Penjelasan Situs SharePoint: Jenis, Fitur, dan Tata Kelola

By Mirko Peters · 2026-04-22

Situs SharePoint menjadi inti kerja tim digital bagi organisasi yang menggunakan Microsoft 365. Baik Anda ingin meningkatkan kolaborasi, merampingkan berbagi file…

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Situs SharePoint menjadi inti kerja tim digital bagi organisasi yang menggunakan Microsoft 365. Baik Anda ingin meningkatkan kolaborasi, merampingkan berbagi file, maupun mengelola alur informasi, SharePoint menyediakan kerangka yang Anda butuhkan. SharePoint hadir dalam beberapa jenis, yaitu Team Sites, Communication Sites, dan situs khusus yang terhubung dengan saluran Microsoft Teams, yang masing-masing dirancang untuk tujuan tertentu.

Panduan ini menguraikan jenis-jenis situs SharePoint, memperlihatkan fiturnya, dan membahas taktik tata kelola agar penggunaannya aman, efisien, dan tertata. Setelah membacanya, Anda akan memahami bagaimana SharePoint berperan dalam perangkat Microsoft 365 Anda, jenis situs mana yang sesuai dengan tujuan Anda, serta praktik terbaik apa yang membantu tempat kerja digital Anda berkembang. Panduan ini menjadi acuan Anda untuk membangun organisasi yang lebih cerdas dan lebih terhubung dengan memanfaatkan kekuatan penuh SharePoint.

Apa Itu Situs SharePoint dan Cara Kerjanya di Microsoft 365

Situs SharePoint pada dasarnya adalah rumah daring tim Anda di dalam Microsoft 365. Anggap saja sebagai hub pusat yang aman untuk orang, file, daftar, dan aplikasi, semuanya dalam satu tempat. Situs ini dibuat untuk mengatur dokumen, membagikan berita, dan menjalankan proyek tanpa kekacauan bolak-balik lewat email.

Dalam ekosistem Microsoft 365 yang lebih luas, SharePoint terhubung erat dengan alat seperti Microsoft Teams dan OneDrive. Ketika Anda membuat Tim baru atau menambahkan saluran di Teams, SharePoint bekerja di balik layar untuk menangani penyimpanan file dan pengelolaan dokumen. Kontrol versi, izin, berbagi, dan alur kerja sudah tersedia secara otomatis di belakang layar. SharePoint adalah fondasi kerja tim digital, bukan sekadar kumpulan folder di cloud.

Nilai SharePoint melampaui penyimpanan dasar. Di sini Anda dapat membangun portal perusahaan, mengatur sumber daya departemen, serta membuat halaman untuk berbagi kebijakan, kalender, atau laporan. Jika Anda ingin perbandingan tingkat tinggi tentang posisi situs SharePoint dibandingkan dasbor Teams, simak ulasan praktis ini: Teams vs. SharePoint: The Dashboard Showdown.

Intinya: situs SharePoint menyatukan kolaborasi, file, dan komunikasi di seluruh tempat kerja Microsoft 365 Anda. Situs ini memberi struktur pada data dan pekerjaan harian Anda, sehingga kerja tim menjadi lebih lancar dan lebih terhubung sejak dari dasarnya.

Memahami Jenis Situs SharePoint: Team, Communication, dan Channel Sites

SharePoint tidak cocok untuk semua kebutuhan dengan satu pendekatan. Tiga jenis situs utama, yaitu Team Sites, Communication Sites, dan Channel Sites, masing-masing disesuaikan untuk kebutuhan kolaborasi yang berbeda. Memilih jenis yang tepat akan menentukan ritme kerja tim Anda dalam berkolaborasi, berbagi file, dan mengatur informasi.

Team Sites adalah kuda pekerja utama untuk pekerjaan proyek dan departemen sehari-hari. Communication Sites, di sisi lain, berfokus pada penyebaran berita atau sumber daya kepada kelompok yang lebih luas, misalnya portal pengumuman perusahaan. Kemudian ada Channel Sites, yang dibuat otomatis untuk saluran di dalam Microsoft Teams. Situs ini berfungsi sebagai ruang kerja mini yang terhubung langsung dengan cara Anda berkomunikasi dan mengatur pekerjaan di Teams.

Memilih di antara ketiganya bergantung pada tujuan, ukuran audiens, dan seberapa sering Anda memang membutuhkan komunikasi dua arah. Perencanaan singkat pada tahap ini dapat menghemat banyak masalah di kemudian hari, terutama terkait penyebaran situs yang tidak terkendali dan masalah akses. Bagi organisasi yang Teams-nya mulai tidak terkelola, ada bacaan bagus tentang cara menjaganya tetap rapi: Taming Microsoft Teams Sprawl.

Pada bagian berikutnya, kita akan membahas perbedaan Team Sites dan Communication Sites, serta melihat bagaimana Channel Sites berperan, sehingga Anda lebih mudah mencocokkan alat yang tepat dengan pekerjaannya.

Team Sites dan Communication Sites: Perbedaan Utama dan Kasus Penggunaan

• Audiens dan Interaksi:Team Sites ditujukan untuk kelompok kecil, yaitu tim kerja, departemen, atau tim proyek Anda. Situs ini dibuat untuk kolaborasi aktif dua arah, seperti berbagi dokumen, co-authoring, mengelola daftar, dan pembaruan harian.
• Communication Sites ditujukan untuk audiens yang lebih luas, misalnya seluruh perusahaan, sebuah divisi, atau seluruh tim HR. Fokusnya adalah membagikan berita, sumber daya, atau pengumuman dari satu pusat, bukan komunikasi dua arah yang terus-menerus.
• Kolaborasi dan Pembuatan Konten:Team Sites unggul ketika semua orang perlu ikut berkontribusi, seperti menyunting file, melacak tugas, dan mendiskusikan masalah langsung di situs tersebut.
• Communication Sites, sebaliknya, memberi wewenang kepada beberapa orang untuk menyiarkan konten (misalnya pembaruan perusahaan), sementara sebagian besar pengunjung hanya melihat, bukan menyunting.
• Model Izin:Team Sites biasanya terhubung erat dengan Microsoft 365 Groups, sehingga anggota otomatis memiliki hak edit. Sangat cocok untuk tim yang bergerak cepat dan membutuhkan izin yang fleksibel.
• Communication Sites menggunakan model izin yang lebih terbatas. Pemilik memberikan akses, umumnya sebagian besar pengguna hanya mendapat hak baca, dan pengeditan dibatasi pada kelompok kecil.
• Skenario yang Sesuai:Gunakan Team Sites untuk proyek, ruang kerja departemen (seperti Pemasaran atau Keuangan), dan kolaborasi pada dokumen atau rencana bersama.
• Pilih Communication Sites untuk beranda departemen, portal berita internal, pustaka kebijakan, atau dasbor eksekutif, ketika tampilan yang rapi dan hanya-baca menjadi hal utama.

Jika Anda sedang menimbang mana yang sebaiknya dipakai untuk, misalnya, departemen Sumber Daya Manusia: Team Site cocok untuk mengelola daftar periksa onboarding atau draf kebijakan, sedangkan Comm Site unggul sebagai pusat manfaat karyawan untuk seluruh perusahaan.

Cara Kerja Situs Saluran dengan Microsoft Teams

Situs saluran adalah situs SharePoint khusus yang dibuat secara otomatis saat Anda menambahkan saluran standar atau privat baru di Microsoft Teams. Anda tidak perlu membuatnya sendiri. Tab "Files" setiap saluran sebenarnya mengarah ke folder khusus (atau subsite, dalam kasus saluran privat/bersama) di dalam SharePoint.

Penyimpanan di balik layar ini memastikan percakapan Teams dan dokumen bersama Anda selalu tersinkronisasi. File saluran standar berada di dalam situs SharePoint Team utama, diatur per saluran. Saluran privat dan bersama, di sisi lain, memiliki situs SharePoint terpisah sendiri untuk menjaga informasi sensitif tetap terkunci. Jika Anda ingin mempelajari semua praktik terbaik (dan menghindari kebingungan saluran), silakan simak di sini: How to Use Teams Channels Right.

Keuntungan utamanya? Akses file dan keamanan selaras dengan izin setiap saluran di Teams. Tidak perlu lagi mencari-cari lokasi dokumen Anda. Dokumen berada tepat di tempat tim Anda membutuhkannya, dan aksesnya tetap selaras dengan pengaturan Teams Anda.

Di dalam Communication Sites: Struktur, Templat, dan Desain Visual

Communication Sites di SharePoint dirancang untuk menyiarkan informasi secara menarik dan efisien ke seluruh organisasi. Situs ini memungkinkan Anda membuat portal yang tidak sekadar mendaftar file, tetapi menyampaikan cerita melalui berita, kebijakan, informasi acara, dan sumber daya, semuanya dikemas dalam desain yang menarik perhatian.

Fondasi Communication Site adalah strukturnya yang fleksibel. Anda dapat memulai dengan templat bawaan seperti Showcase atau Topic, atau memilih kanvas kosong Blank jika menginginkan kendali kreatif penuh. Templat ini menentukan tata letak, gaya halaman, dan nuansa umum portal Anda sejak awal.

Yang membuat Communication Sites menonjol adalah fokusnya pada keterlibatan visual. Mulai dari gambar hero yang tegas hingga web part yang ditempatkan dengan cermat, semuanya bertujuan membantu audiens menemukan hal yang paling penting dengan cepat. Inilah alasan mengapa situs ini cocok untuk beranda departemen, dasbor eksekutif, atau pusat pengumuman perusahaan.

Jika Anda sedang merencanakan platform komunikasi perusahaan atau sekadar ingin tampilan intranet departemen Anda terlihat lebih profesional, Communication Sites menyediakan blok bangunannya. Selanjutnya, kita akan membahas pilihan templat dan bagaimana tata letak halaman menempatkan pesan yang tepat, di tempat yang tepat, setiap saat.

Penjelasan Templat Communication Site dan Tata Letak Halaman

• Templat Showcase: Tata letak yang kaya visual, ideal untuk menyorot konten unggulan dengan gambar besar dan judul yang tegas. Cocok untuk pesan eksekutif atau program prioritas yang ingin Anda tampilkan di depan.
• Templat Topic: Dirancang untuk situs dengan banyak informasi yang perlu diatur, seperti basis pengetahuan departemen. Templat ini menyeimbangkan gambar dengan bagian-bagian yang mudah diikuti untuk berita, tautan, dan dokumen unggulan.
• Templat Kosong: Untuk Anda yang ingin memulai dari awal dan membangun tata letak halaman khusus. Opsi ini memberikan kendali penuh untuk kebutuhan yang kreatif atau kompleks.
• Tata Letak Fleksibel dan Web Part Hero: Tata letak modern memungkinkan Anda menyusun, membagi, atau mengatur ulang bagian-bagian halaman. Tambahkan web part “Hero” untuk langsung mengarahkan audiens ke tautan, artikel, atau gambar yang paling penting. Cocok untuk pengumuman atau kampanye.

Memilih templat yang tepat memberikan situs Anda tampilan, alur, dan navigasi yang sesuai sejak awal. Pilihlah dengan mempertimbangkan audiens dan tujuan komunikasi Anda.

Menyesuaikan Web Part Hero dan Titik Fokus Visual

• Tambahkan Web Part Hero: Web part Hero memungkinkan Anda menampilkan berita utama, pengumuman, atau file dengan visual berukuran besar. Anggap saja sebagai papan reklame situs Anda.
• Atur Titik Fokus Gambar: Buat gambar tampil menonjol dengan menyesuaikan “titik fokus” agar bagian terpenting tidak pernah terpotong, berapa pun ukuran layarnya.
• Storytelling Visual: Tempatkan web part Hero di bagian atas untuk dampak yang langsung terasa. Gunakan gambar, ikon, dan tautan yang mengarahkan pengguna ke konten utama atau ajakan bertindak.
• Campur Jenis Konten: Gabungkan berita, dokumen penting, dan kontak utama langsung di area Hero untuk menjaga keterlibatan dan navigasi tetap kuat.

Bagian Hero yang diatur dengan baik menarik perhatian dan membantu pengguna menemukan apa yang ingin Anda tampilkan lebih dulu, sehingga Situs Komunikasi Anda menjadi menarik sekaligus bertujuan.

Membangun Halaman dan Menambahkan Web Part di SharePoint

Membuat halaman SharePoint modern ibarat memasang papan pengumuman digital, tetapi jauh lebih interaktif dan fleksibel. Halaman memungkinkan Anda membagikan pengumuman, dasbor, kalender, file, dan banyak lagi, semuanya di dalam situs Anda. Anda tidak perlu terpaku pada konten statis atau daftar yang tak berujung; Anda dapat memadukan web part yang sesuai dengan tujuan Anda.

Kunci utamanya ada pada “web part” SharePoint. Ini adalah blok bangunan yang Anda tambahkan ke setiap halaman, misalnya pustaka dokumen di sini, berita di sana, atau bagian Tautan Cepat untuk navigasi yang mudah. Setiap web part memiliki fiturnya sendiri, sehingga memudahkan Anda menampilkan sumber daya, menyorot orang, atau menyebarkan pembaruan penting.

Model halaman modular ini memungkinkan pemilik situs, baik yang baru maupun berpengalaman, menghadirkan konten yang bermanfaat dan menarik tanpa perlu menguasai kode. Anda dapat menata ulang, menghapus, atau menambahkan web part kapan saja sehingga halaman Anda berkembang seiring kebutuhan tim atau kampanye perusahaan.

Jika Anda ingin meningkatkan keterlibatan, misalnya dengan menjadikan buletin internal sebagai bacaan wajib atau menjaga dokumen tetap mudah diakses, web part memberi Anda kendali penuh. Di bagian berikutnya, kami akan membahas web part mana yang paling berdampak dan cara menggunakannya dalam skenario SharePoint nyata.

Web Part Utama: Berita, Tautan, Pustaka Dokumen, dan Orang

• Web Part Berita: Bagikan pembaruan perusahaan, pencapaian tim, atau perubahan proyek, semuanya dalam satu umpan yang bisa digulir. Sangat baik untuk memastikan semua orang mengetahui hal yang penting hari ini.
• Tautan Cepat: Sematkan aplikasi, file, atau situs eksternal yang sering digunakan agar rekan tim dapat mengaksesnya dengan cepat tanpa perlu mencari-cari.
• Pustaka Dokumen: Tampilkan file Anda di posisi utama untuk akses, co-authoring, dan riwayat versi. Ideal untuk tim yang banyak berkolaborasi atau membutuhkan ruang dokumen bersama.
• Web Part Orang: Perlihatkan siapa saja yang terlibat dalam proyek atau departemen Anda melalui kartu kontak, foto, dan peran. Membuat proses orientasi dan kolaborasi jauh lebih lancar.

Jika Anda ingin meningkatkan komunikasi internal dengan fitur-fitur ini, lihat bagaimana Microsoft 365 mengotomatiskan buletin yang menarik di sini: Master Internal Newsletters with Outlook.

Mengelola Izin dan Akses di Situs SharePoint

Izin adalah fondasi setiap situs SharePoint. Izin menentukan siapa yang dapat melihat apa, siapa yang dapat mengedit di mana, dan seberapa aman informasi Anda. Dengan dokumen sensitif yang terus berpindah dan karyawan yang bergabung atau keluar, strategi izin mutlak diperlukan.

Setiap situs SharePoint memiliki sistemnya sendiri untuk memberikan atau membatasi akses. Anda dapat mengatur secara detail siapa yang dapat berkontribusi, mengedit, atau hanya membaca. Tingkat izin ini menjaga informasi rahasia tetap terlindungi sekaligus memastikan orang yang tepat dapat terus menjalankan pekerjaan tanpa hambatan atau kesalahan.

Untuk organisasi yang lebih besar atau yang tunduk pada aturan kepatuhan, izin yang cerdas dan tata kelola yang jelas bukan sekadar baik untuk dimiliki, melainkan wajib. Menata akses dengan benar sejak awal membantu Anda menghindari pembagian berlebihan, penghapusan yang tidak disengaja, dan kejutan yang tidak diinginkan. Anda mungkin merasa terbantu dengan membaca ringkasan sederhana ini tentang tata kelola Teams dan menjaga keamanan data: Teams Governance: Turning Chaos into Confident Collaboration.

Selanjutnya, kita akan membahas lebih dalam tiga tingkat izin utama untuk menunjukkan secara rinci cara mencocokkan peran dengan tanggung jawab dan menjaga semuanya tetap tertata, tidak peduli seberapa banyak orang yang ikut mengatur.

Memahami Tingkat Izin: Contribute, Edit, dan Read

• Read: Pengguna dapat melihat halaman, file, dan daftar, tetapi tidak dapat membuat perubahan atau menambahkan konten. Sangat cocok untuk sebagian besar karyawan di situs Komunikasi atau orang-orang yang hanya perlu akses untuk melihat sumber daya perusahaan.
• Contribute: Pengguna ini dapat menambahkan item baru, mengunggah dokumen, dan mengedit karya mereka sendiri, tetapi tidak dapat mengubah struktur situs atau mengelola izin. Berguna bagi staf garis depan atau anggota proyek di situs Tim.
• Edit: Memberi pengguna kendali penuh: mereka dapat menambahkan, mengubah, atau menghapus konten apa pun, serta menata ulang halaman dan daftar. Gunakan untuk manajer atau pemilik situs yang perlu menjaga agar semuanya tetap teratur dan mutakhir.

Memilih tingkat yang tepat memastikan kolaborasi yang lebih lancar dan keamanan yang lebih baik, sehingga tim Anda dapat berkreasi tanpa khawatir terjadi perubahan yang tidak diinginkan di tempat yang seharusnya tidak boleh berubah.