Comment cartographier ce que vos collaborateurs font réellement dans Microsoft 365 (et non ce que vous pensez qu'ils font)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Cartographiez les activités de vos collaborateurs dans Microsoft 365 pour découvrir les comportements réels et améliorer la collaboration avec des outils comme Teams et Planner.

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Dans un espace de travail numérique, il est essentiel de cartographier ce que font vos collaborateurs pour comprendre réellement leurs activités. De nombreuses organisations font des hypothèses sur les comportements de leurs équipes, qui s'éloignent souvent de la réalité. Par exemple, vous pensez peut-être que la désactivation du partage externe limite la collaboration, alors que vos équipes recourent peut-être aux conversations Teams à la place. Pour combler cet écart, vous pouvez utiliser différents outils de Microsoft 365, tels que :

• Tâches Outlook
• Microsoft 365 Planner
• Listes de tâches SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Ces outils vous permettent de cartographier efficacement ce que font vos collaborateurs et d'obtenir un aperçu du comportement réel de vos équipes.

Points clés

• Cartographier les activités d'équipe dans Microsoft 365 permet de découvrir les comportements réels, ce qui conduit à une meilleure prise de décision.
• Identifiez les zones d'hypothèses pour comprendre où vos perceptions de l'utilisation des outils peuvent différer de la réalité.
• Utilisez les journaux d'audit pour suivre les interactions des utilisateurs et détecter les activités inhabituelles susceptibles d'indiquer des menaces de sécurité.
• Analysez le rapport entre la création et l'utilisation pour repérer les inefficacités du flux de travail de vos équipes et améliorer la productivité.
• Concentrez-vous sur les indicateurs de collaboration pour comprendre comment les équipes interagissent et renforcer la communication au sein de votre organisation.
• Exploitez Skills Copilot pour aligner les compétences des collaborateurs sur leurs rôles, afin de constituer une main-d'œuvre plus compétente et plus productive.
• Évaluez et ajustez régulièrement vos stratégies de gouvernance pour les aligner sur le comportement réel des utilisateurs, ce qui renforce la sécurité et la satisfaction des utilisateurs.
• Mettez en place des pratiques de gouvernance adaptative afin d'améliorer en continu la conformité et de répondre à l'évolution des besoins métier.

Identifier les zones d'hypothèses

Dans votre environnement Microsoft 365, vous formulez probablement plusieurs hypothèses sur la façon dont vos collaborateurs utilisent les outils mis à leur disposition. Ces hypothèses peuvent conduire à des malentendus sur les comportements réels. Voici quelques hypothèses courantes que font les organisations :

1. Protection des données : de nombreuses organisations pensent que Microsoft 365 protège intrinsèquement leurs données. Cette hypothèse est trompeuse. Si la plateforme se concentre sur la disponibilité, elle ne garantit pas une récupération complète des données. Les suppressions accidentelles et les limites de rétention peuvent entraîner une perte de données irréversible. N'oubliez pas que la protection des données relève d'une responsabilité partagée entre votre organisation et la technologie.

2. Contrôle du partage externe : vous pensez peut-être que la désactivation du partage externe limite la collaboration. Pourtant, vos collaborateurs peuvent trouver d'autres moyens de partager des informations, par exemple via les conversations Teams ou des comptes de messagerie personnels. Cela peut engendrer des risques importants.

3. Prolifération de Teams : les organisations supposent souvent que bien gérer Teams consiste à contrôler le nombre de canaux et d'équipes créés. En réalité, les utilisateurs peuvent créer des canaux privés ou dupliquer des équipes, ce qui génère confusion et inefficacité.

4. Étiquettes de confidentialité : vous pensez peut-être qu'appliquer des étiquettes de confidentialité garantit la sécurité de vos données. Toutefois, si les utilisateurs ne comprennent pas ces étiquettes ou ne savent pas les appliquer correctement, des informations sensibles peuvent malgré tout être exposées.

Comprendre ces zones d'hypothèses est essentiel. Cela vous permet d'identifier les points où vos perceptions peuvent ne pas correspondre à la réalité.

Risques liés au partage externe

En matière de partage externe, les organisations sous-estiment souvent les risques encourus. Voici quelques pièges potentiels :

• Visibilité involontaire : des paramètres de partage incorrects peuvent donner accès à des personnes non autorisées.
• Exposition accrue aux violations de données : le partage inutile de données sensibles augmente le risque de cyberattaques.
• Posture de sécurité affaiblie : des contrôles d’accès trop souples créent des vulnérabilités face aux menaces internes comme externes.
• Impact sur les outils d’IA : des outils comme Microsoft Copilot peuvent exposer des données sensibles qui ne sont pas destinées à un accès public.
• Risques internes et externes : le partage de données internes avec des collaborateurs non autorisés ou des tiers accroît l’exposition.
• Atteintes à la vie privée : le partage excessif peut porter atteinte à la vie privée des personnes, en particulier lorsque des informations personnelles sont accessibles à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès.
• Violations de données : dans le pire des cas, le partage excessif peut conduire à une violation de données, exposant des informations sensibles ou confidentielles.

En identifiant ces zones de suppositions, vous pouvez commencer à cartographier ce que vos collaborateurs font réellement dans Microsoft 365. Cette compréhension vous aidera à prendre des décisions éclairées en matière de gouvernance et de sécurité.

Analyser les signaux de comportement réels

Comprendre la manière dont vos collaborateurs interagissent avec les outils Microsoft 365 est essentiel pour une gouvernance efficace. Vous pouvez y parvenir en analysant les signaux de comportement réels à travers les journaux d’audit et en étudiant les schémas d’activité.

Journaux d’audit et schémas d’activité

Les journaux d’audit de Microsoft 365 fournissent une mine d’informations sur les interactions des utilisateurs. Ces journaux consignent diverses activités, notamment :

• Activités de connexion
• Accès aux fichiers
• Interactions par messagerie

En analysant ces journaux, vous pouvez détecter les anomalies et corréler les événements. Cette surveillance proactive vous aide à identifier les activités inhabituelles susceptibles de révéler des menaces de sécurité. Par exemple, si un utilisateur accède à des fichiers sensibles en dehors des horaires habituels, cela peut signaler un problème de sécurité potentiel.

Voici quelques activités clés enregistrées dans les journaux d’audit de Microsoft 365 :

En examinant ces catégories, vous pouvez mieux comprendre la manière dont vos collaborateurs utilisent Microsoft 365. Cette compréhension vous permet de prendre des décisions éclairées en matière de gouvernance et de sécurité.

Ratios création et utilisation

Un autre aspect important de l’analyse des comportements consiste à étudier le rapport entre la création et l’utilisation des documents et des outils. Vous constaterez peut-être que, si de nombreux fichiers sont créés, tous ne sont pas réellement utilisés. Cet écart peut révéler des inefficacités dans le fonctionnement de votre équipe.

Pour évaluer ces ratios, suivez les étapes suivantes :

1. Identifier les éléments créés : suivez le nombre de fichiers, de tâches ou de projets créés sur une période donnée.
2. Mesurer l’utilisation : analysez la fréquence à laquelle ces éléments sont consultés ou utilisés par votre équipe.
3. Calculer les ratios : divisez le nombre d’éléments actifs par le nombre total d’éléments créés afin de déterminer le ratio d’utilisation.

Un ratio d’utilisation faible peut indiquer que vos collaborateurs ne trouvent pas de valeur dans certains outils ou documents. Cette information peut vous guider dans l’optimisation de votre environnement Microsoft 365 afin de mieux répondre aux besoins de votre équipe.

En analysant ces signaux de comportement réels, vous pouvez dépasser les suppositions et obtenir une vision plus précise de la manière dont vos collaborateurs utilisent Microsoft 365. Ces connaissances vous permettent d’ajuster efficacement vos stratégies de gouvernance.

Cartographier les activités de vos collaborateurs

Mettre l’accent sur la collaboration

Pour cartographier efficacement les activités de vos collaborateurs dans Microsoft 365, concentrez-vous sur la collaboration. Comprendre la manière dont vos équipes interagissent peut révéler des schémas cachés qui améliorent la productivité. Commencez par analyser les données d’activité des calendriers. Ces données renseignent sur la durée des réunions, leur fréquence et le nombre de participants. Vous pouvez repérer les tendances de collaboration en observant la fréquence et la durée des réunions de vos équipes.

Examinez ensuite les habitudes de communication. L’analyse du volume des e-mails et des délais de réponse permet de comprendre comment les équipes interagissent. Un trafic de messagerie élevé peut signaler un manque de clarté dans la communication. Recherchez également les indicateurs de multitâche. L’observation de l’utilisation simultanée de plusieurs applications pendant les réunions peut vous aider à évaluer l’efficacité de la collaboration.

Voici quelques indicateurs clés à prendre en compte pour mesurer la collaboration dans Microsoft 365 :

En exploitant ces indicateurs, vous obtenez une vision plus claire de la manière dont vos collaborateurs travaillent ensemble. Vous pouvez ainsi prendre des décisions éclairées pour améliorer le travail d’équipe et la communication.

Compétences Microsoft 365 de vos collaborateurs

Cartographier les activités de vos collaborateurs suppose également de comprendre les compétences Microsoft 365 nécessaires à une collaboration efficace. Une étude récente a révélé que 47 % des responsables RH ont identifié les compétences requises pour des postes spécifiques, mais seulement 28 % les ont associées à des collaborateurs individuels. Cet écart souligne l’importance d’aligner les données de compétences sur les rôles des collaborateurs.

Vous pouvez renforcer les capacités de votre équipe en vous appuyant sur des outils comme Skills Copilot. Un administrateur de Skills Copilot chez EmX Works indique qu’il suffit de trois clics pour ajouter des compétences directement au profil d’un collaborateur. Cette fonctionnalité vous permet de gérer les rôles et les objectifs en toute fluidité dans Microsoft Teams. Skills Copilot fournit une base de données de définitions de compétences continuellement mise à jour, ainsi que des définitions de rôles générées par l’IA. Cette ressource vous aide à créer des rôles personnalisés et à associer efficacement les compétences à des contenus de formation.

Pour que vos équipes prospèrent, concentrez-vous sur ces compétences Microsoft 365 essentielles :

• Maîtriser Microsoft Teams pour une communication fluide.
• Utiliser OneDrive pour une collaboration efficace sur les documents.
• Exploiter Planner et Microsoft To Do pour une meilleure coordination des tâches.
• Gérer efficacement les réunions grâce à l’intégration d’Outlook.

En associant ces compétences à vos collaborateurs, vous favorisez un environnement de travail plus productif. Cette approche renforce non seulement la collaboration, mais permet aussi à vos équipes d’utiliser les outils Microsoft 365 de manière efficace.

Identifier les écarts

Stratégies et réalité

Repérer les écarts entre vos stratégies et les comportements réels de vos collaborateurs est essentiel pour une gouvernance efficace dans Microsoft 365. Beaucoup d’organisations élaborent des stratégies avec les meilleures intentions, mais celles-ci ne reflètent souvent pas la manière dont les utilisateurs emploient les outils. Ce décalage peut entraîner des failles de sécurité et des inefficacités.

Par exemple, même si votre organisation applique des stratégies de sécurité strictes, les collaborateurs peuvent encore utiliser des appareils obsolètes. Ces appareils peuvent ne pas disposer de mesures de sécurité essentielles, comme le chiffrement. Cette situation met en évidence un écart important entre les fonctionnalités de sécurité pour lesquelles vous payez et leur mise en œuvre réelle.

Voici quelques écarts courants que vous pourriez rencontrer :

• Négliger Anti-Phishing et Liens sécurisés
• Configuration incorrecte des règles de flux de messagerie
• Méconnaissance des configurations hybrides
• Utilisation excessive du rôle Administrateur global
• Absence d’activation de l’audit des boîtes aux lettres
• Mauvaise gestion des boîtes aux lettres partagées
• Négliger les stratégies de rétention
• Utilisation inefficace de PowerShell

Pour combler ces écarts, vous devez confronter vos stratégies à l’usage réel. Commencez par examiner vos stratégies de partage externe. Cette revue permet de contrôler le partage des données sensibles. Établissez un système de classification des données afin de catégoriser leur niveau de sensibilité. Vous devez également évaluer vos contrôles d’accès pour vous assurer qu’ils protègent correctement les données sensibles.

La mise en place d’étiquettes de confidentialité permet de classer et de protéger les informations sensibles. Révisez vos contrôles d’accès pour les aligner sur ces étiquettes. Appliquez des restrictions de partage et de création sur les données sensibles afin de réduire les risques. Prévoyez en outre la gestion du cycle de vie des données sensibles et de leurs contrôles d’accès. Mettre en place un programme pilote avant le déploiement complet permet de détecter les problèmes au plus tôt.

En procédant ainsi, vous alignez mieux vos stratégies sur les comportements réels de vos collaborateurs. Cet alignement renforce non seulement la sécurité, mais améliore également la productivité globale de votre organisation.

Adapter la gouvernance aux comportements

Aligner les contrôles sur les usages

Pour renforcer votre gouvernance dans Microsoft 365, vous devez aligner vos contrôles sur le comportement réel des utilisateurs. Cet alignement garantit que vos stratégies reflètent la manière dont vos collaborateurs interagissent avec la plateforme. Vous améliorez ainsi à la fois la sécurité et la satisfaction des utilisateurs.

Commencez par évaluer les piliers de gouvernance actuels de votre organisation. Concentrez-vous sur les domaines clés suivants :

En vous concentrant sur ces domaines, vous pouvez créer un cadre de gouvernance qui s’adapte à la manière dont vos collaborateurs utilisent réellement Microsoft 365.

Envisagez ensuite de mettre en œuvre des pratiques de gouvernance adaptative. Ces pratiques peuvent améliorer sensiblement la conformité et la satisfaction des utilisateurs. Voici un calendrier suggéré pour votre démarche de gouvernance :

1. Fondations et évaluation (mois 1 à 3) : établissez les contrôles d’accès de base et les cadres de conformité. Alignez les parties prenantes pour concilier sécurité et productivité des utilisateurs. Les premiers gains rapides peuvent réduire la frustration des utilisateurs et les risques de non-conformité.

2. Mise en œuvre du socle (mois 4 à 8) : déployez des contrôles d’accès basés sur les rôles et une organisation automatisée du contenu. Introduisez l’automatisation de la conformité et des programmes de formation. Ces améliorations favorisent la collaboration au sein de l’entreprise tout en répondant aux besoins des utilisateurs.

3. Optimisation avancée (mois 9 à 12) : utilisez l’automatisation intelligente et l’analyse avancée pour optimiser la gestion des accès et du contenu. Cette étape améliore le suivi de la conformité et personnalise la formation, ce qui renforce l’efficacité de la gouvernance.

4. Amélioration continue (en permanence) : Maintenez une gouvernance durable grâce à une surveillance continue et à des optimisations régulières. Adaptez-vous en fonction des retours des utilisateurs et des données. Adoptez les nouvelles capacités de Microsoft 365 pour répondre à l’évolution des exigences métier et réglementaires.

Aligner vos contrôles sur les usages réels implique aussi de vous concentrer sur des contrôles de gouvernance précis. Voici quelques contrôles fréquemment alignés dans les environnements Microsoft 365 :

• Contrôle des accès utilisateurs : il porte sur la gestion des droits d’accès, l’application du principe de moindre privilège et la gestion du cycle de vie des comptes.
• Protection contre les logiciels malveillants : l’application cohérente des mesures de protection sur l’ensemble des terminaux et des services est essentielle.
• Gestion des mises à jour de sécurité : maintenez un niveau de référence acceptable pour les mises à jour logicielles et la gestion du cycle de vie des logiciels.

Pour mesurer l’efficacité de vos contrôles de gouvernance, envisagez les étapes suivantes :

1. Surveiller la conformité : utilisez les outils de génération de rapports et d’audit de Microsoft 365 pour vérifier régulièrement le respect des stratégies de gouvernance.
2. Réviser et adapter : évaluez et mettez à jour en continu votre plan de gouvernance afin qu’il reste aligné sur l’évolution des besoins métier et des réglementations.
3. Définir des indicateurs clés : établissez des indicateurs clés de performance pour l’adoption et l’utilisation de Microsoft 365 afin de mesurer l’efficacité de votre démarche.

En ajustant votre gouvernance pour refléter les comportements réels, vous permettez à vos collaborateurs de travailler plus efficacement tout en préservant la sécurité. Cette approche proactive améliore non seulement la productivité, mais favorise aussi une culture de la responsabilisation au sein de votre organisation.

Cartographier les activités des équipes dans Microsoft 365 peut améliorer nettement la productivité. Vous pouvez utiliser des outils tels que les journaux d’audit, les indicateurs de collaboration et Skills Copilot pour mieux comprendre les comportements de vos équipes.

Mettez en œuvre ces stratégies pour fluidifier la communication et renforcer la collaboration. Par exemple, envisagez d’utiliser la fonctionnalité Intelligent Recap pour simplifier la communication asynchrone.

Explorez ensuite ces étapes pour optimiser votre utilisation de Microsoft 365 :

1. Configuration : ajustez les paramètres pour obtenir des données de génération de rapports exactes.
2. Analyse : utilisez TenantDetective™ pour obtenir des recommandations adaptées.
3. Bilan de santé : réalisez un Microsoft 365 Health-Check pour identifier les axes d’amélioration.

En suivant ces actions, vous vous assurez que votre organisation tire le meilleur parti de son investissement dans Microsoft 365.

Questions fréquentes

Quels outils puis-je utiliser pour cartographier les activités dans Microsoft 365 ?

Vous pouvez utiliser des outils comme Microsoft Teams, SharePoint, Planner et Power Automate pour suivre et analyser efficacement les activités des équipes.

Comment accéder aux journaux d’audit dans Microsoft 365 ?

Vous pouvez y accéder depuis le Centre de conformité Microsoft Purview. Ouvrez la section « Audit » pour consulter les activités et les événements des utilisateurs.

Quelle est l’importance de l’analyse des ratios entre création et utilisation ?

Cette analyse vous aide à identifier les documents ou outils que votre équipe utilise réellement. Ces informations peuvent guider l’amélioration des processus de travail.

Comment améliorer la collaboration au sein de mon équipe ?

Concentrez-vous sur l’amélioration de la communication via Microsoft Teams et Outlook. Encouragez les réunions régulières et utilisez des documents partagés pour améliorer le travail d’équipe.

Que sont les étiquettes de confidentialité et pourquoi sont-elles importantes ?

Les étiquettes de confidentialité classent les données selon leur niveau de sensibilité. Elles contribuent à protéger les informations sensibles en contrôlant les autorisations d’accès et de partage.

Comment repérer les écarts entre les stratégies et la réalité ?

Réalisez des audits réguliers du comportement des utilisateurs et comparez-les à vos stratégies établies. Cette démarche vous permet de repérer les écarts et d’ajuster vos mesures en conséquence.

Qu’est-ce que la gouvernance adaptative dans Microsoft 365 ?

La gouvernance adaptative consiste à ajuster vos stratégies et vos contrôles en fonction du comportement réel des utilisateurs. Cette approche renforce la sécurité tout en améliorant la satisfaction des utilisateurs.

À quelle fréquence dois-je réviser mes stratégies de gouvernance Microsoft 365 ?

Vous devriez revoir vos stratégies de gouvernance au moins une fois par trimestre. Des évaluations régulières garantissent que vos stratégies restent pertinentes et efficaces face aux besoins des utilisateurs.