Cara Copilot Mengakses Data di Microsoft 365: Arsitektur, Keamanan, dan Tata Kelola

By Mirko Peters · 2026-03-15 · Updated 2026-03-24

Pelajari cara Microsoft 365 Copilot menggunakan data dengan perlindungan data tingkat perusahaan. Telusuri penggunaan data eksternal dan cara bekerja dengan Microsoft 365 Copilot.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Jika Anda penasaran tentang apa yang terjadi di balik layar Microsoft 365 Copilot, Anda berada di tempat yang tepat. Copilot untuk Microsoft 365 bukan sekadar memberikan jawaban cepat atau menyusun draf email. Copilot adalah asisten AI yang kompleks: ia mengambil data dari organisasi Anda, bekerja di berbagai layanan, dan melakukan semua itu sambil mematuhi aturan keamanan dan kepatuhan data yang ketat.

Penting untuk memahami cara kerja arsitektur dasar Copilot, bagaimana ia terhubung ke data Anda, apa yang boleh ia lihat, dan bagaimana ia menjaga semuanya tetap terkunci. Seiring meningkatnya minat terhadap produktivitas berbasis AI, memahami jalur-jalur ini memastikan Anda dapat menerapkan Copilot dengan aman di tempat kerja. Panduan ini membahas integrasi data Copilot, fitur privasinya, cara ia menghormati izin, dan kontrol siklus hidupnya, sehingga Anda tahu persis apa yang diharapkan, dan apa yang perlu diwaspadai, sebelum menerapkannya kepada pengguna Anda.

Sepanjang pembahasan, kita akan menyinggung elemen penting seperti kepatuhan, kebijakan akses, praktik AI yang bertanggung jawab, serta cara respons dan interaksi Copilot ditangani. Di akhir, Anda akan siap membuat keputusan yang cerdas dan terinformasi tentang bagaimana Copilot cocok dengan tata kelola informasi dan strategi digital organisasi Anda secara lebih luas.

1. Per permintaan, bukan massal: Copilot tidak mengindeks seluruh penyewa Anda ke dalam satu repositori; ia mengambil data yang relevan per permintaan, sehingga meminimalkan paparan dokumen dan pesan yang tidak perlu.
2. Menggunakan Microsoft Graph sebagai penjaga gerbang: Copilot memanggil API Microsoft Graph untuk menemukan dan mengambil data, sehingga akses mengikuti izin dan kebijakan akses bersyarat yang sama yang sudah diterapkan untuk aplikasi Microsoft 365 lainnya.
3. Menghormati hak dan konteks: Data yang dikembalikan ke Copilot difilter berdasarkan hak pengguna, keanggotaan grup, label sensitivitas, dan pengaturan berbagi. Copilot tidak dapat melihat konten yang tidak diizinkan untuk dilihat pengguna.
4. Model relevansi berbasis kueri berjalan di sisi server: Pemeringkatan relevansi dan pengambilan data terjadi di server Microsoft sebelum respons generatif disusun, sehingga jawaban Copilot mencerminkan hasil yang sudah difilter dan diperingkat, bukan tumpukan konten mentah.
5. Paparan sementara ke LLM dengan kontrol: Konten yang digunakan untuk menghasilkan respons mungkin diproses oleh model bahasa besar, tetapi Microsoft menerapkan pengamanan (batas isolasi, kontrol telemetri, dan batasan retensi), dan pelanggan dapat memilih mode penanganan data yang lebih ketat.
6. Batas data konektor dan aplikasi tetap berlaku: Data dari konektor atau aplikasi pihak ketiga hanya diakses jika konektor tersebut telah dikonfigurasi dan disetujui; Copilot tidak secara otomatis menjangkau semua layanan yang terintegrasi tanpa koneksi dan izin yang eksplisit.
7. Auditabilitas dan visibilitas admin: Setiap peristiwa akses data Copilot dicatat dan dapat ditinjau melalui audit dan alat kepatuhan Microsoft 365, sehingga administrator dapat melacak konten apa yang diakses dan alasannya.

Di Dalam Arsitektur Akses Data Microsoft 365 Copilot

Mari kita siapkan gambaran tentang bagaimana Microsoft 365 Copilot memanfaatkan data organisasi Anda. Secara garis besar, Copilot terjalin langsung dalam ekosistem Microsoft 365, sehingga ketika Anda membuat permintaan, misalnya meminta ringkasan rapat Teams terbaru atau menganalisis sejumlah email, tugas Copilot adalah mengambil data yang tepat dari sumber yang tepat, sambil tetap menghormati izin Anda yang ada.

Namun, ini bukan akses bebas tanpa batas. Copilot memanfaatkan sejumlah lapisan yang dirancang dengan cermat, termasuk konektor dan Microsoft Graph API, untuk menyalurkan data Anda secara aman. Anggap saja seperti memasang kabel kantor Anda ke jaringan listrik, tetapi dengan pemutus sirkuit dan meteran pintar di setiap ruangan. Setiap koneksi dan panggilan API mengikuti batas keamanan, kebijakan, dan aturan akses yang ketat.

Di balik setiap respons Copilot, ada model integrasi dan kontrol berbasis kebijakan yang memastikan data yang tepat sampai ke tujuannya tanpa melintasi batas organisasi mana pun. Kontrol ini memastikan bahwa, baik data Anda berada di SharePoint, OneDrive, Outlook, maupun sistem pihak ketiga, Copilot hanya mengambil apa yang Anda berhak akses.

Keajaiban arsitektur yang sesungguhnya terletak pada seberapa mudah Copilot diperluas. Desain Copilot memungkinkan konektor baru dan skenario integrasi yang lebih canggih, sehingga organisasi dapat memperluas wawasan data tanpa melubangi tata kelola atau keamanan mereka. Itulah yang akan kita bahas berikutnya, dimulai dari cara konektor menangani semua komponen yang saling bergerak, dan bagaimana Microsoft Graph API menopang setiap transaksi.

Memahami Konektor Copilot dan Integrasi Data

1. Konektor Copilot berfungsi sebagai jembatan antara Copilot dan berbagai sumber data Microsoft 365.

• Anggap konektor standar sebagai jalan raya yang menghubungkan Copilot dengan tujuan utama seperti SharePoint, Exchange, dan Teams. Konektor ini bawaan dan dikelola oleh Microsoft.
• Konektor galeri memperluas jangkauan Copilot dengan terhubung ke sistem mitra atau pihak ketiga yang disetujui, dan menyediakan jalur siap pakai yang aman untuk membawa aplikasi bisnis, CRM, atau penyimpanan dokumen.
• Konektor kustom memberi organisasi fleksibilitas penuh. Anda dapat membangun koneksi ke aplikasi lini bisnis atau repositori data lama, sehingga Copilot dapat memberikan respons yang sadar konteks menggunakan kumpulan data unik Anda.

1. Integrasi data melalui konektor selalu diatur oleh kebijakan organisasi. Artinya, Copilot tidak pernah keluar dari batas yang telah ditentukan.

• Setiap akses data tunduk pada kontrol akses berbasis peran, pelabelan, dan kebijakan kepatuhan yang sudah ditetapkan di penyewa Anda.
• Alat integrasi mendukung pemetaan, transformasi, atau penyamaran data jika ada persyaratan privasi atau keamanan tambahan untuk sumber tertentu.

1. Skenario nyata penggunaan konektor mencakup banyak hal, mulai dari menarik data SDM untuk otomatisasi orientasi karyawan, catatan keuangan untuk persiapan audit, hingga integrasi dengan alat manajemen proyek eksternal.

• Konektor khusus atau kustom menjadi relevan ketika opsi siap pakai tidak memadai. Misalnya, Anda mengumpulkan log kepatuhan, mengintegrasikan platform SaaS yang spesifik, atau mengotomatiskan pelaporan di seluruh anak perusahaan yang terfederasi.

1. Keamanan dan kepatuhan sudah tertanam dalam model konektor.

• Setiap akses pihak ketiga menjalani tinjauan tata kelola, dan pergerakan data dicatat untuk keperluan audit.
• Untuk strategi tata kelola yang komprehensif, pelajari pendekatan seperti yang dijelaskan dalam ulasan tentang kebijakan tata kelola Copilot ini.

1. Kemampuan diperluas menjadi inti strategi konektor. Konektor dan integrasi baru dapat diperkenalkan seiring berkembangnya kebutuhan bisnis, sekaligus tetap menjamin kepatuhan berkat kontrol berbasis model dan kerangka konektor yang terkelola.

Bagi organisasi yang menginginkan adopsi Copilot yang terstruktur, berulang, dan terkelola, pendekatan terpusat seperti Copilot Learning Center dapat membantu mengurangi kendala dukungan dan mengelola penyebaran konektor yang tidak terkendali, sebagaimana dibahas di sini.

Microsoft Graph API: Fondasi Data Utama untuk Copilot

Microsoft Graph API adalah gerbang terpenting yang digunakan Copilot untuk berinteraksi dengan data Microsoft 365. Ini merupakan antarmuka yang aman dan terpadu yang menyajikan data pengguna dan organisasi dari layanan seperti Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive, dan lainnya.

Ketika Anda memberikan perintah kepada Copilot, Copilot menghubungi Graph API, yang kemudian memeriksa informasi apa saja yang boleh Anda akses. Graph API tidak sembarangan membagikan data. Ia memverifikasi identitas Anda dan apa yang boleh Anda lihat, lalu hanya mengembalikan item seperti email, rapat, dokumen, atau obrolan Teams yang sesuai dengan izin Anda.

Copilot memanfaatkan lapisan autentikasi dan otorisasi Graph API, termasuk dukungan untuk autentikasi multifaktor, akses bersyarat, serta izin delegasi maupun izin aplikasi. Pengaturan yang ketat ini memastikan Copilot tidak pernah melampaui batas akses organisasi yang sudah ada.

Setiap pengambilan data dilakukan melalui permintaan yang terdokumentasi dan dapat diaudit, sehingga admin dapat melacak secara tepat apa yang diakses, oleh siapa, dan kapan. API ini mendukung izin yang granular, sehingga Copilot hanya mengambil data yang diperlukan untuk perintah Anda, tidak lebih. Copilot juga memperoleh manfaat dari sinkronisasi real-time atau mendekati real-time, sehingga respons dapat mencerminkan perubahan terkini, memenuhi kebutuhan perusahaan akan kecepatan sekaligus akurasi.

Integrasi yang erat dengan tata kelola Microsoft 365 yang sesungguhnya ini sangat penting. Jika izin atau strategi pelabelan data Anda berubah di tingkat penyewa, Copilot akan langsung menerapkan perubahan tersebut karena bergantung pada Graph API. Untuk pembahasan mendalam tentang keseimbangan penting antara kepemilikan dan akses dalam skenario Copilot, lihat ikhtisar tata kelola Microsoft 365 ini.

Standar Keamanan dan Privasi Data dalam Microsoft 365 Copilot

Privasi dan keamanan data sudah dibangun ke dalam Copilot sejak awal. Sebelum Copilot memproses data organisasi Anda, data tersebut sudah dilindungi oleh kontrol keamanan perusahaan dan alat privasi yang kuat. Copilot secara proaktif menerapkan pendekatan pertahanan berlapis (defense-in-depth) milik Microsoft, sehingga setiap permintaan data dienkripsi dan dicatat secara ketat.

Ini bukan sekadar soal enkripsi teknis. Yang terpenting adalah menjadikan Copilot sebagai solusi yang andal di lingkungan yang diatur ketat, di mana privasi, kepatuhan, dan deteksi materi yang dilindungi menjadi hal yang krusial. Saat Copilot mengambil, memproses, dan mengembalikan informasi, Copilot menggunakan saluran terenkripsi dan kontrol akses yang ketat. Informasi sensitif mendapat pengawasan ekstra berkat fitur seperti akses berbasis kebijakan, label sensitivitas, dan deteksi dinamis atas data rahasia atau data yang diatur regulasi.

Seiring regulasi seperti GDPR dan persyaratan residensi data menjadi semakin kompleks, Copilot tetap mengikuti perkembangan dengan menghormati kewajiban hukum sekaligus lokasi geografis data Anda. Dengan begitu, saat Copilot berinteraksi dengan informasi Anda di sisi belakang layar, Anda tidak perlu khawatir data melintasi batas yang tidak sah atau keluar dari kerangka regulasi.

Setiap tahap perjalanan data Copilot diaudit, dapat diterapkan, dan selaras dengan alat kepatuhan yang sudah dipercaya tim IT Anda. Jika Anda bertanggung jawab menerapkan Copilot di lingkungan Anda, Anda tentu perlu memahami cara kerja kontrol bawaan ini dalam praktik, bagaimana Copilot mendukung kebutuhan kepatuhan tersertifikasi, dan perlindungan yang dapat diaudit apa saja yang tersedia bagi regulator atau tim keamanan. Untuk diskusi yang sangat terfokus tentang pengamanan izin Copilot, lihat panduan keamanan Copilot ini.

Memastikan Privasi dan Keamanan Data di Copilot

1. Enkripsi data saat diam (at rest) dan saat transit.

• Semua informasi yang diproses Copilot dienkripsi menggunakan protokol yang kuat, baik saat berpindah antarlayanan maupun saat disimpan di pusat data Microsoft.
• Ini mencakup prompt obrolan, email, dokumen, dan hasil yang dihasilkan AI yang disiapkan Copilot untuk pengguna.

1. Deteksi materi terlindungi dan penegakan label sensitivitas.

• Copilot secara langsung menghormati label sensitivitas Microsoft Purview, yang menandai dan melindungi informasi rahasia atau yang diatur regulasi.
• Jika sebuah prompt atau dokumen sumber berisi konten terlindungi, Copilot secara otomatis menerapkan kontrol yang sesuai, sehingga mengurangi risiko paparan yang tidak disengaja.

1. Akses berbasis peran dan kebijakan.

• Copilot tidak pernah mengabaikan kebijakan DLP (Data Loss Prevention) dan kontrol akses di penyewa Anda. Justru sebaliknya, Copilot memperketat penerapannya dengan menyaring respons berdasarkan apa yang boleh dilihat oleh setiap pengguna.
• Mesin kebijakan berada di antara Copilot dan data inti Anda, berfungsi sebagai garis pertahanan terakhir terhadap paparan berlebihan atas materi sensitif.

1. Pemantauan berkelanjutan dan deteksi ancaman.

• Copilot memanfaatkan Microsoft Defender, Purview, dan Sentinel untuk perlindungan ancaman dan pemantauan real-time, dengan secara otomatis menandai atau memblokir aktivitas mencurigakan.
• Ini melindungi interaksi pengguna bahkan jika seseorang mencoba melewati pengamanan melalui rekayasa prompt yang cerdik atau upaya eksfiltrasi data.

1. Audit dan transparansi yang berpusat pada pengguna.

• Setiap interaksi dengan Copilot, termasuk siapa yang bertanya apa, kapan, dan data apa yang disentuh, dicatat dan dapat diaudit untuk ditinjau kemudian, membantu organisasi memecahkan masalah atau menunjukkan kepatuhan saat audit.

Butuh detail lebih lanjut tentang konfigurasi DLP dan Purview untuk Copilot? Panduan dasar DLP Microsoft 365 ini menawarkan panduan praktis bagi tim IT. Untuk saran praktis tentang cara mengamankan pengalaman pengguna tanpa mengorbankan keamanan, lihat strategi di panduan keamanan Microsoft 365 ini.

Kepatuhan Regulasi Copilot, Residensi Data, dan EU Data Boundary

• GDPR dan kepatuhan global: Copilot dirancang untuk membantu organisasi memenuhi regulasi internasional utama, dengan kontrol ketat atas pemrosesan data pribadi dan pengelolaan hak pengguna.
• Residensi dan kedaulatan data: Copilot mematuhi kebijakan residensi data, sehingga data Anda tetap berada di wilayah geografis yang dipilih. Hal ini sangat penting bagi sektor yang diatur ketat dan perusahaan multinasional.
• EU Data Boundary: Bagi organisasi di Uni Eropa, Copilot mendukung komitmen EU Data Boundary dari Microsoft, dengan memproses dan menyimpan data secara ketat di dalam yurisdiksi UE untuk memenuhi persyaratan hukum regional.
• Audit dan dokumentasi: Setiap interaksi Copilot dapat ditinjau melalui log audit dan dasbor kepatuhan, yang mendukung transparansi organisasi sejalan dengan praktik terbaik pemantauan kepatuhan Microsoft 365.
• Arsitektur kepatuhan tersertifikasi: Copilot mewarisi rangkaian sertifikasi dan dokumentasi kepatuhan Microsoft 365 yang luas, sehingga organisasi dapat yakin akan cakupan regulasinya.

Kontrol Akses dan Manajemen Izin dalam Akses Data Copilot

Kontrol akses adalah tulang punggung strategi data Copilot. Setiap kali Copilot menyentuh data Anda, ia mengikuti aturan izin dan pemeriksaan identitas yang sama yang dipercaya organisasi Anda untuk Microsoft 365. Anda tidak mendapatkan pintu belakang; Anda mendapatkan asisten digital yang sedisiplin administrator paling ketat Anda.

Dengan identitas sebagai inti, Copilot terhubung langsung ke Microsoft Entra ID (Azure AD) untuk autentikasi. Sebelum Copilot bahkan melihat dokumen atau percakapan, ia memeriksa siapa Anda, apakah perangkat Anda memenuhi syarat kepatuhan, aturan akses bersyarat mana yang berlaku, dan apakah Anda telah lolos peninjauan autentikasi multi-faktor (MFA) terbaru.

Kontrol akses berbasis peran menjadi fokus utama. Copilot menghormati peran, keanggotaan grup, dan izin yang ditetapkan kepada Anda, sehingga ia hanya mengembalikan informasi yang sudah dapat Anda lihat jika Anda mencarinya sendiri. Administrator mendapatkan visibilitas berlapis dan alat untuk menegakkan kontrol kebijakan, mengaudit aktivitas, serta merampingkan cara dan waktu Copilot berinteraksi dengan data Anda.

Nilai nyatanya adalah kontrol yang konsisten dan dapat diprediksi. Tidak ada kejutan selama postur kepatuhan Anda kuat. Untuk menggali lebih dalam jebakan kebijakan akses yang terlalu luas, simak diskusi tentang masalah kepercayaan akses bersyarat ini: baca selengkapnya tentang praktik terbaik akses bersyarat. Dan jika Anda ingin strategi untuk membangun siklus kebijakan Entra ID yang dapat diskalakan, tips di episode ini layak didengarkan.

Akses Bersyarat, Autentikasi, dan Izin Data dalam Copilot

1. Setiap sesi Copilot dimulai dengan pemeriksaan akses bersyarat.

• Sebelum Copilot memproses prompt apa pun, ia memverifikasi identitas Anda menggunakan Microsoft Entra ID, dengan mengevaluasi kepatuhan perangkat, risiko login, lokasi pengguna, dan faktor lainnya.
• Kebijakan akses bersyarat dapat membatasi akses Copilot pada jam tertentu, dari perangkat tertentu, atau pada skor risiko tertentu, sehingga respons sensitif tidak jatuh ke tangan yang salah.

1. Autentikasi multi-faktor (MFA) diterapkan.

• Jika organisasi Anda mewajibkan MFA, pengalaman Copilot dikunci di balik pemeriksaan yang ditegakkan. Tidak ada jalan pintas jika sesi Anda tidak aman.
• Hal ini secara signifikan membatasi peluang akun yang disusupi untuk mengakses alat akses data Copilot yang sangat kuat.

1. Izin berbasis peran yang granular membatasi akses data.

• Copilot tidak memiliki kunci master. Responsnya dibentuk oleh izin pengguna, hak istimewa, dan penetapan grup Anda di dalam Microsoft 365.
• Bahkan jika pengguna dapat membuat kueri dengan Copilot, mereka tidak dapat mengakses apa pun yang belum memiliki izin untuk dilihat di Outlook, Teams, SharePoint, atau sistem terhubung lainnya.

1. Setiap transaksi dapat diaudit.

• Semua interaksi Copilot dicatat untuk peninjauan di kemudian hari, sehingga tim keamanan Anda dapat mendeteksi masalah, menelusuri permintaan mencurigakan, atau membuktikan kepatuhan dengan cepat saat audit.

1. Kontrol admin tambahan untuk perlindungan lanjutan.

• Organisasi dapat menyiapkan persetujuan alur kerja, hak istimewa dengan batas waktu, atau mewajibkan persetujuan admin untuk fitur Copilot tertentu, sebagaimana dijelaskan dalam panduan tentang mitigasi serangan persetujuan OAuth.
• Keamanan Dataverse berbutir halus dan keamanan tingkat kolom, ditambah pengelolaan Entra ID otomatis, dapat menutup celah untuk akses eksternal, sebagaimana diuraikan dalam ulasan keamanan Dataverse ini.

Cara Copilot Menangani Prompt Pengguna dan Data Respons

• Saat Anda memasukkan prompt, Copilot menafsirkan permintaan Anda dan mengambil data menggunakan izin Anda—tidak pernah melampaui apa yang boleh Anda lihat.
• Prompt pengguna dan respons Copilot umumnya bersifat sementara, diproses di memori dan tidak disimpan dalam jangka panjang kecuali pencatatan audit diaktifkan secara eksplisit oleh organisasi Anda.
• Data jangka pendek (seperti sesi obrolan aktif atau riwayat prompt) mungkin di-cache sebentar untuk performa, tetapi dihapus atau dianonimkan berdasarkan kebijakan retensi dan penghapusan Microsoft 365 yang andal.
• Log apa pun yang disimpan untuk kepatuhan atau auditabilitas disimpan sesuai dengan pengaturan retensi organisasi Anda dan dapat dihapus sesuai kebutuhan, selaras dengan kebijakan privasi yang lebih luas.
• Perlindungan ini memastikan percakapan Anda dengan Copilot tetap pribadi, rahasia, dan sesuai dengan standar perlindungan data perusahaan.

AI yang Bertanggung Jawab, Prompt Injection, dan Keamanan Konten di Copilot

AI yang bertanggung jawab bukan sekadar istilah populer untuk Copilot—melainkan serangkaian aturan yang terus berkembang dan praktik terbaik rekayasa. Copilot dirancang untuk melindungi data dan bisnis Anda dari kesalahan, penyalahgunaan, atau penyalahgunaan terang-terangan. Seiring asisten AI seperti Copilot menjadi pusat di tempat kerja, kepercayaan, keandalan, dan batas etika menjadi hal yang paling utama.

Salah satu risiko besar bagi sistem berbasis AI adalah prompt injection, ketika pengguna jahat berusaha memanipulasi respons atau mengekstrak informasi sensitif. Copilot menanganinya melalui beberapa lapisan keamanan, terus memeriksa pola prompt yang mencurigakan, istilah yang diblokir, dan pelanggaran batas materi yang dilindungi. Jika ada yang terasa janggal, mekanisme perlindungan Copilot langsung bertindak untuk menghentikannya atau memberi tanda.

Lapisan kebijakan dan lapisan rekayasa bekerja bersama, memindai konten secara otomatis dan menegakkan pagar pengaman secara real time. Namun, upaya ini tidak berhenti di situ—pemantauan berkelanjutan, tinjauan audit, dan pembaruan rutin membantu menjaga perilaku Copilot tetap dapat dipertanggungjawabkan dan tangguh menghadapi ancaman baru. Bagi organisasi yang ingin mempersiapkan penerapan AI untuk masa depan, dewan tata kelola khusus dan dasbor AI yang bertanggung jawab dapat membantu mencegah kegagalan senyap serta menjaga kepatuhan, sebagaimana diuraikan dalam panduan praktik terbaik tata kelola AI ini.

Khawatir Copilot berubah menjadi risiko 'shadow IT'? Kontrol strategis, identitas agen dengan cakupan sempit, dan lapisan pengamanan kepatuhan berperan penting, menurut panduan yang dibagikan di sini. Dan ketika menyangkut regulasi kepatuhan besar seperti EU AI Act, dewan tata kelola yang baik—seperti yang dibahas di sini—adalah benteng terakhir melawan kekacauan AI yang tidak terkendali.

Menerapkan AI yang Bertanggung Jawab dan Melindungi dari Prompt Injection

• Pemantauan prompt real-time dan pertahanan injeksi.
• Copilot secara otomatis memindai pengiriman pengguna untuk mencari pola mencurigakan atau upaya melewati kontrol kebijakan secara real time.
• Jika terdeteksi prompt injection atau risiko materi yang dilindungi, respons akan difilter, diblokir, atau ditandai untuk ditinjau.
• Penegakan kebijakan AI yang berkelanjutan.
• Aturan keamanan konten, pewarisan label sensitivitas, dan pencatatan audit diberlakukan secara default, sehingga keluaran yang dihasilkan AI tetap berada dalam batas kepatuhan.
• Misalnya, Copilot Notebooks kini diperlakukan sebagai konten kelas utama, dengan pelabelan dan kontrol default sebagaimana disorot di sini.
• Pengawasan dan peninjauan admin secara proaktif.
• Admin dapat memantau aktivitas Copilot dengan dasbor khusus dan log audit, membantu mengenali atau mencegah risiko yang muncul sebelum meningkat.
• Tinjauan rutin dan kebijakan retensi data yang dibatasi waktu menutup celah yang bisa menimbulkan masalah kepatuhan dari konten turunan.
• Pembelajaran berkelanjutan dan pembaruan cepat.
• Model dan filter konten Copilot terus diperbarui untuk menangani ancaman baru dan persyaratan kepatuhan yang muncul.

Retensi Data, Penghapusan, dan Siklus Hidup Konten yang Diproses Copilot

Jika Anda ingin menjaga data tetap rapi dan patuh, cara Copilot menangani konten yang dihasilkan dan disimpannya sangat penting. Ketika Anda mengajukan pertanyaan kepada Copilot atau memintanya merangkum, menganalisis, atau menyusun konten, interaksi tersebut—prompt dan respons yang dihasilkan—tidak begitu saja menghilang. Ada siklus hidup lengkap untuk data ini, mulai dari saat Anda menekan "kirim" hingga akhirnya dihapus (atau disimpan berdasarkan aturan organisasi Anda).

Secara default, Microsoft merancang Copilot untuk menyimpan hanya informasi minimum yang diperlukan dalam waktu sesingkat mungkin. Sebagian besar prompt dan respons diproses secara real time dan tidak disimpan dalam jangka panjang, kecuali terkait dengan data Microsoft 365 seperti log obrolan atau dokumen. Namun, jangan berasumsi penghapusan otomatis terjadi—apa pun yang disimpan mengikuti kebijakan retensi dan kepatuhan yang dikonfigurasi di lingkungan Anda.

Organisasi dengan kebutuhan tata kelola yang ketat, atau industri yang tunduk pada aturan ketat seperti GDPR, mendapatkan opsi tambahan. Anda dapat mengatur secara spesifik berapa lama Copilot menyimpan data interaksi, menetapkan periode retensi kustom, atau bahkan mengotomatiskan penghapusan data—sehingga lebih mudah membuktikan kepatuhan dan menangani audit. Penanganan Copilot atas cache wawasan dan cuplikan yang dihasilkan AI juga dikendalikan dengan cermat, mengikuti standar siklus hidup data Microsoft 365 yang sudah mapan.

Memiliki alat yang tepat untuk pelacakan dan audit sama pentingnya, terutama jika Anda suatu saat perlu menunjukkan ke mana data pergi atau siapa yang mengakses apa. Fitur seperti Microsoft Purview Audit membantu organisasi tetap memantau aktivitas pengguna dan konten yang didorong AI, sehingga seluruh perjalanan data—dari prompt hingga penghapusan akhir—menjadi transparan dan sepenuhnya dalam kendali Anda.

Pertanyaan Umum: cara kerja microsoft 365 copilot dan perlindungan data dengan microsoft copilot

Bagaimana Microsoft Copilot mengakses data di Microsoft 365?

Microsoft Copilot mengakses data melalui layanan Microsoft 365 dengan menggunakan permintaan terautentikasi ke Microsoft Graph dan indeks semantik untuk Copilot jika berlaku. Copilot beroperasi dalam batas layanan Microsoft 365 dan mengkueri data di dalam penyewa Microsoft 365 yang diizinkan untuk diakses pengguna, dengan menggabungkan sinyal dari Microsoft Teams, SharePoint, Exchange, OneDrive, dan pengalaman terhubung lainnya di Microsoft 365.

Dapatkah Copilot mengakses data eksternal di luar penyewa Microsoft 365?

Copilot hanya dapat menggunakan data eksternal jika administrator mengaktifkan konektor atau integrasi yang membawa konten eksternal ke dalam penyewa, misalnya dengan menggunakan konektor Microsoft Graph atau masuknya data dari pihak ketiga. Data yang disimpan di luar batas layanan Microsoft 365 tidak otomatis digunakan oleh Microsoft 365 Copilot kecuali data tersebut ditampilkan ke dalam penyewa melalui konektor atau API yang didukung.

Apa peran Microsoft Graph dan konektor Microsoft Graph dalam akses Copilot?

Data yang diakses melalui Microsoft Graph adalah cara utama Copilot dan Microsoft 365 Copilot mengambil data pengguna dan organisasi di seluruh Microsoft 365. Gunakan konektor Microsoft Graph untuk mengindeks sumber eksternal ke dalam indeks semantik penyewa untuk Copilot sehingga Copilot dapat mengkueri informasi tersebut sebagai bagian dari respons. Jika konektor Microsoft Graph tidak digunakan, Copilot tidak akan melihat repositori eksternal tersebut.

Apakah Copilot menghormati kontrol akses berbasis peran dan izin pengguna Microsoft 365 yang sudah ada?

Ya. Copilot menggunakan model kontrol akses yang sama dengan layanan Microsoft 365 lainnya: pengguna hanya diizinkan mengakses data jika mereka memiliki izin. Kontrol akses berbasis peran Microsoft 365 yang sudah ada dan pengaturan tingkat penyewa yang diterapkan di pusat admin Microsoft 365 menentukan data perusahaan mana yang dapat diakses Copilot saat menghasilkan respons.

Bagaimana alur data terjadi saat Copilot menghasilkan respons?

Alur data dimulai dari permintaan pengguna ke Copilot (misalnya, di Copilot Chat atau di dalam Microsoft Teams). Copilot melakukan kueri ke indeks semantik untuk Copilot dan memanggil Microsoft Graph untuk mengambil konten yang relevan dari berbagai layanan Microsoft 365. Pemrosesan dilakukan di dalam layanan Microsoft 365, dan Copilot mengembalikan respons yang menggabungkan data pribadi dan data organisasi yang boleh dilihat oleh pengguna, sambil tetap mematuhi komitmen kepatuhan Microsoft 365.

Bagaimana dengan privasi, kepatuhan, dan regulasi seperti GDPR?

Microsoft 365 Copilot dan Microsoft mematuhi komitmen kepatuhan terhadap Microsoft 365, termasuk dukungan untuk kerangka kerja seperti General Data Protection Regulation (GDPR). Residensi data, retensi, log audit, dan kontrol admin di pusat admin Microsoft 365 membantu organisasi mengelola data pengguna dan memenuhi kewajiban hukum serta regulasi saat menggunakan fitur Copilot.

Apakah administrator dapat mengontrol atau mengaktifkan fitur Copilot seperti Copilot Pro atau Copilot Chat?

Ya. Administrator dapat mengaktifkan fitur Copilot, Copilot Pro, dan Copilot Chat melalui kebijakan dan lisensi di pusat admin Microsoft 365. Admin mengontrol pengguna mana yang dapat menggunakan Copilot, apakah sumber data eksternal terhubung, dan bagaimana pengalaman terhubung di Microsoft 365 beroperasi dalam ketentuan penggunaan dan pembaruan keamanan organisasi.

Bagaimana Copilot bekerja dengan Microsoft Teams dan aplikasi kolaboratif lainnya?

Copilot terintegrasi di seluruh Microsoft 365, termasuk Microsoft Teams, untuk memberikan bantuan kontekstual dengan memanfaatkan data pengguna dan konten tim. Saat digunakan di Teams, Copilot menghormati izin Teams dan batas layanan Microsoft 365 sehingga Copilot hanya mengakses obrolan, file, dan konten saluran yang diizinkan untuk diakses oleh pengguna.

Apakah indeks semantik untuk Copilot diperlukan untuk menggunakan konten perusahaan?

Indeks semantik untuk Copilot meningkatkan relevansi dengan mengindeks konten organisasi untuk kueri bahasa alami. Meskipun Copilot dapat mengakses data secara langsung melalui Microsoft Graph, penggunaan indeks semantik dan konektor Microsoft Graph membantu Copilot menemukan dan merangkum data perusahaan di seluruh Microsoft 365 dengan lebih efektif, ketika administrator memilih untuk mengaktifkan kemampuan tersebut.

Apakah data dan telemetri Microsoft Graph digunakan untuk layanan Microsoft lainnya?

Data yang diakses melalui Microsoft Graph digunakan oleh banyak layanan Microsoft 365 untuk menghadirkan pengalaman terhubung di Microsoft 365. Telemetri dan penggunaan Microsoft Graph tunduk pada kebijakan privasi dan kepatuhan Microsoft; namun, data Microsoft Graph yang tidak dimaksudkan untuk Copilot dapat dikecualikan—Microsoft Graph tidak digunakan oleh Copilot kecuali penyewa telah mengaktifkan akses dan pengguna berwenang untuk mengakses konten tersebut.

Bagaimana organisasi dapat mempelajari lebih lanjut atau mendapatkan panduan tentang penggunaan Copilot dengan Microsoft 365?

Organisasi dapat merujuk ke Microsoft Learn dan dokumentasi pusat admin Microsoft 365 untuk panduan langkah demi langkah tentang cara mengaktifkan Copilot dan menggunakan konektor Microsoft Graph, memahami perlindungan data, serta mengonfigurasi pengaturan Microsoft 365 yang ada. Admin sebaiknya meninjau komitmen kepatuhan mereka terhadap Microsoft 365 dan memperbarui kebijakan sebelum menerapkan Copilot di seluruh penyewa.