Comprendre la gouvernance des stratégies de rétention SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Découvrez les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention dans Microsoft 365. Gérez le cycle de vie des données avec des stratégies de rétention et des étiquettes pour SharePoint Online.

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La gouvernance des stratégies de rétention SharePoint exige un résultat métier clair, des paramètres de stratégie approuvés et une responsabilité définie. Commencez par identifier les utilisateurs et les données concernés, vérifiez les fonctionnalités et les exigences actuelles de Microsoft 365, testez l'approche avec un pilote représentatif, puis documentez la décision et réexaminez-la régulièrement à mesure que les besoins évoluent.

La gouvernance des stratégies de rétention SharePoint : liste de contrôle pratique

• Définissez le scénario, le responsable et le résultat attendu.
• Validez les licences, les autorisations, la stratégie et l'impact pour les utilisateurs.
• Testez avec un pilote, puis documentez les décisions de support et de révision.

Consultez Microsoft Learn pour les recommandations actuelles.

Dernière révision : juillet 2026.

Soyons francs : les informations s'accumulent vite, surtout dans les organisations très actives. C'est là qu'intervient la gouvernance des stratégies de rétention SharePoint. Au fond, il s'agit de définir les règles qui déterminent la durée de conservation de vos contenus dans SharePoint, qu'il s'agisse de documents, de messages ou d'enregistrements, afin d'atteindre vos objectifs de conformité et de garder des opérations maîtrisées.

Mais cette approche ne se limite pas à l'ordre. Elle vise à répondre aux exigences légales et réglementaires, à réduire les risques liés à la confidentialité des données et à éviter les problèmes de conformité. À mesure que les contenus numériques gagnent en volume et en complexité, une gouvernance cohérente protège et organise votre organisation. Les sections suivantes détaillent les fondamentaux, les étapes concrètes et les stratégies nécessaires pour gérer en toute confiance le cycle de vie de l'information dans SharePoint.

Gouvernance des stratégies de rétention SharePoint

Une stratégie de rétention SharePoint est un ensemble de règles qui régit la durée de conservation, la suppression ou l'archivage des contenus stockés dans SharePoint, afin de répondre aux exigences légales, réglementaires et métier. Ces stratégies s'inscrivent dans une gouvernance plus large des stratégies de rétention et s'appliquent automatiquement aux sites, bibliothèques, listes, documents et éléments pour garantir une gestion cohérente du cycle de vie.

Explication succincte : les stratégies de rétention dans SharePoint permettent aux administrateurs de classer les contenus, d'appliquer des étiquettes ou des règles de rétention et de déclencher des actions telles que la conservation seule (interdiction de suppression), la suppression automatique après une période définie ou le transfert des contenus vers une archive ou un centre d'enregistrement. Une gouvernance efficace des stratégies de rétention SharePoint combine la création de stratégies, la définition de leur périmètre, un examen périodique et l'audit, afin de réduire les risques, de maintenir la conformité et d'optimiser le stockage et la gestion de l'information dans toute l'organisation.

Qu'est-ce qu'une stratégie de rétention SharePoint

Une stratégie de rétention SharePoint est un ensemble de règles qui indique à votre système ce qu'il doit faire des informations : quand les conserver, quand les supprimer et quand s'assurer qu'elles ne sont ni modifiées ni perdues. On peut la considérer comme une équipe de nettoyage automatisée et vigilante, qui fait aussi office de gardien et veille à ce que les enregistrements critiques restent en place aussi longtemps que nécessaire.

Ces stratégies ne servent pas seulement à garder de l'ordre : elles sont essentielles pour les organisations qui prennent au sérieux la conformité aux lois, aux réglementations ou à leurs propres règles métier internes. Qu'il s'agisse du RGPD, de HIPAA ou simplement du calendrier de conservation de votre entreprise, les stratégies de rétention vous aident à conserver les bons fichiers et à les supprimer lorsque la réglementation l'exige.

Les cas d'usage courants incluent la suppression automatique des fichiers après une période définie, l'archivage des éléments dont vous pourriez avoir besoin lors d'audits futurs, ou le gel de documents importants afin que personne ne puisse les modifier par erreur pendant une procédure judiciaire. Appliquer ces stratégies au niveau du site, de la bibliothèque ou du dossier donne aux organisations un contrôle réel sur le cycle de vie de l'information.

En résumé, les stratégies de rétention SharePoint constituent le socle d'une gestion de l'information intelligente et conforme. Si vous souhaitez éviter les problèmes réglementaires, gagner en efficacité ou simplement ne plus être submergé par de vieux fichiers, une stratégie de rétention solide est le point de départ.

5 faits surprenants sur la gouvernance des stratégies de rétention SharePoint

1. Les étiquettes de rétention peuvent faire office de conservation sans eDiscovery. Vous pouvez configurer des étiquettes de rétention pour conserver le contenu de manière immuable et empêcher sa suppression, même sans recourir à une conservation à des fins juridiques eDiscovery. Les équipes de gouvernance disposent ainsi d’un outil de préservation léger, directement lié à la gouvernance des stratégies de rétention SharePoint.
2. L’application des étiquettes peut être automatisée grâce à l’IA et aux signaux de confidentialité. Microsoft 365 peut classer automatiquement et appliquer des étiquettes de rétention à partir de classificateurs entraînables, de mots clés ou d’étiquettes de confidentialité. Vous réduisez ainsi les efforts manuels et améliorez l’application cohérente des règles sur les sites SharePoint.
3. Plusieurs stratégies de rétention peuvent se chevaucher : c’est la dernière action qui s’applique pour la suppression. Lorsqu’un même élément est couvert par plusieurs stratégies de rétention SharePoint, leurs paramètres peuvent interagir. C’est la durée de rétention la plus restrictive ou les règles de disposition spécifiques qui déterminent les actions de gouvernance finales, et non une simple règle du « premier appliqué ».
4. La rétention n’équivaut pas toujours à l’immuabilité, sauf si elle est configurée en ce sens. Par défaut, la rétention peut empêcher la suppression pendant une durée donnée, mais ce n’est qu’en activant le « verrouillage de préservation » ou les fonctionnalités d’immuabilité que le contenu devient impossible à supprimer et conservé de manière auditable. Une distinction importante pour les responsables de la conformité.
5. La portée de la rétention au niveau du site ou des étiquettes au niveau du conteneur influe sur la recherche et le périmètre de préservation. Appliquer la rétention au niveau du site SharePoint permet de conserver tout le contenu d’un site, tandis que les étiquettes de rétention au niveau du conteneur (bibliothèque, dossier ou élément) offrent un contrôle précis. Choisir la mauvaise portée peut conduire soit à une conservation excessive, soit à laisser des enregistrements critiques sans gouvernance.

Principes clés de la gouvernance des stratégies de rétention

1. Gestion défendable des enregistrementsChaque organisation doit pouvoir démontrer, sans aucun doute possible, comment elle gère, conserve et élimine ses informations. Être défendable signifie pouvoir prouver aux régulateurs ou aux tribunaux que votre processus résiste à l’examen, grâce à une documentation claire qui étaye vos décisions.
2. TransparenceChacun au sein de l’équipe doit savoir ce qu’il advient de ses documents et quand. Des stratégies claires réduisent la confusion, limitent les erreurs humaines et facilitent l’adhésion. La transparence informe les collaborateurs et les responsabilise.
3. Conformité juridiqueLes stratégies de rétention SharePoint doivent toujours être conçues en tenant compte du cadre juridique. Les référentiels réglementaires comme le RGPD et HIPAA peuvent imposer exactement la durée de conservation de certaines informations. Ne pas s’y conformer peut entraîner des amendes ou des poursuites judiciaires.
4. Responsabilité des utilisateursTout ne repose pas sur l’informatique : les utilisateurs jouent un rôle essentiel. Une formation adaptée, des rôles clairement définis et des procédures bien communiquées aident les collaborateurs à comprendre ce qu’on attend d’eux lorsqu’ils stockent, étiquettent ou suppriment des documents.
5. AutomatisationUne gouvernance solide élimine les approximations du nettoyage manuel. L’application automatisée des stratégies garantit qu’aucun fichier ne passe entre les mailles, que les calendriers de rétention s’exécutent avec une régularité parfaite et que les journaux d’audit restent à jour pour chaque action effectuée. L’automatisation est votre meilleure alliée face à l’erreur humaine.

Maîtriser ces principes permet de protéger les données, de se prémunir contre les audits de conformité inattendus et de réduire les risques. Bien poser ces fondations vous prépare à réussir dans les détails des stratégies qui suivent.

Fonctionnement de la rétention SharePoint dans Microsoft 365

Dans Microsoft 365, les stratégies de rétention SharePoint font partie d’une boîte à outils de conformité plus large. Vous les configurez et les gérez via le Centre de conformité Microsoft 365, en créant des règles qui s’étendent non seulement aux sites SharePoint, mais aussi à OneDrive et Teams. Les organisations peuvent ainsi aligner l’ensemble de leur espace de travail numérique sur une approche unique et cohérente de la gouvernance de l’information.

Les stratégies peuvent être ciblées sur des sites, des bibliothèques, des dossiers, voire des types de contenu spécifiques. Une fois une stratégie configurée, elle surveille les fichiers ou les messages selon des règles, comme la durée de conservation, ou selon des déclencheurs, comme la date de dernière modification. Lorsque les critères sont remplis, les fichiers peuvent être verrouillés, supprimés ou conservés selon les paramètres que vous avez choisis.

La plateforme gère ce mécanisme en arrière-plan, en intégrant l’application des stratégies directement dans vos flux de travail, sans que les utilisateurs aient à se poser de questions. Les paramètres de résidence des données dans Microsoft 365 garantissent également que le contenu reste là où il doit se trouver, ce qui facilite la conformité aux exigences régionales. Les stratégies au niveau des documents peuvent être appliquées en complément des règles à l’échelle du site, pour un contrôle précis des contenus sensibles ou à haut risque.

En définitive, la rétention dans SharePoint Online et Microsoft 365 consiste à automatiser le cycle de vie des fichiers, à réduire le travail manuel et à simplifier nettement la conformité réglementaire dans les environnements de travail modernes.

Checklist : la rétention dans SharePoint avec Microsoft 365

Avantages d’une gouvernance solide de la rétention dans SharePoint

• Conformité renforcée : la rétention automatisée facilite le respect des obligations légales et réglementaires, et protège votre organisation.
• Risque juridique réduit : des stratégies bien conçues aident à prévenir les pertes de données accidentelles ou les erreurs de rétention, susceptibles de déclencher des actions en justice ou des amendes coûteuses.
• Audits simplifiés : des règles de rétention claires fournissent des pistes d’audit prêtes à l’emploi, ce qui réduit l’urgence et le stress lors des contrôles.
• Dispersion des données limitée : les contenus obsolètes sont nettoyés automatiquement, ce qui évite de surcharger les systèmes d’informations périmées.
• Efficacité opérationnelle : l’application automatisée des stratégies libère du temps pour les équipes informatiques et métier, qui peuvent se concentrer sur leur travail plutôt que sur la surveillance des fichiers.

Avec des avantages de cette nature, investir dans une gouvernance SharePoint solide rend les opérations quotidiennes et la conformité nettement plus fluides.

Planifier votre stratégie de stratégie de rétention SharePoint

La planification de votre stratégie de rétention SharePoint commence bien avant la sélection d’un bouton ou la création d’une règle dans Microsoft 365. Considérez-la comme la phase de conception : votre stratégie définit la vision et l’approche, afin que les stratégies répondent aux besoins de votre organisation et satisfont aux obligations à la fois métier et légales.

Il ne s’agit pas seulement de ce que le système sait faire, mais de ce dont votre organisation a réellement besoin pour rester conforme et productive. La phase de planification permet d’évaluer vos risques, vos opportunités et votre patrimoine informationnel spécifique, afin d’y voir clair avant d’entrer dans le détail de la configuration.

Une stratégie bien pensée vous aide à anticiper les évolutions et à relier vos stratégies de rétention à des résultats concrets, plutôt qu’à simplement « cocher la case ». Dans la suite, vous verrez comment cerner précisément les exigences et impliquer les bonnes personnes pour une stratégie durable.

Identifier les exigences réglementaires et métier

• Obligations légales : identifiez les réglementations, comme le RGPD, HIPAA, SOX ou les lois de votre État, qui imposent la conservation ou la suppression de types de contenus spécifiques.
• Normes sectorielles : repérez les bonnes pratiques de votre secteur, comme celles des services financiers ou de la santé, qui peuvent ajouter des exigences ou des délais supplémentaires.
• Politiques internes : n’oubliez pas les calendriers de conservation des documents, les classifications de l’information et les règles de confidentialité des données propres à votre entreprise.
• Sensibilité des types de contenu : recensez les contenus SharePoint (documents, listes, messages) qui nécessitent une rétention particulière en raison de leur valeur métier ou réglementaire.
• Priorisation : documentez et hiérarchisez vos besoins pour cibler les zones à plus haut risque, ce qui facilite la création de règles de rétention ciblées et efficaces.

Impliquer les parties prenantes pour une gouvernance réussie

• Professionnels de l’informatique : assurent la mise en œuvre, la maintenance et le dépannage technique des stratégies, afin de garantir le bon fonctionnement des opérations.
• Responsables juridiques et de la conformité : interprètent les réglementations et les traduisent en exigences concrètes pour les stratégies.
• Responsables de la gestion documentaire : ils définissent les calendriers de conservation de l’organisation et les bonnes pratiques de gestion de l’information.
• Utilisateurs métier : ils apportent leur connaissance des processus quotidiens et signalent les cas où la rétention favorise la productivité ou, au contraire, la freine.
• Circuits de communication : mettez en place des canaux clairs et des mises à jour régulières afin que chacun comprenne son rôle et la manière dont les décisions relatives aux stratégies sont prises.

Configurer les stratégies de rétention dans SharePoint Online

Une fois votre stratégie définie et vos exigences recueillies, il est temps de passer à la mise en œuvre. Configurer les stratégies de rétention dans SharePoint Online consiste à traduire vos stratégies en paramètres précis et exploitables dans Microsoft 365.

Il s’agit de déterminer le contenu visé, de fixer les règles de durée de conservation pour chaque type d’information et d’automatiser ce qui se produit à l’échéance. C’est à cette étape que les objectifs de conformité de votre organisation, ses besoins métier et ses capacités techniques se rejoignent.

Les sections suivantes vous guideront à travers les étapes concrètes de création d’une stratégie et présenteront les bonnes pratiques pour que la technologie travaille pour vous, et non contre vous. Vous découvrirez le « comment » de la configuration comme de la gestion continue des stratégies de rétention.

Guide pas à pas pour configurer les stratégies

1. Définir les exigences de rétentionPassez en revue vos exigences légales et métier documentées. Déterminez combien de temps le contenu doit être conservé et ce qui doit se produire à l’expiration de ce délai : suppression, archivage ou préservation ?
2. Sélectionner les types de contenu ou les emplacementsDécidez quel contenu doit faire l’objet d’une stratégie : des sites SharePoint entiers, des bibliothèques de documents spécifiques, des dossiers ou certains types de contenu. Soyez précis pour éviter les conflits entre stratégies.
3. Accéder au Centre de conformité Microsoft 365Rendez-vous dans le Centre de conformité Microsoft 365, qui est le point central de création et de gestion des stratégies de rétention pour SharePoint, OneDrive et Teams.
4. Créer une stratégie de rétentionSuivez l’assistant pour nommer votre stratégie, définir les durées de conservation et choisir les actions à effectuer. Par exemple, vous pouvez conserver des fichiers pendant sept ans, puis les supprimer automatiquement.
5. Publier et attribuer la stratégieAppliquez la stratégie aux sites ou groupes sélectionnés. Vérifiez attentivement vos sélections, car une stratégie mal appliquée peut entraîner des suppressions accidentelles (aïe !).
6. Tester et surveillerAvant un déploiement général, testez votre stratégie sur un site ou une bibliothèque échantillon. Vérifiez qu’elle fonctionne comme prévu et ajustez-la si nécessaire. Gardez un œil sur les retours des utilisateurs et sur les journaux d’audit pour repérer les problèmes ou les anomalies.

Suivez rigoureusement ce processus pas à pas pour que vos stratégies de rétention soient solides, conformes et adaptées à l’environnement de votre organisation.

Bonnes pratiques de gestion et de mise à jour des stratégies

• Révision périodique : réexaminez régulièrement vos stratégies pour vous assurer qu’elles correspondent aux lois en vigueur et aux besoins métier.
• Audit complet : utilisez les journaux d’audit pour repérer les lacunes et vérifier que les stratégies sont appliquées à l’ensemble des sites.
• Mises à jour maîtrisées : testez les modifications dans un environnement contrôlé avant de les déployer à l’échelle de l’organisation.
• Gestion des exceptions : disposez d’un processus documenté pour demander et approuver les rares exceptions aux calendriers de rétention standard.
• Gestion centralisée : dans la mesure du possible, gérez les stratégies de manière centralisée afin de simplifier les mises à jour et d’éviter les doublons.

Difficultés courantes dans la gouvernance de la rétention

1. Conflits entre stratégiesDes stratégies qui se chevauchent ou se contredisent peuvent entraîner la suppression prématurée de données ou leur conservation au-delà du nécessaire. Pour l’éviter, examinez régulièrement les périmètres qui se recoupent et définissez clairement les priorités.
2. Erreurs utilisateursLes erreurs arrivent, en particulier lors de l’étiquetage manuel ou de l’application d’exceptions. Limitez-les grâce à l’automatisation et à une formation continue des utilisateurs, afin que chacun comprenne les stratégies en vigueur.
3. Données héritéesLes anciens contenus stockés selon des règles antérieures peuvent compliquer les efforts de conformité. Migrez ces données ou harmonisez-les avec les stratégies actuelles, en utilisant des outils permettant de les signaler et de traiter les exceptions.
4. Besoins organisationnels complexesLes grandes organisations comptent souvent de nombreuses unités métier, chacune avec ses exigences propres. Utilisez une gouvernance centralisée, des modèles et des canaux de communication pour répondre à cette complexité.
5. S’adapter aux évolutions de Microsoft 365Microsoft met continuellement à jour les fonctionnalités de SharePoint et des services associés. Restez informé des bonnes pratiques et appuyez-vous sur les forums communautaires pour vous adapter rapidement à mesure que les choses évoluent.
6. Prolifération des donnéesLa croissance excessive des données, à l’image de la prolifération des équipes Teams, peut être maîtrisée grâce à des opérations de nettoyage automatisées et à des stratégies centralisées. Inspirez-vous des conseils sur la maîtrise de la prolifération numérique issus d’autres domaines liés à la gestion du cycle de vie, comme les pistes proposées dans cet article sur la gestion de la prolifération des équipes Teams.

Identifier ces défis et y répondre vous aidera à bâtir un plan de gouvernance plus résilient et plus efficace.

L’importance de l’audit et de la surveillance des stratégies de rétention

Auditer et surveiller vos stratégies de rétention SharePoint n’est pas un simple atout : c’est une nécessité pour garder votre organisation irréprochable et conforme. Des audits réguliers garantissent que les stratégies sont correctement configurées, appliquées et alignées sur des réglementations en constante évolution.

Microsoft 365 fournit des journaux d’audit et des outils de création de rapports qui vous permettent de suivre les activités, de repérer les anomalies et de vérifier que vos paramètres de rétention fonctionnent comme prévu. Les alertes et les revues planifiées vous aident à détecter les problèmes tôt, ce qui contribue à la maîtrise continue des risques.

En examinant et en mettant à jour vos stratégies de manière proactive, vous protégez vos données, démontrez votre conformité et anticipez les éventuels changements réglementaires à venir.

Gouvernance de la rétention SharePoint : Points clés et prochaines étapes

• Revoir et mettre à jour régulièrement : prenez l’habitude de vérifier souvent vos stratégies de rétention, afin qu’elles reflètent toujours la réglementation en vigueur et les besoins de l’entreprise.
• Constituer des équipes transverses : réunissez la DSI, le service juridique, les responsables de l’archivage et les utilisateurs métier pour la planification et l’application des stratégies ; le travail d’équipe donne de meilleurs résultats.
• Privilégier l’automatisation : utilisez les outils de Microsoft 365 et les processus automatisés pour réduire le travail manuel, limiter les risques et améliorer la cohérence.
• Rester informé : ne cessez jamais d’apprendre ! Si vous souhaitez voir comment une gouvernance solide améliore la collaboration et la sécurité des données, inspirez-vous des enseignements de gouvernance Teams présentés dans ce guide sur la collaboration sereine grâce à la gouvernance.
• Agir maintenant : n’attendez pas un audit ou une fuite de données. Commencez dès aujourd’hui à renforcer votre gouvernance de la rétention SharePoint, et bâtissez un environnement de travail numérique plus sûr et plus efficace.

en savoir plus sur la rétention : stratégies de rétention et étiquettes de rétention pour SharePoint et OneDrive

Qu’est-ce qu’une stratégie de rétention et une étiquette de rétention SharePoint ?

Une stratégie de rétention ou une étiquette de rétention SharePoint est une règle qui définit la durée de conservation du contenu, sa suppression automatique éventuelle et la manière dont il est préservé pour répondre aux exigences de conformité. Les stratégies de rétention s’appliquent généralement de manière large (sites, groupes Microsoft 365 ou OneDrive), tandis que les étiquettes de rétention marquent les éléments individuellement, ou via des stratégies d’étiquetage automatique, afin de contrôler le début de la période de rétention ou de déclencher des revues de disposition.

Comment les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention fonctionnent-elles avec le contenu de SharePoint ?

Les paramètres de rétention agissent sur le contenu soit en appliquant une stratégie au niveau du site, qui soumet les éléments à une stratégie de rétention, soit en appliquant des étiquettes de rétention qui marquent les éléments. Les étiquettes peuvent être appliquées manuellement, automatiquement ou au moyen de stratégies adaptatives ; elles déterminent le point de départ de la période de rétention, par exemple à la création ou à la modification, et définissent ce qui se produit à l’expiration de cette période.

Dois-je utiliser une stratégie de rétention ou une étiquette de rétention pour mon organisation ?

Le choix entre une stratégie de rétention et une étiquette de rétention dépend de vos besoins : utilisez une stratégie de rétention pour des périmètres larges et stables couvrant de nombreux emplacements, et des étiquettes de rétention lorsque vous avez besoin d’un contrôle précis, d’un marquage des éléments, ou de permettre aux utilisateurs d’appliquer une étiquette de rétention à des documents et des courriels spécifiques. Beaucoup d’organisations utilisent les deux conjointement pour gérer le cycle de vie des données.

Comment créer et configurer une stratégie de rétention dans Microsoft Purview ?

Pour créer une stratégie de rétention, accédez au portail Microsoft Purview (anciennement le Centre de conformité Microsoft 365), choisissez Créer une nouvelle stratégie de rétention, sélectionnez les emplacements (sites SharePoint, comptes OneDrive, Exchange, Teams), définissez la durée dans la stratégie de rétention, décidez s’il faut conserver ou supprimer le contenu, puis publiez la stratégie pour la rétention et enregistrez-la. Configurez une stratégie de rétention pour inclure ou exclure des sites spécifiques et pour définir si les paramètres de rétention doivent démarrer à la création, à la modification ou au moment de l’application de l’étiquette.

Comment utiliser les étiquettes de rétention et les stratégies d’application automatique d’étiquettes de rétention ?

Les étiquettes de rétention peuvent être créées dans le portail Microsoft Purview et publiées auprès des utilisateurs, ou des stratégies d’application automatique d’étiquettes de rétention peuvent être configurées pour rechercher du contenu par mot-clé, type d’informations sensibles ou d’autres conditions. Une fois qu’une étiquette de rétention est appliquée automatiquement ou manuellement, elle contrôle le début de la période de rétention ainsi que la conservation ou la suppression du contenu à l’expiration de cette période.

Quels sont le début et la fin de la période de rétention ?

Le début de la période de rétention correspond au déclencheur défini dans la stratégie ou l’étiquette (comme la date de création, la dernière modification ou l’application d’une étiquette de rétention). La fin de la période de rétention intervient lorsque cette période arrive à expiration (par exemple sept jours pour la rétention à court terme, ou des années pour les enregistrements) ; à ce moment, la stratégie peut supprimer le contenu ou déclencher un examen de disposition.

Combien de temps faut-il pour que la rétention s’applique au contenu SharePoint ?

Le délai d’application de la rétention varie : une nouvelle stratégie de rétention ou une nouvelle affectation d’étiquette peut prendre jusqu’à 24 heures avant de prendre effet et, dans certains scénarios, la documentation Microsoft indique que le traitement dans SharePoint et OneDrive peut prendre jusqu’à 7 jours. Beaucoup de modifications sont visibles plus rapidement, mais prévoyez du temps pour le traitement et l’indexation par Microsoft Purview.

La rétention fonctionne-t-elle pour les fichiers SharePoint et OneDrive stockés dans SharePoint ?

Oui, la rétention fonctionne pour SharePoint et OneDrive et couvre les fichiers stockés dans les bibliothèques de documents SharePoint, à condition que le site ou la bibliothèque soit inclus dans la stratégie ou que le fichier soit marqué d’une étiquette de rétention. Les fichiers soumis à des paramètres de rétention sont protégés contre la suppression et restent détectables via la découverte électronique tant que la stratégie est en vigueur.

Comment les stratégies et les étiquettes de rétention fonctionnent-elles avec les groupes Microsoft 365 et les sites SharePoint ?

Les stratégies de rétention peuvent cibler les groupes Microsoft 365 et les sites SharePoint qui leur sont associés. Lorsqu’un groupe Microsoft 365 est inclus, les fichiers du site SharePoint et de la boîte aux lettres du groupe sont soumis à la durée définie dans la stratégie de rétention. Des étiquettes de rétention peuvent également être appliquées aux éléments de ces sites afin d’ajouter des règles de rétention supplémentaires ou différentes.

Les paramètres de rétention peuvent-ils être hérités ou attribués différemment d’un site à l’autre ?

Les paramètres de rétention peuvent être configurés à différents niveaux. Pour les sites SharePoint, les stratégies sont généralement appliquées au niveau du site ; les étiquettes appliquées aux éléments peuvent hériter automatiquement des paramètres de rétention si elles sont configurées en ce sens. Vous pouvez attribuer les mêmes paramètres de rétention à plusieurs sites ou créer des règles plus fines basées sur les étiquettes lorsqu’une rétention différente est nécessaire selon les types de contenu.

Comment configurer une rétention SharePoint avec application automatique d’étiquettes ?

Pour configurer des stratégies d’application automatique d’étiquettes de rétention, créez l’étiquette de rétention dans Microsoft Purview, définissez les conditions (mots-clés, types d’informations sensibles, emplacements) et activez l’application automatique. Publiez la stratégie d’étiquette sur les emplacements SharePoint voulus. Le système analysera le contenu et appliquera automatiquement l’étiquette de rétention correspondant aux éléments qui répondent aux critères.

Que se passe-t-il lorsque la période de rétention d’un contenu SharePoint expire ?

Lorsque la période de rétention expire, l’action configurée est exécutée : le contenu peut être supprimé automatiquement, retiré de façon définitive ou signalé pour un examen de disposition, selon la stratégie. Les messages relatifs aux stratégies de rétention et aux actions de disposition sont accessibles aux administrateurs, et le portail Microsoft Purview consigne l’activité de rétention à des fins de reporting de conformité.

Puis-je modifier ou supprimer les étiquettes de rétention après leur application ?

Vous pouvez modifier ou supprimer les étiquettes de rétention, mais si le contenu est soumis à une stratégie de rétention qui empêche la suppression, retirer l’étiquette peut ne pas lever immédiatement la protection de rétention. Certaines étiquettes créent des conservations immuables. Pour modifier ce comportement, il peut être nécessaire d’ajuster la configuration de l’étiquette dans le portail Microsoft Purview, ou de créer une nouvelle stratégie de rétention, et de laisser le temps aux modifications de se propager.

Quelles sont les étendues de stratégie statiques pour la rétention, par rapport aux stratégies adaptatives ?

Les étendues de stratégie statiques pour la rétention ciblent des emplacements fixes, comme des sites SharePoint spécifiques, des comptes OneDrive ou des groupes Microsoft 365. Les stratégies adaptatives, en revanche, utilisent des conditions pour inclure dynamiquement du contenu ou des emplacements en fonction d’attributs. Elles offrent ainsi une couverture plus large ou plus souple, à mesure que le contenu ou la structure de l’organisation évolue.

Comment configurer les paramètres de rétention pour qu’ils s’appliquent lorsqu’un fichier est modifié ?

Lors de la création d’une stratégie ou d’une étiquette de rétention, définissez le début de la période de rétention sur « dernière modification » afin que la période commence à la date de la modification la plus récente du fichier. La rétention est ainsi actualisée lorsque les utilisateurs mettent à jour le contenu, et la période de rétention est recalculée en conséquence.

Les sites classiques et les sites de communication SharePoint prennent-ils en charge les étiquettes de rétention de la même manière ?

La plupart des fonctionnalités de rétention modernes sont prises en charge sur les sites d’équipe modernes et les sites de communication SharePoint. Toutefois, l’expérience SharePoint classique peut présenter des différences. La documentation Microsoft Learn et Microsoft Purview indique quelles fonctionnalités s’appliquent aux collections de sites classiques. Vérifiez toujours la compatibilité avant de vous appuyer sur un comportement précis des étiquettes dans les sites classiques.

Comment voir quel contenu est soumis à une stratégie ou à une étiquette de rétention ?

Les administrateurs peuvent utiliser les rapports du portail Microsoft Purview ainsi que les paramètres de rétention au niveau du site pour voir quels sites, bibliothèques et éléments sont soumis à la rétention. Les outils eDiscovery et d’audit permettent de repérer le contenu inclus dans la stratégie de rétention. Les utilisateurs peuvent voir apparaître, dans les fichiers, des messages concernant les stratégies de rétention indiquant qu’un élément est soumis aux paramètres de rétention.

Puis-je créer une stratégie de rétention qui ne s’applique que pendant sept jours, pour tester la rétention ?

Oui, vous pouvez créer une nouvelle stratégie de rétention avec une courte période, par exemple sept jours, pour tester la rétention. Définissez la période dans la stratégie de rétention et ciblez un site de test ou un groupe Microsoft 365 pour valider le comportement avant un déploiement généralisé. Prévoyez un délai de traitement au démarrage de la rétention pour voir les résultats réels.

Comment les stratégies de rétention interagissent-elles avec les conservations à des fins juridiques et eDiscovery ?

Les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention complètent les conservations à des fins juridiques et eDiscovery en préservant le contenu pendant une période de rétention définie. Les conservations à des fins juridiques peuvent primer sur les actions de suppression, afin que le contenu reste disponible pour les enquêtes. Utilisez les fonctionnalités eDiscovery de Microsoft Purview pour rechercher et exporter les données soumises à la rétention ou à des conservations.

Quelle est l’approche recommandée pour la gouvernance des stratégies de rétention SharePoint ?

La bonne pratique consiste à élaborer un plan de gouvernance qui combine des stratégies de rétention pour une couverture globale et des étiquettes de rétention pour un contrôle granulaire, à documenter les règles de gestion du cycle de vie des données, à utiliser le portail Microsoft Purview pour une configuration centralisée, et à suivre les recommandations de Microsoft Learn. Définissez les rôles des administrateurs, des responsables de la conformité et des propriétaires de sites, et testez les stratégies sur des sites pilotes avant le déploiement complet.

Comment les messages concernant les stratégies de rétention affectent-ils les utilisateurs finaux dans SharePoint et OneDrive ?

Les utilisateurs finaux peuvent voir des messages concernant les stratégies de rétention lorsqu’ils ouvrent ou suppriment des fichiers, leur indiquant que l’élément est soumis à une étiquette ou une stratégie de rétention. Ces messages expliquent pourquoi la suppression est bloquée ou pourquoi une action de conservation existe, ce qui aide les utilisateurs à comprendre les exigences de gouvernance et de conformité.

Puis-je appliquer une stratégie de rétention uniquement à des bibliothèques ou à des dossiers spécifiques ?

Vous pouvez appliquer des étiquettes de rétention à des bibliothèques spécifiques, ou utiliser des règles d’application automatique pour cibler du contenu selon ses métadonnées ou des mots clés. Pour les stratégies de rétention générales, l’étendue est généralement définie au niveau du site. Les exclusions sélectives et le ciblage par étiquette permettent toutefois un contrôle plus précis des bibliothèques ou des dossiers soumis à la rétention.

Combien de temps faut-il après la création d’une stratégie de rétention pour qu’elle commence à s’appliquer ?

Une fois une stratégie de rétention créée, son application peut commencer en quelques heures, mais sa propagation complète peut prendre de 24 à 72 heures, voire, dans de rares cas, jusqu’à sept jours, selon l’indexation du contenu et le traitement par le service. Prévoyez un délai suffisant pour que le portail Microsoft Purview applique les stratégies à SharePoint et OneDrive.

Quels outils puis-je utiliser pour surveiller et générer des rapports sur les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention ?

Utilisez le portail Microsoft Purview pour créer les stratégies et générer les rapports, la recherche dans le journal d’audit pour suivre l’activité liée à la rétention, ainsi que les rapports eDiscovery pour valider la préservation. Examinez régulièrement les rapports de conformité dans Microsoft 365 pour vérifier que les paramètres de rétention fonctionnent avec le contenu et pour identifier les éléments soumis à une stratégie de rétention.

SharePoint Retention Policy : définition des termes clés

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