Siti di SharePoint spiegati: tipi, funzionalità e governance

By Mirko Peters · 2026-04-22

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Titelbild: SharePoint Sites Explained: Types, Features, and Governance

I siti di SharePoint sono al centro del lavoro di squadra digitale nelle organizzazioni che usano Microsoft 365. Che tu voglia migliorare la collaborazione, semplificare la condivisione dei file o tenere sotto controllo i flussi di informazioni, SharePoint ti offre l'impalcatura di cui hai bisogno. Esistono diverse tipologie (siti di team, siti di comunicazione e siti specifici collegati ai canali di Microsoft Teams), ognuna pensata con un obiettivo preciso.

Questa guida illustra i tipi di sito di SharePoint, ne presenta le funzionalità e analizza le pratiche di governance per un utilizzo sicuro, efficiente e ordinato. Alla fine saprai come SharePoint si inserisce nel tuo ecosistema Microsoft 365, quale tipo di sito corrisponde ai tuoi obiettivi e quali buone pratiche favoriscono un ambiente di lavoro digitale efficace. È il punto di riferimento per costruire un'organizzazione più intelligente e connessa, sfruttando appieno le potenzialità di SharePoint.

Che cos'è un sito di SharePoint e come funziona in Microsoft 365

Un sito di SharePoint è essenzialmente la casa online del tuo team all'interno di Microsoft 365. Pensalo come un hub centrale e sicuro per persone, file, elenchi e app, tutto in un unico posto. È progettato per organizzare documenti, condividere notizie e gestire progetti senza il caos di email che vanno avanti e indietro.

Nell'ambiente più ampio di Microsoft 365, SharePoint è strettamente collegato a strumenti come Microsoft Teams e OneDrive. Quando crei un nuovo team o aggiungi un canale in Teams, SharePoint lavora dietro le quinte, occupandosi dell'archiviazione dei file e della gestione dei documenti. Hai a disposizione controllo delle versioni, autorizzazioni, condivisione e flussi di lavoro, tutto integrato. È una base per la collaborazione digitale, non semplicemente una raccolta di cartelle nel cloud.

Il valore di SharePoint va oltre la semplice archiviazione. Qui puoi creare portali aziendali, organizzare le risorse dei reparti e realizzare pagine per condividere criteri, calendari o report. Se vuoi un confronto generale su dove si collocano i siti di SharePoint rispetto alle dashboard di Teams, leggi questa analisi pratica: Teams vs. SharePoint: The Dashboard Showdown.

In sintesi: i siti di SharePoint collegano collaborazione, file e comunicazione in tutto il tuo ambiente di lavoro Microsoft 365. Danno struttura ai dati e al lavoro quotidiano, rendendo la collaborazione più fluida e connessa fin dalle fondamenta.

Comprendere i tipi di sito di SharePoint: di team, di comunicazione e di canale

SharePoint non è una soluzione valida per tutti. I tre tipi principali di sito (siti di team, siti di comunicazione e siti di canale) sono ciascuno calibrato su esigenze di collaborazione diverse. Scegliere quello giusto determina il modo in cui le persone lavorano insieme, condividono i file e organizzano le informazioni.

I siti di team sono il cavallo di battaglia per il lavoro quotidiano di progetto e di reparto. I siti di comunicazione, invece, servono a diffondere notizie o risorse a un gruppo più ampio, come un portale per gli annunci aziendali. Poi ci sono i siti di canale, creati automaticamente per i canali di Microsoft Teams, che funzionano come piccoli spazi di lavoro collegati direttamente al modo in cui chatti e organizzi il lavoro in Teams.

La scelta tra questi dipende dagli obiettivi, dalle dimensioni del pubblico e da quanto scambio reale serve. Dedicare un po' di tempo alla pianificazione in questa fase può farti risparmiare molti grattacapi in seguito, soprattutto per quanto riguarda la proliferazione incontrollata dei siti e i problemi di accesso. Per le organizzazioni in cui Teams sta diventando ingestibile, c'è un ottimo articolo su come mantenere ordine: Taming Microsoft Teams Sprawl.

Nelle sezioni seguenti vedremo in cosa si distinguono i siti di team dai siti di comunicazione e come si inseriscono in questo quadro i siti di canale, così da aiutarti ad abbinare lo strumento giusto al compito da svolgere.

Siti di team e siti di comunicazione a confronto: differenze chiave e casi d'uso

Pubblico e interazione:siti di team si rivolgono a gruppi più ristretti: il tuo team di lavoro, un reparto o un gruppo di progetto. Sono pensati per una collaborazione attiva e bidirezionale: condivisione di documenti, modifica simultanea, gestione di elenchi e aggiornamenti quotidiani.
I siti di comunicazione sono pensati per un pubblico più ampio: l'intera azienda, una divisione o tutto l'ufficio HR. L'obiettivo è condividere notizie, risorse o annunci da un punto centrale, non avere uno scambio continuo di messaggi.
Collaborazione e creazione di contenuti:I siti di team danno il meglio quando tutti devono contribuire: modificare file, monitorare attività e discutere dei problemi direttamente nel sito.
I siti di comunicazione, al contrario, affidano a pochi utenti il compito di diffondere contenuti (come gli aggiornamenti aziendali), mentre la maggior parte dei visitatori è lì solo per consultare, non per modificare.
Modelli di autorizzazione:I siti di team sono di norma strettamente collegati ai Gruppi di Microsoft 365, che concedono automaticamente i diritti di modifica ai membri. Sono ideali per i team che lavorano con ritmi serrati e hanno bisogno di autorizzazioni flessibili.
I siti di comunicazione usano un modello di autorizzazione più restrittivo. I proprietari concedono l'accesso, di norma assegnando ai più il solo accesso in lettura e limitando la modifica a un piccolo gruppo.
Scenari di utilizzo ideali:Usa i siti di team per progetti, spazi di lavoro dei reparti (come Marketing o Finance) e per collaborare su documenti o piani condivisi.
Scegli i siti di comunicazione per le home page dei reparti, i portali di notizie interne, le librerie delle policy o le dashboard dei dirigenti, dove conta una visualizzazione curata e di sola lettura.

Se devi decidere quale usare per, ad esempio, il reparto Risorse umane: il sito di team è ottimo per gestire le checklist di onboarding o le bozze delle policy, mentre un sito di comunicazione è perfetto come hub dei benefit per tutti i dipendenti.

Come funzionano i siti dei canali con Microsoft Teams

I siti dei canali sono siti SharePoint speciali che vengono creati automaticamente quando aggiungi un nuovo canale standard o privato in Microsoft Teams. Non serve crearli manualmente: la scheda «File» di ogni canale punta in realtà a una cartella dedicata (o, nel caso dei canali privati e condivisi, a un sottosito) all'interno di SharePoint.

Grazie a questa archiviazione dietro le quinte, le conversazioni di Teams e i documenti condivisi restano sempre sincronizzati. I file dei canali standard si trovano all'interno del sito SharePoint principale del team, organizzati per canale. I canali privati e condivisi, invece, dispongono di siti SharePoint separati, così le informazioni sensibili restano protette. Se vuoi conoscere tutte le best practice (ed evitare confusione tra i canali), dai un'occhiata qui: Come usare correttamente i canali di Teams.

Il vantaggio principale? L'accesso ai file e la sicurezza sono allineati alle autorizzazioni di ogni canale in Teams. Niente più ricerche su dove si trovano i documenti: sono esattamente dove il team ne ha bisogno, e l'accesso segue la configurazione di Teams.

Dentro i siti di comunicazione: struttura, modelli e design visivo

I siti di comunicazione in SharePoint sono pensati per diffondere informazioni in modo efficace e gradevole in tutta l'organizzazione. Consentono di creare portali che non si limitano a elencare file: raccontano storie con notizie, policy, informazioni sugli eventi e risorse, il tutto con un design accattivante.

Il punto di forza di un sito di comunicazione è la sua struttura flessibile. Puoi partire da modelli integrati come Showcase o Topic, oppure da una pagina vuota («Vuoto») se vuoi il pieno controllo creativo. Questi modelli determinano fin dal primo giorno il layout, gli stili di pagina e l'aspetto generale del portale.

Ciò che distingue i siti di comunicazione è l'attenzione al coinvolgimento visivo. Dalle immagini hero di grande impatto ai web part posizionati con cura, l'obiettivo è aiutare il pubblico a trovare rapidamente ciò che conta di più. Per questo funzionano bene come home page di reparto, dashboard dei dirigenti o hub per gli annunci aziendali.

Se stai pianificando una piattaforma di comunicazione aziendale o vuoi solo che lo spazio del tuo reparto nella intranet abbia un aspetto più professionale, i siti di comunicazione ti offrono gli elementi costitutivi. Nel seguito esploreremo la scelta dei modelli e come i layout di pagina trasmettono il messaggio giusto, nel punto giusto, ogni volta.

Modelli di sito di comunicazione e layout di pagina spiegati

Modello Showcase: un layout visivamente ricco, ideale per mettere in evidenza contenuti di rilievo con immagini grandi e titoli in grassetto. Perfetto per messaggi dei dirigenti o programmi prioritari che vuoi in primo piano.
Modello Topic: pensato per siti con molte informazioni da organizzare, come una knowledge base di reparto. Bilancia immagini e sezioni facili da seguire per notizie, link e documenti in evidenza.
Modello vuoto: Per chi vuole partire da zero e costruire un layout di pagina personalizzato. Questa opzione offre il pieno controllo per esigenze creative o complesse.
Layout flessibili e web part Hero: I layout moderni ti permettono di impilare, dividere o riordinare le sezioni. Aggiungi web part «Hero» per portare il tuo pubblico direttamente ai link, agli articoli o alle immagini più importanti: perfette per annunci o campagne.

Scegliere il modello giusto dà fin da subito al sito l'aspetto, il flusso e la navigazione corretti. Scegli tenendo presenti il tuo pubblico e i tuoi obiettivi di comunicazione.

Personalizzare le web part Hero e i punti di attenzione visivi

Aggiungi una web part Hero: La web part Hero ti permette di mettere in evidenza le notizie principali, gli annunci o i file con immagini di grande impatto. Pensala come il cartellone pubblicitario del tuo sito.
Imposta i punti di messa a fuoco delle immagini: Fai risaltare le immagini regolando il «punto focale» in modo che la parte più importante non venga mai tagliata, indipendentemente dalle dimensioni dello schermo.
Narrazione visiva: Posiziona la web part Hero in alto per un impatto immediato. Usa immagini, icone e link che portino gli utenti ai contenuti chiave o alle call to action.
Combina diversi tipi di contenuto: Inserisci nell'area Hero notizie, documenti importanti e contatti chiave per mantenere alti coinvolgimento e navigazione.

Una sezione Hero ben configurata attira l'attenzione e aiuta gli utenti a trovare subito ciò che vuoi che vedano per primo, rendendo il tuo sito di comunicazione sia accattivante sia funzionale.

Creare pagine e aggiungere web part in SharePoint

Creare una pagina moderna di SharePoint è come allestire una bacheca digitale, ma molto più interattiva e flessibile. Le pagine ti permettono di condividere annunci, dashboard, calendari, file e molto altro, tutto all'interno del sito. Non devi accontentarti di contenuti statici o di elenchi infiniti: puoi combinare le parti che corrispondono esattamente ai tuoi obiettivi.

Il segreto sta nelle «web part» di SharePoint. Sono gli elementi costitutivi che aggiungi a ogni pagina: una libreria di documenti qui, una sezione di notizie là, magari una sezione Collegamenti rapidi per una navigazione più agevole. Ogni web part offre funzionalità proprie, che rendono semplice mostrare risorse, mettere in evidenza persone o diffondere aggiornamenti importanti.

Questo modello di pagina modulare permette sia ai proprietari di siti esperti sia a quelli alle prime armi di pubblicare contenuti utili e coinvolgenti senza conoscere il codice. Puoi riorganizzare, rimuovere o aggiungere parti in qualsiasi momento, così le tue pagine crescono di pari passo con le esigenze del team o con le campagne aziendali.

Se vuoi aumentare il coinvolgimento, ad esempio trasformando le newsletter interne in letture imperdibili o tenendo i documenti sempre a portata di mano, le web part ti mettono al volante. Nella prossima sezione vedremo quali web part hanno il maggiore impatto e come usarle in scenari reali di SharePoint.

Web part principali: Notizie, Collegamenti, Librerie di documenti e Persone

Web part Notizie: Condividi aggiornamenti aziendali, successi di team o modifiche ai progetti, tutto in un unico feed scorrevole. Ideale per tenere tutti aggiornati su ciò che conta oggi.
Collegamenti rapidi: Fissa app, file o siti esterni usati di frequente, così i colleghi possono raggiungerli in fretta senza dover cercare.
Libreria di documenti: Porta i file in primo piano per l'accesso, la creazione condivisa e la cronologia delle versioni. Ideale per i team che collaborano intensamente o hanno bisogno di spazi documentali condivisi.
Web part Persone: Mostra chi è chi nel tuo progetto o reparto con schede di contatto, foto e ruoli. Rende l'onboarding e la collaborazione molto più fluidi.

Se vuoi migliorare le comunicazioni interne sfruttando queste funzionalità, scopri subito come Microsoft 365 automatizza newsletter coinvolgenti: Master Internal Newsletters with Outlook.

Gestire le autorizzazioni e l'accesso nei siti di SharePoint

Le autorizzazioni sono la struttura portante di ogni sito SharePoint: decidono chi vede cosa, chi modifica dove e quanto sono protette le tue informazioni. Con documenti sensibili che circolano e dipendenti che entrano o escono dall'organizzazione, avere una strategia per le autorizzazioni è indispensabile.

Ogni sito SharePoint dispone di un proprio sistema per concedere o limitare l'accesso. Puoi definire con precisione chi può contribuire, modificare o semplicemente leggere. Questi livelli proteggono le informazioni riservate e, al tempo stesso, garantiscono che le persone giuste possano portare avanti il lavoro senza colli di bottiglia o errori.

Per le organizzazioni più grandi o per chi è soggetto a regole di conformità, autorizzazioni intelligenti e una governance chiara non sono un optional: sono un requisito. Strutturare gli accessi nel modo giusto fin dall'inizio ti aiuta a evitare condivisioni eccessive, eliminazioni accidentali o sorprese indesiderate. Potrebbe esserti utile dare un'occhiata a questa semplice panoramica sulla governance di Teams e sulla protezione dei dati: Teams Governance: Turning Chaos into Confident Collaboration.

Nel prossimo passaggio approfondiamo i tre livelli principali di autorizzazione, così vedrai come abbinare i ruoli alle responsabilità e mantenere ordine, indipendentemente da quante persone mettono mano al progetto.

Capire i livelli di autorizzazione: Collaborazione, Modifica e Lettura

Lettura: gli utenti possono visualizzare pagine, file ed elenchi, ma non possono apportare modifiche o aggiungere contenuti. Ideale per la maggior parte dei dipendenti nei siti di comunicazione o per chi ha semplicemente bisogno di consultare le risorse aziendali.
Collaborazione: questi utenti possono aggiungere nuovi elementi, caricare documenti e modificare il proprio lavoro, ma non possono cambiare la struttura del sito né gestire le autorizzazioni. Utile per il personale di prima linea o per i membri di progetto nei siti di team.
Modifica: offre un controllo ampio: gli utenti possono aggiungere, modificare o eliminare qualsiasi contenuto, oltre a riorganizzare pagine ed elenchi. Da usare per responsabili o proprietari di siti che devono mantenere tutto ordinato e aggiornato.

Scegliere il livello giusto garantisce una collaborazione più fluida e una sicurezza migliore, permettendo ai team di creare senza preoccuparsi di modifiche accidentali dove non dovrebbero avvenire.