SharePoint AI 에이전트로 계약 검토 시간 줄이기

오늘날의 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 AI는 계약 관리에서 핵심적인 역할을 합니다. Microsoft 365에 AI를 통합하면 계약을 처리하는 방식을 혁신할 수 있습니다. 이 기술은 프로세스를 간소화하여 문서 검토를 더 빠르고 효율적으로 만들어 줍니다.

AI 계약 관리의 이점을 생각해 보세요:

• 효율성 향상: 반복적인 작업을 자동화하여 시간과 노력을 절약합니다.
• 더 빠른 계약 주기: AI는 초안 작성, 협상, 승인 속도를 높입니다.
• 오류 감소: 자동화는 사람의 실수를 최소화하여 규정 준수를 강화합니다.

AI를 활용하면 계약을 더 쉽게 관리할 수 있어, 번거로운 서류 작업 대신 전략적 의사결정에 집중할 수 있습니다.

핵심 요약

• AI는 반복적인 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 오류를 줄임으로써 계약 관리를 간소화합니다.
• Microsoft 365에 AI를 통합하면 팀이 계약 업무를 더 효과적으로 함께 수행할 수 있어 협업이 강화됩니다.
• AI 도구를 사용하면 초안 작성부터 승인까지 계약 주기를 크게 단축하여 전반적인 효율성을 높일 수 있습니다.
• AI는 계약상 의무와 마감일에 대한 자동 점검 및 알림을 제공하여 규정 준수를 유지하는 데 도움이 됩니다.
• AI 솔루션을 도입하기 전에 현재의 계약 관리 프로세스를 평가하여 개선이 필요한 영역을 파악하세요.
• SharePoint와 Teams 같은 Microsoft 도구를 활용하면 계약 워크플로에서 문서 관리와 협업을 강화할 수 있습니다.
• 새로운 AI 도구에 대한 직원 교육은 이점을 극대화하고 원활한 도입을 보장하는 데 필수적입니다.
• 계약 관리의 품질과 규정 준수를 유지하기 위해 AI가 추출한 데이터의 정확성을 정기적으로 검토하세요.

계약 관리의 과제

수작업 프로세스의 비효율성

계약을 수작업으로 관리하면 업무 속도가 느려지고 위험이 커지는 여러 장애물이 생깁니다. 이메일과 스프레드시트 같은 구식 방법에 의존하는 경우가 많습니다. 이러한 방식은 오류를 유발하고 시간을 낭비하게 합니다. 표준화된 프로세스가 없으면 계약 작성과 승인이 일관성을 잃습니다. 계약 마일스톤을 추적하거나 팀과 효과적으로 협업하기 어려울 수도 있습니다. 데이터 입력이나 버전 관리의 실수는 재정적 손실이나 법적 문제로 이어질 수 있습니다.

직면할 수 있는 일반적인 비효율성을 요약하면 다음과 같습니다:

비효율성 유형	설명
수작업 프로세스 의존	이메일과 스프레드시트 사용은 시간이 많이 드는 오류를 유발합니다.
표준화 부족	통일된 프로세스가 없어 계약 초안 작성과 승인에 불일치가 생깁니다.
낮은 가시성	계약 마감일과 의무를 추적하기 어려워 계획 수립이 방해받습니다.
부족한 협업	수작업 워크플로는 의사결정과 팀워크를 늦춥니다.
변경 관리의 어려움	데이터 및 버전 관리의 오류는 위험과 비용을 증가시킵니다.

비법무 업무에 전체 시간의 25~40%를 쓰게 되어 생산성이 떨어질 수 있습니다. 기본적인 계약 하나를 만드는 데 약 7,000달러가 들고, 복잡한 계약은 49,000달러에 이를 수 있습니다. 수작업 문서 검토에는 약 92분이 걸리지만, AI는 이를 단 26초로 줄일 수 있습니다. 이러한 비효율성은 조직에 수백만 달러의 손실을 초래하고 중요한 계약을 놓치게 만들 수 있습니다.

데이터 추출의 어려움

AI 도구 없이 계약서에서 핵심 정보를 추출하는 것은 건초더미에서 바늘을 찾는 것과 같을 수 있습니다. 계약서가 여러 위치에 흩어져 있거나, 서로 다른 형식으로 저장되어 있거나, 명확한 추적 없이 여러 버전으로 보관될 수 있습니다. 이런 상황에서는 만료일이나 지급 조건 같은 중요한 데이터를 빠르게 찾기 어렵습니다.

과제 설명
계약서가 여러 위치에 분산 저장됨
표준 계약 형식의 부재
추적이나 가시성 없이 존재하는 여러 계약 버전

AI가 없으면 관련 조항을 찾기 위해 계약서를 수동으로 검토하는 데 과도한 시간을 쓰게 됩니다. 이는 계약 수명 주기 관리를 늦추고, 계약 초안 작성이나 검토 과정에서 중요한 세부 사항을 놓칠 가능성을 높입니다.

규정 준수 및 위험 문제

계약을 수작업으로 관리하면 규정 준수 과제와 위험 증가로 이어지는 경우가 많습니다. 계약 활동을 모니터링할 중앙 허브가 없으면 규정 준수 상태에 대한 가시성이 떨어집니다. 이로 인해 갱신 기한을 놓치거나, 분쟁이 발생하거나, 벌금이 부과될 수 있습니다. 수작업 프로세스에 대한 과도한 의존은 사람의 실수와 비효율성을 높입니다.

• 법적 및 규제 의무를 충족하지 못하면 중대한 규정 준수 위험이 발생합니다.
• 계약에 대한 가시성이 제한되면 지연과 분쟁의 가능성이 높아집니다.
• 표준화된 워크플로의 부재는 변동성과 위험을 증가시킵니다.
• 부서 간 단절된 커뮤니케이션은 상충하는 계약 조건을 낳을 수 있습니다.

AI 계약 관리는 규정 준수 관리를 자동화하고 계약 데이터에 대한 명확한 시야를 제공하여 이러한 과제를 극복하는 데 도움이 됩니다. 자동 점검과 중앙화된 접근을 통해 법무 및 규정 준수 팀을 지원하고, 위험을 줄이며 정확성을 높입니다.

참고: 계약 수명 주기 관리에 AI를 사용하면 계약이 정적인 문서에서 질문에 답할 수 있는 동적인 진실의 원천으로 바뀝니다. 이러한 전환은 초안 작성, 문서 검토, 승인 프로세스를 가속화하고 규정 준수를 강화하며 오류를 줄입니다.

AI로 이러한 과제를 해결하면 효율성을 높이고, 위험을 줄이며, 계약 수명 주기 전반에 걸쳐 더 나은 통제력을 확보할 수 있습니다.

Microsoft 365의 AI 솔루션

문서 관리를 위한 SharePoint

SharePoint는 Microsoft 365에서 문서 관리를 위한 강력한 도구입니다. 계약서를 효율적으로 저장, 정리, 관리할 수 있습니다. 내장된 문서 라이브러리를 통해 모든 계약서에 한곳에서 쉽게 접근할 수 있습니다. 문서 관리를 강화하는 주요 기능은 다음과 같습니다:

기능	설명
문서 저장	SharePoint는 문서를 저장, 정리 Apple Podcasts · Spotify · YouTube · YouTube Music Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents (English)