Microsoft 365 Copilot 과대광고 없이 보기: 도입, 거버넌스, 테넌트 준비 - Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot은 사람들이 정보를 더 빨리 찾고 업무를 더 빠르게 처리하도록 도울 수 있지만, 그 답변은 조직의 Microsoft 365 테넌트에 이미 존재하는 콘텐츠와 권한에 따라 달라집니다. 이번 M365 FM 팟캐스트 에피소드에서 Mirko Peters는 Microsoft MVP이자 KB Works의 창립자인 Paul Keijzers와 함께, Microsoft 365를 Copilot에 맞게 실용적이고 책임감 있게 준비하는 방법을 이야기합니다. 두 사람은 데모와 라이선스를 넘어서, Copilot 결과를 좌우하는 기반인 SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, 데이터 품질, 액세스 제어 및 거버넌스를 살펴봅니다. Copilot은 기존의 액세스 문제를 더 잘 드러낼 수 있습니다. 광범위하게 공유된 파일, 오래된 문서, 이전 버전, 소유자가 불분명한 콘텐츠는 모두 직원이 무엇을 찾을 수 있는지에 영향을 줄 수 있습니다. Paul은 Copilot을 전사적으로 확대 도입하기 전에 조직이 공유 설정을 검토하고, 민감하거나 불필요한 액세스가 어디에 존재하는지 파악해야 하는 이유를 설명합니다. SharePoint 과다 공유 보고서는 SharePoint, Teams, OneDrive 전반의 잠재적 문제를 식별하는 데 도움이 될 수 있지만, 조직은 표시된 공유가 자신들의 업무에 적절한지 여전히 확인해야 합니다.

거버넌스, 레거시 데이터 및 정보 보호
대화에서는 여러 해 동안 쌓인 레거시 SharePoint 콘텐츠를 관리하는 방법을 다룹니다. 오래된 프로젝트 파일은 법적 또는 업무적 이유로 보관해야 할 수 있지만, 그렇다고 해서 일상적인 검색이나 Copilot 결과에 반드시 나타나야 하는 것은 아닙니다. 조직은 콘텐츠의 사용 빈도와 테넌트의 구조에 따라 콘텐츠를 보관(아카이브)하거나 액세스를 제한하는 방안을 고려할 수 있습니다. Paul은 또한 백업 제공업체를 변경할 경우 회사가 데이터를 어떻게 되찾을 수 있는지를 포함하여, Microsoft 365 백업 및 복구를 계획할 필요성을 강조합니다. Microsoft Purview는 더 넓은 거버넌스 체계의 일부입니다. Paul은 민감도 레이블을 검토하고, 일관되게 적용되고 있는지 확인하며, 적절한 경우 자동 레이블링을 고려할 것을 권장합니다. 데이터 손실 방지(DLP) 정책은 개인 정보와 민감한 정보를 보호하는 데 도움이 될 수 있으며, Copilot이 Jira와 같은 서비스와 작업하기 위해 커넥터를 사용할 때는 Power Automate DLP 정책에도 주의가 필요합니다. 이러한 통제는 조직의 실제 필요에 맞아야 합니다. 글로벌 기업과 소규모 사업장은 서로 다른 정책을 필요로 할 수 있기 때문입니다.

SharePoint 구조와 Copilot 도입
AI가 자연어를 더 잘 이해하게 되더라도 좋은 정보 아키텍처는 여전히 중요합니다. Paul은 직원들이 SharePoint 라이브러리를 실용적으로 사용할 수 있도록 하면서, 메타데이터와 콘텐츠 형식을 활용해 정보를 더 쉽게 정리하고 검색할 수 있게 하는 방법을 논의합니다. 그의 지침은 지나치게 깊은 폴더 구조와 과도한 메타데이터 필드를 피하는 것입니다. 너무 복잡한 시스템은 사람들이 유지 관리하지 않을 가능성이 높기 때문입니다. Copilot은 정보를 제안하거나 채우는 데 도움을 줄 수 있지만, 조직에는 여전히 명확한 구조와 신뢰할 수 있는 콘텐츠가 필요합니다. Copilot 도입에는 지속적인 지원도 필요합니다. 한 번의 교육 세션을 제공하고 나머지는 직원이 알아서 해결하기를 기대하는 대신, 조직은 정기적으로 팁을 공유하고, 유용한 프롬프트와 에이전트를 시연하며, 팀이 일상에서 겪는 실질적인 어려움을 해결하도록 도울 수 있습니다. Paul은 사람들이 실제로 하는 업무에서 출발하여, Copilot이 시간을 절약하거나 결과를 개선할 수 있는 지점을 찾을 것을 권장합니다. 도입 계획은 다른 환경을 위해 설계된 프레임워크를 그대로 복사하기보다, 각 조직의 규모와 업무 방식에 맞게 조정되어야 합니다.

AI의 가치, 에이전트, 그리고 실용적인 전진 경로
Mirko와 Paul은 또한 조직이 AI의 가치와 비용을 평가하는 방법, 에이전트가 직원과 함께 점점 더 많이 일하게 될 방식, 그리고 관리자가 자신의 환경에 있는 에이전트를 찾아내고 관리할 방법이 필요한 이유를 논의합니다. Paul은 포르투갈에서 진행하는 Focus Week 개념을 공유합니다. 이는 팀이 일상적인 업무 방해에서 벗어나 Microsoft 365, SharePoint, 거버넌스 또는 Copilot 과제에 집중적으로 시간을 할애하는 방식입니다. IT 리더를 위한 핵심 메시지는 Copilot 준비가 Microsoft 365 테넌트를 이해하는 데서 시작된다는 것입니다. 즉, 누가 무엇에 액세스할 수 있는지, 정보가 어떻게 구성되어 있는지, 어떤 콘텐츠를 보관하거나 노출해야 하는지, 그리고 직원들이 업무에서 AI를 어떻게 사용하는 법을 배울지를 이해해야 합니다. Copilot을 단순한 또 하나의 라이선스로 배포하기 전에, 공유 설정을 검토하고 정보 거버넌스를 개선하며 도입을 실제 비즈니스 요구와 연결하십시오.

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