Hoe Copilot toegang krijgt tot gegevens in Microsoft 365: architectuur, beveiliging en governance uitgelegd

By Mirko Peters · 2026-03-15 · Updated 2026-03-24

Ontdek hoe Microsoft 365 Copilot gegevens gebruikt met bescherming op enterprise-niveau. Lees meer over het gebruik van externe gegevens en hoe je met Microsoft 365 Copilot werkt.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Ben je benieuwd wat er achter de schermen van Microsoft 365 Copilot gebeurt, dan ben je hier aan het juiste adres. Copilot voor Microsoft 365 is niet alleen bedoeld om snel antwoord te geven of een e-mail op te stellen. Het is een complexe AI-assistent die gegevens van je organisatie gebruikt, samenwerkt met meerdere services en dat alles doet binnen strikte regels voor gegevensbeveiliging en compliance.

Het is belangrijk om te begrijpen hoe de onderliggende architectuur van Copilot werkt: hoe het verbinding maakt met je gegevens, wat het mag zien en hoe het alles afgeschermd houdt. Nu de belangstelling voor AI-gedreven productiviteit toeneemt, zorgt inzicht in deze routes ervoor dat je Copilot veilig op je werkplek kunt inzetten. In deze gids bespreken we de gegevensintegratie van Copilot, de privacyfuncties, hoe het machtigingen respecteert en de levenscyclusbeheersing. Zo weet je precies wat je kunt verwachten, en waar je op moet letten, voordat je Copilot uitrolt naar je gebruikers.

Daarbij komen belangrijke onderwerpen aan bod, zoals compliance, toegangsbeleid, verantwoorde AI-praktijken en de manier waarop Copilot-antwoorden en interacties worden verwerkt. Aan het eind ben je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over hoe Copilot past binnen het bredere informatiebeheer en de digitale strategie van je organisatie.

1. Per verzoek, niet in bulk: Copilot indexeert je hele tenant niet in één repository; het haalt relevante gegevens per verzoek op, waardoor onnodige blootstelling van documenten en berichten wordt beperkt.
2. Gebruikt Microsoft Graph als poortwachter: Copilot roept Microsoft Graph-API's aan om gegevens te vinden en op te halen, zodat de toegang dezelfde machtigingen en voorwaardelijke toegangsbeleidsregels volgt die al gelden voor andere Microsoft 365-apps.
3. Respecteert rechten en context: Gegevens die aan Copilot worden teruggegeven, worden gefilterd op basis van gebruikersrechten, groepslidmaatschap, vertrouwelijkheidslabels en deelinstellingen. Copilot kan geen inhoud zien die een gebruiker niet mag bekijken.
4. Relevantiemodellen op basis van query's draaien server-side: Relevantierangschikking en ophalen gebeuren op Microsoft-servers voordat generatieve antwoorden worden opgesteld. Copilot-antwoorden zijn dus gebaseerd op vooraf gefilterde, gerangschikte resultaten en niet op ruwe dumps van inhoud.
5. Tijdelijke blootstelling aan LLM's met controles: Inhoud die wordt gebruikt om antwoorden te genereren, kan door large language models worden verwerkt. Microsoft past hier echter waarborgen toe (isolatiegrenzen, telemetriebeheer en bewaarlimieten), en klanten kunnen kiezen voor strengere modi voor gegevensverwerking.
6. Grenzen voor connectors en app-gegevens gelden: Gegevens van connectors of apps van derden worden alleen benaderd als de connector is ingesteld en toestemming heeft gekregen. Copilot grijpt niet automatisch in op alle geïntegreerde services zonder expliciete verbinding en machtigingen.
7. Controleerbaarheid en zicht voor beheerders: Elke gegevenstoegang door Copilot wordt vastgelegd en is te bekijken via de auditing- en compliancetools van Microsoft 365. Beheerders kunnen zo nagaan welke inhoud is benaderd en waarom.

Binnen de architectuur voor gegevenstoegang van Microsoft 365 Copilot

Laten we eerst schetsen hoe Microsoft 365 Copilot toegang krijgt tot de gegevens van je organisatie. Op hoofdlijnen is Copilot rechtstreeks verweven met het Microsoft 365-ecosysteem. Wanneer je een verzoek doet, zoals een samenvatting vragen van recente Teams-vergaderingen of een grote hoeveelheid e-mails analyseren, is het aan Copilot om de juiste gegevens uit de juiste bronnen op te halen, en dat alles met respect voor je bestaande machtigingen.

Dit is echter geen vrijbrief. Copilot maakt gebruik van een reeks zorgvuldig ontworpen lagen, waaronder connectors en de Microsoft Graph-API, om je gegevens veilig door te geven. Zie het als het aansluiten van je kantoor op het elektriciteitsnet, maar dan met stroomonderbrekers en slimme meters in elke ruimte. Elke verbinding en elke API-aanroep volgt strikte beveiligingsgrenzen, beleidsregels en toegangsregels.

Achter elk Copilot-antwoord zitten integratiemodellen en beleidsgestuurde controles die ervoor zorgen dat de juiste gegevens op de juiste plek terechtkomen, zonder organisatorische grenzen te overschrijden. Deze controles zorgen ervoor dat Copilot, of je gegevens nu in SharePoint, OneDrive, Outlook of een systeem van een derde partij staan, alleen ophaalt waartoe jij toegang hebt.

De echte architectuurmagie zit in hoe uitbreidbaar dit alles is. Het ontwerp van Copilot maakt nieuwe connectors en geavanceerde integratiescenario's mogelijk, waardoor organisaties dataregistraties kunnen opschalen zonder gaten in hun governance of beveiliging te slaan. Daar duiken we hierna in: we beginnen bij hoe connectors al die bewegende delen afhandelen, en hoe de Microsoft Graph API elke transactie ondersteunt.

Copilot-connectors en gegevensintegratie begrijpen

1. Copilot-connectors fungeren als de bruggen tussen Copilot en verschillende Microsoft 365-gegevensbronnen.

• Zie standaardconnectors als de snelwegen die Copilot verbinden met belangrijke bestemmingen zoals SharePoint, Exchange en Teams. Ze zijn ingebouwd en worden door Microsoft beheerd.
• Galerieconnectors vergroten het bereik van Copilot door aan te sluiten op systemen van partners of goedgekeurde externe leveranciers. Ze bieden kant-en-klare, veilige routes om bedrijfsapps, CRM's of documentopslag te koppelen.
• Aangepaste connectors geven organisaties maximale flexibiliteit. Je kunt er verbindingen mee bouwen naar line-of-business-apps of verouderde gegevensopslagplaatsen, zodat Copilot contextgevoelige antwoorden kan geven op basis van jullie eigen datasets.

1. Gegevensintegratie via connectors valt altijd onder het organisatiebeleid. Copilot blijft dus binnen het hek.

• Alle gegevenstoegang is onderworpen aan de bestaande op rollen gebaseerde toegangsbeheersing, labels en compliancebeleid die in je tenant zijn gedefinieerd.
• Integratietools ondersteunen gegevensmapping, transformatie of maskering als er extra privacy- of beveiligingseisen gelden voor bepaalde bronnen.

1. Praktijkscenario's voor connectors lopen uiteen van het ophalen van HR-gegevens voor geautomatiseerde onboarding, tot financiële administratie voor de voorbereiding van een audit, tot de koppeling met externe projectmanagementtools.

• Gespecialiseerde of aangepaste connectors komen van pas als standaardopties tekortschieten. Denk aan het samenvoegen van compliancelogboeken, het koppelen van niche SaaS-platforms of het automatiseren van rapportage over gefedereerde dochterondernemingen.

1. Beveiliging en compliance zijn ingebakken in het connectormodel.

• Alle toegang van derden doorloopt governancecontroles en gegevensverplaatsingen worden gelogd voor controleerbaarheid.
• Voor uitgebreide governancestrategieën kun je aanpakken bekijken zoals die worden beschreven in dit overzicht van het Copilot-governancebeleid.

1. Uitbreidbaarheid staat centraal in de connectorstrategie. Nieuwe connectors en integraties kunnen worden toegevoegd naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen, en dat alles met behoud van compliance dankzij modelgestuurde controles en een beheerd connectorraamwerk.

Voor organisaties die op zoek zijn naar een herhaalbare, gecontroleerde adoptie van Copilot, kan een gecentraliseerde aanpak, zoals een Copilot Learning Center, helpen om supportproblemen te beperken en connector-wildgroei te beheersen. Dit is hier besproken: hier.

Microsoft Graph API: de centrale gegevensbasis voor Copilot

De Microsoft Graph API is de belangrijkste toegangspoort die Copilot gebruikt om met Microsoft 365-gegevens te werken. Het is een veilige, uniforme interface die gebruikers- en organisatiegegevens levert uit diensten zoals Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive en meer.

Wanneer je Copilot een prompt geeft, vraagt het de Graph API om informatie. De Graph API controleert vervolgens wat je mag inzien. Hij gooit geen data zomaar rond: hij verifieert wie je bent, wat je mag zien, en levert alleen items zoals e-mails, vergaderingen, documenten of Teams-chats die binnen jouw machtigingen vallen.

Copilot maakt gebruik van de authenticatie- en autorisatielagen van de Graph API, inclusief ondersteuning voor multifactorauthenticatie, voorwaardelijke toegang en gedelegeerde of toepassingsmachtigingen. Deze strikte opzet zorgt ervoor dat Copilot nooit buiten de bestaande toegangsgrenzen van de organisatie treedt.

Elke gegevensopvraging verloopt via een gedocumenteerd, controleerbaar verzoek, zodat beheerders precies kunnen nagaan wat er is geraadpleegd, door wie en wanneer. De API ondersteunt fijnmazige machtigingen, zodat Copilot alleen ophaalt wat nodig is voor jouw prompt, en nooit meer. Copilot profiteert bovendien van synchronisatie in real time of bijna real time, zodat antwoorden de actuele wijzigingen weergeven. Zo voldoet het aan de zakelijke eisen op het gebied van both snelheid en nauwkeurigheid.

Deze nauwe integratie met de echte governance van Microsoft 365 is essentieel. Als je machtigingen of strategieën voor gegevenslabeling op tenantniveau wijzigen, respecteert Copilot die wijzigingen direct, omdat Copilot afhankelijk is van de Graph API. Voor een diepgaande uitleg over het cruciale evenwicht tussen eigenaarschap en toegang in Copilot-scenario's kun je terecht bij dit overzicht van Microsoft 365-governance.

Standaarden voor gegevensbeveiliging en privacy in Microsoft 365 Copilot

Privacy en beveiliging van gegevens zijn vanaf het begin in Copilot ingebouwd. Voordat Copilot er überhaupt aan denkt de gegevens van je organisatie te verwerken, zit het al ingekaderd door beveiligingsmaatregelen en krachtige privacytools van de onderneming. Copilot past proactief de defense-in-depth-aanpak van Microsoft toe, waarbij elk gegevensverzoek zowel versleuteld als strikt gelogd wordt.

Dit gaat niet alleen om technische versleuteling, maar ook om Copilot een betrouwbare speler maken in gereguleerde omgevingen, waar privacy, compliance en detectie van beschermd materiaal ertoe doen. Terwijl Copilot informatie ophaalt, verwerkt en teruggeeft, gebruikt het versleutelde verbindingen en strikte toegangsbeheersing. Gevoelige informatie krijgt extra aandacht, dankzij functies als op beleid gebaseerde toegang, vertrouwelijkheidslabels en dynamische detectie van vertrouwelijke of gereguleerde gegevens.

Nu regelgeving zoals de AVG en eisen rond dataresidentie steeds complexer worden, houdt Copilot het tempo bij door zowel wettelijke verplichtingen als de geografische locaties van je gegevens te respecteren. Daardoor hoef je je geen zorgen te maken dat gegevens ongeoorloofd grenzen overschrijden of buiten kaders van regelgeving terechtkomen wanneer Copilot op de achtergrond met je informatie werkt.

Elke stap in de gegevensreis van Copilot is controleerbaar, afdwingbaar en in lijn met de compliancetools waarop je IT-team al vertrouwt. Als je verantwoordelijk bent voor de uitrol van Copilot in je omgeving, wil je weten hoe deze ingebouwde maatregelen in de praktijk werken, hoe Copilot voldoet aan gecertificeerde complianceeisen en welke controleerbare beschermingen beschikbaar zijn voor toezichthouders of securityteams. Voor een zeer gerichte bespreking van het beveiligen van Copilot-machtigingen, lees je deze gids voor Copilot-beveiliging.

Privacy en beveiliging van gegevens waarborgen in Copilot

1. Gegevensversleuteling in rust en tijdens transport.

• Alle informatie die Copilot verwerkt, wordt versleuteld met sterke protocollen, zowel terwijl deze tussen services reist als wanneer deze is opgeslagen in de datacenters van Microsoft.
• Dit omvat chatprompts, e-mails, documenten en de door AI gegenereerde resultaten die Copilot voor gebruikers voorbereidt.

1. Detectie van beschermd materiaal en handhaving van vertrouwelijkheidslabels.

• Copilot respecteert rechtstreeks de vertrouwelijkheidslabels van Microsoft Purview, die vertrouwelijke of gereguleerde informatie markeren en beschermen.
• Als een prompt of een brondocument beschermde inhoud bevat, past Copilot automatisch de juiste maatregelen toe, waardoor het risico op onbedoelde blootstelling afneemt.

1. Op beleid gebaseerde toegang op basis van rollen.

• Copilot negeert nooit de DLP- (Data Loss Prevention) en toegangsbeheerbeleidsregels van je tenant; het gaat juist extra streng te werk en filtert de antwoorden op basis van wat elke gebruiker mag zien.
• Beleidsengines zitten tussen Copilot en je kerngegevens en vormen een laatste verdedigingslinie tegen overmatige blootstelling van gevoelig materiaal.

1. Continue monitoring en dreigingsdetectie.

• Copilot maakt gebruik van Microsoft Defender, Purview en Sentinel voor dreigingsbescherming en monitoring in realtime, en markeert of blokkeert verdachte activiteiten automatisch.
• Dit beschermt gebruikersinteracties ook wanneer iemand met slimme prompt engineering of een poging tot dataexfiltratie de beveiligingsmaatregelen probeert te omzeilen.

1. Auditing en transparantie gericht op gebruikers.

• Elke interactie met Copilot, inclusief wie wat vroeg, wanneer en welke gegevens werden geraakt, wordt gelogd en is controleerbaar voor later onderzoek. Zo kunnen organisaties problemen oplossen of tijdens audits compliance aantonen.

Meer details nodig over het configureren van DLP en Purview voor Copilot? Deze primer over DLP in Microsoft 365 biedt praktische begeleiding voor IT-teams. Voor praktisch advies over hoe je de gebruikerservaring vergrendelt zonder het beveiligingsniveau te verlagen, bekijk je de strategieën in deze beveiligingsgids voor Microsoft 365.

Copilot, regelgevingsnaleving, gegevenslocatie en de EU Data Boundary

• AVG en wereldwijde naleving: Copilot is ontworpen om organisaties te helpen voldoen aan belangrijke internationale regelgeving, met strikte controles op de verwerking van persoonsgegevens en het beheer van gebruikersrechten.
• Gegevenslocatie en soevereiniteit: Copilot houdt zich aan het beleid voor gegevenslocatie, zodat je gegevens binnen de gekozen geografische regio blijven. Dat is cruciaal voor gereguleerde sectoren en multinationals.
• EU Data Boundary: Voor organisaties in de EU ondersteunt Copilot de toezeggingen van Microsoft rond de EU Data Boundary. Gegevens worden strikt binnen de EU verwerkt en opgeslagen, zodat aan regionale wettelijke eisen wordt voldaan.
• Audit en documentatie: Elke Copilot-interactie kan worden nagelopen aan de hand van auditlogs en compliance-dashboards. Zo ondersteun je de transparantie binnen je organisatie, in lijn met best practices voor Microsoft 365 compliancemonitoring.
• Gecertificeerde compliancearchitectuur: Copilot erft de brede reeks compliancecertificeringen en documentatie van Microsoft 365, zodat organisaties zeker kunnen zijn van de regelgevingsdekking.

Toegangscontrole en beheer van machtigingen bij gegevenstoegang in Copilot

Toegangscontrole is de ruggengraat van de datastrategie van Copilot. Telkens wanneer Copilot aan je gegevens komt, volgt het dezelfde machtigingsregels en identiteitscontroles die je organisatie al voor Microsoft 365 vertrouwt. Dit is geen achterdeur. Je krijgt een digitale assistent die net zo gedisciplineerd is als je strengste beheerder.

Omdat identiteit centraal staat, koppelt Copilot rechtstreeks aan Microsoft Entra ID (Azure AD) voor authenticatie. Voordat Copilot ook maar naar een document of gesprek kijkt, controleert het wie je bent, of je apparaat compliant is, welke voorwaardelijke toegangsregels van toepassing zijn en of je recent een multifactorauthenticatie (MFA)-controle hebt doorlopen.

Op rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) wordt sterk ingezet. Copilot houdt rekening met je rol, je groepslidmaatschappen en je toegewezen machtigingen. Het geeft dus alleen informatie terug die je zelf al kunt zien, ook als je er zelf naar zou zoeken. Beheerders krijgen gelaagd inzicht en gereedschap om beleidsregels af te dwingen, activiteiten te auditen en te bepalen hoe en wanneer Copilot met je gegevensomgeving omgaat.

De praktijkwaarde zit in consistente, voorspelbare controle. Als je compliancehouding op orde is, komen er geen verrassingen. Wil je de valkuilen van te brede toegangsbeleidsregels echt uitpluizen, bekijk dan deze discussie over vertrouwensproblemen bij voorwaardelijke toegang: lees meer over best practices voor voorwaardelijke toegang. En als je strategieën wilt voor schaalbare Entra ID-beleidscycli, dan is het de moeite waard om deze aflevering te beluisteren.

Voorwaardelijke toegang, authenticatie en gegevensmachtigingen in Copilot

1. Elke Copilot-sessie begint met controles op voorwaardelijke toegang.

• Voordat Copilot een prompt verwerkt, bevestigt het je identiteit via Microsoft Entra ID. Daarbij worden onder meer de compliancestatus van het apparaat, inloginrisico's, je locatie en andere factoren beoordeeld.
• Beleid voor voorwaardelijke toegang kan de toegang tot Copilot beperken op bepaalde tijden, vanaf specifieke apparaten of bij bepaalde risicoscores. Zo blijven gevoelige antwoorden uit de verkeerde handen.

1. Multifactorauthenticatie (MFA) is verplicht.

• Als je organisatie MFA vereist, zijn Copilot-ervaringen afgeschermd achter afgedwongen controles. Er is geen snelle doorgang als je sessie niet veilig is.
• Dit beperkt de kans aanzienlijk dat een gecompromitteerd account toegang krijgt tot de krachtige gegevenstoegangsfuncties van Copilot.

1. Fijnmazige, op rollen gebaseerde machtigingen beperken de gegevenstoegang.

• Copilot heeft geen hoofdsleutel. De antwoorden worden bepaald door je gebruikersmachtigingen, privileges en groepstoewijzingen binnen Microsoft 365.
• Ook als een gebruiker met Copilot een vraag stelt, heeft die geen toegang tot iets waarvoor hij of zij in Outlook, Teams, SharePoint of een ander gekoppeld systeem nog geen leesrechten heeft.

1. Elke transactie is controleerbaar.

• Alle Copilot-interacties worden gelogd voor latere controle. Zo kan je beveiligingsteam problemen signaleren, verdachte verzoeken natrekken of bij audits snel aantonen dat je aan de regels voldoet.

1. Extra beheerdersbeheersingen voor geavanceerde bescherming.

• Organisaties kunnen goedkeuringsworkflows instellen, tijdelijke bevoegdheden toekennen of voor bepaalde Copilot-functies vereisen dat een beheerder toestemming geeft, zoals uitgelegd in de richtlijnen over het beperken van OAuth-toestemmingsaanvallen.
• Gedetailleerde Dataverse- en beveiliging op veldniveau, plus geautomatiseerd beheer van Entra ID, kunnen gaten voor externe toegang dichten, zoals beschreven in dit overzicht van Dataverse-beveiliging.

Hoe Copilot gebruikersprompts en responsgegevens verwerkt

• Wanneer je een prompt invoert, interpreteert Copilot je verzoek en haalt het gegevens op met jouw machtigingen, zonder ooit meer te tonen dan jij mag zien.
• Gebruikersprompts en Copilot-antwoorden zijn doorgaans vluchtig: ze worden in het geheugen verwerkt en niet langdurig opgeslagen, tenzij je organisatie auditlogging expliciet inschakelt.
• Kortlevende gegevens (zoals actieve chatsessies of de prompthistorie) kunnen voor de prestaties even in de cache worden opgeslagen, maar worden vervolgens verwijderd of geanonimiseerd op basis van de robuuste bewaar- en verwijderbeleidsregels van Microsoft 365.
• Logs die worden bewaard voor naleving of controleerbaarheid, worden opgeslagen volgens de bewaarinstellingen van je organisatie en kunnen indien nodig worden verwijderd, in lijn met bredere privacybeleidsregels.
• Deze waarborgen zorgen ervoor dat je gesprekken met Copilot privé en vertrouwelijk blijven en voldoen aan de normen voor gegevensbescherming in een zakelijke omgeving.

Verantwoorde AI, prompt injection en contentveiligheid in Copilot

Verantwoorde AI is voor Copilot geen modewoord, maar een reeks levende regels en best practices uit de engineering. Copilot is ontworpen om je gegevens en je bedrijf te beschermen tegen fouten, misbruik en regelrechte kwaadwilligheid. Nu AI-assistenten zoals Copilot steeds centraler komen te staan op de werkvloer, staan vertrouwen, betrouwbaarheid en ethische grenzen vooraan.

Een groot risico voor AI-gedreven systemen is prompt injection, waarbij kwaadwillende gebruikers proberen antwoorden te manipuleren of gevoelige informatie te achterhalen. Copilot pakt dit aan met meerdere beveiligingslagen die voortdurend controleren op verdachte promptpatronen, geblokkeerde termen en schendingen van beschermde materiaalgrenzen. Als er iets niet klopt, grijpen de beschermingsmechanismen van Copilot in om dit te stoppen of een melding te geven.

De beleids- en engineeringlagen werken hand in hand: ze scannen inhoud automatisch en handhaven realtime waarborgen. Maar daar blijft het niet bij. Continue monitoring, auditbeoordelingen en regelmatige updates zorgen ervoor dat het gedrag van Copilot controleerbaar blijft en bestand is tegen nieuwe dreigingen. Organisaties die AI-implementaties toekomstbestendig willen maken, kunnen met een speciaal governance-team en dashboards voor verantwoorde AI voorkomen dat storingen onopgemerkt blijven en kunnen ze de naleving op orde houden, zoals beschreven in deze gids met best practices voor AI-governance.

Maak je zorgen dat Copilot een ‘shadow IT’-risico wordt? Strategische beheersmaatregelen, agent-identiteiten met een beperkte reikwijdte en gelaagde nalevingsmaatregelen spelen allemaal een rol, volgens de richtlijnen die hier worden gedeeld: hier. En als het gaat om belangrijke nalevingsregelgeving zoals de EU AI Act, zijn goede governance-teams, zoals die hier worden besproken: hier, de laatste verdedigingslinie tegen ongecontroleerde AI-chaos.

Verantwoorde AI implementeren en beschermen tegen prompt injection

• Realtime monitoring van prompts en verdediging tegen injection.
• Copilot scant gebruikersinvoer automatisch in realtime op verdachte patronen of pogingen om beleidsregels te omzeilen.
• Als er prompt injection of risico's op beschermd materiaal worden gedetecteerd, worden antwoorden gefilterd, geblokkeerd of ter beoordeling gemarkeerd.
• Continue handhaving van AI-beleid.
• Regels voor contentveiligheid, overname van vertrouwelijkheidslabels en auditlogging worden standaard afgedwongen, zodat AI-gegenereerde output binnen de nalevingsgrenzen blijft.
• Copilot Notebooks worden bijvoorbeeld nu als volwaardige content behandeld, met labeling en standaardbeheersmaatregelen, zoals hier wordt toegelicht: hier.
• Proactief toezicht en beoordeling door beheerders.
• Beheerders kunnen de Copilot-activiteit volgen met speciale dashboards en auditlogs, zodat opkomende risico's vroegtijdig worden gesignaleerd of voorkomen voordat ze escaleren.
• Regelmatige reviews en tijdgebonden bewaarbeleidsregels dichten de gaten waar afgeleide content voor compliance-problemen kan zorgen.
• Continu leren en snel bijwerken.
• De modellen en contentfilters van Copilot worden voortdurend bijgewerkt om nieuwe dreigingen en compliance-eisen op te vangen zodra die zich voordoen.

Gegevensbewaring, verwijdering en de levenscyclus van door Copilot verwerkte content

Als je je gegevens netjes en compliant wilt houden, is het belangrijk te weten hoe Copilot omgaat met de content die het genereert en opslaat. Wanneer je Copilot vragen stelt of het laat samenvatten, analyseren of concepten laat schrijven, verdwijnen die interacties – de prompts en de bijbehorende antwoorden – niet zomaar in het niets. Deze gegevens doorlopen een volledige levenscyclus, van het moment dat je op ‘verzenden’ klikt tot het moment dat ze worden verwijderd (of juist bewaard blijven, afhankelijk van de regels van je organisatie).

Standaard ontwerpt Microsoft Copilot zo dat alleen de minimaal noodzakelijke informatie wordt opgeslagen, en wel voor de kortst mogelijke tijd. De meeste prompts en antwoorden worden in real time verwerkt en niet langdurig bewaard, tenzij ze gekoppeld zijn aan Microsoft 365-gegevens, zoals chatlogs of documenten. Ga er echter niet vanuit dat ze automatisch worden verwijderd: alles wat wordt opgeslagen, valt onder dezelfde retentie- en compliancebeleidsregels die in je omgeving zijn ingesteld.

Organisaties met strikte governance-eisen, of organisaties in sectoren met strenge regelgeving zoals de AVG, krijgen extra opties. Je kunt precies bepalen hoe lang Copilot interactiegegevens bewaart, eigen bewaartermijnen instellen of het opschonen van gegevens automatiseren. Zo wordt het eenvoudiger om compliance aan te tonen en audits af te handelen. Het omgaan met gecachte inzichten en door AI gegenereerde fragmenten door Copilot is eveneens zorgvuldig geregeld, volgens de bestaande standaarden voor de levenscyclus van gegevens in Microsoft 365.

Even belangrijk zijn de juiste hulpmiddelen voor tracking en auditing, zeker als je moet kunnen aantonen waar gegevens naartoe zijn gegaan of wie welke toegang heeft gehad. Functies zoals Microsoft Purview Audit helpen organisaties om grip te houden op gebruikersactiviteit en door AI gegenereerde content. Zo blijft de volledige gegevensreis, van prompt tot definitieve verwijdering, transparant en onder controle.

Veelgestelde vragen: hoe werkt Microsoft 365 Copilot en hoe is gegevensbescherming met Microsoft Copilot geregeld

Hoe krijgt Microsoft Copilot toegang tot gegevens in Microsoft 365?

Microsoft Copilot krijgt via Microsoft 365-services toegang tot gegevens door geauthenticeerde aanvragen te doen aan Microsoft Graph en, waar van toepassing, de semantische index voor Copilot. Copilot werkt binnen de servicegrens van Microsoft 365 en doorzoekt de gegevens binnen de Microsoft 365-tenant waartoe de gebruiker toegang heeft. Daarbij combineert het signalen uit Microsoft Teams, SharePoint, Exchange, OneDrive en andere gekoppelde ervaringen binnen Microsoft 365.

Kan Copilot buiten de Microsoft 365-tenant liggende gegevens benaderen?

Copilot kan externe gegevens alleen gebruiken wanneer beheerders connectors of integraties inschakelen die externe content in de tenant brengen, bijvoorbeeld via Microsoft Graph-connectors of externe gegevensinvoer van derden. Gegevens die buiten de servicegrens van Microsoft 365 worden bewaard, gebruikt Microsoft 365 Copilot niet automatisch, tenzij ze via ondersteunde connectors of API's in de tenant beschikbaar worden gemaakt.

Welke rol spelen Microsoft Graph en Microsoft Graph-connectors bij de toegang van Copilot?

Gegevens die via Microsoft Graph worden benaderd, zijn de belangrijkste manier waarop Copilot en Microsoft 365 Copilot gebruikersgegevens en organisatiegegevens binnen Microsoft 365 ophalen. Gebruik Microsoft Graph-connectors om externe bronnen te indexeren in de semantische index van de tenant, zodat Copilot die informatie als onderdeel van antwoorden kan doorzoeken. Als er geen Microsoft Graph-connectors worden gebruikt, ziet Copilot die externe repositories niet.

Respecteert Copilot de bestaande op rollen gebaseerde toegang en gebruikersmachtigingen van Microsoft 365?

Ja. Copilot gebruikt hetzelfde toegangsbeheermodel als andere Microsoft 365-services: de gebruiker krijgt alleen toegang tot gegevens als hij of zij daartoe gemachtigd is. De bestaande op rollen gebaseerde toegang van Microsoft 365 en de op tenantniveau afgedwongen instellingen in het beheercentrum van Microsoft 365 bepalen welke bedrijfsgegevens Copilot kan gebruiken bij het genereren van antwoorden.

Hoe verloopt de gegevensstroom wanneer Copilot een antwoord genereert?

De gegevensstroom begint met een verzoek van een gebruiker aan Copilot (bijvoorbeeld in Copilot Chat of binnen Microsoft Teams). Copilot doorzoekt de semantische index voor Copilot en roept Microsoft Graph aan om relevante inhoud op te halen uit diensten van Microsoft 365. De verwerking vindt plaats binnen de Microsoft 365-service, en Copilot geeft antwoorden terug die persoonlijke en organisatiegegevens combineren waar de gebruiker toegang toe heeft, terwijl de nalevingsverplichtingen van Microsoft 365 worden nageleefd.

Hoe zit het met privacy, compliance en regelgeving zoals de AVG?

Microsoft 365 Copilot en Microsoft voldoen aan de nalevingsverplichtingen van Microsoft 365, inclusief ondersteuning voor kaders zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Gegevenslocatie, bewaring, auditlogboeken en beheerinstellingen in het Microsoft 365-beheercentrum helpen organisaties gebruikersgegevens te beheren en te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen bij het gebruik van Copilot-functies.

Kunnen beheerders Copilot-functies zoals Copilot Pro of Copilot Chat beheren of inschakelen?

Ja. Beheerders kunnen Copilot, Copilot Pro en Copilot Chat inschakelen via beleid en licentiëring in het Microsoft 365-beheercentrum. Beheerders bepalen welke gebruikers Copilot mogen gebruiken, of externe gegevensbronnen zijn gekoppeld, en hoe verbonden ervaringen in Microsoft 365 binnen de gebruiksvoorwaarden en beveiligingsupdates van de organisatie werken.

Hoe werkt Copilot samen met Microsoft Teams en andere samenwerkingsapps?

Copilot is geïntegreerd in Microsoft 365, inclusief Microsoft Teams, en biedt contextuele ondersteuning op basis van gebruikersgegevens en teaminhoud. Wanneer Copilot in Teams wordt gebruikt, respecteert het de machtigingen van Teams en de servicegrens van Microsoft 365, zodat Copilot alleen chats, bestanden en kanaalinhoud benadert waartoe de gebruiker bevoegd is.

Is de semantische index voor Copilot nodig om bedrijfsinhoud te gebruiken?

De semantische index voor Copilot verbetert de relevantie doordat organisatie-inhoud wordt geïndexeerd voor zoekopdrachten in natuurlijke taal. Copilot kan gegevens rechtstreeks via Microsoft Graph benaderen, maar het gebruik van de semantische index en Microsoft Graph-connectors helpt Copilot bedrijfsgegevens binnen Microsoft 365 effectiever te vinden en samen te vatten, wanneer beheerders ervoor kiezen die mogelijkheden in te schakelen.

Worden Microsoft Graph-gegevens en telemetrie gebruikt voor andere Microsoft-diensten?

Gegevens die via Microsoft Graph worden benaderd, worden door veel Microsoft 365-diensten gebruikt om verbonden ervaringen in Microsoft 365 te leveren. Telemetrie en gebruik van Microsoft Graph vallen onder het privacy- en nalevingsbeleid van Microsoft; gegevens van Microsoft Graph die niet bedoeld zijn voor Copilot, kunnen echter worden uitgesloten. Microsoft Graph-gegevens worden niet door Copilot gebruikt tenzij de tenant toegang heeft ingeschakeld en de gebruiker bevoegd is om die inhoud te benaderen.

Hoe kunnen organisaties meer leren of advies krijgen over het gebruik van Copilot met Microsoft 365?

Organisaties kunnen Microsoft Learn en de documentatie van het Microsoft 365-beheercentrum raadplegen voor stapsgewijze instructies over het inschakelen van Copilot en het gebruik van Microsoft Graph-connectors, het begrijpen van gegevensbescherming en het configureren van bestaande Microsoft 365-instellingen. Beheerders moeten hun nalevingsverplichtingen voor Microsoft 365 nalezen en beleid bijwerken voordat ze Copilot in de hele tenant uitrollen.