cifras del próximo año. En la siguiente sección te explico las funciones disponibles para dejar de compartir, revocar accesos y ajustar las opciones avanzadas de uso compartido, para que tu contenido siga protegido sin importar cómo evolucionen tus proyectos.

Cómo dejar de compartir o revocar el acceso a archivos de SharePoint

Busca el archivo o la carpeta compartidos: Localiza el elemento en SharePoint y haz clic en la opción "Compartido con" o "Detalles" para ver quién tiene acceso. Así obtienes una vista rápida de todos tus destinatarios, tanto internos como externos.
Quita usuarios o grupos individuales: Desde el panel de acceso, basta con hacer clic en la "X" junto a la persona o el grupo que quieras quitar. Perderán su vínculo y su acceso al instante. Para revocar accesos de forma rápida, esta es la vía más directa.
Deja de compartir por completo: ¿Quieres cerrar la puerta a todos? Usa el botón "Dejar de compartir" o "Quitar acceso" en las opciones de uso compartido. Quitará el acceso de todos los usuarios y vínculos, y el archivo volverá a su estado de privacidad predeterminado.
Audita y revisa el historial de uso compartido: Lo recomendable es revisar periódicamente quién tiene acceso, sobre todo en archivos o carpetas sensibles. Los administradores pueden generar informes del historial de uso compartido para ver quién recibió un vínculo, quién accedió al documento y cuándo. Si algo no encaja, desactívalo cuanto antes para mantener el control de tus datos.

Explorar opciones avanzadas de uso compartido y funciones de personalización

Exige inicio de sesión en cada acceso: Refuerza la seguridad obligando a todos a iniciar sesión con una cuenta verificada de Microsoft o de la organización antes de poder ver tu archivo.
Restringe las descargas: Impide que los usuarios descarguen una copia y permite solo la visualización en línea del documento compartido. Es útil para contenido sensible.
Establece fechas de caducidad de los vínculos: Los vínculos con tiempo limitado caducan automáticamente tras una fecha determinada, retirando el acceso sin que tengas que hacer nada.
Personaliza los mensajes de uso compartido: Añade notas personales o instrucciones a las invitaciones, asegurándote de que los destinatarios sepan exactamente qué hacer con tus archivos (o, igual de importante, qué no hacer).
Activa las notificaciones y alertas: Recibe un aviso cuando los destinatarios abran o editen los archivos compartidos. Este aviso previo resulta útil en proyectos con plazos ajustados o simplemente para seguir de cerca documentos importantes.

Errores habituales al compartir archivos y carpetas en Microsoft SharePoint

Muchos equipos tienen dificultades para compartir de forma segura y eficiente en SharePoint. La lista siguiente recoge los errores más frecuentes, por qué importan y cómo corregirlos para que puedas aplicar las mejores formas de compartir archivos en SharePoint.

Usar vínculos de OneDrive personal en lugar de sitios de SharePoint
Error: compartir desde un OneDrive personal o adjuntar archivos directamente en el correo en lugar de almacenar el contenido en un sitio de SharePoint del equipo.
Problema: los archivos se vuelven difíciles de encontrar, pierden la propiedad del equipo y se eliminan o quedan huérfanos cuando las personas abandonan la organización.
Solución: guarda los documentos del equipo en el sitio o la biblioteca de documentos de SharePoint correspondiente y usa el uso compartido o los vínculos a nivel de sitio para mantener la propiedad y la facilidad de localización.
Abusar de los vínculos "Todos" o anónimos
Error: generar vínculos con permisos muy amplios (Cualquier persona con el vínculo o Todos excepto los usuarios externos) por comodidad.
Problema: aumenta el riesgo de fuga de datos y de accesos no conformes con la normativa.
Solución: usa vínculos para personas o grupos concretos, establece fechas de caducidad y aplica permisos de solo lectura siempre que sea posible. Combínalo con el acceso condicional o las directivas de DLP para el contenido sensible.
No entender la herencia de permisos
Error: romper la herencia de forma puntual en archivos o carpetas sin documentarlo.
Problema: genera una proliferación de permisos difícil de auditar y provoca exposiciones accidentales o denegaciones de acceso.
Solución: gestiona los permisos a nivel de sitio, de biblioteca o en carpetas bien documentadas. Si necesitas romper la herencia, documenta los cambios y revísalos periódicamente.
Compartir archivos en lugar de carpetas (o al revés) sin considerar la estructura
Error: compartir archivos sueltos cuando el usuario necesita acceso a una carpeta y a su contexto, o compartir carpetas enteras cuando solo se necesita un archivo.
Problema: los usuarios reciben un contexto insuficiente o demasiado acceso, lo que provoca confusión de versiones o exposición innecesaria.
Solución: elige el nivel de granularidad de forma intencionada: comparte carpetas para la colaboración continua y archivos para revisiones puntuales, y usa vínculos que reflejen el alcance previsto.
Depender de los adjuntos de correo en lugar de los vínculos de SharePoint
Error: enviar adjuntos de ida y vuelta en lugar de usar vínculos de SharePoint o la coautoría.
Problema: múltiples copias, versiones en conflicto y pérdida del historial de edición.
Solución: usa vínculos de SharePoint u OneDrive para la empresa y las funciones de coautoría, de modo que todos trabajen sobre una única fuente de verdad.
No usar metadatos ni tipos de contenido
Error: Mantener bibliotecas grandes como carpetas planas, sin metadatos, etiquetas ni tipos de contenido.
Problema: Búsqueda deficiente y organización inconsistente, lo que dificulta encontrar el contenido compartido.
Solución: Implementa metadatos, vistas y tipos de contenido para clasificar los archivos, y enseña a los usuarios a etiquetar el contenido para mejorar su localización al compartirlo.
Ignorar la configuración de uso compartido externo y la gestión de invitados
Error: Invitar a usuarios externos sin revisar las directivas de uso compartido externo a nivel de inquilino ni la configuración de caducidad de los invitados.
Problema: Los invitados externos pueden conservar el acceso más tiempo del necesario o no poder acceder al contenido debido a directivas restrictivas.
Solución: Coordina con TI para alinear la configuración a nivel de sitio con las directivas del inquilino, usa la caducidad para el acceso de invitados y revisa periódicamente las cuentas de invitado.
No formar a los usuarios en los tipos de vínculo y las opciones de permisos
Error: Los usuarios no entienden la diferencia entre "Puede ver", "Puede editar", "Personas específicas" y "Cualquier persona con el vínculo".
Problema: Los permisos mal aplicados provocan ediciones accidentales o bloquean a los colaboradores.
Solución: Proporciona una guía rápida o formación sobre los tipos de vínculo y el comportamiento predeterminado de uso compartido, para que los equipos elijan la opción adecuada.
Descuidar el control de versiones y la configuración de copias de seguridad
Error: Desactivar el control de versiones o no configurar la retención en bibliotecas importantes.
Problema: Pérdida de datos o imposibilidad de restaurar versiones anteriores tras ediciones o eliminaciones accidentales.
Solución: Activa el control de versiones, la configuración de la papelera de reciclaje y las directivas de retención para las bibliotecas críticas que se usan para compartir.
No supervisar ni auditar el contenido compartido
Error: Suponer que compartir es algo puntual y no auditar quién tiene acceso ni cómo se usan los vínculos.
Problema: Permisos obsoletos, vínculos huérfanos y puntos ciegos de seguridad.
Solución: Revisa periódicamente los informes de uso compartido, realiza revisiones de acceso y utiliza los registros de auditoría de SharePoint y Office 365 para identificar y corregir los problemas.

Evitar estos errores comunes te ayuda a aplicar las mejores formas de compartir archivos en SharePoint: almacenar el contenido en los lugares adecuados, usar tipos de vínculo precisos, gestionar los permisos de forma centralizada y activar funciones como metadatos, control de versiones y auditoría para una colaboración segura y eficiente.

8 datos sorprendentes sobre compartir archivos y carpetas en Microsoft SharePoint

Los vínculos para compartir pueden configurarse para que caduquen automáticamente, lo que permite un acceso de una sola vez o limitado en el tiempo sin tener que revocarlo manualmente. Resulta útil dentro de las mejores formas de compartir archivos en SharePoint para colaboradores temporales.
Puedes establecer distintos niveles de permiso para cada archivo incluso dentro de la misma carpeta. SharePoint admite permisos granulares, así que las mejores formas de compartir archivos en SharePoint pueden incluir el uso compartido único a nivel de archivo en lugar de cambiar la configuración de la carpeta.
Los administradores pueden deshabilitar en todo el inquilino los vínculos anónimos (Cualquier persona), por lo que las mejores formas de compartir archivos en SharePoint suelen basarse en vínculos seguros solo para la organización cuando se trata de contenido sensible.
Compartir una carpeta no cambia automáticamente los permisos de los archivos sincronizados en los dispositivos de los usuarios. Los archivos que ya se han sincronizado con OneDrive pueden conservar el acceso local hasta que se actualice el estado de sincronización, un matiz importante al elegir las mejores formas de compartir archivos en SharePoint.
SharePoint admite la segmentación dinámica de públicos y directivas de acceso condicional que pueden restringir el uso compartido en función del dispositivo, la ubicación o el riesgo del usuario. Es una de las mejores formas de compartir archivos en SharePoint menos evidentes para escenarios de alta seguridad.
El historial de versiones y la restauración de archivos funcionan incluso después de compartir: los destinatarios con permisos de edición pueden revertir o restaurar versiones anteriores. Por eso, una forma de compartir archivos en SharePoint que suele pasarse por alto es apoyarse en el control de versiones para dar seguridad a la colaboración.
Los usuarios externos que aceptan una invitación o usan vínculos de invitado pueden añadirse a grupos de Microsoft 365, y su acceso puede auditarse y eliminarse de forma centralizada. Esto convierte el uso compartido externo controlado en una de las mejores formas de compartir archivos en SharePoint sin renunciar a la gobernanza.
Compartir a través de Microsoft Teams utiliza SharePoint por debajo: los archivos compartidos en los canales de Teams se almacenan en bibliotecas de documentos de SharePoint. Por tanto, conocer las funciones de uso compartido de SharePoint es clave para aplicar las mejores formas de compartir archivos en SharePoint en Teams y OneDrive.

Buenas prácticas de SharePoint Online para que los usuarios compartan archivos o carpetas

¿Cuáles son las mejores formas de compartir archivos de SharePoint con personas ajenas a tu organización?

Usa el uso compartido externo de SharePoint configurando la opción de uso compartido a nivel de organización en el Centro de administración de SharePoint, crea un vínculo para "Cualquier persona" o para "Personas específicas" según la confidencialidad, y, si vas a compartir información sensible, evita los vínculos de "Cualquier persona" y usa el acceso de usuarios externos autenticados o invita a través de cuentas de invitado de Microsoft Entra. Supervisa el uso compartido desde la configuración de SharePoint y exige una fecha de expiración para el vínculo.

¿Cómo comparto un archivo o una carpeta con alguien que no es miembro del sitio?

Abre el documento o la carpeta, selecciona "Compartir" y elige "Personas específicas" o "Personas con acceso existente", y después introduce su correo electrónico. En el caso de los usuarios externos, invítalos mediante una invitación para compartir; si tu inquilino lo permite, se autenticarán con Microsoft Entra como invitados. Antes de compartir, asegúrate de que los permisos de SharePoint están bien configurados para que solo obtengan el nivel de acceso previsto.

¿Cuándo debo usar un vínculo de "Cualquier persona de mi organización" frente a vínculos de archivos o carpetas específicos?

Usa un vínculo de "Cualquier persona de tu organización" para compartir de forma amplia dentro de la empresa cuando la información no es sensible y quieres que los equipos accedan rápidamente. Para información sensible o colaboración limitada, usa vínculos de uso compartido de archivos o carpetas específicos con fechas de expiración y exige autenticación para que solo los usuarios previstos puedan ver o editar el contenido.

¿Qué pasos debe seguir un administrador de SharePoint en el Centro de administración de SharePoint para controlar la configuración del uso compartido externo?

En el Centro de administración de SharePoint, establece el valor predeterminado para todo SharePoint y ajusta la opción de uso compartido y la opción de uso compartido a nivel de organización para que se ajusten a la directiva: desactiva los vínculos anónimos si es necesario, restringe el uso compartido solo a invitados nuevos y existentes, configura el acceso externo y la colaboración externa, establece directivas de expiración de vínculos y revisa los informes de uso compartido. Coordina estos ajustes con la configuración de Microsoft 365 y Microsoft Entra para gestionar el ciclo de vida de los invitados.

¿Cómo se integra el uso compartido de SharePoint con SharePoint y Teams o con los sitios de equipo conectados a grupos de Microsoft 365?

Los archivos almacenados en sitios de equipo conectados a grupos de Microsoft 365 aparecen en los canales de Teams y siguen los mismos permisos de SharePoint. Cuando compartes un archivo en Teams, se actualizan los permisos de SharePoint para esa biblioteca de documentos. Aplica las mismas directivas de uso compartido en SharePoint y Teams para garantizar una colaboración externa coherente y evitar accesos inesperados.

¿Pueden los usuarios compartir archivos o carpetas de SharePoint con externos si el uso compartido externo está desactivado a nivel de organización?

No. Si el uso compartido externo está desactivado en la opción de uso compartido a nivel de organización, los usuarios no pueden invitar a personas ajenas a tu organización ni crear vínculos de uso compartido no autenticados. Los administradores pueden permitir que los usuarios compartan solo con invitados autenticados habilitando niveles de uso compartido externo específicos en el Centro de administración de SharePoint.

¿Qué es el uso compartido no autenticado y por qué puede ser arriesgado para la información sensible?

El uso compartido no autenticado (vínculos de "Cualquier persona") permite a los destinatarios acceder al contenido sin iniciar sesión; estos vínculos pueden reenviarse y cualquiera que los tenga puede utilizarlos. Es arriesgado para la información sensible porque no puedes controlar quién abre el vínculo. En el caso de datos sensibles, exige autenticación mediante cuentas de invitado de Microsoft Entra y utiliza vínculos de archivos o carpetas específicos con acceso limitado y fechas de expiración.

¿Cómo establezco una fecha de expiración para el vínculo que comparto para que no permanezca abierto para siempre?

Al crear el vínculo para compartir, elige la configuración del vínculo y establece una fecha de expiración. Los administradores pueden aplicar directivas de expiración predeterminadas en el Centro de administración de SharePoint para que todos los vínculos anónimos o de invitados caduquen automáticamente tras un período definido y así reducir la exposición a largo plazo.

¿Qué debo hacer si quiero permitir que los usuarios compartan únicamente con personas de la organización?

Establece el nivel de uso compartido en el Centro de administración de SharePoint en "Solo personas de tu organización" o restringe el uso compartido externo a nivel de sitio. Comunica la directiva a los miembros del sitio y desactiva los vínculos de "Cualquier persona" en la configuración de SharePoint. Aun así, puedes permitir la colaboración externa de forma selectiva ajustando el uso compartido a nivel de sitio cuando sea necesario.

¿Cómo pueden los miembros del sitio compartir elementos sin conceder más permisos de los necesarios?

Usa 'Compartir' para crear vínculos con permisos de visualización o edición para personas concretas. Comparte el archivo o la carpeta en lugar de todo el sitio, y verifica que la carpeta a la que tienen acceso sea la ubicación con el mínimo privilegio necesario. Para necesidades de uso compartido recurrentes, es preferible usar sitios de equipo conectados a grupos de Microsoft 365 con una membresía controlada, y gestionar el acceso de forma granular con los permisos de SharePoint.

¿Qué pasa si alguien reenvía el enlace que le envié? ¿Pueden otras personas acceder a mi documento compartido?

Si usaste un vínculo de «cualquier persona» o sin autenticación, sí: reenviar el enlace concede acceso a cualquiera que lo tenga. Si usaste un vínculo para personas específicas o para invitados autenticados, el destinatario debe iniciar sesión, por lo que los enlaces reenviados no concederán acceso a usuarios no autorizados. Configura la configuración de vínculos para evitar el reenvío, exigiendo el inicio de sesión y limitando los destinatarios.

¿En qué se diferencian el uso compartido de OneDrive y el de archivos de SharePoint al colaborar con usuarios externos?

El uso compartido de OneDrive suele ser para compartir archivos o carpetas individuales vinculados al OneDrive de un usuario. El uso compartido de SharePoint está pensado para bibliotecas colaborativas y sitios de equipo. Ambos se rigen por la configuración de uso compartido a nivel de organización, pero los administradores pueden establecer directivas distintas para OneDrive y SharePoint. Para la colaboración externa basada en equipos, usa un sitio de equipo de SharePoint o sitios de equipo conectados a grupos de Microsoft 365 para centralizar los permisos.

Si los usuarios intentan compartir y se les bloquea, ¿dónde debo comprobar primero?

Revisa la opción de uso compartido a nivel de organización y la configuración de uso compartido externo a nivel de sitio en el Centro de administración de SharePoint. Confirma la configuración de invitados de Microsoft Entra, verifica si el uso compartido está permitido para el sitio y comprueba si el documento o la carpeta tiene permisos únicos. Además, verifica si la invitación para compartir se envió y si el destinatario necesita aceptarla mediante la autenticación de Microsoft Entra.

¿Cuándo es apropiado recurrir al soporte técnico de Microsoft por un problema de uso compartido, y cuándo conviene ajustar la configuración yo mismo?

Contacta con el soporte técnico de Microsoft si sospechas de una interrupción del servicio, de un comportamiento inesperado tras cambios de administración o de problemas complejos con la integración de Microsoft Entra. Para errores de directiva, de configuración o de permisos, resuélvelos desde la configuración de SharePoint, el Centro de administración de SharePoint o con formación a los usuarios, salvo que el problema parezca un error de la plataforma o una interrupción a nivel de inquilino.

¿Cómo puedo permitir que los usuarios compartan archivos específicos de forma segura y, al mismo tiempo, evitar el uso compartido generalizado en un sitio?

Habilita restricciones a nivel de sitio que impidan los vínculos anónimos, enseña a los usuarios a compartir archivos o carpetas específicos en lugar de sitios completos, usa la administración de derechos y las etiquetas de confidencialidad para la información sensible, y establece una fecha de caducidad para los vínculos. Configura los permisos en SharePoint para que los usuarios solo compartan dentro de los ámbitos definidos y exige aprobación del responsable para el uso compartido con privilegios elevados cuando sea necesario.