Capire la governance dei criteri di conservazione di SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Scopri i criteri di conservazione e le etichette di SharePoint in Microsoft 365. Gestisci il ciclo di vita dei dati con criteri di conservazione ed etichette per SharePoint Online.

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La governance dei criteri di conservazione di SharePoint richiede un risultato di business chiaro, impostazioni dei criteri approvate e una proprietà responsabile. Parti dagli utenti e dai dati interessati, verifica le funzionalità e i requisiti attuali di Microsoft 365, testa l'approccio con un pilota rappresentativo, poi documenta la decisione e rivedila regolarmente man mano che cambiano le esigenze.

Governance dei criteri di conservazione di SharePoint: checklist pratica

• Definisci lo scenario, il responsabile e il risultato atteso.
• Verifica licenze, autorizzazioni, criteri e impatto sugli utenti.
• Testa con un pilota e documenta le decisioni di supporto e revisione.

Consulta Microsoft Learn per le indicazioni aggiornate.

Ultima revisione: luglio 2026.

Ammettiamolo: le informazioni si accumulano in fretta, soprattutto nelle organizzazioni più impegnate. È qui che entra in gioco la governance dei criteri di conservazione di SharePoint. In sostanza, la governance dei criteri di conservazione stabilisce le regole su per quanto tempo i contenuti restano in SharePoint, che si tratti di documenti, messaggi o record, con l'obiettivo di rispettare gli obiettivi di conformità e mantenere ordinate le operazioni.

Però questo approccio non serve solo a fare ordine. È pensato per soddisfare i requisiti legali e normativi, ridurre i rischi per la privacy dei dati e prevenire grane di conformità. Man mano che i contenuti digitali crescono in volume e complessità, una governance coerente mantiene l'organizzazione al sicuro e in ordine. Le sezioni seguenti illustrano gli elementi essenziali, i passaggi pratici e le strategie che ti serviranno per gestire con sicurezza il ciclo di vita delle informazioni in SharePoint.

Governance dei criteri di conservazione di SharePoint

Un criterio di conservazione di SharePoint è un insieme di regole che stabilisce per quanto tempo i contenuti archiviati in SharePoint vengono conservati, eliminati o archiviati, per soddisfare requisiti legali, normativi e di business. Questi criteri fanno parte della più ampia governance dei criteri di conservazione e si applicano automaticamente a siti, raccolte, elenchi, documenti ed elementi per garantire una gestione del ciclo di vita coerente.

In breve: i criteri di conservazione in SharePoint permettono agli amministratori di classificare i contenuti, applicare etichette o regole di conservazione e far rispettare azioni come la sola conservazione (impedendo l'eliminazione), l'eliminazione attivata dopo un periodo definito o lo spostamento dei contenuti in un archivio o in un centro record. Una governance efficace dei criteri di conservazione di SharePoint combina creazione dei criteri, definizione dell'ambito, revisione periodica e audit, per ridurre i rischi, mantenere la conformità e ottimizzare lo spazio di archiviazione e la gestione delle informazioni in tutta l'organizzazione.

Cosa sono i criteri di conservazione di SharePoint

Un criterio di conservazione di SharePoint è un insieme di regole che indica al sistema cosa fare delle informazioni: quando conservarle, quando eliminarle e quando assicurarsi che non vengano modificate o perse. Puoi pensarlo come una squadra di pulizia automatizzata e intelligente che fa anche da buttafuori, mantenendo al loro posto i record critici per tutto il tempo che ti serve.

Questi criteri non servono solo a tenere le cose in ordine: sono fondamentali per le organizzazioni che prendono sul serio la conformità a leggi, normative o regole aziendali interne. Che tu debba gestire il GDPR, l'HIPAA o semplicemente il piano di conservazione documentale della tua azienda, i criteri di conservazione ti aiutano a conservare i file giusti e a eliminarli quando le normative lo richiedono.

Tra i casi d'uso più comuni ci sono l'eliminazione automatica dei file dopo un periodo stabilito, l'archiviazione degli elementi che potrebbero servire per audit futuri o il blocco dei documenti importanti perché nessuno possa modificarli per errore durante un procedimento legale. Applicare questi criteri a livello di sito, raccolta o cartella dà alle organizzazioni un controllo reale sul ciclo di vita delle informazioni.

In sintesi, i criteri di conservazione di SharePoint sono la base di una gestione delle informazioni intelligente e conforme. Se vuoi evitare problemi normativi, migliorare l'efficienza o semplicemente smettere di affogare tra vecchi file, un criterio di conservazione solido è il punto di partenza.

5 fatti sorprendenti sulla governance dei criteri di conservazione di SharePoint

1. Le etichette di conservazione possono funzionare come blocchi anche senza eDiscovery. Puoi configurare le etichette di conservazione per preservare i contenuti in modo immutabile e impedirne l'eliminazione anche quando non usi un blocco legale di eDiscovery: così i team di governance dispongono di uno strumento di conservazione leggero, legato direttamente alla governance dei criteri di conservazione di SharePoint.
2. L'applicazione delle etichette può essere automatizzata con l'AI e i segnali di riservatezza. Microsoft 365 può classificare automaticamente e applicare le etichette di conservazione in base a classificatori addestrabili, parole chiave o etichette di riservatezza, riducendo lo sforzo manuale e migliorando l'applicazione uniforme dei criteri nei siti SharePoint.
3. Più criteri di conservazione possono sovrapporsi: per l'eliminazione vince l'ultima azione. Quando un singolo elemento è coperto da più criteri di conservazione di SharePoint, le impostazioni possono interagire: il periodo di conservazione più restrittivo o le regole di eliminazione specifiche determinano le azioni di governance finali, non una semplice regola del "si applica il primo".
4. La conservazione non equivale sempre all'immutabilità, a meno che non sia configurata. Per impostazione predefinita, la conservazione può impedire l'eliminazione per un periodo, ma il contenuto diventa non eliminabile e conservato con tracciabilità in sede di audit solo se attivi il "blocco della conservazione" o le funzionalità di immutabilità: una distinzione importante per i responsabili della conformità.
5. La conservazione a livello di sito e le etichette a livello di contenitore influiscono sull'ambito di ricerca e conservazione. Applicare la conservazione a livello di sito SharePoint può preservare tutto il contenuto di un sito, mentre le etichette di conservazione a livello di contenitore (libreria, cartella o elemento) offrono un controllo preciso; scegliere l'ambito sbagliato può comportare una conservazione eccessiva oppure lasciare senza governance i record critici.

Principi chiave della governance dei criteri di conservazione

1. Gestione dei record difendibileOgni organizzazione deve poter dimostrare, senza alcun dubbio, come gestisce, conserva ed elimina le informazioni. "Difendibile" significa che puoi mostrare a autorità di regolamentazione o tribunali che il tuo processo regge a un controllo approfondito, con documentazione chiara a supporto delle tue decisioni.
2. TrasparenzaTutti nel team dovrebbero sapere cosa succede ai propri documenti e quando. Criteri chiari riducono la confusione, limitano gli errori umani e facilitano il consenso. La trasparenza mantiene le persone informate e responsabili.
3. Conformità normativaI criteri di conservazione di SharePoint dovrebbero sempre essere progettati tenendo al centro la legge. I quadri normativi come GDPR e HIPAA possono stabilire esattamente per quanto tempo conservare determinate informazioni. Non rispettarli può comportare sanzioni o azioni legali.
4. Responsabilità degli utentiNon è tutto compito dell'IT: gli utenti hanno un ruolo importante. Una formazione adeguata, ruoli chiari e procedure comunicate bene aiutano il personale a capire cosa ci si aspetta da lui quando archivia, etichetta o rimuove documenti.
5. AutomazioneUna governance solida significa eliminare le congetture dalla pulizia manuale. L'applicazione automatizzata dei criteri fa sì che i file non sfuggano, che le pianificazioni di conservazione funzionino con precisione e che le tracce di audit restino aggiornate per ogni azione eseguita. L'automazione è il tuo migliore alleato contro l'errore umano.

Rispettare questi principi aiuta a proteggere i dati, a prepararsi ai controlli di conformità imprevisti e a ridurre al minimo i rischi. Costruire bene le fondamenta significa essere pronti per tutti i dettagli dei criteri che seguono.

Come funziona la conservazione di SharePoint in Microsoft 365

In Microsoft 365, i criteri di conservazione di SharePoint fanno parte di un più ampio insieme di strumenti di conformità. Crei e gestisci questi criteri tramite il Microsoft 365 Compliance Center, definendo regole che si estendono non solo ai siti SharePoint, ma anche a OneDrive e Teams. In questo modo le organizzazioni possono allineare l'intero ambiente di lavoro digitale a un unico approccio coerente alla governance delle informazioni.

Le policy possono essere destinate a siti, librerie, cartelle o persino tipi di contenuto specifici. Quando una policy è configurata, monitora file o messaggi in base a regole, come la durata della conservazione, oppure a trigger, come la data dell'ultima modifica. Una volta soddisfatti i criteri, i file possono essere bloccati, eliminati o conservati in base alle impostazioni scelte.

La piattaforma gestisce tutto in background, integrando l'applicazione delle policy direttamente nei tuoi flussi di lavoro, così gli utenti non devono pensarci due volte. Le impostazioni di residenza dei dati in Microsoft 365 garantiscono inoltre che i contenuti restino dove devono stare, a supporto della conformità ai requisiti regionali. Le policy a livello di documento possono essere applicate insieme alle regole a livello di sito, offrendoti un controllo preciso sui contenuti sensibili o ad alto rischio.

In definitiva, la conservazione in SharePoint Online e Microsoft 365 significa automatizzare il ciclo di vita dei file, ridurre al minimo la gestione manuale e semplificare molto la conformità normativa negli ambienti di lavoro moderni.

Checklist per la conservazione in SharePoint in Microsoft 365

Vantaggi di una solida governance della conservazione in SharePoint

• Conformità migliorata: la conservazione automatizzata facilita il rispetto di obblighi legali e normativi, proteggendo l'organizzazione.
• Rischio legale ridotto: policy adeguate aiutano a prevenire perdite accidentali di dati o errori di conservazione, che potrebbero innescare costose azioni legali o sanzioni.
• Audit semplificati: regole di conservazione chiare offrono tracce di audit pronte all'uso, riducendo fretta e stress quando arrivano le verifiche.
• Proliferazione dei dati contenuta: i contenuti obsoleti vengono ripuliti automaticamente, evitando che i sistemi si sovraccarichino di informazioni superate.
• Efficienza operativa: l'applicazione automatica delle policy libera tempo per IT e utenti aziendali, permettendo a tutti di concentrarsi sul lavoro e non sulla supervisione dei file.

Con vantaggi come questi, investire in una solida governance di SharePoint rende più fluide le operazioni quotidiane e la conformità.

Pianificare la strategia dei criteri di conservazione di SharePoint

Pianificare la strategia dei criteri di conservazione di SharePoint inizia molto prima di selezionare un pulsante o creare una regola in Microsoft 365. Consideralo come la definizione dei progetti: la strategia stabilisce visione e approccio, garantendo che le policy rispondano alle esigenze dell'organizzazione e soddisfino sia gli obblighi di business sia quelli legali.

Non si tratta solo di ciò che il sistema è in grado di fare, ma di ciò che l'organizzazione richiede realmente per restare conforme e produttiva. La fase di pianificazione è il momento in cui valuti rischi, opportunità e il tuo specifico panorama informativo, ottenendo chiarezza prima di passare ai dettagli della configurazione.

Una strategia ben ponderata ti aiuta ad adattarti ai cambiamenti futuri e a collegare le tue policy di conservazione a risultati concreti, invece di limitarsi a «spuntare la casella». Di seguito vedrai come mettere a fuoco i requisiti e come coinvolgere le persone giuste nel processo, per una strategia che regga nel tempo.

Individuare i requisiti normativi e di business

• Obblighi di legge: individua le normative come GDPR, HIPAA, SOX o le leggi statali che stabiliscono tipi specifici di contenuti da conservare o eliminare.
• Standard di settore: identifica le best practice del settore, come quelle dei servizi finanziari o della sanità, che possono aggiungere requisiti o tempistiche specifiche.
• Policy interne: non dimenticare i piani di conservazione aziendali, le classificazioni delle informazioni e le regole sulla privacy dei dati.
• Sensibilità dei tipi di contenuto: mappa quali contenuti di SharePoint (documenti, elenchi, messaggi) richiedono una conservazione particolare per via del loro valore aziendale o normativo.
• Priorità: documenta e classifica le esigenze, concentrandoti sulle aree a rischio più elevato, così da costruire regole di conservazione mirate ed efficaci.

Coinvolgere gli stakeholder per una governance efficace

• Professionisti IT: gestiscono l'implementazione delle policy, la manutenzione e la risoluzione dei problemi tecnici, garantendo operazioni fluide.
• Responsabili legali e di conformità: interpretano le normative e le traducono in requisiti pratici per le policy.
• Responsabili della gestione dei documenti: Gestiscono i piani di conservazione dei file dell'organizzazione e le best practice per la gestione delle informazioni.
• Utenti aziendali: Forniscono una visione dei processi quotidiani, evidenziando dove la conservazione favorisce o ostacola la produttività.
• Canali di comunicazione: Definisci canali chiari e aggiornamenti regolari, così tutti capiscono il proprio ruolo e come vengono prese le decisioni sui criteri.

Configurare i criteri di conservazione in SharePoint Online

Una volta definita una strategia e raccolti i requisiti, è il momento di mettere in pratica il piano. Configurare i criteri di conservazione in SharePoint Online significa tradurre i criteri in impostazioni specifiche e operative in Microsoft 365.

Si tratta di decidere quali contenuti destinare, stabilire le regole su quanto a lungo devono essere conservati i diversi tipi di informazioni e automatizzare cosa succede alla scadenza di tali periodi. La fase di configurazione è il punto in cui gli obiettivi di conformità dell'organizzazione, le esigenze aziendali e le capacità tecniche si incontrano.

Le sezioni seguenti illustrano i passaggi pratici per creare i criteri e condividono best practice affinché la tecnologia lavori per te, e non contro di te. Imparerai il "come" sia per la configurazione sia per la gestione continua dei criteri di conservazione.

Guida passo passo alla configurazione dei criteri

1. Definisci i requisiti di conservazioneEsamina i requisiti legali e aziendali documentati. Stabilisci per quanto tempo i contenuti devono essere conservati e cosa deve succedere allo scadere del periodo: devono essere eliminati, archiviati o preservati?
2. Seleziona i tipi di contenuto o le posizioniDecidi quali contenuti necessitano di un criterio: interi siti di SharePoint, specifiche librerie di documenti, cartelle o particolari tipi di contenuto. Sii preciso per evitare conflitti tra criteri.
3. Accedi al Centro conformità di Microsoft 365Vai al Centro conformità di Microsoft 365, il punto centrale per creare e gestire i criteri di conservazione in SharePoint, OneDrive e Teams.
4. Crea un nuovo criterio di conservazioneSegui la procedura guidata per assegnare un nome al criterio, impostare la durata della conservazione e scegliere le azioni. Ad esempio, potresti conservare i file per sette anni ed eliminarli automaticamente al termine.
5. Pubblica e assegna il criterioApplica il criterio ai siti o ai gruppi selezionati. Ricontrolla le selezioni, perché i criteri applicati per errore possono causare eliminazioni accidentali (ahi!).
6. Testa e monitoraPrima di distribuire il criterio a tutti, verificalo su un sito o una libreria di esempio. Assicurati che funzioni come previsto e apporta le modifiche necessarie. Tieni d'occhio il feedback degli utenti e i log di controllo per individuare problemi o imprevisti.

Segui questo processo passo passo per fare in modo che i criteri di conservazione siano solidi, conformi e adatti all'ambiente della tua organizzazione.

Best practice per la gestione e l'aggiornamento dei criteri

• Revisione periodica: Riesamina i criteri regolarmente per verificare che siano allineati alle normative vigenti e alle esigenze aziendali.
• Controllo approfondito: Usa i log di controllo per individuare lacune e verificare che i criteri vengano applicati in tutti i siti.
• Aggiornamenti controllati: Testa le modifiche in un ambiente controllato prima di distribuirle a livello dell'intera organizzazione.
• Gestione delle eccezioni: Definisci un processo documentato per richiedere e approvare le rare eccezioni alle pianificazioni di conservazione standard.
• Gestione centralizzata: Dove possibile, gestisci i criteri in modo centralizzato per semplificare gli aggiornamenti ed evitare duplicazioni.

Sfide comuni nella governance della conservazione

1. Conflitti tra criteriCriteri sovrapposti o in conflitto possono portare all'eliminazione prematura dei dati o alla loro conservazione per periodi troppo lunghi. Per evitarlo, rivedi regolarmente gli ambiti sovrapposti e stabilisci priorità chiare.
2. Errori degli utentiGli errori capitano, soprattutto con l'assegnazione manuale delle etichette o l'applicazione di eccezioni. Per mitigarli, ricorri all'automazione e a una formazione continua degli utenti, in modo che tutti comprendano i criteri in vigore.
3. Dati legacyI contenuti vecchi conservati secondo le regole precedenti possono compromettere gli sforzi di conformità. Migra o standardizza questi dati per adattarli ai criteri attuali, usando strumenti che segnalino e gestiscano le eccezioni.
4. Esigenze organizzative complesseLe grandi organizzazioni hanno spesso molte unità aziendali, ciascuna con requisiti specifici. Usa una governance centralizzata, modelli e canali di comunicazione per affrontare questa complessità.
5. Adattarsi alle modifiche di Microsoft 365Microsoft aggiorna continuamente le funzionalità di SharePoint e dei servizi correlati. Resta aggiornato sulle procedure consigliate e sfrutta i forum della community per adeguarti rapidamente man mano che le cose cambiano.
6. Proliferazione dei datiLa crescita eccessiva dei dati, analoga alla proliferazione dei team, può essere tenuta sotto controllo con la pulizia automatizzata e criteri centralizzati. Valuta le indicazioni sul controllo della proliferazione digitale tratte da ambiti affini, come la gestione del ciclo di vita, ad esempio i suggerimenti contenuti in questo articolo sulla gestione della proliferazione di Teams.

Riconoscere e affrontare queste sfide ti aiuterà a costruire un piano di governance più resiliente ed efficace.

L'importanza di controllare e monitorare i criteri di conservazione

Controllare e monitorare i criteri di conservazione di SharePoint non è un optional: è indispensabile per mantenere l'organizzazione in ordine e conforme alle normative. Le verifiche periodiche assicurano che i criteri siano configurati correttamente, applicati e allineati alle normative in continua evoluzione.

Microsoft 365 mette a disposizione log di controllo e strumenti di reporting che ti permettono di tracciare le attività, individuare anomalie e verificare che le impostazioni di conservazione funzionino come previsto. Avvisi e revisioni programmate ti aiutano a intercettare i problemi in anticipo, supportando la mitigazione continua dei rischi.

Rivedendo e aggiornando proattivamente i criteri, mantieni sicuri i dati, dimostri la conformità e ti tieni al passo con eventuali cambiamenti normativi imprevisti che il futuro potrebbe riservarti.

Governance della conservazione di SharePoint: punti chiave e prossimi passi

• Rivedi e aggiorna regolarmente: fai in modo di controllare spesso i criteri di conservazione, così da riflettere sempre le normative attuali e le esigenze di business.
• Costruisci team multifunzionali: riunisci IT, ufficio legale, gestione dei record e utenti di business per la pianificazione e l'applicazione dei criteri: il lavoro di squadra produce risultati migliori.
• Dai priorità all'automazione: usa gli strumenti di Microsoft 365 e i processi automatizzati per ridurre al minimo il lavoro manuale, abbassare i rischi e migliorare la coerenza.
• Continua ad aggiornarti: non smettere di imparare! Se vuoi capire come una governance solida migliori la collaborazione e la sicurezza dei dati, prendi spunto dagli approfondimenti sulla governance di Teams in questa guida su come costruire una collaborazione sicura attraverso la governance.
• Agisci subito: non aspettare un audit o una violazione dei dati. Inizia oggi a rafforzare la governance della conservazione di SharePoint e costruisci un ambiente di lavoro digitale più sicuro ed efficiente.

scopri la conservazione: criteri di conservazione ed etichette di conservazione per SharePoint e OneDrive

Che cos'è un criterio di conservazione e un'etichetta di conservazione di SharePoint?

Un criterio di conservazione o un'etichetta di conservazione di SharePoint è una regola che stabilisce per quanto tempo viene conservato il contenuto, se viene eliminato automaticamente e in che modo viene preservato per soddisfare i requisiti di conformità. I criteri di conservazione in genere si applicano in modo ampio (siti, gruppi di Microsoft 365 o OneDrive), mentre le etichette di conservazione contrassegnano i singoli elementi, oppure tramite criteri di etichetta con applicazione automatica, per controllare l'inizio del periodo di conservazione o avviare le revisioni per l'eliminazione.

In che modo i criteri di conservazione e le etichette di conservazione funzionano con il contenuto di SharePoint?

Le impostazioni di conservazione funzionano sul contenuto applicando un criterio a livello di sito, che rende gli elementi soggetti a un criterio di conservazione, oppure applicando etichette di conservazione che contrassegnano gli elementi. Le etichette possono essere applicate manualmente, in modo automatico o tramite criteri adattivi; determinano l'inizio del periodo di conservazione, ad esempio a partire dalla creazione o dalla modifica, e definiscono cosa succede alla scadenza del periodo di conservazione.

Devo usare un criterio di conservazione o un'etichetta di conservazione per la mia organizzazione?

La scelta tra criterio di conservazione ed etichetta di conservazione dipende dalle tue esigenze: usa un criterio di conservazione per ambiti ampi e statici che riguardano la conservazione in molte posizioni, e usa le etichette di conservazione quando ti servono controlli granulari, un'etichettatura che contrassegni gli elementi, o quando vuoi permettere agli utenti di applicare un'etichetta di conservazione a documenti ed email specifici. Molte organizzazioni usano entrambi insieme per la gestione del ciclo di vita dei dati.

Come creo e configuro un criterio di conservazione in Microsoft Purview?

Per creare un criterio di conservazione, vai al portale di Microsoft Purview (in precedenza Centro conformità di Microsoft 365), scegli Crea un nuovo criterio di conservazione, seleziona le posizioni (siti di SharePoint, account OneDrive, Exchange, Teams), definisci il periodo nel criterio di conservazione, decidi se conservare o eliminare, quindi pubblica il criterio per la conservazione e salva. Configura un criterio di conservazione per includere o escludere siti specifici e per stabilire se le impostazioni di conservazione da applicare partono dalla creazione, dalla modifica o dal momento in cui l'elemento è stato etichettato.

Come uso le etichette di conservazione e i criteri di etichetta di conservazione applicati automaticamente?

Le etichette di conservazione si possono creare nel portale di Microsoft Purview e pubblicare agli utenti, oppure si possono configurare criteri di etichetta di conservazione applicati automaticamente per trovare contenuti in base a parola chiave, tipo di informazioni sensibili o altre condizioni. Una volta applicata l'etichetta di conservazione, automaticamente o manualmente, questa controlla l'inizio del periodo di conservazione e stabilisce se il contenuto viene conservato o smaltito allo scadere del periodo.

Qual è l'inizio e qual è la fine del periodo di conservazione?

L'inizio del periodo di conservazione è il trigger definito nel criterio o nell'etichetta (ad esempio la data di creazione, l'ultima modifica o il momento in cui viene applicata un'etichetta di conservazione). La fine del periodo di conservazione si verifica quando il periodo scade (ad esempio sette giorni per la conservazione in scenari di breve termine, oppure anni per i record) e a quel punto il criterio può eliminare il contenuto o avviare una revisione dello smaltimento.

Quanto tempo ci vuole perché la conservazione si applichi ai contenuti di SharePoint?

Il tempo necessario perché la conservazione abbia effetto varia: un nuovo criterio di conservazione o l'assegnazione di un'etichetta può richiedere fino a 24 ore per iniziare, e in alcuni scenari la documentazione Microsoft indica che l'elaborazione tra SharePoint e OneDrive può richiedere fino a 7 giorni. Molte modifiche sono visibili prima, ma occorre concedere il tempo necessario all'elaborazione e all'indicizzazione di Microsoft Purview.

La conservazione funziona per i file di SharePoint e di OneDrive memorizzati in SharePoint?

Sì, la conservazione funziona per SharePoint e OneDrive e copre i file memorizzati nelle librerie di documenti di SharePoint, purché il sito o la libreria siano inclusi nel criterio oppure il file sia contrassegnato con un'etichetta di conservazione. I file soggetti alle impostazioni di conservazione sono protetti dall'eliminazione e restano individuabili tramite eDiscovery finché il criterio è in vigore.

In che modo criteri ed etichette di conservazione funzionano con i gruppi di Microsoft 365 e i siti di SharePoint?

I criteri di conservazione possono riguardare i gruppi di Microsoft 365 e i relativi siti di SharePoint. Quando un gruppo di Microsoft 365 è incluso, i file nel sito SharePoint del gruppo e nella casella di posta sono soggetti al periodo definito nel criterio di conservazione. Le etichette di conservazione possono essere applicate anche agli elementi di quei siti per fornire regole di conservazione aggiuntive o diverse.

Le impostazioni di conservazione possono essere ereditate o assegnate in modo diverso tra i vari siti?

Le impostazioni di conservazione si possono configurare a diversi livelli. Per i siti di SharePoint, i criteri vengono in genere applicati a livello di sito; le etichette applicate agli elementi possono ereditare automaticamente le impostazioni di conservazione se configurate in tal senso. Puoi assegnare le stesse impostazioni di conservazione a più siti oppure creare regole più granulari basate sulle etichette quando serve una conservazione diversa per tipi di contenuto diversi.

Come configuro una conservazione di SharePoint con etichette applicate automaticamente?

Per configurare i criteri di etichetta di conservazione applicati automaticamente, crea l'etichetta di conservazione in Microsoft Purview, definisci le condizioni (parole chiave, tipi di informazioni sensibili, posizioni) e abilita l'applicazione automatica. Pubblica il criterio di etichetta nelle posizioni di SharePoint desiderate. Il sistema analizzerà i contenuti e applicherà automaticamente l'etichetta di conservazione agli elementi che corrispondono ai criteri.

Cosa succede quando il periodo di conservazione scade per i contenuti di SharePoint?

Quando il periodo di conservazione scade, si attiva l'azione configurata: il contenuto può essere eliminato automaticamente, rimosso in modo definitivo oppure contrassegnato per una revisione dello smaltimento, a seconda del criterio. Gli avvisi sui criteri di conservazione e sulle azioni di smaltimento sono disponibili per gli amministratori, e il portale di Microsoft Purview registra l'attività di conservazione per la reportistica di conformità.

Posso modificare o rimuovere le etichette di conservazione dopo che sono state applicate?

Puoi modificare o rimuovere le etichette di conservazione, ma se il contenuto è soggetto a un criterio di conservazione che impedisce l'eliminazione, la rimozione dell'etichetta potrebbe non eliminare subito la protezione della conservazione. Alcune etichette creano blocchi immutabili: per cambiarne il comportamento potresti dover modificare la configurazione dell'etichetta nel portale Microsoft Purview oppure creare un nuovo criterio di conservazione e attendere che le modifiche vengano propagate.

Quali sono gli ambiti statici dei criteri di conservazione rispetto ai criteri adattivi?

Gli ambiti statici dei criteri di conservazione si riferiscono a posizioni fisse, come specifici siti SharePoint, account OneDrive o gruppi di Microsoft 365. I criteri adattivi, invece, usano condizioni per includere dinamicamente contenuti o posizioni in base agli attributi, offrendo una copertura più ampia e flessibile man mano che cambiano i contenuti o la struttura dell'organizzazione.

Come configuro le impostazioni di conservazione da applicare quando un file viene modificato?

Quando crei un criterio o un'etichetta di conservazione, imposta l'inizio del periodo di conservazione su "ultima modifica", in modo che il periodo parta dalla data dell'ultima modifica del file. In questo modo la conservazione viene aggiornata ogni volta che gli utenti modificano il contenuto e il periodo di conservazione viene ricalcolato di conseguenza.

Le sezioni classiche e i siti di comunicazione di SharePoint supportano le etichette di conservazione allo stesso modo?

La maggior parte delle funzionalità moderne di conservazione è supportata sia nei siti di team moderni sia nei siti di comunicazione di SharePoint, ma l'esperienza classica di SharePoint può presentare differenze. La documentazione di Microsoft Learn e di Microsoft Purview indica quali funzionalità si applicano alle raccolte di siti classiche: verifica sempre la compatibilità prima di fare affidamento su specifici comportamenti delle etichette nei siti classici.

Come faccio a vedere quali contenuti sono soggetti a un criterio o a un'etichetta di conservazione?

Gli amministratori possono usare i report del portale Microsoft Purview e le impostazioni di conservazione a livello di sito per vedere quali siti, librerie ed elementi sono soggetti alla conservazione. Gli strumenti di eDiscovery e di controllo aiutano a trovare i contenuti inclusi nel criterio di conservazione. Gli utenti possono vedere messaggi sui criteri di conservazione nei file che indicano che un elemento è soggetto alle impostazioni di conservazione.

Posso creare un criterio di conservazione che si applichi solo per sette giorni, per testare la conservazione?

Sì, puoi creare un nuovo criterio di conservazione con un periodo breve, ad esempio sette giorni, per il test. Definisci il periodo nel criterio e assegnalo a un sito di prova o a un gruppo di Microsoft 365 per verificarne il comportamento prima di distribuirlo in modo ampio. Quando avvii la conservazione, considera i tempi di elaborazione necessari per vedere i risultati effettivi.

In che modo i criteri di conservazione interagiscono con i blocchi legali e con eDiscovery?

I criteri di conservazione e le etichette di conservazione integrano i blocchi legali e eDiscovery, preservando i contenuti per un periodo di conservazione definito. I blocchi legali possono avere la precedenza sulle azioni di eliminazione, così i contenuti restano disponibili per le indagini. Usa le funzionalità di eDiscovery di Microsoft Purview per cercare ed esportare i dati soggetti a conservazione o a blocchi.

Qual è l'approccio consigliato per la governance dei criteri di conservazione di SharePoint?

La best practice è definire un piano di governance che combini criteri di conservazione per una copertura ampia con etichette di conservazione per un controllo granulare, documentare le regole di gestione del ciclo di vita dei dati, usare il portale Microsoft Purview per la configurazione centralizzata e seguire le indicazioni di Microsoft Learn. Definisci i ruoli di amministratori, responsabili della conformità e proprietari dei siti, e testa i criteri in siti pilota prima del rilascio completo.

In che modo i messaggi sui criteri di conservazione influiscono sugli utenti finali di SharePoint e OneDrive?

Gli utenti finali possono vedere messaggi sui criteri di conservazione quando aprono o eliminano i file, che li informano che l'elemento è soggetto a un'etichetta o a un criterio di conservazione. Questi messaggi spiegano perché l'eliminazione è bloccata o perché esiste un'azione di conservazione, aiutando gli utenti a capire i requisiti di governance e conformità.

Posso applicare un criterio di conservazione solo a specifiche librerie o cartelle?

Puoi applicare le etichette di conservazione a librerie specifiche oppure usare regole di applicazione automatica per selezionare i contenuti in base a metadati o parole chiave. I criteri di conservazione ampi hanno in genere un ambito a livello di sito, ma le esclusioni selettive e il targeting basato su etichette ti consentono di controllare con maggiore precisione quali librerie o cartelle sono soggette alla conservazione.

Quanto tempo passa, dopo la creazione di un criterio di conservazione, prima che inizi ad applicarsi?

Dopo aver creato un criterio di conservazione, può iniziare ad applicarsi entro poche ore, ma la propagazione completa può richiedere da 24 a 72 ore e, in alcuni casi rari, fino a sette giorni, a seconda dell'indicizzazione dei contenuti e dell'elaborazione del servizio. Concedi il tempo necessario affinché il portale Microsoft Purview applichi i criteri a SharePoint e OneDrive.

Quali strumenti posso usare per monitorare e generare report sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione?

Usa il portale Microsoft Purview per creare criteri e generare report, la ricerca nel registro di controllo per l'attività relativa alla conservazione e i report di eDiscovery per verificare la conservazione. Controlla regolarmente i report di conformità in Microsoft 365 per assicurarti che le impostazioni di conservazione funzionino con i contenuti e per tenere traccia dei singoli elementi soggetti ai criteri di conservazione.

Criterio di conservazione di SharePoint: definizione dei termini chiave

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