Come mappare ciò che le persone fanno davvero in Microsoft 365 (invece di ciò che pensi facciano)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Mappa ciò che le persone fanno in Microsoft 365 per scoprire i comportamenti reali e migliorare la collaborazione con strumenti come Teams e Planner.

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In un ambiente di lavoro digitale è fondamentale mappare ciò che le persone fanno per capire davvero le loro attività. Molte organizzazioni fanno supposizioni sui comportamenti dei propri team, ma spesso queste differiscono dalla realtà. Ad esempio, potresti pensare che disattivare la condivisione esterna limiti la collaborazione, mentre il tuo team potrebbe ricorrere invece alle chat di Teams. Per colmare questo divario, puoi usare diversi strumenti di Microsoft 365, come:

• Attività di Outlook
• Microsoft 365 Planner
• Elenchi attività di SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Questi strumenti ti aiutano a mappare efficacemente ciò che le persone fanno e a ottenere informazioni sul comportamento reale del tuo team.

Punti chiave

• Mappare le attività del team in Microsoft 365 aiuta a scoprire i comportamenti reali, portando a decisioni migliori.
• Individua le zone di supposizione per capire dove le tue percezioni sull'uso degli strumenti possono differire dalla realtà.
• Usa i log di controllo per monitorare le interazioni degli utenti e rilevare attività insolite che potrebbero indicare minacce alla sicurezza.
• Analizza il rapporto tra creazione e utilizzo per individuare inefficienze nel flusso di lavoro del team e migliorare la produttività.
• Concentrati sulle metriche di collaborazione per capire come interagiscono i team e migliorare la comunicazione all'interno dell'organizzazione.
• Sfrutta Skills Copilot per allineare le competenze dei dipendenti ai loro ruoli, favorendo una forza lavoro più capace e produttiva.
• Valuta regolarmente e adegua i tuoi criteri di governance per allinearli al comportamento reale degli utenti, migliorando la sicurezza e la soddisfazione degli utenti.
• Adotta pratiche di governance adattiva per migliorare continuamente la conformità e soddisfare le esigenze aziendali in evoluzione.

Individuare le zone di supposizione

Nel tuo ambiente Microsoft 365 probabilmente hai diverse supposizioni su come le persone usano gli strumenti disponibili. Queste supposizioni possono portare a fraintendimenti sui comportamenti reali. Ecco alcune supposizioni comuni che fanno le organizzazioni:

1. Protezione dei dati: molte organizzazioni ritengono che Microsoft 365 protegga di per sé i dati. Questa supposizione è fuorviante. Sebbene la piattaforma si concentri sulla disponibilità del servizio, non garantisce un ripristino completo dei dati. Le eliminazioni accidentali e i limiti di conservazione possono causare perdite di dati irreversibili. Ricorda che la protezione dei dati è una responsabilità condivisa tra l'organizzazione e la tecnologia.

2. Controllo della condivisione esterna: potresti pensare che disattivare la condivisione esterna limiti la collaborazione. Tuttavia, il tuo team potrebbe trovare altri modi per condividere informazioni, come le chat di Teams o gli account di posta personali. Questo può creare rischi significativi.

3. Proliferazione di Teams: le organizzazioni spesso presumono che gestire efficacemente Teams significhi controllare il numero di canali e team creati. In realtà, gli utenti possono creare canali privati o duplicare team, con conseguenti confusione e inefficienza.

4. Etichette di riservatezza: potresti supporre che applicare le etichette di riservatezza garantisca la sicurezza dei dati. Tuttavia, se gli utenti non comprendono queste etichette o non sanno come applicarle correttamente, le informazioni sensibili potrebbero comunque essere esposte.

Comprendere queste zone di supposizione è fondamentale. Ti permette di individuare dove le tue percezioni potrebbero non corrispondere alla realtà.

Rischi della condivisione esterna

Quando si parla di condivisione esterna, le organizzazioni spesso sottovalutano i rischi coinvolti. Ecco alcune potenziali insidie:

• Visibilità involontaria: impostazioni di condivisione errate possono concedere l'accesso alle persone sbagliate.
• Maggiore esposizione a violazioni dei dati: condividere dati sensibili senza necessità aumenta il rischio di attacchi informatici.
• Postura di sicurezza indebolita: controlli di accesso poco rigorosi creano vulnerabilità sia per minacce interne sia esterne.
• Impatto sugli strumenti di IA: strumenti come Microsoft Copilot possono far emergere dati sensibili non destinati all'accesso pubblico.
• Rischi interni ed esterni: condividere dati interni con dipendenti non autorizzati o con soggetti esterni aumenta l'esposizione.
• Violazioni della privacy: l'eccessiva condivisione può violare la privacy delle persone, soprattutto quando informazioni personali vengono rese disponibili a chi non dovrebbe avervi accesso.
• Violazioni dei dati: nel caso peggiore, l'eccessiva condivisione può portare a una violazione dei dati, esponendo informazioni sensibili o riservate.

Riconoscendo queste zone di assunzioni implicite, puoi iniziare a mappare ciò che le persone fanno realmente in Microsoft 365. Questa comprensione ti aiuterà a prendere decisioni consapevoli in materia di governance e sicurezza.

Analizzare i segnali di comportamento reali

Capire come le persone interagiscono con gli strumenti di Microsoft 365 è essenziale per una governance efficace. Puoi ottenerlo analizzando i segnali di comportamento reali tramite i log di controllo e i pattern di attività.

Log di controllo e pattern di attività

I log di controllo di Microsoft 365 forniscono una grande quantità di informazioni sulle interazioni degli utenti. Questi log registrano diverse attività, tra cui:

• Attività di accesso
• Accesso ai file
• Interazioni via email

Analizzando questi log puoi rilevare anomalie e correlare gli eventi. Questo monitoraggio proattivo ti aiuta a individuare attività insolite che potrebbero indicare minacce alla sicurezza. Ad esempio, se un utente accede a file sensibili al di fuori dell'orario di lavoro, potrebbe trattarsi di un potenziale problema di sicurezza.

Ecco alcune attività principali registrate nei log di controllo di Microsoft 365:

Esaminando queste categorie puoi capire come le persone usano Microsoft 365. Questa comprensione ti permette di prendere decisioni consapevoli in materia di governance e sicurezza.

Rapporti tra creazione e utilizzo

Un altro aspetto importante della mappatura dei comportamenti è analizzare il rapporto tra la creazione e l'utilizzo di documenti e strumenti. Potresti scoprire che, mentre molti file vengono creati, non tutti vengono effettivamente utilizzati. Questa discrepanza può rivelare inefficienze nel flusso di lavoro del tuo team.

Per valutare questi rapporti, considera i seguenti passaggi:

1. Identifica gli elementi creati: tieni traccia del numero di file, attività o progetti creati in un determinato periodo.
2. Misura l'utilizzo: analizza quanto spesso questi elementi vengono consultati o utilizzati dal tuo team.
3. Calcola i rapporti: dividi il numero di elementi attivi per il totale degli elementi creati per determinare il rapporto di utilizzo.

Un rapporto di utilizzo basso può indicare che le persone non trovano valore in determinati strumenti o documenti. Questo dato può aiutarti a perfezionare il tuo ambiente Microsoft 365 per rispondere meglio alle esigenze del team.

Analizzando questi segnali di comportamento reali, puoi andare oltre le supposizioni e avere un quadro più chiaro di come le persone interagiscono con Microsoft 365. Questa conoscenza ti consente di adattare efficacemente le tue strategie di governance.

Mappa ciò che fanno le persone

Concentrati sulla collaborazione

Per mappare cosa fanno davvero le persone in Microsoft 365, concentrati sulla collaborazione. Capire come interagiscono i tuoi team può far emergere schemi nascosti che migliorano la produttività. Inizia analizzando i dati dell'attività del calendario. Questi dati forniscono informazioni su durata, frequenza e numero di partecipanti alle riunioni. Puoi individuare le tendenze di collaborazione osservando quanto spesso i tuoi team si riuniscono e per quanto tempo.

Poi esamina i modelli di comunicazione. Analizzare il volume delle email e i tempi di risposta può mostrarti come interagiscono i team. Un traffico email elevato può indicare una scarsa chiarezza nella comunicazione. Inoltre, cerca gli indicatori di multitasking. Osservare l'uso simultaneo di più applicazioni durante le riunioni può aiutarti a valutare l'efficienza della collaborazione.

Ecco alcune metriche chiave da considerare per misurare la collaborazione in Microsoft 365:

Utilizzando queste metriche, puoi capire meglio come collabora il tuo personale. Questa conoscenza ti permette di prendere decisioni informate per migliorare il lavoro di squadra e la comunicazione.

Competenze delle persone in Microsoft 365

Mappare cosa fanno le persone significa anche comprendere le competenze di Microsoft 365 necessarie per una collaborazione efficace. Uno studio recente ha rilevato che il 47% dei responsabili HR ha individuato le competenze necessarie per specifici ruoli, ma solo il 28% le ha associate ai singoli dipendenti. Questo divario evidenzia l'importanza di allineare i dati sulle competenze con i ruoli dei dipendenti.

Puoi potenziare le capacità del tuo team usando strumenti come Skills Copilot. Un Skills Copilot Administrator di EmX Works osserva che possono aggiungere competenze direttamente al profilo di un dipendente in soli tre clic. Questa funzionalità consente di gestire ruoli e obiettivi senza interruzioni all'interno di Microsoft Teams. Skills Copilot offre un database costantemente aggiornato di definizioni di competenze e di definizioni di ruoli generate dall'AI. Questa risorsa ti aiuta a creare ruoli personalizzati e ad associare le competenze a contenuti formativi in modo efficace.

Per fare in modo che i tuoi team prosperino, concentrati su queste competenze essenziali di Microsoft 365:

• Padroneggiare Microsoft Teams per una comunicazione più fluida.
• Utilizzare OneDrive per una collaborazione efficace sui documenti.
• Sfruttare Planner e Microsoft To Do per un migliore coordinamento delle attività.
• Gestire in modo efficiente le riunioni tramite l'integrazione con Outlook.

Associando queste competenze ai tuoi dipendenti, puoi favorire un ambiente di lavoro più produttivo. Questo approccio non solo migliora la collaborazione, ma consente anche alle persone di usare efficacemente gli strumenti di Microsoft 365.

Trova le lacune

Criteri e realtà a confronto

Individuare le differenze tra i tuoi criteri e i comportamenti effettivi dei dipendenti è fondamentale per una governance efficace in Microsoft 365. Molte organizzazioni definiscono criteri con le migliori intenzioni, ma spesso questi non riflettono il modo in cui le persone usano gli strumenti. Questo scollamento può portare a vulnerabilità di sicurezza e inefficienze.

Ad esempio, anche se la tua organizzazione applica criteri di sicurezza rigorosi, i dipendenti potrebbero comunque usare dispositivi obsoleti. Questi dispositivi potrebbero non avere misure di sicurezza essenziali, come la crittografia. Questa situazione evidenzia un divario significativo tra le funzionalità di sicurezza per cui paghi e la loro effettiva implementazione.

Ecco alcune lacune comuni che potresti incontrare:

• Trascurare Anti-Phishing e Safe Links
• Configurazione errata delle regole di flusso della posta
• Scarsa conoscenza delle configurazioni ibride
• Uso eccessivo del ruolo Amministratore globale
• Mancata attivazione dell'audit delle cassette postali
• Gestione inadeguata delle cassette postali condivise
• Trascurare i criteri di conservazione
• Uso inefficace di PowerShell

Per colmare queste lacune, devi confrontare i tuoi criteri con l'utilizzo reale. Inizia rivedendo i criteri di condivisione esterna. Questa revisione aiuta a controllare la condivisione dei dati sensibili. Stabilisci un sistema di classificazione dei dati per categorizzarne il livello di riservatezza. Dovresti inoltre valutare i controlli di accesso per verificare che proteggano adeguatamente i dati sensibili.

Implementare le etichette di riservatezza può aiutarti a classificare e proteggere le informazioni sensibili. Rivedi i controlli di accesso in modo che siano coerenti con queste etichette. Applica restrizioni alla condivisione e alla creazione di dati sensibili per ridurre i rischi. Inoltre, pianifica la gestione del ciclo di vita dei dati sensibili e dei relativi controlli di accesso. Configurare un progetto pilota prima della distribuzione completa può aiutare a individuare tempestivamente i problemi.

Seguendo questi passaggi, puoi allineare meglio i criteri ai comportamenti reali delle persone. Questo allineamento non solo rafforza la sicurezza, ma migliora anche la produttività complessiva dell'organizzazione.

Adatta la governance ai comportamenti

Allinea i controlli all'utilizzo

Per potenziare la governance in Microsoft 365, devi allineare i controlli al comportamento effettivo degli utenti. Questo allineamento garantisce che i criteri riflettano il modo in cui le persone interagiscono con la piattaforma. In questo modo, puoi migliorare sia la sicurezza sia la soddisfazione degli utenti.

Inizia valutando i pilastri della governance attualmente adottati nella tua organizzazione. Concentrati su queste aree chiave:

Concentrandoti su queste aree, puoi creare un framework di governance che si adatti al modo in cui le persone usano effettivamente Microsoft 365.

Successivamente, valuta l'adozione di pratiche di governance adattive. Queste pratiche possono migliorare in modo significativo la conformità e la soddisfazione degli utenti. Ecco una tempistica suggerita per il tuo percorso di governance:

1. Fondamenta e valutazione (mesi 1-3): stabilisci i controlli di accesso di base e i framework di conformità. Allinea gli stakeholder per bilanciare sicurezza e produttività degli utenti. I primi interventi rapidi possono ridurre la frustrazione degli utenti e i rischi di conformità.

2. Implementazione principale (mesi 4-8): distribuisci controlli di accesso basati sui ruoli e l'organizzazione automatizzata dei contenuti. Introduci l'automazione della conformità e i programmi di formazione. Questi miglioramenti favoriscono la collaborazione aziendale soddisfacendo le esigenze degli utenti.

3. Ottimizzazione avanzata (mesi 9-12): utilizza l'automazione intelligente e l'analisi avanzata per ottimizzare la gestione di accessi e contenuti. Questo passaggio migliora il monitoraggio della conformità e personalizza la formazione, rafforzando l'efficacia della governance.

4. Eccellenza continua (in corso): mantieni una governance sostenibile attraverso il monitoraggio continuo e ottimizzazioni regolari. Adatta il modello in base al feedback degli utenti e ai dati. Adotta le nuove funzionalità di Microsoft 365 per soddisfare i requisiti di business e normativi in continua evoluzione.

Allineare i controlli all'utilizzo reale significa anche concentrarsi su specifici controlli di governance. Ecco alcuni controlli comunemente allineati negli ambienti Microsoft 365:

• Controllo degli accessi utente: si concentra sulla gestione dei diritti di accesso, sull'applicazione del principio del privilegio minimo e sulla gestione del ciclo di vita.
• Protezione dal malware: l'applicazione coerente delle misure di protezione su endpoint e servizi è fondamentale.
• Gestione degli aggiornamenti di sicurezza: mantieni una baseline accettabile per gli aggiornamenti software e la gestione del ciclo di vita.

Per misurare l'efficacia dei controlli di governance, valuta questi passaggi:

1. Monitora la conformità: usa gli strumenti di reporting e audit di Microsoft 365 per verificare regolarmente il rispetto dei criteri di governance.
2. Rivedi e adatta: valuta e aggiorna continuamente il piano di governance per allinearlo alle esigenze di business e alle normative in evoluzione.
3. Definisci i KPI: stabilisci gli indicatori chiave di prestazione per l'adozione e l'utilizzo di Microsoft 365, così da misurarne l'efficacia.

Adeguando la governance ai comportamenti reali, dai alle persone la possibilità di lavorare in modo più efficiente mantenendo la sicurezza. Questo approccio proattivo non solo migliora la produttività, ma favorisce anche una cultura della responsabilità all'interno dell'organizzazione.

Mappare le attività dei team in Microsoft 365 può migliorare sensibilmente la produttività. Puoi utilizzare strumenti come i log di controllo, le metriche di collaborazione e Skills Copilot per capire come si comportano i tuoi team.

Implementa queste strategie per semplificare la comunicazione e migliorare la collaborazione. Ad esempio, valuta l'uso della funzionalità Intelligent Recap per semplificare la comunicazione asincrona.

Ora esplora questi passaggi per ottimizzare l'utilizzo di Microsoft 365:

1. Configurazione: regola le impostazioni per ottenere report accurati.
2. Analisi: usa TenantDetective™ per ricevere raccomandazioni su misura.
3. Health-Check: esegui un Health-Check di Microsoft 365 per individuare le aree da migliorare.

Seguendo queste azioni, puoi assicurarti che la tua organizzazione massimizzi il valore dell'investimento in Microsoft 365.

Domande frequenti

Quali strumenti posso usare per mappare le attività in Microsoft 365?

Puoi usare strumenti come Microsoft Teams, SharePoint, Planner e Power Automate per monitorare e analizzare in modo efficace le attività dei team.

Come accedo ai log di controllo in Microsoft 365?

Puoi accedere ai log di controllo tramite il centro conformità di Microsoft 365. Vai alla sezione «Controllo» per visualizzare le attività e gli eventi degli utenti.

Perché è importante analizzare i rapporti tra creazione e utilizzo?

Analizzare questi rapporti ti aiuta a capire quali documenti o strumenti il tuo team utilizza davvero. Questi dati possono guidare il miglioramento dei flussi di lavoro.

Come posso migliorare la collaborazione all'interno del mio team?

Concentrati sul potenziamento della comunicazione tramite Microsoft Teams e Outlook. Incoraggia riunioni regolari e usa i documenti condivisi per lavorare meglio insieme.

Che cosa sono le etichette di riservatezza e perché sono importanti?

Le etichette di riservatezza classificano i dati in base al loro livello di riservatezza. Aiutano a proteggere le informazioni sensibili controllando le autorizzazioni di accesso e condivisione.

Come posso individuare le differenze tra criteri e realtà?

Esegui controlli regolari sul comportamento degli utenti e confrontalo con i criteri stabiliti. Questo processo ti aiuta a individuare le discrepanze e a intervenire di conseguenza.

Che cos'è la governance adattiva in Microsoft 365?

La governance adattiva consiste nell'adeguare criteri e controlli in base al comportamento reale degli utenti. Questo approccio rafforza la sicurezza e migliora al tempo stesso la soddisfazione degli utenti.

Con che frequenza dovrei rivedere i criteri di governance di Microsoft 365?

Dovresti rivedere i tuoi criteri di governance almeno ogni trimestre. Le verifiche periodiche garantiscono che i criteri restino pertinenti ed efficaci nel rispondere alle esigenze degli utenti.