Copilot e criteri di conservazione: cosa deve sapere ogni amministratore di M365

By Mirko Peters · 2026-03-17 · Updated 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot: criteri di conservazione. Scopri i criteri di conservazione di Microsoft 365 per Copilot, le chat di Teams e le interazioni con Copilot.

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Titelbild: Copilot and Retention Policies: What Every M365 Admin Needs to Know

Se sei un amministratore nel mondo di Microsoft 365, sai già che la posta in gioco sul fronte della conformità è più alta che mai. Con Microsoft Copilot e altri strumenti basati sull'IA ormai integrati direttamente in M365, la gestione dei criteri di conservazione non è una semplice casella da spuntare: è un elemento centrale per proteggere l'organizzazione, garantirne la conformità e tenerla pronta per gli audit.

Copilot non si limita a esaminare documenti o email. Interagisce con i dati in modi nuovi, che introducono rischi specifici per il ciclo di vita dei dati, la governance e gli aspetti legali. Cosa è cambiato? Molto. I controlli di conservazione tradizionali, che funzionavano per Exchange o SharePoint, devono evolvere per coprire il modo in cui Copilot memorizza, riutilizza ed elimina i dati delle interazioni. Ignorarlo può esporti a rischi legali, fughe di dati o violazioni normative.

Oggi gli amministratori devono allineare i criteri di conservazione in Copilot non solo per la protezione dei dati e gli audit di conformità, ma anche per evitare brutte sorprese come i dati ombra o le lacune nei criteri non rilevate. Le strategie di governance efficaci per Copilot e l'applicazione tecnica sicura possono aiutarti a introdurre l'IA in sicurezza, con contratti solidi, controlli di accesso e conformità automatizzata integrata. Vediamo insieme cosa rende diversa la conservazione in Copilot e perché non puoi lasciarla al caso.

9 fatti sorprendenti su Copilot e i criteri di conservazione

La conservazione può influenzare i suggerimenti del modello: il luogo e la durata di conservazione della cronologia del codice o dei prompt possono modificare il contesto usato da Copilot, alterando i suggerimenti anche per prompt identici.
La conservazione aziendale potrebbe durare più di quanto ti aspetti: i log organizzativi e la telemetria collegati a Copilot possono essere conservati per motivi di conformità per mesi o anni, non solo per finestre di debug temporanee.
La separazione tra dati personali e dati organizzativi non è assoluta: anche quando Copilot separa i dati personali da quelli dell'organizzazione, i sistemi di conservazione e i backup possono creare copie sovrapposte che richiedono controlli tramite criteri.
I criteri di conservazione incidono sull'acquisizione di prove legali: i dati conservati da Copilot (frammenti di codice, prompt, cronologia delle chat) possono essere oggetto di acquisizione in contenziosi o audit se i criteri di conservazione li mantengono.
Una conservazione breve riduce la visibilità sull'"apprendimento" del modello: finestre di eliminazione aggressive possono limitare la capacità di verificare perché Copilot ha formulato determinate raccomandazioni, complicando il debug e le indagini sulla sicurezza.
Le impostazioni di conservazione possono diventare vettori di attacco: una conservazione configurata in modo errato (troppo lunga o accessibile) aumenta l'esposizione di codice proprietario, segreti o dati personali che Copilot può aver visto o registrato.
La conservazione interagisce con il fine-tuning e la telemetria: i dati conservati per la telemetria o per le pipeline di fine-tuning possono influenzare il comportamento futuro del modello, a meno che non vengano esplicitamente esclusi dai criteri.
Le diverse funzionalità di Copilot seguono regole di conservazione diverse: il completamento del codice, le trascrizioni delle chat, i feedback e la telemetria seguono spesso pianificazioni di conservazione e trattamenti legali distinti.
Le scelte sui criteri di conservazione incidono sulla fiducia degli utenti e sull'adozione: una conservazione trasparente e restrittiva aumenta notevolmente la disponibilità degli sviluppatori a usare Copilot in progetti sensibili, mentre una conservazione permissiva riduce l'adozione in azienda.

Capire i criteri di conservazione in Microsoft Copilot

I criteri di conservazione sono sempre stati una base della conformità in Microsoft 365, ma Copilot cambia le carte in tavola. A differenza dei classici file che restano lì ad aspettare, Copilot genera, elabora e memorizza nuovi dati di interazione a ogni prompt dell'utente e a ogni risposta generata dall'IA. I dati non sono più qualcosa che viene creato e poi dimenticato: sono una parte attiva del flusso di lavoro, che attraversa continuamente nuovi percorsi.

Qual è il punto? Copilot interagisce con i dati in modi che rompono lo schema tradizionale. Non servono controlli gestiti dall'amministratore solo per email o documenti, ma anche per le cronologie delle chat degli utenti, per il testo generato dall'IA e per il contesto che Copilot raccoglie. I normali timer di conservazione? Valgono anche qui, ma devi sapere esattamente quando e come partono questi conteggi, soprattutto quando è coinvolta l'IA generativa.

Con tutti questi cambiamenti, non basta più impostare un unico criterio di conservazione generico. Ora serve una strategia che tenga conto della natura cross-piattaforma di Copilot, dei diversi tipi di dati coinvolti e della complessità dei tempi: quando inizia la conservazione e quando va forzata l'eliminazione? Consideralo un nuovo livello della governance di Microsoft 365, che richiede attenzione costante e una configurazione deliberata.

Nelle sezioni seguenti vedrai come sono fatti concretamente i criteri di conservazione di Copilot, ne conoscerai i principi chiave e scoprirai come funziona la gestione del ciclo di vita dall'inizio alla fine. Questa è la tua guida per anticipare le lacune nei criteri, evitare che sfugga qualcosa e fare in modo che il tuo ambiente basato sull'AI sia davvero sicuro e conforme come deve essere.

Concetti fondamentali dei criteri di conservazione dei dati di Copilot

Definizione dei criteri di conservazione per Copilot: I criteri di conservazione stabiliscono per quanto tempo Copilot conserva i prompt degli utenti, gli output generati dall'AI e i metadati delle interazioni. Sono pensati per garantire che i dati non vengano mantenuti più a lungo del necessario per motivi di conformità, sicurezza o criteri organizzativi.
Tipi di dati di Copilot coperti: I tipi di dati più comuni includono le query degli utenti, le risposte generate da Copilot, il contesto raccolto per l'elaborazione e, a volte, i contenuti di documenti riassunti o referenziati. La conservazione si applica a tutti questi elementi, non solo ai log delle chat.
Quando iniziano i criteri di conservazione? Il conteggio della conservazione di solito parte dalla creazione, cioè quando si verifica un'interazione con Copilot oppure quando i dati vengono archiviati in una cartella nascosta della casella di posta associata o in un repository dei dati dell'applicazione. Questa tempistica è fondamentale per pianificare l'eliminazione.
Principi della tempistica dei criteri di conservazione: I periodi di conservazione di Copilot rispecchiano quelli del servizio Microsoft 365 con cui è integrato, come Exchange, SharePoint o Teams, ma gli artefatti specifici di Copilot potrebbero richiedere regole temporali esplicite per evitare sovrapposizioni e confusione.
Applicazione dei criteri e override: I criteri di conservazione possono essere impostati come solo conservazione, solo eliminazione oppure conservazione seguita da eliminazione. I dati di Copilot devono rispettare questi criteri, ma gli amministratori possono applicare override per blocchi legali o situazioni di conformità, spesso tramite Purview o controlli correlati.
Esempio pratico: Supponiamo che la tua organizzazione abbia un blocco legale di 7 anni sulle email finanziarie. I riepiloghi o le raccomandazioni generati da Copilot basati su quelle email diventano soggetti alla stessa conservazione. Se Copilot interagisce con dati provenienti da più carichi di lavoro, l'allineamento tra le piattaforme è essenziale per evitare lacune.
Integrazione con la governance più ampia di Microsoft 365: I criteri di conservazione per Copilot non sono isolati: lavorano in tandem con le impostazioni di SharePoint, OneDrive ed Exchange. Un disallineamento può creare rischi di conformità, quindi i criteri vanno rivisti e testati man mano che le funzionalità di Copilot evolvono.

Il processo di gestione del ciclo di vita dei dati per Copilot

Acquisizione del prompt: Il ciclo di vita inizia quando un utente interagisce con Copilot, digitando una query, generando un documento o chiedendo un riepilogo. Questo input, insieme a qualsiasi contenuto che Copilot recupera, viene acquisito come record all'interno del carico di lavoro pertinente (come Exchange o SharePoint).
Archiviazione dei dati: Dopo l'acquisizione, i dati dell'interazione vengono archiviati, spesso in una cartella nascosta della casella di posta o in un database crittografato associato all'utente o al carico di lavoro. La posizione di archiviazione influisce su come vengono applicati e verificati i criteri di conservazione.
Periodo di conservazione: Una volta archiviati, i dati di Copilot restano in attesa per il periodo di conservazione prescritto. Questo può essere impostato in Purview, con durate specifiche per ciascun tipo di contenuto. Durante questo periodo i dati possono essere individuati per indagini o audit, ma sono protetti da eliminazioni premature.
Gestione continua e monitoraggio: Gli amministratori possono monitorare lo stato del ciclo di vita tramite dashboard di conformità, log di controllo e job pianificati che segnalano le scadenze di conservazione imminenti, dando il tempo di intervenire se è necessario un blocco legale o un override manuale.
Eliminazione definitiva: Quando il periodo di conservazione scade e non ci sono override o blocchi, un job in background (come un job pianificato in Exchange o SharePoint) contrassegna i dati di Copilot per l'eliminazione definitiva. Questa eliminazione è irreversibile e supporta il principio di minimizzazione dei dati e la conformità in materia di privacy.
Visualizzazione del ciclo di vita: Immagina i dati di Copilot come un "fiume" governato da criteri: entrano con la cattura del prompt, si fermano negli isolotti di archiviazione, restano durante la conservazione e infine raggiungono la cascata di eliminazione. Ogni fase è controllata per la conformità.
Interventi sul ciclo di vita: Gli amministratori possono intercettare o mettere in pausa il ciclo di vita in punti chiave, applicando blocchi, correggendo configurazioni errate dei criteri o generando report per il monitoraggio della conformità. Così si ottengono sia flessibilità sia garanzie, elemento cruciale per i settori regolamentati. Per una visione più ampia sulla disciplina di governance di Microsoft 365, dai un'occhiata a questo approfondimento.

Archiviazione dei dati di Copilot e pratiche di sicurezza spiegate

Avere dei dati è una cosa, mantenerli al sicuro e gestirli nel modo corretto è un'altra. Quando introduci Microsoft Copilot nel tuo ambiente, non stai solo aggiungendo un assistente IA intelligente: stai introducendo nuovi dati, nuove posizioni di archiviazione e nuove considerazioni sulla sicurezza, con cui probabilmente non ti sei mai confrontato prima.

I dati di Copilot si trovano in luoghi che potrebbero sfuggire al radar: cartelle nascoste delle caselle di posta, archiviazione incorporata nelle applicazioni o database crittografati collegati a utenti e carichi di lavoro. La residenza dei dati (dove vengono archiviati geograficamente) è più di un dettaglio tecnico: può determinare la tua conformità a qualsiasi norma, dalla legislazione statunitense al GDPR.

Per quanto riguarda la sicurezza, l'approccio di Microsoft va oltre la semplice crittografia. Sono stati introdotti controlli di accesso, restrizioni per i dipendenti e una protezione rigorosa per i dati sensibili tramite le etichette di riservatezza. La condivisione con terze parti è, per impostazione predefinita, un fermo "no" per i contenuti di Copilot, ma è opportuno sapere esattamente come viene verificata e applicata, soprattutto con l'introduzione di nuovi punti di integrazione.

Nelle sezioni seguenti vedrai dove sono fisicamente archiviati i dati di Copilot, come Microsoft li protegge e cosa devi sapere su accesso dei dipendenti, condivisione esterna e protezione da fughe di dati. Con un'architettura di Copilot diversa dai classici carichi di lavoro di Exchange o SharePoint, comprendere questi cambiamenti non è facoltativo: è essenziale per qualsiasi amministratore che oggi gestisce rischi e conformità.

Posizioni di archiviazione dei dati di Copilot e aspetti geografici

Dove finiscono i dati di Copilot non è una riflessione secondaria: è un elemento centrale per affrontare i rischi di conformità e normativi. Microsoft Copilot archivia la maggior parte dei dati di interazione in repository specifici per utente o per carico di lavoro, spesso "nascosti" dall'accesso diretto degli utenti. Ad esempio, quando Copilot lavora con Outlook o Teams, i log di interazione e gli output generati vengono di solito archiviati nelle cartelle nascoste di Exchange Online o in database specifici delle applicazioni collegati agli account utente.

La residenza dei dati conta molto. Secondo la documentazione Microsoft, i dati di Copilot vengono archiviati nello stesso data center regionale del carico di lavoro M365 di origine. Quindi, se i dati Exchange della tua organizzazione si trovano in un data center statunitense, anche i dati di Copilot collegati a Exchange vi risiederanno. Un recente report di Gartner ha rilevato che il 67% delle aziende ha indicato la residenza dei dati come una delle principali preoccupazioni di conformità per l'IA nel 2024, soprattutto quando si trattano informazioni sensibili di pazienti o dati finanziari statunitensi.

Casi di studio mostrano che le organizzazioni con requisiti rigorosi di residenza dei dati limitata agli Stati Uniti possono affidarsi agli impegni di geo-fencing di Microsoft per i servizi di Copilot; tuttavia, gli amministratori dovrebbero verificare con attenzione le impostazioni di residenza dei carichi di lavoro per SharePoint, OneDrive o Teams, per evitare fuoriuscite accidentali di dati tra regioni. L'approccio di archiviazione fisica di Copilot può differire dai classici repository di SharePoint/OneDrive: i dati specifici delle applicazioni potrebbero essere più segmentati, il che aiuta la minimizzazione dei dati ma può complicare l'eDiscovery.

Gli esperti consigliano di rivedere ogni anno gli impegni regionali di archiviazione di Microsoft, dato che l'architettura può cambiare con nuove funzionalità o modifiche normative. In definitiva, l'archiviazione dei dati di Copilot è progettata per allinearsi alle impostazioni del tuo tenant, ma il compito dell'amministratore è convalidare e monitorare eventuali eccezioni, soprattutto quando si integrano team transfrontalieri o settori regolamentati particolarmente sensibili.

Protezione dei dati sensibili e controlli di accesso dei dipendenti

Etichette di riservatezza per i contenuti di Copilot: Microsoft estende le etichette di riservatezza di Purview ai contenuti generati e referenziati da Copilot. Se il prompt di un utente o la risposta di Copilot toccano dati riservati, le etichette di riservatezza limitano le operazioni consentite, bloccando l'inoltro, la copia o persino l'accesso in lettura a chiunque non sia autorizzato.
Accesso limitato dei dipendenti in Microsoft: Gli ingegneri backend e il personale dei data center di Microsoft non dispongono di accesso permanente ai dati di Copilot del tenant. L'accesso di emergenza segue rigorosi protocolli «break-the-glass», viene sottoposto ad audit e deve essere autorizzato esplicitamente. Questo riduce il rischio di fughe di dati interne.
Role-Based Access Control (RBAC) ed Entra ID: Gli amministratori possono definire con precisione chi nella tua organizzazione può accedere ai dati di Copilot, usando Entra ID e RBAC. Il controllo riguarda non solo i dati degli utenti finali, ma anche i log di audit amministrativi e le esportazioni di eDiscovery, con accessi bloccati durante l'onboarding, i cambi di ruolo o le uscite dall'organizzazione.
Crittografia dei dati di Copilot: Tutti i dati di Copilot, sia a riposo sia in transito, sono crittografati con algoritmi di livello enterprise. Anche se un soggetto non autorizzato tentasse di intercettare i contenuti, questi sarebbero matematicamente inutilizzabili.
Audit e alerting automatizzati: Microsoft registra ogni accesso ai dati di Copilot, che provenga da utenti, amministratori o processi automatizzati, così da disporre di una traccia di audit solida in caso di indagine. Per approfondimenti su sicurezza granulare dei dati e best practice di automazione, consulta le strategie di sicurezza di Dataverse.
Prevenzione delle divulgazioni non autorizzate: Sono previsti controlli per impedire la diffusione accidentale di output sensibili generati da Copilot, tra cui restrizioni basate su criteri, regole DLP e avvisi su schemi di accesso anomali, in modo che i tuoi dati sensibili non escano dalla porta virtuale.

Gestione della condivisione con terze parti e del trattamento dei dati delle applicazioni

Nessuna condivisione predefinita con terze parti: Per impostazione predefinita, i dati di Copilot non sono resi disponibili a soggetti esterni o ad app esterne a Microsoft 365. Questo criterio mantiene prompt e risposte degli utenti all'interno dell'organizzazione, riducendo il rischio di fughe di dati.
Trattamento rigoroso dei dati delle applicazioni: I dati delle app di Copilot restano confinati al servizio M365 pertinente, con confini applicativi espliciti, così da evitare che vengano esposti involontariamente tramite bot di Teams, chiamate API o connettori.
Audit delle richieste di accesso esterno: Puoi usare l'audit avanzato per monitorare e segnalare qualsiasi tentativo di condivisione non autorizzata o rischiosa con terze parti, proprio come i controlli avanzati di SharePoint/OneDrive descritti qui.
Restrizioni imposte dagli amministratori: Gli amministratori dispongono degli strumenti per limitare ulteriormente la condivisione: emettere nuovi criteri, disattivare connettori rischiosi e rivedere proattivamente i log di audit della condivisione per i carichi di lavoro di Copilot.

Requisiti di conformità e normativi per i dati di Copilot

Se punti alla piena conformità nell'era di Microsoft Copilot, non puoi semplicemente dare per scontato che i tuoi vecchi criteri ti coprano. Le richieste normative su intelligenza artificiale e contenuti generati dagli utenti stanno diventando sempre più severe, soprattutto per gli enti pubblici, le organizzazioni sanitarie o finanziarie. Copilot introduce una classe di dati completamente nuova, e questo significa ripensare sia l'applicazione dei criteri sia la strategia di audit.

Questa sezione ti offre una panoramica degli standard normativi come GDPR, HIPAA e altri, mostrando dove si colloca Copilot e cosa cambia. Vedrai come allineare i controlli di Copilot con i blocchi legali a livello aziendale, le tutele della privacy e i requisiti di audit. Non si tratta solo di far esistere i criteri, ma di applicarli correttamente in ogni fase e di essere in grado di dimostrarlo ad auditor o autorità di vigilanza.

Vedremo anche come strumenti come Purview e Defender for Cloud possano unificare il monitoraggio della conformità e la reportistica continua, così da non dover inseguire gli eventi quando arriva un audit. Se vuoi approfondire gli errori più comuni nella conservazione e nella deriva di conformità, dai un'occhiata a questo episodio sulla deriva di conformità di Microsoft 365: è illuminante.

Continua a leggere per capire quali normative principali riguardano Copilot, come Microsoft mappa i controlli per ciascuna e come potenziare i flussi di lavoro di eDiscovery e audit per proteggere l'organizzazione quando arrivano avvocati o autorità di vigilanza.

Conformità con i requisiti statunitensi e gli standard normativi globali

Conformità al GDPR: Copilot deve garantire che i dati dei residenti UE siano trattati in modo lecito, archiviati con finalità chiaramente limitate e possano essere eliminati o esportati su richiesta. La residenza dei dati e il consenso sono fondamentali per la conformità al GDPR.
Garanzie HIPAA per i dati sanitari: Per i fornitori di servizi sanitari statunitensi, le interazioni con Copilot che coinvolgono informazioni sanitarie protette (PHI) devono rispettare le regole HIPAA in materia di sicurezza e privacy. Le trasmissioni dei dati sono cifrate e i controlli di accesso sono applicati per proteggere le PHI.
Gestione della conformità specifica per gli USA: Le agenzie federali, statali e locali hanno bisogno che Copilot supporti FedRAMP, CJIS e altri framework di conformità specifici per gli USA. I dati sono archiviati sul territorio nazionale e i requisiti di tracciamento degli audit e di segnalazione degli incidenti sono soddisfatti dai controlli nativi di Microsoft.
Presenze transfrontaliere e multiregionali: Le organizzazioni multinazionali devono assicurarsi che Copilot non crei disallineamenti accidentali nei criteri tra le regioni UE, USA e APAC. La configurazione del tenant e la revisione dei criteri sono fondamentali per prevenire conflitti di residenza o di accesso ai dati.
Best practice per l'allineamento normativo: Usa una combinazione di Purview DLP, etichettatura automatica, RBAC e report di audit per colmare le lacune tra Copilot e carichi di lavoro come Exchange o SharePoint. Questo approccio unificato è essenziale per una conformità completa. Per il monitoraggio continuo e la risoluzione automatizzata, dai un'occhiata a gestione della conformità con Defender for Cloud.
Documentazione dei criteri e raccolta delle evidenze: Conserva una documentazione completa della progettazione, dell'applicazione e della gestione degli incidenti dei criteri di Copilot, da usare in sede di audit. Testa i criteri in modo proattivo e mantieni una mappa chiara delle responsabilità tra le business unit globali.

Abilitare eDiscovery e le funzionalità di audit per Copilot

Integrazione con eDiscovery: I contenuti, i prompt e le risposte generati da Copilot sono indicizzati per l'eDiscovery di conformità, consentendo ai team legali, HR o di sicurezza di eseguire ricerche sulle interazioni degli utenti esattamente come su email o chat.
Flusso di lavoro per il blocco legale: Quando viene attivato un blocco legale, i dati di Copilot soggetti a tale blocco vengono contrassegnati e conservati indipendentemente dalle altre impostazioni di conservazione. Il contenuto non viene eliminato finché il blocco non viene rimosso, riducendo l'esposizione legale.
Gestione della traccia di audit di Purview: Ogni interazione con Copilot può essere tracciata tramite i log di audit, che documentano le azioni degli utenti, le modifiche amministrative e i processi di conservazione ed eliminazione in background. I team che usano Purview Premium dispongono di funzionalità estese di conservazione e tracciamento forense. Ti interessano le pratiche di audit avanzate? Consulta l'approfondimento su Purview Audit.
Report difendibili per le autorità di vigilanza: Gli strumenti di eDiscovery e di audit aiutano legali e amministratori della conformità a produrre report con marcatura temporale e protetti da manomissioni, elementi chiave per soddisfare con sicurezza le richieste di autorità di vigilanza o tribunali.
Monitoraggio proattivo della conformità: Avvisi automatici e controlli continui dei criteri individuano le deviazioni dei criteri prima che diventino un problema per il business. L'integrazione con gli strumenti SIEM/SOAR porta la preparazione forense e il rilevamento dei rischi in tempo reale a un livello superiore.
Visualizzazione dell'audit del ciclo di vita dei dati: Dashboard e log permettono agli amministratori di seguire il ciclo di vita dei dati di Copilot dal prompt all'eliminazione, mostrando a colpo d'occhio i trigger di conservazione, i blocchi e le pianificazioni di eliminazione.

Eliminazione dei dati e offboarding degli utenti in Copilot

Impostare un flusso di lavoro solido per l'eliminazione dei dati e l'offboarding degli utenti in Copilot è fondamentale. I dati non si eliminano da soli, e i contenuti degli ex dipendenti possono facilmente rimanere lì, trasformandosi in una bomba a orologeria per la conformità o in una responsabilità se non vengono gestiti correttamente. Copilot, come il resto di Microsoft 365, offre diversi strumenti basati su criteri per garantire che le informazioni vengano cancellate alla scadenza, oppure conservate se i legali lo richiedono.

Ciò che conta di più è capire come funziona l'eliminazione nel mondo di Copilot. Non si tratta solo di svuotare il cestino. Le sostituzioni dei criteri di conservazione, i processi pianificati e le verifiche dei percorsi dei contenuti contribuiscono tutti a garantire che i contenuti vengano ripuliti, senza eccezioni. La tempistica dei criteri diventa una considerazione strategica: quando inizia a decorrere il conteggio per gli elementi di Copilot e cosa puoi fare se qualcosa deve essere rimosso prima (o conservato più a lungo) del previsto?

La offboarding, nel frattempo, significa curare ogni dettaglio man mano che il personale lascia l'azienda: assicurarsi che gli accessi vengano revocati, che i dati vengano conservati o eliminati secondo i criteri previsti e che la conformità venga verificata in ogni fase. Trascurare anche una sola casella di posta o una cartella nascosta può tornare a presentare il conto durante un audit o, peggio ancora, in un contenzioso.

Ti guideremo nella configurazione dei criteri di eliminazione, delle eccezioni e dei flussi di lavoro personalizzati per gli scenari chiave di Copilot. Riceverai anche una checklist con le best practice per l'offboarding, per mantenere l'organizzazione in ordine, conforme alla normativa e pronta a qualsiasi evenienza.

Come configurare eliminazione dei dati ed eccezioni di conservazione

Identifica i percorsi dei contenuti dei dati di Copilot: Prima di configurare l'eliminazione, mappa dove risiedono i dati di Copilot: cartelle nascoste della casella di posta, chat di Teams, database delle applicazioni o file integrati in SharePoint. Usa Purview e le dashboard di conformità per assicurarti che nessun percorso dei dati venga trascurato.
Configura criteri di sola eliminazione: Per gli scenari in cui la conservazione non è richiesta, configura criteri di sola eliminazione in Purview o tramite PowerShell. Definisci trigger e tempistiche chiari, ad esempio eliminare i prompt di Copilot dopo 30 giorni se non contengono dati regolamentati.
Applica controlli di conservazione seguita da eliminazione: Nei settori regolamentati, combina conservazione ed eliminazione: imposta un periodo di conservazione obbligatorio, quindi elenca le condizioni specifiche in base alle quali i dati di Copilot devono essere eliminati definitivamente. Verifica che i processi pianificati siano abilitati per avviare automaticamente l'eliminazione alla scadenza del periodo di conservazione.
Sfrutta le eccezioni ai criteri di conservazione: Quando cambiano le esigenze legali o di conformità, applica eccezioni ai criteri a livello di contenitore di dati o di utente. Un'eccezione può sospendere le eliminazioni (tramite un blocco per uso legale) oppure estendere la conservazione per record specifici. Le eccezioni sono visibili nei log di audit, a garanzia della difendibilità del processo.
Monitora i flussi di lavoro di eliminazione: Usa i log delle attività e i report dei processi pianificati per tenere traccia di quando i dati di Copilot sono programmati per l'eliminazione e verifica che la rimozione avvenga effettivamente. Testa i criteri eseguendo processi di revisione e controlli a campione, così da assicurarti che la conformità non resti solo teorica.
Personalizzazione per scenari specifici di Copilot: Per le funzionalità di Copilot integrate con più carichi di lavoro, assicurati che i criteri siano allineati su tutte le piattaforme pertinenti (Exchange, Teams, SharePoint) per evitare lacune o conflitti nella conservazione: è un passaggio chiave della governance trasversale tra piattaforme.
Esempio pratico: Supponiamo che i prompt di Copilot di un manager in uscita facciano riferimento a documenti HR sensibili. Esamineresti i percorsi dei contenuti, applicheresti eventuali blocchi per uso legale richiesti e metteresti in coda i prompt per l'eliminazione pianificata, usando un criterio di tipo "conserva e poi elimina" per chiudere il cerchio e proteggere l'organizzazione.

Strategie di offboarding degli utenti e di conservazione dei dati di Copilot

Conservazione dei dati guidata dai criteri per il personale in uscita: Applica i criteri di conservazione (o di eliminazione) ai dati di Copilot associati agli account degli ex dipendenti e assicurati che le caselle di posta degli ex dipendenti, incluse le cartelle nascoste, siano contrassegnate correttamente.
Revoca automatica dell'accesso: Usa Entra ID o PowerShell per disabilitare e rimuovere l'accesso ai carichi di lavoro di Copilot durante l'offboarding, chiudendo qualsiasi vettore di esposizione accidentale o dolosa.
Registra e documenta le azioni di offboarding: Conserva log dettagliati delle applicazioni dei criteri, delle eliminazioni e delle rimozioni degli accessi, per poter difendere il processo nelle verifiche normative. Per consigli sulla protezione degli account ospiti e degli ex dipendenti, consulta questa guida su come gestire gli account ospiti di M365.
Documentazione legalmente difendibile: Assicurati che tutti i passaggi dell'offboarding possano essere sottoposti a audit, verificati e riprodotti come prova di conformità in caso di contenzioso o di richiesta di accesso da parte dell'interessato.

Elaborazione dei dati di Copilot e utilizzo per l'addestramento dell'IA

Una domanda che sta a cuore a molti amministratori: dove finiscono i dati di Copilot dopo che si preme "Invio", e vengono usati per addestrare i modelli di IA di Microsoft? Capire l'approccio tecnico di Copilot all'elaborazione dei dati è fondamentale, non solo per la conformità, ma anche per la privacy e la fiducia degli utenti. I dati non vengono semplicemente elaborati e scartati. Possono confluire nei file di log, nelle cartelle nascoste e, a seconda dei criteri, potrebbero persino essere considerati per futuri addestramenti dell'IA se non sono in vigore determinate salvaguardie.

Microsoft cammina su un filo sottile: da un lato permettere a Copilot di imparare e migliorare, dall'altro assicurarsi che i dati degli utenti non vengano usati in modo improprio o esposti per errore al machine learning al di fuori della tua organizzazione. Esiste un solido sistema di controlli che attiva verifiche aggiuntive in base alla sensibilità dei dati, alla loro origine o alle impostazioni di consenso dell'utente.

Le prossime due sezioni chiariscono come Copilot gestisce l'input dell'utente, dall'acquisizione fino all'archiviazione protetta, ed espongono i criteri precisi che Microsoft applica per far sì che la maggior parte dei dati di Copilot resti fuori dal bacino di addestramento dell'IA per impostazione predefinita. Gli amministratori otterranno anche informazioni su le salvaguardie di IA responsabile, i meccanismi di opt-out e su cosa comporta il processo di inclusione/esclusione nelle implementazioni reali.

Con le autorità di regolamentazione sempre più attente, ogni anno, alla trasparenza dell'IA e alla corretta gestione dei dati di addestramento dei modelli, conoscere questi flussi non è un semplice dettaglio tecnico: è fondamentale per difendere la propria postura sull'IA quando arrivano domande sulla privacy (o gli auditor).

Dettagli tecnici dell'elaborazione dei dati di Copilot

Copilot elabora i prompt dell'utente acquisendo il testo digitato, recuperando il contesto associato dai carichi di lavoro collegati e generando i risultati tramite server sicuri. I prompt degli utenti e le risposte generate vengono registrati come record strutturati, spesso archiviati in cartelle nascoste della casella di posta o in database dedicati, a seconda del carico di lavoro di Microsoft 365 coinvolto. I dati sono cifrati sia a riposo sia in transito, per impedire accessi non autorizzati.

La logica di conservazione è integrata nella pipeline di elaborazione dei dati. Una volta creati il prompt e la risposta, job pianificati o motori dei criteri determinano per quanto tempo l'interazione resta archiviata prima di essere eliminata, secondo il criterio di conservazione della tua organizzazione. Copilot stesso non elabora né archivia dati al di fuori degli ambienti autorizzati, così da rispettare i confini di conformità.

Criteri sui dati di addestramento dell'IA e restrizioni sull'utilizzo dei dati

Esclusione predefinita dall'addestramento dei modelli di IA: per impostazione predefinita, Copilot in Microsoft 365 non utilizza i dati dell'organizzazione (prompt, risposte o contesto) per addestrare modelli di IA pubblici o condivisi. In questo modo le informazioni aziendali e personali sensibili non vengono riutilizzate per migliorare modelli di IA al di fuori del tuo tenant.
Addestramento dell'IA solo con consenso esplicito: in programmi speciali o per eccezione decisa dall'amministratore, alcuni dati di Copilot possono essere considerati per il miglioramento dell'IA, ma solo dopo che è stato concesso un consenso esplicito dell'utente o dell'organizzazione. Banner di adesione e impostazioni dei criteri rendono il processo trasparente e verificabile.
Salvaguardie per l'IA responsabile: i dati contrassegnati come sensibili o con etichette di riservatezza elevata vengono esclusi automaticamente da qualsiasi bacino di addestramento, indipendentemente dalle impostazioni dei singoli utenti. Microsoft applica questa regola con una combinazione di logica dei criteri, controlli tecnici e verifiche di conformità.
Audit e supervisione dell'utilizzo dei dati: gli amministratori possono consultare i log di inclusione nell'addestramento dell'IA e lo stato di opt-out per utente o per carico di lavoro. I report aiutano i responsabili della conformità a dimostrare, se necessario, che le interazioni sensibili di Copilot non sono mai uscite dai confini dell'organizzazione. Per una prospettiva concreta sull'IA responsabile, scopri il ruolo dei comitati di governance nella gestione del rischio dell'IA.
Adattamenti dinamici dei criteri: etichette di riservatezza, analisi dei rischi e trigger del ciclo di vita possono regolare automaticamente se determinati dati di Copilot vengono considerati per l'apprendimento dell'IA. Se il ruolo di un utente cambia o i dati vengono riclassificati, i criteri di conservazione e di inclusione nell'IA possono adattarsi al volo, mantenendo la conformità in ambienti in evoluzione.
Esclusione dall'addestramento di modelli di terze parti: i dati di Copilot non vengono mai condivisi con piattaforme di IA di terze parti, come ChatGPT Enterprise o modelli esterni di Microsoft Foundry, a meno che non siano concessi opt-in contrattuali molto espliciti e registrati. Per impostazione predefinita, la maggior parte delle organizzazioni non vedrà mai i propri dati di Copilot lasciare i cloud sicuri di Microsoft.
Supervisione continua dei criteri: comitati di governance e criteri del control plane sono fondamentali per monitorare e far rispettare un utilizzo responsabile. Come illustrato in dettaglio in questa guida sulla governance sicura dell'IA, non si tratta solo della configurazione tecnica, ma anche di revisione continua, separazione tra piani operativi e piani di controllo e mitigazione proattiva dei rischi dell'IA.

Domande frequenti: microsoft 365 copilot e criteri di conservazione

Qual è il rapporto tra Microsoft 365 Copilot e i criteri di conservazione?

Microsoft 365 Copilot utilizza i contenuti archiviati nei servizi di Microsoft 365, quindi i criteri di conservazione e le etichette di conservazione configurati in Microsoft Purview continuano ad applicarsi ai contenuti a cui Copilot può accedere. Per Copilot, la conservazione significa che gli elementi sottostanti (email, file di SharePoint, chat di Teams e interazioni con Copilot) restano soggetti alle regole di conservazione e di eliminazione. Un criterio di conservazione viene configurato e applicato tramite il portale di Microsoft Purview per soddisfare i requisiti di conformità e prevenire perdite di dati indesiderate.

In che modo i criteri di conservazione per Copilot influiscono sulle chat di Teams e sulle interazioni con Copilot?

I criteri di conservazione per Teams possono includere chat di Teams, canali e registrazioni delle riunioni. Quando Copilot in Teams genera o archivia contenuti di interazione, tali contenuti sono soggetti agli stessi criteri di conservazione dei team. Se un criterio è configurato per conservare e poi eliminare, i contenuti correlati a Copilot vengono conservati per il periodo di conservazione e poi eliminati al termine di tale periodo, garantendo la conformità e riducendo la conservazione eccessiva.

Come si crea e si configura un criterio di conservazione per i dati di Copilot?

Per creare un criterio di conservazione, vai al portale di Microsoft Purview e crea e configura i criteri di conservazione destinati alle posizioni in cui risiedono i dati di Microsoft 365 Copilot (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams). Usa ambiti statici per i criteri di conservazione oppure includi gruppi di Microsoft 365 o caselle di posta specifiche. Configura le azioni del criterio (solo conservazione oppure conservazione e successiva eliminazione), imposta i periodi di conservazione e attiva il criterio quando sei pronto. Per una guida passo passo, consulta la documentazione su conservazione in Microsoft Learn.

Quanto tempo serve perché la conservazione inizi a funzionare dopo l'applicazione di un criterio?

La conservazione inizia a funzionare non appena il criterio di conservazione viene pubblicato, ma l'applicazione concreta può richiedere del tempo: i criteri possono impiegare fino a 24 ore o più per essere applicati completamente in tutte le posizioni. Il periodo di conservazione in genere inizia al momento della creazione o della modifica dell'elemento, a seconda della configurazione del criterio. Per questo è importante capire quando inizia il periodo di conservazione e come interagiscono più impostazioni di conservazione (etichette e criteri) nel tuo tenant.

Che cosa succede se più criteri di conservazione o etichette si applicano agli stessi contenuti di Copilot?

Quando si applicano più criteri di conservazione, la logica di conservazione di Microsoft 365 sceglie l'impostazione più restrittiva, cioè quella che mantiene i contenuti per più tempo. Se un'etichetta di conservazione viene applicata a un contenuto e un criterio di conservazione copre anche lo stesso elemento, di norma prevalgono i criteri che conservano più a lungo o che impediscono l'eliminazione. Puoi verificare i conflitti tra criteri nel portale di Microsoft Purview per assicurarti del risultato desiderato per i contenuti di Copilot, e consultare la documentazione sui criteri di conservazione di Microsoft 365 per pianificare lo scenario con un singolo criterio o con più criteri.

Copilot può accedere a contenuti soggetti a un blocco di conservazione o a un blocco per controversia legale?

Sì, Copilot può accedere ai contenuti per la generazione e la sintesi se l'utente dispone delle autorizzazioni necessarie su tali contenuti. I blocchi di conservazione e i blocchi per controversia legale impediscono l'eliminazione e mantengono i contenuti nella loro posizione. I blocchi sono separati dai criteri di conservazione e fanno parte dei controlli di sicurezza e conformità di Microsoft 365: se un contenuto è soggetto a conservazione o a blocco legale, resta disponibile per soddisfare i requisiti di conformità e non viene rimosso dalle azioni di eliminazione previste dalla conservazione.

In che modo i criteri di conservazione e la prevenzione della perdita di dati (DLP) lavorano insieme con Copilot?

I criteri di conservazione si concentrano sulla conservazione o sull'eliminazione dei contenuti in base alle regole di conformità, mentre la prevenzione della perdita di dati e i relativi controlli impediscono l'esposizione di dati sensibili. Per Copilot e le app di intelligenza artificiale, combina i criteri di conservazione per i dati di Microsoft 365 Copilot con i criteri DLP per ridurre i rischi di perdita di dati: configura le regole DLP per le chat di Teams e le interazioni con Copilot, limita la condivisione e monitora l'utilizzo di Copilot. Usa Copilot Studio e i controlli di governance per limitare i contenuti che Copilot può acquisire e garantire che i requisiti di conformità vengano rispettati.

Dove possono gli amministratori informarsi sulla conservazione per Copilot e verificare la configurazione dei criteri?

Gli amministratori dovrebbero consultare Microsoft Learn e il portale Microsoft Purview per informazioni su criteri di conservazione, conservazione ed eliminazione e particolarità delle posizioni dei criteri di conservazione. Nel portale Purview puoi creare un criterio di conservazione, verificare che sia configurato correttamente, visualizzare quali elementi sono soggetti a conservazione e monitorare la distribuzione del criterio. Per indicazioni specifiche su Copilot, consulta la documentazione di riferimento per copilot for Microsoft 365 e copilot studio, per capire come vengono gestiti i dati di Microsoft 365 Copilot e in che modo i criteri di conservazione per Copilot si integrano con i flussi di lavoro di conformità esistenti.