Memahami Tata Kelola Kebijakan Retensi SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Pelajari kebijakan retensi dan label SharePoint di Microsoft 365. Kelola siklus hidup data dengan kebijakan retensi dan label untuk SharePoint Online.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Tata kelola kebijakan retensi SharePoint memerlukan hasil bisnis yang jelas, pengaturan kebijakan yang disetujui, dan kepemilikan yang dapat dipertanggungjawabkan. Mulailah dengan pengguna dan data yang relevan, validasi kemampuan dan persyaratan Microsoft 365 saat ini, uji pendekatan tersebut dengan pilot yang representatif, lalu dokumentasikan keputusan dan tinjau secara berkala seiring berubahnya kebutuhan.

Tata kelola kebijakan retensi SharePoint: daftar periksa praktis

• Tentukan skenario, pemilik, dan hasil yang diharapkan.
• Validasi lisensi, izin, kebijakan, dan dampak bagi pengguna.
• Uji dengan pilot dan dokumentasikan keputusan dukungan serta peninjauan.

Gunakan Microsoft Learn untuk panduan terkini.

Terakhir ditinjau: Juli 2026.

Mari kita akui: informasi menumpuk dengan cepat, terutama di organisasi yang sibuk. Di sinilah tata kelola kebijakan retensi SharePoint berperan. Pada intinya, tata kelola kebijakan retensi adalah menetapkan aturan tentang berapa lama konten Anda disimpan di SharePoint, baik berupa dokumen, pesan, maupun arsip, agar memenuhi target kepatuhan dan menjaga operasional tetap rapi.

Namun, pendekatan ini bukan sekadar soal kerapian. Pendekatan ini dirancang untuk memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, menurunkan risiko privasi data, dan membantu mencegah masalah kepatuhan. Seiring pertumbuhan volume dan kompleksitas konten digital, tata kelola yang konsisten menjaga organisasi Anda tetap aman dan teratur. Bagian-bagian berikut akan menguraikan hal-hal esensial, langkah praktis, dan strategi yang Anda butuhkan untuk mengelola siklus hidup informasi di SharePoint dengan percaya diri.

Tata Kelola Kebijakan Retensi SharePoint

Kebijakan retensi SharePoint adalah seperangkat aturan yang mengatur berapa lama konten yang disimpan di SharePoint dipertahankan, dihapus, atau diarsipkan untuk memenuhi persyaratan hukum, regulasi, dan bisnis. Kebijakan ini merupakan bagian dari tata kelola kebijakan retensi yang lebih luas dan berlaku secara otomatis pada situs, pustaka, daftar, dokumen, dan item untuk memastikan pengelolaan siklus hidup yang konsisten.

Penjelasan singkat: Kebijakan retensi di SharePoint memungkinkan administrator mengklasifikasikan konten, menerapkan label atau aturan retensi, dan menjalankan tindakan seperti retain-only (mencegah penghapusan), memicu penghapusan setelah jangka waktu tertentu, atau memindahkan konten ke arsip atau pusat rekaman. Tata kelola kebijakan retensi SharePoint yang efektif memadukan pembuatan kebijakan, penentuan cakupan, peninjauan berkala, dan audit untuk mengurangi risiko, menjaga kepatuhan, serta mengoptimalkan penyimpanan dan pengelolaan informasi di seluruh organisasi.

Apa Itu Kebijakan Retensi SharePoint

Kebijakan retensi SharePoint adalah serangkaian aturan yang memberi tahu sistem Anda apa yang harus dilakukan terhadap informasi: kapan menyimpannya, kapan menghapusnya, dan kapan memastikan informasi tersebut tidak diubah atau hilang. Anda dapat menganggapnya sebagai tim pembersih otomatis yang sekaligus berfungsi sebagai penjaga, memastikan rekaman penting tetap tersimpan selama Anda membutuhkannya.

Kebijakan ini bukan hanya untuk menjaga kerapian; kebijakan ini sangat penting bagi organisasi yang serius menjaga kepatuhan terhadap undang-undang, regulasi, atau aturan bisnis internal mereka. Baik Anda menghadapi GDPR, HIPAA, maupun sekadar jadwal pencatatan internal perusahaan, kebijakan retensi membantu memastikan Anda menyimpan berkas yang tepat dan menghapusnya ketika regulasi mengharuskannya.

Kasus penggunaan umum meliputi penghapusan otomatis berkas setelah jangka waktu tertentu, pengarsipan item yang mungkin dibutuhkan untuk audit di masa depan, atau pembekuan dokumen penting agar tidak ada yang mengubahnya secara tidak sengaja selama proses hukum. Menerapkan kebijakan ini pada tingkat situs, pustaka, atau folder memberi organisasi kendali nyata atas siklus hidup informasi.

Singkatnya, kebijakan retensi SharePoint adalah fondasi pengelolaan informasi yang cerdas dan patuh. Jika Anda ingin menghindari masalah regulasi, meningkatkan efisiensi, atau sekadar berhenti tenggelam dalam berkas lama, kebijakan retensi yang solid adalah titik awalnya.

5 Fakta Mengejutkan tentang Tata Kelola Kebijakan Retensi SharePoint

1. Label retensi dapat berfungsi sebagai penahanan tanpa eDiscovery. Anda dapat mengonfigurasi label retensi untuk mempertahankan konten secara tidak dapat diubah dan mencegah penghapusan, meskipun Anda tidak menggunakan penahanan hukum eDiscovery. Dengan cara ini, tim tata kelola memiliki alat pengawetan yang ringan dan terkait langsung dengan tata kelola kebijakan retensi SharePoint.
2. Penerapan label dapat diotomatisasi menggunakan AI dan sinyal sensitivitas. Microsoft 365 dapat mengklasifikasikan dan menerapkan label retensi secara otomatis berdasarkan pengklasifikasi yang dapat dilatih, kata kunci, atau label sensitivitas. Hal ini mengurangi upaya manual dan meningkatkan konsistensi penegakan di seluruh situs SharePoint.
3. Beberapa kebijakan retensi dapat tumpang tindih—tindakan terakhir menentukan pembuangan. Ketika satu item dicakup oleh beberapa kebijakan retensi SharePoint, pengaturan retensi dapat saling berinteraksi. Periode retensi yang paling ketat atau aturan pembuangan khusus menentukan tindakan tata kelola akhir, bukan aturan sederhana "yang pertama berlaku".
4. Retensi tidak selalu berarti tidak dapat diubah, kecuali jika dikonfigurasi. Secara default, retensi dapat mencegah penghapusan selama periode tertentu, tetapi konten baru menjadi tidak dapat dihapus dan terawetkan secara dapat diaudit ketika Anda mengaktifkan fitur "kunci pelestarian" atau imutabilitas. Perbedaan ini penting bagi petugas kepatuhan.
5. Retensi tingkat situs vs. label tingkat kontainer memengaruhi cakupan pencarian dan pelestarian. Menerapkan retensi di tingkat situs SharePoint dapat mempertahankan semua yang ada di situs, tetapi label retensi tingkat kontainer (pustaka, folder, atau item) memberikan kontrol yang lebih presisi. Memilih cakupan yang salah dapat menyebabkan retensi berlebihan atau membuat rekaman penting tidak diatur.

Prinsip Utama Tata Kelola Kebijakan Retensi

1. Manajemen Rekaman yang Dapat DipertanggungjawabkanSetiap organisasi harus dapat membuktikan—tanpa keraguan—bagaimana mereka mengelola, menyimpan, dan membuang informasi. Dapat dipertanggungjawabkan berarti Anda dapat menunjukkan kepada regulator atau pengadilan bahwa proses Anda mampu bertahan dari pemeriksaan, dengan dokumentasi yang jelas untuk mendukung keputusan Anda.
2. TransparansiSetiap anggota tim seharusnya mengetahui apa yang terjadi pada dokumen mereka dan kapan. Kebijakan yang jelas mengurangi kebingungan, menekan kesalahan manusia, dan memudahkan memperoleh dukungan. Transparansi membuat orang tetap mendapat informasi dan bertanggung jawab.
3. Kepatuhan HukumKebijakan retensi SharePoint harus selalu dirancang dengan mengutamakan hukum. Kerangka regulasi seperti GDPR dan HIPAA dapat menentukan secara tepat berapa lama Anda harus menyimpan informasi tertentu. Kegagalan mematuhinya dapat berujung pada denda atau tindakan hukum.
4. Akuntabilitas PenggunaTidak semuanya menjadi tanggung jawab tim TI—pengguna memainkan peran besar. Pelatihan yang tepat, peran yang jelas, dan prosedur yang dikomunikasikan dengan baik membantu memastikan staf memahami apa yang diharapkan dari mereka saat menyimpan, memberi tag, atau menghapus dokumen.
5. OtomatisasiTata kelola yang kuat berarti menghilangkan tebak-tebakan dari pembersihan manual. Penegakan kebijakan otomatis memastikan file tidak luput dari perhatian, jadwal retensi berjalan dengan presisi, dan jejak audit tetap mutakhir untuk setiap tindakan yang diambil. Otomatisasi adalah sekutu terbaik Anda melawan kesalahan manusia.

Menguasai prinsip-prinsip ini membantu menjaga keamanan data, melindungi dari audit kepatuhan yang tak terduga, dan meminimalkan risiko. Fondasi yang tepat sejak awal akan membantu Anda berhasil dalam semua detail kebijakan berikutnya.

Cara Kerja Retensi SharePoint di Microsoft 365

Di Microsoft 365, kebijakan retensi SharePoint merupakan bagian dari kumpulan alat kepatuhan yang lebih besar. Anda menyiapkan dan mengelola kebijakan ini melalui Microsoft 365 Compliance Center, dengan membuat aturan yang tidak hanya berlaku untuk situs SharePoint, tetapi juga OneDrive dan Teams. Hal ini memungkinkan organisasi menyelaraskan seluruh tempat kerja digital mereka dengan satu pendekatan yang konsisten untuk tata kelola informasi.

Kebijakan dapat ditargetkan ke situs, pustaka, folder, bahkan jenis konten tertentu. Ketika kebijakan dikonfigurasi, kebijakan tersebut memantau file atau pesan berdasarkan aturan, seperti durasi retensi, atau pemicu, seperti tanggal terakhir diubah. Setelah kriterianya terpenuhi, file dapat dikunci, dihapus, atau dipertahankan sesuai pengaturan yang Anda pilih.

Platform menangani hal ini di latar belakang dengan menghubungkan penegakan kebijakan langsung ke alur kerja Anda, sehingga pengguna tidak perlu berpikir dua kali. Pengaturan residensi data di dalam Microsoft 365 juga memastikan konten tetap berada di tempat yang seharusnya, sehingga mendukung kepatuhan terhadap persyaratan regional. Kebijakan tingkat dokumen dapat diterapkan bersamaan dengan aturan lintas situs, memberi Anda kendali yang presisi atas konten sensitif atau berisiko tinggi.

Pada akhirnya, retensi di SharePoint Online dan Microsoft 365 bertujuan untuk mengotomatiskan siklus hidup file, mengurangi upaya manual, dan membuat kepatuhan regulasi jauh lebih sederhana di tempat kerja modern.

Daftar Periksa Cara Kerja Retensi SharePoint di Microsoft 365

Manfaat Tata Kelola Retensi SharePoint yang Kuat

• Kepatuhan yang Lebih Baik: Retensi otomatis memudahkan Anda memenuhi mandat hukum dan regulasi, sehingga organisasi tetap terlindungi.
• Risiko Hukum yang Lebih Rendah: Kebijakan yang tepat membantu mencegah kehilangan data yang tidak disengaja atau kesalahan retensi, yang dapat memicu tindakan hukum atau denda yang mahal.
• Audit yang Lebih Efisien: Aturan retensi yang jelas menyediakan jejak audit yang siap pakai, sehingga mengurangi kepanikan dan tekanan saat peninjauan tiba.
• Penyebaran Data yang Diminimalkan: Konten usang dibersihkan secara otomatis, mencegah sistem kelebihan beban dengan informasi yang sudah tidak relevan.
• Efisiensi Operasional: Penegakan kebijakan otomatis membebaskan tim IT dan pengguna bisnis, sehingga semua orang dapat fokus pada pekerjaan, bukan mengawasi file.

Dengan manfaat seperti ini, berinvestasi pada tata kelola SharePoint yang kuat membuat operasional harian dan kepatuhan jauh lebih lancar.

Merencanakan Strategi Kebijakan Retensi SharePoint Anda

Perencanaan strategi kebijakan retensi SharePoint dimulai jauh sebelum Anda memilih tombol atau membuat aturan apa pun di Microsoft 365. Anggap ini sebagai cetak biru: strategi Anda mendefinisikan visi dan pendekatan, memastikan kebijakan melayani kebutuhan organisasi dan memenuhi kewajiban bisnis maupun hukum.

Bukan hanya soal apa yang bisa dilakukan sistem; yang penting adalah apa yang benar-benar dibutuhkan organisasi Anda agar tetap patuh dan produktif. Tahap perencanaan adalah saat Anda menilai risiko, peluang, dan lanskap informasi unik Anda, sehingga Anda memiliki kejelasan sebelum masuk ke detail konfigurasi.

Strategi yang matang membantu Anda beradaptasi terhadap perubahan di masa depan dan menghubungkan kebijakan retensi dengan hasil nyata, alih-alih sekadar "mencentang kotak". Berikutnya, Anda akan melihat cara memusatkan perhatian pada kebutuhan dan cara melibatkan orang yang tepat dalam prosesnya agar strategi benar-benar berjalan.

Mengidentifikasi Kebutuhan Regulasi dan Bisnis

• Mandat Hukum: Identifikasi regulasi seperti GDPR, HIPAA, SOX, atau undang-undang negara bagian yang mengatur jenis konten tertentu untuk disimpan atau dihapus.
• Standar Industri: Identifikasi praktik terbaik sektor, seperti di bidang jasa keuangan atau kesehatan, yang mungkin menambahkan persyaratan atau jangka waktu tambahan.
• Kebijakan Internal: Jangan lupakan jadwal pengarsipan, klasifikasi informasi, dan aturan privasi data milik perusahaan Anda.
• Sensitivitas Jenis Konten: Petakan konten SharePoint mana, seperti dokumen, daftar, atau pesan, yang memerlukan retensi khusus karena nilai bisnis atau regulasinya.
• Prioritas: Dokumentasikan dan urutkan kebutuhan agar fokus pada area berisiko tertinggi, sehingga lebih mudah menyusun aturan retensi yang tepat sasaran dan efektif.

Melibatkan Pemangku Kepentingan untuk Tata Kelola yang Berhasil

• Profesional IT: Mengelola penerapan, pemeliharaan, dan pemecahan masalah teknis kebijakan, memastikan operasional berjalan lancar.
• Petugas Hukum & Kepatuhan: Menafsirkan regulasi dan menerjemahkannya menjadi persyaratan kebijakan yang praktis.
• Records Manager: Bertanggung jawab atas jadwal berkas organisasi serta praktik terbaik untuk manajemen informasi.
• Pengguna Bisnis: Memberikan wawasan tentang proses harian, dengan menyoroti di mana retensi mendukung atau justru mengganggu produktivitas.
• Jalur Komunikasi: Siapkan saluran yang jelas dan pembaruan rutin agar setiap orang memahami perannya serta bagaimana keputusan kebijakan dibuat.

Mengonfigurasi Kebijakan Retensi di SharePoint Online

Setelah Anda memetakan strategi dan mengumpulkan kebutuhan, saatnya menerapkan rencana tersebut. Mengonfigurasi kebijakan retensi di SharePoint Online pada dasarnya adalah menerjemahkan kebijakan Anda menjadi pengaturan spesifik dan dapat ditindaklanjuti di Microsoft 365.

Artinya, Anda menentukan konten mana yang menjadi sasaran, menetapkan aturan berapa lama setiap jenis informasi harus disimpan, dan mengotomatiskan apa yang terjadi ketika periode tersebut berakhir. Tahap pengaturan adalah titik temu antara tujuan kepatuhan organisasi, kebutuhan bisnis, dan kemampuan teknis.

Bagian-bagian berikut akan memandu Anda melalui langkah-langkah praktis untuk membuat kebijakan, serta berbagi praktik terbaik agar teknologi Anda bekerja untuk Anda, bukan melawan Anda. Anda akan mempelajari cara "bagaimana" untuk pengaturan maupun pengelolaan kebijakan retensi yang berkelanjutan.

Panduan Langkah demi Langkah Menyiapkan Kebijakan

1. Tentukan Kebutuhan RetensiTinjau persyaratan hukum dan bisnis yang telah didokumentasikan. Tentukan berapa lama konten harus disimpan dan apa yang harus terjadi setelah periode berakhir: apakah dihapus, diarsipkan, atau dipertahankan?
2. Pilih Jenis Konten atau LokasiTentukan konten mana yang memerlukan kebijakan: seluruh situs SharePoint, pustaka dokumen tertentu, folder, atau jenis konten tertentu. Bersikaplah tepat agar tidak terjadi konflik kebijakan.
3. Buka Pusat Kepatuhan Microsoft 365Buka Pusat Kepatuhan Microsoft 365, yaitu pusat untuk membuat dan mengelola kebijakan retensi di SharePoint, OneDrive, dan Teams.
4. Buat Kebijakan Retensi BaruIkuti wizard untuk memberi nama kebijakan, menetapkan lama retensi, dan memilih tindakan. Misalnya, Anda dapat menyimpan berkas selama tujuh tahun lalu menghapusnya secara otomatis.
5. Publikasikan dan Tetapkan KebijakanTerapkan kebijakan ke situs atau grup yang dipilih. Periksa kembali pilihan Anda, karena kebijakan yang salah sasaran dapat menyebabkan penghapusan yang tidak disengaja (aduh!).
6. Uji dan PantauSebelum diterapkan kepada semua orang, uji kebijakan Anda pada contoh situs atau pustaka. Pastikan kebijakan berjalan sesuai rencana dan sesuaikan bila perlu. Perhatikan terus masukan pengguna dan log audit untuk mengetahui masalah atau hal yang tidak terduga.

Ikuti proses langkah demi langkah ini agar kebijakan retensi Anda benar-benar kokoh, patuh, dan disesuaikan dengan lingkungan organisasi Anda.

Praktik Terbaik untuk Pengelolaan dan Pembaruan Kebijakan

• Tinjauan Berkala: Tinjau kebijakan secara rutin untuk memastikan kebijakan tetap sesuai dengan hukum dan kebutuhan bisnis terkini.
• Audit Menyeluruh: Gunakan log audit untuk menemukan celah dan memverifikasi bahwa kebijakan diterapkan di seluruh situs.
• Pembaruan Terkendali: Uji perubahan di lingkungan terkontrol sebelum diterapkan secara menyeluruh di organisasi.
• Penanganan Pengecualian: Miliki proses terdokumentasi untuk mengajukan dan menyetujui pengecualian yang jarang terjadi terhadap jadwal retensi standar.
• Pengelolaan Terpusat: Jika memungkinkan, kelola kebijakan secara terpusat agar pembaruan lebih efisien dan duplikasi terhindari.

Tantangan Umum dalam Tata Kelola Retensi

1. Konflik KebijakanKebijakan yang tumpang tindih atau saling bertentangan dapat menyebabkan data terhapus terlalu cepat atau disimpan terlalu lama. Hindari hal ini dengan meninjau cakupan yang tumpang tindih secara rutin dan menetapkan prioritas yang jelas.
2. Kesalahan PenggunaKesalahan bisa terjadi, terutama saat penandaan manual atau penerapan pengecualian. Kurangi risikonya dengan otomatisasi dan pelatihan pengguna secara berkelanjutan, agar setiap orang memahami kebijakan yang berlaku.
3. Data LamaKonten lama yang disimpan berdasarkan aturan sebelumnya dapat menghambat upaya kepatuhan. Migrasikan atau standarkan data ini agar sesuai dengan kebijakan saat ini, dengan menggunakan alat untuk menandai dan menangani pengecualian.
4. Kebutuhan Organisasi yang KompleksOrganisasi besar sering memiliki banyak unit bisnis, masing-masing dengan kebutuhan unik. Gunakan tata kelola terpusat, templat, dan saluran komunikasi untuk menangani kompleksitas ini.
5. Menyesuaikan Diri dengan Perubahan Microsoft 365Microsoft terus memperbarui fitur di SharePoint dan layanan terkait. Ikuti terus praktik terbaik dan manfaatkan forum komunitas agar Anda dapat menyesuaikan diri dengan cepat seiring perkembangan yang terjadi.
6. Penumpukan DataPertumbuhan data yang berlebihan, mirip dengan penumpukan Teams, dapat dikendalikan dengan pembersihan otomatis dan kebijakan terpusat. Pertimbangkan panduan tentang mengatasi penumpukan data digital dari bidang terkait dalam manajemen siklus hidup, seperti saran dalam artikel ini tentang mengelola penumpukan Teams.

Dengan mengenali dan mengatasi tantangan ini, organisasi Anda akan lebih mudah membangun rencana tata kelola yang tangguh dan efektif.

Pentingnya Audit dan Pemantauan Kebijakan Retensi

Mengaudit dan memantau kebijakan retensi SharePoint Anda bukan sekadar pelengkap, melainkan keharusan agar organisasi tetap bersih dan patuh. Audit rutin memastikan kebijakan telah diatur dengan benar, diterapkan secara konsisten, dan selaras dengan regulasi yang terus berubah.

Microsoft 365 menyediakan log audit dan alat pelaporan yang memungkinkan Anda melacak aktivitas, mendeteksi anomali, serta memastikan pengaturan retensi berjalan sesuai harapan. Peringatan dan tinjauan terjadwal membantu Anda menemukan masalah lebih awal, sehingga mendukung mitigasi risiko secara berkelanjutan.

Dengan meninjau dan memperbarui kebijakan Anda secara proaktif, Anda menjaga keamanan data, membuktikan kepatuhan, dan tetap siap menghadapi perubahan regulasi yang mungkin muncul di masa depan.

Tata Kelola Retensi SharePoint: Poin Penting dan Langkah Selanjutnya

• Tinjau dan Perbarui Secara Berkala: Jadikan kebiasaan untuk sering memeriksa kebijakan retensi Anda, agar selalu mencerminkan regulasi dan kebutuhan bisnis terkini.
• Bentuk Tim Lintas Fungsi: Libatkan TI, hukum, pengarsipan, dan pengguna bisnis dalam perencanaan dan penerapan kebijakan—kerja tim menghasilkan hasil yang lebih baik.
• Utamakan Otomatisasi: Gunakan alat Microsoft 365 dan proses otomatis untuk meminimalkan pekerjaan manual, mengurangi risiko, dan meningkatkan konsistensi.
• Terus Belajar: Jangan berhenti belajar! Jika Anda ingin melihat bagaimana tata kelola yang kuat meningkatkan kolaborasi dan keamanan data, ambil inspirasi dari wawasan tata kelola Teams dalam panduan ini tentang membangun kolaborasi yang percaya diri melalui tata kelola.
• Bertindak Sekarang: Jangan menunggu audit atau pelanggaran data. Mulailah memperkuat tata kelola retensi SharePoint Anda hari ini, dan bangun ruang kerja digital yang lebih aman dan efisien.

pelajari tentang retensi: kebijakan retensi dan label retensi untuk SharePoint dan OneDrive

Apa itu kebijakan retensi dan label retensi SharePoint?

Kebijakan retensi atau label retensi SharePoint adalah aturan yang mengatur berapa lama konten disimpan, apakah konten dihapus secara otomatis, dan bagaimana konten dipertahankan untuk memenuhi kepatuhan. Kebijakan retensi umumnya berlaku secara luas (situs, grup Microsoft 365, atau OneDrive), sedangkan label retensi menandai item secara individual atau melalui kebijakan label yang diterapkan otomatis untuk mengontrol awal periode retensi atau memicu tinjauan disposisi.

Bagaimana kebijakan retensi dan label retensi bekerja dengan konten di SharePoint?

Pengaturan retensi bekerja pada konten dengan cara menerapkan kebijakan tingkat situs yang membuat item tunduk pada kebijakan retensi, atau dengan menerapkan label retensi yang menandai item. Label dapat diterapkan secara manual, diterapkan otomatis, atau melalui kebijakan adaptif; label menentukan awal periode retensi, misalnya dimulai saat pembuatan atau modifikasi, serta menentukan apa yang terjadi ketika periode retensi berakhir.

Haruskah saya menggunakan kebijakan retensi atau label retensi untuk organisasi saya?

Apakah menggunakan kebijakan retensi atau label retensi bergantung pada kebutuhan Anda: gunakan kebijakan retensi untuk cakupan kebijakan yang luas dan statis di banyak lokasi, dan gunakan label retensi saat Anda membutuhkan kontrol yang lebih granular, pelabelan yang menandai item, atau untuk memungkinkan pengguna menerapkan label retensi pada dokumen dan email tertentu. Banyak organisasi menggunakan keduanya bersama-sama untuk manajemen siklus hidup data.

Bagaimana cara membuat dan mengonfigurasi kebijakan retensi di Microsoft Purview?

Untuk membuat kebijakan retensi, buka portal Microsoft Purview (sebelumnya pusat kepatuhan Microsoft 365), pilih "Create a new retention policy", lalu pilih lokasi (situs SharePoint, akun OneDrive, Exchange, Teams). Tentukan jangka waktu dalam kebijakan retensi, putuskan apakah konten akan dipertahankan atau dihapus, lalu terapkan kebijakan untuk retensi dan simpan. Anda juga dapat mengonfigurasi kebijakan retensi agar mencakup atau mengecualikan situs tertentu, serta menentukan apakah pengaturan retensi dimulai saat konten dibuat, saat diubah, atau saat item diberi label.

Bagaimana cara menggunakan label retensi dan kebijakan label retensi yang diterapkan otomatis?

Label retensi dapat dibuat di portal Microsoft Purview dan dipublikasikan kepada pengguna, atau kebijakan label retensi yang diterapkan otomatis dapat dikonfigurasi untuk menemukan konten berdasarkan kata kunci, jenis informasi sensitif, atau kondisi lainnya. Setelah label retensi diterapkan, baik secara otomatis maupun manual, label tersebut mengendalikan awal periode retensi serta apakah konten akan dipertahankan atau dibuang saat periode retensi berakhir.

Apa yang dimaksud dengan awal dan akhir periode retensi?

Awal periode retensi adalah pemicu yang ditentukan dalam kebijakan atau label, misalnya tanggal dibuat, tanggal terakhir diubah, atau saat label retensi diterapkan. Akhir periode retensi terjadi ketika periode tersebut habis (misalnya tujuh hari untuk skenario retensi jangka pendek, atau beberapa tahun untuk rekaman). Pada titik itu, kebijakan dapat menghapus konten atau memulai tinjauan pembuangan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan agar retensi berlaku untuk konten SharePoint?

Lamanya waktu agar retensi berlaku bervariasi. Kebijakan retensi baru atau penetapan label retensi dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam untuk mulai berlaku. Dalam beberapa skenario, dokumentasi Microsoft mencatat bahwa pemrosesan di SharePoint dan OneDrive dapat memakan waktu hingga 7 hari. Banyak perubahan terlihat lebih cepat, tetapi tetap berikan waktu untuk pemrosesan dan pengindeksan oleh Microsoft Purview.

Apakah retensi berfungsi untuk file SharePoint dan file OneDrive yang disimpan di SharePoint?

Ya, retensi berfungsi untuk SharePoint dan OneDrive, dan mencakup file yang disimpan di pustaka dokumen SharePoint selama situs atau pustaka tersebut disertakan dalam kebijakan, atau file tersebut diberi label retensi. File yang tunduk pada pengaturan retensi dilindungi dari penghapusan dan tetap dapat ditemukan melalui eDiscovery selama kebijakan berlaku.

Bagaimana kebijakan dan label retensi bekerja dengan grup Microsoft 365 dan situs SharePoint?

Kebijakan retensi dapat menargetkan grup Microsoft 365 beserta situs SharePoint yang terkait. Ketika sebuah grup Microsoft 365 disertakan, file di situs SharePoint dan kotak surat grup tersebut tunduk pada jangka waktu dalam kebijakan retensi. Label retensi juga dapat diterapkan pada item di situs tersebut untuk memberikan aturan retensi tambahan atau berbeda.

Apakah pengaturan retensi dapat diwariskan atau ditetapkan secara berbeda di setiap situs?

Pengaturan retensi dapat dikonfigurasi pada cakupan yang berbeda. Untuk situs SharePoint, kebijakan umumnya diterapkan di tingkat situs. Label yang diterapkan pada item dapat secara otomatis mewarisi pengaturan retensi jika dikonfigurasi demikian. Anda dapat menetapkan pengaturan retensi yang sama ke beberapa situs, atau membuat aturan berbasis label yang lebih terperinci ketika diperlukan retensi berbeda untuk setiap jenis konten.

Bagaimana cara menyiapkan retensi SharePoint yang menerapkan label secara otomatis?

Untuk menyiapkan kebijakan label retensi yang diterapkan otomatis, buat label retensi di Microsoft Purview, tentukan kondisi (kata kunci, jenis informasi sensitif, lokasi), lalu aktifkan penerapan otomatis. Publikasikan kebijakan label ke lokasi SharePoint yang diinginkan. Sistem akan memindai konten dan secara otomatis menerapkan label retensi pada item yang memenuhi kriteria.

Apa yang terjadi saat periode retensi untuk konten SharePoint berakhir?

Ketika periode retensi berakhir, tindakan yang telah dikonfigurasi akan dijalankan. Konten dapat dihapus secara otomatis, dihapus secara permanen, atau ditandai untuk tinjauan pembuangan, bergantung pada kebijakan. Pemberitahuan tentang kebijakan retensi dan tindakan pembuangan tersedia bagi administrator, dan portal Microsoft Purview mencatat aktivitas retensi untuk pelaporan kepatuhan.

Dapatkah saya mengubah atau menghapus label retensi setelah diterapkan?

Anda dapat mengubah atau menghapus label retensi, tetapi jika konten tunduk pada kebijakan retensi yang mencegah penghapusan, menghapus label mungkin tidak langsung menghilangkan perlindungan retensi. Beberapa label membuat immutable hold; untuk mengubah perilakunya, Anda mungkin perlu menyesuaikan konfigurasi label di portal Microsoft Purview atau membuat kebijakan retensi baru dan memberi waktu agar perubahan diterapkan.

Apa perbedaan antara cakupan kebijakan retensi statis dan kebijakan adaptif?

Cakupan kebijakan retensi statis menargetkan lokasi tetap, seperti situs SharePoint, akun OneDrive, atau grup Microsoft 365 tertentu. Sebaliknya, kebijakan adaptif menggunakan kondisi untuk menyertakan konten atau lokasi secara dinamis berdasarkan atribut, sehingga cakupannya lebih luas dan lebih fleksibel seiring perubahan konten atau struktur organisasi.

Bagaimana cara mengonfigurasi pengaturan retensi agar diterapkan saat file dimodifikasi?

Saat membuat kebijakan atau label retensi, atur awal periode retensi ke "last modified" sehingga periode retensi dimulai dari tanggal modifikasi terakhir file. Dengan begitu, retensi diperbarui setiap kali pengguna mengubah konten, dan periode retensi akan dihitung ulang sesuai dengan itu.

Apakah SharePoint classic dan situs komunikasi mendukung label retensi dengan cara yang sama?

Sebagian besar fitur retensi modern didukung di situs tim modern SharePoint dan situs komunikasi, namun pengalaman SharePoint classic mungkin berbeda. Dokumentasi Microsoft Learn dan Microsoft Purview menunjukkan fitur mana yang berlaku untuk koleksi situs classic; selalu verifikasi kompatibilitasnya sebelum mengandalkan perilaku label tertentu di situs classic.

Bagaimana cara melihat konten mana yang tunduk pada kebijakan atau label retensi?

Administrator dapat menggunakan pelaporan di portal Microsoft Purview dan pengaturan retensi tingkat situs untuk melihat situs, pustaka, dan item mana yang tunduk pada retensi. Alat eDiscovery dan audit membantu menemukan konten yang termasuk dalam kebijakan retensi. Pengguna mungkin melihat pesan tentang kebijakan retensi pada file yang menunjukkan item tersebut tunduk pada pengaturan retensi.

Bisakah saya membuat kebijakan retensi yang hanya berlaku selama tujuh hari untuk pengujian retensi?

Bisa, Anda dapat membuat kebijakan retensi baru dengan periode singkat, seperti tujuh hari, untuk pengujian retensi. Tentukan periode tersebut dalam kebijakan retensi dan targetkan situs uji atau grup Microsoft 365 untuk memvalidasi perilakunya sebelum diterapkan secara luas. Beri waktu pemrosesan saat Anda memulai retensi untuk melihat hasil yang sebenarnya.

Bagaimana kebijakan retensi berinteraksi dengan legal hold dan eDiscovery?

Kebijakan retensi dan label retensi melengkapi legal hold dan eDiscovery dengan mempertahankan konten selama periode retensi yang ditentukan. Legal hold dapat mengesampingkan tindakan penghapusan agar konten tetap tersedia untuk investigasi. Gunakan fitur eDiscovery di Microsoft Purview untuk mencari dan mengekspor data yang tunduk pada retensi atau hold.

Apa pendekatan tata kelola yang direkomendasikan untuk kebijakan retensi SharePoint?

Praktik terbaiknya adalah menyusun rencana tata kelola yang menggabungkan kebijakan retensi untuk cakupan yang luas dengan label retensi untuk kontrol yang lebih granular, mendokumentasikan aturan manajemen siklus hidup data, menggunakan portal Microsoft Purview untuk konfigurasi terpusat, dan mengikuti panduan Microsoft Learn. Tentukan peran untuk administrator, petugas kepatuhan, dan pemilik situs, serta uji kebijakan di situs percontohan sebelum penerapan penuh.

Bagaimana pesan tentang kebijakan retensi memengaruhi pengguna akhir di SharePoint dan OneDrive?

Pengguna akhir dapat melihat pesan tentang kebijakan retensi saat membuka atau menghapus file, yang memberi tahu bahwa item tersebut tunduk pada label atau kebijakan retensi. Pesan ini menjelaskan mengapa penghapusan diblokir atau mengapa ada tindakan pelestarian, sehingga membantu pengguna memahami persyaratan tata kelola dan kepatuhan.

Bisakah saya menerapkan kebijakan retensi hanya pada pustaka atau folder tertentu?

Anda dapat menerapkan label retensi ke pustaka tertentu atau menggunakan aturan penerapan otomatis untuk menargetkan konten berdasarkan metadata atau kata kunci. Untuk kebijakan retensi yang luas, cakupannya umumnya di tingkat situs, tetapi pengecualian selektif dan penargetan berbasis label memungkinkan Anda menerapkan kontrol yang lebih presisi atas pustaka atau folder mana yang tunduk pada retensi.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan setelah saya membuat kebijakan retensi hingga kebijakan tersebut mulai berlaku?

Setelah Anda membuat kebijakan retensi, kebijakan tersebut dapat mulai diterapkan dalam hitungan jam, tetapi mungkin memerlukan waktu 24 hingga 72 jam untuk tersebar sepenuhnya, dan dalam beberapa kasus jarang hingga tujuh hari, bergantung pada pengindeksan konten dan pemrosesan layanan. Beri waktu bagi portal Microsoft Purview untuk menerapkan kebijakan di seluruh SharePoint dan OneDrive.

Alat apa saja yang dapat saya gunakan untuk memantau dan membuat laporan tentang kebijakan retensi dan label retensi?

Gunakan portal Microsoft Purview untuk membuat kebijakan dan laporan, pencarian log audit untuk aktivitas terkait retensi, serta laporan eDiscovery untuk memvalidasi preservasi. Tinjau laporan kepatuhan di Microsoft 365 secara berkala untuk memastikan pengaturan retensi sesuai dengan konten dan untuk melacak item mana saja yang tunduk pada kebijakan retensi.

Kebijakan Retensi SharePoint: Definisi Istilah Utama

🎧 Anda Juga Sebaiknya Dengarkan

• Microsoft Purview – Simply Explained

  Jelajahi konteks retensi dan kepatuhan.

• Microsoft 365 Governance Operating Model

  Pelajari kepemilikan dan kontrol keputusan.

• AI Agents – Simply Explained

  Pahami adopsi Microsoft 365 yang bertanggung jawab.