Zo implementeer je three-way matching in Dynamics 365 Supply Chain Management

By Mirko Peters · 2026-08-21

Lees hoe three-way matching in Dynamics 365 Supply Chain Management factuurcontroles automatiseert, te hoge betalingen voorkomt en je procure-to-pay-cyclus beveiligt.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Three-way matching in Dynamics 365 Supply Chain Management is een geautomatiseerd verificatieproces dat de inkooporder, de goederenontvangst en de leveranciersfactuur vergelijkt. Deze financiële controle voorkomt te hoge betalingen doordat hoeveelheden en prijzen worden gevalideerd voordat crediteurenadministratie een factuur voor betaling goedkeurt. Handmatige afstemfouten worden zo uitgesloten.

Belangrijkste punten

• Three-way matching koppelt inkooporders, goederenontvangsten en leveranciersfacturen aan elkaar in één gecontroleerd transactiespoor.
• Dynamics 365 markeert automatisch afwijkingen in prijzen, hoeveelheden of onverwachte regels voordat een betaling wordt vrijgegeven.
• Deelleveringen worden nauwkeurig bijgehouden, zodat facturen alleen overeenkomen met wat daadwerkelijk is binnengekomen of voltooid.
• Het automatiseren van factuurmatching vermindert handmatige invoer aanzienlijk en beperkt het risico op dubbele betalingen aan leveranciers.
• Uitzonderlijke afwijkingen leiden tot gecontroleerde beoordelingsworkflows, in plaats van dat de volledige crediteurenadministratie wordt stilgelegd.

De werking van three-way matching in Dynamics 365

Crediteurenbeheer zonder geïntegreerd ERP-systeem leidt vaak tot losse financiële blinde vlekken. Leveranciers sturen facturen die weken eerder binnenkomen dan de leveringsbonnen, of de crediteurenadministratie verwerkt facturen zonder te controleren of het magazijn de goederen daadwerkelijk heeft ontvangen. Dynamics 365 Supply Chain Management lost deze wrijving op door inkoopgegevens nauw te koppelen aan de financiële grootboeken.

Matching draait in de kern om drie afzonderlijke documenten die gedurende de hele source-to-pay-cyclus ontstaan. Door deze records tegelijk te beoordelen, kunnen organisaties voor elke euro die wordt uitgegeven, zowel aan directe als indirecte goederen, een onbreekbare keten van verantwoording opbouwen.

De drie kerndocumenten

Om te begrijpen hoe matching binnen het Microsoft-ecosysteem werkt, moet je de rol van elk document kennen:

• Inkooporder (PO): De formele commerciële toezegging aan de leverancier, met de goedgekeurde hoeveelheden, afgesproken stukprijzen, leveringsvoorwaarden en betalingsschema's.
• Goederenontvangst: De operationele registratie die door magazijnmedewerkers of servicemanagers wordt geboekt en die bevestigt welke fysieke artikelen of professionele diensten precies zijn aangekomen of geleverd.
• Leveranciersfactuur: De financiële betalingsvraag van de leverancier, die in de module crediteuren terechtkomt voor afstemming.

Hoe Dynamics 365 de validatie uitvoert

Wanneer een factuur van een leverancier binnenkomt, wordt die ingevoerd in de werkruimte crediteuren binnen Dynamics 365. In plaats van dat boekhoudmedewerkers papieren documenten handmatig met elkaar moeten vergelijken, start het systeem automatisch een validatiecontrole op basis van de onderliggende inkooporder en goederenontvangst.

Stel je voor dat je magazijn 20 veiligheidshelmen bestelt tegen een vaste stukprijs, maar dat de transporteur in de eerste vracht slechts 10 helmen levert. Het magazijnteam boekt een goederenontvangst voor 10 helmen, waardoor de resterende 10 artikelen open blijven staan op de inkooporder. Als de leverancier per vergissing meteen de volledige 20 helmen factureert, detecteert Dynamics 365 het verschil tussen de ontvangen hoeveelheid en de gefactureerde hoeveelheid. Het systeem houdt de factuur automatisch tegen en waarschuwt de crediteurenafdeling voor de afwijking voordat er geld de organisatie verlaat.

Prijs- en kostenafwijkingen afhandelen

Hoeveelheidsverschillen zijn maar een deel van het verhaal. Ook prijsstructuren kunnen wrijving veroorzaken in het source-to-pay-proces. Handelsovereenkomsten, inkoopovereenkomsten en onderhandelde kortingen die tijdens de sourcingfase zijn afgesproken, worden rechtstreeks in Dynamics 365 opgeslagen. Als een factuur een hogere stukprijs vermeldt dan in de bevestigde inkooporder is afgesproken, markeert de matchingengine de prijsafwijking.

Daarnaast kunnen aanvullende kosten, zoals vracht, behandeling en administratiekosten, worden gekoppeld aan orderregels. Verschijnen er niet-goedgekeurde kosten op een factuur, dan isoleert het systeem de betreffende regel, zodat het volledige financiële overzicht behouden blijft.

Uitzonderingen afhandelen en workflowroutering

Een geautomatiseerd matchingsysteem is pas zo goed als de afhandeling van uitzonderingen. Wanneer er afwijkingen optreden, kan een organisatie zich niet veroorloven de hele crediteurenafdeling stil te laten vallen. Dynamics 365 laat beheerders toleranties instellen voor zowel prijzen als hoeveelheden.

Kleine afwijkingen die onder een acceptabele financiële drempel blijven, kunnen automatisch worden doorgelaten, zodat medewerkers niet hoeven te zoeken naar afwijkingen van enkele centen. Significante afwijkingen activeren echter geautomatiseerde beoordelingsworkflows. Het systeem stuurt de afwijkende factuur terug naar de oorspronkelijke koper, de budgethouder van de afdeling of de inkoopmanager die de oorspronkelijke inkoopaanvraag heeft goedgekeurd. Zo blijft de verantwoordelijkheid bij de businessunit die de aankoop heeft gestart, in plaats van dat de financiële afdeling moet raden naar de bedoeling achter de factuurfout van de leverancier.

Conclusie

Een robuuste driewegmatching implementeren binnen Dynamics 365 Supply Chain Management maakt van de crediteurenafdeling geen reactieve verwerkingsafdeling meer, maar een actief financieel controlecentrum. Door inkooporders, goederenontvangsten en leverancierfacturen samen te brengen in één controleerbare workflow beschermen organisaties hun resultaat, voorkomen ze dubbele betalingen en behouden ze volledige transparantie over het hele source-to-pay-traject.

Wil je dieper ingaan op hoe moderne inkoop- en sourcingstrategieën naadloos samenwerken binnen het Microsoft-clouds-ecosysteem? Luister naar de volledige aflevering. Stem af op expertinterviews, praktische inzichten en hands-on strategieën, bedoeld voor IT-beheerders, cloudarchitecten en business leaders.

Veelgestelde vragen

Wat is driewegmatching in Dynamics 365?

Driewegmatching is een geautomatiseerd validatieproces in Dynamics 365 dat de inkooporder, goederenontvangst en leverancierfactuur met elkaar vergelijkt, zodat hoeveelheden en prijzen overeenkomen voordat de betaling wordt goedgekeurd.

Wat gebeurt er als een leverancierfactuur niet overeenkomt met de goederenontvangst?

Dynamics 365 markeert de afwijking en zet de factuur in de wacht voor matching. Zo wordt betaling voorkomen en wordt de uitzondering via een geconfigureerde workflow ter beoordeling en onderzoek doorgestuurd.

Kunnen matchingtoleranties worden aangepast voor kleine prijsverschillen?

Ja, beheerders kunnen toegestane afwijkingen instellen als percentage of vast bedrag, zodat kleine verschillen binnen de acceptabele grenzen vallen zonder handmatige tussenkomst.

Hoe gaat driewegmatching om met diensten zonder fysieke levering?

Voor niet-fysieke aankopen, zoals consultancy of reparaties, kan een organisatie een serviceontvangst boeken of direct overgaan naar factuurmatching, op basis van de bevestiging dat de afgesproken dienst succesvol is uitgevoerd.